5S Methode als Führungskraft

Die 5S Methode als Führungskraft richtig anwenden

Willkommen auf meinem Blog, wo wir heute in die faszinierende Welt der 5S-Methode eintauchen! Hier erwartet dich eine Erklärung aus bzw. für die Perspektive einer Führungskraft. Dieses Wissen basiert nicht nur auf theoretischem Hintergrund, sondern auch auf jahrelanger Erfahrung in der Anwendung, Betreuung und Qualifizierung von Führungskräften zur 5S Umsetzung. Als Experten habe ich nicht nur viele Workshops geleitet, sondern auch aktiv in verschiedenen Bereichen die Vorteile, aber auch Herausforderungen dieser Methode erlebt. Ich bin hier, um dieses Know-how mit dir zu teilen und dir dabei zu helfen, die 5S Methode erfolgreich(er) in deiner Arbeitswelt zu implementieren.

Bist du bereit, dein Wissen dazu zu aktualisieren und deine Effizienz zu steigern? In diesem Blog erfährst du nicht nur, was die 5S Methode ist, sondern auch, wie du sie effektiv einführen und nachhaltig anwenden kannst. Lass uns gemeinsam erkunden, wie du mit einfachen Schritten eine organisierte, saubere und produktive Arbeitsumgebung schaffst und gleichzeitig auf Weiterentwicklungen achtest.

Was ist die 5S Methode überhaupt?

Für viele wahrscheinlich nichts neues, trotzdem muss ich ja irgendwie gut starten. Die 5S Methode ist eine einfache, aber effektive Herangehensweise, um den Arbeitsplatz zu organisieren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Der Name “5S” kommt von fünf japanischen Wörtern, die jeweils mit einem Schritt bzw. einer Stufe der Methode verbunden sind und mit einem „S“ beginnen.

In einfachen Worten: Diese Methode hilft, den Arbeitsplatz zu ordnen, Ablenkungen zu minimieren, die Effizienz zu steigern und eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Das Gute daran ist, dass sie in verschiedenen Bereichen angewendet werden kann, sei es im Büro oder in der Produktion und dazu beiträgt, die Arbeit angenehmer und effektiver zu gestalten. Vorausgesetzt es wird dann auch so angewendet.

Die 5 Schritte dieser Methode

Die 5 Schritte dieser Methode
Die 5 Schritte dieser Methode

Schritt 1 – Sortieren (Seiri): Die Grundlage schaffen

Der erste Schritt, “Sortieren” oder “Seiri”, legt den Grundstein für eine organisierte Arbeitsumgebung. Führungskräfte sollten gemeinsam mit ihren Teams analysieren, welche Gegenstände, Informationen oder Prozesse wirklich notwendig sind. Eine klare Priorisierung hilft, Ablenkungen zu minimieren und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

Fokus: Trenne dich von Dingen, die du nicht wirklich brauchst!

Schritt 2 – Systematisieren (Seiton): Effizienz durch Struktur schaffen

Der zweite Schritt, “Systematisieren” oder “Seiton”, befasst sich mit der Schaffung einer effizienten Struktur in der Arbeitsumgebung. Führungskräfte sollten darauf achten, dass alle Gegenstände, Betriebsmittel und alles, was für den Job benötigt wird, einen festen und sinnvollen Platz haben. Dies trägt nicht nur zur Optimierung von Arbeitsabläufen bei, sondern ermöglicht es auch, schnell auf benötigte Ressourcen zuzugreifen. Eine geordnete Umgebung fördert außerdem ein positives Arbeitsklima und steigert die Produktivität der Mitarbeiter.

Fokus: Organisiere dich und schaffe hilfreiche Strukturen!

Schritt 3 – Säubern (Seiso): Sauberkeit als Schlüssel zum Erfolg

Diese Vorgehensweise legt auch großen Wert auf Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz. “Säubern” oder “Seiso” ist der dritte Schritt, der dazu dient, den Arbeitsbereich nicht nur ästhetisch ansprechend zu gestalten, sondern auch sicherer zu machen. Führungskräfte sollten ihre Teams dazu ermutigen, regelmäßig Reinigungsaktionen durchzuführen, um Unordnung zu beseitigen und potenzielle Gefahren zu minimieren. Ein sauberer Arbeitsplatz fördert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern trägt auch dazu bei, die Qualität der Arbeit zu steigern.

Fokus: Erkenne Abweichungen, indem du für Ordnung und Sauberkeit sorgst!

Schritt 4 – Standardisieren (Seiketsu): Konsistenz für nachhaltige Verbesserung

Nachdem die ersten drei Schritte erfolgreich umgesetzt wurden, geht es im vierten Schritt, “Standardisieren” oder “Seiketsu”, darum, Konsistenz zu schaffen. Führungskräfte sollten gemeinsam mit ihren Teams klare Richtlinien und Standards für die Anwendung der 5S Methode festlegen. Dies stellt sicher, dass die erzielten Verbesserungen nicht nur vorübergehend sind, sondern sich langfristig in der Arbeitskultur verankern.

Fokus: Standardisiere gewährte Praktiken und sorge damit für den BEST in CLASS Ansatz!

Schritt 5 – Selbst Disziplinieren (Shitsuke): Kontinuierliche Verbesserung als Unternehmensphilosophie

Der letzte Schritt, “Selbst Disziplinieren” oder “Shitsuke”, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Führungskräfte sollten eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Dies beinhaltet regelmäßige Schulungen, Audits und Feedbackschleifen, um sicherzustellen, dass diese Methode nicht nur eingeführt, sondern auch beibehalten wird. Die Bereitschaft zur Anpassung und ständigen Optimierung ist der Schlüssel zu einer nachhaltigen Entwicklung.

Fokus: Entwickle deinen Routinen so weiter, dass KVP täglich gelingt und gelebt wird!

Eine gute und einfache Erklärung der 5S-Methode

Welchen allgemeinen Nutzen hat 5S für mich als Führungskraft?

Auch die 5S Methode im Büro bietet zahlreiche Vorteile für Führungskräfte und ihre Teams. Der primäre Nutzen liegt in der Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und der Steigerung der Effizienz. Durch die klare Strukturierung von Arbeitsbereichen und den kontinuierlichen Verbesserungsgedanken,  werden Abläufe optimiert, Verschwendungen reduziert und die Informationsflüsse verbessert, was zu einer Zeit- und Kostenersparnis führt. Zudem fördert diese Umsetzung eine positive Arbeitskultur, da saubere und organisierte Arbeitsplätze das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern. Die erhöhte Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit tragen langfristig zu einer gesteigerten Produktivität und einem verbesserten Unternehmenserfolg bei.

Wie führt man 5S wirksam ein?

Die wirksame Einführung der 5S Methode erfordert eine klare Strategie und das Engagement aller Teammitglieder. Führungskräfte sollten Schulungen anbieten, um das Verständnis für die 5S Prinzipien zu fördern. Ein schrittweiser Ansatz, beginnend mit dem Sortieren und endend mit der Selbst Disziplin, ermöglicht eine nachhaltige Integration. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Prozess ist entscheidend, um Akzeptanz und aktive Beteiligung sicherzustellen. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und die langfristigen Ziele dieser Methode, ist ebenfalls von großer Bedeutung. Den meisten Unternehmen sollte 5S bereits bekannt sein, so dass wir hier nicht weiter auf eine detaillierte Einführung eingehen.

Welche Stolpersteine sollte ich kennen und was tun dagegen?

Stolpersteine bei der Einführung der 5S-Methode können Widerstand gegen Veränderungen, mangelnde Schulung und unzureichende Führungsbeteiligung sein. Führungskräfte sollten aktiv auf die Bedenken ihrer Mitarbeiter eingehen, transparent kommunizieren und eine positive Einstellung gegenüber Veränderungen fördern. Regelmäßige Schulungen und Workshops helfen, das Verständnis für die Methode zu vertiefen. Führungskräfte müssen als Vorbild vorangehen und den Prozess aktiv unterstützen, um Mitarbeitermotivation und -engagement zu steigern.

Wie hält man die 5S Nachhaltigkeit aufrecht?

Was sollte ich sonst noch als Führungskraft dazu wissen
Was sollte ich sonst noch als Führungskraft dazu wissen

Ein sehr wichtiger Punkt, der aus meiner Sicht noch immer in den meisten Unternehmen berücksichtigt werden sollte. Die Nachhaltigkeit dieser Methode erfordert eine kontinuierliche Durchführung und Anpassung der Vorgehensweise. Regelmäßige Audits bzw. Begehungen helfen dabei, den Status der Umsetzung zu überprüfen. Die Integration der 5S Prinzipien in die Unternehmenskultur durch klare Richtlinien und Schulungen sorgt dafür, dass die Methode nicht als vorübergehende Initiative betrachtet wird. Eine offene Kommunikation und die Anerkennung von Fortschritten tragen dazu bei, die Motivation aufrechtzuerhalten.

Aus meiner Erfahrung kann ich die folgenden Punkte aufzählen, die zur nachhaltigen Umsetzung beitragen.

Konsequente Durchführung

Bei der Durchführung ist es wie im Sport. Wenn ich wirklich gut sein will, sollte ich regelmäßig trainieren, um Erfolge vorweisen zu können. Damit ist nicht gemeint, lediglich 1x/Monat eine 5S Begehung durchzuführen, sondern mich mit meinem Team regelmäßig damit zu beschäftigen und gemeinsam über Verbesserungen zu sprechen.

Best Practice Sharing

Oft sind in einem Unternehmen sehr gute „Insellösungen“ vorhanden. Wenn es einem Unternehmen gelingt, diese „Best Practice“ im Unternehmen einfach und zielgerichtet zu teilen, dann wird daraus eine lebendige „5S Community“ entstehen, wo Ideen geteilt werden und jeder bestrebt ist dem anderen zu helfen.

Jährliches „5S Check Up“

Wann wurde Ihre 5S Methode und die Umsetzung aktualisiert und auf den Gegebenheiten angepasst? Oft passiert es zu selten aus meiner Sicht. Ein „5S Check Up“ ist in diesem Sinne, das “5S der 5S Vorgehensweise” selbst. Passen Sie also die Vorgehensweise, die Schulungsunterlagen, die Checklisten etc. an, sobald es notwendig ist. Nur dann wird es nachhaltig funktionieren.

An den richtigen Dingen arbeiten

Was ist Ihr aktueller Schwerpunkt und Ihr Engpass? Oft arbeiten Teams an diversen Kennzeichnungen und verlieben sich dann in diese Lösungen. Dabei verlieren sie dann den Blick und das Ziel aus den Augen – im Team Verschwendungen reduzieren! Hilft Ihnen die 5S Vorgehensweise, um die Ziele des Unternehmens besser zu erreichen? Fragen Sie sich selbst: „Arbeiten wir an den richtigen Themen, oder sollten wir den Fokus ändern?“. Führen Sie doch einfach mal eine Verschwendungssuche im Büro durch, und schauen Sie mal, welche Potenziale Sie finden.

5S Benchmark

Hier trennen sich die Ansichten. Aus meiner eigenen Erfahrung sollte mit 5S kein Wettbewerb im Unternehmen ausgerufen werden, denn dann werden Sie nie gute Ideen teilen. Jeder wird eigene Tipps & Tricks für sich behalten, um im internen Benchmark auf Platz 1 zu kommen. Es sollte bei 5S nur einen Challenge geben: „Wir wollen morgen besser sein, also wir gestern waren“ – also eine Benchmark gegen sich selbst!

Was ist ein 5S Audit bzw. eine 5S Begehung?

Ein 5S Audit oder eine 5S-Begehung ist ein Prozess, bei dem regelmäßig der Arbeitsplatz auf die Einhaltung der 5S Prinzipien überprüft und nach Verbesserungspotenzial gesucht wird. Dies dient dazu, den Status der Umsetzung zu bewerten, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Ein effektives 5S Audit erfordert klare Kriterien und Checklisten, die auf die spezifischen Anforderungen der Organisation zugeschnitten sind. Oft werden diese Begehungen von abteilungsfremden Personen durchgeführt, um eine neutrale Betrachtung zu ermöglichen.

Wie finde ich die passenden Fragen/Checks für so ein Audit?

Die passenden Fragen und Checks für ein 5S Audit sollten die individuellen Gegebenheiten der Organisation berücksichtigen. Führungskräfte können gemeinsam mit ihren Teams spezifische Checklisten entwickeln, die auf die Arbeitsabläufe und Ziele zugeschnitten sind. Einbeziehung der Mitarbeiter in diesen Prozess gewährleistet, dass die Checklisten praxisnah und relevant sind. Hierbei können auch Erfahrungen aus vorherigen Audits einbezogen werden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Erstellen Sie diese Fragen immer im Team und passend (löschen, verändern, etc.) Sie diese Fragen dann auch bei Bedarf an.

Wie wird sich das Thema wohl in den nächsten Jahren entwickeln?

Die 5S Methode wird voraussichtlich in den nächsten Jahren weiterhin an Bedeutung gewinnen. Mit dem wachsenden Fokus auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Arbeitsplatzoptimierung werden Unternehmen verstärkt nach Methoden suchen, um ihre Prozesse zu verbessern. Diese wirksame Methode bietet nicht nur konkrete Werkzeuge für diese Herausforderungen, sondern fördert auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und zeigt – wenn es richtig angewendet wird – sehr schnell Optimierungspotenziale auf.

Durch die digitalen Tools (digitale Cockpits, Whiteboards, Tools zum Maßnahmenmanagement, MS-Teams und andere Plattformen) und die Vernetzung (z.B. RFID, IoT) in allen Bereichen, werden die zukünftigen Modelle wohl eher digital(er) umgesetzt. Mit diesen Möglichkeiten ergeben sich dann auch andere Vorgehensweisen und die Umsetzung vor Ort wird erleichtert.

Die 5S Umsetzung muss aus meiner Sicht etwas flexibler und gezielter werden, um einen permanent hohen Mehrwert zu liefern.  

Welche Geheimtipps als Führungskraft gibt es für dieses Thema?

Als Führungskraft ist es entscheidend, die 5S Methode nicht nur als Werkzeug, sondern als Teil der Unternehmenskultur und der eigenen Führungsroutine zu betrachten. Der Schlüssel liegt in der Schaffung eines Umfelds, in dem Mitarbeiter aktiv am Prozess teilnehmen und sich mit den Prinzipien identifizieren. Die regelmäßige Anerkennung von Erfolgen und die Schaffung einer offenen Kommunikationskultur sind Geheimtipps, um die 5S Methode erfolgreich und nachhaltig in die Unternehmenspraxis zu integrieren. Als Führungskraft sollten Sie immer AN der Abteilung und AN den Prozessen und Routinen arbeiten und mit einem guten 5S System ist das möglich!

Was halten wir dazu fest?

Die 5S Methode bietet Führungskräften eine effektive Möglichkeit, die Effizienz in ihren Organisationen zu steigern und gleichzeitig eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch die Anwendung der Schritte Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbst Disziplinieren können Führungskräfte nicht nur die Produktivität ihrer Teams verbessern, sondern auch eine Grundlage für langfristigen Erfolg legen. Es ist also mehr als nur eine Methode zur Organisationsentwicklung; sie ist eine Philosophie, die eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördert. In einer Welt, die ständigen Veränderungen unterworfen ist, können Führungskräfte, die die Prinzipien der 5S Methode beherrschen, ihre Organisationen erfolgreich in die Zukunft führen.

Entwickeln Sie die 5S Methode weiter, führen Sie regelmäßig Retrospektiven durch, um relevante Feedbacks zu erhalten, finden Sie Wege, wie Sie die Umsetzung verbessern und beschäftigen Sie sich auch mit Digitalisierung und den Möglichkeiten der KI Unterstützung bei diesem Thema. Und vergessen Sie nicht, ein internes Netzwerk zu diesem Thema aufzubauen, um kollektives Wissen zu nutzen und zu fördern.

Wenn Sie es gut angehen, werden Sie damit die meisten Problem identifizieren und gemeinsam im Team lösen. Die 5S Methode kann eine sehr wirkungsvolle Vorgehensweise sein, Sie müssen es nur wollen.

Weiterführende Tools und Informationen, die Ihnen als Führungskraft in der Praxis helfen könnten:

Warum ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess für Sie in der Führungsarbeit so wichtig ist und was Sie dabei beachten sollten.

Sie kennen das Team Canvas noch nicht? Dann sollten Sie sich dazu auch einen Überblick verschaffen, um mit Ihrem Team echte Mehrwerte zu schaffen und das Team auf die nächste Stufe zu bringen.

Mit der „Advocatus Diaboli“ Methode als Führungskraft: Optimieren Sie Ihre Entscheidungsfindung durch gezielte Kritik. Stärken Sie nicht nur Ihre Ideen, sondern auch das Teamvertrauen. Entdecken Sie, wie diese kreative Herangehensweise kritische Perspektiven nutzt und zu besseren Lösungen führt. Steigern Sie Ihre Führungskompetenzen effektiv.

Mit der Business Model Canvas Anleitung visualisieren und optimieren Führungskräfte effektiv Geschäftsmodelle. Ideal für Gründer und Unternehmer zur strukturierten Entwicklung neuer Ideen oder zur Optimierung bestehender Strategien. Erfassen Sie klar und prägnant alle relevanten Komponenten und setzen Sie erfolgreich Ihre unternehmerischen Visionen um.

Mit der Methode “Delegation Poker” spielerisch Verantwortung und Entscheidungskompetenz im Team regeln. Ideal zur Förderung von Selbstorganisation und verteilter Verantwortung. Durch das Kartenspiel werden Befugnisabgaben und -übernahmen effektiv besprochen, die Teamreife ermittelt und Delegationsstufen sichtbar gemacht. Stärken Sie die Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme in Ihrem Team.

Mit der PESTLE-Analyse analysieren Führungskräfte systematisch politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, rechtliche und ökologische Einflüsse. Ein entscheidendes Werkzeug für strategisches Denken, um Geschäftsrisiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln.

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Roadmap erstellen mit Hymer Acceleration

Erfolgreiches Unternehmen: Roadmap erstellen und strategisch arbeiten

Eine klare Vision und eine durchdachte Strategie ist sehr entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Und an dieser Stelle kommen Roadmaps ins Spiel – sie sind nicht nur hilfreiche Visualisierungswerkzeuge, sondern wahre Wegweiser, die Organisationen dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Dieser Artikel wird die Bedeutung von Roadmaps beleuchten und Ihnen eine wirksame Anleitung an die Hand geben, wie Sie selbst eine effektive Roadmap erstellen und erfolgreich umzusetzen können. Zusätzlich werden wir den Ursprung, die Ziele und den Nutzen dahinter sowie die Entwicklung von Führungskompetenzen, die damit verbunden sind, betrachten.

Der Ursprung von Roadmaps: Eine Reise durch die Zeit

Roadmaps haben ihren Ursprung nicht nur in der Planung, sondern auch in der Notwendigkeit, in unsicheren Zeiten klare Wege zu skizzieren. Von militärischen Strategien bis hin zur Technologiebranche haben Roadmaps eine faszinierende Entwicklung durchlaufen, um sich als unverzichtbare Werkzeuge für organisatorisches Wachstum zu etablieren. Oft werden diese Übersichten auch als Transformations Roadmaps bezeichnet. Es sind also visuelle Hilfsmittel, die in einer einfachen Art und Weise die wichtigsten Themen und Initiativen abbilden.

Das Ziel und der Nutzen

Warum sollten wir eine Roadmap erstellen?

Das grundlegende Ziel von Roadmaps besteht darin, eine klare und kohärente Ausrichtung der Unternehmensziele zu ermöglichen. Durch eine visuelle Darstellung der strategischen Schwerpunkte bieten Roadmaps einen klaren Fahrplan für Teams und Führungskräfte. Dieser klare Überblick schafft Orientierung in komplexen Geschäftsszenarien und erleichtert es, die gesamte Organisation auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Welchen Nutzen haben wir, wenn wir eine Roadmap erstellen?

Der Nutzen erstreckt sich über die einfache Visualisierung hinaus und spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung von Unsicherheiten. In einer dynamischen Geschäftsumgebung, die von Veränderungen und Unvorhersehbarkeiten geprägt ist, bieten sie einen orientierenden Rahmen. Sie dienen als strategisches Werkzeug, um auf unvorhergesehene Herausforderungen flexibel zu reagieren und gleichzeitig den Fokus auf langfristige Ziele zu bewahren.

Bedenke Sie bitt auch, dass Sie deutlich die Transparenz steigern, wenn Sie ein Roadmap erstellen. Sie ermöglichen es, die gesamte Organisation auf den gleichen Wissensstand zu bringen und fördern ein gemeinsames Verständnis über die wichtigsten Themen und die strategischen Ziele. Die transparente Darstellung von Prioritäten und Zeitplänen verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und fördert eine effektive Ressourcenallokation.

Roadmap erstellen und Führungskompetenzen entwickeln

Wenn Sie mit dem Führungsteam eine Roadmap erstellen und dann die Umsetzung beginnen, fördert diese kollaborative Arbeit entscheidende Führungskompetenzen. Dies beinhaltet die Fähigkeit zur strategischen Planung, Teamausrichtung, Risikobewertung und die Haltung, sehr flexibel auf sich ändernde Gegebenheiten zu reagieren.

Wie kann ich nun eine Roadmap erstellen?

Als Basis für die Erklärung dieser 10 Schritte, nutze ich die Erkenntnisse aus einer Vielzahl von Workshops, Gesprächen und viele Experimenten und Lernschleifen. So ist nun diese Anleitung entstanden und ich hoffe, es wird Ihnen genauso helfen wie vielen anderen interessierten Personen und Führungskräften, die nach einem wirksamen Führungsmodell zur Weiterentwicklung des Bereiches suchen.

So kannst du in 10 Schritten eine Roadmap erstellen
So kannst du in 10 Schritten eine Roadmap erstellen

Schritt 1: Strategische Leitplanken des Unternehmens – Ein Rahmen für den Erfolg

Bevor wir uns in die Tiefe begeben, ist es von grundlegender Bedeutung, die strategischen Leitplanken des Unternehmens zu kennen. Diese Leitplanken dienen als grundlegender Rahmen für die Entwicklung einer Roadmap und gewährleisten, dass die festgelegten Ziele harmonisch mit der übergeordneten Unternehmensstrategie korrespondieren. In dieser Phase liegt der Fokus nicht nur auf einem vollständigen Verständnis der Leitplanken, sondern auch auf der Definition eines akzeptierten Korridors, der Raum für Anpassungen und Entwicklungen bietet. Einige Unternehmen nutzen dafür auch das Business Model Canvas und skizzieren so das grundlegende Geschäftsmodel.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Perfektion in dieser frühen Stufe nicht das Hauptziel ist. Das Prinzip “Gut genug für jetzt” kommt hier zum Tragen. Bevor Sie also eine Roadmap erstellen, dient sie in diesem Stadium dazu, die groben Leitplanken zu definieren, die notwendig sind, um die Gedanken und Ideen des Teams auszurichten. Sie hilft dabei, eine grobe Richtung zu etablieren und bietet einen initialen Rahmen, auch wenn einige Details möglicherweise noch unklar sind.

Wenn die strategischen Leitplanken noch nicht vollständig definiert sind, kann die Roadmap auch als Werkzeug dienen, um die ersten Leitplanken zu skizzieren. Wenn Sie die Roadmap erstellen und in iterativen Schritten agil arbeiten, steigern Sie die Klarheit und ermöglichen auch eine schrittweise Verfeinerung und Anpassung der Leitplanken im Verlauf des Planungsprozesses.

Zusammengefasst geht es in diesem Schritt darum, einen akzeptierten Korridor und eine grobe Richtung zu schaffen, die Sie dann dafür nutzen und eine spezifische Roadmap erstellen bzw. erarbeiten.

Schritt 2: Im Team Erfolgsmuster und Misserfolgsmuster aus der Vergangenheit identifizieren

In diesem zentralen Schritt geht es darum, aus der Vergangenheit zu lernen und die wertvollen Erfahrungen des Teams zu nutzen. Erfahrung, wie oft gesagt wird, ist der beste Lehrmeister. Indem das Team gemeinsam Erfolgsmuster und Misserfolgsmuster aus der Vergangenheit identifiziert, schafft es einen wertvollen Pool an Erkenntnissen.

Die Essenz dieses Schrittes liegt in der Erkenntnis, dass nicht alle Strategien und Maßnahmen gleich wirksam sind. Einige haben in der Vergangenheit erfolgreich funktioniert, während andere sich als weniger effektiv herausgestellt haben. Durch das Hervorheben dieser Erfolgs- und Misserfolgsmuster entsteht ein tiefgreifendes Verständnis für die interne Dynamik des Unternehmens.

Identifiziere Erfolgsmuster und Misserfolgsmuster
Identifiziere Erfolgsmuster und Misserfolgsmuster

Die Identifikation von Erfolgsmustern ermöglicht es dem Team, bewährte Praktiken zu verstehen und zu fördern. Diese können als Grundlage für zukünftige Planungen und Umsetzungen dienen. Auf der anderen Seite bieten die identifizierten Misserfolgsmuster wertvolle Lehren darüber, welche Ansätze vermieden oder überdacht werden sollten.

Wenn Sie die Roadmap erstellen, liegt der Mehrwert dieses Schrittes darin, wirksame und realistische Strategien zu entwickeln und dabei bewusst auf bereits erprobte Ansätze einzugehen und gleichzeitig Hindernissen aus der Vergangenheit proaktiv entgegenwirken. Diese proaktive Haltung ist entscheidend, um nicht nur vorhandene Stärken zu nutzen, sondern auch die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden und sich kontinuierlich zu verbessern.

Zusammenfassend ist die Identifikation von Erfolgsmustern und Misserfolgsmustern ein unverzichtbarer Schritt, um gestärkt in die Zukunft zu gehen und aus diesen Erkenntnissen wirksame Strategien für die Zukunft abzuleiten.

Schritt 3: Im Team Themen identifizieren, die für das Unternehmen, das Team und den Kunden wichtig sind

Die erfolgreiche Entwicklung einer Roadmap erfordert eine gründliche Auseinandersetzung mit den entscheidenden Themen, die maßgeblich das Unternehmen, das Team und die Kunden beeinflussen. Im Rahmen dieses Schrittes ist es von essentieller Bedeutung, dass das Team aktiv in den Identifikationsprozess einbezogen wird. Diese partizipative Herangehensweise ermöglicht es, unterschiedliche Sichtweisen und Fachkenntnisse zu bündeln, um ein umfassendes Bild der Herausforderungen und Chancen zu gewinnen.

Das Ziel dieses Schrittes liegt nicht nur in der Erkennung isolierter Probleme, sondern auch in der Etablierung eines ganzheitlichen Verständnisses für die dynamische Wechselwirkung zwischen dem Unternehmen, seinem Team und den Kunden. Dabei können verschiedene Aspekte wie interne Prozesse, Kundenerwartungen, Teamdynamik, externe Markteinflüsse aber auch unterschiedliche Ebenen von Themen (operativ bis strategisch) berücksichtigt werden.

Die Identifikation bedeutender Themen setzt einen offenen Dialog voraus, der von einer Kultur des Zuhörens und der konstruktiven Beiträge geprägt ist. Jedes Teammitglied sollte die Möglichkeit haben, seine Perspektive einzubringen, um sicherzustellen, dass keine relevanten Aspekte übersehen werden. Einige Unternehmen nutzen für die strukturierte Erfassung dieser Themen eine SWOT-Analyse und bereiten dann die Themen so auf. Das ist aus meiner Sicht nicht immer notwendig und hängt von der Flughöhe der Themensammlung ab, kann aber ganz hilfreich sein.

ine Roadmap erstellen und die 4 unterschiedliche Ebenen von Themen berücksichtigen
Eine Roadmap erstellen und die 4 unterschiedliche Ebenen von Themen berücksichtigen

Sie können eine wirksame Roadmap erstellen, wenn die Ergebnisse dieses Schrittes als Grundlage für die weiteren Phasen berücksichtigt werden. Eine präzise Identifikation bedeutender Themen ermöglicht es dem Team, gezielte Maßnahmen zu planen, die nicht nur den internen Betrieb optimieren, sondern auch die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden berücksichtigen – ein Schlüsselelement für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Schritt 4: Im Team die Themen sinnvoll zu Hauptdimensionen gruppieren

Themen sinnvoll gruppieren und so relevante Dimensionen identifizieren
Themen sinnvoll gruppieren und so relevante Dimensionen identifizieren

Um eine gute Übersicht zu bewahren, hat es sich bewährt, die identifizierten Themen sinnvoll zu Hauptdimensionen zu gruppieren. Dies erleichtert nicht nur die spätere Priorisierung, sondern ermöglicht es auch, komplexe Herausforderungen in überschaubare Abschnitte zu unterteilen.

Schritt 5: Im Team den Purpose, das Ziel und die aktuelle Ist-Situation dieser Hauptschwerpunkte beschreiben

In diesem entscheidenden Schritt geht es darum, für jede identifizierte Hauptdimension, wie beispielsweise “Prozesse und Produktivität“, eine klare Ausrichtung zu schaffen. Hilfreich dabei ist eine gemeinsame Erarbeitung und die Definition vom Zweck, vom Ziel und eine Beschreibung der aktuellen Ist-Situation.

Hier ein Beispiel für die Hauptdimension “Prozesse und Produktivität

Zweck

Der Zweck dieser Hauptdimension liegt darin, die operativen Prozesse des Unternehmens zu optimieren, um Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen zu erreichen. Hierbei steht die Schaffung einer nachhaltigen, effektiven Arbeitsumgebung im Vordergrund, die sowohl den internen Abläufen als auch den externen Kundenerwartungen gerecht wird.

Ziel

Das Ziel könnte beispielsweise darin bestehen, die Durchlaufzeiten in der Produktion um 20% zu verkürzen und gleichzeitig die Fehlerquote um mindestens 15% zu reduzieren. Es ist wichtig, dass die formulierten Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert (SMART) sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder ein klares Bild davon haben, welche Ergebnisse angestrebt werden.

Ist-Situation

Die Ist-Situation bezieht sich auf den aktuellen Status der “Prozesse und Produktivität” im Unternehmen. Hier könnten Faktoren wie bestehende Engpässe, Qualitätsstandards und aktuelle Leistungskennzahlen betrachtet werden. Zum Beispiel könnte die Ist-Situation zeigen, dass die Durchlaufzeiten länger sind als gewünscht und dass bestimmte Prozesse anfällig für Fehler sind.

Die gemeinsame Erarbeitung dieser Aspekte im Team gewährleistet, dass alle Mitglieder ein einheitliches Verständnis davon haben, warum diese Hauptdimension wichtig ist (Zweck), welche konkreten Ergebnisse angestrebt werden sollen (Ziel), und wie die Dinge derzeit stehen (Ist-Situation). Dieses klare Verständnis bildet die Grundlage für die anschließende Entwicklung von Maßnahmen und Strategien wenn Sie eine Roadmap erstellen.

Schritt 6: Themen nach einem passenden Priorisierungsmodus priorisieren

Wenn Sie eine sehr gute Roadmap erstellen wollen, kommen Sie an der Priorisierung nicht vorbei, denn damit legen Sie die Reihenfolge der zu bearbeitenden Themen fest. Der gewählte Priorisierungsmodus hängt stark vom Unternehmenskontext und den strategischen Zielen ab. Hierbei ist es entscheidend, klare Priorisierungskriterien zu definieren, um sicherzustellen, dass die Themen gemäß den Unternehmensprioritäten geordnet werden.

1. Priorisierungskriterien festlegen

Bevor die eigentliche Priorisierung beginnt, ist es wichtig, das Priorisierungskriterium zu definieren. Dies könnte beispielsweise Kostenreduktion, Qualitätssteigerung, zusätzliches Wachstum, Produktivitätssteigerung oder ein ganz anderer Fokus sein. Die Auswahl des Priorisierungskriteriums ist entscheidend, da es den Fokus darauf lenkt, welche Aspekte aktuell als besonders wichtig für das Unternehmen erachtet werden.

2. Themen gemäß Priorisierungskriterium bewerten

Mit dem festgelegten Priorisierungskriterium können nun die einzelnen Themen bewertet und gewichtet werden. Dies kann durch eine systematische Analyse erfolgen, bei der jedes Thema hinsichtlich seines Beitrags zum Priorisierungskriterium bewertet wird. Themen, die einen größeren Beitrag zu den definierten Zielen leisten, erhalten eine höhere Priorität.

3. Klare Rangfolge schaffen

Die Ergebnisse der Bewertung führen zu einer klaren Rangfolge der Themen entsprechend ihrer Bedeutung im Hinblick auf das Priorisierungskriterium. Dies ermöglicht es dem Team und den Entscheidungsträgern, die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Initiativen zu lenken.

Schritt 7: Themen auf der Zeitachse NOW, THEN, LATER zuordnen

Die zeitliche Zuordnung der Themen ist entscheidend für eine wirksame Roadmap. Im Team sollten die identifizierten Themen z.B. in die Zeithorizonte NOW (für die kommenden 3-6 Monate), THEN (für die nächsten 6-18 Monate) und LATER (als grober Ausblick für die kommenden 2-5 Jahre) eingeteilt werden. Dies ermöglicht eine klare Priorisierung und schafft einen umfassenden Überblick über die strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Roadmap erstellen mit Hymer Acceleration
Ein Beispiel einer Roadmap mit der Visualisierung der Themenebenen (operativ bis strategisch)

Schritt 8: Umsetzungsteam für priorisierte Themen definieren

Die effektive Umsetzung einer Roadmap erfordert klare Verantwortlichkeiten. Im Team sollten dann Umsetzungsteams für die priorisierten Themen definiert werden. Die Zusammensetzung dieser Teams hängt von den spezifischen Anforderungen der Themen ab und sollte sicherstellen, dass alle relevanten Fähigkeiten und Perspektiven abgedeckt sind und die “richtigen” Mitspieler an den Themen arbeiten. Sie könne dafür auch die Team Canvas Anleitung nutzen und alle relevanten Aspekte für ein High Performance Team identifizieren.

Schritt 9: Hilfreiche Strukturen und Ressourcen fixieren

Hilfreiche Strukturen definieren und bestmöglichen Support sicherstellen
Hilfreiche Strukturen definieren und bestmöglichen Support sicherstellen

Die Umsetzung einer Roadmap erfordert nicht nur Ressourcen in Form von Budget und Technologie, sondern auch gut durchdachte Strukturen, die eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen. Im Team sollten verschiedene Strukturen identifiziert und geschaffen werden, um einen reibungslosen Verlauf der Umsetzung zu gewährleisten. Wenn Sie also eine Roadmap erstellen, denken Sie unbedingt auch an diese Strukturen:

1. Kommunikationsformate

Sync-Meetings: Regelmäßige Synchronisationsmeetings ermöglichen es dem Team, sich auf den aktuellen Stand zu bringen, Herausforderungen zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu finden.

Planungsmeetings: Strukturierte Planungsmeetings dienen der genauen Abstimmung von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, um sicherzustellen, dass die Umsetzung im Einklang mit der Roadmap erfolgt.

Retrospektiven: Periodische Retrospektiven bieten die Gelegenheit, Erfahrungen zu reflektieren, Learnings zu teilen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

2. Informationsformate und zielgruppenorientierte Kommunikation

Zielgruppenorientierte Informationen: Unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse. Die Schaffung zielgruppenorientierter Informationsformate stellt sicher, dass alle relevanten Parteien die für sie relevanten Informationen erhalten.

Strategien zur zielgruppenorientierten Information: Die Festlegung klarer Strategien, wie Informationen an die verschiedenen Zielgruppen kommuniziert werden, unterstützt eine effektive und verständliche Übermittlung.

3. Schulungsformate

Train the Trainer Formate: Falls Schulungen notwendig sind, können Train-the-Trainer-Formate genutzt werden, um internes Know-how zu fördern und sicherzustellen, dass Schulungen konsistent und effektiv durchgeführt werden.

Sparringspartner: Die Zuweisung von Sparringspartnern innerhalb des Teams ermöglicht einen informellen Wissensaustausch und fördert die kontinuierliche Weiterentwicklung.

4. Agile Entscheidungstechniken

Agiles Arbeiten & Entscheidungstechniken: Die Anwendung agiler Entscheidungstechniken, wie beispielsweise Konsent-Entscheidungen oder ein konsultativer Einzelentscheid, unterstützt eine effiziente und partizipative Entscheidungsfindung.

5. Unterstützung (extern/intern)

Externes Support-Netzwerk: Die Identifikation und Integration externer Partner oder Berater kann dazu beitragen, spezifisches Fachwissen und zusätzliche Ressourcen bereitzustellen.

Internes Support-System: Die Schaffung eines internen Support-Systems, beispielsweise durch Mentoring-Programme oder Wissensaustauschplattformen, stärkt die Teamfähigkeit und fördert die erfolgreiche Umsetzung.

Schritt 10: Umsetzung starten und Fortschritt im Auge behalten

Eine gute Roadmap erstellen und mit der Umsetzung beginnen
Eine gute Roadmap erstellen und mit der Umsetzung beginnen

Der letzte Schritt ist der Beginn der Umsetzung. Die Umsetzungsteams sollten aktiv werden und es ist wichtig, den Fortschritt kontinuierlich im Auge zu behalten. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Vorgehensweise und der Roadmap, um sicherzustellen, dass sie auf Veränderungen reagiert und kontinuierlich den Unternehmenszielen dient.

Fazit: Eine Roadmap erstellen und den Fokus halten

Roadmaps sind mehr als nur statische Pläne – sie sind lebendige Instrumente, die den Weg für den Unternehmenserfolg weisen. Durch die klare Strukturierung und Beteiligung des Teams ermöglichen Roadmaps nicht nur eine effektive strategische Ausrichtung, sondern fördern auch die Entwicklung entscheidender Führungskompetenzen. Wenn sie eine spezifische Roadmap erstellen, entwickeln Sie mit der Zeit die Fähigkeit der strategischen Navigation und begeben sich auf eine fortlaufende Reise, die Sie dabei unterstützt, sich flexibel den Herausforderungen der sich wandelnden Geschäftswelt anzupassen.

Sie benötigen dabei Unterstützung und würden auch gerne ihr Team befähigen? Dann kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Ihr Team motiviert an den richtigen Themen arbeitet und Sie einen klaren Fokus halten.

Die Anleitung zur Priorisierung wie ein Profi

Die Anleitung zur Priorisierung wie ein Profi

Du stehst vor einer Fülle von Aufgaben, Projekten und Verantwortlichkeiten, sowohl im Beruf als auch im Privatleben. Die Kunst der Priorisierung kann den entscheidenden Unterschied zwischen einem überwältigten, gestressten Leben und einem Leben in Balance und Gelassenheit ausmachen. In diesem Artikel wirst du lernen, wie du wie ein Profi priorisieren kannst, um deine Produktivität zu steigern und deine Ziele zu erreichen bzw. deine Aufgaben gut zu managen. Wir werden die Grundlagen der Prioritäten, die Bedeutung dahinter und die besten Methoden für verschiedene Lebensbereiche erkunden. Mach dich bereit, Priorisierung zu deinem mächtigsten wirksamen Werkzeug und einer besonderen Kompetenz zu entwickeln.

Was versteht man unter Priorisieren?

Priorisieren ist viel mehr als nur das Setzen von Aufgaben auf eine To-Do-Liste. Es ist die Kunst, herauszufinden, welche Aufgaben oder Projekte die größte Wirkung haben und sie entsprechend zu ordnen. Es bedeutet, bewusst zu entscheiden, wie du deine begrenzte Zeit und Energie einsetzen möchtest. Es geht darum, deine Ressourcen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass du die wichtigen Dinge zuerst erledigst. Es geht also bei dieser Frage immer um das WAS und weniger um das WIE.

Warum Priorisierung?

Die Frage ist: Warum ist das Setzen von Prioritäten so wichtig? Egal, ob du berufliche Ziele verfolgst, im Studium erfolgreich sein möchtest oder ein erfülltes Privatleben suchst, die Priorisierung von Aufgaben ist der Schlüssel zum Erfolg. Sie hilft dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Zeitverschwendung zu vermeiden und stressige Überlastungen zu reduzieren. Dadurch kannst du klarer denken, bessere Entscheidungen treffen und deine Ziele mit Effizienz erreichen. Wir können dazu auch sagen, dass es uns hilft „Ordnung“ in den Gedanken und den Aufgaben zu schaffen, damit wir unseren Fokus wieder finden und verstehen was wirklich wichtig ist.

Allgemein gültige Vorgehensweise zur Priorisierung

Was sollte ich mir bei der Priorisierung merken
Was sollte ich mir bei der Priorisierung merken damit es gut funktioniert?

Du möchtest wie ein Profi priorisieren? Eine bewährte Vorgehensweise umfasst:

  1. Ziele setzen: Definiere klare Ziele, sowohl kurz- als auch langfristig. Diese Ziele helfen dir immer in der Überprüfung deiner Gedanken, Aufgaben, Projekte und Idee. Ohne Ziel gibt es immer zu viele mögliche Wege und das ist dann das Kernproblem dabei.
  2. Aufgaben identifizieren: Liste alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf. Im zweiten Schritt solltest du alle Aufgaben auflisten, die aktuell in deinem Kopf, in deinen Listen und deinen Gedanken rumschwirren. Einfach unstrukturiert aufschreiben.
  3. Wichtigkeit bewerten: Bewerte, wie wichtig jede Aufgabe für deine Ziele ist. Hier kannst du nun deine Priorisierungskriterien definieren. Das ist der wichtigste Schritt dabei, denn es macht einen großen Unterschied, ob PRODUKTIVITÄT, KOSTENVORTEILE, KOMPETENZENTWICKLUNG, ZUFRIEDENHEIT oder etwas ganz anderes aktuell WICHTIG ist.
  4. Dringlichkeit festlegen: Berücksichtige, wie schnell jede Aufgabe erledigt werden muss. Nun solltest du eine einfache Skala für Dringlichkeit für dich definieren. Damit es einfach bleibt, ist eine Unterteilung in diesen 4 Abstufungen hilfreich:
    a) in den kommenden 3 Tagen
    b) in den nächsten 1-2 Wochen
    c) in den kommenden 1-3 Monaten
    d) in den kommenden 6-12 Monaten
  5. Ressourcen berücksichtigen: Beachte Zeit, Energie und andere Ressourcen. Schätze nun ganz grob ab, welche Ressource du dafür benötigen würdest und wie weit diese Ressourcen zur Verfügung stehen bzw. wie du diese Ressourcen organisieren kannst. Notiere auch diese Einschätzung zu den Aufgaben.
  6. Prioritäten festlegen: Ordne Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit, Dringlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit. Nun kannst du diese 3 Dimensionen auswerten und für dich nach deiner Logik sortieren. Zuerst sollte aber immer die WICHTIGKEIT kommen, denn diese Dimension erzeugt den Mehrwert für deine Zielerfüllung.

Warum Priorisierungskriterien so wichtig sind

Priorisierungskriterien sind der Schlüssel zur objektiven und effektiven Festlegung der wichtigsten Aufgaben. Sie ermöglichen es dir, Aufgaben rational zu bewerten und subjektive Entscheidungen zu minimieren. Diese Kriterien können je nach Kontext variieren und sie sollten immer auf deine Ziele und Werte abgestimmt sein. Du solltest dir also überlegen, wonach wirklich priorisiert wird und erst dann zum Schritt 4. Dringlichkeit übergehen.

Die besten 5 Priorisierungsmethoden als Führungskraft

Meine wichtigsten Methoden als Führungskraft
Meine wichtigsten Methoden als Führungskraft zur Steigerung der Effektivität

Als Führungskraft stehen dir spezielle Herausforderungen bevor. Hier sind fünf effektive Priorisierungsmethoden, die dir helfen können:

  1. Eisenhower-Matrix: Die Eisenhower-Matrix hilft Führungskräften, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Das ermöglicht es, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen echten Einfluss auf langfristige Ziele haben.
  2. WSJF-Methode (Weighted Shortest Job First): Die WSJF-Methode priorisiert Aufgaben anhand ihres potenziellen wirtschaftlichen Nutzens und der zeitlichen Umsetzbarkeit, was für Führungskräfte besonders wichtig ist, da sie Ressourcen optimal zuweisen müssen.
  3. ICE-Scoring (Impact, Confidence, Ease): Mit ICE-Scoring bewerten Führungskräfte Aufgaben nach ihrem potenziellen Einfluss, dem Vertrauen in ihre Umsetzbarkeit und dem Aufwand. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.
  4. Priorisierungs-Poker: Das Priorisierungs-Poker bezieht Teammitglieder in den Prozess ein. Führungskräfte und Teams setzen Prioritäten gemeinsam, indem sie Einschätzungen und Diskussionen nutzen.
  5. Buy A Feature: Führungskräfte können Buy A Feature nutzen, um Prioritäten in Produktentwicklung oder Projekten zu setzen. Es ermöglicht, “Funktionen” basierend auf ihrer geschätzten Wichtigkeit zu “kaufen”, um Ressourcen effektiv zu verteilen.

Die besten 5 Priorisierungsmethoden als Student

Meine wichtigsten Methoden als Student oder Schüler
Meine wichtigsten Methoden als Student oder Schüler

Studenten haben oft vielfältige Aufgaben. Hier sind fünf Priorisierungsmethoden, die dir als Student helfen können:

  1. Die Pomodoro-Technik: Die Pomodoro-Technik hilft Studenten, ihre Zeit in produktive Intervalle aufzuteilen, gefolgt von kurzen Pausen. Sie fördert die Konzentration und verhindert Prokrastination.
  2. ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode (Aufgaben, Länge, Puffer, Entscheidung, Nachkontrolle) hilft, Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen, was insbesondere für Studenten mit vielen Projekten und Prüfungen nützlich ist.
  3. Ivy Lee Methode: Die Ivy Lee-Methode besteht darin, sechs wichtige Aufgaben für den nächsten Tag auszuwählen und nach ihrer Priorität zu ordnen. Sie unterstützt Studenten dabei, den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben zu legen.
  4. Semesterplanung: Die Planung des Semesters ermöglicht es Studenten, alle Prüfungen, Projekte und Fristen zu überblicken, um ihre Zeit effizient zu organisieren und Stress zu vermeiden.
  5. Kanban Board: Ein Kanban-Board ist eine visuelle Methode, um Aufgaben und deren Status zu verfolgen. Es hilft Studenten, den Überblick zu behalten und Prioritäten klar zu erkennen, insbesondere in Gruppenprojekten oder bei umfangreichen Studienaufgaben.

Die besten 5 Priorisierungsmethoden für das Privatleben

Meine wichtigsten Methoden für das Privatleben
Meine wichtigsten und hilfreichen Methoden für das Privatleben

Auch im Privatleben ist diese Arte der Fokussierung sehr entscheidend. Hier sind fünf Methoden, um dein Privatleben zu organisieren:

  1. Systemisches Konsensieren: Diese Methode ist nützlich, wenn in der Familie oder in Partnerschaften gemeinsame Entscheidungen getroffen werden müssen. Systemisches Konsensieren ermöglicht es, Kompromisse zu finden und die Priorität von Aktivitäten auf faire Weise festzulegen.
  2. Wochen- und Monatsplanung: Die Planung von Wochen und Monaten ermöglicht es, Freizeitaktivitäten, Termine und persönliche Ziele zu organisieren. Dies verhindert, dass du dich von spontanen Ablenkungen überwältigen lässt.
  3. To-Do-Listen: Das Erstellen von To-Do-Listen für persönliche Ziele und Aufgaben hilft, den Überblick zu behalten und schafft ein Gefühl der Erfüllung, wenn Aufgaben erledigt werden.
  4. Dotmocracy Methode: Dotmocracy ist nützlich, wenn du Entscheidungen in Gruppen oder Beziehungen im Privatleben triffst. Jeder kann Punkte oder “Stimmen” vergeben, um die Priorität von Aktivitäten oder gemeinsamen Zielen festzulegen.
  5. Selbstfürsorge: Die Selbstfürsorge-Methode betont die Wichtigkeit, Zeit für deine Gesundheit und dein Wohlbefinden zu priorisieren. Dies umfasst regelmäßige Bewegung, ausgewogene Ernährung und ausreichenden Schlaf, um dich im Privatleben gesund und glücklich zu halten.

Zusammenfassung und Ausblick

Herzlichen Glückwunsch! Du hast gerade eine leistungsstarke Reise zur Effektivität und zur Kunst, wie ein Profi zu priorisieren, hinter dich gebracht. Du bist jetzt bestens gerüstet, um in jedem Lebensbereich Prioritäten zu setzen, sei es im Beruf, im Studium oder in deinem Privatleben.

Aber lass uns eins klarstellen: Wissen allein ist wertvoll, doch die Umsetzung ist der Schlüssel. Wenn du noch weiter gehen möchtest und die Prinzipien der Priorisierung wirklich in die Tat umsetzen möchtest, dann bin ich hier, um dir zu helfen.

Als Experte für Teamkonzepte und Formate zur Steigerung der Effektivität von Teams im Unternehmen, biete ich maßgeschneiderte Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse deiner Organisation zugeschnitten sind. Effektivität und Ausrichtung sind der Schlüssel zum Erfolg, und ich stehe bereit, dein Team auf dem Weg zur Exzellenz zu begleiten.

Bereit, den nächsten Schritt zu gehen?

Lass uns gemeinsam daran arbeiten, wie du und dein Team wie Profis priorisieren können. Kontaktiere mich oder plane selbst ein unverbindliches Gespräch zu diesem Thema über meinen Kalender ein.

Und für alle anderen – Viel Spaß und Erfolg auf dem Weg zum Priorisierungsprofi!

Die besten Methoden zum Priorisieren

Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz

Priorisieren ist eine Schlüsselfähigkeit, die in jedem Bereich des Lebens und insbesondere im Geschäftsleben eine große Bedeutung hat. Ob Sie ein Team leiten oder Ihre eigenen Aufgaben erledigen, die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, ist der Schlüssel zur Steigerung Ihrer Effizienz und Produktivität. In diesem Artikel werde ich Ihnen die Top-10-Methoden vorstellen, die Sie zumindest ausprobieren sollten.

Priorisieren lernen mit einfachen Methoden

1. To-Do-Listen erstellen

Eine der einfachsten und effektivsten Methoden zur Priorisierung ist das Erstellen von To-Do-Listen. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen und ordnen Sie ihnen eine Priorität zu. Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

2. Eisenhower-Matrix verwenden

Die Eisenhower-Matrix ist ein nützliches Tool zur Priorisierung. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien ein: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und weder wichtig noch dringend. Dadurch können Sie Aufgaben nach ihrer Bedeutung und Dringlichkeit sortieren.

3. Die 2-Minuten-Regel anwenden

Wenn Sie eine Aufgabe haben, die weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Diese einfache Regel hilft Ihnen, kleine Aufgaben zu beseitigen und den Weg für wichtigere Dinge frei zu machen.

4. Prioritäten nach ROI setzen

Betrachten Sie den Return on Investment (ROI) jeder Aufgabe. Welche Aufgaben werden den größten Nutzen bringen? Setzen Sie diese Aufgaben ganz oben auf Ihre Prioritätenliste.

5. ABC-Methode nutzen

Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit: A-Aufgaben sind am wichtigsten, B-Aufgaben sind weniger wichtig und C-Aufgaben sind am wenigsten wichtig. Konzentrieren Sie sich auf die A-Aufgaben, um Ihre Hauptziele zu erreichen.

6. Die Pomodoro-Technik anwenden

Die Pomodoro-Technik beinhaltet die Arbeit in kurzen, konzentrierten Intervallen (normalerweise 25 Minuten) gefolgt von einer kurzen Pause. Diese Methode hilft, die Konzentration zu steigern und Aufgaben effizienter zu erledigen.

7. Die 80/20-Regel befolgen

Die 80/20-Regel besagt, dass 80% der Ergebnisse durch 20% der Anstrengungen erzielt werden. Identifizieren Sie die 20% der Aufgaben, die den größten Beitrag leisten und fokussieren Sie sich auf sie.

8. Die ALPEN-Methode anwenden

ALPEN steht für Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle. Diese Methode hilft, Aufgaben realistisch zu planen und effizient abzuarbeiten.

9. Die MoSCoW-Methode verwenden

Die MoSCoW-Methode kategorisiert Aufgaben als Muss, Sollte, Könnte und Würde. Dies hilft, klare Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Anforderungen erfüllt werden.

10. Die Triage-Methode anwenden

Die Triage-Methode, inspiriert von der medizinischen Triage, hilft bei der schnellen Bewertung von Aufgaben. Ordnen Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung und handeln Sie entsprechend.

Aufgaben priorisieren und Erfolgskurs bestimmen

Priorisieren wie ein Profi - Die Grundskills im Business
Priorisieren wie ein Profi – Die Grundskills im Business

Insgesamt ist die Frage nach dem “WAS” ein entscheidender Faktor für Ihren beruflichen Erfolg. Nutzen Sie diese Top-10-Methoden, um Priorisieren wie ein Profi zu beherrschen und Ihre Effizienz zu steigern. Indem Sie Ihre Aufgaben klug auswählen, werden Sie in der Lage sein, mehr zu erreichen und Ihre beruflichen Ziele effektiver zu verfolgen. Beginnen Sie noch heute damit und erleben Sie die Vorteile einer effizienten bzw. effizienteren Priorisierung.

Warum ist es für den Job so notwendig?

Im Laufe Ihres beruflichen Werdegangs werden Sie feststellen, dass Priorisieren nicht nur eine Fähigkeit ist, sondern eine Lebensphilosophie. Es ist der Schlüssel, um das Beste aus sich herauszuholen, sowohl in Ihrer Karriere als auch im persönlichen Leben. Sie müssen immer Entscheidungen treffen und dabei bedenken, dass wir zuerst das “WAS” und erst dann das “WIE” definieren müssen! Ganz nach dem Mott: “Prioritäten setzen bedeutet auch, auszuwählen was NICHT getan werden soll”, schaffen wir einen Fokus und damit auch Orientierung. Ist es immer einfach? Nein, aber sehr hilfreich.

Denken Sie daran, dass die hier vorgestellten Top-10-Methoden nur der Anfang sind. Auf meiner Website finden Sie hilfreiche agile Methoden und Strategien, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Fähigkeiten zu perfektionieren und Ihre Ziele zu erreichen. Werden Sie zum Meister des Priorisierens und gestalten Sie Ihre Zukunft aktiv mit. Beginnen Sie heute, Ihre Zeit und Ressourcen schlau einzusetzen, um ein erfülltes und erfolgreiches Leben zu führen. Die Welt wartet auf Ihre brillanten Ideen und Ihr unglaubliches Potenzial – nutzen Sie es!

Viel Spaß beim Priorisieren und Ausprobieren. Das Prinzip ist “MACHEN” und nicht “REDEN” 😉

Struktur eines Ursachen-Wirkungs-Diagramms

Ursache-Wirkungs-Diagramm verstehen und anwenden

In der Welt der Prozessoptimierung ist das Ursache-Wirkungs-Diagramm ein sehr hilfreiches und oft eingesetztes Werkzeug, das dazu beiträgt, die zugrunde liegenden Ursachen eines Problems zu identifizieren und deren Auswirkungen besser zu verstehen. In diesem Artikel werden wir ausführlich erläutern, was ein Ursache-Wirkungs-Diagramm ist, wie es funktioniert und warum es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein kann.

Was ist ein Ursache-Wirkungs-Diagramm?

Ein Ursache-Wirkungs-Diagramm, oft auch als Fischgrätendiagramm oder Ishikawa-Diagramm bezeichnet, ist eine grafische Visualisierung, die dazu dient, potenzielle Ursachen eines bestimmten Problems oder Effekts zu visualisieren. Dieses sehr einfache aber effektive Analysewerkzeug wurde von dem renommierten japanischen Qualitätskontroll-Experten Kaoru Ishikawa entwickelt und findet in verschiedenen Branchen Anwendung, insbesondere in der Qualitätssicherung und der Prozessoptimierung.

Das Diagramm selbst erinnert an das Skelett eines Fisches, wobei die Wirbelsäule den Effekt oder das Problem darstellt, während die Gräten die verschiedenen Kategorien von Ursachen beschreiben. Diese Struktur erleichtert es, die potenziellen Einflussfaktoren systematisch zu identifizieren und Lösungsansätze zu entwickeln.

Erklärung eines Ishikawa Diagramms

Die 5M bzw. 7M

Bei der Erstellung des Diagramms werden oft die “5M” oder “7M” verwendet, je nachdem, wie detailliert Sie die Ursachen analysieren möchten. Die “5M” stehen für:

  1. Mensch: Die menschlichen Faktoren, die zu einem Problem führen können.
  2. Maschine: Alle maschinellen oder technischen Aspekte, die eine Rolle spielen könnten.
  3. Material: Die verwendeten Materialien und deren Qualität.
  4. Methode: Die angewandten Prozesse und Arbeitsmethoden.
  5. Messung: Die Messverfahren und -instrumente.

Die “7M” fügen zwei weitere Kategorien hinzu:

  1. Management: Die Art und Weise, wie das Management die Prozesse steuert.
  2. Milieu/Mitwelt: Die Umgebung und die äußeren Einflussfaktoren.

Je nachdem, welches Problem Sie untersuchen, können Sie die relevanten Kategorien definieren und in Ihr Diagramm aufnehmen, um eine spezifische Analyse zu ermöglichen.

Das Ursache-Wirkungs Prinzip

Das Prinzip hinter diesem Ansatz basiert auf der Idee, dass ein Problem nicht isoliert betrachtet werden sollte. Stattdessen versucht man, die verschiedenen Ursachen zu identifizieren, die zu diesem Problem führen können. Durch diese umfassende Analyse wird eine bessere Grundlage für die Lösung des Problems geschaffen, da die zugrunde liegenden Ursachen erkannt werden.

Wie können wir die Ursachen identifizieren?

Die Identifikation der Ursachen erfolgt in einem strukturierten Prozess, bei dem das Team Ursachenhypothesen erstellt und diese durch Daten und Fakten validiert. Hier finden Sie eine Erklärung, zur Nutzung eines Ishikawa-Diagramms. Die bewährte Methode, die auch als 5W2H-Methode bekannt ist (Wer, Was, Wo, Wann, Warum, Wie, Wie viele), kann dabei hilfreich sein, um die Ursachen systematisch zu untersuchen. Jede dieser Fragen zielt darauf ab, mehr Informationen über das Problem und seine Ursachen zu gewinnen. In vielen Fällen wird auch die 5 Why Methode zur tieferen Ursachenanalyse verwendet.

Wie kann ein Ursache-Wirkungs-Diagramm visualisiert werden?

Es wird normalerweise auf einem Whiteboard, einem Flip Chart, mithilfe von spezieller Software, oder auf einer Vorlage visualisiert. Es besteht aus einer horizontalen Linie (der Wirbelsäule) und mehreren diagonalen Linien (den Gräten). Die Gräten werden mit den ausgewählten Kategorien beschriftet und dann werden die relevanten Ursachen unter den entsprechenden Kategorien notiert. Diese visuelle Darstellung hilft, die Beziehungen zwischen den Ursachen und dem Problem klar zu erkennen.

Die Bedeutung von Ursache-Wirkungs-Diagrammen

Solange für uns Effizienz, Qualität und eine nachhaltige Problemlösung wichtig sind, werden Ursache-Wirkungs-Diagramme ein unverzichtbares Werkzeug in der Prozessoptimierung und der Qualitätssicherung bleiben. In der Automobilindustrie zum Beispiel, werden diese “Analysemethoden” bereits seit Jahren Sie eingesetzt und ermöglichen es Unternehmen, Probleme systematisch anzugehen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. In vielen Bereichen sind diese Tools sogar vorgeschrieben zur Lösung von Problemen.

Wenn Sie also auch Ihre Prozesse optimieren und Qualitätsprobleme effizient lösen möchten, sollten Sie unbedingt in Betracht ziehen, diese Vorgehensweise in Ihrem Werkzeugportfolio aufzunehmen.

Vorteile der Verwendung von Ursache-Wirkungs-Diagrammen

Ursache-Wirkungs-Diagramm - Diese Vorteile sollten Sie kennen
Ursache-Wirkungs-Diagramm – Diese Vorteile sollten Sie kennen

Die Anwendung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die Unternehmen und die Organisationen:

1. Ursachenidentifikation:

Es wird ermöglicht, die Ursachen eines Problems genau zu identifizieren. Dies ist entscheidend, da es Ihnen erlaubt, an der Wurzel des Problems zu arbeiten, anstatt nur die Oberfläche zu behandeln. Dies führt zu nachhaltigen Lösungen und verhindert, dass Probleme erneut auftreten.

2. Gezielte Problemlösung:

Mit einem klaren Verständnis der Ursachen können Sie gezielte Maßnahmen zur Lösung des Problems ergreifen. Dies spart Zeit und Ressourcen, da Sie nicht unnötig an Symptomen arbeiten, sondern die tatsächlichen Ursachen angehen.

3. Teamarbeit und Fachwissen nutzen:

Ursachen-Wirkungs-Diagramme fördern die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Verschiedene Perspektiven und Fachkenntnisse werden einbezogen, was oft zu kreativen Lösungsansätzen führt. Teammitglieder können ihre Erfahrungen und Expertise einbringen und somit zu fundierten Analysen beitragen.

4. Kontinuierliche Verbesserung:

Die kontinuierliche Anwendung von Ursachen-Wirkungs-Diagrammen unterstützt die Prozessoptimierung und Qualitätssicherung im Unternehmen. Sie helfen dabei, immer effizienter zu werden und die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Dies ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

5. Effiziente Ressourcennutzung:

Durch die präzise Identifikation von Ursachen können Sie Ihre Ressourcen effizienter einsetzen. Sie konzentrieren sich auf diejenigen Bereiche, die den größten Einfluss auf das Problem haben, anstatt Zeit und Geld in unwichtige Aspekte zu investieren.

6. Vermeidung von Fehlern und Ausfällen:

Durch die frühzeitige Erkennung und Beseitigung von Ursachen können Fehler und Ausfälle minimiert werden. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie der Produktion, wo Qualitätsprobleme erhebliche Kosten verursachen können.

7. Besseres Risikomanagement:

Die systematische Analyse von Ursachen hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen. Dies trägt zur langfristigen Stabilität und Sicherheit des Unternehmens bei.

8. Kundenorientierung:

Die Anwendung ermöglicht es Unternehmen, Kundenfeedback besser zu verstehen und auf Kundenanliegen effektiver zu reagieren. Dies führt zu zufriedeneren Kunden und langfristigen Kundenbeziehungen.

Insgesamt sind die Diagramme ein äußerst nützliches Werkzeug, um komplexe Probleme zu analysieren, Lösungen zu entwickeln und die Effizienz und Qualität in einem Unternehmen kontinuierlich zu steigern. Die Investition in diese Methode kann sich langfristig als äußerst rentabel erweisen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel habe ich die Grundlagen eines Ursache-Wirkungs-Diagramms ausführlich erklärt, von seiner Definition bis zur Anwendung. Falls Sie weitere Informationen wünschen oder Unterstützung bei der Implementierung dieser effektiven Technik benötigen, stehen ich Ihnen gerne zur Verfügung. Echte Ursachen zu finden ist nicht ganz so einfach und die meisten Analysen, die ich in der Praxis beobachte sind leider sehr oberflächlich. Falls Sie also ein “Expertentraining” dazu benötigen, dann rufen Sie mich an.

Für eine gute Ursachenanalyse brauchen Sie einen guten Trainer, ansonsten bleibt es nur oberflächlich
Für eine gute Ursachenanalyse brauchen Sie einen guten Trainer, ansonsten bleibt es nur oberflächlich

Sie müssen immer bedenken: Nicht nur die Prozessoptimierung beginnt mit der Identifizierung von Ursachen, sondern jegliche Lösung und nahezu jedes Problem muss zuerst verstanden werden, damit es auch nachhaltig beseitigt werden kann.

Ein Ursache-Wirkungs-Diagramm ist in Kombination mit einer 5xWarum Analyse der Schlüssel dazu. Verpassen Sie nicht die Chance, Ihr Unternehmen auf das nächste Level der Problemlösungskompetenz zu bringen und effektiver zu arbeiten als je zuvor!

Viel Spaß bei der Ursachenanalyse!

Disneymethode

Die Disneymethode: Wie Sie Ihre Visionen in die Realität umsetzen

Jeder hat seine eigenen Schwierigkeiten zu bewältigen. Andererseits gibt es komplexe Probleme, deren Lösung die Fähigkeiten eines Einzelnen übersteigt. Wir alle können diese Aufgabe erfüllen, aber nicht jeder kennt die notwendigen Schritte. Wenn Sie sich in einem komplexen Geflecht von miteinander verbundenen Problemen wiederfinden, haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Ihnen die Fähigkeit fehlt, eine Lösung zu finden, die alle Probleme berücksichtigt. Die Disneymethode kann dabei eventuell helfen.

Die Fähigkeit zur Problemlösung ist etwas, das jeder Mensch braucht und das man lernen kann. Die beiden wichtigsten Schritte in diesem Prozess sind die Identifizierung des Problems und die Erarbeitung einer Lösung, die für die jeweiligen Umstände geeignet ist. Bei Problemen mit mehreren Dimensionen und einer großen Anzahl von Variablen kann es leicht passieren, dass man die entscheidenden Nuancen übersieht.

Das Brainstorming, bei dem mehrere Ideen für mögliche Lösungen eines Problems diskutiert werden, ist die Standardmethode, mit der Probleme angegangen werden. Das ist keine schlechte Methode, aber sie bietet auch keine umfassende Struktur.

Entdecken Sie eine faszinierende Methode, die Ihnen hilft, komplexe Probleme mit Kreativität und Struktur zu lösen – die Walt Disney Methode. Bei den aktuell raschen Veränderungen und vielfältigen Herausforderungen, benötigen wir innovative Ansätze, um kluge Entscheidungen zu treffen. Die Walt Disney Methode bietet genau das: eine strukturierte Herangehensweise, die Ihre Kreativität entfesselt und gleichzeitig eine klare Richtung für die Lösungsfindung vorgibt.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten in die Schuhe von Walt Disney schlüpfen – einem visionären Denker, der die Welt mit seinen Ideen verändert hat. Genau das ermöglicht Ihnen diese Methode. Hier erfahren Sie wie es genau funktioniert.

Was ist die Disneymethode?

Die Disneymethode ist eine kreative Denk- und Problemlösungsstrategie, die auf den Denkprozessen von Walt Disney und seinem Team bei der Entwicklung von Geschichten und Filmen basiert. Sie beinhaltet das Einnehmen von drei verschiedenen Denkrollen bzw. Perspektiven, um eine umfassende Herangehensweise an die Ideenentwicklung und Lösungsfindung zu ermöglichen: den Träumer, den Realisten und den Kritiker. Jede Rolle repräsentiert eine spezifische Perspektive, die es ermöglicht, Ideen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und ganzheitliche Lösungen zu entwickeln. Durch den Wechsel zwischen diesen Rollen können kreative Ideen freigesetzt, realistische Umsetzungsmöglichkeiten gefunden und kritische Analysen durchgeführt werden, um gute Lösungen zu erarbeiten. Die Methode fördert eine strukturierte Herangehensweise an die Ideenentwicklung, während gleichzeitig Raum für Kreativität und innovative Ansätze geschaffen wird.

Wer hat die Walt-Disney-Methode erfunden?

Ursprung der Disneymethode - Wo liegen die Wurzeln
Ursprung der Disneymethode – Wo liegen die Wurzeln

Die Walt Disney Methode ist eng mit Robert Dilts verbunden, einem amerikanischen Autor, Trainer und Berater im Bereich Neurolinguistisches Programmieren (NLP). Robert Dilts hat die Methode nicht erfunden, sondern er hat sie weiterentwickelt und populär gemacht, indem er die Denk- und Kreativitätsprozesse von Walt Disney analysierte und strukturierte.

Dilts untersuchte, wie Walt Disney Ideen generierte und seine Projekte umsetzte und identifizierte die drei Schlüsselrollen des Träumers, des Realisten und des Kritikers. Diese Perspektiven nutzte Disney, um kreative Ideen zu entwickeln, sie auf realistische Umsetzung zu überprüfen und dann alles kritisch zu reflektieren. Robert Dilts hat diese Herangehensweise weiterentwickelt und sie als Kreativitätstechnik für problemorientierte Lösungsfindung populär gemacht.

Die Verbindung zwischen Robert Dilts und der Disneymethode verdeutlicht, wie verschiedene Denkansätze und Ideen miteinander kombiniert werden können, um wirksame Methoden zur Förderung von Kreativität und Problemlösung zu schaffen.

Die drei grundlegenden Schritte der Walt Disney Methode für ein kreatives Brainstorming

Drei grundlegenden Schritte der Disneymethode
Drei grundlegenden Schritte der Disneymethode

Je nachdem, was für Sie am besten funktioniert, kann die Disneymethode einzeln oder in einer Gruppenarbeit durchgeführt werden. Obwohl sie für den professionellen Einsatz entwickelt wurde, ist sie auch in anderen Kontexten, einschließlich privater Unternehmungen, anwendbar. Sie können diese Methode zum Beispiel anwenden, wenn Sie etwas in Ihrem Leben ändern wollen, aber nicht wissen, wie Sie das tun sollen.

Sie gehen jedes Mal nach demselben Schema vor, das darin besteht, drei verschiedene Szenarien oder Aktionen durchzugehen. Um diese Aufgabe zu erfüllen, werden Sie sich drei verschiedene Wege überlegen müssen, wie Sie das Problem lösen können. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie drei völlig unterschiedliche Perspektiven einnehmen. So entdecken Sie Möglichkeiten, die Sie vorher nicht kannten oder die Ihnen unerreichbar vorkamen und Sie werden auf ganz neue Ideen kommen.

Es gibt hierbei diese drei verschiedene Rollen:

Der Träumer

In dieser Rolle geht es darum, jegliche Einschränkungen und Denkblockaden aufzulösen. Der Träumer denkt in großen Dimensionen und lässt seiner Fantasie freien Lauf. Hier werden innovative Ideen ohne Rücksicht auf Realisierbarkeit oder logische Beschränkungen entwickelt. Eine kreative Idee beginnt in der Regel mit einem Traum, der von Aufregung und Leidenschaft erfüllt ist. In normalen Besprechungen wird diese Form der Wunschvorstellung von der Realität gebremst und kann nicht weiter vertieft werden. Ziel ist es hier also, neue Horizonte zu erkunden und kreative Ansätze zu finden, die ansonsten möglicherweise übersehen würden.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass an diesem Punkt jeder Vorschlag ein guter Vorschlag ist. Entweder kann jeder im Team zunächst allein über Ideen nachdenken, bevor sie den anderen in einem offenen Gespräch mitgeteilt werden, oder das Team kann gemeinsam Ideen dazu sammeln. Die Anfangsphase der Disneymethode ermöglicht es dem Team, die Ideen zu äußern, ohne Angst vor einem Urteil zu haben.

Der Realist

In der nächsten Phase werden die Konzepte getestet. Der Realist tritt auf den Plan, um die Ideen des Träumers auf ihre Durchführbarkeit zu überprüfen. Es ist an der Zeit, der Realität ins Auge zu sehen: Was braucht es, um es in die Praxis umzusetzen? Hat das Konzept noch Lücken? Und kann es in der Praxis umgesetzt werden?  Hier werden die fantastischen Ideen auf praktische Realität übertragen. Durch die Fragen werden unausgegorene Ideen eliminiert und Alternativen weiterentwickelt. Der Realist bringt Struktur in die Gedanken und identifiziert konkrete Schritte, die erforderlich sind, um die Visionen in die Realität umzusetzen.

Der Kritiker

In der darauf folgenden Phase, die auf die Entwicklung eines Plans zur Umsetzung des Konzepts folgt, müssen Sie in den Modus des kritischen Denkens übergehen, um mögliche Engpässe zu erkennen und praktikable Lösungen zu finden. Der Kritiker übernimmt also die Rolle des Prüfers und Herausforderers. Hier werden die Ideen einer genauen Analyse unterzogen, um mögliche Schwachstellen, Hindernisse oder fehlende Elemente zu identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, die Idee weiterzuentwickeln. Während dieses Gesprächs wird das Team konstruktive Kritik an der Idee üben, um die Gesamtqualität des Ergebnisses zu verbessern. Der Kritiker sorgt dafür, dass die Lösungsansätze ausgereift und nachhaltig sind, indem er kritische Fragen stellt und alternative Blickwinkel einbringt.

Was macht die Walt Disney Methode so produktiv?

Micky Maus und Entenhausen wurden beide von Walt Disney erfunden. Der Grund für Walt Disneys Erfolg ist unbestreitbar: Er war nicht nur ein begabter Tagträumer mit ein paar brillanten Ideen. Disney war ein Realist, der auch sein eigener größter Kritiker war. Das Ergebnis waren riesige, weltweite Erfolge seiner Kreationen.

Wenn wir versuchen, Ideen zu entwickeln, ist es nicht ungewöhnlich, dass wir zwischen diesen drei Kategorien hin- und herpendeln. Wir wollen über den Tellerrand hinausschauen und die Grenzen des Machbaren ausloten. Doch sobald unsere Fantasie verrückt spielt, fragen wir uns, wie diese Dinge jemals Wirklichkeit werden könnten (Realist). Aus diesem Grund neigen wir dazu, zu kritisch zu sein und Ideen zu verwerfen, die ansonsten brillant und originell sind. Wenn wir versuchen, neue Ideen zu entwickeln, stellen wir häufig fest, dass wir nicht weiterkommen. Mit der Disneymethode müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen.

Dadurch, dass die drei verschiedenen Facetten isoliert voneinander arbeiten, wird mehr Raum für unseren Ideenreichtum geschaffen. Daher sind wir offen dafür, Risiken einzugehen und neue Konzepte zu erforschen, selbst wenn sie völlig absurd sind. Selbst die Projekte, die anfangs am wenigsten erfolgversprechend erscheinen, sind am Ende meistens erfolgreich.

Die Produktivität der Disneymethode liegt in ihrer Fähigkeit, den Denkprozess zu strukturieren und gleichzeitig kreative Exploration zu fördern. Durch das Wechseln zwischen den Rollen des Träumers, Realisten und Kritikers erhält man vielfältige Perspektiven auf ein Problem. Dies ermöglicht die Entwicklung umfassender Lösungen, da sowohl innovative Ideen als auch realistische Umsetzungsstrategien berücksichtigt werden. Die Methode fördert eine tiefere Analyse und bietet klare Schritte zur Lösungsfindung, wodurch sie zu einem effektiven Werkzeug für die Bewältigung komplexer Herausforderungen wird und Sie ein echter Problemlöser werden.

Finden Sie kreative Wege zur Problemlösung

Kurzanleitung zur Anwendung der Disneymethode
Kurzanleitung zur Anwendung der Disneymethode

Die Disneymethode in der Praxis umsetzen

Die Walt-Disney-Methode ist eine praktische Herangehensweise, um kreative Ideen zu entwickeln und Probleme zu lösen. Hier ist eine einfache Anleitung, wie Sie diese Methode in Ihrem Arbeitsalltag anwenden können:

● Getrennte Räume für jede Rolle definieren

Stellen Sie sich vor, Sie haben drei unterschiedliche Räume – wie virtuelle Orte – für verschiedene Denkansätze. Jeder Raum steht für eine spezielle Sichtweise, die Sie bei der Lösungsfindung einnehmen.

● Starten Sie mit der Ideenfindung – die Träumerei

Beginnen Sie in einem Raum, in dem Sie frei träumen können. Denken Sie ohne Grenzen und Einschränkungen. Hier geht es darum, verrückte Ideen zu entwickeln, als ob Sie jemand anders wären.

● Entwickeln Sie Wege zum Traum – der realistische Leitfaden

Wechseln Sie dann in den nächsten Raum. Hier schauen Sie sich Ihre Träume realistisch an. Überlegen Sie, wie Sie diese Ideen in die Realität umsetzen könnten. Welche Schritte sind nötig, um Ihre Ideen greifbar zu machen?

● Erstellen Sie tragfähige Konzepte – der kritische Analyst

Der letzte Raum ist der des kritischen Analysten. Betrachten Sie Ihre Ideen von einer kritischen Perspektive aus. Was könnte schiefgehen? Wo sind Schwächen? Hier geht es darum, Ihre Ideen zu verfeinern und robuster zu machen.

Indem Sie diese Räume mental durchgehen, bekommen Sie eine umfassende Sicht auf das Problem und entwickeln innovative und praktische Lösungen.

Nachdem alle die Gelegenheit hatten, die Dinge aus verschiedenen Perspektiven zu erleben, gibt es die Möglichkeit, sich weiter auszutauschen. Die offenen Vorbehalte, die der Kritiker hinsichtlich der Umsetzbarkeit der Idee hat, müssen von der Gruppe untersucht werden, die dann die Position des Träumers einnimmt und den Prozess erneut beginnt.

Man geht davon aus, dass man die Walt-Disney-Methode erfolgreich abgeschlossen hat, wenn ein Kritiker keine Schwachstellen in der Realisierbarkeit der vom Träumer und vom Realisten in der Disney-Vorstellung entwickelten Ideen mehr feststellen kann.

Sie finden eine Anleitung zur Walt Disney Methode in meiner Sammlung “Agile Methoden”. Dort habe ich hilfreiche Methoden für Sie zusammengestellt.

Hier geht es direkt zur Walt Disney Methode

Unterschiedliche Sichtweisen sind das Herzstück der Walt Disney Methode

Walt Disney war ein großer Meister darin, die Träume und Vorstellungen der Menschen in seinen Filmen zum Leben zu erwecken. Bevor er eine endgültige Entscheidung traf, untersuchte Walt Disney ein Problem aus verschiedenen Perspektiven, um sicherzustellen, dass er alle relevanten Informationen berücksichtigt hatte.

Wenn er über Ideen für einen Film nachdachte, blieben seine Gedanken nicht nur auf der Leinwand. Darüber hinaus untersuchte er verschiedene Ansätze zur Produktion des Films. Danach versetzte er sich in die Lage des Publikums und änderte den Film entsprechend. Nach einer gefühlten Ewigkeit wurde der Film schließlich dem gesamten Publikum vorgeführt. Das Ergebnis der Betrachtung der Situation aus verschiedenen Blickwinkeln war ein herausragender kommerzieller Erfolg (die Walt Disney Methode).

Fazit:

Die Disneymethode erweist sich als wertvolles Instrument zur Förderung von Kreativität und zur strukturierten Lösungsfindung in Unternehmensumgebungen. Durch das Einnehmen verschiedener Denkrollen ermöglicht sie eine umfassende Analyse von Herausforderungen und die Entwicklung innovativer Lösungsansätze. Doch welche Mehrwerte können Unternehmen aus der Anwendung dieser Methode schöpfen?

  1. Ganzheitliche Lösungen durch vielfältige Perspektiven: Die Methode ermutigt Mitarbeiter, verschiedene Standpunkte einzunehmen. Dies führt zu umfassenderen Lösungen, da sowohl kreative Ideen als auch praktische Umsetzungsstrategien berücksichtigt werden. Die vielfältigen Blickwinkel helfen, mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und effektiv anzugehen.
  2. Effiziente Problemidentifikation und -lösung: Die klare Struktur der Walt Disney Methode ermöglicht eine gezielte Analyse von Problemen und eine strukturierte Herangehensweise an deren Lösung. Dies trägt dazu bei, Zeit- und Ressourceneffizienz zu steigern, indem Teams schneller zu klaren und durchdachten Lösungen gelangen.
  3. Förderung einer kreativen Unternehmenskultur: Indem Mitarbeiter ermutigt werden, in verschiedenen Rollen zu denken, wird eine offene und kreative Unternehmenskultur gefördert. Die Methode schafft eine sichere Umgebung für das Einbringen von Ideen, da sie den Fokus auf die Ideenentwicklung und nicht auf die sofortige Umsetzbarkeit legt.

Durch die Walt Disney Methode können Unternehmen ihre Innovationskraft steigern, effektivere Entscheidungen treffen und eine Kultur der Kreativität etablieren.

Wenn auch Sie die Vorteile dieser Methode in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich unverbindlich, um gemeinsam an kreativen Lösungen für Ihre geschäftlichen Herausforderungen zu arbeiten.

Die Magie der Walt Disney Methode kann dazu beitragen, Ihre Organisation auf den Pfad des kreativen Erfolgs zu führen.

Weiterführende Tools, die Ihnen bei der Entwicklung neuer Ideen und Ansätze helfen könnten:
Mit der Dotmocracy Methode können Teams effektiv Ideen bewerten und konstruktive Lösungen erarbeiten, indem sie Punkte verwenden, um Ideen zu sammeln, zu kombinieren, zu sortieren und zu bewerten.

Mit der Empathy Map können Sie die Bedürfnisse und Gedanken Ihrer Zielgruppe besser verstehen und Produkte sowie Dienstleistungen gezielt darauf abstimmen.

Mit der 635 Methode generieren Sie in einer kurzen Zeit viele Ideen und schaffen Perspektivenvielfalt in einem Co-Creation Prozess.

Mit der ICE Scoring Methode können Sie Ideen oder Optionen effizient priorisieren und Entscheidungen in Ihrem Team auf einer gemeinsamen Grundlage treffen, indem Sie Indikatoren ermitteln und die Auswahl dadurch unterstützen.

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Business Model Canvas Fragen

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Optimieren Sie Ihr Geschäftsmodell mit den Business Model Canvas Fragen zu den 9. Schlüsselelementen

In der Welt des Unternehmertums und der Geschäftsstrategie ist das Business Model Canvas zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Es ist die Landkarte, die Sie benötigen, um Ihr Geschäftsmodell zu entwerfen, zu überarbeiten und zu perfektionieren. Doch wie erreichen Sie das? Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Geschäftsmodell auf dem richtigen Weg ist und den Herausforderungen der heutigen sich ständig verändernden Wirtschaftswelt standhält?

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Unsere Reise beginnt mit einer intensiven Suche nach Potenzialen in den neun Schlüsselelemente des Business Model Canvas: Kundensegmente, Wertangebot, Vertriebskanäle, Kundenbeziehungen, Einnahmequellen, Schlüsselressourcen, Schlüsselaktivitäten, Schlüsselpartner und Kostenstruktur. Wir werden jedes Element im Detail untersuchen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fragen stellen und die richtigen Antworten finden. Denn nur so können Sie Ihr Geschäftsmodell perfektionieren und auf nachhaltigen Erfolg ausrichten.

Eine sehr gute Erklärung wie das Business Model Canvas aufgebaut ist

Business Model Canvas Fragen zu den Kundensegmenten

1. Wer sind unsere Hauptkunden und was sind ihre Bedürfnisse und Wünsche?
2. Welche Kundengruppen möchten wir ansprechen und welche Bedürfnisse haben sie?
3. Was unterscheidet unsere Zielkunden von anderen potenziellen Kunden?4. Wie können wir unsere Kunden in unterschiedliche Segmente einteilen?
5. Welche Probleme haben unsere Kunden und wie können wir sie lösen?
6. Wie können wir unsere Kunden durch personalisierte Angebote ansprechen?
7. Wie können wir das Verhalten unserer Kunden analysieren, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen?
8. Welche Trends und Veränderungen beeinflussen das Kaufverhalten unserer Kunden?
9. Welche technologischen Präferenzen haben Ihre Kunden, und wie könnten Sie sie aufgrund ihres Technologieeinsatzes segmentieren?
10. Gibt es saisonale oder zeitliche Faktoren, die zur Segmentierung Ihrer Kunden verwendet werden könnten, z.B. saisonale Käufer oder zeitlich begrenzte Bedürfnisse?

Business Model Canvas Fragen zum Wertangebot

1. Was sind die wichtigsten Eigenschaften und Merkmale unseres Produkts oder Dienstleistung?
2. Welchen Nutzen und Mehrwert bieten wir unseren Kunden bzw. welche spezifischen Probleme oder Herausforderungen Ihrer Kunden löst Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung??
3. Was unterscheidet unser Angebot von dem unserer Wettbewerber?
4. Welche Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kunden erfüllt Ihr Angebot?
5. Wie können wir die Qualität unseres Angebots verbessern?
6. Welche emotionalen oder sozialen Vorteile bietet Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung?
7. Wie können wir unser Angebot innovativ gestalten?
8. Wie können wir unser Angebot durch technologische Fortschritte verbessern?
9. Wie können wir unser Angebot durch Kundenfeedback optimieren?
10. Wie können wir unser Angebot auf die sich ändernden Bedürfnisse des Marktes ausrichten?

Business Model Canvas Fragen zu den Vertriebskanälen

1. Wie erreiche ich meine Kunden am besten?
2. Welche Kanäle nutze ich für Marketing und Vertrieb?
3. Welche Vertriebskanäle nutzen wir, um unser Angebot zu verkaufen?
4. Welche Vertriebskanäle sind für unsere Kunden am attraktivsten?
5. Wie können wir unsere Vertriebskanäle optimieren, um unseren Umsatz zu steigern?
6. Wie können wir unsere Vertriebskanäle skalieren, um mehr Kunden zu erreichen?
7. Wie können wir unsere Vertriebskanäle automatisieren, um effizienter zu arbeiten?
8. Welche Partnernetzwerke können uns dabei helfen, unsere Vertriebskanäle zu erweitern?
9. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um Kundenfeedback zu erhalten?
10. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um unser Angebot zu verbessern?
11. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um unsere Marke zu stärken?
12. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um neue Marktchancen zu identifizieren?

Business Model Canvas Fragen zu den Kundenbeziehungen

1. Wie können wir eine dauerhafte Beziehung mit unseren Kunden aufbauen und pflegen?
2. Welche Art von Kommunikation bevorzugen unsere Kunden?
3. Welche Kunden möchten wir regelmäßig kontaktieren und welche nicht?
4. Wie können wir unsere Kunden über neue Produkte oder Dienstleistungen informieren?
5. Wie können wir den Kundenservice verbessern, um eine bessere Kundenbeziehung aufzubauen?
6. Wie können wir die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden besser verstehen?
7. Welche Arten von Kundenfeedback nutzen wir zur Verbesserung unserer Dienstleistungen?
8. Wie können wir unsere Kundenbindung verbessern?
9. Welche Kunden brauchen spezielle Aufmerksamkeit oder Unterstützung?
10. Wie können wir eine personalisierte Erfahrung für unsere Kunden schaffen?
11. Wie gehe ich mit Kundenfeedback um?
12. Wie wichtig ist Kundenservice für mein Geschäft?
13. Wie viel Zeit und Ressourcen muss ich in Kundenbeziehungen investieren?
14. Welche konkreten Aktivitäten wollen wir in den einzelnen Phasen des Sales Funnels durchführen?

Business Model Canvas Fragen zu den Einnahmequellen

1. Wie generiere ich Einnahmen?
2. Welche Preise verlange ich für meine Produkte/Dienstleistungen?
3. Wie viel sind Kunden bereit zu zahlen?
4. Welche Einnahmequellen sind am profitabelsten?
5. Welche Preisstrategie wenden wir an, um unsere Einnahmen zu maximieren?
6. Welche Produkte oder Dienstleistungen haben die höchste Marge und bringen die meisten Einnahmen?
7. Gibt es saisonale Schwankungen in unseren Einnahmen? Wenn ja, wie können wir diese ausgleichen?
8. Welche Zahlungsmethoden akzeptieren wir und gibt es dabei Einschränkungen oder Gebühren?
9. Haben wir unterschiedliche Preise für verschiedene Kundensegmente oder Kundenbeziehungen?
10. Wie können wir wiederkehrende Einnahmen generieren (z.B. Abonnements, Serviceverträge)?
11. Gibt es Cross-Selling- oder Up-Selling-Möglichkeiten, um unsere Einnahmen pro Kunde zu erhöhen?
12. Welche Rabatte oder Angebote können wir unseren Kunden machen, ohne dabei unsere Einnahmen zu gefährden?
13. Wie können wir unsere Preise anpassen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen oder unsere Positionierung im Markt zu verbessern?
14. Haben wir eine klare Vorstellung davon, welche Einnahmequellen in Zukunft für uns am wichtigsten sein werden und wie werden wir darauf hinarbeiten?

Business Model Canvas Fragen helfen das Potenzial zu finden
Business Model Canvas Fragen helfen das Potenzial zu finden

Business Model Canvas Fragen zu den Schlüsselressourcen

1. Welche Ressourcen benötige ich für mein Geschäft?
2. Welche Mitarbeiter benötige ich und welche Fähigkeiten müssen sie haben?
3. Welche technischen Ressourcen benötige ich?
4. Welche Ressourcen benötigen wir, um unser Wertangebot zu erbringen?
5. Welche Technologie benötigen wir für den Betrieb?
6. Welche Ressourcen sind für den Betrieb unverzichtbar?
7. Welche Ressourcen sind für die Entwicklung von neuen Produkten oder Dienstleistungen notwendig?
8. Wie können wir sicherstellen, dass wir die benötigten Ressourcen rechtzeitig und zu einem angemessenen Preis erhalten?
9. Welche Ressourcen sind knapp und benötigen deshalb zusätzliche Absicherungen?
10. Wie können wir den Einsatz von Ressourcen optimieren, um unsere Effizienz zu steigern?
11. Welche Ressourcen sind für die Qualität unserer Produkte oder Dienstleistungen entscheidend?

Business Model Canvas Fragen zu den Schlüsselaktivitäten

1. Welche Aktivitäten müssen ausgeführt werden, um mein Geschäft zu betreiben?
2. Welche Prozesse sind notwendig, um Produkte/Dienstleistungen herzustellen?
3. Welche Aktivitäten sind notwendig, um meine Kunden zu erreichen?
4. Welche Aktivitäten sind notwendig, um meine Kundenbeziehungen zu pflegen?
5. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um das Produkt oder die Dienstleistung herzustellen?
6. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um das Produkt oder die Dienstleistung zu verbessern?
7. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um den Kundenservice zu gewährleisten?
8. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Vertriebskanäle aufrechtzuerhalten?
9. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen?
10. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die IT-Infrastruktur zu verwalten?
11. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Finanzen und Buchhaltung zu verwalten?
12. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Mitarbeiter zu rekrutieren und zu schulen?
13. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Marke und das Marketing zu pflegen?
14. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die rechtlichen Aspekte des Geschäfts zu berücksichtigen?

Business Model Canvas Fragen zu den Schlüsselpartnerschaften

1. Mit welchen Partnern müssen wir zusammenarbeiten, um unser Angebot zu vervollständigen oder sogar zu verbessern?
2. Welche Kompetenzen und Ressourcen können uns Partner zur Verfügung stellen?
3. Welche Art von Partnerschaften sind notwendig, um in unser Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein?
4. Welche Partner können uns dabei helfen, unsere Kosten zu senken?
5. Welche Schlüsselaktivitäten können wir auslagern, um uns auf unsere Kernkompetenzen zu konzentrieren?
6. In welchen Bereichen können wir von den Erfahrungen anderer Unternehmen oder Branchen profitieren?
7. Wie können wir Synergien mit unseren Partnern schaffen, um gemeinsam Mehrwert zu schaffen?
8. Welche Partner können uns dabei helfen, neue Kundensegmente zu erschließen?
9. Welche Partner können uns dabei helfen, neue geografische Märkte zu erschließen?
10. Wie können wir sicherstellen, dass wir eine langfristige und stabile Beziehung zu unseren Partnern aufbauen?

Business Model Canvas Fragen zu den Kostenstrukturen

1. Welche Kosten fallen für die Produktion oder Erbringung der Dienstleistung an?
2. Wie hoch sind die Kosten für den Einkauf von Rohstoffen, Materialien oder Dienstleistungen?
3. Wie viel Geld wird für die Instandhaltung von Maschinen und Ausrüstung benötigt?
4. Welche Kosten entstehen für die Anmietung oder den Kauf von Räumlichkeiten?
5. Wie hoch sind die Personalkosten und welche Positionen müssen besetzt werden?
6. Welche Kosten entstehen durch die Nutzung von Technologie und Software?
7. Wie viel Geld muss für die Werbung und Vermarktung des Unternehmens ausgegeben werden?
8. Welche Kosten entstehen durch die Zusammenarbeit mit Partnern oder Lieferanten?
9. Wie hoch sind die Kosten für die Lagerung von Produkten oder Materialien?
10. Welche Versicherungen müssen abgeschlossen werden und mit welchen Kosten ist zu rechnen?
11. Welche Rücklagen müssen gebildet werden?
12. Welche Steuermodell müssen berücksichtigt werden und haben wir Möglichkeiten diese zu optimieren?

In der Welt des Unternehmertums und der Geschäftsstrategie sind die entscheidenden Fragen oft noch wichtiger als die Antworten. Sie stehen jetzt vor einer tiefgehenden Reise, auf der Sie die richtigen Fragen stellen werden – Fragen, die Ihnen dabei helfen werden, die DNA Ihres Geschäftsmodells zu entschlüsseln, seine Stärken zu erkennen und seine Schwächen zu identifizieren. Wir haben uns den Business Model Canvas angesehen und die Schlüsselelemente, die jedes erfolgreiche Geschäftsmodell ausmachen, genauer betrachtet.

Die Fragen, die Sie sich stellen können, sind der Schlüssel zur Analyse und Optimierung Ihres Geschäftsmodells. Sie helfen Ihnen dabei, die richtigen Kunden zu identifizieren, Ihr Wertangebot zu schärfen und sicherzustellen, dass Sie auf alle relevanten Aspekte Ihres Unternehmens achten. Mit diesen Fragen können Sie Ihr Geschäftsmodell in die richtige Richtung lenken, sei es, um ein neues Unternehmen zu gründen oder ein bestehendes Geschäftsmodell zu transformieren.

Business Model Canvas Fragen werden nur wirksam wenn Sei was MACHEN
Die Business Model Canvas Fragen werden nur wirksam, wenn Sie was MACHEN

Denken Sie daran, die Geschäftswelt dreht und ändert sich permanent. Neue Trends, Technologien und Kundenbedürfnisse entstehen ständig. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihr Geschäftsmodell regelmäßig überprüfen und anpassen. Die Fragen, die Sie heute kennengelernt haben, sollten zu einem festen Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie werden. Setzen Sie sich also einen Termin im Kalender und führen sie diese Aufgabe regelmäßig durch.

Die Analyse und Optimierung Ihres Geschäftsmodells ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Indem Sie die richtigen Fragen stellen und nach den Antworten such, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen immer am Puls der Zeit bleibt und erfolgreich wächst.

Ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen dabei geholfen hat, die Bedeutung der Fragen für Ihr Geschäftsmodell zu erkennen. Nutzen Sie sie als Leitfaden, um Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu heben und erweitern Sie diese Fragen. Bauen Sie also eine eigene Frageliste auf. Das wichtigste ist, seien Sie ehrlich, kritisch und wie ein Detektiv. Freuen Sie sich über jedes gefundene Potenzial. Ihre Kunden und Ihr Erfolg werden es Ihnen danken.

Business Model Canvas ist nur ein Tool – der Erfolg hängt wie immer vom MACHEN ab und nicht vom drüber nachdenken. Viel Erfolg und hoffentlich viele Erkenntnisse.

Weiterführende Tools, die Ihnen bei der Entwicklung neue Ideen und Ansätze für Ihr Geschäftsmodell helfen könnten:
Mit der Dotmocracy Methode können Teams effektiv Ideen bewerten und konstruktive Lösungen erarbeiten, indem sie Punkte verwenden, um Ideen zu sammeln, zu kombinieren, zu sortieren und zu bewerten.

Mit der Empathy Map können Sie die Bedürfnisse und Gedanken Ihrer Zielgruppe besser verstehen und Produkte sowie Dienstleistungen gezielt darauf abstimmen.

Mit der ICE Scoring Methode können Sie Ideen oder Optionen effizient priorisieren und Entscheidungen in Ihrem Team auf einer gemeinsamen Grundlage treffen, indem Sie Indikatoren ermitteln und die Auswahl dadurch unterstützen.

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Chatbot_Prozessoptimierung

Was ist ein Chatbot und wie generiert man mit ihm Leads?

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Leads zu bekommen, ohne zum Telefon greifen oder eine E-Mail senden zu müssen? Nun, es gibt sie – und sie heißt Chatbot. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was ein Chatbot ist, wie Sie damit Leads generieren und welche Tipps Sie geben können, damit Ihr Chatbot sich von anderen abhebt. Fangen wir an!

Während sich die technische Revolution immer weiter ausbreitet, haben die digital geprägte Wirtschaft und die Unternehmen innovative Marketing- und Kundendienststrategien und -werkzeuge hervorgebracht. Eines davon ist ein Chatbot, also ein Chat-Roboter, oder was ist damit gemeint?

Da die meisten Verbraucher mittlerweile mehr Zeit vor Bildschirmen und an den mobilen Endgeräten verbringen, haben Unternehmen weltweit diesen Trend für sich genutzt und in die neuesten Tools zur automatisierten Interaktion investiert. Diese Faszination der Kunden für die Digitalisierung kann also dafür genutzt werden, um interessante und effiziente Formen der digitalen Kommunikation zu erweitern. Der Chatbot-Markt wächst rasant und es wird prognostiziert, dass er bis zur Hälfte dieses Jahrzehnts auf 1,25 Milliarden Dollar anwachsen wird. Zu Recht, denn ein Chatbot ist ein Automatisierungstool, dass an der Spitze der Digitalisierung und Automatisierung der Mensch-Computer-Interaktion steht und die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum erheblich steigern und vereinfachen kann.

Haben Sie auch schon mal an so eine Lösung gedacht? Nun, bevor wir erfahren, wie ein Chatbot Ihrem Unternehmen bei der Lead-Generierung helfen kann, lassen Sie uns erkunden, was ein Chatbot ist, welche Arten von Chatbots es gibt, wie sie funktionieren und lassen Sie uns über einige Vorteile sprechen.

Was ist ein Chatbot?

Chatbot Prozessoptimierung und was ist es genau
Chatbot Prozessoptimierung und was ist es genau?

Einfach ausgedrückt, ist ein Chatbot eine speziell entwickelte Automatisierungssoftware, die in der Lage ist, gesprochene und getippte Chats mit Menschen über digitale Endgeräte zu verarbeiten und zu simulieren. Die Interaktion mit einem Chatbot über Online-Messaging-Apps, Foren oder Live-Chat-Pop-ups auf der Website vermittelt den Nutzern das Gefühl, dass sie mit einer echten Person sprechen, während in Wirklichkeit ein Computerprogramm, ein Chatbot, auf sie antwortet.

In der Regel wird ein Chatbot als virtueller Assistent oder automatisierter Kundenbetreuer eingesetzt. Je nach den Designvorgaben kann die Antwort eines Chatbots jedoch von einzeiligen allgemeinen Antworten auf Anfragen bis hin zu personalisierten Antworten reichen. Die Unterschiede im Design gehen einher mit den Unterschieden in der Funktionsweise von Chatbots, weshalb es verschiedene Arten von Chatbots gibt.

Was sind die Arten von Chatbots?

Es gibt eine Vielzahl von Chatbots auf dem Markt, von denen die meisten in zwei Haupttypen unterteilt werden können:

  1. Regelbasierte Chatbots
  2. Kontextbezogene Chatbots

Regelbasierter Chatbot

Ein regelbasierter Chatbot ist eine weit verbreitete Art einer Chatbot Lösungen, die nach vorher festgelegten Regeln agiert und den Benutzern bestimmte Antworten liefert. Die durch einen regelbasierten Chatbot ermöglichte Interaktion zwischen Mensch und Computer ist genau strukturiert, wobei die Benutzer durch eine Reihe von Optionen klicken, um die gewünschte Antwort oder das gewünschte Ergebnis zu erreichen. 

Da sich ein regelbasierter Chatbot auf Entscheidungsbäume oder Regeln stützt und keine Schlüsse ziehen, aus der Interaktion lernen oder von strukturierten Einstellungen abweichen kann, liegt es in den Händen des Programmierers, den von ihm erzeugten Antworten eine humanistische Note zu verleihen und ihn in die Lage zu versetzen, mit den Benutzern auf eine konversationelle Weise zu interagieren. Regelbasierte Chatbots werden daher in der Regel für einfache Situationen mit geringen Chancen auf Variabilität eingesetzt, wie z. B. beim Kundensupport, bei der Beantwortung häufig gestellter Fragen, wie z. B. Fragen zu Preisen, Angeboten usw., oder für Servicezwecke.

Beispiel für einen regelbasierten Chatbot: Auftragsvergabe-Chatbots

Unternehmen verwenden häufig regelbasierte Chatbots, um ihre Auftragsabwicklung und -vergabe zu automatisieren. Wenn ein Benutzer mit einem Chatbot kommuniziert, um ein beliebiges Produkt, z. B. ein Kleid, zu bestellen, ist der Verlauf der Konversation vordefiniert. Ähnlich wie ein Mensch eine Reihe von Fragen stellt, um eine Bestellung zu bestätigen, zeigt der Chatbot eine Frage nach der anderen an, angefangen bei der Begrüßung und Fragen zu Farb- und Größenpräferenzen bis hin zu Fragen, die das Ausfüllen von Versand- und Zahlungsdetails erfordern.

Nach der logischen Beantwortung des Chatbots kann der Nutzer die Bestellung abschließen und erhält schließlich eine Bestätigungsnachricht, wobei alles vollständig automatisiert ist.

Kontextbezogener Chatbot

Ein kontextbezogener Chatbot, der auch als intelligenter Chatbot bezeichnet wird, ist eine Art von Chatbot, der durch künstliche Intelligenz angetrieben wird, um frei fließende, menschenähnliche Interaktionen mit Nutzern durchzuführen. Im Gegensatz zu regelbasierten Chatbots, die nur bestimmte Antworten liefern, folgt ein kontextbezogener Chatbot Skripten und nutzt natürliche Sprachverarbeitung (NLP – Natural Language Processing), natürliches Sprachverständnis (NLU – Natural Language Understanding) und maschinelles Lernen (ML – Machine Learning), um Sprache, Emotionen, Absichten und Kontext zu verstehen und schließlich relevante und einzigartige Antworten zu generieren. Durch das Verstehen von Kontext und Emotionen können kontextbezogene Chatbots auf unterschiedliche und schwierige Fragen der Benutzer eingehen.

Da diese Art von Chatbots mehr mit den Nutzern interagieren, speichern sie Daten, lernen und erfassen Muster mit Hilfe von NLP, NLU und ML. Anschließend nutzen sie prädiktive Analysen, um personalisierte Nachrichten zu übermitteln, wodurch ihre gesamte Interaktion mit einem Nutzer einer menschlichen Unterhaltung nahe kommt. Aus diesem Grund werden diese Chatbots auch als Conversational Chatbots bezeichnet.

Sie werden vor allem dazu verwendet, um mit Kunden in Kontakt zu treten, menschliche Gespräche zu simulieren, Antworten und Empfehlungen zu geben und auf Anweisungen des Benutzers zu reagieren, z. B. Essen zu bestellen, Nachrichten und Wetterberichte abzurufen, Lieder oder Filme abzuspielen usw., ohne dass ein menschliches Eingreifen auf Seiten des Dienstanbieters erforderlich ist.

Beispiel für einen kontextbezogenen Chatbot: Virtuelle Assistenten und KI-gestützte Chatbots

Die besten Beispiele für kontextbezogene Chatbots sind virtuelle Assistenten wie Google Assistant, Siri von Apple und Alexa von Amazon. Sie werden durch Daten, den Verlauf der Nutzerinteraktionen und -interessen sowie durch prädiktive Analysen gesteuert. Dementsprechend können sie Lieder vorschlagen, relevante und maßgeschneiderte Antworten generieren.

Da kontextbezogene Chatbots außerdem die Informationen und Vorlieben der Nutzer speichern, kehren wir zu unserem regelbasierten Chatbot-Beispiel zurück und bestellen diesmal ein Kleid über einen KI-gesteuerten kontextbezogenen Chatbot.  Wenn wir nach einer Bestellung irgendwann später eine weitere Bestellung aufgeben, fragt uns der kontextuelle Chatbot, ob wir unsere vorherigen Zahlungs- und Einkaufsdaten eingeben möchten. Der Chatbot wird dies dann tun, anstatt uns zu bitten, alle Details erneut einzugeben, was zeigt, dass er die Benutzereingaben lernt.

Ein Chatbot kann zwar unterschiedliche Technologien und Daten verwenden, um Antworten zu generieren, aber zu verstehen, wie ein Chatbot funktioniert, ist entscheidend, um die richtige Art von Chatbot für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.

Wie funktionieren Chatbots eigentlich?

Chatbot - Wie funktioniert es eigentlich
Chatbot – Wie funktioniert es eigentlich und was sollte ich wissen?

Die Funktionsweise von Chatbots hängt zwar von der Art der Programmierung und der verwendeten Technologie ab, aber im Kern gibt es bei jeder Art von Chatbot zwei Hauptschritte, die die Interaktion mit einem menschlichen Nutzer ausmachen. Diese zwei Schritte sind:

1.            Analyse der Benutzereingaben

Der erste Schritt, den ein Chatbot durchführt, während er funktioniert und menschenähnliche Interaktionen simuliert, ist die Analyse der Anfrage und der Eingaben des Benutzers und das Erkennen seiner Absicht, um passende Aktionen durchzuführen, wie z. B. das Herausziehen relevanter Daten für die Formulierung einer Antwort.

Der Chatbot analysiert die Anfrage des Benutzers mit Hilfe von Entscheidungsbaumregeln, künstlicher Intelligenz (AI), natürlichem Sprachverständnis (NLU), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML).

2.            Relevante Antwortgenerierung

Nach der Analyse der Eingaben des Benutzers arbeitet der Chatbot an der Generierung der geeignetsten Antworten und gibt diejenige zurück, die den Benutzer zufrieden stellt.

Bei der Antwort kann es sich um eine vordefinierte Wortfolge, ausführliche Antworten, Informationen aus einer Wissensdatenbank oder aus dem Interaktionsverlauf des Benutzers, um eine wiederholte Aktion oder manchmal sogar um eine Frage handeln, die die Anfrage des Benutzers verdeutlicht, so dass der Chatbot eine individuellere Antwort generieren kann.

Chatbots nutzen die neuesten Automatisierungs- und Lerntechnologien und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie werden also auch für viel Unternehmen unentbehrlich.

Sie sollten nun einige Vorteile dieser Technologie kennen.

Vorteile von Chatbots für die Unternehmen

Chatbot - Die Vorteile durch den Einsatz eines Chatbots
Chatbot – Die Vorteile durch den Einsatz eines Chatbots

Chatbots haben nicht nur einen, sondern gleich mehrere erstaunliche Vorteile und sind in der heutigen, von der Digitalisierung geprägten Wirtschaft und im Handel unverzichtbar geworden. Im Folgenden sind fünf Vorteile aufgeführt, die eine Implementierung von Chatbots für Unternehmen lohnenswert machen.

1.            Verfügbarkeit rund um die Uhr

Im Gegensatz zu Menschen können Chatbots auch ohne Schlaf gut arbeiten und bieten daher einen 24/7-Kundenservice. Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie rund um die Uhr für Kunden da sind und auf deren Anfragen reagieren. 

2.            Geringere Kundenwartezeit

Da Chatbots rund um die Uhr verfügbar sind, verkürzen sie natürlich die Wartezeit der Kunden, zumal sie schnell reagieren, ohne dass die Kunden in Warteschlangen warten oder am Telefon in der Warteschleife bleiben müssen.

3.            Verbesserte Kundeninteraktion

Kontextabhängige Chatbots verbessern die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden interagieren, da Chatbots potenzielle Kunden ansprechen können, indem sie Gespräche initiieren und maßgeschneiderte Empfehlungen auf der Grundlage ihrer Interessen geben.

4.            Geringere Ausgaben für den Kundenservice

Chatbots können einen Großteil des Kundensupports übernehmen, indem sie verschiedene Aufgaben automatisieren, z. B. die Beantwortung von Kundenanfragen, die Beantwortung häufig gestellter Fragen, das Aufgeben von Bestellungen und die Abgabe von Empfehlungen. Infolgedessen reduzieren Chatbots die Ausgaben von Unternehmen für den Kundensupport um 30 %, da sie die Ausgaben für die Einstellung von zusätzlichen Kundendienstmitarbeitern, den Kauf von Telefonen und Ressourcen sowie die Bereitstellung von Räumlichkeiten für diese Mitarbeiter usw. reduzieren können.

5.            Automatisierte Lead-Generierung und Verkaufsprozess

Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie durch die Automatisierung des Verkaufsprozesses die Konversionsraten erhöhen. Chatbots können Leads generieren und die Lead-Qualifizierung verbessern, indem sie Kunden schnell ansprechen und sie versetzen Unternehmen in die Lage, Nutzerantworten ohne größere Investitionen für die Lead-Pflege zu nutzen. Kein Wunder, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen, die KI-gestützte Chatbots einsetzen, besser als viel andere Marktbegleiter hochwertige Leads generieren konnten.

Haben Sie gerade den letzten oben genannten Vorteil gelesen?

👉 Automatisierte Lead-Generierung

Innovative Strategien zur Lead-Generierung, gepaart mit der Leistung eines Chatbots, können Ihr Unternehmen zu neuen Höhen führen. Lassen Sie uns kurz 5 Möglichkeiten ansprechen.

Fünf Wege, wie ein Chatbot die Lead-Generierung erleichtert

Hier sind die Vorteile von Chatbots für die Lead-Generierung oder fünf Möglichkeiten, wie Chatbots verschiedene Prozesse im Zusammenhang mit der Lead-Generierung fördern und Ihnen helfen können, Ihr Geschäft und Ihren Umsatz zu steigern.

1) Ein Chatbot kann einem Unternehmer helfen, die potenziellen Kunden zu identifizieren.

2) Ein Chatbot kann Marketing- und Vertriebsmitarbeitern helfen, die Zielgruppe zu segmentieren und passende Dienstleistungen anzubieten.

3) Ein Chatbot kann einem Unternehmen helfen, die Interaktionen mit Kunden zu vereinfachen, zu beschleunigen und gezielter durchzuführen.

4) Ein Chatbot kann jedes Unternehmen befähigen, bestimmte Prozesse oder Teilprozesse zu vereinfachen, indem manuelle Eingaben und Formulare durch digitale, unkomplizierte Formulare ersetzt werden.

5) Ein Chatbot kann einem Unternehmen dabei helfen, die Websitenbesucher zu informieren und aufzuklären.

Wie kann man Chatbots für die Lead-Generierung nutzen?

Chatbot - Eine neue Möglichkeit zur Lead Generierung?
Chatbot – Eine neue Möglichkeit zur Lead Generierung?

Chatbots können den Prozess der Lead-Generierung auf verschiedene Weise erleichtern. Im Folgenden finden Sie sieben wirksame Möglichkeiten, wie Sie mit Chatbots mehr Leads generieren und qualifizieren können.

1.            Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden

Nutzen Sie Ihren Chatbot, um durch Pop-up-Nachrichten und Begrüßungen Gespräche mit Website-Besuchern und potenziellen Kunden zu initiieren und sie einzubinden, um vorherzusagen, welche Interessenten wahrscheinlich zu Kunden werden. So können Sie einfach potenzielle Leads analysieren.

2.            Sammeln Sie Informationen

Nachdem Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt getreten sind, sammeln Sie persönliche, interessenbezogene Daten und Kontaktdaten, um sie für die passenden Marketingaktivitäten und -prozesse zu definieren und dadurch Ihr Unternehmenswachstum zu fördern.

3.            Generieren Sie eine größere Anzahl von Leads

Erhöhen Sie die Anzahl der Leads, die Sie durch Chatbots generieren, indem Sie Begrüßungsnachrichten sowohl an erstmalige als auch an wiederkehrende Besucher Ihrer Website oder Ihres Social-Media-Profils senden. Um sie länger an Ihr Unternehmen zu binden, können Sie Rabattcodes oder Einladungen für die Anmeldung zu bevorstehenden digitalen Veranstaltungen senden, die von zukünftigen Verkäufen, Produkten und Dienstleistungen bis hin zu Webinaren reichen können.   

4.            Zufriedene Kunden

Um die allgemeine Lead-Generierung zu steigern, ist es ebenso wichtig, für die Kunden durch Chatbots einen Mehrwert zu generieren und die Kunden zufrieden zu stellen. Sie können z.B. die Beantwortung ihrer FAQs vereinfachen und die Marketingchancen für Leads erhöhen.

5.            Leads qualifizieren

Nutzen Sie Chatbots, um eine große Anzahl von Leads zu qualifizieren, indem Sie bestimmte Informationen aus den Leads extrahieren und auf dieser Grundlage deren Auswirkungen auf den Verkauf analysieren. Dies kann durch die Formulierung spezifischer Fragen für den Verkaufsprozess Ihres Unternehmens und die Definition von Marketing Qualified Lead (MQL) und Sales Qualified Lead (SQL) erfolgen. 

6.            Leads herausfiltern

Filtern Sie Leads heraus, indem Sie hochinteressante Kunden an die Vertriebsabteilung weiterleiten oder geeignete Produkte oder Dienstleistungen vorschlagen. Was die anderen Nutzer betrifft, so sammeln Sie weiterhin Daten durch weitere qualifizierende Fragen.

7.            Berücksichtigen Sie die Kundenbedürfnisse

Nutzen Sie die Daten, die Sie während dieser Interaktionen sammeln, um Ihr Verständnis für den aktuellen und potenziellen Kundenstamm und den Wert, den sie von Ihnen erwarten, zu verbessern.

Wie man mit Chatbots startet

Wie bei jedem anderen Automatisierungstool ist der Einstieg in die Chatbots nicht schwer. Hier sind einige Schritte, die den Prozess weiter vereinfachen können:

Chatbot - Prozessoptimierung geht auch ganz einfach
Chatbot – Prozessoptimierung geht auch ganz einfach

1.            Analysieren Sie und legen Sie klare Ziele fest

Der erste Schritt zur Nutzung eines Chatbots, um Ihrem Unternehmen Vorteile zu verschaffen, besteht darin, alle relevanten und beteiligten Personen einzubinden und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele und Erwartungen herausfinden, wie z. B. die Schaffung qualitativ hochwertigerer Leads, die Qualifizierung weiterer Leads usw., und diese klaren Ziele gemeinsam festlegen und die Umsetzung besprechen.

2.            Berücksichtigen Sie die UX-Präferenzen und Kanäle der Kunden

Stellen Sie die Vorlieben Ihrer potenziellen und aktuellen Nutzer in den Mittelpunkt Ihres Chatbot-Designs und Ihrer Entwicklung. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob Sie Ihren Chatbot auf Ihren Social-Media-Seiten, Messaging-Anwendungen oder auf Ihrer Website einsetzen sollten oder nur auf der Website.

3.            Erstellen Sie einen Plan für Ihre Inhalte

Überlegen Sie, wie Ihre Kunden mit dem Chatbot interagieren sollen, und entwickeln Sie mit Hilfe von Marketing-, Kundendienst- und Vertriebsmitarbeitern Inhalte. Informieren Sie sich über die häufigen Anfragen und Nachrichten, die Social-Media-Manager oder die Kundenbetreuer erhalten. Informieren Sie sich auch über die häufigen Anfragen und Probleme, die Kunden an Kundendienstmitarbeiter richten und darüber, ermitteln Sie was Menschen auf Ihre Website bringt und zu Verkaufsangeboten bewegt. Sie sollten sich auch überlegen, was Ihre Websitenbesucher dann vom finalen Kauf oder einer Buchung abhalten könnte und nutzen Sie die gesammelten Informationen, um eine Wissensdatenbank oder Baumstrukturregeln zu erstellen.

Denken Sie daran, Inhalte für Ihren Chatbot zu entwickeln, wobei sowohl das Interesse Ihrer Kunden als auch Ihre Ziele in Bezug auf den Wert, den Sie vermitteln wollen, im Mittelpunkt stehen sollten.

4.            Beauftragen Sie Entwickler oder nutzen Sie eine Plattform zur Erstellung eines Chatbots

Sobald Sie die Ziele, die Kundenanalyse und die Formulierung der Inhaltsstrategie abgeschlossen haben, können Sie mit dem Entwurf und der Erstellung Ihrer Chatbot-Prozesse beginnen. Dies kann entweder selbst geschehen, indem Sie eine Plattform für die Erstellung von Chatbots wie Pandorabots oder MobileMonkey nutzen, oder Sie können einen Softwareentwickler beauftragen, einen Chatbot für Sie zu erstellen, der auf Ihren Zielen basiert.

5.            Machen Sie Ihren Chatbot unverwechselbar

Da zahlreiche Unternehmen Chatbots auf den Markt bringen, sollten Sie dafür sorgen, dass sich Ihr Chatbot von der Masse abhebt und das Interesse der Kunden weckt, indem Sie ihm einen einzigartigen Namen und eine eigene Persönlichkeit geben.

Indem Sie freundliche und hilfreiche Worte und Antworten einbauen, verleihen Sie dem Chatbot eine menschliche Note und befähigen ihn, mit den Kunden zu interagieren, so dass diese die Interaktionen einen Mehrwert bringt. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihr Chatbot konversationell bleibt und den Nutzern auf bestmögliche Weise hilft.

6.            Gehen Sie live und machen Sie die Interaktionen lohnend und vorteilhaft

Gehen Sie schließlich mit Ihrem Chatbot live und stellen Sie sicher, dass alle Interaktionen leinen Mehrwert bringen. Dies kann geschehen, indem Sie deutlich darauf hinweisen, dass am anderen Ende ein Bot sitzt, damit die Kunden die Grenzen des Chats kennen. Andere Möglichkeiten sind die Einleitung von Konversationen durch interaktive Nachrichten und das Stellen von Kundenfragen, um Konversationen in Gang zu bringen und wichtige Informationen zu sammeln, um die Lead-Generierung zu fördern und zu verstehen, was die Kunden wollen.

Obwohl viele Unternehmen Chatbots einsetzen, gibt es einige Dinge zu beachten, bevor Sie sich in die Welt der Chatbots vertiefen. 

Was ist zu beachten, bevor ein Chatbot installiert wird?

Chatbot - Was gibt es zu beachten?
Chatbot – Was gibt es zu beachten?

Bevor Sie Geld und Zeit in den Aufbau eines Chatbots investieren, sollten Sie einige Dinge beachten:

1.            Benutzererfahrung und Nutzen

Versetzen Sie sich in die Lage eines Nutzers und beurteilen Sie, ob ein Chatbot hilfreich sein wird, um den Wert zu erzielen, den Sie durch digitale Interaktion erreichen wollen. Wenn die Antwort negativ ausfällt, ist ein Chatbot nicht gut für Ihr Unternehmen, aber wenn sie positiv ausfällt, werden Sie den Mehrwert, den die Verbraucher bzw. Kunden erhalten können, erhöhen.

Denken Sie gleichzeitig an Ihren Kundenstamm und berücksichtigen Sie dessen Vorlieben, um die richtige Art von Chatbot auszuwählen, die auch mit dem Mehrwert übereinstimmt, den Sie zu liefern versuchen.

2.            Künstliche Intelligenz

Die Verwendung von künstlicher Intelligenz mit einem Chatbot eignet sich hervorragend für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Generierung vorgegebener Antworten und einfache Unterhaltungen. Wird ein Chatbot jedoch über seine Grenzen hinaus belastet und mit schwierigen Fragen herausgefordert, die mit vielen Variablen überfrachtet sind, kann es sein, dass trotz der Verwendung von künstlicher Intelligenz ein Chatbot nicht in der Lage ist, einen Mehrwert zu liefern und die menschliche Interaktion gut zu simulieren. Dementsprechend kann ein Chatbot dann nicht den erwarteten Mehrwert liefern. Für den Start also lieber etwas kleiner starten und es dann Schritt für Schritt weiter ausbauen.

Wenn ein Kunden bei einer komplexen Benutzerantwort nicht an geeignete und passendere Kundendienstportale oder Kontaktpersonen weitergeleitet werden kann, könnte ein Chatbot letztendlich auch dem Unternehmen und der Kundenbeziehung schaden, weshalb dies berücksichtigt werden muss und man sich nicht vollständig auf KI verlassen sollte.

3.            Qualität der Daten

Da jeder Chatbot in irgendeiner Form Daten aus verschiedenen Quellen verwendet, seien es vordefinierte Regeln oder Informationen aus der Wissensdatenbank, hängt es von der Qualität der Daten ab, die einem Chatbot während seiner Entwicklung zur Verfügung gestellt werden, wie gut er menschliche Unterhaltungen simulieren wird. Da die Nutzung minderwertiger Daten den Chatbot einschränkt, ist die Datenqualität ein wichtiger Punkt, der vor der Entwicklung und dem Einsatz eines Chatbots berücksichtigt werden muss.

4.            Datensicherheit

In Zeiten, in denen Daten eine wertvolle Währung sind und Datenschutzverletzungen das finanzielle und mentale Wohlbefinden der Kunden gefährden können, muss Datensicherheit oberste Priorität haben. Kunden werden ihre Informationen nur dann bereitwillig mit Chatbots teilen, wenn sie ihnen vertrauen können. In der heutigen Zeit sollten Sie einen Chatbot für Ihr Unternehmen einsetzen, der nur relevante Informationen und Daten benötigt und speichert und der den Datenschutz bei der Online-Übermittlung und Speicherung von Daten gewährleisten kann.

Abschließende Überlegungen

Wenn ein Chatbot richtig konzipiert und eingesetzt wird, kann er sich als wertvolle Ergänzung zu den Strategien für Unternehmenswachstum und Lead-Generierung erweisen. Nun, da wir einige Punkte behandelt haben und Sie nun etwas mehr darüber wissen, was ein Chatbot ist und welche Arten von Chatbots es gibt, wie ein Chatbot funktioniert, welche Vorteile er bietet und wie man ihn für die Lead-Generierung einsetzt, können Sie einen Chatbot verwenden, der die Kundenzufriedenheit erhöht und Ihr Lead-Generierungsspiel auf die nächste Stufe hebt!

Also, worauf warten Sie noch? Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Leads zu generieren, ohne zum Telefonhörer zu greifen oder eine E-Mail zu senden, sind Chatbots die Lösung für Sie. Mit unseren Tipps und Anregungen zur Gestaltung Ihres Chatbots können Sie ein interaktives Erlebnis schaffen und die Nutzer und Websitenbesucher zum Wiederkommen bewegt.

Sind Sie bereit, loszulegen?

Chatbots sind eine großartige Möglichkeit, Kundenservice und automatisierten Support auf Ihrer Website anzubieten. Sie sind außerdem erschwinglich und einfach einzurichten, was sie zu einer perfekten Ergänzung für kleine Unternehmen oder Start-ups macht, die einen exzellenten Kundenservice anbieten möchten, ohne große Investitionen zu benötigen.

Wenn Sie Interesse an einem eigenen Chatbot haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir helfen Ihnen gerne dabei, loszulegen.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

RPA - Robotic Process Automation

Warum Sie mehr über Robotic Process Automation – RPA – wissen sollten!

RPA, die spielverändernde Software, kann Geschäftsprozesse automatisieren und repetitive, also sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Robotic Process Automation ist daher nicht nur für große Unternehmen, sondern ebenso für alle Unternehmer unerlässlich, um an der Spitze der digitalen Transformation zu stehen und das Wachstum effizient zu begleiten!

Täglich kommen neue Softwareprodukte auf den Markt, aber nur wenige bleiben und mischen die Branche nachhaltig auf. Im Gegensatz zu vielen anderen Technologien und Lösungen, ist RPA eine Softwarelösung, die bleiben wird und in den kommenden Jahren den Markt verändern wird. Robotic Process Automation automatisiert Prozessschritte und ist auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ein relevanter Baustein, der in der strategischen Weiterentwicklung nicht fehlen sollte.

Damit können sich wiederholende und hochvolumige Aufgaben komplett automatisiert werden. Die frei gewonnene Arbeitszeit, kann dann für andere Tätigkeiten eingesetzt werden. Wir sollten also alle bemüht sein unsere Routinetätigkeiten zu automatisieren und uns dann auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die teilweise monotonen Aufgaben einem kleine Helfer zu überlassen – dem RPA Helfer.

Angesichts des innovativen Aspekts und der vielen Vorteile ist es kein Wunder, dass RPA in der Unternehmenswelt für Aufsehen gesorgt hat und bei CIOs weltweit auf großes Interesse stößt. Es ist also sehr empfehlenswert, sich mit RPA zu befassen und die Vorteile zu nutzen, die sich daraus ergeben.

Lesen Sie weiter, um die zunehmende Bedeutung von RPA, seine Vor- und Nachteile, den Einstieg in RPA und die zu beachtenden Punkte zu verstehen. Doch zunächst wollen wir wissen, was genau RPA ist?

Was ist RPA?

Was ist RPA
Was ist RPA – Was sollten Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, die Software-Roboter einsetzt, die in der Lage sind, menschliches Verhalten zu imitieren, während sie mit digitalen Systemen interagieren, um sich wiederholende und umfangreiche Vorgänge am Notebook oder dem PC auszuführen.

Diese Software-Roboter sind in der Lage, verschiedene digitale Aufgaben zu erlernen, zu emulieren und auszuführen und mehrere Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Skripten zu automatisieren, während sie durch die eingestellte Logik und individuelle Eingaben gesteuert werden. So können RPA-unterstützte Roboter, ähnlich wie ein Mensch, Aufgaben wie das Verstehen von Bildschirmausgaben, das Navigieren in Systemen, das Identifizieren, Eingeben und Extrahieren von Daten, das Verschieben von Dateien, die Kommunikation und die Durchführung verschiedener Transaktionen und definierter Aktionen über verschiedene Software- und digitale Systeme hinweg ausführen.

Doch im Gegensatz zu Menschen erledigen diese Roboter all diese Aufgaben weitaus effizienter, ohne zu ermüden. Sie liefern absolut zuverlässige und fehlerfreie Ergebnisse und Leistungen ab und das rund um die Uhr. Der Einsatz einer Software zur Automatisierung von Prozessen schafft eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen, den in vielen Fällen können starke Auslastungsspitzen nur mit vielen Überstunden kompensiert werden. Denken wir einfach mal an die ganzen “neune” und repetitiven Aufgaben, die nun in der ganzen Covid Pandemie dazu gekommen sind. Wie einfach wäre es, wenn alle dazu schon einen digitalen Helfer hätten? Wäre das nicht wirklich sinnvoll?

Warum RPA dennoch wichtig ist und bleiben wird, ist ein Thema, bei dem es sich lohnt, genauer hinzuschauen. 

Warum wird RPA immer wichtiger?

Die Automatisierung von Prozessen wird von Tag zu Tag wichtiger, denn es handelt sich hierbei um eine Software, die geringere Ausgaben, Effizienz und reibungslose Abläufe verspricht und Vorteile bietet, die auf die Interessen des Unternehmens zugeschnitten sind und die Mitarbeiter entlastet.

Der Vorteil liegt darin, dass es all dies ermöglicht, ohne dass Unternehmen ihre bestehende IT-Basis komplett umstellen müssen oder ihre Mitarbeiter zu entsprechenden Workshops und Schulungen gezwungen sind. Jeder, der weiß, wie man einen Anruf tätigt oder einen Text auf einem Handy verschickt, kann RPA-Roboter nutzen. Die Prozessautomatisierung kann individuell angepasst werden, um Geschäftsaktivitäten über alle Abteilungen und Ebenen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu verbinden und sie können auch zeitgesteuert durchgeführt werden.

Da die meisten Unternehmen mit Altsystemen und zahlreichen digitalen Tools arbeiten, ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes und die Verbindung der Systeme untereinander sehr aufwändig und erfordert IT-Supportteams, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Um diese Probleme zu lösen und die Entstehung weiterer zu verhindern, hilft RPA Unternehmen, an der Spitze der Automatisierung und Digitalisierung zu stehen, indem es bessere Ergebnisse in allen Abteilungen liefert, egal ob wir die Finanzen, die Personalbeschaffung, das Marketing oder den Vertrieb in den Fokus nehmen.

Über Front-End-Integrationen kann RPA mit Systemen aller Art interagieren. Diese Software-Roboter besitzen also digitale Fähigkeiten, um für uns langweilige und wiederholbare Aufgaben, wie z.B. das Kopieren und Einfügen von Daten, das Einloggen auf externen Portalen und das Pflegen dieser Datenbanken, das Auslesen, Verarbeiten und Versenden von E-Mails abzunehmen und diese Prozesse dann für uns automatisiert zu erledigen. Es werden also nicht nur nicht nur Geschäftsprozesse beschleunigt, sondern auch Fehler reduziert, Falscheingaben vermieden und die Datenqualität deutlich gesteigert..

All diese Gründe untermauern die Bedeutung und die Notwendigkeit für Robotic Process Automation. Der Bekanntheitsgrad von RPA stieg in den letzten 2-3 Jahren sprunghaft an, als Unternehmen weltweit versuchten, die Gewinne, die sie vor der COVID-19-Pandemie erzielt hatten, wiederzuerlangen und sich von der verheerenden Wirtschaftslage zu erholen, ohne dabei viel Geld ausgeben zu müssen und einen ROI in Echtzeit zu erzielen. Viele Unternehmen setzten daher diese Lösungen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Kosteneffizienz zu verbessern. Es beschleunigt die digitale Transformation enorm, denn durch die von RPA angebotenen Low-Code- und No-Code-Technologielösungen ist es eine Lösung, die von vielen genutzt werden kann und damit auf eine große Akzeptanz stößt.

Erst kürzlich, Ende 2020, stellte Gartner Research Forecast Analysis fest, dass der RPA-Umsatz bis Ende 2021 fast 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird und sagte außerdem voraus, dass der RPA-Markt bis 2024 weiterhin mit zweistelligen Wachstumsraten wachsen wird. Über alle Branchen und Ebenen hinweg hat RPA seinen Weg in zahlreiche Organisationen weltweit gefunden und mit der zunehmenden Implementierung wird auch der Status von RPA als wichtige Software auf dem wettbewerbsorientierten Markt wachsen.

Bevor Sie sich jedoch für die Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile von RPA kennen.

Vorteile von RPA

RPA Vorteile und Nutzen
RPA Vorteile und Nutzen

Für Unternehmen gibt es eine Fülle von Vorteilen durch diesen Ansatz, wie zum Beispiel:

1.            Erhöhte Geschwindigkeit 

RPA kommt Unternehmen zugute, indem es den gesamten Prozess beschleunigt, da RPA-Roboter die Kontrolle über sich wiederholende Aufgaben und Tätigkeiten, die kein emotionales oder kritisches Denken erfordern, übernehmen und diese in weitaus kürzerer Zeit ausführen als Menschen in einer ähnlichen Situation.

2.            Erhebliche finanzielle Einsparungen

Einer der weithin gelobten Vorteile ist die erhebliche Kostenersparnis, da viele mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert werden, für die man sonst zusätzliche Personalressourcen benötigen würde.

Neben der Einsparung von Geld, das ein Unternehmen für die Auslagerung von Aufgaben und die Bezahlung von Mitarbeitern ausgeben würde, ermöglicht der finanzielle Aufwand für die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch RPA ein schnelles Unternehmenswachstum und finanzielle Gewinne, da RPA einen wahrscheinlichen ROI von 30-200% im Jahr der Implementierung aufweist.

3.            Verbesserte Qualität und Präzision

Es sorgt für eine massive Verbesserung der Qualität in Unternehmen, da es manuelle Fehler reduziert. Eine Studie von Forester Consulting und UiPath, die die Auswirkungen von RPA auf die Mitarbeiter untersuchte, ergab, dass 57 % der Personen in Führungspositionen der Meinung sind, dass RPA zu einer Reduzierung von Fehlern führt. Dementsprechend verbessert RPA die Datenqualität und erhöht die Genauigkeit der Ergebnisse und der Ausführung von Aufgaben.  

4.            Höherer Wert aus Daten und Mehrwert für die Mitarbeiter

Es ermöglicht die Gewinnung von Werten aus riesigen Datensätzen, unabhängig davon, ob diese strukturiert oder unstrukturiert sind. Durch das Freilegen von Erkenntnissen aus Big Data können Unternehmen die von ihnen gesammelten Daten nutzen und ihre Effizienz steigern.

Darüber hinaus steigert RPA die Wertschöpfung der Mitarbeiter, da es ihre Rolle bei eintönigen Aufgaben ersetzt und ihnen die Möglichkeit und Zeit gibt, sich mit anspruchsvollen, zielgerichteten und strategischen Aufgaben zu beschäftigen.

5.            Bessere Widerstandsfähigkeit und verbesserte Transformation

Resilienz ist das, wovon Unternehmen weltweit nicht genug bekommen können, wenn sie sich von den durch COVD-19 verursachten wirtschaftlichen Rückschlägen erholen und sich inmitten von Rückschlägen anpassen und transformieren müssen. RPA beschleunigt die Reise von Unternehmen in Richtung Wachstum, indem es die Effizienz steigert und gleichzeitig die Ausgaben senkt; es garantiert, dass sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Schwankungen der Arbeitsbelastung vorbereitet sind, und hilft ihnen, die digitale Transformation zu begleiten.

6.            Höhere Kundenzufriedenheit 

Diese Art der Automatisierung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit, da Software-Roboter nonstop arbeiten und Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten, wodurch sich deren Wartezeit verkürzt.

7.            Zufriedenere und produktivere Mitarbeiter

RPA verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität und Zufriedenheit, indem sie die Mitarbeiter von hochvolumigen und langweiligen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für z.B. für strategische Aufgaben oder kreative Verbesserungsarbeit, einzusetzen.

8.            Einfache Implementierung

Es hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Grundlage, auf der die digitalen Systeme einer Organisation funktionieren, nicht verändert werden muss und die bestehenden Systeme erhalten bleiben. Außerdem kann Robotic Process Automation implementiert werden, ohne dass das derzeitige Personal durch neues technisches Personal ersetzt werden muss. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert, ist sie nicht ausschließlich für IT-Experten geeignet.

Schwierigkeiten und Nachteile von RPA

RPA Hindernisse & Schwächen
RPA Hindernisse & Schwächen

Neben den vielen Vorteilen von RPA gibt es auch ein paar Nachteile:

1.            Notwendigkeit von Konfiguration und Wartung

RPA-Systeme oder -Roboter müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Neukonfigurationen, um gut zu funktionieren und sich den Änderungen anzupassen. Dies scheint ein großer Nachteil für viele Unternehmen zu sein, die sich nicht auf bestimmte Grenzen beschränken wollen, während sie als Unternehmen wachsen. Wenn sich ihre Geschäftsprozesse ändern, können die maßgeschneiderten RPA-Systeme nicht verwendet werden, ohne sie neu zu konfigurieren, da sich jede Änderung massiv negativ auf das gesamte System oder die Roboter auswirken kann.

2.            Schwache Skalierbarkeit

Einer der Nachteile von diesen virtuellen Robotern ist, dass es aufgrund von Änderungen, regulatorischen Upgrades und allgemeinen Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Überwachung von RPA-Robotern und -Systemen nur schwer in einem Unternehmen skaliert werden kann. Auch ein RPA-Roboter hat eine Laufzeit und dadurch eine Arbeitszeit. Mehr Arbeit bedeutet mehr RPA-Roboter und mehr Wartung, Pflege, Betreuung usw.

3.            Grenzen der Aufgabenautomatisierung

Die Frage, welche Aufgaben automatisiert werden können, wird oft gestellt, wenn RPA im Mittelpunkt des Gesprächs steht. Ein Nachteil davon ist es, dass es nur begrenzte Aufgaben bewältigen kann, darunter solche, die definiert werden können, auf Regeln basieren und sich wiederholen. Andere Aufgaben, die menschliche Interaktion, den Einsatz von Emotionen und Urteilsvermögen zur Ausführung erfordern, können von RPA nicht ausgeführt werden. Was zu Beginn zumindest noch problematischer ist, ist die Auswahl dieser Aufgaben während des Automatisierungsprozesses. Dann werden oft pfiffige IT Kollegen im Unternehmen wach und versuchen andere Automatisierungswege aufzuzeigen wenn Sie in RPA eine Bedrohung für die eigene Arbeit erkennen.

Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmen, die diese Lösung bereits einsetzen und nachdem Sie nun die Vorteile und Nachteile von RPA kennengelernt haben, erfahren Sie hier, wie Sie sich leicht mit RPA vertraut machen und es schließlich implementieren können.

Wie gelingt der Einstieg in die RPA?

RPA Start und was sollte berücksichtigt werden
RPA Start und was sollte berücksichtigt werden

Der einfachste Weg, damit zu beginnen und es zu verstehen, ist, es praktisch zu erleben und die Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen oder Ihre Rolle durch eine Testsoftware abzuwägen, bevor Sie es implementieren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung in fünf Schritten:

1.            Erforschen Sie den Markt:

Der RPA-Markt ist voll von verschiedenen Produkten, die von unterschiedlichen Unternehmen angeboten werden und die mit der Zeit immer mehr werden. Um zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist, sollten Sie nach Anbietern Ausschau halten, die bereits viele ähnliche Unternehmen unterstützt haben und die eine klare Wachstumsperspektive im Hinblick auf bestimmte zukünftige RPA-Systeme bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Sie sollten auch für sich ganz klar eine strategische Entscheidung treffen. Wollen Sie zukünftig ein IT-Expertenteam aufbauen und diese RPA Kompetenzen in einem “Center of RPA Excellence” bündeln oder gehen Sie lieber einen anderen Weg und möchten die Mitarbeiter in den Fachbereichen soweit qualifizieren und entwickeln, dass diese Kompetenz im Fachbereich existiert?

2.            Fordern Sie eine Testversion und ein erstes “Ausprobieren” an:

Sobald Sie den passenden Anbieter gefunden haben, der Ihnen dabei helfen kann, die gewünschte strategische Ausrichtung der Automatisierung zu verwirklichen, fordern Sie eine Demonstration der Software an, die Ihren Anforderungen entspricht und nutzen Sie die angebotenen Testversionen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Software selbst zu testen. Definieren Sie dafür einige Anforderungen, klassische Aufgaben, die Sie damit bearbeiten wollen und definieren Sie die Personen, die danach damit Arbeiten sollen. Nur so erhalten Sie das richtige Feedback von den zukünftigen RPA Nutzern.

3.            Scheuen Sie sich nicht vor Experimenten:

Experimentieren Sie mit verschiedenen RPA-Szenarien und Abläufen, um ein kompetenter Anwender zu werden und Ihre Vertrautheit zu verbessern, während Sie gleichzeitig beurteilen, welches Produkt oder welche Software Ihre Prozessschritte und Aufgaben am besten automatisieren kann. Außerdem hilft Ihnen das Experimentieren, ein tieferes Verständnis für die Software und die Anbieter zu entwickeln. Haben Sie z.B. zwei Anbieter in der engeren Auswahl, dann geben Sie beiden die gleiche Aufgabenstellung und vergleichen Sie die Vorgehensweise, den Ablauf des Termins, die fachlichen und methodischen Fähigkeiten der Dienstleister und die Problemlösungsfähigkeiten, die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberfläche. All das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihre RPA-Software berücksichtigen.

4.            Proof of Concept erhalten:

Sobald Sie experimentiert und sich für eine bestimmte RPA-Software entschieden haben, sollten Sie einen Konzeptnachweis erbringen. Dies erfordert im Grunde genommen, dass Sie Ihr RPA-Programm testen, indem Sie einen Nachweis für die Effektivität Ihres Programms auf der Grundlage der von Ihnen erstellten Annahmen erbringen, wobei Ihr Geschäftskontext im Fokus steht.

Nachdem Sie die Vorteile verglichen haben, die sich aus der Ersetzung manueller Arbeit für die Aufgaben ergeben, die Sie durch das Testen der Software automatisieren wollen, können Sie schließlich mit der Implementierung beginnen. Es ist auch sehr hilfreich den damit verbundenen Aufwand zu erfassen. Oft werden Prozessautomatisierungen und der damit verbunden Aufwand (die Erstellung der RPA Prozessautomatisierung) bewusst nicht angesprochen. Wie lange wird für die Automatisierung eines Prozesses benötigt? Auf welchen Faktor kommen Sie dann und wer kann das überhaupt wirklich machen?

Was dabei hilft ist eine Gegenüberstellung und Zuordnung von Aufgaben zu den Rollen, die dafür benötigt werden. Was kann vom Fachbereich durchgeführt werden, was muss von einem IT-Experten mit Programmierkenntnissen gemacht werden und was landet beim RPA-Anbieter?

5.            Implementieren Sie das RPA-System:

Wenn der Proof of Concept positiv ausfällt, nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um das RPA-System zu implementieren und die damit verbundenen Ressourcen zu optimieren. Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA sollten Sie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und RPA-Multiplikatoren auswählen, dann einen Pilottest durchführen, indem Sie automatisierte Prozesse in die reale Geschäftsumgebung integrieren, und schließlich die Software einführen. Zu Beginn kann ein “RPA-Team” dabei helfen diese Aktivitäten zu unterstützen.

Bevor Sie jedoch mit der endgültigen Anpassung von RPA beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

Was muss vor der RPA-Implementierung beachtet werden?

RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung
RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung

1.            Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter

Unternehmen oder RPA-Verantwortliche müssen unbedingt die Bereitschaft und die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen. Da die Mitarbeiter befürchten, dass sie durch die Automatisierung im schlimmsten Fall arbeitslos werden könnten, ist es wichtig, sie zu überzeugen, auf ihre Ängste einzugehen und ihnen die Notwendigkeit einer solchen Automatisierungslösung zu verdeutlichen.

Die Vorteile, die Erledigung der Aufgaben wird erleichtert und die Produktivität insgesamt wird steigen, mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Wert für die Kunden usw., sollten unbedingt besprochen werden. Dadurch wird deutlich, dass es andere Aufgaben geben wird, die das Unternehmen dann weiterentwickeln werden. Die Aufgaben werden sich danach wandeln, aber es fällt oft nicht nur etwas weg, sondern es kommen höherwertige Aufgaben dazu.

Entscheiden Sie sich einfach zu bedienendes und nicht zu kompliziertes System, wenn die die volle Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben wollen.

2.            Finanzielle Bewertung und Rentabilität

Vor der Einführung ist eine genaue finanzielle Bewertung erforderlich, um die finanzielle Rentabilität von RPA für Ihr Unternehmen zu beurteilen, indem Investition und Nutzen in Betracht gezogen werden und um festzustellen, ob Ihre finanzielle Situation die Implementierung und den kontinuierlichen Betrieb von RPA zulässt, da Sie routinemäßige Upgrades, Wartung und unterschiedliche Lizenzgebühren tragen müssen.

3.            Integration und Konfiguration mit aktuellen digitalen Systemen

Der letzte Punkt, den Sie bei der Auswahl und Implementierung des RPA-Programms berücksichtigen sollten, ist, dass sein Nutzen gering sein wird, wenn es sich nicht in die bestehenden digitalen Systeme und Anwendungen integrieren lässt.

Um die Vorteile von RPA nutzen zu können, sind Integration und systemübergreifende Konfiguration unabdingbar, wofür Unternehmen Treiber, Berechtigungsnachweise für Datenbanken, Personal- und Buchhaltungssysteme und andere Anwendungen benötigen und diese Berechtigungsnachweise an RPA-Systeme weitergeben müssen. Der damit einhergehende zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand ist daher eine Überlegung und eine schnelle Analyse wert. Oft haben Sie bestimmte Rollen und Berechtigungen in den Systemen und ggf. auch Lizenzen. Schauen Sie sich diesen Bereich auch genau an und prüfen Sie die Möglichkeiten.

Wenn Sie wissen, was RPA ist und die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie bei der digitalen Transformation erfolgreich sein. Die wachsende Popularität von RPA ist es wert, erforscht zu werden.

Sie sollten meiner Ansicht nach recht schnell mit den ersten Versuchen und der Automatisierung von Prozessen beginnen, bevor Ihre Marktbegleiter diesen Schritt machen. Es spielt dabei keine Rolle ob Sie ein großes Unternehmen leiten und dort die Prozesse automatisieren wollen oder ob Sie ein Steuerberater sind und mit der aktuellen Arbeitslast so stark ausgelastet sind, dass Sie keine Kunden mehr annehmen können.

Stellen Sie sich einfach bei jedem verlorenen Kunden die Fragen, WARUM ist dieser Kunde jetzt nicht bei mir? Leider ist oft die Ursache des Scheiterns der aktuelle Erfolg. Ruhen Sie sich also nicht aus, denn wie Herr Reinhard Ploss, der Vorstandsvorsitzende von Infineon einmal sagte „Der gefährliche Wettbewerb kommt nicht von hinten, den erkennt man im Rückspiegel. Die Konkurrenz kommt aus der Seitenstraße”, kann eine verpasste Chance weitreichende Folgen haben.

Setzen Sie auf das richtige “digitale” Pferd und lassen Sie die richtigen Chance nicht zu lange auf sich warten. RPA ist eine Technologie der Zukunft, das steht definitiv fest. Die Fragen, die Sie sich beantworten müssen – wie lange kann ich noch ohne RPA meine Kunden zufriedenstellen? Sie wissen jetzt hoffentlich, dass RPA weder Urlaub, noch Pause, noch Schlaf braucht, nie einen Krankenschein einreicht und viel schneller arbeitet wie ein Mensch. Welche Möglichkeiten ergeben sich durch dieser 24/7 Lösung, an die Sie im Moment noch nicht gedacht haben?

Ich hoffe Sie nehmen einige Anregungen aus diesem Blogartikel für sich mit und ich würde mich sehr über einige Erfahrungsberichte und Umsetzungsbeispiele dazu freuen. Einfach ein wertvolles Kommentar hinterlassen – so können wir ggf. anderen Personen helfen.

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Getting Things Done Methode

Getting Things Done Methode und wie Sie produktiver werden!

Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Getting Things Done
Getting Things Done Methode und unser Gehirn

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll. 

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Getting Things Done
Getting Things Done Methode – Die 5 GTD Schritte, die Sie unbedingt kennen sollten

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock (oft werden dafür auch Kanban-Boards verwendet) verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen. Mit der Eisenhower-Matrix können Sie ggf. starten.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten – finden Sie aber ihr eigenes Selbstmanagement System.

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung. Die Pomodoro Technik ist dabei sehr hilfreich.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

  1. ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw. Finden Sie Ihren Weg, um gute Gewohnheiten zu entwickeln.
  2. VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können. Die 1 Prozent Methode kann auch dabei hilfreich sein.
  3. PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Getting Things Done
Getting Things Done Methode – Welche Faktoren können Sie beeinflussen?

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!“. Sie können sich auch hie reine Übersicht zum Thema “Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz” verschaffen.

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen und die intrinsische Motivation. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!


“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”

— Tai Lopez

Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Arbeitsphase – Hintergrundmusik für eine 1-stündige Arbeitsphase

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der “Experimentierphase”.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema “Die beste Change-Formel für die Praxis im Change Management“, dann erfahren Sie etwas mehr darüber, wie Sie selbst hemmende und fördernde Kräfte identifizieren. Viel Spaß dabei.