RPA - Robotic Process Automation

Warum Sie mehr über Robotic Process Automation – RPA – wissen sollten!

RPA, die spielverändernde Software, kann Geschäftsprozesse automatisieren und repetitive, also sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Robotic Process Automation ist daher nicht nur für große Unternehmen, sondern ebenso für alle Unternehmer unerlässlich, um an der Spitze der digitalen Transformation zu stehen und das Wachstum effizient zu begleiten!

Täglich kommen neue Softwareprodukte auf den Markt, aber nur wenige bleiben und mischen die Branche nachhaltig auf. Im Gegensatz zu vielen anderen Technologien und Lösungen, ist RPA eine Softwarelösung, die bleiben wird und in den kommenden Jahren den Markt verändern wird. Robotic Process Automation automatisiert Prozessschritte und ist auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ein relevanter Baustein, der in der strategischen Weiterentwicklung nicht fehlen sollte.

Damit können sich wiederholende und hochvolumige Aufgaben komplett automatisiert werden. Die frei gewonnene Arbeitszeit, kann dann für andere Tätigkeiten eingesetzt werden. Wir sollten also alle bemüht sein unsere Routinetätigkeiten zu automatisieren und uns dann auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die teilweise monotonen Aufgaben einem kleine Helfer zu überlassen – dem RPA Helfer.

Angesichts des innovativen Aspekts und der vielen Vorteile ist es kein Wunder, dass RPA in der Unternehmenswelt für Aufsehen gesorgt hat und bei CIOs weltweit auf großes Interesse stößt. Es ist also sehr empfehlenswert, sich mit RPA zu befassen und die Vorteile zu nutzen, die sich daraus ergeben.

Lesen Sie weiter, um die zunehmende Bedeutung von RPA, seine Vor- und Nachteile, den Einstieg in RPA und die zu beachtenden Punkte zu verstehen. Doch zunächst wollen wir wissen, was genau RPA ist?

Was ist RPA?

Was ist RPA
Was ist RPA – Was sollten Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, die Software-Roboter einsetzt, die in der Lage sind, menschliches Verhalten zu imitieren, während sie mit digitalen Systemen interagieren, um sich wiederholende und umfangreiche Vorgänge am Notebook oder dem PC auszuführen.

Diese Software-Roboter sind in der Lage, verschiedene digitale Aufgaben zu erlernen, zu emulieren und auszuführen und mehrere Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Skripten zu automatisieren, während sie durch die eingestellte Logik und individuelle Eingaben gesteuert werden. So können RPA-unterstützte Roboter, ähnlich wie ein Mensch, Aufgaben wie das Verstehen von Bildschirmausgaben, das Navigieren in Systemen, das Identifizieren, Eingeben und Extrahieren von Daten, das Verschieben von Dateien, die Kommunikation und die Durchführung verschiedener Transaktionen und definierter Aktionen über verschiedene Software- und digitale Systeme hinweg ausführen.

Doch im Gegensatz zu Menschen erledigen diese Roboter all diese Aufgaben weitaus effizienter, ohne zu ermüden. Sie liefern absolut zuverlässige und fehlerfreie Ergebnisse und Leistungen ab und das rund um die Uhr. Der Einsatz einer Software zur Automatisierung von Prozessen schafft eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen, den in vielen Fällen können starke Auslastungsspitzen nur mit vielen Überstunden kompensiert werden. Denken wir einfach mal an die ganzen “neune” und repetitiven Aufgaben, die nun in der ganzen Covid Pandemie dazu gekommen sind. Wie einfach wäre es, wenn alle dazu schon einen digitalen Helfer hätten? Wäre das nicht wirklich sinnvoll?

Warum RPA dennoch wichtig ist und bleiben wird, ist ein Thema, bei dem es sich lohnt, genauer hinzuschauen. 

Warum wird RPA immer wichtiger?

Die Automatisierung von Prozessen wird von Tag zu Tag wichtiger, denn es handelt sich hierbei um eine Software, die geringere Ausgaben, Effizienz und reibungslose Abläufe verspricht und Vorteile bietet, die auf die Interessen des Unternehmens zugeschnitten sind und die Mitarbeiter entlastet.

Der Vorteil liegt darin, dass es all dies ermöglicht, ohne dass Unternehmen ihre bestehende IT-Basis komplett umstellen müssen oder ihre Mitarbeiter zu entsprechenden Workshops und Schulungen gezwungen sind. Jeder, der weiß, wie man einen Anruf tätigt oder einen Text auf einem Handy verschickt, kann RPA-Roboter nutzen. Die Prozessautomatisierung kann individuell angepasst werden, um Geschäftsaktivitäten über alle Abteilungen und Ebenen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu verbinden und sie können auch zeitgesteuert durchgeführt werden.

Da die meisten Unternehmen mit Altsystemen und zahlreichen digitalen Tools arbeiten, ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes und die Verbindung der Systeme untereinander sehr aufwändig und erfordert IT-Supportteams, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Um diese Probleme zu lösen und die Entstehung weiterer zu verhindern, hilft RPA Unternehmen, an der Spitze der Automatisierung und Digitalisierung zu stehen, indem es bessere Ergebnisse in allen Abteilungen liefert, egal ob wir die Finanzen, die Personalbeschaffung, das Marketing oder den Vertrieb in den Fokus nehmen.

Über Front-End-Integrationen kann RPA mit Systemen aller Art interagieren. Diese Software-Roboter besitzen also digitale Fähigkeiten, um für uns langweilige und wiederholbare Aufgaben, wie z.B. das Kopieren und Einfügen von Daten, das Einloggen auf externen Portalen und das Pflegen dieser Datenbanken, das Auslesen, Verarbeiten und Versenden von E-Mails abzunehmen und diese Prozesse dann für uns automatisiert zu erledigen. Es werden also nicht nur nicht nur Geschäftsprozesse beschleunigt, sondern auch Fehler reduziert, Falscheingaben vermieden und die Datenqualität deutlich gesteigert..

All diese Gründe untermauern die Bedeutung und die Notwendigkeit für Robotic Process Automation. Der Bekanntheitsgrad von RPA stieg in den letzten 2-3 Jahren sprunghaft an, als Unternehmen weltweit versuchten, die Gewinne, die sie vor der COVID-19-Pandemie erzielt hatten, wiederzuerlangen und sich von der verheerenden Wirtschaftslage zu erholen, ohne dabei viel Geld ausgeben zu müssen und einen ROI in Echtzeit zu erzielen. Viele Unternehmen setzten daher diese Lösungen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Kosteneffizienz zu verbessern. Es beschleunigt die digitale Transformation enorm, denn durch die von RPA angebotenen Low-Code- und No-Code-Technologielösungen ist es eine Lösung, die von vielen genutzt werden kann und damit auf eine große Akzeptanz stößt.

Erst kürzlich, Ende 2020, stellte Gartner Research Forecast Analysis fest, dass der RPA-Umsatz bis Ende 2021 fast 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird und sagte außerdem voraus, dass der RPA-Markt bis 2024 weiterhin mit zweistelligen Wachstumsraten wachsen wird. Über alle Branchen und Ebenen hinweg hat RPA seinen Weg in zahlreiche Organisationen weltweit gefunden und mit der zunehmenden Implementierung wird auch der Status von RPA als wichtige Software auf dem wettbewerbsorientierten Markt wachsen.

Bevor Sie sich jedoch für die Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile von RPA kennen.

Vorteile von RPA

RPA Vorteile und Nutzen
RPA Vorteile und Nutzen

Für Unternehmen gibt es eine Fülle von Vorteilen durch diesen Ansatz, wie zum Beispiel:

1.            Erhöhte Geschwindigkeit 

RPA kommt Unternehmen zugute, indem es den gesamten Prozess beschleunigt, da RPA-Roboter die Kontrolle über sich wiederholende Aufgaben und Tätigkeiten, die kein emotionales oder kritisches Denken erfordern, übernehmen und diese in weitaus kürzerer Zeit ausführen als Menschen in einer ähnlichen Situation.

2.            Erhebliche finanzielle Einsparungen

Einer der weithin gelobten Vorteile ist die erhebliche Kostenersparnis, da viele mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert werden, für die man sonst zusätzliche Personalressourcen benötigen würde.

Neben der Einsparung von Geld, das ein Unternehmen für die Auslagerung von Aufgaben und die Bezahlung von Mitarbeitern ausgeben würde, ermöglicht der finanzielle Aufwand für die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch RPA ein schnelles Unternehmenswachstum und finanzielle Gewinne, da RPA einen wahrscheinlichen ROI von 30-200% im Jahr der Implementierung aufweist.

3.            Verbesserte Qualität und Präzision

Es sorgt für eine massive Verbesserung der Qualität in Unternehmen, da es manuelle Fehler reduziert. Eine Studie von Forester Consulting und UiPath, die die Auswirkungen von RPA auf die Mitarbeiter untersuchte, ergab, dass 57 % der Personen in Führungspositionen der Meinung sind, dass RPA zu einer Reduzierung von Fehlern führt. Dementsprechend verbessert RPA die Datenqualität und erhöht die Genauigkeit der Ergebnisse und der Ausführung von Aufgaben.  

4.            Höherer Wert aus Daten und Mehrwert für die Mitarbeiter

Es ermöglicht die Gewinnung von Werten aus riesigen Datensätzen, unabhängig davon, ob diese strukturiert oder unstrukturiert sind. Durch das Freilegen von Erkenntnissen aus Big Data können Unternehmen die von ihnen gesammelten Daten nutzen und ihre Effizienz steigern.

Darüber hinaus steigert RPA die Wertschöpfung der Mitarbeiter, da es ihre Rolle bei eintönigen Aufgaben ersetzt und ihnen die Möglichkeit und Zeit gibt, sich mit anspruchsvollen, zielgerichteten und strategischen Aufgaben zu beschäftigen.

5.            Bessere Widerstandsfähigkeit und verbesserte Transformation

Resilienz ist das, wovon Unternehmen weltweit nicht genug bekommen können, wenn sie sich von den durch COVD-19 verursachten wirtschaftlichen Rückschlägen erholen und sich inmitten von Rückschlägen anpassen und transformieren müssen. RPA beschleunigt die Reise von Unternehmen in Richtung Wachstum, indem es die Effizienz steigert und gleichzeitig die Ausgaben senkt; es garantiert, dass sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Schwankungen der Arbeitsbelastung vorbereitet sind, und hilft ihnen, die digitale Transformation zu begleiten.

6.            Höhere Kundenzufriedenheit 

Diese Art der Automatisierung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit, da Software-Roboter nonstop arbeiten und Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten, wodurch sich deren Wartezeit verkürzt.

7.            Zufriedenere und produktivere Mitarbeiter

RPA verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität und Zufriedenheit, indem sie die Mitarbeiter von hochvolumigen und langweiligen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für z.B. für strategische Aufgaben oder kreative Verbesserungsarbeit, einzusetzen.

8.            Einfache Implementierung

Es hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Grundlage, auf der die digitalen Systeme einer Organisation funktionieren, nicht verändert werden muss und die bestehenden Systeme erhalten bleiben. Außerdem kann Robotic Process Automation implementiert werden, ohne dass das derzeitige Personal durch neues technisches Personal ersetzt werden muss. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert, ist sie nicht ausschließlich für IT-Experten geeignet.

Schwierigkeiten und Nachteile von RPA

RPA Hindernisse & Schwächen
RPA Hindernisse & Schwächen

Neben den vielen Vorteilen von RPA gibt es auch ein paar Nachteile:

1.            Notwendigkeit von Konfiguration und Wartung

RPA-Systeme oder -Roboter müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Neukonfigurationen, um gut zu funktionieren und sich den Änderungen anzupassen. Dies scheint ein großer Nachteil für viele Unternehmen zu sein, die sich nicht auf bestimmte Grenzen beschränken wollen, während sie als Unternehmen wachsen. Wenn sich ihre Geschäftsprozesse ändern, können die maßgeschneiderten RPA-Systeme nicht verwendet werden, ohne sie neu zu konfigurieren, da sich jede Änderung massiv negativ auf das gesamte System oder die Roboter auswirken kann.

2.            Schwache Skalierbarkeit

Einer der Nachteile von diesen virtuellen Robotern ist, dass es aufgrund von Änderungen, regulatorischen Upgrades und allgemeinen Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Überwachung von RPA-Robotern und -Systemen nur schwer in einem Unternehmen skaliert werden kann. Auch ein RPA-Roboter hat eine Laufzeit und dadurch eine Arbeitszeit. Mehr Arbeit bedeutet mehr RPA-Roboter und mehr Wartung, Pflege, Betreuung usw.

3.            Grenzen der Aufgabenautomatisierung

Die Frage, welche Aufgaben automatisiert werden können, wird oft gestellt, wenn RPA im Mittelpunkt des Gesprächs steht. Ein Nachteil davon ist es, dass es nur begrenzte Aufgaben bewältigen kann, darunter solche, die definiert werden können, auf Regeln basieren und sich wiederholen. Andere Aufgaben, die menschliche Interaktion, den Einsatz von Emotionen und Urteilsvermögen zur Ausführung erfordern, können von RPA nicht ausgeführt werden. Was zu Beginn zumindest noch problematischer ist, ist die Auswahl dieser Aufgaben während des Automatisierungsprozesses. Dann werden oft pfiffige IT Kollegen im Unternehmen wach und versuchen andere Automatisierungswege aufzuzeigen wenn Sie in RPA eine Bedrohung für die eigene Arbeit erkennen.

Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmen, die diese Lösung bereits einsetzen und nachdem Sie nun die Vorteile und Nachteile von RPA kennengelernt haben, erfahren Sie hier, wie Sie sich leicht mit RPA vertraut machen und es schließlich implementieren können.

Wie gelingt der Einstieg in die RPA?

RPA Start und was sollte berücksichtigt werden
RPA Start und was sollte berücksichtigt werden

Der einfachste Weg, damit zu beginnen und es zu verstehen, ist, es praktisch zu erleben und die Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen oder Ihre Rolle durch eine Testsoftware abzuwägen, bevor Sie es implementieren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung in fünf Schritten:

1.            Erforschen Sie den Markt:

Der RPA-Markt ist voll von verschiedenen Produkten, die von unterschiedlichen Unternehmen angeboten werden und die mit der Zeit immer mehr werden. Um zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist, sollten Sie nach Anbietern Ausschau halten, die bereits viele ähnliche Unternehmen unterstützt haben und die eine klare Wachstumsperspektive im Hinblick auf bestimmte zukünftige RPA-Systeme bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Sie sollten auch für sich ganz klar eine strategische Entscheidung treffen. Wollen Sie zukünftig ein IT-Expertenteam aufbauen und diese RPA Kompetenzen in einem “Center of RPA Excellence” bündeln oder gehen Sie lieber einen anderen Weg und möchten die Mitarbeiter in den Fachbereichen soweit qualifizieren und entwickeln, dass diese Kompetenz im Fachbereich existiert?

2.            Fordern Sie eine Testversion und ein erstes “Ausprobieren” an:

Sobald Sie den passenden Anbieter gefunden haben, der Ihnen dabei helfen kann, die gewünschte strategische Ausrichtung der Automatisierung zu verwirklichen, fordern Sie eine Demonstration der Software an, die Ihren Anforderungen entspricht und nutzen Sie die angebotenen Testversionen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Software selbst zu testen. Definieren Sie dafür einige Anforderungen, klassische Aufgaben, die Sie damit bearbeiten wollen und definieren Sie die Personen, die danach damit Arbeiten sollen. Nur so erhalten Sie das richtige Feedback von den zukünftigen RPA Nutzern.

3.            Scheuen Sie sich nicht vor Experimenten:

Experimentieren Sie mit verschiedenen RPA-Szenarien und Abläufen, um ein kompetenter Anwender zu werden und Ihre Vertrautheit zu verbessern, während Sie gleichzeitig beurteilen, welches Produkt oder welche Software Ihre Prozessschritte und Aufgaben am besten automatisieren kann. Außerdem hilft Ihnen das Experimentieren, ein tieferes Verständnis für die Software und die Anbieter zu entwickeln. Haben Sie z.B. zwei Anbieter in der engeren Auswahl, dann geben Sie beiden die gleiche Aufgabenstellung und vergleichen Sie die Vorgehensweise, den Ablauf des Termins, die fachlichen und methodischen Fähigkeiten der Dienstleister und die Problemlösungsfähigkeiten, die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberfläche. All das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihre RPA-Software berücksichtigen.

4.            Proof of Concept erhalten:

Sobald Sie experimentiert und sich für eine bestimmte RPA-Software entschieden haben, sollten Sie einen Konzeptnachweis erbringen. Dies erfordert im Grunde genommen, dass Sie Ihr RPA-Programm testen, indem Sie einen Nachweis für die Effektivität Ihres Programms auf der Grundlage der von Ihnen erstellten Annahmen erbringen, wobei Ihr Geschäftskontext im Fokus steht.

Nachdem Sie die Vorteile verglichen haben, die sich aus der Ersetzung manueller Arbeit für die Aufgaben ergeben, die Sie durch das Testen der Software automatisieren wollen, können Sie schließlich mit der Implementierung beginnen. Es ist auch sehr hilfreich den damit verbundenen Aufwand zu erfassen. Oft werden Prozessautomatisierungen und der damit verbunden Aufwand (die Erstellung der RPA Prozessautomatisierung) bewusst nicht angesprochen. Wie lange wird für die Automatisierung eines Prozesses benötigt? Auf welchen Faktor kommen Sie dann und wer kann das überhaupt wirklich machen?

Was dabei hilft ist eine Gegenüberstellung und Zuordnung von Aufgaben zu den Rollen, die dafür benötigt werden. Was kann vom Fachbereich durchgeführt werden, was muss von einem IT-Experten mit Programmierkenntnissen gemacht werden und was landet beim RPA-Anbieter?

5.            Implementieren Sie das RPA-System:

Wenn der Proof of Concept positiv ausfällt, nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um das RPA-System zu implementieren und die damit verbundenen Ressourcen zu optimieren. Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA sollten Sie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und RPA-Multiplikatoren auswählen, dann einen Pilottest durchführen, indem Sie automatisierte Prozesse in die reale Geschäftsumgebung integrieren, und schließlich die Software einführen. Zu Beginn kann ein “RPA-Team” dabei helfen diese Aktivitäten zu unterstützen.

Bevor Sie jedoch mit der endgültigen Anpassung von RPA beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

Was muss vor der RPA-Implementierung beachtet werden?

RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung
RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung

1.            Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter

Unternehmen oder RPA-Verantwortliche müssen unbedingt die Bereitschaft und die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen. Da die Mitarbeiter befürchten, dass sie durch die Automatisierung im schlimmsten Fall arbeitslos werden könnten, ist es wichtig, sie zu überzeugen, auf ihre Ängste einzugehen und ihnen die Notwendigkeit einer solchen Automatisierungslösung zu verdeutlichen.

Die Vorteile, die Erledigung der Aufgaben wird erleichtert und die Produktivität insgesamt wird steigen, mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Wert für die Kunden usw., sollten unbedingt besprochen werden. Dadurch wird deutlich, dass es andere Aufgaben geben wird, die das Unternehmen dann weiterentwickeln werden. Die Aufgaben werden sich danach wandeln, aber es fällt oft nicht nur etwas weg, sondern es kommen höherwertige Aufgaben dazu.

Entscheiden Sie sich einfach zu bedienendes und nicht zu kompliziertes System, wenn die die volle Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben wollen.

2.            Finanzielle Bewertung und Rentabilität

Vor der Einführung ist eine genaue finanzielle Bewertung erforderlich, um die finanzielle Rentabilität von RPA für Ihr Unternehmen zu beurteilen, indem Investition und Nutzen in Betracht gezogen werden und um festzustellen, ob Ihre finanzielle Situation die Implementierung und den kontinuierlichen Betrieb von RPA zulässt, da Sie routinemäßige Upgrades, Wartung und unterschiedliche Lizenzgebühren tragen müssen.

3.            Integration und Konfiguration mit aktuellen digitalen Systemen

Der letzte Punkt, den Sie bei der Auswahl und Implementierung des RPA-Programms berücksichtigen sollten, ist, dass sein Nutzen gering sein wird, wenn es sich nicht in die bestehenden digitalen Systeme und Anwendungen integrieren lässt.

Um die Vorteile von RPA nutzen zu können, sind Integration und systemübergreifende Konfiguration unabdingbar, wofür Unternehmen Treiber, Berechtigungsnachweise für Datenbanken, Personal- und Buchhaltungssysteme und andere Anwendungen benötigen und diese Berechtigungsnachweise an RPA-Systeme weitergeben müssen. Der damit einhergehende zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand ist daher eine Überlegung und eine schnelle Analyse wert. Oft haben Sie bestimmte Rollen und Berechtigungen in den Systemen und ggf. auch Lizenzen. Schauen Sie sich diesen Bereich auch genau an und prüfen Sie die Möglichkeiten.

Wenn Sie wissen, was RPA ist und die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie bei der digitalen Transformation erfolgreich sein. Die wachsende Popularität von RPA ist es wert, erforscht zu werden.

Sie sollten meiner Ansicht nach recht schnell mit den ersten Versuchen und der Automatisierung von Prozessen beginnen, bevor Ihre Marktbegleiter diesen Schritt machen. Es spielt dabei keine Rolle ob Sie ein großes Unternehmen leiten und dort die Prozesse automatisieren wollen oder ob Sie ein Steuerberater sind und mit der aktuellen Arbeitslast so stark ausgelastet sind, dass Sie keine Kunden mehr annehmen können.

Stellen Sie sich einfach bei jedem verlorenen Kunden die Fragen, WARUM ist dieser Kunde jetzt nicht bei mir? Leider ist oft die Ursache des Scheiterns der aktuelle Erfolg. Ruhen Sie sich also nicht aus, denn wie Herr Reinhard Ploss, der Vorstandsvorsitzende von Infineon einmal sagte „Der gefährliche Wettbewerb kommt nicht von hinten, den erkennt man im Rückspiegel. Die Konkurrenz kommt aus der Seitenstraße”, kann eine verpasste Chance weitreichende Folgen haben.

Setzen Sie auf das richtige “digitale” Pferd und lassen Sie die richtigen Chance nicht zu lange auf sich warten. RPA ist eine Technologie der Zukunft, das steht definitiv fest. Die Fragen, die Sie sich beantworten müssen – wie lange kann ich noch ohne RPA meine Kunden zufriedenstellen? Sie wissen jetzt hoffentlich, dass RPA weder Urlaub, noch Pause, noch Schlaf braucht, nie einen Krankenschein einreicht und viel schneller arbeitet wie ein Mensch. Welche Möglichkeiten ergeben sich durch dieser 24/7 Lösung, an die Sie im Moment noch nicht gedacht haben?

Ich hoffe Sie nehmen einige Anregungen aus diesem Blogartikel für sich mit und ich würde mich sehr über einige Erfahrungsberichte und Umsetzungsbeispiele dazu freuen. Einfach ein wertvolles Kommentar hinterlassen – so können wir ggf. anderen Personen helfen.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Selbstmanagement Methoden

20 Selbstmanagement-Tools für effektives Selbstmanagement

Selbstmanagement ist eine Praxis, die mit Fleiß, Geduld und verzögerter Belohnung gemeistert werden kann. Mit dieser Einstellung und entschlossener Disziplin können wir unvorstellbar produktiv sein. Selbstmanagement ist also der Weg, den wir für die persönliche Entwicklung und interessanterweise auch für das eigene Wohlbefinden wählen können.

Kennen Sie Personen, die ein sehr gutes Selbstmanagement haben? Was ist wohl deren Geheimnis? Waren diese Personen schon immer so? Haben diese Personen ein besonderes Talent? Hatten diese Personen eine besondere Ausbildung? Was meinen Sie?

Selbstmanagement & Selbstmanagement Methoden als kontinuierlicher Prozess

Selbstmanagement Kontinuierlicher Prozess
Selbstmanagement Kontinuierlicher Prozess

Es mag wohl von allem etwas dabei sein, aber es gibt auch hierbei hilfreiche Ansätze und Methoden, die uns dabei helfen etwas besser zu sein. Mit Methoden, Vorgehensweisen und guten bzw. neuen Praktiken ist es so wie mit Autofahren. Zu Beginn achten wir auf alles und müssen sehr aufmerksam sein, um gut und umsichtig im Straßenverkehr zu navigieren. Nach einiger Zeit (und ganz wichtig nach vielen Übungen) läuft fast alles automatisch ab und wir sind im Flow.

Genauso ist es mit dem Selbstmanagement. Zu Beginn ist es etwas holprig, wir müssen auf vieles achten und ÜBEN, ÜBEN, ÜBEN und ÜBEN, damit es besser wird. Es bedeutet also, dass wir durch Übungen und Wiederholungen immer besser werden, bis es für uns normal ist und zu unserem Tagesablauf gehört. Nicht vergessen: KONTINUITÄT schlägt INTENSITÄT! Also in kleinen, aber kontinuierlichen Schritten am Selbstmanagement arbeiten, Selbstmanagement Methoden austesten und die eigenen Selbstmanagement Strategie erarbeiten! Lasst uns damit anfangen!

Stellen Sie sich diese Frage und denken Sie kurz über die Antwort nach. Inwiefern ist Selbstmanagement die beste Form der Selbstfürsorge? Man kann nicht einfach Selbstverwirklichung erreichen, ohne seine eigenen Ziele zu kennen und diese zu erreichen. Doch um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie hart bzw. sehr fokussiert arbeiten und Ihre Zeit gut einteilen. Andernfalls wären Sie nicht in der Lage, die angestrebten Ziele zu erreichen und sich selbst das zu geben, was Sie verdienen.

Fast alle Schulungen zum Thema Selbstmanagement setzen voraus, dass Sie zunächst Ihre Ziele festlegen. Die Griechen hatten den Spruch “Erkenne dich selbst“, der nach Meinung vieler der erste Schritt ist, der den Beginn der Reise markiert. Trotz etablierter Instrumente und Praktiken können wir das Selbstmanagement erst dann meistern, wenn wir unser wahres ICH erkannt haben. Denn nur dann haben wir eine Chance, uns sinnvolle Lebensziele zu setzen. Warum ist es wichtig diesen “Vorbereitungsschritt” durchzuführen?

Es gibt eine große Herausforderung beim Selbstmanagement – unsere eigenen und mit der Zeit aufgebauten Routinen und Gewohnheiten. Nichts steht uns so sehr im Weg, wie die selbst geschaffenen Abläufe.

Deshalb starte ich an dieser Stelle mit einigen Selbstmanagement Methoden, die auch dieses Thema behandeln und uns einen Hinweis darauf geben können, warum es aktuell so ist wie es ist. Sobald Sie sich also selbst etwas besser verstehen und einige Ihre Lebensziele erkannt haben, können Sie dann damit anfangen, Ihre Ziele mit Hilfe der besten Selbstmanagement Methoden und Techniken zu realisieren.

Hier nun meine Auswahl der 20 Selbstmanagement Methoden

1.         Schreiben Sie eine Autobiographie

Selbstmanagement Autobiographie
Mit einer Selbstmanagement Autobiographie erkennen Sie wichtige Muster und erfahren etwas über sich selbst

Der beste Weg, kritisches Denken zu lernen, ist das Schreiben. Das macht diese Technik so effektiv, um ein Verständnis für sich selbst zu entwickeln. Beginnen Sie also damit, mindestens 2000 Wörter zu schreiben, in denen Sie so wahrheitsgemäß wie möglich über sich selbst erzählen. Die Technik der Autobiographie hat auf lange Sicht einen großen Einfluss auf das Leben der Menschen. Sie dient als Rechenschaftsbericht über den persönlichen Stand, auf den man in der Zukunft zurückblicken kann. Und die eigene Position neu zu bestimmen, wenn die Dinge zu unsicher werden. Hier ein paar Fragen, die Sie dafür nutzen können, um sich selbst etwas besser zu verstehen:

  • Wo kommst Du her und was hat Dich aus dieser Zeit geprägt?
  • Welche Erfahrung und welche Erlebnisse hast Du in dieser Zeit gemacht?
  • Was hat Dich im Kindergarten und in der Schulzeit geprägt und warum?
  • Was waren deine Lieblingsfächer, Lieblingslehrer und warum?
  • An welchen Personen hast Du dich orientiert?
  • Welche Werte und persönliche Eigenschaften sind Dir wichtig?
  • Welche Schicksalsschläge haben Dich begleitet? Welche Stärke hast Du dadurch erlangt?
  • Welche Traditionen sind Dir wichtig?
  • Was würde in Deinem Beipackzettel stehen, wenn Du ein Medikament wärst? Nebenwirkungen, Wirkung und welche Unverträglichkeit gibt es?

2.         Vor dem Schlafengehen Notizen machen

Das heißt, eine Art „Themen- und Ideenspeicher“ über alltägliche Ereignisse und Erfahrungen aber auch Ideen und Aufgaben zu führen. Das nächtliche Schreiben hilft Ihnen, Ihren Geist von unnötigen Gedanken zu befreien, so dass Sie als Vorbereitung für den kommenden und ggf. anstrengenden Tag gut schlafen können. Es hilft Ihnen auch, ein persönliches Verständnis zu entwickeln, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können, die Ihre Persönlichkeit betreffen. Zweitens zeigen Studien, dass Sie besser schlafen, wenn Sie Ihren Geist und die rumschwirrenden Gedanken durch das Schreiben frei machen. Das verbessert auch Ihre Gesundheit und sorgt für einen entspannteren Start am nächsten Tag. Wenn Sie also im Bett liegen und an Ideen, Aufgaben und Ereignisse denken, könnte dieser Art des “Aufschreibens“ dabei helfen schneller einzuschlafen.

3.         Entwickeln Sie eine feste Routine

Um das Beste aus Ihrem Tag zu machen, sollten Sie sich effektiv mit den täglichen Anforderungen Ihres Geistes und Körpers auseinandersetzen. Der beste Weg, diese Anforderungen zu erfüllen, besteht darin, pünktlich zu schlafen und pünktlich aufzuwachen. Dies bietet die beste Struktur für den Tag und bewahrt Sie vor Müdigkeit während des Tages. Außerdem sollten Sie auch versuchen Ihre Mahlzeiten zu festen Zeiten einnehmen, um Ihre Stimmung besser zu regulieren. Diese disziplinierten Gewohnheiten helfen Ihnen auch, den Tag besser zu planen, da Sie wissen, dass Sie sich bei der Planung Ihres Tagesablaufs keine Gedanken über die Zeit für das Essen machen müssen. Denken Sie bei den Routinen auch an Ihre Familie, Zeit für Sie selbst und ganz wichtig an Ihre Gesundheit und etwas Sport. Berücksichtigen Sie also in Ihren Routinen auch Themen, die WICHTIG sind, aber aktuell nicht DRINGEND sind. Diese Punkte haben wir oft im stressigen Alltag nicht immer im Fokus und wenn es dann DRINGEND wird, entsteht dadurch Stress. Das ist vermeidbar.

4.       Räumen Sie Ihre Wohnung, das Büro und Ihr direktes Umfeld auf

Vielleicht eine der solidesten Regeln von Dr. Jordan Peterson, “Clean Your Room”. Diese berühmte Regel hat tiefgreifende psychologische Gründe für ihre Wirksamkeit im Selbstmanagement. Sie verbessert Ihr Arbeitsumfeld und vertreibt die Trägheit aus Ihrem Kopf. In der Tat ist z.B. das Aufräumen Ihres Zimmers oder Ihres Büros der erste Schritt, um in die Gänge zu kommen. Es ermöglicht Ihnen, Autorität über Ihren persönlichen Raum zu entwickeln, was Ihre Denkmechanismen in Schach hält und Sie durch diese Ordnung effizienter macht.

5.         Teilen Sie Ihre Tage sinnvoll ein

Sie sollten alle Ihre täglichen Bedürfnisse und Anforderungen auflisten. Sie brauchen Nährstoffe, Fitness, eine angemessene Arbeitsmoral und Freizeit. So können Sie Ihre Aufgaben in drei große Kategorien einteilen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Erstens: Gesundheit und Fitness, wozu effektiver Schlaf, gesunde Essgewohnheiten und angemessene Bewegung gehören. Zweitens sollten Sie Ihre Aufgaben notieren und sinnvoll gruppieren, die Sie in Ihrer Karriere voranbringen. Dies erfordert mehr Disziplin, denn Aufschieberitis ist eine problematische Eigenschaft. Und drittens ist es wichtig, Zeit für das zu haben, was man liebt, sei es die Familie, Freunde oder ein Hobby. Ein effektives Zeitmanagement zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass Sie auch Zeit für Ihre Hobbys haben.

6.         Treten Sie dem 1-Stunde-früher-Club bei

Das 1-Stunde-früher Aufstehen ist für mich die wichtigste Regel für die permanente Verbesserung des Selbstmanagements und meine wichtigste Selbstmanagement Methode. Wenn Sie nur etwas früher aufstehen, es muss nicht direkt 1 Stunde sein, fangen Sie einfach mal mit 30 Minuten an, haben Sie keine Ausrede mehr, warum es nicht getan werden kann. Und seien wir mal ehrlich, 30 Minuten früher aufstehen, das schafft doch wirklich jeder von uns. Einfach den Wecker neu einstellen und schon ist es geschafft.

Die Strategie der kleinen Schritte ist hier eine gute Möglichkeit um Aufgaben zu erledigen, die sonst nicht erledigt werden, um Dinge zu lernen, die sonst nicht gelernt werden und um eine starke Routine aufzubauen und den Tagesablauf neu zu “programmieren”. Ein zusätzlicher Vorteil des 1-Stunde-früher Aufstehens ist auch, dass Sie in dieser Zeit z.B. auch etwas für Ihre Gesundheit tun können und dadurch viel mehr Energie haben und sich einfach besser fühlen.

7.         Die “Zwei-Minuten-Regel”

Die Zwei-Minuten-Regel besagt, dass jede Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt werden muss. Für die Wirksamkeit der Zwei-Minuten-Regel gibt es einen tiefen psychologischen Grund. Indem Sie die einfachen, weniger zeitaufwändigen Aufgaben zuerst erledigen, können Sie dem Widerstand gegen zeitaufwändigere Aufgaben entgegenwirken. Die Idee ist also, Ihr Gehirn in den Arbeitsmodus zu versetzen, indem Sie die leichteren Aufgaben zuerst erledigen. Oft werden diese Aufgaben aufgeschoben. Machen Sie selbst den Test und fragen Sie sich mal bei den nächsten Ideen und Aufgaben, ob es Möglichkeiten gibt, etwas davon in 2 Minuten zu erledigen oder ob nicht die ganze Aufgabe in 2 Minuten erledigt werden kann. In vielen Fällen finden Sie dafür gute Ansätze.

8.         15-Minuten-Zielsetzung

Im Gegensatz zur mittel- bis langfristigen Zielsetzung liegt der Fokus des 15-minütigen Ansatzes auf kurzfristigen Zielen, die Ihnen helfen, Widerstände zu überwinden. Dabei geht es darum, schrittweise Aufgaben zu erledigen, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist eine Technik, die süchtig macht und die man, wenn man sie einmal benutzt hat, immer wieder anwenden wird. Es ist das direkteste Instrument zur Zielsetzung, da es eine sofortige Anwendung erfordert. Nehmen Sie sich einfach einen Zettel, stellen Sie eine Stoppuhr auf 15 Minuten ein und beantworten Sie die folgenden Fragen:

  1. Welches EINE Ziel muss ich in den kommenden 4 Wochen erreichen?
  2. Was MUSS ich in den kommenden 2 Wochen erledigen, um diesem Ziel näher zu kommen?
  3. Welche zwei ganz konkrete Aufgaben werde ich diese Woche erledigen?
  4. Wann plane ich mir dafür die Zeit ein?

Wiederholen Sie diesen Ablauf 1x/Woche und Sie werden erstaunliche Erfolge damit haben! Ich mache es z.B. immer Freitags und nutze diese 15 Minuten für eine schnelle Ausrichtung und einen Kurzcheck.

9.       Die 2-Tages-Regel

Diese Regel ist besonders einzigartig, weil sie den Fokus auf die Entwicklung von Beständigkeit und Disziplin legt. Nach dieser Regel darf man nicht 2 Tage hintereinander eine Gewohnheit auslassen. Andernfalls müssen Sie sich selbst bestrafen. Bestrafen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie etwas machen sollen, was Sie wirklich ungern tun. Es ist also ein psychologischer Trick, den wir dabei anwenden. Es könnten z.B. unwichtige und unbeliebte Aufgaben sein, die Sie vor sich herschieben, etwas was Ihnen keine Freude bereitet und Sie es wirklich ungern tun. Bei mir ist es oft so, dass meine Frau davon immer eine Liste in der Tasche hat 🙂

Warum ist das so wichtig? Die Unterbrechung unseres Belohnungssystems (wir erledigen Aufgaben, wir halten uns an die Routine, wir streichen Punkte von der Liste, usw.) führt dazu, dass wir uns daran gewöhnen, den Zeitplan dann nicht einzuhalten. Es wird dann schleichend unsere Routine und wir merken es nicht. Dann ist es normal etwas zu verschieben, dann ist es normal nicht ganz so regelmäßig etwas zu tun und schon ist es unsere normale Routine geworden. Eine Gewohnheit, an der wir arbeiten, darf höchstens nur 1x ausfallen. Das ist der Trick! James Clear hat es in seinem Bestseller “Die 1% Methode” sehr gut beschrieben. Ein sehr gutes Buch zu diesem Thema.

Noch wichtiger ist, dass Sie sich nicht durch irgendeine Aufgabe mogeln dürfen. Das ist die goldene Regel für die Entwicklung von Beständigkeit und Disziplin.

10.       Akzeptanz von Fehlern entwickeln

In einer anspruchsvollen Routine machen Menschen oft Fehler. Aber Fehler sind gefährlich, denn sie könnten Ihre Motivation für den Tag zunichte machen. Jetzt sind Sie mit einem Arbeitstag im Rückstand, der am nächsten Tag eine weitere Belastung darstellen könnte. Das Problem beginnt, wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Fehler effektiv auszugleichen, denn dann könnten Sie sich selbst eine große Arbeitslast aufbürden. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie Ihre Fehler geistig akzeptieren und sie sofort beheben können. Jeder Fehler beleibt ein Fehler wenn Sie nichts damit machen. Viel sinnvoller ist es einen gemachten Fehler dafür zu nutzen, um daraus zu lernen. Versuchen Sie gemachte Fehler als Lernchancen abzuspeichern und immer etwas gutes und sinnvolles damit zu verbinden.

  1. Frage 1: Warum ist das passiert?
  2. Frage 2: Was hätte ich anders machen können?
  3. Frage 3: Wann habe ich es erkannt, das es nicht klappen würde und was habe ich unternommen, damit es nicht passiert?
  4. Frage 4: Was lerne ich für die Zukunft daraus für mich, für meine Gewohnheiten und für meine Selbstdisziplin?

11.         Entwickeln Sie effektive Bewertungsskalen

Eines der Schlüsselelemente zur Verbesserung des Selbstmanagements besteht auch darin, ein solides Verständnis für Ihre Fortschritte zu entwickeln und sich eine eigene Selbstmanagement Methode zur Ergebnisbewertung zu überlegen. Der beste Weg, Ihre Fortschritte und Ihre Effektivität zu messen, ist die Entwicklung von Bewertungsskalen für Ihre Arbeit. So können Sie dabei vorgehen:

  1. Zunächst sollten Sie alle Aufgaben auflisten, die Sie erledigt haben.
  2. Dann können Sie diese Aufgaben auf einer Skala von eins bis zehn nach Ihrer geleisteten Arbeit bewerten. Haben Sie viel dafür getan? Haben Sie viel Arbeit und Zeit investiert? Es ist sehr wichtig, dass Sie sich selbst ehrlich bewerten. Hier schauen Sie kurz auf den INPUT.
  3. Erstellen Sie dann eine zweite Skala für dieselbe Aufgabe und bewerten Sie, wie hoch der Wert ist, den Sie für diese Arbeit erzielt haben. Versuchen Sie dabei die Wirkung und das Ergebnis zu bewerten also den OUTPUT.
  4. Schreiben Sie abschließend eine kurze Bemerkung zu Ihrer Aufgabe und Ihrem Ergebnis. Dies hilft Ihnen bei der Selbstbeurteilung Ihrer Leistung sowie bei der Selbstanalyse Ihrer Stärken und Schwächen. Ich nutze dafür eine Excelübersicht und verfolge damit einige Parameter, die für mich von Bedeutung sind.

12.       Vergessen Sie das Multitasking

Der größte Fehler, den Menschen machen, die sich mit der Selbstorganisation beschäftigen, besteht darin, an den Mythos des Multitasking zu glauben. Multitasking ist sehr erstrebenswert, aber man kann nicht in mehr als 1 oder 2 echten Tätigkeiten außergewöhnlich sein. Letztendlich werden Sie alle Ihre Bemühungen zunichte machen, wenn Sie mehrere Ziele gleichzeitig verfolgen. Tatsächlich können Sie die BESTEN Fortschritte machen, wenn Sie sich auf ein einziges Ziel fokussieren und dann zum nächsten übergehen, nachdem Sie es erreicht haben. Durch Multitasking fühlen Sie sich vielleicht motiviert und verantwortungsbewusster, aber Sie wissen bestimmt auch, dass es kein echtes Multitasking gibt.

Wenn Sie mehrere Ziele haben und an diesen Ziele arbeiten wollen, dann fokussieren Sie sich auf ein Ziel in einer bestimmten Zeitspanne. In der nächsten Zeitspanne dann das nächste Ziel, usw.

Fokus ist das, was vielen fehlt. Sie müssen verstehen, dass die Zeit nicht veränderbar ist. Sie läuft für alle von uns gleich schnell ab. Der Unterschied ist also wie wir die Zeit nutzen und Multitasking verliert dabei immer!

13.       Entwickeln Sie einen Feedback-Mechanismus

Es ist leicht, sich in der Arbeit zu verlieren und einen Teil seiner selbst zu vergessen. Ein externer Feedback-Mechanismus dient als rotes Signal für jedes Mal, wenn Sie sich zu etwas entwickeln, das Sie nicht sein wollen. Ein Feedback-Mechanismus kann ein Partner oder eine geliebte Person sein, der/die sich ein Bild von Ihren Fortschritten machen kann und Sie und Ihre Gesundheit im Auge behält. Es ist ein sehr wichtiges Instrument für das Selbstmanagement, wenn wir bedenken, wie sehr wir dazu neigen, kleine Veränderungen im persönlichen Verhalten zu ignorieren, die dann zu großen Veränderungen in der Persönlichkeit führen können. Wenn Sie also auf eine langfristige Selbstmanagementpraxis fokussiert sind, ist dieses Instrument vielleicht das notwendigste. Holen Sie sich aktiv Feedback ein und seien Sie auch achtsam mit sich selbst.

14.       Folgen Sie Selbstmanagement Experten

Selbstmanagement ist beileibe keine einfache Kunst und wie wir bereits wissen, erfordert es etwas Übung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie auch sinnvolle und für Sie passende Impulse von außen erhalten. Sie können dazu einfach einigen Selbstmanagement-Gurus folgen. Das sind Psychologen, Influencer und Experten auf ihrem Gebiet, die die Kunst des Selbstmanagements gemeistert haben. Aber es ist wichtig, dass Sie die richtige Person auswählen, der Sie folgen.

Es kann irreführend sein, dem teilweise giftigen Social-Media-Trend der Selbstverbesserungskultur zu folgen und alles anzuwenden was dort geteilt wird. Das häufigste Merkmal echter Selbstmanagement-Experten ist, dass sie ihre Techniken bei sich selbst angewendet haben. Und sie konzentrieren sich darauf, Menschen wirklich zu helfen, sich zu entwickeln, anstatt die Selbstverbesserungskultur zu fördern. Es gibt viele Personen, die das sehr gut machen. Ich persönlich orientiere mich auch an einigen, möchte hier aber keine Namen nennen. Schaut Euch deren Inhalte an, deren Botschaft und das wofür diese Personen stehen und wenn es für Euch passt, nutzt Sie als Inspiration und Anregung. Findet einen guten Mix und erweitert dadurch Euren eigenen Blickwinkel.

15.       Entwickeln Sie Ihre Resilienz

Resilienz ist kurz beschrieben, unsere Fähigkeit schwierige und stressige Situationen und Ereignisse gelassen(er) und ohne Beeinträchtigung zu meister und sich danach wieder aufzurichten und das Leben zu akzeptieren wie es ist. Es ist sozusagen unser eigener Schutzschild für bzw. vor den Einflüssen, die auf uns als Mensch wirken.

Zu dem Thema Resilienz gibt es viele Übungen, Anleitungen, Erklärungen und Beschreibungen. Eine solide Resilienz ermöglich es uns in stressigen Situationen ruhiger und gelassener zu bleiben, klarer zu denken und fokussierter die nächsten Schritte zu gehen anstatt in Stress und ggf. Panik zu verfallen.

Ich persönlich finde die Ansätze von Sebastian Mauritz immer sehr wertvoll und schaue mir regelmäßig seine Inhalte an. Wenn Ihr also Fragen zum Thema Resilienz habt, schaut einfach mal auf seiner Website nach und Ihr findet bestimmt wertvolle Ideen und Ansätze für Euch.

In den ersten 15 oben aufgeführten Selbstmanagement Methoden bzw. Erläuterungen habe ich lediglich effektive Techniken, Werkzeuge und Ansätze vorgestellt bzw. ich habe eher den Fokus auf die Entwicklung einer Selbstmanagement Denkweise gerichtet, um ein starkes und wirksames Selbstmanagement zu entwickeln. Wenn Sie dazu auch noch ein kleine Anleitung, eine Selbstmanagement Definition und weitere Informationen benötigen, dann lesen Sie sich diesen Artikel dazu durch:

Was Sie über Selbstmanagement wissen müssen!

Die anderen Selbstmanagement Methoden, die ich nun vorstellen werden, sind eher praktische und direkte Werkzeuge des Selbstmanagements. Es gibt dazu unzählige “Helfer”, die jeder selbst ausprobieren sollte, um dann für sich die BESTE und WIRKSAMSTE Art zu finden.

16.         Nutzen Sie Apps und Software für die Terminplanung

Selbstmanagement Apps nutzen
Finden und testen Sie passende und wirksame Selbstmanagement Apps

Die Technologie beweist immer wieder, dass sie unsere Arbeit auf bemerkenswerte Weise einfacher und effektiver macht. Um dies zu bestätigen, gibt es zahlreiche Apps und Software, die Ihre Zeitplanung und Aufgabenerledigung produktiv machen. Darüber hinaus gibt es viele Apps, die Ihnen helfen können, Ihre Routine zu überwachen und zu optimieren, basierend auf Ihrer persönlichen Situation. Sie können sich also zu Beginn ruhig mit einigen Apps beschäftigen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Denn jede Plattform und jede App hat ihre eigenen einzigartigen Funktionen und Designs. Es ist kein großes Geheimnis, dass die Zukunft in effektiven digitalen Tools liegt, denn die Welt steuert auf zunehmend digitalisierte Geschäftsmodelle zu. Testen Sie es selbst aus und entscheiden Sie selbst, ob es sich lohnt diese Tools zu Ihren individuellen Selbstmanagement Methoden zu zählen, oder nicht.

17.       Todoist

Vielleicht das bekannteste Aufgabenmanagement-Tool im Internet. Der primärer Fokus liegt auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit. Das einfache Design gepaart mit Funktionen wie einer Bibliothek von Aufgaben und Vorgängen, integriertem Kalender und Sprachverarbeitungsfunktionen ist sehr benutzerfreundlich umgesetzt. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Projekte für sich selbst oder für Ihr Team zu planen. Mit nützlichen Funktionen wie Aufgabenerinnerung und Benachrichtigung über ausstehende Aufgaben werden Sie bestimmt ein regelmäßiger Nutzer von TODOIST werden. Also meine Empfehlung dazu ist: Einfach ausprobieren, denn der FREE Plan von TODOIST ist kostenlos und Sie können damit vieles ausprobieren. Sie finden auf TODOIST auch viele sehr gute Vorlagen.

18.       Habitica

Die Idee, dass die Welt schnell digitalisiert wird, verstärkt die Verwendung von Apps wie Habitica. Dieses einzigartige Selbstmanagement-Tool legt den Fokus auf Gameplay und Charakterentwicklung, um Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu verbessern. So können Sie als eine Figur spielen, deren Werte sich je nach Ihrer Leistung verbessern. Dies ist nicht nur eine unterhaltsame Art, die Produktivität zu steigern und den Fortschritt zu dokumentieren sondern es ist vom Zugang eine ganz andere Art von Selbstmanagement App. Außerdem werden die Benutzer durch Erinnerungen und Benachrichtigungen an tägliche Aufgaben erinnert. Insgesamt eine hervorragende Plattform für Selbstmanagement und Selbstentwicklung. Eine sehr schnell wachsende Plattform mit mittlerweile einigen Millionen Nutzern. Wenn Sie eher den spielerischen Einstieg ausprobieren wollen, einfach mal auf HABITICA anmelden.

19.       Asana, MS-Teams und Base Camp

Vielleicht die besten teambasierten Selbstmanagement-Apps, die Sie je finden werden. Für mich gehören ASANA und MS-TEAMS zur besten Team-Management-Software, die Sie online nutzen können. Beide enthalten viele Integrationen, die es Ihnen ermöglichen, Pläne zu koordinieren, Berichte zu erstellen und Projekte zu verwalten. Beide enthalten alles, was Sie für Ihr persönliches Management brauchen. Denn es sind die fortschrittlichsten Selbstmanagement-Tools, welche für alle Geräte verfügbar sind.

Auch dazu einfach mal beides ausprobieren wenn Sie noch auf der Suche sind. Ansonsten wenn Sie mit der Microsoft Produktpalette arbeiten würde ich in diesem Fall MS-Teams empfehlen.

Basecamp gehört für mich auch zu dieser Kategorie und ist ein weiteres einzigartiges Softwaretool für die Selbstorganisation und das Unternehmensmanagement. Wenn Sie also nach etwas mehr als nur Projektmanagement-Tools suchen, ist Basecamp genau das Richtige für Sie. Es bietet eine Lösung für unabhängige Produktivitäts- und Selbstmanagement-Tools, da es nicht nur Projektmanagement-, sondern auch Personalmanagement-Funktionen enthält und bestimmte Vorgänge sehr einfach automatisiert hat wie z.B. regelmäßige Erinnerungen und Umfragen. Damit lassen sich sehr einfach Gewohnheiten, Ziele und viele andere Punkte regelmäßig und automatisiert verfolgen.

20.       weitere Selbstmanagement Methoden / Gewohnheits Apps

Um an Ihren Gewohnheiten zu arbeiten, können Sie viele Apps und Programme einsetzen. Die interessantesten sollten Sie kennen. Für mich gehören diese dazu:

  1. Coach.Me – Arbeiten Sie an Ihren Gewohnheiten mit dem Gewohnheits-Tracker und einer Community. Auch hierzu – einfach ausprobieren und wenn es nicht passt wieder löschen und deinstallieren.
  2. StickK – wenn Sie gerne Wetten und auf etwas Setzen, dann ist StickK genau die richtige App und wird Ihnen auf Anhieb gefallen. Was genau mit dem Wetten gemeint ist, sollten Sie selbst ausprobieren . Aber verschaffen Sie sich bitte zuerst einen Überblick 🙂
  3. Habitshare – teilen Sie ihre Gewohnheiten und Ziele mit Ihren Kollegen oder Freunden und sorgen Sie mit einem “Vertrag und einer Vereinbarung, die alle sehen” für die benötigte Motivation. Sehr interessant vom Ansatz her finde ich.

Über die Selbstmanagement Methoden und viele weitere Tools, Apps und Ideen könnte ich noch bestimmt 20 Seite füllen. Und auch wenn ich mich an dieser Stelle wiederhole, es geht nicht darum, viele gute Selbstmanagement Methoden zu kennen, sondern wenige davon wirklich nachhaltig anzuwenden.

Selbstmanagement Workshops
Mit wirksamen Selbstmanagement Workshops führen Sie Ihr Team zum Erfolg

In den Selbstmanagement Workshops, die ich durchführe, werde ich oft nach Methoden und wirksamen Selbstmanagement Tools gefragt. Wenn ich dann fragen wofür eine konkrete Selbstmanagement Methode gesucht wird oder für welchen Zweck, lautet die Antwort der Teilnehmer zu Beginn “ja so allgemein, welche Methoden sind wirklich gut”. Jede Methode ist super – sie muss nur angewendet werden. Ich ordne die Selbstmanagement Methoden drei Kategorien zu.

  1. EFFEKTIVITÄT – Wie kann ich gut Priorisieren und meine Aufmerksamkeit fokussieren?
  2. EFFIZIENZ – Wie kann mich meine Kompetenzen des Selbstmanagements entwickeln?
  3. WIRKSAMKEIT – Wie kann ich einen Prozess der Weiterentwicklung des Selbstmanagements etablieren?

Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, dann kontaktieren Sie mich und ich helfe Ihnen und Ihrem Team dabei genau diese Kompetenzen im Team zu entwickeln und für Sie den besten Weg zu finden.

Wenn Sie wirklich signifikante Veränderungen erreichen wollen, dann suchen Sie sich eine Methode aus und üben Sie. Investieren Sie jeden Tag 30 Minuten Zeit für die Weiterentwicklung Ihres Selbstmanagements, aber nicht nur Bücher lesen, Lernvideos schauen sonder wirklich selbst aktiv werden! MACHEN – Sie wollen ja schließlich irgendwann auch sagen, “Ja ich kann es“ und nicht nur “Ja ich kenne es“!

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Teamentwicklung

Teamentwicklung | Warum Sie die Phasen der Teamentwicklung kennen sollten!

Es gibt viele verschiedene Faktoren, die Ihnen helfen können, wenn Sie sich die Phasen der Teamentwicklung ansehen.

Wenn Sie diese Faktoren verstehen, können Sie Ihren Ansatz und die Unterstützung und Entwicklung eines Themas besser auf die einzelnen Phasen abstimmen und sicherstellen, dass Ihr Team die einzelnen Phasen bestmöglich gestaltet. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf einige der wichtigsten Dinge ein, die Sie bei der Entwicklung eines Teams beachten sollten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren!

Wir alle haben schon einmal gehört: „Teamwork is what makes the dream work.“ – John C. Maxwell

Das mag zwar ein wenig klischeehaft sein, aber es steckt viel Wahrheit darin. Selbst die anspruchsvollsten Ziele oder Ergebnisse lassen sich viel einfacher angehen und erreichen, wenn man in einem Team von Personen arbeitet, das aus motivierten und zufriedenen Menschen besteht. Die Arbeit in einem kohärenten Team kann manchmal eine Herausforderung sein. Es gibt unterschiedliche Persönlichkeiten, berufliche Vorlieben, Sinn für Humor und Arbeitspraktiken, die berücksichtigt werden müssen.

Damit ein Team produktiv sein kann, müssen seine Mitglieder zusammenarbeiten und sich an den Zielen des Teams beteiligen. Dies geschieht jedoch nicht von selbst; es entsteht, wenn das Team gemeinsam arbeitet. Vielleicht wurden Sie einer Gruppe zugeteilt, um an einer neuen Aufgabe oder einem Projekt mitzuarbeiten. Wenn sich das Team zum ersten Mal für dieses Projekt trifft, könnte es jedoch so aussehen, als hätte niemand eine Vorstellung davon, was zu tun ist oder wie sie alle Aufgaben effizient erledigen können, damit alles reibungslos und ohne allzu viel Ärger abläuft!

Am Anfang sind Sie gewiss noch kein Team, sondern nur Einzelpersonen, die für die Zusammenarbeit eingeteilt wurden. Mit der Zeit lernen Sie einander kennen, erfahren, was Sie voneinander erwarten können, wie Sie die Arbeit aufteilen und die Aufgaben verteilen und wie Sie Ihre Bemühungen aufeinander abstimmen. Durch diesen Prozess beginnen Sie, als Team und nicht als Gruppe von Einzelpersonen zu funktionieren und zu arbeiten. Das Vertrauen steigt und der Spaß nimmt zu.

Wie können nun die Phasen der Teamentwicklung dafür genutzt werden?

Fünf Phasen der Teamentwicklung bzw. wie Sie die Teamentwicklungsuhr lesen

Bei der Teamentwicklung geht es darum, zu lernen, wie man gut mit anderen zusammenarbeitet. Forschungsergebnissen zufolge durchlaufen Teams mehrere Phasen der Teamentwicklung. Der Bildungspsychologe Bruce Tuckman hat eine fünfstufige Teamentwicklung aufgezeigt, die die meisten Teams durchlaufen, um hohe Leistungen zu erzielen. Es wird auch oft als Teamentwicklungsuhr von Tuckmann bezeichnet. Die Phasen lauten wie folgt:

1. FORMING | Entstehungsphase

2. STORMING | Konfrontationsphase

3. NORMING | Organisationsphase

4. PERFORMING | Leistungsphase

5. ADJOURNING | Abschieds- bzw. Auflösungsphase

Tuckmans Phasenmodell der Teamentwicklung erkennt an, dass sich Gruppen nicht auf natürliche Weise oder sofort bilden. Stattdessen durchlaufen sie verschiedene Phasen und verwandeln sich schließlich von Fremden mit eigenen Zielen in eine dynamische Gemeinschaft von Personen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen.

Lassen Sie uns die einzelnen Phasen der Teamentwicklung besprechen, um diese Begriffe besser zu verstehen.

1. FORMING | Entstehungsphase

Teamentwicklung - Orientierungsphase
Teamentwicklung – Orientierungsphase

Die erste Phase ist die Entstehungsphase, in der sich die Teammitglieder zum ersten Mal zusammenfinden. Man könnte sie auch als Orientierungsphase bezeichnen, in der sich alle kennen lernen und miteinander vertraut werden.

Die Aufregung und die Erwartung, die die Entstehungsphase der Teamentwicklung kennzeichnen, sind deutlich spürbar. Die Mitglieder der Gruppe sind in voller Alarmbereitschaft, begierig darauf, einen Schritt vorwärts zu machen und gleichzeitig die Fähigkeiten und Schwächen der anderen zu beurteilen.

Die Entstehungsphase ist vergleichbar mit dem ersten Schultag oder einem neuen Beruf. Es liegt eine große Vorfreude in der Luft, und alle sind begierig darauf, die Ärmel hochzukrempeln und mit dem Projekt zu beginnen. Wenn die Rollen und Zuständigkeiten im Team noch nicht geklärt sind, gibt es in der Regel eine Person – die Teamleitung -, die einzelnen Mitglieder anleitet und führt.

Die einzelnen Mitglieder ziehen es vor, sich in den frühen Phasen der Teaminteraktion gegenseitig zu unterwerfen. Das Team erreicht in dieser Phase oft nichts, da jedes neue Mitglied seine Funktion aus dem Blickwinkel der individuellen Leistung betrachtet. Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit für die Teamleitung oder die Vorgesetzten, ein Gespräch über das Ziel des Teams zu beginnen. Es ist auch der perfekte Moment, um die Grundregeln durchzugehen, die Normen der Gruppe klar zu definieren und die Erwartungen an die Rolle des Teams durchzugehen.

In dieser Phase ist der Umgang miteinander oft etwas zurückhaltend und beobachtend.

2. STORMING | Konfrontationsphase

Teamentwicklung - Konfrontationsphase
Teamentwicklung – Konfrontationsphase

Jetzt kommen die Stürme. Die zweite der fünf Phasen ist die wichtigste, aber auch die am schwersten zu bewältigende. Persönlichkeitstypen und Arbeitsgewohnheiten prallen innerhalb des Teams aufeinander, was zu Konflikten führen kann. In der Konfrontationsphase ist es auch normal, dass die Leistung des Teams leidet, da sich die Mitglieder über Ziele, Strategie, Aufgaben und Rollen nicht einig sind. Achten Sie auch auf die Bildung von Gruppen oder sozialen Kreisen innerhalb des Teams. Unzufriedenheit wird sichtbar und gelegentlich werden starke und durchsetzungswillige Personen aus der Reserve gelockt, wenn sie versuchen die eigenen Interessen und Wünsche umzusetzen.

Um zu vermeiden, dass es in der Sturm-Phase zu Engpässen kommt, müssen die Teilnehmer zusammenarbeiten und an die Fähigkeiten der anderen appellieren, um Hürden zu überwinden und ein gleichmäßiges Tempo zu halten.

Diese entscheidende Phase ist ein unvermeidlicher Bestandteil der Bildung eines erfolgreichen Teams. Führungskräfte und Manager müssen Probleme direkt angehen. Wenn sie diese übersehen, kann es dazu kommen, dass sich kleine Scharmützel zu großen Problemen auswachsen. Am Ende müssen sich die Teammitglieder jedoch darauf einigen, wie sie als Einheit vorgehen wollen.

Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich auf Ziele zu fokussieren, die ihnen dabei helfen, die Phase des Sturms zu überwinden. Lösen Sie große Ziele in kleinere, besser erreichbare Teile auf. Klären Sie dann gemeinsam mit dem Team die Rollen und helfen Sie ihnen, ihre Fähigkeiten in Bezug auf ihre Aufgaben, ihr Team und ihre Differenzen zu entwickeln. All diese Spannungen sollten in dieser Phase thematisiert werden, um mit dem Team auf ein höheres Teamniveau zu gelangen. Ergreifen Sie in dieser Phase keine Partei (das kommt relativ oft vor, wenn Führungskräfte versuchen als Helfer das Problem zu lösen), sondern schaffen Sie ein Umfeld, wo das Team diese Spannungen selbst auflösen kann.

3. NORMING | Organisationsphase

Teamentwicklung - Organisationsphase
Teamentwicklung – Organisationsphase

Wenn Sie den Sturm überstanden haben, können Sie mit Ihrem Team in die Organisationsphase übergehen. Hier haben die Teammitglieder herausgefunden, wie sie zusammenarbeiten können und es gibt keine Konflikte oder internen Rivalitäten mehr.

Alle sind sich weitestgehend einig und es entsteht ein Konsens darüber, wer welche Rollen hat, was die Aufgaben eines jeden sind und was als Nächstes passiert. Das Team hat sich zusammengerauft und lernt die Eigenschaften und den Humor der anderen besser kennen. Wenn Sie während der Normierungsphase wertvolle Kritik üben oder um Unterstützung bitten, sollten Sie sich wohlfühlen.

Manche Teams wechseln zwischen der Storming- und der Norming-Phase hin und her. Dies kann passieren, wenn sich die Prioritäten der Arbeit ändern und die Teammitglieder vorübergehend desorientiert sind. Mit der Zeit wird sich der Sturm legen und die Teammitglieder werden erkennen, wie individuelle und gruppenspezifische Leistungen miteinander verknüpft sind.

Was sind also Ihre Möglichkeiten? Abwarten und beobachten und nur bei Bedarf eingreifen. Diese Dynamik muss innerhalb des Teams spontan herausgearbeitet werden. Sie können die Teammitglieder behutsam dazu auffordern, Selbsteinschätzungen vorzunehmen, um zu sehen, ob es eine Möglichkeit zur Prozessentwicklung gibt, aber Ihr Hauptziel sollte die Förderung der Stabilität sein. Haben sich dann spezifische Normen und Werte gefestigt und entwickelt, ist eine gute Basis für die anstehende Teamperformance gelegt.

4. PERFORMING | Leistungsphase

Teamentwicklung - Leistungsphase
Teamentwicklung – Leistungsphase

Der nächste Schritt ist die Leistungsphase, in der die Arbeitsatmosphäre bei weitem am einheitlichsten ist, die Personen zufrieden und begeistert sind und die Leistung des Teams einen Höchststand erreicht hat. Der Fokus verschiebt sich nun von der Arbeit am Team auf die Arbeit und die Leistungserbringung als Team. Das Team verfügt über eine klare und solide Struktur und jeder ist entschlossen, die gesetzten Ziele zu erreichen. Alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer Funktion, sind während der gesamten Leistungsphase fokussiert, zielgerichtet und aufeinander abgestimmt.

Probleme und Konflikte können unweigerlich auftauchen, aber sie werden in einer gesunden und vertrauenswürdigen Weise gehandhabt und bearbeitet. Und da die Teammitglieder bereits eine Bindung aufgebaut und eine Beziehung entwickelt haben, ist die Lösung eines Problems einfacher und schneller.

In der Performing-Phase zahlen sich die während der Storming- und Norming-Phase entstandenen Verbindungen und Beziehungen aus. Die Teamkollegen haben ihre Konfliktfähigkeit verbessert und widmen ihre Zeit eher der Teamleistung als der Beziehungskommunikation. Es kommt zu Ausbrüchen innovativer Problemlösung und Ideenentwicklung, während das Team daran arbeitet, Ergebnisse zu erzielen und die Grenzen zwischen persönlicher Interpretation und Gruppenerfolg verschwimmen.

Die individuelle und kollektive Effizienz steigt, wenn die Dynamik zunimmt und jedes Teammitglied an der Leistung des Teams teilhat. Dies könnte der ideale Zeitpunkt sein, die Teamfunktionen zu bewerten, um die Produktivität noch weiter zu steigern. Auch wenn Sie eine höhere Produktivität anstreben, sollten Sie darauf achten, das Team zu loben, indem Sie Vertrauen in ihre Talente zeigen, ihre Techniken und Ideen unterstützen und ihre Leistungen anerkennen.

5. ADJOURNING | Abschieds- bzw. Auflösungsphase

Teamentwicklung - Abschiedsphase
Teamentwicklung – Abschiedsphase

Die Abschiedsphase ist die letzte, aber dennoch nicht die unwichtigste. In dieser Phase, die auch als Abschlussphase, Trauerphase oder Endphase bezeichnet wird, wird das Team auf den Abschluss vorbereitet. Es kann unterschiedliche Gründe haben, warum es nun zum Abschluss kommt. Das Ziel des Teams ist erreicht. Die Aufgabe neigt sich dem Ende zu und die letzten Aufgaben und der Papierkram werden erledigt oder das Team muss neu aufgesetzt werden. Da die Arbeitsbelastung abnimmt, werden die Teammitglieder häufig von der Aufgabe abgezogen und zu einem anderen Projekt geschickt.

Die Teammitglieder führen dann häufig eine Nachbesprechung durch und sammeln Feedbacks ein und bewerten, was gut funktioniert hat und was für künftige Initiativen verbessert werden kann.

Manchmal werden die erledigten Aufgaben und der allgemeine Erfolg eines Projekts offiziell gefeiert, je nachdem, wie lange die Arbeit an einem Projekt gedauert hat und welche Verbindungen aufgebaut wurden.

Während die Teammitglieder ihre letzte Arbeit erledigen und die Aufgaben des Unternehmens abschließen, kann in der Abschlussphase manchmal die Energie fehlen. Möglicherweise denken sie bereits an ihre nächsten Aufgaben, so dass sie deswegen nur noch wenig Energie und Begeisterung für die anstehenden finalen Aufgaben haben. Das Management kann das Team bei der Bewältigung der Abschlussphase unterstützen, indem es die Ergebnisse des Teams würdigt und auf die Herausforderungen hinweist, die mit der Erledigung noch offener Aufgaben verbunden sind.

In dieser Phase kann eine Abschlussbesprechung und eine Übergabe der ggf. noch offenen Aufgaben statt finden. In dieser Besprechung sollte auch ehrlich und transparent über die Highlights aber auch über die Verbesserungspotenziale gesprochen werden. Einige Teams nutzen dafür auch eine Art “Abschlussbericht”, um die wesentlichen Punkte auch schriftlich zu notieren.

Ich persönlich bereite immer für die Teams, die von mir betreuen werden, diese Vorlage vor. Alle Erkenntnisse, die während der Umsetzung bestimmter Projekte und Initiativen gesammelt wurden, bringen aus meiner Sicht einen großen Mehrwert für das Unternehmen und für weitere Teams. Oft beobachte ich aber Führungskräfte, die sehr angespannt sind, wenn die Erkenntnisse der Teams viel Potenzial aufzeigen und nicht nur die Highlights erwähnen.

Bleiben Sie also in dieser Phase neugierig, ergebnisoffen und freuen Sie sich auf alles was die Teams entdecken. Nur Erkenntnisse und Potenziale bringen uns weiter!

Die Bedeutung der fünf Phasen der Teamentwicklung

Teamentwicklung - Fünf Phasen der Teamentwicklung
Teamentwicklung – Fünf Phasen der Teamentwicklung

Wenn Sie die fünf Phasen der Teamentwicklung berücksichtigen, können Sie ein Team zusammenstellen, mit Meinungsverschiedenheiten reibungslos umgehen, Informationen effizient weitergeben, Spitzenergebnisse erzielen und schließlich die Ergebnisse bewerten, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Wie lassen sich diese Phasen der Teamentwicklung in der Praxis anwenden?

Behalten Sie die Phasen der Teamentwicklung im Hinterkopf, wenn Sie ein neues Team bilden, damit Sie die Teammitglieder dabei unterstützen können, ihr maximales Potenzial auszuschöpfen und effektiv zu arbeiten. Auch wenn es kein Patentrezept für die Unterstützung von Teams gibt, sollten Sie die folgenden vier Ideen ausprobieren, um den Zusammenhalt Ihres Teams zu verbessern.

Idee #1: Legen Sie frühzeitig die Ziele Ihres Teams fest

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Ziele Ihres Teams frühzeitig festzulegen, unabhängig davon, ob Sie eine neue Organisation gründen oder an einem bestimmten Projekt mit funktionsübergreifenden Kollegen zusammenarbeiten. Die Festlegung eines Ziels noch vor Beginn der Zusammenarbeit garantiert, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und für dasselbe Ziel zusammenarbeiten.

Schreiben Sie das Ziel für alle gut sichtbar aus. Versuchen Sie das Ziel auch so zu beschreiben, dass es überprüfbar wird. Welche Zielrichtung streben Sie an? Ist das Ziel mit einer Kennzahl, einem Zustand oder etwas anderem beschreibbar? Welche Zielhöhe streben Sie an? Sie wissen doch, die Zielhöhe entscheidet dann im weiteren Verlauf über die Strategie, die Sie einschlagen. Es macht einen großen Unterschied ob Sie etwas um 5% oder um 30% verbessern wollen.

Es ist wichtig, neben dem Ziel des Teams auch die relevanten Rollen im Team zu definieren. Je genauer die Rollen definiert werden, desto einfacher wird es später werden, die richtigen Personen dafür zu definieren bzw. zu gewinnen und es wird für alle nachvollziehbar, wer für was und wann verantwortlich ist.

Idee #2: Etablieren Sie eine effektive Kommunikation

Legen Sie bereits zu Beginn des Aufbaus Ihres Teams eine klare Kommunikationsstrategie fest. Ein Planungsprozess legt fest, wie Ihr Team wichtige Informationen an die relevanten Interessengruppen weitergeben wird. Wenn die verschiedenen Kommunikationskanäle klar sind, können die Teammitglieder ihre Arbeit effizient erledigen, kennen ihre Rollen und wissen, wo und wie sie die für ihre Arbeit benötigten Fakten finden können. Eine Kommunikationsstrategie kann Ihnen dabei helfen, all diese Ziele auf eine für Ihr Team verständliche Art und Weise zu erreichen.

Die Kommunikationsstrategie sollte nicht nur nach aussen, also vom Team für andere, sondern auch nach innen, also im Team und für das Team, aufgesetzt und erarbeitet werden.

Sollte dann ein Problem auftauchen, werden Ihre Mitarbeiter auch wissen, wie sie es lösen können. Die Lösung von Konflikten hängt von soliden Kommunikationsfähigkeiten ab. Ihr Team wird wissen, wie es seine Schwierigkeiten konstruktiv mit dem Rest des Teams besprechen kann, wenn Sie über einen definierten Plan verfügen.

Vielleicht können Sie dazu auch wertvolle Rolle definieren, die Ihnen dann in der Weiterentwicklung des Teams helfen. Seien Sie dabei auch kreativ und gehen Sie ggf. neue Wege.

Idee #3: Nutzen Sie die Stärken Ihrer Teammitglieder

Die individuellen Rollen der einzelnen Teammitglieder sind entscheidend für den Teamerfolg. Dabei kann es sich um Funktionen handeln, für die sie eingestellt wurden, oder um solche, die ihnen innerhalb der Gruppendynamik in die Wiege gelegt wurden.

Delegieren Sie Zuständigkeiten und verteilen Sie Rollen entsprechend den Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder. Manche Menschen sind die geborenen Leader, während andere sich bei der Führung zurückhalten, aber bei Strategie und Planung glänzen. Jeder sollte die Rolle einnehmen, in der herausragende Performance ermöglicht wird. Die persönlichen Qualitäten, die jeder Einzelne mitbringt, schaffen ein Gefühl der Teamarbeit. Wenn Sie feststellen, dass einige Teammitglieder sich nicht engagieren, sollten Sie gemeinsam die Gründe erforschen, sie nach ihrer Meinung und ihren Vorschlägen fragen und so die Stärken der Mitglieder aufzeigen.

Visualisieren Sie doch einfach die Stärken des Teams und steigen Sie ggf. so in eine stärkenorientierte Diskussion ein. Auch dabei sollten Sie einfach mal was neues ausprobieren und mit dem Team neue Wege gehen. Was meinen Sie, welche Stärken hat Ihr Team?

Idee #4: Gehen Sie auf gesunde Weise mit Konfrontationen um

Es ist leicht, Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, aber das ist kontraproduktiv für die Teambildung. Ein gutes Team, das Probleme angeht, hat mehr Vertrauen ineinander. Unabhängig von ihren Konflikten können sie sich darauf verlassen, dass die harte Arbeit, für die sie bezahlt wurden, auch erledigt wird.

Konfliktlösung ist eine Möglichkeit, einen transparenten und urteilsfreien Arbeitsplatz zu schaffen. Daher ist es sehr wichtig als Führungskraft bzw. auch in der Rolle der Teamleitung, die Rahmenbedingungen und das passende Umfeld dafür zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Probleme gut lösen kann und es in einem passenden Umfeld passiert.

Finden Sie ein passendes Format, um die aufkommenden Spannungen und Unzufriedenheiten besprechen zu können. Sensibilisieren Sie die Teammitglieder auf wertschätzendes Feedback und orientieren Sie sich an der gemeinsamen Weiterentwicklung des Teams. Wenn alle die Weiterentwicklung des Teams als Schlüssel für den Erfolg sehen und bereit sind an den eigenen Entwicklungsfeldern zu arbeiten, dann stehen die Chancen sehr gut, auch anspruchsvolle Themen innerhalb des Teams besprechen zu können.

Abraham Lincoln hat einmal gesagt: „Ich mag diesen Menschen nicht, ich muss ihn besser kennen lernen“ und wenn Sie diese Haltung im Team entwickeln, dann steht einer erfolgreichen Reise nichts mehr im Wege.

Ein kurzer kritischer Blick auf die Teamentwicklung nach Tuckmann

Teamentwicklung - Es ist nur ein Modell und kann helfen wenn wir es zulassen
Teamentwicklung – Es ist nur ein Modell und kann helfen wenn wir es zulassen

Wie jedes Modell ist auch die Teamentwicklungsuhr bzw. die Teamentwicklungsphasen von Tuckman nicht immer auf alles anwendbar. Wie Ihr sicherlich auch schon selbst erlebt habt, folgen Teams nicht einer linearen Entwicklung und sind deshalb in diesen Phasen immer abbildbar. Vielmehr ist meine Beobachtung diese, dass aus Gruppen nicht immer gute Teams entstehen. Die Teamentwicklung ist also eine sehr individuelle und eine sehr dynamischen Geschichte. Das Modell der Teamentwicklung von Tuckman sollte deshalb bitte nur als zusätzliche Anregung und Hilfestellung verstanden werden.

Es kann sicherlich hilfreich sein, zu erkennen, in welcher momentanen Phase ein Team aktuell steckt. Oft ist es aber schwierig, die aktuelle Phase zu definieren. In der Praxis ändern sich die Aufgaben manchmal so schnell, dass die Teams Phasen überspringen oder diese Phase teilweise parallel durchlaufen. Auch lassen sich die Phasen nicht immer einfach voneinander abgrenzen und vermischen sich manchmal.

Wenn wir uns also nicht starr an dem Modell orientieren, sondern es flexibler betrachten, können uns die Phasen der Teamentwicklung sicherlich dabei helfen, das Thema und die Teamentwicklung zumindest etwas besser zu verstehen. Ich habe persönlich Teams beobachtet, die aus meiner Perspektive nie in der Leistungsphase waren und dann beendet wurden. Somit durchlaufen die Teams nicht immer alle Phase.

Wir können immer etwas lernen! Nutzt die Inhalte und Ideen dieses Modells und setzt hilfreiche Interventionen. Teamentwicklung ist je kein “Kockrezept” – es ist viel mehr ein Prozess, der sich permanent ändert, anpasst und von den Teilnehmern gestaltet wird.

Was halten wir zum Schluss fest?

Am Ende dieses Beitrags sollten Sie bedenken, dass die Entwicklung eines Teams ein kontinuierlicher Prozess ist. Ein “perfektes” Team theoretisch zu planen funktioniert nicht – stattdessen sollten Teams ständig daran arbeiten, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Die Phasen der Teamentwicklung können Ihnen als Wegweiser dienen, um Ihre aktuelle Teamdynamik etwas besser zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es sich nicht um starre Schritte handelt, die der Reihe nach befolgt werden müssen. Vielmehr bieten sie einen Rahmen, um zu verstehen, wie sich Teams im Laufe der Zeit entwickeln.

Wenn Sie den Teams helfen wollen, Höchstleistungen zu erbringen, sollten Sie diesen Beitrag unbedingt mit ihnen teilen. Wie immer würden wir uns freuen, von Ihnen über Ihre eigenen Erfahrungen bei der Entwicklung von Teams zu hören – teilen Sie mit uns Ihre Erkenntnisse in den Kommentaren! Und vergessen Sie nicht, diesen Beitrag mit Ihren Teamkollegen zu teilen, damit auch sie auf dem Laufenden bleiben.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Getting Things Done Methode

Getting Things Done Methode und wie Sie produktiver werden!

Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Getting Things Done Methode und unser Gehirn
Getting Things Done Methode und unser Gehirn

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll. 

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Getting Things Done Methode - Die 5 GTD Schritte
Getting Things Done Methode – Die 5 GTD Schritte, die Sie unbedingt kennen sollten

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten!

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

  1. ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw.
  2. VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können.
  3. PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Getting Things Done Methode - Faktoren die Sie kennen sollten
Getting Things Done Methode – Welche Faktoren können Sie beeinflussen?

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!


“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”

— Tai Lopez

Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Arbeitsphase – Hintergrundmusik für eine 1-stündige Arbeitsphase

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der “Experimentierphase”.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Lean Administration Lean Office

Warum Lean Administration in keinem Unternehmen fehlen sollte?

Haben Sie schon von Lean Administration bzw. Lean Office gehört?

In jedem Unternehmen gibt es einen Bedarf für Lean Administration bzw. Lean Office. Aber was ist das und warum sollten Sie sich dafür interessieren?

Lean Administration ist der Begriff für Praktiken, die dazu beitragen, Büroabläufe zu optimieren. Lean Office ist wie eine betriebliche Philosophie zu verstehen, die sich darauf konzentriert, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren.

Es kann auf alle Arten von Unternehmen angewandt werden, von der Fertigung über den Service bis hin zum Gastgewerbe. Viele Unternehmen haben durch die Einführung der Lean Office Prinzipien große Erfolge erzielt und es gibt mehrere Gründe, warum jedes Unternehmen darüber nachdenken sollte, dies ebenfalls zu tun.

Lean Administration stellt den Kunden in den Mittelpunkt und eliminiert Verschwendung. Dadurch wird ein effizienterer und produktiverer Arbeitsplatz geschaffen, der wiederum einen besseren Service und bessere Produkte für die Kunden bietet. Darüber hinaus fördern Lean Office Praktiken das Engagement und die Kreativität der Mitarbeiter, beides wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen. Und schließlich ist Lean Office eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Abläufe zu verbessern, ohne größere Veränderungen oder Investitionen vorzunehmen.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr Unternehmen zu verbessern und dabei die Zufriedenheit der Kollegen deutlich erhöhen wollen, dann nehmen Sie sich kurz Zeit und lesen sich diesen Artikel. Es ist eine sehr gut investierte Zeit.

Lassen Sie uns gemeinsam einige wichtige Eckpunkt zu diesem Thema klären.

Was ist Lean Administration bzw. Lean Office genau?

Was ist Lean Administration
Was ist Lean Administration bzw. Lean Office

Lean Office ist auf der obersten Ebene eine Haltung, die uns dazu animiert alle Punkte zu verbessern, die uns nicht optimal erscheinen. Es ist die kontinuierliche Schatzsuche nach Optimierungspotenzialen. Reduzieren wir diesen Ansatz von Lean Administration auf bestimmte Praktiken, Methoden und Werkzeuge, ist es die kontinuierliche Verbesserung von Büroprozessen und -praktiken durch den Einsatz bewährter und wirksamer Interventionen. Das können simple, aber hocheffektive Methoden sein. Es sind aber auch bestimmte Impulse, um das bestehende System anzuregen und es zur Veränderung zu animieren.

Der Ursprung des Lean Management (sozusagen die Mutter von Lean Administration) wurde zuerst von der Toyota Motor Company entwickelt, die es zur permanenten Optimierung der Produktion in ihrer Fabrik einsetzte. Im Laufe der Zeit wurde dieser Ansatz auf andere Arten von Unternehmen ausgeweitet, von der Fertigung bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Die Lean Office Prinzipien können jedem Unternehmen helfen, die Leistung zu verbessern und mehr zu erreichen.

Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Problem, keine Rückfragen, keine Wartezeiten, keine Bürokratie, keine Verschwendungen und alle Prozesse wären optimal, vielleicht sogar perfekt?

Das ist die Idee hinter Lean Administration – alle Verschwendungen soweit zu eliminieren und alle nicht notwendigen Schritte und Tätigkeiten zu reduzieren, bis wir störungsfreie Abläufe und Arbeitsplätze geschaffen haben. Also ein langer, aber durchaus sinnvoller Weg.

Warum sollte Lean Administration in jedem Unternehmen eingeführt werden?

Hierfür gibt es mehrere Gründe. Der erste Grund ist, dass Lean Office eine Vorgehensweise zur Steigerung der Effizienz bietet, die keine großen Investitionen oder Veränderungen erfordert. Sie sparen also nicht nur Geld, Zeit und wichtige Ressourcen für Ihr Unternehmen ein, sondern Sie sorgen auch für die Weiterentwicklung und für nachhaltiges Handeln.

Ein zweiter Grund ist die Fokussierung auf die Kundenzufriedenheit. Wie die meisten Unternehmen messen Sie Ihren Erfolg wahrscheinlich nicht nur am EBIT, sondern hoffentlich auch an der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Die Kundenorientierung ist das Herzstück jeder guten Lean Office Ausrichtung. Sie nehmen die Kundenwünsche sehr ernst und suchen nach den besten Lösungen, um die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern. Letztendlich ist der Kunde mit all seinen Wünschen, Ideen und Anregungen, der Grund all unserer Aktivitäten. Gäbe es keine Kunden, gäbe es uns auch nicht.  

Ein dritter Vorteil, warum Lean Office in jedem Unternehmen eingeführt werden sollte, ist die Verbesserung der Unternehmensmoral. Mit einem sorgfältig geführten Lean Office System haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen, kreativ zu sein und sich bei der Arbeit wertgeschätzt zu fühlen. Jede Idee und jede Anregung ist dabei Gold wert. In jedem guten Lean Office System werden Menschen entwickelt, damit sie wiederum Menschen entwickeln. Es ist dann wie ein Schneeballsystem für Verbesserungen.

Lean Office ermöglicht Ihnen auch den Fokus auf die relevanten und notwendigen Dinge zu lenken. Es verbindet beide Ansätze der Unternehmensentwicklung. Es sorgt für Stabilität (durch die Absicherung bewährter Praktiken und Prozessabläufe) und es ermöglich den Wandel (durch das Erforschen und Verbessern von bestehenden Strukturen und Prozessen).

Der letzte Grund ist, dass in einem Unternehmen viel mehr Potenzial schlummert, als das was in den Aufgabenbeschreibungen beschrieben steht. Oft wird dieses versteckte Potenzial nicht genutzt! Richtig eingesetzt fördert ein Lean Office System die Könnerschaft und befähigt Menschen in der Weiterentwicklung des eigenen Bereiches. Es systematisiert Verbesserungen und unterstützt die Entwicklung von Kompetenzen für die Zukunft.

Warum ist es schlimm, wenn wir sagen “Ich mache Dienst nach Vorschrift”? – ich arbeite ja dann genauso, wie es beschrieben steht, oder? Und das soll dann schlecht sein? Komisch.

Würden Sie einen Mitarbeiter einstellen, der Ihnen beim Vorstellungsgespräch sagt – „Ich mache nur Dienst nach Vorschrift“ – Ich wette nicht 😉

Also ein Lean Office System legt versteckte Potenziale frei und fördert oft verborgene Talente und Diamanten an die Oberfläche. Warum also verschwenden so viele Firmen die Fähigkeiten, Talente, Ideen und Potenziale aller Kollegen? Weil die passenden Formate dazu einfach noch nicht eingeführt sind. Das bestehende System, in dem wir aktuell arbeiten hat einen sehr großen Einfluss, auf das was wir machen und wie wir uns verhalten. Lean Office sorgt genau für diese Weiterentwicklungsformate und fördert die Weiterentwicklung.

Wie Sie Lean Office in Ihrem Unternehmen einführen – ein grober Überblick

Lean Administration beginnen
Lean Administration – Wie Sie mit Lean Office starten können

Es lässt sich natürlich nur schwer alles in einem Blog Artikel beschreiben, aber ich versuche Ihnen hiermit einen ersten groben Überblick zu geben, auf welche relevanten Aspekte Sie unbedingt achten sollten.

Vorbereitungsphase

Bevor Sie damit überhaupt beginnen etwas in dieser Richtung zu unternehmen, sollten Sie sich folgendes überlegen:

  1. WARUM müssen wir das überhaupt machen? Was ist der Grund dahinter.
  2. Welche Projekte, Themen und Initiativen gab es dazu bereits in der Vergangenheit und was hat sich bewährt und was eher nicht? Lernen Sie also aus der eigenen Vergangenheit. Oft finden Sie in dieser Rückschau hilfreiche Muster ihrer Organisation.
  3. Welche Personen brauchen Sie als Multiplikatoren für dieses Thema und wer ist dabei unbedingt notwendig? Identifizieren Sie die relevanten Mitspieler. Personen, die lange im Unternehmen sind, die einen guten Zugang zu den Menschen haben, die auf Grund ihrer Kompetenzen und ihrer Haltung geschätzt werden. Das sind Personen, die echte Follower haben. Wer ist vom TOP Management dabei und nimmt sich die Zeit dafür? Wer ist vom Betriebsrat und aus dem HR Bereich dabei? Erstellen Sie ein VIP-Liste mit Personen, die Sie unbedingt dafür benötigen.
  4. Auf welche Hindernisse, Schwierigkeiten und Gegenargumente sollten Sie sich vorbereiten? Sie können sich nicht auf alles vorbereiten, aber es lohnt sich immer zumindest etwas vorbereitet zu sein.
  5. Wie gehen wir es überhaupt an? Wo fangen wir an, wie fangen wir an, wer unterstützt uns dabei, wie begleiten wir die Menschen dabei, was muss/soll dokumentiert werden, welche IT-Systeme setzen wir ein, was wollen wir wie messen?

Das waren allg. Fragen, die Sie vor dem Start klären sollten und die Ihnen dabei helfen können, einen guten Einstieg in dieses Thema zu erzielen.

Einführungsphase

Nachdem Sie nun einen ersten Plan haben, starten Sie die Einführungsphase. Für den ersten Start empfehle ich immer einen Bereich zu nehmen, wo Sie nicht mit den größten Hindernissen rechnen. Prinzipiell spielt es keine Rolle, jedoch wollen Sie und alle Beteiligten einige Erfolge erzielen und nicht direkt mit großen Hindernissen starten.
In einem Startworkshop sollten einige der Fragen aus der Vorbereitungsphase beantwortet werden und der Fokus sollte auf dem WARUM JETZT liegen.

Um einen sinnvollen Start in einem Bereich zu ermöglichen, sollen Sie diese Unternehmenssicht um zwei weitere Sichtweisen ergänzen.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Führungskraft:

Die Führungskraft aus diesem Bereich sollte auch Hindernisse, die gelöst werden sollen, Herausforderungen die aktuell existieren und Erwartungen, die mit der Umsetzung verknüpft sind, formulieren. So werden die ersten Handlungsfelder definiert.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Mitarbeiter:

Die Mitarbeiter sollten in einem Einführungsworkshop ebenfalls die Möglichkeit bekommen, Punkte zu erfassen, die

  1. aus ihrer Sicht noch nicht gut im Bereich funktionieren
  2. unbedingt verbessert werden sollen
  3. bereits im Team und/oder im Bereich super laufen
  4. auf Kompetenzen zurückzuführen sind, die aktuell noch fehlen.

Nach dieser Aufschlüsselung ergeben sich drei unterschiedliche Blickrichtungen. Unternehmenssicht, Sicht der Führungskräfte und Sicht der Mitarbeiter.

Im nächsten Schritt werden diese Punkte sinnvoll gruppiert. Aus dieser Gruppierung ergeben sich dann Handlungsfelder für die Umsetzung. Wenn es gut hergeleitet wird, vereinen diese Punkte alle Sichtweisen und die Fragen nach dem, WAS sollen wir denn nun als Erstes angehen, ist beantwortet.

An dieser Stelle gibt es aus meiner Sicht zwei unterschiedliche Ansätze.

Ansatz 1: Sie haben ein System zur Verbesserung bereits erarbeitet und haben Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Wenn Sie bereits ein Lean Administration (oder ein anderes Verbesserungssystem haben), versuchen Sie nun mit allen Beteiligten die aktuellen Probleme & Herausforderungen zu ermitteln. Sie können dabei so vorgehen wie ich es oben in der Einführungsphase beschrieben habe. Dann ordnen Sie diese Punkte zu den Elementen, Methoden und Vorgehensweisen des bestehenden Verbesserungssystems zu. Eine gute Fragen dabei ist dann: „Mit welchen Methoden, Tools, Praktiken, Initiativen aus dem Verbesserungssystem, können wir diese Herausforderung lösen?“. So überführen sie die Herausforderungen ins Verbesserungssystem und zeigen Wege auf, wie ein strukturierter Lösungsweg aussehen könnte und welche sinnvollen Vorgehensweisen dafür in Fragen kommen.

Wenn Sie die Herausforderungen nicht zu einem Thema aus dem Verbesserungssystem zuordnen können, ist es eine gute Möglichkeit, sich zu überlegen, ob das bestehende Verbesserungssystem ggf. erweitert werden sollte und Sie ein neues sinnvolles Standardthema für das bestehende Verbesserungssystem gefunden haben. Natürlich müssen Sie dann die Praktiken, Methoden, Vorgehensweisen und alles was Sie dazu benötigen auch erarbeiten. So entwickeln Sie Ihr aktuellen Verbesserungssystem weiter und nehmen neue Themen ins System auf.

Ansatz 2: Sie haben noch kein System zur Verbesserung und haben keine Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Dann starten Sie wie in jedem anderen Thema auch. Sie überlegen sich wer aus dem bestehenden Team an der Lösung dieser Herausforderung arbeiten möchte. Wenn Sie dann ein System aufbauen wollen, sollte dieses erste Team bewährte Vorgehensweisen, die dann auf dem Weg der Optimierung entdeckt werden, sinnvoll beschreiben. Es könnten Vorlagen, Anleitungen, Schulungsunterlagen, kurze Erklärvideos und Informationen sein. Strukturieren Sie diese Arbeit etwas, damit alle anderen auch davon profitieren können. Im Team finden Sie bestimmt jemanden, der genau diese Kompetenz besitzt und Aufgaben und Themen gut strukturieren kann. So bauen Sie selbst ein sehr individuelles System auf. Es gibt nichts Nachhaltigeres, als ein System, dass von selbst entsteht!

Begleitungsphase

Nach der ersten Aufbruchstimmung ist es an der Zeit sich mit der Umsetzungsphase zu beschäftigen. Die Umsetzungsbegleitung ist ein sehr wichtiger Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Oft höre ich von einigen Kollegen „Startet und meldet euch, wenn ihr etwas braucht“. Es kann funktionieren, aber eine aktiv begleitete Phase bringt viel schneller einen Erfolg und sorgt für Transparenz und Sicherheit in der Umsetzung. Lassen Sie das Umsetzungsteam bestimmte Routinen erarbeiten, fixe Haltepunkte, die notwendig sind, um z.B. über den Status zu sprechen.

Regelmäßige Unterstützung und Austausch mit den relevanten Personen, die Sie bereits in der Vorbereitungsphase definiert haben, bringt dann noch zusätzliche Vorteile. Schaffen Sie ein Umfeld, wo voneinander gelernt werden kann und sorgen Sie für komplette Transparenz – das gilt auch für Hindernisse, Misserfolge und Ansätze, die nicht funktionieren. Teilen Sie Misserfolgsgeschichten mit dem Ziel daraus zu lernen! So verlieren alle die Angst davor auch die unangenehmen Dinge anzusprechen. Fangen Sie selbst damit an, um zu zeigen, dass auch solche Themen besprochen werden können.

Optimierungsphase

Jedes gute Verbesserungssystem optimiert sich regelmäßig selbst!

Denken Sie unbedingt an eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer Aktivitäten, Routinen, Methoden, Vorgehensweisen und Besprechungen. Stellen Sie das eigene System auf den Prüfstand und suchen Sie nach der Verbesserung im System. Arbeiten Sie nicht nur mit dem System, sondern auch an der Verbesserung des Systems, also am System selbst.

Vorteile einer Lean Office Expedition

Einige Studien und Untersuchungen, die Sie dazu finden, attestieren unterschiedliche Effizienzsteigerungen. Es wird i.d.R. immer von zweistelligen Effizienzsteigerungen gesprochen. Aus meiner Erfahrung sind sehr gute und sehr schnelle Verbesserungen in einer sehr kurzen Zeit realisierbar, aber wie bei allen Themen, die Sie auch kennen, hängt es von einigen relevanten Faktoren ab, auf die ich noch gleich eingehen werde.

Zu den wesentlichen Vorteilen gehörten aus meiner Sicht diese Punkte:

  • Sie befähigen die Menschen und entwickeln Ihre Kompetenzen zur Problemlösung weiter
  • Sie arbeiten immer an den richtigen Themen, d.h. Sie sorgen für permanente Priorisierung der Themen in den Fachbereichen
  • Sie entwickeln wirksame Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken selbst weiter
  • Sie sorgen für eine kontinuierliche Veränderung und Anpassung Ihrer Prozesse, Ihrer Strukturen und Aufgaben
  • Sie teilen Wissen und sorgen für nachhaltige Resultate
  • Sie erhöhen die Zufriedenheit, die Produktivität und die Verbundenheit ihrer Teams
  • Sie beschleunigen Ihre Prozesse und erzielen dadurch bessere Ergebnisse

Erfolgsfaktoren für Lean Administration die Sie kennen sollten

Transparenz & Offenheit

Sorgen Sie von Anfang an für eine Kultur der Offenheit und Transparenz. Oft trauen sich nur die wenigsten offen und transparent alles anzusprechen. Führen Sie ggf. Formate ein, die genau diese offene und transparente Verhaltensweise fördern. Führen Sie doch mal eine Besprechung oder einen Workshop mit dem Titel „Eine bestehende Regeln abdrehen“ oder „Aus welchen Fehlern der Vergangenheit haben wir gelernt“ oder „Wo sollten wir offener und transparenter werden“ durch und zeigen damit wie wichtig Ihnen Transparenz und Offenheit ist.

Orientierung & Ausrichtung

Versuch Sie bestmögliche Orientierung zu geben und sorgen Sie für die Ausrichtung ihrer Aktivitäten auf ein übergeordnetes Ziel. Lassen Sie Ihre Ansätze und geplanten Aktivitäten auch von ihren Mitarbeitern priorisieren, um so Orientierung und Ausrichtung zu schaffen. Mit den modernen digitalen Tools ist es recht schnell umgesetzt und Sie haben immer Klarheit bzgl. Ausrichtung und Orientierung. Geben Sie auch wichtige Themen vor. Wer das Ziel nicht kennt, kommt auch nicht an!

Beteiligung & Wertschätzung

Wir sprechen oft über Punkte, die noch fehlen, die noch verbessert werden müssen und über Dinge, die einfach noch nicht perfekt laufen. Nutzen Sie Erfolge, positive Erkenntnisse und wertschätzen Sie auch die kleinen Schritte. Stellen Sie sich vor, Sie würden großartige Dinge erarbeiten und keiner würde es berücksichtigen und sich dafür interessieren. Beteiligen Sie die Menschen an der Umsetzung und wertschätzen Sie den Einsatz, die Ausdauer und die kleinen Erfolge. So bauen Sie Vertrauen in die Umsetzung auf und stärken gleichzeitig die Verbundenheit.

Unterstützung & Verpflichtung

Verpflichten Sie sich für die Umsetzung – sehen Sie es wie eine Pflicht an, die Sie haben! Ist es Ihnen wirklich wichtig genug? Sind Sie z.B. bereit jede Woche 4h Zeit dafür zu investieren, um sich aktiv um die Umsetzung und die Unterstützung zu kümmern? Wie können Sie ihren Arbeitsalltag so organisieren, dass Sie diese Zeit im Kalender finden? Wenn Sie sich dazu verpflichten und Unterstützung geben, ist einer der größten Erfolgsfaktoren erfüllt!

Top 5 Beispiele aus der Praxis für die Praxis inkl. Lösungsansätze als „Quick Win“ für die sofortige Umsetzung

Lean Administration Ideen
Lean Administration – Diese Tipps können Sie direkt umsetzen

1.Wie kann ich Themen im Team bzw. im Fachbereich priorisieren?

Wollen Sie im Team ihre Themen und Aufgaben priorisieren, sollten Sie zuerst definieren wonach etwas priorisiert werden soll. Möchten Sie Kosten reduzieren? Ist es eher die Durchlaufzeit? Sind es ggf. Medienbrüche oder ist es doch die Weiterentwicklung des Bereiches? Sie sehen, die Kriterien zur Priorisierung haben einen großen Einfluss auf die Aufgaben und Themen.

  1. Definieren Sie das Priorisierungskriterium (Wonach soll priorisiert und sortiert werden?)
  2. Notieren Sie alle Punkte, Aufgaben, Projekte usw. die Sie aktuell auf der Agenda haben. Diese Auflistung sollten Sie dann auch mit dem kompletten Team durchführen. So tragen Sie jetzt schon zur Transparenz und Klarheit bei.
  3. Sortieren Sie nun die notierten Themen passend zum gewählten Priorisierungskriterium. Fragen Sie sich dabei immer: “Wie stark zahlt dieses Thema/Aufgabe/Projekt auf mein Priorisierungskriterium ein?”. Nun können Sie alle erfassten Aufgaben miteinander vergleichen und dadurch einfacher priorisieren. Über den Vergleich der Aufgaben zueinander entsteht eine relative Ordnung und ebenfalls eine Priorisierung.
  4. Beginnen Sie dann mit den Aufgaben, die zum Priorisierungskriterium den größten Beitrag liefern
  5. Visualisieren Sie alles auf einem Board (digital oder physisch) und halten sie dann alles aktuell.

Oft wird dazu ein Kanban Board, ein Scrumban Board oder ein Agility Board eingesetzt.

Kanban Board Hymer Acceleration
Kanban Board – Grundstruktur & Aufbau

2.Wie schaffe ich nachhaltig Ordnung und Struktur im Dateiverzeichnis?

Legen Sie zu Beginn einige Spielregeln fest. Es könnten z.B. diese Punkte sein:

  1. Was soll wie und wo dokumentiert werden? Oft werden Dokumente nicht nur ein einem Ort gespeichert. Legen Sie damit eine Ablageregel fest.
  2. Ist es hilfreich die Bezeichnung von Dokumenten und Ordnern zu standardisieren? Wäre es hilfreich bestimmte Informationen bereits in der Dateibezeichnung zu erfassen? Ja – wenn es Ihnen hilft.
  3. Wer ist dann für welche Ordner verantwortlich? Sie wissen wie das ist. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, schleicht sich schnell Unordnung ein.
  4. Wie lange wird etwas dokumentiert bzw. gespeichert? Gibt es bestimmte Speicherfristen oder gesetzliche, interne oder sonstige Anforderungen?
  5. Brauchen wir ein digitales Archiv? Wenn ja, welche Regeln könnten uns dort helfen? Was soll bei einem physischen Archiv berücksichtigt werden? Das wird oft vergessen und das Suchen findet dann später statt. Denken Sie auch an die Strukturierung und Optimierung bestehender Archive.

Danach sollten Sie nach diesen Regeln die Struktur z.B. auf dem Laufwerk anpassen und optimieren. Wenn Sie immer wieder Dateien und Ordner auf dem Laufwerk „aufräumen“, haben Sie entweder keine Spielregel oder Sie halten sich nicht dran.

Dabei kann z.B. „5S auf dem Laufwerk“ helfen.

3.Wie optimiere ich einen Prozess in meinem Bereich?

Um einen Prozess zu optimieren, brauchen Sie nicht unbedingt einen Spezialisten oder einen Berater. Es ist auch ohne diese „Spezialkräfte“ möglich Prozesse zu verbessern und mit dem Team in die erste Umsetzung einzusteigen. Was Sie genau machen können, haben ich bereits in diesem Artikel beschrieben:

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

Ich wette, dort finden Sie einige Ansätze, um in die erste Umsetzung zu kommen.

4.Wie können wir uns im Team einfach und regelmäßig verbessern?

Die permanente Weiterentwicklung als Team gehört für mich zu den wesentlichen Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Naben der fachlichen Kompetenz, ist es für ein Team von größter Bedeutung, sich auch als Team weiterzuentwickeln. Wie würden Sie Ihr Team beschreiben?

  1. Jeder kämpft für sich
  2. Wir sehen zwar hier und da bestimmte Dinge, die uns stören, aber die behalten wir für uns
  3. Es gibt Subteams im Team
  4. Wir tauschen uns gelegentlich über Hindernisse und Probleme aus
  5. Wir arbeiten aktiv an unseren Fähigkeiten als Team und unterstützen uns alle gegenseitig, nehmen Vorschläge an und lernen gemeinsam
  6. Mein Team = als würde ich mit meinen besten Freunden arbeiten!

Retrospektiven können ein guter Einstieg sein und helfen Teams in der Weiterentwicklung. Weitere Details dazu finden Sie ebenfalls in einem Artikel in meinem Blog:

Retrospektive, ein wesentlicher Faktor für das Wachstum eines Teams!

5.Wie kann ich abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit verbessern?

Es ist nicht ganz so schwer wie viele vermuten. Planen Sie einen Workshop mit den relevanten Schnittstellenpartner. Das Ziel des Workshops könnte so formuliert werden „Wie können wir gemeinsam die Qualität und die Zufriedenheit unserer Zusammenarbeit verbessern?“.

Sie können dann im Workshop wie folgt vorgehen:

  1. Welche Prozesse und Aufgaben sind davon betroffen? Notieren Sie gemeinsam die relevanten Prozesse und Aufgaben.
  2. Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut? Erfassen Sie die bereits entstandenen Stärken in der Zusammenarbeit, die gut laufenden Abläufe und alles was Ihnen dazu einfällt.
  3. Wo sollten wir uns in unserer Zusammenarbeit noch verbessern? Nun sollten Sie auch einen Blick auf die Verbesserungspotenziale werfen. Wo können Handlungsfelder identifiziert werden?
  4. Welche Erwartungen haben wir gegenseitig und was wünschen wir uns für die Zukunft, um die Qualität unserer Zusammenarbeit zu verbessern? Tauschen Sie sich nun gemeinsam aus und formulieren Sie gegenseitige Erwartungen.
  5. Welche konkreten Ideen haben wir dazu aktuell? Besprechen Sie nun alle Ideen und Möglichkeiten, die Sie finden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
  6. Was müssen wir deshalb dafür verändern und wie wollen wir das genau machen? Halten Sie nun die relevanten Maßnahmen fest und erstellen Sie einen Umsetzungsplan mit Verantwortlichen und einem Enddatum. Oft sehe ich Maßnahmenpläne ohne Enddatum – ob es dann bis zur Rente umgesetzt ist? 🙂

Wenn Sie diese Punkte in einem gemeinsamen Workshop bearbeiten, werden Sie recht schnell eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit erleben.

Durch diesen Schnittstellenworkshop bringen Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf das nächste Level!

Sie finden zusätzliche Kurzanleitungen und Beschreibungen zu diesen und zu weiteren Punkten in meiner Social Media Übersicht hier: Auszug LinkedIn Beiträge

Was können wir also festhalten?

Die Welt da draußen ist hart umkämpft, und Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen, um an der Spitze zu bleiben. Wir alle wissen, dass es für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten kann, neue Systeme zu implementieren, von denen Sie sich bessere Ergebnisse versprechen. Wenn wir jedoch etwas von der Lean-Startup-Bewegung gelernt haben, dann ist es, dass die kontinuierliche Verbesserung damit beginnt, dass wir immer wieder lernen, wie unsere Kunden denken.

Deshalb bin ich der Meinung, dass ein adaptives Verbesserungssystem an der Spitze jeder Strategie stehen sollte, die auf nachhaltigen Erfolg ausgerichtet ist – nicht nur, weil diese Vorgehensweise den Wandel anerkennt, sondern auch, weil sie sicherstellt, dass sich eine Organisation selbständig anpassen und weiterentwickeln kann und dabei das Wissen und die Kompetenzen der Menschen nutzt, die in dieser Organisation arbeiten.

Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen und sich fragen, wie so ein System bei Ihnen funktionieren kann, dann melden Sie sich einfach bei mir. Vereinbaren Sie hier direkt einen Termin zur Abstimmung und ich gebe Ihnen einige Tipps dazu. TERMIN VEREINBAREN

Lean Administration von Hymer Acceleration
Lassen Sie uns gemeinsam Resultate erzielen und auf die Überholspur kommen

Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung, der Umsetzung oder bei der nachhaltigen Verankerung bestimmter Vorgehensweisen, dann sollten wir uns auch unbedingt unterhalten. Ich helfe Ihnen auch sehr gerne bei dieser Expedition und sorge für die Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen und für einen nachhaltigen Prozess der Verbesserung.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Open Space Methode

Open Space Methode – Ein ultimativer Leitfaden

Was sollten wir über Open Space wissen und was berücksichtigen?

Open Space, die ideale Technik, um die Kreativität in Schwung zu bringen und die Produktivität zu maximieren.

Mehr als 35 Jahre nach ihrer Entstehung hat die Open Space Methode, die auch als Open Space bekannt ist, Millionen von Menschen auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen, Umgebungen und Gemeinschaften geholfen.

Open Space wurde und wird von fast allen genutzt, von Wissenschaftlern, Politikern, Führungskräften, Befürwortern und Organisatoren bis hin zu Nachbarn, Architekten und Gemeinden in verschiedenen kleinen und großen Meetings und Veranstaltungen. In jüngster Zeit hat sich der Open Space jedoch als idealer Ansatz zur Maximierung von Produktivität und Kreativität sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch an entfernten Standorten und zur Anpassung an sich schnell ändernde Rahmenbedingungen immer mehr durchgesetzt.

Um die Vorteile von Open Space auch virtuell nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, was Open Space ist, woher es kommt, welche Prinzipien es gibt, wann es eingesetzt werden sollte und wie man zum Kern kommt.  Beginnen wir damit, zu erforschen, was Open Space genau ist.

Was ist Open Space?

Open Space, die Kurzform dessen, was ursprünglich als Open Space Technology bzw. Open Space Methode bezeichnet wurde, ist ein wirksamer Ansatz für die Organisation und Durchführung von Großgruppenformaten bzw. Besprechungen oder Konferenzen, bei denen jeder Einzelne unabhängig von der Organisationshierarchie zu Wort kommt und an Gesprächen über ein zentrales Thema teilnehmen kann.

Mit anderen Worten: Open Space ist eine Meeting-Methode, die Menschen dazu befähigt, ihre Kreativität und Leidenschaft in Worte zu fassen, während sie planen, sich auf dringende Themen und lohnende Aufgaben konzentrieren oder Fehler im Rahmen organisierter Fachgespräche analysieren.

Sie fragen sich nun, wer die Idee des Open Space zuerst hatte? Wir haben sie!

Ursprung: Wo liegen die Wurzeln von Open Space?

Open Space und vieles von dem, was wir darüber wissen, ist das Produkt des Genies von Harrison Owen. Er gründete in den späten 1970er Jahren sein eigenes Beratungsunternehmen als Organisationsberater und Theoretiker, um mehr über die Kultur von Organisationen im Wandel zu erfahren.

Obwohl Owen ursprünglich das Wesen und die Funktion von Mythen, Ritualen und Kultur untersuchte, machte er sich einen Namen, als er feststellte, dass sein Fachgebiet einen direkten Nutzen für soziale Systeme hatte. Er arbeitete mit verschiedenen Organisationen und Unternehmen zusammen, darunter Nichtregierungsorganisationen, das PEACE Corps, städtische Gemeindeorganisationen, regionale medizinische Programme und das National Institutes of Health. In den 1980er Jahren galt Owen als einer der einflussreichsten New-Age-Berater mit der Fähigkeit, das Engagement der Mitarbeiter in verschiedenen Organisationen zu fördern.  

Owen entwickelte 1983 die Idee des Open Space, nachdem er während eines von ihm organisierten Treffens eine Beobachtung gemacht hatte. Er stellte fest, dass in den meisten seiner Meetings im Vergleich zu den formellen Sitzungen oder Präsentationen mehr Kreativität und Energie in die Pausen floss und dementsprechend viele bedeutungsvolle Gespräche in diesen Kaffee- oder Getränkepausen stattfanden.

Als er über seine Beobachtung nachdachte, stellte er fest, dass Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativer Freiraum den Kern dieser Pausen ausmachten und so beschloss Owen, seine Meetings ähnlich wie diese Kaffeepausen zu gestalten. Der einzige Unterschied bestand darin, dass Owen ein zentrales Thema hinzufügte, das die Selbstorganisation in diesen Kaffeepausen-ähnlichen Meetings lenken konnte und nannte es Open Space-Technologie.

Nachdem Harrison Owen festgestellt hatte, dass die Technologie produktiv und viel lohnender war, setzte er sie fortan ein und nicht nur er, sondern viele Teilnehmer folgten seinem Beispiel. Seit seiner Einführung im Jahr 1983 haben Menschen aus den unterschiedlichsten Bereichen, die in verschiedenen Ländern arbeiten und wohnen, Open Space für die Organisation und Durchführung von Meetings eingesetzt und es für die Besprechung vielfältiger Themen und Ideen eingesetzt.

Möchten Sie wissen, wie diese Menschen die Open Space Methode für Meetings genutzt haben? Zum Glück gibt es für Open Space einige Prinzipien und ein Gesetz, die das Verständnis und die Umsetzung erleichtern.

Open Space Methode – 4 Prinzipien und 1 Gesetz

Open Space - Vier Prinzipien und eine Regel
Open Space – Vier Prinzipien und eine Regel

Open Space funktioniert nach vier Prinzipien und einem Gesetz, die alle von Harrison Owen vorgeschlagen wurden. Die Prinzipien sind im Folgenden aufgeführt:

Prinzip Nr. 1: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen

Dieser Grundsatz verdeutlicht, dass es für ein erfolgreiches Treffen nicht notwendig ist, dass alle Interessengruppen, Vorstandsvorsitzenden und eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend sind. Stattdessen zeigt es, dass die Anwesenheit von Menschen, denen das zu besprechende Thema oder die Tagesordnung und das Wohl einer Organisation oder Gemeinschaft wirklich am Herzen liegen, entscheidend ist. Die Personen, die anwesend sind, zeigen diese Sorge und müssen daher als die richtigen und wichtigen Personen angesehen werden.

Prinzip Nr. 2: Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.

Dieser Grundsatz fördert die Idee, im Augenblick präsent zu sein und sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was zum Zeitpunkt des Treffens tatsächlich passiert, anstatt sich von der Angst vor unbekannten oder vergangenen Ereignissen ablenken zu lassen.

Es ermutigt dazu, sich mit der Tatsache abzufinden, dass das Hier und Jetzt am meisten Aufmerksamkeit verdient und dadurch Ablenkungen vermieden werden.

Prinzip Nr. 3: Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt

Das dritte Prinzip bildet die Grundlage für die Kreativität, für die Open Space bekannt ist, denn es nimmt die Mentalität, den richtigen Zeitpunkt zu wählen und daran festzuhalten. Es ermöglicht den Menschen, ihre Kreativität und ihre Denkfähigkeiten zu nutzen, unabhängig davon, wohin die Zeiger der Uhr zeigen. 

Es ist bekannt, dass Kreativität nicht an Zeitfenster gebunden ist, daher fördert dieses Prinzip die Durchführung formeller Diskussionen, wenn die Menschen sich kreativ am besten fühlen.

Prinzip Nr. 4: Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Zeit während der formellen Besprechungen zu Ihren Gunsten zu nutzen und alles zu tun, was getan werden muss oder was man tun möchte, ohne Zeit zu verschwenden und die Dinge nach der Besprechung einfach abzuschließen und sich anderen lohnenden Aufgaben zuzuwenden. Es ermutigt die Menschen, effizient zu arbeiten und Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Abgesehen von den vier Grundsätzen ist das Herzstück von Open Space ein Gesetz 

Das Open Space Gesetz

Das Gesetz, dem Open Space folgt, wird als das Gesetz der zwei Füße oder das Gesetz der Mobilität bezeichnet, das da lautet

Wenn die Teilnehmer eines Treffens sich in einer Situation befinden, in der sie weder etwas lernen noch in irgendeiner Weise etwas beitragen, liegt es in ihrer Verantwortung, an einen anderen Ort oder in eine andere Session zu wechseln, die es ihnen ermöglicht, zu lernen und etwas beizutragen, oder einfach eine kurze Pause zur Selbstreflexion einzulegen.”

Zusammengenommen fördern die vier Prinzipien und das Gesetz die Kreativität, die Selbstorganisation und die Verantwortung in Open Space Meetings sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.  Daher sind Open Space Meetings weit entfernt von den üblichen, kompromisslosen Meeting-Formaten. 

Viele Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund empfinden die Open Space Methode als weitaus besser und effizienter als viele traditionelle Meeting bzw. Workshopformate.

Open Space Methode im Vergleich

Weniger anspruchsvoll und flexibler

Im Gegensatz zu dem weit verbreiteten traditionellen Ansatz der im Voraus geplanten Besprechungen, die sich durch einen starren Zeitplan und die überragende Bedeutung des Organisators auszeichnen, sind Open-Space-Workshops oder Besprechungen weitaus flexibler und erfordern viel weniger Vorausplanung.  Sie bringen die Teilnehmer zusammen und geben ihnen ein Rederecht, sobald sie persönlich anwesend sind.

Teilnehmerzentriert

Im Gegensatz zu traditionellen Veranstaltungen, bei denen die Organisatoren im Mittelpunkt stehen, sind Open Space Meetings teilnehmerorientiert. Ihr Hauptziel besteht darin, die verfügbare Zeit und den verfügbaren Raum so zu nutzen, dass sich die Teilnehmer mit wichtigen Themen auseinandersetzen können. Die Teilnehmer von Open Space haben die Freiheit, ihre Agenda zu erstellen und können die Themen den Räumen und der Dauer zuweisen, nachdem sie vor Ort angekommen sind oder sich via gemeinsamer Plattform verbunden haben (wenn die Treffen online stattfinden).

Fesselnd und transformativ

Anders als die typischen langweiligen Meetings, bei denen passive Zuhörer geschätzt werden, werden Open Space Meetings durch Selbstorganisation und kreative und kollaborative Beteiligung zu einer einnehmenden und transformativen Erfahrung für alle Beteiligten.

Wofür ist Open Space geeignet und ideal?

Open Space erleichtert Besprechungen und Konferenzen aus vielen Gründen und zu vielen Themen, wie z.B. Politik, Gesundheit, Konferenzen, parallele Bearbeitung vieler Themen zur selben Zeit, Förderung des Teamgeistes und Stärkung der Moral uvm.

Es ist aber vor allem für die folgenden Punkte sehr gut geeignet und ideal

Erarbeitung von Strategien

Open Space ermöglicht es Personen aus allen Organisationsebenen, zusammenzukommen und an der strategischen Planung bzw. an der Strategieentwicklung und -erarbeitung teilzunehmen und Wege und Strategien zu finden, um die Visionen des Unternehmens zu verwirklichen.

Teamentwicklung und Beziehungsaufbau

Open Space ermöglicht es dem Einzelnen, professionelle Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Respekt beruhen, da jeder in den Treffen seine Meinung kundtut und die Meinung der anderen anhört. All dies führt schließlich zu einem starken Teamgeist und zu noch stärkeren abteilungsübergreifenden Teams von Menschen, die den Visionen und Fähigkeiten der anderen vertrauen.

Gemeinsames Lernen

Die Open Space Methode ist ideal für gemeinsames Lernen, da es alle Menschen zusammenbringt und es ihnen ermöglicht, ihr arbeitsbezogenes Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen, zu reflektieren und voneinander zu lernen, so dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Erkennen und Lösen von Problemen

Open Space bringt Kunden, Lieferenten, Entscheidungsträger, Betroffene und die Unternehmensführung zusammen, um die anstehenden Probleme zu identifizieren, kritisch und logisch zu analysieren und gemeinsam Wege zur Lösung zu finden. Alle die benötigt werden, um ein bestehendes Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Perspektiven zu betrachten.

Auch wenn die oben genannten Gründe für Sie verlockend sein mögen, gibt es doch einiges zu bedenken, bevor Sie sich überlegen, ob es für ein bestimmtes Szenario ideal ist.

Welche Themen eignen sich für Open Space?

Wie bei jedem anderen Besprechungs-Format auch, ist es am besten, Open Space in einem dafür sinnvollen Szenario einzusetzen. Hier finden Sie nun einige konkrete Ideen, wann es evtl. sinnvoll wäre einen Open Space Workshop zu planen:

● Sie wollen ein größeres Problem lösen oder eine wichtige Frage beantworten

● Sie möchten ein Thema mit einer großen Breitenwirkung bearbeiten

● Sie brauchen eine Vielfalt von einflussnehmenden Personen & Sichtweisen

● Sie wünschen eine hohe Bereitschaft aller beteiligten Personen 

● Sie sehe eine Vielschichtigkeit der Sachverhalte

● Die Notwendigkeit zur Entscheidungsfindung mit größeren Auswirkungen ist gegeben

Aus diesen Themen können sich dann in einem Open Space natürlich auch andere Themen ergeben, aber bedenken Sie dann auch, dass Sie ergebnisoffen sein müssen. Sie bringen die Fragen und die Anliegen mit und der Rest ergibt sich dann im Workshop und in den Diskussionsrunden.

Wie das dann wirklich funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Open Space durchführen – wie ist der Ablauf?

Open Space - So funktionert ein physischer Ablauf
Open Space – So funktioniert ein physischer Ablauf

Wenn Sie herausgefunden haben, ob Open Space für das Thema, das Sie behandeln wollen, ideal ist, finden Sie im Folgenden die Schritte, aus denen eine Open Space-Veranstaltung besteht. Diese Schritte zeigen, wie ein Open Space Event normalerweise durchgeführt wird und auch von Ihnen durchgeführt werden kann.

  • Der erste Schritt besteht darin, einen Konferenzraum vorzubereiten, in dem Stühle im Kreis aufgestellt werden, einzelne Bereiche mit Namen oder Buchstaben versehen werden, um die einzelnen Diskussionsbereiche zu kennzeichnen, zwei leere Stellwände, eine für die Tagesordnung und eine für die Erfassung und Aufzeichnung der Ergebnisse formeller Diskussionen, sowie jede Menge Stifte und Papiere.
  • Wählen Sie im Vorfeld einen Organisator und einen Moderator, damit der Organisator alle Teilnehmer bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Anschließend erklärt der Moderator den Open Space und seine Funktionsweise, erläutert die Regeln und Grundsätze und erklärt, wie die Diskussionen protokolliert werden sollen.
  • Sobald die Grundlagen geklärt sind, bittet der Moderator die Personen, die ein Anliegen oder ein Problem haben, in den Kreis zu kommen, das Thema auf einen Zettel zu schreiben und es der ganzen Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit ihren Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet.
  • Die Ideengeber hängen diese Zettel an die Wand oder an die Tafel, die für die Tagesordnung vorgesehen ist, und sie schreiben auch die Zeit und den Ort für das Treffen und die Diskussion ihres Themas auf. Verschiedene Ideengeber tun dies so lange, bis alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind und keiner mehr übrig bleibt bzw. die vorgesehenen Räume komplett ausgebucht sind. Auf diese Weise füllt sich die Wand, die im Allgemeinen als Agenda-Wand bezeichnet wird, nach und nach mit verschiedenen Themen.
  • Alle Teilnehmer bewegen sich dann auf die Agenda-Wand zu und notieren sich die Uhrzeit und den Ort der jeweiligen Besprechung, die sie interessiert.
  • Kurz darauf wird z.B. eine Glocke geläutet oder ein Ton abgespielt, um den Beginn der ersten Diskussionsrunde anzuzeigen und anzukündigen.
  • Die Teilnehmer begeben sich dann in die Bereiche, in denen die Diskussionen zu den Themen, die sie interessieren, geführt werden. Jede Gruppe wählt einen Schriftführer, der die Aufgabe hat, die wertvollen Bemerkungen der Runde zu notieren und den Bericht als Zusammenstellung der Ergebnisse an der dafür vorgesehenen Informationswand zu veröffentlichen.
  • Das Ende jeder Runde wird durch einen Ton oder eine Glocke angezeigt. Die Sessions werden nacheinander fortgesetzt und die Berichte der verschiedenen Sessions füllen die Agenda-Wand.
  • Nach Abschluss der Sessions kommen alle Gruppen zusammen und ihre gewählten Vertreter diskutieren die wichtigsten Punkte und alle Mitglieder tauschen Erkenntnisse, Feedbacks und Vereinbarungen aus.
  • Die Diskussionsrunde führt zu einer allgemeinen Vereinbarung über bestimmte Ideen, Strategien und Arbeitsgruppen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit den in den Sitzungen besprochenen Tagesordnungspunkten sowie zu gut ausformulierten Maßnahmenplänen, um die Ideen in die Tat umzusetzen.
  • Gegen Ende des Treffens sollten alle Berichte von der Agenda-Wand zusammengefasst werden – oft wird eine Art digitale Zusammenfassung als Datei erstellt oder alle Inhalte werden z.B. in die Cloud geladen. Die Aktions- und Maßnahmenpläne dürfen dort natürlich nicht fehlen.
  • Der finale Bericht, das Dokument oder der Link zu den Unterlagen wird dann an alle Teilnehmer verteilt. 

Alle diese Schritte machen ein Open Space Treffen aus und zeigen, wie dadurch Kreativität und Selbstorganisation gefördert werden.

Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie sind die meisten Unternehmen jedoch zu Online- und Remote-Arbeitsmodellen übergegangen. Zahlreiche Organisationen nutzen heute entweder eine oder eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Events und viele Meetings werden z.B. nur virtuell durchgeführt. Unabhängig davon bleibt der Nutzen von Open Space zum Glück intakt. Seine Vorteile lassen sich auch dann nutzen, wenn formelle Diskussionen virtuell geführt werden.

Wie kann Open Space virtuell durchgeführt werden?

Open Space virtuell durchführen
Open Space virtuell durchführen

Um Open Space virtuell zu nutzen, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was man braucht und wie die einzelnen Schritte aussehen. Beide sind im Folgenden aufgeführt.

Was wird benötigt?

Im Gegensatz zu physischen Treffen im Open Space, für die ein Raum, Stühle, Stift und Papier benötigt werden, sind für virtuelle Open Space-Treffen nur digitale Hilfsmittel erforderlich. Es gibt zwar verschiedene Tools, aber die folgenden werden üblicherweise für virtuelle Open-Space-Sitzungen eingesetzt und zeigen, wofür sie verwendet werden können:

I.             Zoom

Die Online-Videochat-Plattform und -Anwendung Zoom kann für die Einrichtung eines virtuellen Besprechungsraums verwendet werden, in dem alle interessierten Teilnehmer zusammenkommen, sich unterhalten und den Bildschirm gemeinsam nutzen können. Es ist auch möglich, Räume für separate Themen zu schaffen. So könnten Sie einen Hauptraum und viele Themenräume (Breakout-Räume) einstellen.

II.            Slack

Slack kann für die Kommunikation und für Ankündigungen bezüglich der Sitzungen verwendet werden. Es ermöglicht die Einrichtung verschiedener Kommunikationskanäle, wobei die Ideengeber einen separaten Kanal erstellen können und der Moderator und Organisator selbst auch einen separaten Kanal erstellen kann.

III.          Miro

Miro bietet eine visuelle Tafel bzw. ein endloses Whiteboard, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können und es kann wie ein Tafel oder Pinnwand in physischen Sitzungen zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und Aufzeichnen von Ergebnissen verwendet werden.

IV.          Trello

Trello ist ein weiteres digitales Tool, das als Ersatz für die Agenda-Tafel oder -Wand verwendet werden kann, da verschiedene Sitzungen darauf mit ihrer Zeit und Links zu Teamräumen markiert werden können.

V.           Google Text & Tabellen

Google Docs ist ein sehr nützliches Online-Tool, mit dem mehrere Nutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen, sie teilen, ansehen und bearbeiten können. Es kann für die Zusammenstellung von Ergebnissen verwendet werden.

VI.           Microsoft Teams

Sie können natürlich auch alles mit Microsoft Teams organisieren, Agendapunkte erstellen, Teamräume anlegen und Protokolle erfassen lassen.

15 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Open Space Event

Open Space - 15 Schritte zum Erfolg
Open Space – 15 Schritte zum Erfolg
  1. Anstatt einen Besprechungsraum vorzubereiten, besteht der erste Schritt für virtuelle Open-Space-Besprechungen darin, die richtigen Online-Plattformen und digitalen Tools auszuwählen, die die Funktionen von Stift und Papier und Tafeln in physischen Open-Space-Besprechungen übernehmen können.
  2. Sobald Sie die richtigen Tools ausgewählt haben, wählen Sie einen Moderator, der den gesamten Ablauf und die Tools verwalten kann. Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von dem eines physischen Open Space Meetings und beginnt mit einer Eröffnungssitzung.
  3. Bei der Eröffnungssitzung kommen alle Teilnehmer in einem Raum z.B. Zoom oder MS-Teams zusammen und hören dem Moderator zu, der Open Space erklärt. Der Moderator erläutert die Regeln und Prinzipien von Open Space und erklärt, wie man kommuniziert und die Gespräche mit digitalen Tools aufzeichnet. Es gibt auch noch andere interaktive Anwendungen, die dafür gut geeignet sind. Ich habe hier Zoom und MS-Teams erwähnt, weil diese Tools sehr verbreitet sind.
  4. Anschließend bittet der Moderator jemanden, in Abhängigkeit von der Gesamtzahl der Gesprächsteilnehmer, verschiedene Zeitfenster auf Trello und in den Zoom-Räumen (optional) für formelle Diskussionsrunden zu erstellen.
  5. Nun lädt der Moderator Personen mit Ideen und Problemen ein, ihre Agenda in einen Slack-Kanal oder als Chat-Nachricht via Zoom zu verfassen, um sie der gesamten Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet. Dem Ideengeber kann die Möglichkeit gegeben werden, ihre Sitzungen über die Audiofunktion von Zoom anzukündigen, und dann muss jeder Ideengeber das eigene Thema für ein bestimmtes Zeitfenster anmelden. Durch diesen Ablauf entsteht die gesamte Agenda des Open Space Events.
  6. Die Ideengeber verwenden dann ein gemeinsames Trello-Board oder Miro-Board, um ihre Themenagenda, die Zeit und den Link zum Zoom-Raum bekannt zu geben. Wenn sich vorbereitete Themen-Board mit angemeldeten Inhalten füllt, wird es zu einer Art Agenda-Wand und einem Marktplatz, aus dem die Teilnehmer die relevanten Events/Themen auswählen können, die sie interessieren.
  7. Die Teilnehmer können auf die virtuelle Agenda-Wand zugreifen, den Link zum Raum öffnen und die Zeit der Sitzungen notieren, an denen sie teilnehmen möchten. So bleibt jeder Teilnehmer selbstorganisiert und kann selbst entscheiden was und wie lange etwas interessant genug bleibt.
  8. Danach erlaubt der Moderator den Teilnehmern, den gemeinsamen Zoomraum zu verlassen und z.B. Slack zu überprüfen. Der Moderator kündigt den Beginn der Sitzungen der formellen Diskussionen in einem Slack-Kanal an. Alternativ kann auch ein Trello-Board oder eine Nachricht über Zoom für die Ankündigungen verwendet werden. Dabei gibt es auch wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.
  9. Die Teilnehmer begeben sich dann in die Räume, in denen die virtuellen Besprechungen zu dem Thema, das sie interessiert, stattfinden. Die Diskussion findet statt und gleichzeitig verwenden die Teilnehmer in jeder Gruppe gemeinsam genutzte Google Docs oder Whiteboards, um wertvolle Kommentare zu schreiben und ihre Gespräche aufzuzeichnen. Der Ideengeber kann dazu z.B. einen Link zu einer Google Docs-Datei sende und dort alle relevanten Punkte erfassen. Die Tagesordnung oder der Titel des Themas darf natürlich nicht fehlen. Hilfreiche Notizen oder gute erste Maßnahmen können natürlich auch sofort erfasst werden.
  10. Die virtuellen Besprechungen werden nacheinander fortgesetzt und jemand aus dem Orga-Team sollte sicherstellen, dass die Zusammenfassungen jeder Sitzung und ggf. die bearbeiteten Google Dokumente, Notizen und Maßnahmenpläne gut aufbereitet an der digitalen Agenda-Wand und ggf. in der Cloud abgelegt werden. Je besser diese Arbeit während des Events organisiert ist, desto weniger Nacharbeit gibt es im Nachgang. Mein Motto bei virtuellen Workshops ist: “Wenn der Workshop vorbei ist, ist er vorbei”. Also es muss alles während des Workshops passieren und es sollte mit einer guten Vorbereitung und einem strukturiertem Ablauf auch möglich sein.   
  11. Nach Beendigung der virtuellen Besprechungen bittet der Moderator alle Gruppen, sich über Slack/Zoom wieder in einem gemeinsamen großen Zoom-Raum zu versammeln und lädt die gewählten Vertreter jeder Gruppe ein, die wichtigsten Punkte kurz zu präsentieren und vorzutragen.
  12. In dieser Phase hat es sich bewährt, den Ideengeber zu befragen was ggf. noch von den Teilnehmern benötigt wird. So können ggf. noch wertvolle Hinweise, Ideen, Feedbacks oder einfach Meinungen gehört werden. Dabei sollte aber unbedingt auf einen straffen Zeitplan geachtet werden. Wie viel Zeit dafür gegeben wird, hängt von der Anzahl der Themen ab.
  13. Abschließend – falls nicht schon im Prozess vorgesehen – sollte unbedingt noch eine finale Besprechung über bestimmte Ideen und Strategien zur Umsetzung von Maßnahmen, im Zusammenhang mit den in den virtuellen Besprechungen behandelten Themen, durchgeführt werden. Gut formulierte und nachvollziehbare Maßnahmenplänen zur Umsetzung der Ideen bringen erst den großen Mehrwert. Denken Sie immer auch an den Maßnahmenplan.
  14. Gegen Ende des Events werden alle erarbeiteten Inhalte in der Cloud oder an einem anderen dafür vorgesehenen Speicherort aufgenommen und der Link dazu wird an alle Teilnehmer weitergegeben.
  15. Falls Sie auch noch etwas Netzwerken wollen und die Kontaktdaten aller Teilnehmer teilen möchten, sollten Sie dazu alle Teilnehmer um Erlaubnis fragen. Virtuell ist es einfach möglich, indem Sie z.B. auf einem digitalen Whiteboard einen Bereich “KONTAKTBÖRSE” erstellen und alle dazu einladen, dort die Kontaktdaten zu hinterlassen, um später ggf. kontaktiert zu werden. So stellen Sie sicher, dass nur Personen, die das auch selbst wollen, ihre Kontaktdaten eintragen. Sie können ja bei dieser Kontaktbörse etwas kreativer sein und nicht nur NAME, TELEFON, FIRMA und EMAIL notieren lassen.

Jetzt, wo Sie alles über Open Space wissen und glauben, dass es für Sie ideal ist, sollten Sie ein paar Dinge bedenken, bevor Sie es final nutzen.

Was ist vor der Durchführung von Open Space zu beachten?

Open Space ist zwar gut und lobenswert, weil es die Produktivität und Kreativität von formellen Diskussionen und Veranstaltungen steigert, aber man muss die folgenden Punkte beachten, um zu vermeiden, dass Open Space zu negativen Ergebnissen führt.

Meeting Formate bzw. Methoden zu mischen ist nicht sinnvoll

Wenn Sie verschiedene Meeting-Methoden mischen wollen oder Open Space zu Beginn einsetzen, um dann das traditionelle Meeting-Format zu nutzen, dann ist Open Space nicht das Richtige für Sie. Experten und Organisationsberater halten diese Art der Nutzung von Open Space für wenig sinnvoll. Sie empfehlen, nicht zu einer anderen Dynamik überzugehen, wenn man mit Open Space begonnen hat, da dieser Wechsel dessen Vorteile zunichte macht. 

Wenn Open Space nicht für die gesamte Dauer einer Konferenz oder eines Meetings genutzt werden kann, ist es ratsam, ihn am Ende der Konferenz oder des Meetings einzusetzen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback auszutauschen und sich zu vernetzen.

Dokumentierte Berichte sind wichtig

Der Erfolg eines Open Space Events hängt von guten Protokollen in Schriftform und deren Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, die wichtigen Punkte aus jeder Diskussionsrunde und die Aktionspläne zu dokumentieren und die Berichte am Ende der Sitzung oder des Tages zugänglich zu machen, damit die gemachten Vorschläge nach der Veranstaltung weiterverfolgt werden können.

Ungeeignet für vorgegebene Ergebnisse

Open Space nimmt autoritären Personen die Befehlsgewalt in Bezug auf die kreative Freiheit, die Organisation und die Wahl der Tagesordnung, da es allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Kontrolle über diese Dinge zu übernehmen. Folglich ist es nicht für Meetings geeignet, bei denen der Organisator alle Teilnehmer auf ein bestimmtes und vorher festgelegtes Ergebnis ausrichten will. Dies ist in der Tat ein Nachteil, oder ein Vorteil von Open Space. Das hängt dann immer von der Sichtweise ab.

Es lohnt sich also, über diesen Punkt nachzudenken, denn nicht alle Meetings werden ohne ein bestimmtes Ergebnis im Hinterkopf durchgeführt. 

Abschließende Überlegungen

Viele Organisationen, darunter UNICEF, Dayspring Incorporation, Scrum Alliance und Agile Open California, halten Open Space für sehr wirksam. Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie Open Space Methode, um die Langeweile zu vertreiben und Kreativität und Begeisterung zu wecken.

Zweifellos ist Open Space eine bewährte Methode, um Ihre Meetings, ob virtuell oder physisch, mit viel Kreativität zu bereichern und Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten zu neuen Höhen zu führen.

Und falls Sie Interesse haben sollten, etwas mehr über Großgruppenformate zu erfahren und ggf. einen solchen Workshop planen wollen, dann melden Sie sich beim mir und wir sorgen gemeinsam für nachhaltige Ergebnisse und begeisterte Menschen. Oder wie Ralph Waldo Emerson einmal sagte: “Nichts Großes ist je ohne Begeisterung geschaffen geworden”.

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Agile for Teams und Agile Teams

Agile for Teams – Wie Sie agile Teams im Industrieumfeld befähigen

Warum agile Teams die Umsetzung beschleunigen und welche Grundlagen Sie über agile Teams wissen sollten

Wenn wir über agile Teams und agile Vorgehensweisen sprechen, kursieren viele Mythen und Missverständnisse. Einige glauben, dass die agile Vorgehensweise nur für Softwareentwicklungsteams geeignet ist oder dass es zu schwierig ist, sie in einer industriellen Umgebung einzuführen. Nichts von beidem ist wahr! Tatsächlich kann agiles Arbeiten eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Team zu stärken und dem Team zu helfen, effektiver zu arbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Agile for Teams auch in einem industriellen Umfeld beginnen und erste Ergebnisse erzielen können.

Vor allem gehe ich darauf ein, wie Sie ein sich selbst organisierendes Team entwickeln, das motiviert ist und für seinen eigenen Erfolg verantwortlich ist.

Sind Sie bereit? Dann fangen wir an!

Was sind Agile Teams bzw. Agile for Teams und was bedeutet es überhaupt?

Zunächst einmal müssen wir mit einigen weit verbreiteten Missverständnissen über agile Teams und den Begriff selbst aufräumen. Manche denken, dass agil bedeutet, auf der Couch einzuschlafen und eine zufällige Aufgabe aus dem Hut zu ziehen, um sie zu erledigen. Andere glauben, dass der Begriff nur für die Softwareentwicklung gilt und für jede andere Art von Team zu schwierig ist. Ja, anfangs wurde Agile for Teams eingesetzt, um Softwareteams zu helfen, ihre Produktivität zu verbessern, aber jetzt hat es sich auch in anderen Branchen verbreitet.

Agile Teammitglieder sind also nicht nur Entwickler, die an Softwareprodukten arbeiten. Agile Projektmanager sind ein Beispiel für das breite Spektrum an Berufen, in denen heutzutage agile Ansätze zum Einsatz kommen. Ihr könnt ja selbst auf Stepstone nachschauen, wie viele vakante gute Stellen es dazu im Moment gibt.

Wir haben alle schon von der agilen Haltung und Umsetzung von Spotify gehört – das Unternehmen entwickelt zwar keine eigenen Produkte, wendet aber im gesamten Unternehmen agile Methoden, Techniken und Prinzipien an.

Das Spotify Modell – Teil 1

Was also macht ein Team “agil”? Beginnen wir mit der Definition

“Agile Entwicklung ist eine Reihe von Prinzipien und Werten, die sich auf Flexibilität, Zusammenarbeit und Prioritätensetzung konzentrieren.”

Wenn wir über agile Teams im Industrieumfeld sprechen, meinen wir eine Gruppe von Menschen, die selbstorganisiert zusammenarbeiten, um Ziele zu erreichen. In der Regel ist das Team funktionsübergreifend und setzt sich aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen, z. B. jemandem, der strukturiert Probleme lösen kann, technische Lösungen entwickeln kann, Nachforschungen über Zielkunden anstellen kann usw. Als ein Team von selbstorganisierten Individuen sind agile Teams in der Lage, schnelle und effektive Lösungen zu finden. Sie tun dies, indem sie Probleme selbst beseitigen, auf Augenhöhe miteinander arbeiten und sich nicht von den Entscheidungen oder der Autorität eines Einzelnen abschrecken lassen. 

Das bedeutet, dass agile Teams unabhängiger arbeiten und ihre Kunden oder Stakeholder besser kennen. Daher sind sie in der Lage, Lösungen für Probleme schnell anzupassen. Die Teammitglieder arbeiten also alle gleichrangig zusammen und finden Wege, um jede Herausforderung schnell zu bewältigen – auch neue Herausforderungen, die durch sich schnell verändernde Rahmenbedingungen oder sich wandelnde Kundenbedürfnisse entstehen!

Warum wir nicht TEILEN, sondern VERBINDEN sollten. Klassisch vs. agil

Agile Teams - VERBINDEN
Agile Teams – Verbindungen stärken und nicht Trennung herbeiführen

Oft wird eine Unterteilung zwischen “klassischer” Vorgehensweise und “Agiler” Vorgehensweise beschrieben. Für einen Vergleich ist es hilfreiche zu verstehen wo die Unterschiede liegen, welche Prinzipien und welche Arbeitslogik verfolgt wird. Oft wird meiner Meinung nach aber eine “was ist besser” Diskussion angestoßen. Das kenne ich auch schon seit Jahren, bzw. ich muss schon fast sagen seit Jahrzehnten, im Bereich des Verbesserungsmanagements und der Prozessoptimierung.

Es gibt da die Hardcore Anhänger aus der Lean Management Ecke, die TPM Veteranen, dann die Six Sigma Fraktion, die KVP Jünger, die Holocracy Botschafter, die Scrum Sprinter und viele andere gute Ansätze und Ideen. Es wird in den meisten Fällen versucht eine dominierende Ausrichtung zu “verkaufen und zu verteidigen”. Das finde ich persönlich sehr anstrengen, denn aus meiner Überzeugung sind in allen Ansätzen gute BEST PRACTICE Vorgehensweisen verborgen, die verbunden & gemeinsam und nicht geteilt & aufgesplittet viel mehr bringen. Deshalb unterteile ich in diesem Artikel auch nicht in KLASSISCH und AGIL – dazu gibt es schon sehr viele Abbildungen und Vergleiche im Netz.

Lasst uns also wirksame Formate finden und das Verbindende suchen, anstatt eine Spaltung herbeizuführen.

Nach welchen agilen Prinzipien handeln agile Teams?

Agile Teams - Prinzipien
Agile Teams – bewährte Prinzipien für Agile for Teams

Es werden oft unterschiedliche agile Prinzipien beschrieben. Ich diesem Artikel gehe ich nur auf die relevanten Prinzipien von agilen Teams im Industrieumfeld ein, die aus meiner Sicht relevant sind.

6 Prinzipien für Agile for Teams im Industrieumfeld

Prinzip 1 – Selbstorganisation vor Einflussnahme

Arbeitet selbstorganisiert! Das habe ich schon oft gehört und da muss ich dann immer etwas schmunzeln. Es ist dann manchmal so wie „sei kreativ – und am besten JETZT“. Selbstorganisation vor Einflussnahme bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Teams befähigt werden sollen und manchmal wirklich MÜSSEN, selbstorganisiert zu arbeiten, anstatt auf die Entscheidungen und Vorgaben der Führungskräfte oder des Managements zu warten. Selbstorganisation sollte zu Beginn begleitet werden, damit das Team Vertrauen in die „Verantwortungsübergabe“ gewinnt und wirklich versteht, was es bedeutet selbstverantwortlich Entscheidungen zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und alles Mögliche zu tun, um eine Erfolgsgeschichte zu schreiben ohne ständig um Erlaubnis zu fragen und die Probleme und Hindernisse „nach oben“ zu delegieren. Ein gutes selbstorganisiertes Team kann alle Aufgaben, Hindernisse, Entscheidungen und Probleme selbst umsetzen bzw. lösen. Eine Einflussnahem von „übergeordneter Stelle“ ist nicht notwendig.

Prinzip 2 – Mehrwerte liefern vor Pläne entwerfen

An dieser Stelle sage ich den Teams immer – das ist der Turbo in der Umsetzung! Mehrwerte liefern als oberstes Prinzip der gelebten Leistungsstrategie. Dabei ist der primäre Fokus auf die permanente Lieferung von echten Mehrwerten gerichtet. Es bedeutet dann, auch mit den ersten Annahmen, Ideen und Ansätzen in die Umsetzung zu gehen, mit dem Ziel schnelles Feedback und eine schnelle Rückkoppelung zu erhalten, um permanent Mehrwerte zu liefern. Dieses Prinzip zu leben, erfordert etwas Übung, denn oft fällt es vielen schwer den Mehrwert zu ermitteln bzw. die richtige Sichtwiese einzunehmen. Eine meiner „JOKER“ Fragen bzw. Anregungen für die Teams ist die folgende:
Würde ein externer Kunde dafür bezahlen, was Ihr diese Woche im Team erarbeitet, erstellt, durchführt oder entwickelt habt?

Einen Mehrwert zu liefern ist also nicht nur einen Plan zu entwickeln, eine Analyse durchzuführen oder schöne Schulungsfolien zu entwerfen, sondern es ist viel mehr als das. Es muss danach signifikant besser sein als vorher! Das ist der Unterschied zwischen „BESCHÄFTIGT SEIN“ und „WIRKSAM SEIN“.

Natürlich könnte das auch ein Mehrwert sein, wenn genau diese Leistungen angefragt werden 😉

Hier findet Ihr noch eine kurze Erklärung dazu 👉 BESCHÄFTIGT SEIN VS. WIRKSAM SEIN

Prinzip 3 – Transparenz & Offenheit vor Geheimhaltung & Rückzug

In vielen Unternehmen ist es leider so, dass Geheimhaltung – also nicht wirklich alles so beschreiben wie es wirklich ist, sondern etwas besser – stärker ausgeprägt wird je höher das Organigramm erklommen wird.  Interessant finde ich auch die Sendung „UNDERCOVER BOSS“, wo sich i.d.R. Geschäftsführer „undercover“ ins eigene Unternehmen begeben und sich dann wundern wie die Realität wirklich aussieht. In so einem Umfeld ist es dann nicht ganz so einfach das Prinzip von Transparenz & Offenheit zu leben, denn es könnte ja dazu führen, dass der große Teppich (unter dem alles verschwunden ist) doch bestimmte Sachen zugedeckt hat, die da wohl bleiben sollten.

Jim Collins, der den Weltbestseller „From Good To Great” bzw. „Der Weg zu den Besten“ geschrieben hat, ist auf dieses Prinzip auch schon eingegangen. Er hat es – „der Realität ist Auge schauen“ genannt. Es ist eins der wesentlichen Prinzipien, welches herausragende Unternehmen von guten Unternehmen unterscheidet.

Das Prinzip soll dabei helfen alles besprechen zu können und offen mit Unzufriedenheit umzugehen. Nur dann sind eine nachhaltige Veränderung und Verbesserung gemeinsam möglich.

Prinzip 4 – Könnerschaft vor Titel

Wenn wir im privaten Umfeld etwas unternehmen oder z.B. etwas am Haus modernisieren, dann lassen wir uns dort von jemandem anleiten und beraten, der auf diesem Gebiet eine Könnerschaft hat, oder? Im Unternehmen sollten wir dieses Prinzip identisch anwenden. Wenn wir also „Könnerschaft vor Titel“ leben wollen, übertragen wir z.B. Entscheidungskompetenzen an jene Personen, die in bestimmten Bereichen viel besser sind als die anderen – also eine echte Könnerschaft haben.

Oft fällt es vielen Führungskräften schwer, genau diese „Macht“ abzugeben und eine beratende Rolle einzunehmen. Es wird dann nicht mehr entschieden per Titel bzw. Stellung im Organigramm, sondern die Person mit den besten Kompetenzen in diesem Bereich trifft die Entscheidung. Damit so etwas gut funktionieren kann, sind andere Entscheidungsformate notwendig. Im Downloadbereich findet Ihr eine Kurzschulung für „Agile Entscheidungstechniken“, um diese Kompetenzen zu verbessern.

Prinzip 5 – schnelle Verbesserung vor großer Innovation

Ist es gut genug, um es auszuprobieren und entsteht dadurch kein signifikantes Risiko oder ein Schaden für das Unternehmen? Das ist die Fragen für schnelle und kleinere Verbesserungen, anstatt auf die großen Innovationen zu warten und wertvolle Zeit zu verlieren. Dabei erinnere ich mich immer an das Zitat von Henry Ford, der gesagt hat: „Nicht mit Erfindungen, sondern mit Verbesserungen macht man sein Vermögen“. Das soll nicht bedeuten, dass Innovationen schlecht sind, ganz im Gegenteil. Innovationen sind wichtig für die sprunghafte Weiterentwicklung.

Es bedeutet in diesem Kontext einfach – gehe lieber 100 kleine Schritte, anstatt auf den einen großen zu warten. Was können die Teams also diese Woche bzw. diesen Monat verbessern und wie viel Verbesserung ist ausreichend? Eine 100% perfekte Lösung ist oft wirtschaftlich nicht sinnvoll und wir kommen mit einer 80% Lösung auch ans Ziel. Das Prinzip des „Target Costing“ kann dann manchmal helfen, die oft beobachtete „Overengineerin“ Mentalität aufzulösen.

Prinzip 6 – Praxisnutzen vor Theorie

Wir können uns Bücher kaufen und uns mit Studien bestimmt viele Monate beschäftigen und dann als Botschafter bestimmter Thesen das Land bereisen. Oft bringen „By the Book“ Kochrezepte viele Probleme mit sich, denn selbst in einem Unternehmen gibt es viele gute praxiserprobte ABER UNTERSCHIEDLICHE Wege etwas zu tun. Der Praxisnutzen und die Anwendung im „echten Leben“ darf nicht aus den Augen verloren werden. Es bedeutet sogar, das unterschiedliche Wege in der Umsetzung bestimmter Aufgaben teamabhängig sind. Das „WIE“ kann bei gleichen Aufgabenstellungen von Team zu Team völlig anders ausschauen. Praxisrelevant bedeutet auch immer Zielgruppenorientierung!

Jede Umsetzung, Idee, Anregung und gut gemeinte Lösung sollte hinsichtlich Praxisnutzen bewertet und einer theoretischen Ideallösung vorgezogen werden. Wir wollen Wirksamkeit und das setzt einen hohen Praxisnutzen voraus.

Was sollten Sie noch berücksichtigen, wenn Sie agile Teams in einer industriellen Umgebung aufsetzen wollen?

Agile Teams - Hinweise
Agile Teams – Was sollte auf dieser Expedition berücksichtigt werden?

Haltung und Werte – Welche Haltung dafür hilfreich ist

Selbstorganisation ist ein Teil der agilen Haltung. In einem agilen Team wissen die Einzelnen, wie sie Entscheidungen treffen und die Verantwortung dafür übernehmen können. Die Teammitglieder helfen sich gegenseitig bei der Lösung von Problemen, anstatt nach einem Verantwortlichen zu suchen, der sich “darum kümmern kann”.

In einem agilen Team gibt es keine strengen Regeln über die Art und Weise wie man zusammenarbeitet. Agile Teams sind flexibler und eignen sich besser für eine dynamische Umgebung, die sich häufig ändert. Mit anderen Worten: Agile Teams lösen sich von bestimmten Prozessen und Strukturen sowie von den Werkzeugen, die ein Team einsetzt – sofern diese eine effektive Zusammenarbeit einschränken oder behindern würden.

In der Literatur zu diesem Thema finden sich viele weitere Grundsätze von agilen Teams. Es ist eine gute Praxis, sie in einer Team-Charta zu definieren, die hilft, die Prinzipien mit konkreten Aktionen oder Verhaltensweisen zu verbinden.

Die agile Haltung ist für mich persönlich sehr eng mit einer KVP-Haltung verbunden. Denn im Kern gilt der grundlegende Ansatz – wir machen alles besser was uns hilft und suchen immer nach einem besseren Weg für uns! Mach es EINFACH ist ein wichtiges Prinzip.

Ich bin sehr gespannt was da passiert und welche Erkenntnisse wir gemeinsam gewinnen. Wir starten sobald wir eine erste Idee haben und wir kein größeres Risiko für das Unternehmen befürchten, aber wir passen unsere Vorgehensweise sofort an, wenn es nicht funktionieren sollte. Wir freuen uns über jedes Feedback und jede andere Sichtweise – so verstehen wir die Unterschiedlichkeiten als Chance und bekommen die Möglichkeit, Situationen aus vielen Blickrichtungen zu sehen. Wir orientieren uns an der Wirksamkeit, nicht an der geleisteten Arbeit und treffen Entscheidungen gemeinsam, im Sinne unserer Ausrichtung und Orientierung. Wir vertrauen auf Könnerschaft und helfen uns gegenseitig, anstatt mit einer Konkurrenzbrille durch das Unternehmen zu laufen“.

So würde ich die Haltung beschrieben, die für den Erfolg von agilen Teams im Industrieumfeld hilfreich ist.

Meine TOP 10 Tipps für eine erfolgreiche Implementierung von Agile for Teams

Agile Teams - Tipps für die Umsetzung
Agile Teams – Tipps für die Umsetzung

1. Startphase gut gestalten

Gestalten Sie die Startphase interessant. Setzen Sie dafür gute Formate und Workshops ein, um „erlebbare“ Unterschiede zu vermitteln. Es gibt unterschiedliche Simulationen bzw. „Agile Games“, die Sie einsetzen könnten, um das Thema und die Idee dahinter zu vermitteln. Seien Sie ruhig kreativ dabei und begeistern Sie alle für das Thema “Agile for Teams”!

2. Erste Themen finden

Suchen sie für die Teams gemeinsam nach einem guten Thema für den ersten Versuch. Es lässt sich auch sehr gut bereits in der Startphase erarbeiten. Sie können dazu die abgewandelte Stacey Matrix zur agilen Einstufung nutzen und so recht schnell ein gutes Thema für eine agilen Expedition identifizieren.

3. Teamzusammensetzung berücksichtigen

Es gibt keine ideale Teamzusammensetzung für den Start. Was aber hilfreich sein könnte, sind Personen, die eine breite Akzeptanz im Unternehmen haben, offen sind für neue Themen und natürlich auch verstehen, dass sie als Team funktionieren müssen und keine Elite-Einzelkämpfer gesucht werden. Abhängig vom Thema sind natürlich auch Personen relevant, die zu diesen Themen auch eine wichtige Rolle haben und im Kernteam als Mitspieler benötigt werden.

4. Coaching nicht vergessen

Zumindest für die Startphase hat es sich bewährt, das ganze Team zu unterstützen und eine Art „Coaching“ für das Team aufzusetzen. Oft ergeben sich in der Umsetzung viele Fragen oder Unsicherheiten, die in einem Coaching sehr gut prozessiert werden können und das Team dadurch die Sicherheit erhält, an diesem Thema zu arbeiten und sich dafür einzusetzen.

5. Board zur Steuerung & Visualisierung

Ein ganz wichtiger Punkt, um die Arbeit zu visualisieren. Sie kennen bestimmt ein Kanban-Board mit den Spalten „geplant, in Arbeit und erledigt“. Das wäre die Mindestanforderung an so ein Teamboard für den Start. Wichtig dabei ist jedoch auch die Priorisierung der Aufgaben aus Sicht der Kunden zu berücksichtigen, damit sichergestellt wird, dass im Team immer nach dem Prinzip „Wir liefern permanent Mehrwerte für unsere Kunden“ gearbeitet wird.

6. Lernstunde als neues Format

Damit ist eine gezielte „Weiterentwicklungszeit“ für das Team gemeint. Es lässt sich in der Praxis gut mit dem Coaching verbinden. Es hat aber den Fokus auf der Erprobung von neuen Methoden, Ansätzen, Ideen, Tools und der gezielten „Lernzeit“ für das Team. So stellen Sie sicher, dass eine Kompetenzerweiterung innerhalb des Teams einen wichtigen Stellenwert erhält.

7. Zeit & Ressourcen klären

Eine Frage, die ich oft gestellt bekomme ist – “Wie viel Zeit müssen wir investieren?“. Eine Antwort lautet dann: „Wenn Sie die Aufgaben, das Projekt oder die Idee nicht agil umsetzen würde, wie viel Zeit würden Sie dann investieren?“ und dann ist die einfache Antwort – „ja dann investieren Sie genauso viel“. Eine zweite Antwort bedarf einer kleinen Erklärung. Wenn Sie sich noch zurück erinnern, an die Zeit bevor Sie Ihren Führerschein hatten und sehr aufgeregt waren, wann es endlich so weit sein wird, das eigene Auto zu fahren, Freunde zu besuchen und mal selbst im Sommer einen Ausflug an den See zu unternehmen. Und wenn Sie jetzt nur 1h pro Woche etwas dafür getan hätten, wie lange würde es dauern, bis Sie fertig wären? Mit der Agilen Vorgehensweise ist es fast so wie mit dem Führerschein. Sie können ganz wenig dafür machen und es dauert sehr lange bis Sie endlich mal „agil fahren“, oder Sie erhöhen die Wiederholungen und die Intensität und sind schneller am Ziel.

Meine Empfehlung ist an dieser Stelle

Mindestens einen halben Tag pro Woche – besser noch 1 ganzen Tag pro Woche für die agile Umsetzung und die damit verbundene Teamentwicklung zu investieren.

8. Budget überlegen

Wollen Sie zusätzlich das Team unterstützen, diesen Weg selbstorganisiert zu gehen, dann überlassen Sie dem Team ein fixes Startbudget. Ich empfehle das Budget für „notwendige externe Unterstützung“ ohne weiter Vorgaben vorzusehen. So kann das Team selbst entscheiden, wann und wofür es eingesetzt werden soll. Das Team kann dann ganz nach Bedarf Unterstützung anfordern, sich mit bestimmten Themen beschäftigen und z.B. auch einen Inhouse Workshop mit externer Unterstützung durchführen. Warum muss das immer die Aufgabe der Führungskräfte sein? Lasen Sie das Team entscheiden – Sie werden garantiert positiv überrascht sein und begeistert zugleich.

Wie können Sie einfach die Höhe des Budgets definieren?

Vergeben Sie ein Budget pro Teammitglied. Wie viel Weiterentwicklungsbudget pro Teammitglied würden Sie investieren? So kommen Sie recht schnell und einfach zu einer ersten Idee dazu.

9. Kommunikation nicht vergessen

Sorgen Sie für eine gute und regelmäßige Kommunikation von Anfang an. Nichts ist schlimmer, wenn durch eine fehlende Kommunikation und Aufklärung, unterschiedliche Gerüchte entstehen. Planen Sie z.B. „FAQ“ Runden ein, um interessierten Personen die Möglichkeit zu geben sich zu erkundigen, berichten Sie offen über Erfolge und Hindernisse, aber auch über Punkte, die nicht geklappt haben. Leben Sie eine offene Kommunikation und sorgen Sie für Transparenz.

10. Digitale Formate nutzen

Beschäftigen Sie sich mit digitalen Formaten und Möglichkeiten der Kollaboration. Mittlerweile gibt es für alle Ideen die Sie haben, sehr gute und einfache digitale Lösungen. Wollen Sie täglich relevante Feedbacks z.B. zur Zufriedenheit der Mitarbeiter erhalten, dann setzen Sie digitale Umfragen ein. Möchten Sie kreative Lösungen mit vielen Personen gleichzeitig erarbeiten, bieten sich virtuelle Whiteboards an. Beschäftigen Sie sich also auch mit den „modernen“ Arbeitsformaten und befähigen Sie das Team!

Systemrelevante Rollen in der Startphase von Agile for Teams

Damit die Startphase ein voller Erfolg wird, haben sich einige Rollen bewährt und sollten deshalb kurz erwähnt werden.

Auftraggeber & Promoter

Jemand aus dem TOP Management, der dieses Thema gerne ausprobieren oder es einführen möchte. Diese Person sollte die Rückendeckung im Management sein und auf oberster Ebene die Umsetzung betreuen, begleiten und agile Teams wirklich einführen wollen.

Sparringspartner & Trainer

Diese Rolle sorgt für die Weiterentwicklung des Teams, hilft dem Team die Prinzipien und die Ansätze zu erlernen und unterstützt das Team in der Vorgehensweise. Sollte es eine externe Rolle sein, sollten Sie den Auftrag so formulieren, dass eine schnelle Entwicklung des Teams das Ziel ist und nicht ein lebenslanger Auftrag verkauft wird. Menschen entwickeln, die Menschen entwickeln. Sorgen Sie mittelfristig für interne Multiplikatoren.

Coach & Weiterentwickler im Team

Im Team ist es sinnvoll eine Rolle zu definieren, die sich um die Weiterentwicklung des Teams kümmert. Welche Kompetenzen brauchen wir und welche müssen wir noch entwickeln? Welche Stärken habe wir im Team? Wer kann was am besten? Wo haben wir noch einen blinden Fleck, den wir schließen müssen? Wie verbessern wir uns als Team und was ist uns in der Zusammenarbeit wichtig? Wer sorgt für die permanente Weiterentwicklung des Teams? Das ist dieser Job. Es sind oft die Agile Coaches, die Scrum Master oder die internen Teamentwickler.

Digi-Master & Kollaborationsexperte

Diese Rolle sorgt für die passenden Formate in der digitalen Welt und sucht nach wirksamen Ansätzen, um die beste Nutzererfahrung und die besten Workshop-, Schulungs-, Kommunikations- und Dokumentationslösungen anzubieten. Es ist eine Rolle, die zukünftige Arbeitsformate auf Praxisrelevanz prüft und diese dann bestmöglich ins Team und dann auch ins Unternehmen bringt.

Mehrwert & Nutzen Sammler

Diese Rolle sorgt für Klarheit, Transparenz und Priorisierung aller Aufgaben, indem immer die Sicht der Kunden und der potenziellen Stakeholder eingenommen wird. In dieser Rolle ist es wichtig den echten Mehrwert herauszuarbeiten und die Priorisierung der Aufgaben auf Wirksamkeit zu überprüfen bzw. auszulegen.  

Agile for Teams – Der Unterschied zwischen doing agile und being agile!

Iceberg_Agility
Iceberg of Agility – Agile Teams nachhaltig aufbauen

Wir sollten in diesem Zusammenhang auch den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen “DOING AGILE” und “BEING AGILE” kennen. Viele glauben, dass sie in ihrem Unternehmen “agil arbeiten” und darüber hinaus auch “agil sind”, während sie in Wirklichkeit nur vielfach sehr gute und erprobte Methoden und Vorgehensweisen punktuell einsetzen. Aber sie leben es nicht so sehr! Mit “agil arbeiten” ist zum Beispiel gemeint, dass eine Organisation einige agile Praktiken eingeführt hat oder bestimmte agile Werkzeuge verwendet. Das ist sicherlich ein guter erster Schritt, aber wenn sich die Kultur und die Werte nicht ausreichend in der täglichen Arbeit widerspiegeln, dann kann es passieren, dass Prozesse mit der Zeit “anstrengend” und unflexibel werden und die komplette Initiative einschläft.

Es ist so, als wenn Sie etwas machen müssten und davon noch nicht überzeugt sind. Am Anfang ist es vielleicht interessant, da es etwas NEUES ist, aber mit der Zeit verlieren Sie die Lust, wenn das Gesamtsystem und Ihre Kollegen ggf. noch ganz anders “ticken”. Wenn es bei Ihnen üblich ist, immer konkrete Pläne, Meilensteine, Ressourcenplanungen usw. zu erstellen, um eine Scheinsicherheit zu erhalten, dann wird es Ihnen sicherlich schwer fallen, eine agile Haltung der Neugierde und “Lasst es uns mal austesten” durchzustehen. Das Gesamtsystem wird Sie dann oft dazu zwingen, wieder Pläne zu erstellen, anstatt in kleinen Schritten etwas Neues zu erforschen.

Agil sein hingegen bedeutet, dass Sie zum Beispiel in der Lage sind, Ihre eigenen Aktivitäten und Ihr Verhalten auf agile Weise zu reflektieren. Das bedeutet, dass Sie für Ihr eigenes Handeln verantwortlich sind und Probleme selbst lösen, anstatt zu erwarten, dass sich jemand anderes darum kümmert. Es bedeutet auch, dass Sie uneingeschränkt das Feedback Ihrer Kunden (intern als auch extern) nutzen, um die eigene Leistung auf den Prüfstand zu stellen, anstatt von Ihrer Performance überzeugt sind, weil Sie eine gute Beurteilung vom Vorgesetzten erhalten. Es bedeutet auch, dass Sie kleine und schnell umsetzbare “aktuell gut genug” Lösungen, den großen und nahezu perfekten Lösungen vorziehen. In einem Land der Dichter und Denker manchmal nicht ganz so einfach 😉

Und ganz besonders wenn Sie Führungskraft sind, dann lassen Sie nicht nur die Teams an einer agilen Schulung teilnehmen, sondern dann sind Sie der Coach, der Mentor und der Unterstützer. Sie lernen mit dem Team, helfen bei allen Belangen – auch dann, wenn Sie nicht alle Antworten kennen. Sie verteidigen und schützen das Team und ermöglichen die Entfaltung des Teams und der Kompetenzen und übergeben die Verantwortung für bestimmte Entscheidungen an die Teammitglieder. Sie leben das Prinzip “Könnerschaft vor Titel” und verstehen sich als Uhrmacher und nicht als Zeitansager.

Und wenn dann alle agilen Ansätze, Ideen, Vorgehensweisen, Praktiken, Methoden ihr aktuelles Tagesgeschäft sind, dann sind Sie an dem Punkt angekommen, wo wir gemeinsam sagen würden “BEING AGILE” oder “Wir sind aus Überzeugung agil”.

Folgendes können wir also bei Agile for Teams festhalten!

Agile Teams - Fazit
Agile Teams – Fazit

Einer der wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams berücksichtigen sollten, ist die Frage, ob das Team als agile, sich selbst organisierende Einheit zusammenarbeiten kann oder nicht. Agile Teams haben viel mit dem gemeinsam, was wir in der Natur sehen – sie passen sich schnell an und verändern sich, ohne dass es Hilfe von außen braucht. Das macht sie stark, flexibel und kreativ bei der Lösung von Problemen, für die andere Teams viel länger brauchen würden. Wenn Sie nach einem Weg suchen, ein stärkeres Unternehmen aufzubauen, in dem sich die Mitarbeiter durch ihre Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten gestärkt fühlen, dann ist es vielleicht an der Zeit, dass Sie darüber nachdenken, wie Ihr Unternehmen von dieser agilen Haltung und dieser Vorgehensweise profitieren kann.

Agilität ist also der Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Geschäftswelt. Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen und zu verändern, um mit Ihren Marktbegleitern mithalten zu können. Hier kommen agile Teams ins Spiel. Sie sind selbstorganisiert und setzen sich aus Personen zusammen, die über alle fachlichen und sozialen Fähigkeiten verfügen, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Dadurch können sie flexibel, kreativ und produktiv sein, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie also ein Team entwickeln wollen, das Ihren Marktbegleitern immer einen Schritt voraus ist, dann sollten Sie mit einem agilen Team beginnen. Und wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie starten könnne, kann ich Ihnen helfen!

Also, worauf warten Sie noch?

Setzen Sie sich mit mir in Verbindung und wir beginnen diese Expedition bei Ihnen vor Ort.

Die Vorteile von agilem Vorgehen für Teams in einem industriellen Umfeld sind enorm und können auf jede Teamgröße und jede Umgebung zugeschnitten werden. Es ist an der Zeit, mit den Mythen und Missverständnissen über agile Ansätze & Vorgehensweisen aufzuräumen und die Vorteile für Ihr eigenes Team zu nutzen.

Ich würden Sie gerne auf dieser Entdeckungsreise zur Stärkung Ihres Teams begleiten und Ihnen zeigen, wie einfach und vorteilhaft dieser Ansatz sein könnte!

Haben Sie bereits selbst damit begonnen?

Dann teilen Sie uns Ihre Tipps und Herausforderungen in den Kommentaren unten mit.

Und wenn Sie sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG interessieren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Golden Circle Simon Sinek

Was ist der Golden Circle von Simon Sinek?

Und warum ist der Golden Circle so wirkungsvoll?

Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen gründen, eines leiten, Mitarbeiter in einem Unternehmen führen oder selbst ein Mitarbeiter sind, Sie müssen den Ansatz des Golden Circle von Simon Sinek kennen. Verstehen Sie, was der Golden Circle von Simon Sinek bedeutet, was der Golden Circle Ansatz ist und warum er so wirkungsvoll ist und nutzen Sie das Wissen, um ein neues Kapitel aufzuschlagen und Ihr Leben und Ihr Unternehmen zum Besseren zu verändern.

Die meisten Menschen wissen, wie es sich anfühlt, inspiriert zu sein. Wenn Sie inspiriert sind, fühlen Sie sich motiviert und begeistert. Sie haben ein Gefühl für den Sinn und die Bedeutung dessen, was Sie tun. Der Golden Circle von Simon Sinek ist ein Modell, das erklärt, warum einige Menschen in der Lage sind, andere zu inspirieren, während dies den meisten nicht gelingt. Es basiert auf der einfachen Idee, dass die Menschen nicht kaufen, was Sie tun, sondern warum Sie es tun. Und sobald Sie das verstanden haben, können Sie es auf Ihr eigenes Leben und Ihre Arbeit anwenden.

Was genau ist also der Golden Circle? Und wie können Sie ihn nutzen, um andere zu inspirieren? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus!

Die Unternehmen, die in der Vergangenheit ziemlich berühmt waren und ihre jeweiligen Branchen beherrschten, wie Blackberry, Nokia, Kodak, haben an Boden verloren. Auf der anderen Seite haben wir erfolgreiche und innovative Unternehmen wie Apple und Microsoft, die eine ausgeprägte Loyalität von Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen genießen.

Aber ist Ihnen klar, warum Sie und die Menschen im Allgemeinen ein Unternehmen einem anderen vorziehen oder eine Marke einer anderen bevorzugen? Und welche Eigenschaften oder Qualitäten haben manche Führungskräfte, die dafür sorgen, dass Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden ihnen treu bleiben?

Der britisch-amerikanische Inspirationsredner und Autor mehrerer Bestseller, Simon Sinek, gab einen interessanten Einblick in die Frage, warum einige Unternehmen und Führungskräfte die Erwartungen übertroffen haben und wie sie Menschen durch Inspiration statt durch Manipulation zu einem bestimmten Verhalten motivieren. Das gemeinsame Muster, dem sie alle folgen, hat Simon Sinek den Golden Circle genannt.

Golden Circle Bedeutung

Der Golden Circle ist der Name des Modells, das Simon Sinek verwendet, um zu erklären, wie einflussreiche Führungspersönlichkeiten wie Steve Jobs, Martin Luther King Jr. und die Gebrüder Wright Menschen inspiriert und zum Handeln motiviert haben, anstatt sie zu manipulieren, und wie die erfolgreichsten Organisationen denken, handeln und kommunizieren, angefangen beim Warum. Laut Sinek kaufen die Menschen nicht, was Sie tun, sondern warum Sie es tun. Die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens haben niemanden inspiriert. Sie sind nur der Grundstein für eine geschäftliche Transaktion zwischen Ihnen und Ihrem Kunden oder Klienten. Und die meisten Unternehmen vergessen, dass ihre Kunden sich für sie entscheiden, weil sie wissen, warum sie existieren, und nicht, was sie tun.

Der Golden Circle umfasst drei Kreise mit Fragen

Laut Simon Sinek sind erfolgreiche Organisationen um drei konzentrische Kreise herum aufgebaut.

Golden Circle Simon Sinek
Golden Circle Simon Sinek

Im Kern – WARUM

Das “WARUM/WOFÜR” ist der innere Kreis des Golden Circle, mit dem Unternehmen ihre Kernüberzeugungen, ihren Zweck und den Hauptgrund für ihre Existenz und ihr Handeln erklären und er kommt direkt aus dem Herzen derer, die es gegründet haben. Indem sie klar zum Ausdruck bringen, warum sie tun, was sie tun, können Unternehmen erklären, warum ihre Produkte oder Dienstleistungen besser sind als die ihrer Konkurrenten.

In der Mitte – WIE

Das “WIE” ist der mittlere Kreis des Golden Circle, mit dem Unternehmen die Art und Weise erklären, wie sie Dinge tun. Dazu kann auch gehören, dass sie ihre einzigartigen Werte oder Stärken mitteilen, von denen sie glauben, dass sie sich von den anderen unterscheiden. Es ist einzigartig für Ihr Unternehmen und bildet die Grundlage Ihrer Unternehmenskultur.

Außen – WAS

Und der äußerste Kreis schließlich ist das “Was”. Das ist das, was Sie anbieten – Ihre Produkte oder Dienstleistungen, die Ihren Kunden einen Mehrwert bieten..

Das WIE und WARUM schließlich bilden zusammen den inneren Kreis – die Kultur, die bestimmt, wie die Mitarbeiter das WAS sie täglich tun, umsetzen. Das macht Ihr Unternehmen wirklich einzigartig. Dies ist der Teil Ihres Unternehmens, mit dem Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben können und sollten.

kleine Anmerkung an dieser Stelle

Gelegentlich kann es hilfreich sein, einen vierten Kreis zu zeichnen und dann auch noch das WER zu ergänzen. Dabei werden in einigen Blogs unterschiedliche Ansätze besprochen und diskutiert ob jetzt das WER in der Mitte, aussen oder wo auch immer positioniert sein sollte. Ich würde neutral sagen – es kommt drauf an 🙂 Wichtig ist, dass die Kernaussage und die Idee dahinter verstanden ist und nicht was da noch wo hingehören soll. Irgendwie wird dann in diesen Erklärungen das WAS besprochen und das WARUM vergessen. Das finde ich dann wieder spannend.

Was ist der Golden Circle-Ansatz?

Der Ansatz des Golden Circle von Simon Sinek ist eine revolutionäre Perspektive, eine Alternative zu den herkömmlichen Annahmen darüber, warum einige Organisationen und Führungskräfte einen übermäßig großen Einfluss erlangt haben. Er stellte ihn erstmals in seinem TedX-Talk “Start with Why” im September 2009 in Puget Sound vor.

Eine sehr gute Erklärung des GOLDEN CIRCLE von Simon Sinek

Simon Sinek fand durch Forschung heraus, dass die meisten Unternehmen und Menschen von außen nach innen arbeiten, d. h. wenn sie denken, handeln oder kommunizieren, beginnen sie mit dem WAS und gehen schließlich zum WIE und WARUM über.

Im Gegensatz dazu fand Simon Sinek heraus, dass inspirierte und einflussreiche Führungskräfte und erfolgreiche Unternehmen von innen nach außen denken, kommunizieren und handeln. Indem sie mit dem WARUM beginnen, ziehen sie den Erfolg an, inspirieren die Menschen und gewinnen Loyalität, denn ein starkes WARUM oder ein Zweck spiegelt sich in ihren Dienstleistungen und Produkten wider.

Simon behauptet, dass sich ein Unternehmen, das erfolgreich sein will, auf die Kernfrage des Golden Circle, das WARUM, fokussieren und ihr stets Vorrang einräumen sollte. Am Beispiel des Unternehmens Apple und seiner Kommunikation verdeutlicht Simon, wie wichtig es ist, mit dem WARUM zu beginnen.

Menschen kaufen nicht, was Sie tun, sie kaufen, warum Sie es tun

Golden Circle Ansatz und die Fragen nach dem WARUM!
Golden Circle Ansatz und die Fragen nach dem WARUM!

Laut Simon Sinek verbringen erfolgreiche Unternehmen die meiste Zeit damit, über ihr WARUM nachzudenken, denn daraus leiten sie einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil ab.

Was bringt Menschen also dazu, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kaufen? Jedes Unternehmen möchte die offensichtliche Wahl sein. Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen können, lautet: “Warum kaufen die Leute mein Produkt oder meine Dienstleistung?” Der Ansatz des Golden Circle besagt, dass es für andere leicht ist, Sie zu kopieren, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Sie tun. Sie werden nie weiterkommen, weil es immer jemanden geben wird, der etwas anderes macht, für weniger Geld und mit einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis.

5 Gründe warum der Golden Circle Ansatz so wirkungsvoll ist

Auch wenn es bereits offensichtlich ist, fasse ich hier die fünf wichtigsten Gründe zusammen, warum der Ansatz des Golden Circle so wirkungsvoll ist.

1.        Es ist eine Haltung der Überzeugung, um Menschen zu inspirieren.

Jeder weiß, dass er allein nichts bewirken kann. Simon Sineks Ansatz des Golden Circle befähigt Menschen, an etwas zu glauben, das größer ist als sie selbst und als das, was Sie als Unternehmen oder Organisation tun. Wann waren Sie das letzte Mal wirklich inspiriert? Können Sie sich an diese Situation erinnern?

2.        Seine Prinzipien sind in den Grundsätzen der menschlichen Entscheidungsfindung verwurzelt.

Laut Simon Sinek “kaufen die Menschen nicht das, was man tut, sondern warum man es tut”. Er sagte auch: “Es geht nicht um Geld. Es geht nicht um den Preis. Es geht nicht einmal um Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Die Meschen kaufen nicht, WAS Sie tun oder WIE Sie es tun. Sie wollen einen Grund – Sie wollen ein WARUM.” Überlegen Sie wie Sie selbst entscheiden würden. Gleiches Produkt, zwei Verkäufer. Der eine argumentiert mit dem WAS und der andere mit dem WARUM. Wie fällt Ihre Entscheidung dann aus? Das WARUM wird Sie überzeugen, oder?

3.        Die Funktionsweise des Golden Circle ist ein perfektes Abbild der Funktionsweise des menschlichen Gehirns.

Wir rationalisieren das Gehörte oder Gelesene nicht, sondern reagieren auf der Grundlage von Emotionen. Dieses Verhaltensmuster wurde von der Evolution in unserem Gehirn eingepflanzt, denn wenn unsere Vorfahren etwas sahen oder hörten, bedeutete dies Gefahr, und sie mussten sofort reagieren, ohne nachzudenken. Unser Gehirn ist immer noch auf diese Weise programmiert. Das macht den Ansatz des Golden Circle zu einem perfekten Spiegelbild der Funktionsweise des menschlichen Gehirns und warum sollten wir es dann nicht dafür nutzen, die Kunden noch besser zu erreichen?

4.        Er beweist, dass Führungskräfte Menschen durch Inspiration statt durch Manipulation zum Handeln bewegen können.

Simon Sinek sagte: “Der Golden Circle ist ein Ansatz, um andere zum Handeln zu inspirieren.” Er sagte auch, dass wir Menschen nicht bewegen können, indem wir sie manipulieren. Wir müssen sie inspirieren und das tun wir, indem wir mit dem WARUM beginnen.

5.        Er kann von Unternehmen als Leitfaden genutzt werden um Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu kommunizieren.

Der Golden Circle Ansatz kann als Leitfaden verwendet werden, um den Menschen zu helfen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verstehen, indem Sie kommunizieren, WARUM Sie tun, was Sie tun, und nicht WAS Sie tun und wie Sie es tun. So wird die Kommunikation auf Überzeugung aus Überzeugung ausgelegt

Einige Beispiele von Unternehmen, die den Golden Circle nutzen

Apple – “Es beginnt alles mit dem WARUM”. Sie stellen Produkte her und verkaufen und kommunizieren sie auf der Grundlage ihrer Überzeugung (ihrem WARUM)

Southwest Airlines -“Wir sind ein Unternehmen, das von einer Reihe von Idealen und Überzeugungen geleitet wird…”

Disney – “Was wir tun, wer wir sind, was wir glauben… Es geht darum, Menschen glücklich zu machen.”

Ford – “Wir existieren, um das Leben der Menschen zu verbessern…”

Nike – “Es gibt mehr im Leben als nur zu gewinnen, es gibt auch etwas zu lernen.”

Dies sind einige Unternehmen, die den Ansatz des Goldenen Kreises anwenden.

Es gibt bestimmt noch viele andere Unternehmen, die es auch anwenden. Vielleicht kennt Ihr noch weitere mit guten Beispielen. Dann notiert es bitte im Kommentar und wir bauen die größte Sammlung hier auf 🙂

Wenn Sie sich mehr inspirieren lassen und andere inspirieren wollen, sollten Sie sich mit dem Golden Circle beschäftigen. Die Prinzipien dieses Modells können Ihnen dabei helfen, Ihren Sinn im Leben und bei der Arbeit zu finden und diesen Sinn mit anderen zu teilen. Wenn Sie wissen, warum Sie tun, was Sie tun, ist es einfacher, motiviert und begeistert zu bleiben, egal welche Herausforderungen auf Sie zukommen. Was ist Ihr “Warum”? Wie kann das Verständnis des Golden Circle Ihnen helfen, es zu erreichen? Ich hoffe, ich konnte Sie zwischendurch zumindest etwas zum Nachdenken anregen, dann ist mein WARUM für diesen Blogartikel erfüllt 😉

Heute beende ich diesen Blog mit der folgenden Frage.

Verschieben Sie den SLIDER auf dem Bild und sehen Sie selbst den Unterschied!

Was meinen Sie, wie viele würden Martin Luther King folgen, wenn er gesagt hätte “Ich habe einen Plan” anstatt “Ich habe einen Traum”?

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und freu mich über Ihren nächsten Besuch in der kommenden Woche.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Selbstmanagement

Was Sie über Selbstmanagement wissen müssen!

Wollen Sie Ihre Karriere und Ihr Leben auf die nächste Stufe heben? Dann sollten Sie etwas über Selbstmanagement lernen!

Dieses leistungsfähige Konzept kann Ihnen helfen, Ihren Erfolg selbst in die Hand zu nehmen. Wenn Sie Ihr Leben selbst in die Hand nehmen, können Sie alles erreichen, was Sie sich vorgenommen haben. Hier ist, was Sie über Selbstmanagement wissen müssen: Es geht darum, sich Ziele zu setzen und zu handeln. Mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einstellung können Sie alles erreichen! Warten Sie also nicht länger – fangen Sie noch heute an, etwas über Selbstmanagement zu lernen! Sie werden es nicht bereuen!

Zu Beginn sollten Sie die vier grundlegenden Dinge über Selbstmanagement verinnerlichen.

Erstens: Selbsterkenntnis ist der Schlüssel: Sie müssen Ihre eigenen Motivationen und Stärken verstehen, um sich wirksame Ziele setzen zu können.

Zweitens: Seien Sie realistisch in Bezug auf das, was Sie erreichen können: Versuchen Sie nicht, zu viele Aufgaben auf einmal zu übernehmen oder sich unrealistische Fristen zu setzen.

Drittens: Machen Sie einen Plan und halten Sie sich daran: Entwickeln Sie eine Routine und einen Zeitplan für sich selbst, und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe mit einem bestimmten Ziel verbunden ist.

Und schließlich: Geben Sie nicht auf. Die ersten Wochen werden besonders schwierig sein, weil Sie Ihren Lebensstil umstellen müssen, aber danach wird es leichter werden! Sie sollten weitermachen, bis das Selbstmanagement ein Teil Ihres täglichen Lebens wird.

Was ist Selbstmanagement und warum brauchen Sie es in Ihrem Leben?

Was ist Selbstmanagement - Selbstmanagement Definition
Was ist Selbstmanagement – Selbstmanagement Definition

Beim Selbstmanagement geht es grundsätzlich darum sich selbst bestmöglich zu organisieren und bestmöglich für sich selbst zu sorgen. Es geht im Weiteren auch darum, sich Ziele zu setzen und aktiv zu werden. Sie übernehmen die Kontrolle über Ihr Leben, erzielen mehr Erfolg und finden Ihr Glück.

Wie würden Sie Selbstmanagement beschreiben?

Für mich ist es ist die Fähigkeit die Zeit effektiv zu verwalten und das Beste aus sich herauszuholen. Der Schlüssel dazu ist, ein System zu finden, das für Sie funktioniert – ob Sie nun jeden Tag oder jede Woche planen oder eine App zur Aufgabenverwaltung verwenden, ob Sie diszipliniert sind und fokussiert arbeiten, ob Sie “sich selbst im Griff” haben – denken Sie daran, dass Selbstmanagement Übung erfordert.

Aus meiner Sicht ist das wichtigste dabei aber – ES MUSS FÜR SIE PASSEN!

Vergleichen Sie sich nicht mit anderen ABER beobachten Sie andere, lernen Sie von anderen und bauen Sie so das BESTE SYSTEM FÜR SIE auf!

Wo ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement?

Diese beiden Konzepte sind eng miteinander verbunden. Wenn Sie Ihre Zeit richtig einteilen, können Sie das Beste aus jedem Tag machen und in kurzer Zeit viel erreichen.

Zeitmanagement bedeutet also Prioritäten und Ziele für sich selbst zu setzen und seine Zeit zu managen, indem man sicherstellt, dass man das tut, was im richtigen Moment getan werden muss.

Ganz genau. Allerdings geht es beim Selbstmanagement in der Regel eher darum, die Verantwortung für das zu übernehmen, was in Ihrem Leben passiert. Wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant, müssen Sie vielleicht einen Schritt zurücktreten und Ihr Leben neu bewerten.

Ich habe für Zeitmanagement und Selbstmanagement die folgende Unterteilung.

Zeitmanagement = definiert das WANN

Selbstmanagement = definiert das WIE

Wie Sie sich Ziele setzen und an ihnen festhalten

Setzen Sie sich auch beim Selbstmanagement Ziele!
Setzen Sie sich auch beim Selbstmanagement Ziele!

Um das BESTE aus sich herauszuholen, sollte zu Beginn eine Idee davon existieren, was genau damit gemeint ist. Und diese Definition sollte jeder für sich selbst definieren. Oft werden dazu Ziele abgeleitet, deshalb schauen wir uns dieses Thema ganz kurz an. Eine gute Möglichkeit, sich Ziele zu setzen, ist, sie aufzuschreiben. Dann können Sie sie jeden Tag überprüfen und Ihre Fortschritte sehen. Sie sollten auch eine Liste mit Zielen für die Woche haben, damit Sie immer auf dem richtigen Weg sind. Es gibt einige Recherchen und Studien, aber auch Mythen dazu, warum es wichtig ist Ziele aufzuschreiben. Ziele aufschreiben ist wichtig und hilft Klarheit und Orientierung zu bekommen, aber zum guten Selbstmanagement gehört auch noch etwas mehr.

Tipps für den Umgang mit schwierigen Emotionen und Situationen

Ein Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Zeiten, in denen die Emotionen hochkochen, ist das Atmen. Einer der besten Bewältigungsmechanismen für negative Emotionen ist die tiefe Atmung, die den Körper beruhigt und zur Beruhigung des Geistes beiträgt. Eine andere Möglichkeit gelassen zu reagieren ist sich zu fragen, was man aus der Situation lernen kann und ob man etwas tun kann, um sie zu ändern. Auch wenn es nicht immer klappt ruhig und gelassen zu reagieren, bleiben Sie dran und beobachten Sie selbst ihren eigenen Fortschritt dabei. Selbstmanagement ist also nicht nur das setzen von Zielen, sondern auch das DRANBLEIBEN. Auch dann wenn es nicht ganz so einfach wird.

Wie Sie effektive Selbstmanagement-Fähigkeiten entwickeln

Gewohnheiten sind eine starke Kraft. Wenn Sie sich gute Gewohnheiten aneignen, legen diese den Grundstein für Ihren Erfolg und machen es Ihnen leichter, motiviert zu bleiben.

Mein Rat: Gehen Sie in kleinen Schritten vor! Sie können sogar damit beginnen, nur eine halbe Stunde pro Tag oder Woche für die Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten zu investieren. Es geht darum, sich jeden Tag etwas Zeit zu nehmen – das ist alles. Und dann nutzen Sie es für das Selbstmanagement, aber in kleinen Schritten.

Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck und versuchen Sie es erst einmal mit einer halben Stunde pro Tag oder Woche. Es mag wie nichts erscheinen, aber wenn Sie alle Stunden zusammenzählen, ist das eine Menge Zeit! Und das ist ein wichtiger Baustein und ein Fundament für Ihren Erfolg und Ihre Produktivität!

Und welche Fähigkeiten Sie entwickeln, hängt natürlich davon ab was Ihnen aktuell am meisten helfen könnte. Welche Selbstmanagement Methoden Sie dazu nutzen können, erkläre ich noch später ein wenig.

Warum es wichtig ist, sowohl körperlich als auch emotional für sich selbst zu sorgen?

Neben dem ganzen Selbstoptimierungswahn – ja manchmal ist es etwas übertrieben aus meiner Sicht – ist das wichtigste Sie selbst im hier und jetzt. Während meiner Ausbildung zum Systemischen Coach hat mein Supercoach – ein großes Danke an Marcus, immer gepredigt “HAUPTSACHE DIR GEHT ES GUT” und er hatte natürlich recht damit.

Also zum Selbstmanagement gehört ganz oben auf die Liste auch die eigene Gesundheit und die Achtsamkeit.

Ohne Gesundheit kann man auch keine gute Karriere und keinen Erfolg im Leben haben. Das ist etwas, das uns allen gemeinsam ist. Oft verlieren einige, auf dem Weg ihrer unaufhaltsamen Reise, den eigenen “Wie geht es mir?” Kompass. Denken Sie also immer daran “geht es mir gut, kann es dann auch den anderen gut gehen”.

Wie Sie einen persönlichen Entwicklungsplan erstellen, der für Sie funktioniert

Mit dem eigenen System das Selbstmanagement optimieren
Mit dem eigenen System das Selbstmanagement optimieren

Um einen persönlichen Entwicklungsplan zu erstellen, sollten sie Ihre Gedanken und Ideen etwas sortieren. Ordnung herzustellen ist der erste Schritt. Mir persönlich hilft dieser 10 Stufen Plan bei fast allen Aufgaben, Ideen und Projekten.

Der 10 Stufen Plan steht Euch im Downloadbereich zur Verfügung.

So kann ich sehr individuell meinen Entwicklungsplan mit Inhalten befüllen. Ich nutze auch nicht immer alle Felder, aber die meisten in der Regel.

Was ich nun nach vielen Versuchen, Gesprächen und Hilfestellungen sagen kann ist folgendes.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Methoden und Ansätze und es gibt Anhänger, ja sogar richtige Fans :-), die auf Methode A setzen und diese dann als “BESTE METHODE AUF DER WELT” verkaufen. Dann gibt es wieder andere Personen, die auf eine ganz andere Methode setzen. Was sagt uns das also?

Ich sage immer – probiere einiges aus, schaue was zu Dir passt und lege dann los. Ich kann z.B. einer Person, die sehr strukturiert und analytisch arbeitet, wohl nicht ein “VISION BOARD” schmackhaft machen, denn es wäre etwas zu “unstrukturiert”, dafür weiß ich aber, dass die ALPEN-Methode da schon etwas besser zusagen würde.

Beim Selbstmanagement ist es daher sehr wichtig, ein individuelles, auf sich zugeschnittenes System zu entwickeln und es in kleinen Schritten in den eigenen Tagesablauf zu integrieren.

Wie Sie ein Unterstützungssystem für sich selbst schaffen

Der einfachste Weg das Selbstmanagement zu verbessern, ist es ein Unterstützungssystem für sich zu erschaffen und es mit dem “normalen” Tagesablauf zu verschmelzen. Was meine ich damit?

1. Kurz aufschreiben wie mein Tagesablauf so normalerweise abläuft

Also Aufstehen, Bett fertig machen, Vorbereiten, Frühstücken usw….. bis ich “ins Bett gehen” angekommen bin.

2.Überlegen, wo ich in diesen Abläufen etwas integrieren könnte, ohne das es mir schwer fällt

Da denke ich z.B. an den Kühlschrank. Bevor ich morgens den Kühlschrank öffne notiere ich auf einem Post-It eine kleine Maßnahmen, die ich heute erledigen will.

Oder wenn ich mit dem Auto zur Arbeit fahre, dann könnte ich anstatt den Radiosender oder meine Playlist, auch ein Podcast, ein Youtube Video – da natürlich nur die Tonspur 😉 – oder über Text to Speech bestimmte Inhalte passiv lernen.

Der Trick dabei ist also das Selbstmanagement so einfach wie möglich in kleinen Schritte zu verbessern, ohne sich wirklich anstrengen zu müssen.

3.Fokus auf das legen, was erreicht wurde und nicht auf das was noch fehlt

Unzufriedenheit und der Vergleich mit anderen Personen ist ein schlechter Begleiter auf dem Weg zu Optimierung des Selbstmanagements. Jeder von uns hat unterschiedlich viele Aufgaben, ein anderes Umfeld, oft auch dadurch andere Möglichkeiten und Abhängigkeiten. Bevor wir dann sehen was uns noch alles fehlt, hilft es für die eigene Zufriedenheit sich zu verinnerlichen was schon erreicht wurde. Daher einfach mal regelmäßig nur das notieren was erreicht, umgesetzt, geklärt, begonnen und anders gemacht wurde wie vorher. Eine Art “Erfolgstagebuch” führen.

4.Buddys finden

Jemand im Freundeskreis oder der Familie finden, der sich bereit erklärt als Gesprächspartner zu diesem Thema zur Verfügung zu stehen. Diese Person muss kein Experte sein, es reicht einfach mal die Gedanken dazu auszutauschen und was immer hilft – die Person soll Fragen stellen, um andere Sichtweisen zu erhalten.

15 gute Fragen, die ein Coach zum Thema Selbstmanagement stellen würde

Fragen stellen, um das Selbstmanagement zu verbessern
Fragen stellen, um das Selbstmanagement zu verbessern
  • Frage 1: Was wollen Sie als nächstes erreichen? In 1 Jahr, 1 Monat, 1 Woche, 1 Tag?
  • Frage 2: Wie wollen Sie die Fortschritte auf dem Weg zu Ihrem Ziel messen?
  • Frage 3: Was funktioniert bereits, was lässt sich von dort übertragen?
  • Frage 4: Welche Schritte würden Sie Ihrem Ziel näher bringen?
  • Frage 5: Wann und wo werden Sie diese Maßnahmen ergreifen?
  • Frage 6: Wie stellen Sie sich den Umsetzungsprozess vor?
  • Frage 7: Wann würden Sie beginnen, wenn nicht jetzt?
  • Frage 8: Was ist nötig, damit Sie weitermachen können?
  • Frage 9: Wer kann Sie auf Ihrem Weg unterstützen und ermutigen?
  • Frage 10: Was ist ein kleiner Schritt, den Sie heute tun könnten?
  • Frage 11: Was ist ein positiver Gedanke, auf den Sie sich im Moment konzentrieren können?
  • Frage 12: Wie können Sie sich für Ihre Fortschritte belohnen?
  • Frage 13: Wie werden Sie feiern, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben?
  • Frage 14: Was ist Ihre größte Angst und wie können Sie sich darauf vorbereiten?
  • Frage 15: Was würde diesen Prozess noch mehr Spaß machen?

Das Beispiel des Kühlschranks zeigt, dass es oft ausreicht, einfache Veränderungen in den Alltag zu integrieren. Dazu braucht es meist nur ein wenig Disziplin, Zeit und Geduld. Und eine Person, die einfach nur Fragen stellt ist eine sehr große Hilfe. Oft trauen sich aber die Personen nicht, aktiv um Unterstützung zu fragen. Das ist also der erste Test für das Selbstmanagement. Ich muss mich trauen, erst dann wird es spannend!

Abschließende Gedanken über die Bedeutung des Selbstmanagements!

Vielleicht haben Sie hier nun auf Methoden und Werkzeuge gehofft, um ein Superstar des Selbstmanagements zu werden. Ich kann Ihnen bestimmt unzählige empfehlen und Sie damit für 1 Jahr beschäftigen. Aber das wird nur bedingt etwas bringen. Lassen Sie es mich anders erklären.

Sehen Sie, ich könnte Sie auch mitnehmen zu einem guten Kollegen von mir. Er hat alle Werkzeuge da, die man sich vorstellen kann. Manche davon habe ich selbst im Baumarkt noch nicht gesehen. Ich würde dann also alle mitnehmen – prinzipiell weiß ich ja wie die Werkzeuge funktionieren. Und dann? habe ich eine Werkzeugsammlung und nutze vielleicht einige davon. Bin ich dann der beste Handwerker? Ich glaube nicht.

Bezogen also auf das Selbstmanagement, brauchen Sie ein System, in dem Sie sich erinnern was Ihnen wichtig ist (WARUM), was Sie erreichen wollen (WOHIN) und wovon Sie überzeugt sind (WAS).

Dieser Antrieb und diese eigene Motivation wird Sie dann dazu bringen, sich mit Ihren Fähigkeiten zu beschäftigen und erst dann nach wirksamen Methoden zu suchen, die Ihnen dabei helfen noch besser zu werden. Methoden allein sind nicht der Schlüssel. Versuchen Sie einfach den 10 Stufen Plan aus, dort ist weder eine Methode noch eine detaillierte Anleitung beschrieben. Denn nur wenn wir den eigenen Weg gehen, werden wir lernen was funktioniert.

Bei Selbstmanagement ist der Weg sehr oft das Ziel
Bei Selbstmanagement ist der Weg sehr oft das Ziel

Der Weg ist das Ziel

Konfuzius

Und falls Sie doch noch einige Vorlagen benötigen und sich ein wenig selbst analysieren wollen, finden Sie bei mir im Downloadbereich einige hilfreiche Vorlagen dazu. Fangen Sie doch einfach mal mit der Analyse Ihrer Zeitdiebe an und entwickeln Sie das Selbstmanagement in kleinen Schritten weiter. Sie können Ihr Selbstmanagement auch schon optimieren, wenn Sie die Selbstanalyse durchführen. So bekommen Sie schnell einen Überblick wie Sie eigentlich arbeiten und wo “versteckte” Potenziale schlummern. Ich wette, Sie finden da bestimmt ein paar wertvolle Ansätze! Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg und eine interessante Expedition! 🚀

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5 Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

5 Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung im Büro die JEDER anwenden kann!

Was denken Sie, wenn Sie diese Überschrift lesen?

Kann eine Prozessverbesserung im Büro wirklich JEDER durchführen?

Ich werde Ihnen eine kurze Anleitung dazu mitgeben und ich bin davon zu 100% überzeugt, dass diesen Ansatz jeder anwenden kann! Einzige Voraussetzung ist MACHEN statt REDEN! 🙂

Die Optimierung von Prozessen ist heute ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse zu erhöhen, die Kosten zu senken oder die Qualität zu verbessern – es gibt viele verschiedene Strategien, die eingesetzt werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Manche denken jedoch immer noch, dass Prozessoptimierung nur etwas für große Unternehmen mit riesigen Budgets und mehr Zeit ist. Das sehe ich etwas anders und würde es gerne etwas näher beschreiben! Prozessoptimierung kann jedem helfen, egal wie groß das Unternehmen ist oder wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, denn kontinuierliche Prozessoptimierung im Büro muss keine zusätzlichen Stunden in einem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch nehmen.

Die folgenden 5 Schritte geben Ihnen das nötige Rüstzeug, um sofort mit der Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe zu beginnen. Denn ich glaube, dass niemand seine wertvolle Arbeitszeit verschwenden möchte!

Lassen Sie uns also die fünf Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung im Büro durchgehen und Sie können dann selbst entscheiden, ob es wirklich JEDER kann.

Ganz egal ob es ein Steuerberatungsbüro, eine Versicherungsagentur, der Qualitätsbereich in einem Automobilzulieferbetrieb oder die Personalabteilung in einem Konzern ist. Dieser einfache Ansatz ist für jeden hilfreich!


1. Identifizieren Sie den zu optimierenden Prozess

Verschaffen Sie sich einen Überblick und fangen Sie mit der Prozessoptimierung klein an

Das klingt sehr einfach, ist aber oft sehr schwierig, weil man seine eigene Arbeit und die Prozessabläufe „neutral“ von außen beobachten muss. Wenn man die ganze Zeit in den Prozess eingebunden ist, ist es viel schwieriger, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Im ersten Schritt geht es also darum, ein wenig Abstand von der eigenen Arbeit zu gewinnen und herauszufinden, was besser und störungsfreier gemacht werden könnte. Dabei ist es sehr hilfreich, strukturiert vorzugehen und dafür setze ich sehr oft das Process Mapping ein. Das Process Mapping zeigt mir genau, was passiert und hilft mir visuell zu sehen, welche Schritte wichtig sind. So kann ich mögliche Verbesserungen leicht identifizieren. Es gibt dazu einige gute und wirksame Methoden – einige Berater würden dazu auch sagen “erlesene Methoden” – ich dagegen halte es etwas einfacher. Für mich muss es wirksam sein, also die beabsichtigte Wirkung erzielen.

Aber für einen einfachen Start würde ich an dieser Stelle vorschlagen diese einfache Struktur anzuwenden. Sie können die LIPOK-Methode dazu nutzen den Prozess so weit abzugrenzen, dass Sie einen guten Überblick haben, wo es beginnen soll und wie weit Sie dabei gehen wollen.

LIPOK steht dabei für das Akronym, welches sich aus den Überschriften dieser Tabelle zusammensetzt.

L = Lieferant, also wer liefert diesen Vorgang bzw. diesen konkreten Arbeitsschritt/Tätigkeit

I = Input, welchen Input liefert dieser Lieferant zur Bearbeitung dieses Schritts

P = Prozess, was passiert in diesem Schritt, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit

O = Output, also welcher Output wird dann nach der Bearbeitung generiert

K = Kunde, wer erhält als nächstes diesen Vorgang und ist somit der nächste Empfänger


LIPOK zur ersten Visualisierung von Prozessschritten bei der Prozessoptimierung

Damit Sie den Prozess zumindest grob Abgrenzen, empfehle ich immer den Prozessstart (mit welcher konkreten Tätigkeit starten sie diese Visualisierung), das Ende (wo hört diese Visualisierung und die Optimierung auf) und ein Prozessziel (Was soll konkret verbessert werden? Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Fehler…) zu definieren. Somit sollte dann für alle klar sein, was im Fokus steht und was nicht betrachtet wird.

Falls Sie bei der Prozessoptimierung im Büro Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Sie innerhalb einer sehr kurzen Phase selbst Ihre Prozesse optimieren können.


2. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller an diesem Prozess beteiligten Schritte

Nachdem Sie den zu optimierenden Prozess oder Teilprozess identifiziert haben, sollten Sie eine Detailierungsebene tiefer die relevanten Tätigkeiten bzw. Prozessschritte auflisten. Am einfachsten funktioniert es, wenn Sie Haftnotizen oder etwas Ähnliches verwenden, um die Aktivitäten in Ihrem aktuellen Prozess zu beschreiben. Im digitalen Zeitalter klingt das dann immer komisch “arbeiten Sie mit Post It´s”. Ich bin ein großer Freund von digitalen Prozessverbesserungen im Büro, jedoch gibt es dazu noch keine einfache und selbsterklärende Software, die so flexibel und einfach ist, dass ich es dafür nutzen würde.

Mit Post It´s sind Sie flexibler, können mit unterschiedlichen Post It Farben zusätzliche Aspekte visualisieren, die Post It´s umkleben, neu beschriften, abnehmen usw. Es ist für das Arbeiten flexibler und bedarf keine große Erklärung was getan werden muss, um die Prozessschritte zu visualisieren.

Hier ein einfaches Beispiel dieser Struktur, wie Sie sofort loslegen können und Ihren definierten Prozess visualisieren.

Prozessoptimierung kann auch einfach durchgeführt werden

Sie listen die Funktionen oder die Personen, die an der Bearbeitung dieses Prozesses beteiligt sind, untereinander auf und erfassen dann die Tätigkeiten und die Prozessschritte. Dabei ist es hilfreich in Spalten und Zeilen zu denken und die Tätigkeiten dann so zu visualisieren. Sie notieren dann jede Tätigkeit auf einem Post It. Sie entscheiden dabei wie Sie die Aufgabe zusammenfassen. Sie können es sehr detailliert machen – dann haben Sie viele Post It´s, oder Sie fassen Tätigkeiten etwas größer zusammen.

Fangen Sie dabei einfach an und das gute an den Post It´s ist, dass sie es jederzeit ändern können. Deshalb ist meine Empfehlung für den Start: MACHEN SIE ES SO EINFACH WIE MÖGLICH! Anpassen und verändern können Sie dann noch immer.


3. Analysieren Sie jeden Schritt und stellen Sie fest, wo Zeit verschwendet wird oder wo er verbessert werden kann

Um die Prozessoptimierung im Büro einfach zu halten, sollten Sie sich für den Anfang nicht zu viel vornehmen. Hier die wirksamsten 3 Ideen wie Sie die Probleme im Prozess schnell und einfach finden und an der richtigen Stelle ansetzen:

  1. Fragen Sie Ihr Team bei welcher Aktivität bzw. Tätigkeit Schwierigkeiten austreten und lassen Sie das Problem einfach auf einer Skala von 1= kein Problem bis 10= unser größtes Problem hier bewerten. Es geht jetzt nicht darum wissenschaftlich fundiert die Skala zu deuten, es geht darum schnell und einfach die Probleme bzw. Potenziale zu identifizieren
  2. Drehen sie die Sichtweise um. Einer meiner Lieblingsfragen in den Workshops. Welches Problem, welche Schwierigkeit oder welche Tätigkeit, die aktuell gemacht wird, sollte unser Kunden niemals sehen? So ändern Sie den Blickwinkel und manchmal ist es auch sehr lustig und amüsant welche Punkte genannt werden und welche Begründungen dann daraus folgen. Testen Sie es einfach aus – ich wette Sie werden auch überrascht sein
  3. Noch ein Geheimtipp von mir. Jeder darf einen Vorschlag machen, welcher Prozessschritt unbedingt verbessert werden soll ABER es darf nicht der eigenen Prozessschritt sein. So schaffen Sie langsam eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung. Oft sehen wir Teilprozesse und Abläufe, die nicht gut funktionieren, aber wir sagen einfach nichts. Damit brechen Sie zumindest etwas das Eis und sorgen für gegenseitige Unterstützung im Team, indem sich das Team auch gegenseitig hilft. Bei diesem Schritt müssen Sie sehr vorsichtig vorgehen und auf die Art der Kommunikation achten. Wenn alles „im Rahmen unter Freunden“ bleibt sind Sie auf dem richtigen Weg.

4. Auf Grundlage der Analyse Optimierungen beginnen

Nun können Sie die Optimierungen beginnen. Für den Start würde ich Ihnen aber empfehlen, mit etwas einfacheren Problemen zu starten. Es gibt immer “einfachere” Probleme – es war zumindest in jeder Prozessanalyse bis jetzt so und das wird auch immer so bleiben – Sie wissen doch, manchmal gibt es schöne „QUICK WINS“ und es wird bei Ihnen wahrscheinlich auch nicht anders sein. Es ist nicht der perfekte und 100% effektivste SUPER WEG, aber wir sprechen in diesem Blog über Prozessoptimierung im Büro für JEDEN.

Wenn es schwierig wird, können Sie mich dann ja noch immer dazu holen.


5. Messen Sie den Erfolg der Optimierung und die Wirksamkeit

Standortbestimmung mit der richtigen Ergebnismessung

Oft sagen wir ja ZDF statt ARD – ich hoffe Sie wissen was damit gemeint ist. Aber wie können wir nun die Wirksamkeit und den Erfolg bei der Prozessoptimierung im Büro nachweisen?

Der einfache Weg:

Sie fragen Ihr Team in regelmäßigen Abständen nach der „gefühlten“ Verbesserung der Prozesse in Ihrem Bereich. Mit regelmäßig meine ich dabei aber mindestens 1x/alle 14 Tage. Für den Start ausreichend, wenn Sie es wirklich regelmäßig machen und nicht nach 2 Monaten aufgeben.

Der elegante Weg:

Sie überlegen sich eine konkrete Kennzahl, die Sie verbessern wollen. Es könnte eine Vielzahl an Kennzahlen sein, die für Sich aktuell wichtig sind. Haben Sie ein Problem mit der Bearbeitungsdauer, so versuchen Sie diese messbar zu machen. Haben Sie ein Problem mit Rückfragen, versuchen Sie die Anzahl der Rückfragen zu messen. Haben Sie ein Problem mit der Durchlaufzeit, versuchen Sie die Durchlaufzeit vom Eingang bis Ausgang messbar zu machen. Bleiben Sie aber fokussiert und nehmen Sie sich nur eine Kennzahl gezielt vor und machen Sie diese Kennzahl sichtbar. Was immer dabei hilft ist Ihr Team zu fragen wie Sie diese Kennzahle messbar machen können und/oder welche Kennzahl aufzeigen könnte, ob der Teilprozess verbessert wird. Da kommen immer die besten Ideen!

Der professionelle Weg:

Sie haben ein Kennzahlenboard und haben den Prozess visualisiert und für jeden zugänglich aufgesetzt. Sie haben regelmäßig Teammeetings, wo auch diese Themen besprochen, verfolgt und diskutiert werden. Sie verfolgen die Maßnahmenumsetzung genauso wie die Entwicklung der Kennzahlen und leiten im Team die notwendigen Schritte ab, um dem Ziel näher zu kommen.

Nun entscheiden Sie welchen Weg Sie dabei gehen wollen. Bedenken Sie jedoch, dass alles was erzwungen ist, nun bedingt Freude bereitet und wir oft zuerst Vertrauen in die Umsetzung und Optimierung gewinnen müssen bzw. dafür sorgen sollten.

Ein guter Freund und geschätzter Kollege von mir sagt immer “Ist die Stimmung gut, ist das Ergebnis gut”, daher behalten Sie den Fokus auf der Optimierung UND auch auf der Stimmung im Team und gehen Sie dabei Ihre individuelle Geschwindigkeit bei der Umsetzung.

Hinweis aus der Praxis an dieser Stelle: Ist die Prozessoptimierung eines Prozesses wirklich wichtig für Sie, werden Sie alle notwendigen Optimierungen innerhalb von 100 Tagen umsetzen. Klingt herausfordernd, JA das ist es! Es gibt Firmen, die schaffen es in 48h ein Hotel zu errichten, daher denke ich, es ist keine Herausforderung wenn man es wirklich will!


6. Wiederholen Sie die Schritte 2-5, bis Sie Ihr gewünschtes Ergebnis erreicht haben und schnappen Sie sich den nächsten Prozess!

Wenn Sie hier angekommen sind, ist es an der Zeit die Prozessoptimierung dauerhaft zu verankern. Wie machen Sie das? Sie müssen lediglich konsequent die Schritte 2 bis 5 wiederholen und so in kleinen Schritten ihre eigene Prozessoptimierung und Erfolgsgeschichte zu schrieben.  Denken Sie ganz kurz nach und stellen Sie sich diese Frage: „Wie viel Zeit investieren Sie in die Optimierung Ihrer Prozesse und in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter genau zu diesem Zweck?“. Die meisten meiner Kunden versuchen selbst die Prozesse zu verbessern durch den Einsatz von Technologien und bestimmten Programmen. Leider vergessen dabei die meisten, dass die kreativen Problemlöser im eigenen Team sitzen. Sie müssen nur befähigt und eingebunden werden und wenn es Ihnen gelingt eine gemeinsame Mission und einen Sinn dafür zu entwickeln, warum es wichtig ist, dann wird diese Optimierungsrakete und den gemeinsamen Erfolgsweg keiner mehr aufhalten können. Teilen Sie Erfolg, denn nur gemeinsam ist Erfolg am schönsten!


Fazit:

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Organisationen wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wer sein Unternehmen nicht kontinuierlich weiterentwickelt, geht ein hohes Risiko ein, in einen Stillstand oder sogar Rückschritt zu geraten. Die Optimierung von Prozessen ist in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, denn viele von uns sind mit dem Tagesgeschäft so stark beschäftigt, dass wir einfach nicht in der Lage sind, nach Wegen zu suchen, wie wir langweilige Prozesse effizienter gestalten können. Glücklicherweise gibt es einfache Prozessoptimierungen, die jeder – vom Berufsanfänger bis hin zur Führungskraft – mit ein wenig Mut und dem Fokus auf Verbesserungen nutzen kann.

Fangen Sie klein an, wenn Sie müssen, aber fangen Sie jetzt an, bevor Sie von Ihren Marktbegleitern überholt werden und dann an diesen Blog zurückdenken! Sie wissen doch – „NICHT DIE GROßEN ÜBERHOLEN DIE KLEINEN, SONDERN DIE SCHNELLEN DIE LANGSAMEN“!

Die Prozessoptimierung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Jeder sollte in der Lage sein, seine eigenen Prozesse zu optimieren, nicht nur Manager, die oft zu sehr mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Einfache Prozessoptimierungen können von jedem durchgeführt werden – es erfordert Mut, Konzentration und den Willen, etwas Besseres zu schaffen, um nachhaltige Gewinne zu erzielen und gleichzeitig die Zufriedenheit zu erhöhen.

Prozessoptimierung kann Ihnen einen entscheidenden Vorteil bringen und Ihren Erfolg beschleunigen!

Wenn Sie jetzt nicht damit beginnen oder warten, bis “es Zeit ist”, dann ist es vielleicht schon zu spät!

Ich hoffe sie haben jetzt einen guten Überblick erhalten, wie Sie selbst die Prozessoptimierung durchführen können. Es ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Es gilt für Steuerberater, Architekturbüros, ganz besonders für Ämter 😉 und eigentlich für alle Vorgänge und Aufgaben, die wir am PC durchführen.

Verlustanalyse_Office

Wie Sie auch mit dieser Checkliste das Potenzial entdecken können.

Sie können sich auch einfach an einem guten Platz im Büro positionieren, von dem Sie viele Prozesse und Abläufe beobachten können und einfach nur beobachten was wirklich passiert.

Einige nennen diese Übung “Kreidekreisübung“, denn Sie stehen wie in einem “Kreidekreis” und beobachten die Unterbrechungen, die Ablenkungen, die Rückfragen, lange Wege, ungünstige Bewegungen und vieles mehr.

Die Kreidekreisübung gehört zu den wirksamen Methoden der Prozessoptimierung und es ist auch ohne Anleitung möglich, die Prozesse zu sehen identifizieren, die nicht perfekt laufen. Sie können dazu auch die Checkliste nutzen, die im Downloadbereich unter Vorlagen zu finden ist.

Damit haben Sie eine Struktur zur Erfassung der Verluste, die Sie im Bereich identifizieren.

Sie erfassen dabei einfach alles was Ihnen “komisch” und nicht “perfekt” erscheint und die Checkliste mit den Rubriken soll Ihnen einige Anregungen und etwas Anschubhilfe geben.


Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren wollen, und eine professionelle Unterstützung benötigen, bin ich da und helfe Ihnen dabei! Ganz gleich, ob Sie die Geschwindigkeit Ihres Prozesses durch die Beseitigung unnötiger Schritte erhöhen oder die Kosten durch die Eliminierung von verschwenderischen Ausgaben senken möchten, ich werden Sie bei jedem Schritt begleiten, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Kontaktieren Sie mich oder rufen Sie mich noch heute an und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir das verbessern können, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist – Zeit und Geld!

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.