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Die Fähigkeit zur effizienten und effektiven Durchführung von Unternehmensprozessen hat in den letzten Jahren entscheidend an Bedeutung gewonnen. Die Optimierung von Prozessen ist nicht nur ein Schlagwort oder ein Relikt aus der Vergangenheit, sondern eine strategische Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das auf nachhaltigen Erfolg abzielt. In diesem Blogbeitrag werden wir uns dieses Thema der Prozessoptimierung etwas genauer anschauen und Ihnen auf professionelle Weise erklären, wie Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können. Erfahren Sie, warum die richtige Prozessoptimierung einen signifikanten Unterschied machen kann und wie Sie die Grundlagen beherrschen, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.

Unternehmen, die ihre Prozesse nicht optimieren, verpassen nicht nur Chancen, sondern gefährden langfristigen Erfolg.

Was sollten Sie über die Prozessoptimierung wissen?

Die Optimierung von Prozessen ist ein zentraler Aspekt jedes gut geführten Unternehmens. Sie bezieht sich auf die systematische Verbesserung von Arbeitsabläufen, um die Effizienz, Qualität und Leistungsfähigkeit zu steigern. Bevor wir jedoch tiefer in die Details eintauchen, ist es wichtig, einige grundlegende Konzepte zu verstehen.

Effizienzsteigerung: Das Hauptziel der Prozessoptimierung besteht darin, die Effizienz zu steigern. Das bedeutet, mehr mit weniger Ressourcen zu erreichen. Effiziente Prozesse sparen Zeit, Geld und Ressourcen und ermöglichen es einem Unternehmen, wettbewerbsfähiger zu sein.

Qualitätsverbesserung: Die Prozessoptimierung zielt nicht nur auf die Effizienzsteigerung ab, sondern auch auf die Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität. Dies führt zu zufriedeneren Kunden und langfristigeren Geschäftsbeziehungen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Prozessoptimierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Unternehmen sollten ständig nach Möglichkeiten suchen, ihre Prozesse zu optimieren, um sich den sich ändernden Marktbedingungen anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Beispiel: Stellen Sie sich ein kleines Handelsunternehmen vor, das Produkte an Endkunden verkauft. Wenn die Bestellungseingabe und -bearbeitung manuell erfolgt, kann dies zu Verzögerungen, Fehlern und unzufriedenen Kunden führen. Durch die Einführung eines automatisierten Bestellsystems kann das Unternehmen den Bestellprozess erheblich optimieren. Auf diese Weise werden Bestellungen schneller bearbeitet, Fehler minimiert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Dieses Beispiel veranschaulicht die Bedeutung der Prozessoptimierung und wie sie sich positiv auf das Geschäft auswirken kann.

Die Optimierung von Prozessen ist also ein dynamischer und kontinuierlicher Prozess, der dazu beiträgt, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und das langfristige Wachstum eines Unternehmens zu unterstützen. In den folgenden Abschnitten werden wir genauer darauf eingehen, wie Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren können.

Was beinhaltet die Verbesserung von Prozessen?

Die Optimierung von Prozessen ist ein umfassendes Konzept, das viele Aspekte eines Unternehmens betrifft. Es geht über einfache Effizienzsteigerungen hinaus und beinhaltet die ganzheitliche Betrachtung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Hier sind drei Schlüsselaspekte, die die Optimierung von Prozessen beinhaltet:

1. Strukturierte Planung und Gestaltung

Ein zentraler Schritt bei der Prozessoptimierung besteht darin, bestehende Prozesse systematisch zu analysieren und zu überarbeiten. Dies beinhaltet die Entwicklung klarer Prozessabläufe, Prozessbeschreibungen, Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten.

Beispiel: Ein IT-Unternehmen überarbeitet seinen Softwareentwicklungsablauf, um den Entwicklungsprozess besser zu strukturieren. Dies umfasst die Einführung agiler Methoden und die Festlegung klarer Schritte von der Anforderungsanalyse bis zur Auslieferung.

2. Einsatz von Technologie und Automatisierung

Die Nutzung von Technologie kann die Effizienz erheblich steigern. Dies kann die Implementierung von Softwarelösungen, Automatisierung von Aufgaben oder die Integration von digitalen Tools umfassen.

Beispiel: Ein Online-Einzelhändler verwendet eine Lagerverwaltungssoftware, um den Bestandsfluss zu optimieren und Lieferzeiten zu verkürzen.

3. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Die Prozessoptimierung endet nicht nach der Implementierung. Sie erfordert eine laufende Überwachung und Anpassung, um sicherzustellen, dass die Optimierungen langfristig effektiv bleiben und weitere Verbesserungen gefunden werden.

Beispiel: Ein Kundenservice-Center verfolgt regelmäßig die Kundenzufriedenheit und passt seine Abläufe basierend auf Feedback und Analysen an, um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen.

Wie Sie sehen, ist die Optimierung von Prozessen ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, die Gesamtleistung eines Unternehmens zu steigern. Sie beinhaltet nicht nur die Isolierung von Problemen, sondern auch die Umsetzung von Lösungen, die nachhaltige Veränderungen bewirken. Durch die Kombination strukturierter Planung, Technologieeinsatz und laufende Verbesserungen können Unternehmen die Effizienz steigern, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Warum Prozesse optimieren?

Die Frage nach dem “Warum” der Prozessoptimierung ist von entscheidender Bedeutung. Es ist nicht nur ein Unterfangen zur Effizienzsteigerung, sondern eine strategische Entscheidung, die tiefgreifende Auswirkungen auf den Erfolg eines Unternehmens haben kann. Hier sind drei wesentliche Gründe, warum die Optimierung von Prozessen von entscheidender Bedeutung ist:

1. Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: In einer zunehmend globalisierten und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist die Fähigkeit, schneller und effizienter zu agieren, ein entscheidender Wettbewerbsvorteil geworden. Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren, können nicht nur Kosten senken, sondern auch schneller auf Marktveränderungen reagieren und innovative Lösungen schneller entwickeln.

Beispiel: Ein Unternehmen in der Lebensmittelindustrie kann durch die Optimierung seiner Produktionsprozesse nicht nur die Kosten senken, sondern auch neue Produkte schneller auf den Markt bringen, die Lagerkosten senken und Kundenbedürfnisse besser bedienen.

2. Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Effiziente Prozesse führen oft zu einer verbesserten Kundenerfahrung. Wenn Kunden (in einem Unternehmen die internen Kunden des Prozesses) Produkte oder Dienstleistungen schneller erhalten, Fehler reduziert werden und Anfragen effizient bearbeitet werden, steigt die Kundenzufriedenheit.

Beispiel: Ein Telekommunikationsunternehmen, das seine Kundenserviceprozesse optimiert, kann Kundenanfragen schneller und effizienter bearbeiten, was zu zufriedeneren Kunden und höherer Kundenbindung führt.

3. Innovationsförderung: Optimierung bedeutet nicht nur, bestehende Prozesse zu perfektionieren, sondern auch Raum für Innovation zu schaffen. Durch die Optimierung von Kernprozessen können Ressourcen freigesetzt werden, um z.B. in Forschung, Entwicklung und neue Geschäftsmöglichkeiten zu investieren.

Beispiel: Ein Technologieunternehmen kann durch die Optimierung seiner internen Verwaltungsprozesse Ressourcen freisetzen, um in die Entwicklung neuer Produkte und Technologien zu investieren und so seine Innovationsfähigkeit zu steigern.

Die Optimierung von Prozessen ist nicht nur eine unternehmensinterne Aufgabe, sondern sollte auch ein strategischer Ansatz werden, um auf den sich ständig verändernden Märkten erfolgreich zu sein. Dadurch ermöglicht es Unternehmen, effizienter, agiler und kundenorientierter zu werden, was letztendlich zu nachhaltigem Wachstum und Erfolg führt. Denken Sie daran, dass Prozessoptimierung nicht nur eine Pflichtaufgabe ist, sondern auch eine Gelegenheit zur Transformation und Innovation bietet.

Was ist ein optimaler Prozess?

Ein optimaler Prozess ist der Inbegriff der Effizienz, Effektivität und Qualität in den Abläufen eines Unternehmens. Er repräsentiert den Höhepunkt der Prozessoptimierung, bei dem jede Aktivität perfekt aufeinander abgestimmt ist, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Hier sind einige entscheidende Merkmale und Erklärungen, die verdeutlichen, was einen optimalen Prozess ausmacht:

1. Maximale Effizienz: Ein optimaler Prozess zeichnet sich durch minimale Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Aufwand aus. Jeder Schritt ist so gestaltet, dass er ohne unnötige Verzögerungen oder Unterbrechungen abläuft.

Beispiel: In einem optimalen Fertigungsprozess werden Maschinen so programmiert, dass sie reibungslos arbeiten, Produktionsausfälle minimiert werden und eine sehr hohe Produktivität aufweisen.

2. Fehlerreduktion: Ein optimaler Prozess minimiert menschliche Fehler und Schwachstellen. Er beinhaltet häufig inline Qualitätskontrollen und -prüfungen, um sicherzustellen, dass jedes Ergebnis den höchsten Standards entspricht.

Beispiel: In einem optimalen Qualitätsprüfungsprozess werden Produkte automatisch auf Fehler überprüft, wodurch menschliche Fehler reduziert werden.

3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein optimaler Prozess ist nicht starr, sondern kann sich an sich ändernde Bedingungen anpassen. Er ist agil und in der Lage, auf neue Anforderungen oder Herausforderungen schnell zu reagieren.

Beispiel: Ein optimaler Lieferkettenprozess kann auf unerwartete Nachfrageschwankungen reagieren, indem die Lieferungen neu priorisiert werden, die Bedarfsmengen rechtzeitig angepasst und alles effizient koordiniert wird.

4. Kundenzentriertheit: Ein optimaler Prozess stellt die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt. Er gewährleistet, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden kontinuierlich erfüllt werden.

Beispiel: Ein optimaler Kundenserviceprozess bietet unterschiedliche Kommunikationskanäle, damit Kunden selbst wählen können, wie sie am besten unterstützt werden wollen.

5. Kontinuierliche Verbesserung: Ein optimaler Prozess hört nie auf, besser zu werden. Er beinhaltet Mechanismen zur Überwachung, Messung und Anpassung, um sicherzustellen, dass er auch in Zukunft auf höchstem Niveau bleibt.

Beispiel: Ein Unternehmen, das einen optimalen Beschaffungsprozess hat, analysiert kontinuierlich Markttrends und passt seine Lieferantenbeziehungen an, um Kosten zu senken und die Qualität zu steigern.

Ein optimaler Prozess ist ein Maßstab für Exzellenz und Effizienz in einem Unternehmen. Er ist das Ergebnis sorgfältiger Planung, kontinuierlicher Anpassung und einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Unternehmen, die optimale Prozesse erreichen, sind besser gerüstet, um den Herausforderungen des Wettbewerbs standzuhalten und ihren Kunden ein hervorragendes Erlebnis zu bieten.

Wir können auch in einem Satz festhalten, was bei der Optimierung von Prozessen ein Endziel sein könnte. Der perfekte Prozess ist ein Prozess, bei dem wir nichts mehr weglassen können.

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»Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann.« — Antoine de Saint-Exupéry

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Wie kann man einen Prozess optimieren?

Die Optimierung von Prozessen erfordert eine systematische Herangehensweise und die Anwendung bewährter Methoden. Hier sind drei grundlegende Schritte, wie Sie einen Prozess optimieren können:

1. Identifizierung und Dokumentation: Der erste Schritt zur Prozessoptimierung besteht darin, den aktuellen Zustand des Prozesses detailliert zu analysieren und zu dokumentieren. Dies beinhaltet das Verstehen der Schritte, Ressourcen und Beteiligten im Prozess.

Beispiel: In einem Kundensupportprozess kann die Identifizierung und Dokumentation aller Schritte von der Anfrage des Kunden bis zur Lösung des Problems erfolgen.

2. Analyse und Bewertung: Nachdem der Prozess dokumentiert ist, ist es wichtig, Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren, die die Effizienz behindern. Dies kann durch die Analyse von Daten und die Sammlung von Feedback von Mitarbeitern und Kunden erfolgen.

Beispiel: In einem Produktionsprozess können Daten zur Durchlaufzeit und Ausschussrate analysiert werden, um Engpässe oder ineffiziente Schritte zu erkennen.

3. Verbesserungen und Implementierung: Basierend auf den Erkenntnissen aus der Analyse können Sie nun Verbesserungen vornehmen und neue Prozessschritte einführen, um die Effizienz und Qualität zu steigern. Dies kann die Automatisierung von Aufgaben, die Schulung von Mitarbeitern oder die Anpassung von Abläufen umfassen.

Beispiel: In einem Lieferkettenprozess können automatische Bestellnachverfolgungssysteme implementiert werden, um die Lieferzeit zu verkürzen und den Bestand zu optimieren.

Diese Schritte dienen als Grundlage für die Optimierung von Prozessen und können auf verschiedene Geschäftsbereiche angewendet werden. Während die genauen Maßnahmen je nach Prozess und Branche variieren können, ist die systematische Vorgehensweise entscheidend, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Prozessoptimierung erfordert Zeit und Engagement, aber die Vorteile in Form von Kosteneinsparungen, erhöhter Qualität und zufriedeneren Kunden sind es wert.

Ich habe bereits in einem anderen Artikel im Detail beschrieben, wie Sie eine Prozessoptimierung im Büro durchführen können.

Methoden zur Optimierung von Prozessen

Die Optimierung von Prozessen erfordert bewährte Methoden und Werkzeuge, um effektive Veränderungen zu ermöglichen. Die wirksamsten Methoden finden wir im Lean Management, Six Sigma, Business Process Reengineering (BPR) und Total Quality Management (TQM). Diese Methoden bieten strukturierte Rahmenbedingungen und Techniken zur Analyse, Neugestaltung und Implementierung von Prozessen. Die Auswahl der richtigen Methode hängt von den spezifischen Zielen und Anforderungen eines Unternehmens ab. Eine sorgfältige Anwendung dieser Methoden kann dazu beitragen, Prozesse zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu steigern.

Prozessoptimierungsmethode: Makigami

Die Makigami Methode ist eine japanische Prozessanalysetechnik, die detaillierte Visualisierung und Zeitmessung verwendet, um Prozesse zu optimieren und Effizienz zu steigern. Ideal zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Prozessoptimierungsmethode: Value Stream Mapping

Die Wertstromanalyse, oder Value Stream Mapping, visualisiert und optimiert Arbeitsprozesse von Anfang bis Ende. Sie identifiziert wertschöpfende und nicht wertschöpfende Phasen, um die Prozessoptimierung zu fördern und die Effizienz zu steigern, ein Schlüssel zur Prozessoptimierung.

Prozessoptimierungsmethode: LIPOK

Die LIPOK / SIPOC Methode ermöglicht eine klare Visualisierung von Prozessen und Interaktionen zwischen Kunden und Lieferanten. Sie hilft, Prozessabgrenzungen zu definieren, Ziele festzulegen und Verbesserungen zu identifizieren, ein wesentlicher Schritt zur Prozessoptimierung.

Prozessoptimierungsmethode: DMAIC

DMAIC ist eine Problemlösungsmethode bzw. ein Akronym für Phasen eines Prozessverbesserungsansatzes aus der SixSigma Initiative. Es zielt darauf ab, Abweichungen zu identifizieren und zu beseitigen, um die Prozessfähigkeit zu steigern, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Prozessoptimierungsmethode: Process Mapping

Process Mapping dient der Dokumentation und Visualisierung von Geschäftsprozessen, um Schwachstellen zu erkennen und zu verbessern. Es ist eine praktische Methode zur Prozessoptimierung und Innovation, indem es Abläufe klar darstellt und Optimierungspotenziale aufdeckt.

Prozessoptimierungsmethode: Verschwendungssuche im Büro

Die Verschwendungssuche im Büro zielt darauf ab, Prozessineffizienzen und Verschwendungen im Arbeitsalltag zu identifizieren und zu beseitigen. Dies ermöglicht die gezielte Optimierung von Büroabläufen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität.

Was sagen Sie dazu – es lohnt sich, oder?

Die Optimierung von Prozessen ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Als Experte auf diesem Gebiet stehe ich Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Unternehmensabläufe zu verbessern und Ihr Team dabei zu befähigen. Wenn Sie nach bewährten Methoden und Werkzeugen suchen, um Ihre Prozesse zu optimieren, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Ich freue mich darauf, Ihnen bei der Transformation und Innovation Ihres Unternehmens zu helfen. Lassen Sie uns gemeinsam an einer effizienteren Zukunft arbeiten.

Kontaktieren Sie mich einfach unverbindlich für ein kurzes Gespräch, wenn Sie Ihre Prozesse optimieren und diese Fachkompetenzen im Unternehmen (weiter)entwickeln wollen.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema Methoden & Tools, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Haben Sie schon von Lean Administration bzw. Lean Office gehört?

In jedem Unternehmen gibt es einen Bedarf für Lean Administration bzw. Lean Office. Aber was ist das und warum sollten Sie sich dafür interessieren?

Lean Administration ist der Begriff für Praktiken, die dazu beitragen, Büroabläufe zu optimieren. Lean Office ist wie eine betriebliche Philosophie zu verstehen, die sich darauf konzentriert, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren.

Es kann auf alle Arten von Unternehmen angewandt werden, von der Fertigung über den Service bis hin zum Gastgewerbe. Viele Unternehmen haben durch die Einführung der Lean Office Prinzipien große Erfolge erzielt und es gibt mehrere Gründe, warum jedes Unternehmen darüber nachdenken sollte, dies ebenfalls zu tun.

Lean Administration stellt den Kunden in den Mittelpunkt und eliminiert Verschwendung. Dadurch wird ein effizienterer und produktiverer Arbeitsplatz geschaffen, der wiederum einen besseren Service und bessere Produkte für die Kunden bietet. Darüber hinaus fördern Lean Office Praktiken das Engagement und die Kreativität der Mitarbeiter, beides wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen. Und schließlich ist Lean Office eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Abläufe zu verbessern, ohne größere Veränderungen oder Investitionen vorzunehmen.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr Unternehmen zu verbessern und dabei die Zufriedenheit der Kollegen deutlich erhöhen wollen, dann nehmen Sie sich kurz Zeit und lesen sich diesen Artikel. Es ist eine sehr gut investierte Zeit.

Lassen Sie uns gemeinsam einige wichtige Eckpunkt zu diesem Thema klären.

Was ist Lean Administration bzw. Lean Office genau?

Lean Office ist auf der obersten Ebene eine Haltung, die uns dazu animiert alle Punkte zu verbessern, die uns nicht optimal erscheinen. Es ist die kontinuierliche Schatzsuche nach Optimierungspotenzialen. Reduzieren wir diesen Ansatz von Lean Administration auf bestimmte Praktiken, Methoden und Werkzeuge, ist es die kontinuierliche Verbesserung von Büroprozessen und -praktiken durch den Einsatz bewährter und wirksamer Interventionen. Das können simple, aber hocheffektive Methoden sein. Es sind aber auch bestimmte Impulse, um das bestehende System anzuregen und es zur Veränderung zu animieren.

Der Ursprung des Lean Management (sozusagen die Mutter von Lean Administration) wurde zuerst von der Toyota Motor Company entwickelt, die es zur permanenten Optimierung der Produktion in ihrer Fabrik einsetzte. Im Laufe der Zeit wurde dieser Ansatz auf andere Arten von Unternehmen ausgeweitet, von der Fertigung bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Die Lean Office Prinzipien können jedem Unternehmen helfen, die Leistung zu verbessern und mehr zu erreichen.

Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Problem, keine Rückfragen, keine Wartezeiten, keine Bürokratie, keine Verschwendungen und alle Prozesse wären optimal, vielleicht sogar perfekt?

Das ist die Idee hinter Lean Administration – alle Verschwendungen soweit zu eliminieren und alle nicht notwendigen Schritte und Tätigkeiten zu reduzieren, bis wir störungsfreie Abläufe und Arbeitsplätze geschaffen haben. Also ein langer, aber durchaus sinnvoller Weg.

Warum sollte Lean Administration in jedem Unternehmen eingeführt werden?

Hierfür gibt es mehrere Gründe. Der erste Grund ist, dass Lean Office eine Vorgehensweise zur Steigerung der Effizienz bietet, die keine großen Investitionen oder Veränderungen erfordert. Sie sparen also nicht nur Geld, Zeit und wichtige Ressourcen für Ihr Unternehmen ein, sondern Sie sorgen auch für die Weiterentwicklung und für nachhaltiges Handeln.

Ein zweiter Grund ist die Fokussierung auf die Kundenzufriedenheit. Wie die meisten Unternehmen messen Sie Ihren Erfolg wahrscheinlich nicht nur am EBIT, sondern hoffentlich auch an der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Die Kundenorientierung ist das Herzstück jeder guten Lean Office Ausrichtung. Sie nehmen die Kundenwünsche sehr ernst und suchen nach den besten Lösungen, um die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern. Letztendlich ist der Kunde mit all seinen Wünschen, Ideen und Anregungen, der Grund all unserer Aktivitäten. Gäbe es keine Kunden, gäbe es uns auch nicht.  

Ein dritter Vorteil, warum Lean Office in jedem Unternehmen eingeführt werden sollte, ist die Verbesserung der Unternehmensmoral. Mit einem sorgfältig geführten Lean Office System haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen, kreativ zu sein und sich bei der Arbeit wertgeschätzt zu fühlen. Jede Idee und jede Anregung ist dabei Gold wert. In jedem guten Lean Office System werden Menschen entwickelt, damit sie wiederum Menschen entwickeln. Es ist dann wie ein Schneeballsystem für Verbesserungen.

Lean Office ermöglicht Ihnen auch den Fokus auf die relevanten und notwendigen Dinge zu lenken. Es verbindet beide Ansätze der Unternehmensentwicklung. Es sorgt für Stabilität (durch die Absicherung bewährter Praktiken und Prozessabläufe) und es ermöglich den Wandel (durch das Erforschen und Verbessern von bestehenden Strukturen und Prozessen).

Der letzte Grund ist, dass in einem Unternehmen viel mehr Potenzial schlummert, als das was in den Aufgabenbeschreibungen beschrieben steht. Oft wird dieses versteckte Potenzial nicht genutzt! Richtig eingesetzt fördert ein Lean Office System die Könnerschaft und befähigt Menschen in der Weiterentwicklung des eigenen Bereiches. Es systematisiert Verbesserungen und unterstützt die Entwicklung von Kompetenzen für die Zukunft.

Warum ist es schlimm, wenn wir sagen “Ich mache Dienst nach Vorschrift”? – ich arbeite ja dann genauso, wie es beschrieben steht, oder? Und das soll dann schlecht sein? Komisch.

Würden Sie einen Mitarbeiter einstellen, der Ihnen beim Vorstellungsgespräch sagt – „Ich mache nur Dienst nach Vorschrift“ – Ich wette nicht 😉

Also ein Lean Office System legt versteckte Potenziale frei und fördert oft verborgene Talente und Diamanten an die Oberfläche. Warum also verschwenden so viele Firmen die Fähigkeiten, Talente, Ideen und Potenziale aller Kollegen? Weil die passenden Formate dazu einfach noch nicht eingeführt sind. Das bestehende System, in dem wir aktuell arbeiten hat einen sehr großen Einfluss, auf das was wir machen und wie wir uns verhalten. Lean Office sorgt genau für diese Weiterentwicklungsformate und fördert die Weiterentwicklung.

Wie Sie Lean Office in Ihrem Unternehmen einführen – ein grober Überblick

Es lässt sich natürlich nur schwer alles in einem Blog Artikel beschreiben, aber ich versuche Ihnen hiermit einen ersten groben Überblick zu geben, auf welche relevanten Aspekte Sie unbedingt achten sollten.

Vorbereitungsphase

Bevor Sie damit überhaupt beginnen etwas in dieser Richtung zu unternehmen, sollten Sie sich folgendes überlegen:

1. WARUM müssen wir das überhaupt machen? Was ist der Grund dahinter.
2. Welche Projekte, Themen und Initiativen gab es dazu bereits in der Vergangenheit und was hat sich bewährt und was eher nicht? Lernen Sie also aus der eigenen Vergangenheit. Oft finden Sie in dieser Rückschau hilfreiche Muster ihrer Organisation.
3. Welche Personen brauchen Sie als Multiplikatoren für dieses Thema und wer ist dabei unbedingt notwendig? Identifizieren Sie die relevanten Mitspieler. Personen, die lange im Unternehmen sind, die einen guten Zugang zu den Menschen haben, die auf Grund ihrer Kompetenzen und ihrer Haltung geschätzt werden. Das sind Personen, die echte Follower haben. Wer ist vom TOP Management dabei und nimmt sich die Zeit dafür? Wer ist vom Betriebsrat und aus dem HR Bereich dabei? Erstellen Sie ein VIP-Liste mit Personen, die Sie unbedingt dafür benötigen.
4. Auf welche Hindernisse, Schwierigkeiten und Gegenargumente sollten Sie sich vorbereiten? Sie können sich nicht auf alles vorbereiten, aber es lohnt sich immer zumindest etwas vorbereitet zu sein.
5. Wie gehen wir es überhaupt an? Wo fangen wir an, wie fangen wir an, wer unterstützt uns dabei, wie begleiten wir die Menschen dabei, was muss/soll dokumentiert werden, welche IT-Systeme setzen wir ein, was wollen wir wie messen?

Das waren allg. Fragen, die Sie vor dem Start klären sollten und die Ihnen dabei helfen können, einen guten Einstieg in dieses Thema zu erzielen.

Einführungsphase

Nachdem Sie nun einen ersten Plan haben, starten Sie die Einführungsphase. Für den ersten Start empfehle ich immer einen Bereich zu nehmen, wo Sie nicht mit den größten Hindernissen rechnen. Prinzipiell spielt es keine Rolle, jedoch wollen Sie und alle Beteiligten einige Erfolge erzielen und nicht direkt mit großen Hindernissen starten.
In einem Startworkshop sollten einige der Fragen aus der Vorbereitungsphase beantwortet werden und der Fokus sollte auf dem WARUM JETZT liegen.

Um einen sinnvollen Start in einem Bereich zu ermöglichen, sollen Sie diese Unternehmenssicht um zwei weitere Sichtweisen ergänzen.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Führungskraft:

Die Führungskraft aus diesem Bereich sollte auch Hindernisse, die gelöst werden sollen, Herausforderungen die aktuell existieren und Erwartungen, die mit der Umsetzung verknüpft sind, formulieren. So werden die ersten Handlungsfelder definiert.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Mitarbeiter:

Die Mitarbeiter sollten in einem Einführungsworkshop ebenfalls die Möglichkeit bekommen, Punkte zu erfassen, die

1. aus ihrer Sicht noch nicht gut im Bereich funktionieren
2. unbedingt verbessert werden sollen
3. bereits im Team und/oder im Bereich super laufen
4. auf Kompetenzen zurückzuführen sind, die aktuell noch fehlen.

Nach dieser Aufschlüsselung ergeben sich drei unterschiedliche Blickrichtungen. Unternehmenssicht, Sicht der Führungskräfte und Sicht der Mitarbeiter.

Im nächsten Schritt werden diese Punkte sinnvoll gruppiert. Aus dieser Gruppierung ergeben sich dann Handlungsfelder für die Umsetzung. Wenn es gut hergeleitet wird, vereinen diese Punkte alle Sichtweisen und die Fragen nach dem, WAS sollen wir denn nun als Erstes angehen, ist beantwortet.

An dieser Stelle gibt es aus meiner Sicht zwei unterschiedliche Ansätze.

Ansatz 1: Sie haben ein System zur Verbesserung bereits erarbeitet und haben Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Wenn Sie bereits ein Lean Administration (oder ein anderes Verbesserungssystem haben), versuchen Sie nun mit allen Beteiligten die aktuellen Probleme & Herausforderungen zu ermitteln. Sie können dabei so vorgehen wie ich es oben in der Einführungsphase beschrieben habe. Dann ordnen Sie diese Punkte zu den Elementen, Methoden und Vorgehensweisen des bestehenden Verbesserungssystems zu. Eine gute Fragen dabei ist dann: „Mit welchen Methoden, Tools, Praktiken, Initiativen aus dem Verbesserungssystem, können wir diese Herausforderung lösen?“. So überführen sie die Herausforderungen ins Verbesserungssystem und zeigen Wege auf, wie ein strukturierter Lösungsweg aussehen könnte und welche sinnvollen Vorgehensweisen dafür in Fragen kommen.

Wenn Sie die Herausforderungen nicht zu einem Thema aus dem Verbesserungssystem zuordnen können, ist es eine gute Möglichkeit, sich zu überlegen, ob das bestehende Verbesserungssystem ggf. erweitert werden sollte und Sie ein neues sinnvolles Standardthema für das bestehende Verbesserungssystem gefunden haben. Natürlich müssen Sie dann die Praktiken, Methoden, Vorgehensweisen und alles was Sie dazu benötigen auch erarbeiten. So entwickeln Sie Ihr aktuellen Verbesserungssystem weiter und nehmen neue Themen ins System auf.

Ansatz 2: Sie haben noch kein System zur Verbesserung und haben keine Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Dann starten Sie wie in jedem anderen Thema auch. Sie überlegen sich wer aus dem bestehenden Team an der Lösung dieser Herausforderung arbeiten möchte. Wenn Sie dann ein System aufbauen wollen, sollte dieses erste Team bewährte Vorgehensweisen, die dann auf dem Weg der Optimierung entdeckt werden, sinnvoll beschreiben. Es könnten Vorlagen, Anleitungen, Schulungsunterlagen, kurze Erklärvideos und Informationen sein. Strukturieren Sie diese Arbeit etwas, damit alle anderen auch davon profitieren können. Im Team finden Sie bestimmt jemanden, der genau diese Kompetenz besitzt und Aufgaben und Themen gut strukturieren kann. So bauen Sie selbst ein sehr individuelles System auf. Es gibt nichts Nachhaltigeres, als ein System, dass von selbst entsteht!

Begleitungsphase

Nach der ersten Aufbruchstimmung ist es an der Zeit sich mit der Umsetzungsphase zu beschäftigen. Die Umsetzungsbegleitung ist ein sehr wichtiger Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Oft höre ich von einigen Kollegen „Startet und meldet euch, wenn ihr etwas braucht“. Es kann funktionieren, aber eine aktiv begleitete Phase bringt viel schneller einen Erfolg und sorgt für Transparenz und Sicherheit in der Umsetzung. Lassen Sie das Umsetzungsteam bestimmte Routinen erarbeiten, fixe Haltepunkte, die notwendig sind, um z.B. über den Status zu sprechen.

Regelmäßige Unterstützung und Austausch mit den relevanten Personen, die Sie bereits in der Vorbereitungsphase definiert haben, bringt dann noch zusätzliche Vorteile. Schaffen Sie ein Umfeld, wo voneinander gelernt werden kann und sorgen Sie für komplette Transparenz – das gilt auch für Hindernisse, Misserfolge und Ansätze, die nicht funktionieren. Teilen Sie Misserfolgsgeschichten mit dem Ziel daraus zu lernen! So verlieren alle die Angst davor auch die unangenehmen Dinge anzusprechen. Fangen Sie selbst damit an, um zu zeigen, dass auch solche Themen besprochen werden können.

Optimierungsphase

Jedes gute Verbesserungssystem optimiert sich regelmäßig selbst!

Denken Sie unbedingt an eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer Aktivitäten, Routinen, Methoden, Vorgehensweisen und Besprechungen. Stellen Sie das eigene System auf den Prüfstand und suchen Sie nach der Verbesserung im System. Arbeiten Sie nicht nur mit dem System, sondern auch an der Verbesserung des Systems, also am System selbst.

Vorteile einer Lean Office Expedition

Einige Studien und Untersuchungen, die Sie dazu finden, attestieren unterschiedliche Effizienzsteigerungen. Es wird i.d.R. immer von zweistelligen Effizienzsteigerungen gesprochen. Aus meiner Erfahrung sind sehr gute und sehr schnelle Verbesserungen in einer sehr kurzen Zeit realisierbar, aber wie bei allen Themen, die Sie auch kennen, hängt es von einigen relevanten Faktoren ab, auf die ich noch gleich eingehen werde.

Zu den wesentlichen Vorteilen gehörten aus meiner Sicht diese Punkte:

• Sie befähigen die Menschen und entwickeln Ihre Kompetenzen zur Problemlösung weiter
• Sie arbeiten immer an den richtigen Themen, d.h. Sie sorgen für permanente Priorisierung der Themen in den Fachbereichen
• Sie entwickeln wirksame Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken selbst weiter
• Sie sorgen für eine kontinuierliche Veränderung und Anpassung Ihrer Prozesse, Ihrer Strukturen und Aufgaben
• Sie teilen Wissen und sorgen für nachhaltige Resultate
• Sie erhöhen die Zufriedenheit, die Produktivität und die Verbundenheit ihrer Teams
• Sie beschleunigen Ihre Prozesse und erzielen dadurch bessere Ergebnisse

Erfolgsfaktoren für Lean Administration die Sie kennen sollten

Transparenz & Offenheit

Sorgen Sie von Anfang an für eine Kultur der Offenheit und Transparenz. Oft trauen sich nur die wenigsten offen und transparent alles anzusprechen. Führen Sie ggf. Formate ein, die genau diese offene und transparente Verhaltensweise fördern. Führen Sie doch mal eine Besprechung oder einen Workshop mit dem Titel „Eine bestehende Regeln abdrehen“ oder „Aus welchen Fehlern der Vergangenheit haben wir gelernt“ oder „Wo sollten wir offener und transparenter werden“ durch und zeigen damit wie wichtig Ihnen Transparenz und Offenheit ist.

Orientierung & Ausrichtung

Versuch Sie bestmögliche Orientierung zu geben und sorgen Sie für die Ausrichtung ihrer Aktivitäten auf ein übergeordnetes Ziel. Lassen Sie Ihre Ansätze und geplanten Aktivitäten auch von ihren Mitarbeitern priorisieren, um so Orientierung und Ausrichtung zu schaffen. Mit den modernen digitalen Tools ist es recht schnell umgesetzt und Sie haben immer Klarheit bzgl. Ausrichtung und Orientierung. Geben Sie auch wichtige Themen vor. Wer das Ziel nicht kennt, kommt auch nicht an!

Beteiligung & Wertschätzung

Wir sprechen oft über Punkte, die noch fehlen, die noch verbessert werden müssen und über Dinge, die einfach noch nicht perfekt laufen. Nutzen Sie Erfolge, positive Erkenntnisse und wertschätzen Sie auch die kleinen Schritte. Stellen Sie sich vor, Sie würden großartige Dinge erarbeiten und keiner würde es berücksichtigen und sich dafür interessieren. Beteiligen Sie die Menschen an der Umsetzung und wertschätzen Sie den Einsatz, die Ausdauer und die kleinen Erfolge. So bauen Sie Vertrauen in die Umsetzung auf und stärken gleichzeitig die Verbundenheit.

Unterstützung & Verpflichtung

Verpflichten Sie sich für die Umsetzung – sehen Sie es wie eine Pflicht an, die Sie haben! Ist es Ihnen wirklich wichtig genug? Sind Sie z.B. bereit jede Woche 4h Zeit dafür zu investieren, um sich aktiv um die Umsetzung und die Unterstützung zu kümmern? Wie können Sie ihren Arbeitsalltag so organisieren, dass Sie diese Zeit im Kalender finden? Wenn Sie sich dazu verpflichten und Unterstützung geben, ist einer der größten Erfolgsfaktoren erfüllt!

Top 5 Beispiele aus der Praxis für die Praxis inkl. Lösungsansätze als „Quick Win“ für die sofortige Umsetzung

1.Wie kann ich Themen im Team bzw. im Fachbereich priorisieren?

Wollen Sie im Team ihre Themen und Aufgaben priorisieren, sollten Sie zuerst definieren wonach etwas priorisiert werden soll. Möchten Sie Kosten reduzieren? Ist es eher die Durchlaufzeit? Sind es ggf. Medienbrüche oder ist es doch die Weiterentwicklung des Bereiches? Sie sehen, die Kriterien zur Priorisierung haben einen großen Einfluss auf die Aufgaben und Themen.

1. Definieren Sie das Priorisierungskriterium (Wonach soll priorisiert und sortiert werden?)
2. Notieren Sie alle Punkte, Aufgaben, Projekte usw. die Sie aktuell auf der Agenda haben. Diese Auflistung sollten Sie dann auch mit dem kompletten Team durchführen. So tragen Sie jetzt schon zur Transparenz und Klarheit bei.
3. Sortieren Sie nun die notierten Themen passend zum gewählten Priorisierungskriterium. Fragen Sie sich dabei immer: “Wie stark zahlt dieses Thema/Aufgabe/Projekt auf mein Priorisierungskriterium ein?”. Nun können Sie alle erfassten Aufgaben miteinander vergleichen und dadurch einfacher priorisieren. Über den Vergleich der Aufgaben zueinander entsteht eine relative Ordnung und ebenfalls eine Priorisierung.
4. Beginnen Sie dann mit den Aufgaben, die zum Priorisierungskriterium den größten Beitrag liefern
5. Visualisieren Sie alles auf einem Board (digital oder physisch) und halten sie dann alles aktuell.

Oft wird dazu ein Kanban Board, ein Scrumban Board oder ein Agility Board eingesetzt.

2.Wie schaffe ich nachhaltig Ordnung und Struktur im Dateiverzeichnis?

Legen Sie zu Beginn einige Spielregeln fest. Es könnten z.B. diese Punkte sein:

1. Was soll wie und wo dokumentiert werden? Oft werden Dokumente nicht nur ein einem Ort gespeichert. Legen Sie damit eine Ablageregel fest.
2. Ist es hilfreich die Bezeichnung von Dokumenten und Ordnern zu standardisieren? Wäre es hilfreich bestimmte Informationen bereits in der Dateibezeichnung zu erfassen? Ja – wenn es Ihnen hilft.
3. Wer ist dann für welche Ordner verantwortlich? Sie wissen wie das ist. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, schleicht sich schnell Unordnung ein.
4. Wie lange wird etwas dokumentiert bzw. gespeichert? Gibt es bestimmte Speicherfristen oder gesetzliche, interne oder sonstige Anforderungen?
5. Brauchen wir ein digitales Archiv? Wenn ja, welche Regeln könnten uns dort helfen? Was soll bei einem physischen Archiv berücksichtigt werden? Das wird oft vergessen und das Suchen findet dann später statt. Denken Sie auch an die Strukturierung und Optimierung bestehender Archive.

Danach sollten Sie nach diesen Regeln die Struktur z.B. auf dem Laufwerk anpassen und optimieren. Wenn Sie immer wieder Dateien und Ordner auf dem Laufwerk „aufräumen“, haben Sie entweder keine Spielregel oder Sie halten sich nicht dran.

Dabei kann z.B. „5S auf dem Laufwerk“ helfen.

3.Wie optimiere ich einen Prozess in meinem Bereich?

Um einen Prozess zu optimieren, brauchen Sie nicht unbedingt einen Spezialisten oder einen Berater. Es ist auch ohne diese „Spezialkräfte“ möglich Prozesse zu verbessern und mit dem Team in die erste Umsetzung einzusteigen. Was Sie genau machen können, haben ich bereits in diesem Artikel beschrieben:

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

Ich wette, dort finden Sie einige Ansätze, um in die erste Umsetzung zu kommen.

4.Wie können wir uns im Team einfach und regelmäßig verbessern?

Die permanente Weiterentwicklung als Team gehört für mich zu den wesentlichen Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Naben der fachlichen Kompetenz, ist es für ein Team von größter Bedeutung, sich auch als Team weiterzuentwickeln. Wie würden Sie Ihr Team beschreiben?

1. Jeder kämpft für sich
2. Wir sehen zwar hier und da bestimmte Dinge, die uns stören, aber die behalten wir für uns
3. Es gibt Subteams im Team
4. Wir tauschen uns gelegentlich über Hindernisse und Probleme aus
5. Wir arbeiten aktiv an unseren Fähigkeiten als Team und unterstützen uns alle gegenseitig, nehmen Vorschläge an und lernen gemeinsam
6. Mein Team = als würde ich mit meinen besten Freunden arbeiten!

Retrospektiven können ein guter Einstieg sein und helfen Teams in der Weiterentwicklung. Weitere Details dazu finden Sie ebenfalls in einem Artikel in meinem Blog:

Retrospektive, ein wesentlicher Faktor für das Wachstum eines Teams!

5.Wie kann ich abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit verbessern?

Es ist nicht ganz so schwer wie viele vermuten. Planen Sie einen Workshop mit den relevanten Schnittstellenpartner. Das Ziel des Workshops könnte so formuliert werden „Wie können wir gemeinsam die Qualität und die Zufriedenheit unserer Zusammenarbeit verbessern?“.

Sie können dann im Workshop wie folgt vorgehen:

1. Welche Prozesse und Aufgaben sind davon betroffen? Notieren Sie gemeinsam die relevanten Prozesse und Aufgaben.
2. Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut? Erfassen Sie die bereits entstandenen Stärken in der Zusammenarbeit, die gut laufenden Abläufe und alles was Ihnen dazu einfällt.
3. Wo sollten wir uns in unserer Zusammenarbeit noch verbessern? Nun sollten Sie auch einen Blick auf die Verbesserungspotenziale werfen. Wo können Handlungsfelder identifiziert werden?
4. Welche Erwartungen haben wir gegenseitig und was wünschen wir uns für die Zukunft, um die Qualität unserer Zusammenarbeit zu verbessern? Tauschen Sie sich nun gemeinsam aus und formulieren Sie gegenseitige Erwartungen.
5. Welche konkreten Ideen haben wir dazu aktuell? Besprechen Sie nun alle Ideen und Möglichkeiten, die Sie finden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
6. Was müssen wir deshalb dafür verändern und wie wollen wir das genau machen? Halten Sie nun die relevanten Maßnahmen fest und erstellen Sie einen Umsetzungsplan mit Verantwortlichen und einem Enddatum. Oft sehe ich Maßnahmenpläne ohne Enddatum – ob es dann bis zur Rente umgesetzt ist? 🙂

Wenn Sie diese Punkte in einem gemeinsamen Workshop bearbeiten, werden Sie recht schnell eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit erleben.

Durch diesen Schnittstellenworkshop bringen Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf das nächste Level!

Sie finden zusätzliche Kurzanleitungen und Beschreibungen zu diesen und zu weiteren Punkten in meiner Social Media Übersicht hier: Auszug LinkedIn Beiträge

Was können wir also festhalten?

Die Welt da draußen ist hart umkämpft, und Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen, um an der Spitze zu bleiben. Wir alle wissen, dass es für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten kann, neue Systeme zu implementieren, von denen Sie sich bessere Ergebnisse versprechen. Wenn wir jedoch etwas von der Lean-Startup-Bewegung gelernt haben, dann ist es, dass die kontinuierliche Verbesserung damit beginnt, dass wir immer wieder lernen, wie unsere Kunden denken.

Deshalb bin ich der Meinung, dass ein adaptives Verbesserungssystem an der Spitze jeder Strategie stehen sollte, die auf nachhaltigen Erfolg ausgerichtet ist – nicht nur, weil diese Vorgehensweise den Wandel anerkennt, sondern auch, weil sie sicherstellt, dass sich eine Organisation selbständig anpassen und weiterentwickeln kann und dabei das Wissen und die Kompetenzen der Menschen nutzt, die in dieser Organisation arbeiten.

Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen und sich fragen, wie so ein System bei Ihnen funktionieren kann, dann melden Sie sich einfach bei mir. Vereinbaren Sie hier direkt einen Termin zur Abstimmung und ich gebe Ihnen einige Tipps dazu. TERMIN VEREINBAREN

Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung, der Umsetzung oder bei der nachhaltigen Verankerung bestimmter Vorgehensweisen, dann sollten wir uns auch unbedingt unterhalten. Ich helfe Ihnen auch sehr gerne bei dieser Expedition und sorge für die Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen und für einen nachhaltigen Prozess der Verbesserung.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

5 Schritte mit einer ultimativen Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Büro die JEDER anwenden kann!

Was denken Sie, wenn Sie diese Überschrift lesen?

Kann eine Prozessverbesserung im Büro wirklich JEDER durchführen?

Ich werde Ihnen eine kurze Anleitung dazu mitgeben und ich bin davon zu 100% überzeugt, dass diesen Ansatz jeder anwenden kann! Einzige Voraussetzung ist MACHEN statt REDEN! 🙂

Die Optimierung von Prozessen ist heute ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse zu erhöhen, die Kosten zu senken oder die Qualität zu verbessern – es gibt viele verschiedene Strategien, die eingesetzt werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Manche denken jedoch immer noch, dass Prozessoptimierung nur etwas für große Unternehmen mit riesigen Budgets und mehr Zeit ist. Das sehe ich etwas anders und würde es gerne etwas näher beschreiben! Prozessoptimierung kann jedem helfen, egal wie groß das Unternehmen ist oder wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, denn kontinuierliche Prozessoptimierung im Büro muss keine zusätzlichen Stunden in einem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch nehmen.

Die folgenden 5 Schritte geben Ihnen das nötige Rüstzeug, um sofort mit der Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe zu beginnen. Denn ich glaube, dass niemand seine wertvolle Arbeitszeit verschwenden möchte!

Lassen Sie uns also die fünf Schritte der ultimativen Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Büro durchgehen und Sie können dann selbst entscheiden, ob es wirklich JEDER kann.

Ganz egal ob es ein Steuerberatungsbüro, eine Versicherungsagentur, der Qualitätsbereich in einem Automobilzulieferbetrieb oder die Personalabteilung in einem Konzern ist. Dieser einfache Ansatz ist für jeden hilfreich!

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1. Identifizieren Sie den zu optimierenden Prozess

Das klingt sehr einfach, ist aber oft sehr schwierig, weil man seine eigene Arbeit und die Prozessabläufe „neutral“ von außen beobachten muss. Wenn man die ganze Zeit in den Prozess eingebunden ist, ist es viel schwieriger, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Im ersten Schritt geht es also darum, ein wenig Abstand von der eigenen Arbeit zu gewinnen und herauszufinden, was besser und störungsfreier gemacht werden könnte. Dabei ist es sehr hilfreich, strukturiert vorzugehen und dafür setze ich sehr oft das Process Mapping ein. Das Process Mapping zeigt mir genau, was passiert und hilft mir visuell zu sehen, welche Schritte wichtig sind. So kann ich mögliche Verbesserungen leicht identifizieren. Es gibt dazu einige gute und wirksame Methoden – einige Berater würden dazu auch sagen “erlesene Methoden” – ich dagegen halte es etwas einfacher. Für mich muss es wirksam sein, also die beabsichtigte Wirkung erzielen.

Aber für einen einfachen Start würde ich an dieser Stelle vorschlagen diese einfache Struktur anzuwenden. Sie können die LIPOK-Methode dazu nutzen den Prozess so weit abzugrenzen, dass Sie einen guten Überblick haben, wo es beginnen soll und wie weit Sie dabei gehen wollen.

LIPOK steht dabei für das Akronym, welches sich aus den Überschriften dieser Tabelle zusammensetzt.

L = Lieferant, also wer liefert diesen Vorgang bzw. diesen konkreten Arbeitsschritt/Tätigkeit

I = Input, welchen Input liefert dieser Lieferant zur Bearbeitung dieses Schritts

P = Prozess, was passiert in diesem Schritt, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit

O = Output, also welcher Output wird dann nach der Bearbeitung generiert

K = Kunde, wer erhält als nächstes diesen Vorgang und ist somit der nächste Empfänger

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Damit Sie den Prozess zumindest grob Abgrenzen, empfehle ich immer den Prozessstart (mit welcher konkreten Tätigkeit starten sie diese Visualisierung), das Ende (wo hört diese Visualisierung und die Optimierung auf) und ein Prozessziel (Was soll konkret verbessert werden? Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Fehler…) zu definieren. Somit sollte dann für alle klar sein, was im Fokus steht und was nicht betrachtet wird.

Falls Sie bei der Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Büro Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Sie innerhalb einer sehr kurzen Phase selbst Ihre Prozesse optimieren können.

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2. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller an diesem Prozess beteiligten Schritte

Nachdem Sie den zu optimierenden Prozess oder Teilprozess identifiziert haben, sollten Sie eine Detailierungsebene tiefer die relevanten Tätigkeiten bzw. Prozessschritte auflisten. Am einfachsten funktioniert es, wenn Sie Haftnotizen oder etwas Ähnliches verwenden, um die Aktivitäten in Ihrem aktuellen Prozess zu beschreiben. Im digitalen Zeitalter klingt das dann immer komisch “arbeiten Sie mit Post It´s”. Ich bin ein großer Freund von digitalen Prozessverbesserungen im Büro, jedoch gibt es dazu noch keine einfache und selbsterklärende Software, die so flexibel und einfach ist, dass ich es dafür nutzen würde.

Mit Post It´s sind Sie flexibler, können mit unterschiedlichen Post It Farben zusätzliche Aspekte visualisieren, die Post It´s umkleben, neu beschriften, abnehmen usw. Es ist für das Arbeiten flexibler und bedarf keine große Erklärung was getan werden muss, um die Prozessschritte zu visualisieren.

Hier ein einfaches Beispiel dieser Struktur, wie Sie sofort loslegen können und Ihren definierten Prozess visualisieren.

Sie listen die Funktionen oder die Personen, die an der Bearbeitung dieses Prozesses beteiligt sind, untereinander auf und erfassen dann die Tätigkeiten und die Prozessschritte. Dabei ist es hilfreich in Spalten und Zeilen zu denken und die Tätigkeiten dann so zu visualisieren. Sie notieren dann jede Tätigkeit auf einem Post It. Sie entscheiden dabei wie Sie die Aufgabe zusammenfassen. Sie können es sehr detailliert machen – dann haben Sie viele Post It´s, oder Sie fassen Tätigkeiten etwas größer zusammen.

Fangen Sie dabei einfach an und das gute an den Post It´s ist, dass sie es jederzeit ändern können. Deshalb ist meine Empfehlung für den Start: MACHEN SIE ES SO EINFACH WIE MÖGLICH! Anpassen und verändern können Sie dann noch immer.

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3. Analysieren Sie jeden Schritt und stellen Sie fest, wo Zeit verschwendet wird oder wo er verbessert werden kann

Um die Prozessoptimierung im Büro einfach zu halten, sollten Sie sich für den Anfang nicht zu viel vornehmen. Hier die wirksamsten 3 Ideen wie Sie die Probleme im Prozess schnell und einfach finden und an der richtigen Stelle ansetzen:

1. Fragen Sie Ihr Team bei welcher Aktivität bzw. Tätigkeit Schwierigkeiten austreten und lassen Sie das Problem einfach auf einer Skala von 1= kein Problem bis 10= unser größtes Problem hier bewerten. Es geht jetzt nicht darum wissenschaftlich fundiert die Skala zu deuten, es geht darum schnell und einfach die Probleme bzw. Potenziale zu identifizieren
2. Drehen sie die Sichtweise um. Einer meiner Lieblingsfragen in den Workshops. Welches Problem, welche Schwierigkeit oder welche Tätigkeit, die aktuell gemacht wird, sollte unser Kunden niemals sehen? So ändern Sie den Blickwinkel und manchmal ist es auch sehr lustig und amüsant welche Punkte genannt werden und welche Begründungen dann daraus folgen. Testen Sie es einfach aus – ich wette Sie werden auch überrascht sein
3. Noch ein Geheimtipp von mir. Jeder darf einen Vorschlag machen, welcher Prozessschritt unbedingt verbessert werden soll ABER es darf nicht der eigenen Prozessschritt sein. So schaffen Sie langsam eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung. Oft sehen wir Teilprozesse und Abläufe, die nicht gut funktionieren, aber wir sagen einfach nichts. Damit brechen Sie zumindest etwas das Eis und sorgen für gegenseitige Unterstützung im Team, indem sich das Team auch gegenseitig hilft. Bei diesem Schritt müssen Sie sehr vorsichtig vorgehen und auf die Art der Kommunikation achten. Wenn alles „im Rahmen unter Freunden“ bleibt sind Sie auf dem richtigen Weg.

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4. Auf Grundlage der Analyse Optimierungen beginnen

Nun können Sie die Optimierungen beginnen. Für den Start würde ich Ihnen aber empfehlen, mit etwas einfacheren Problemen zu starten. Es gibt immer “einfachere” Probleme – es war zumindest in jeder Prozessanalyse bis jetzt so und das wird auch immer so bleiben – Sie wissen doch, manchmal gibt es schöne „QUICK WINS“ und es wird bei Ihnen wahrscheinlich auch nicht anders sein. Es ist nicht der perfekte und 100% effektivste SUPER WEG, aber wir sprechen in diesem Blog über Prozessoptimierung im Büro für JEDEN.

Wenn es schwierig wird, können Sie mich dann ja noch immer dazu holen.

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5. Messen Sie den Erfolg der Optimierung und die Wirksamkeit

Oft sagen wir ja ZDF statt ARD – ich hoffe Sie wissen was damit gemeint ist. Aber wie können wir nun die Wirksamkeit und den Erfolg bei der Prozessoptimierung im Büro nachweisen?

Der einfache Weg:

Sie fragen Ihr Team in regelmäßigen Abständen nach der „gefühlten“ Verbesserung der Prozesse in Ihrem Bereich. Mit regelmäßig meine ich dabei aber mindestens 1x/alle 14 Tage. Für den Start ausreichend, wenn Sie es wirklich regelmäßig machen und nicht nach 2 Monaten aufgeben.

Der elegante Weg:

Sie überlegen sich eine konkrete Kennzahl, die Sie verbessern wollen. Es könnte eine Vielzahl an Kennzahlen sein, die für Sich aktuell wichtig sind. Haben Sie ein Problem mit der Bearbeitungsdauer, so versuchen Sie diese messbar zu machen. Haben Sie ein Problem mit Rückfragen, versuchen Sie die Anzahl der Rückfragen zu messen. Haben Sie ein Problem mit der Durchlaufzeit, versuchen Sie die Durchlaufzeit vom Eingang bis Ausgang messbar zu machen. Bleiben Sie aber fokussiert und nehmen Sie sich nur eine Kennzahl gezielt vor und machen Sie diese Kennzahl sichtbar. Was immer dabei hilft ist Ihr Team zu fragen wie Sie diese Kennzahle messbar machen können und/oder welche Kennzahl aufzeigen könnte, ob der Teilprozess verbessert wird. Da kommen immer die besten Ideen!

Der professionelle Weg:

Sie haben ein Kennzahlenboard und haben den Prozess visualisiert und für jeden zugänglich aufgesetzt. Sie haben regelmäßig Teammeetings, wo auch diese Themen besprochen, verfolgt und diskutiert werden. Sie verfolgen die Maßnahmenumsetzung genauso wie die Entwicklung der Kennzahlen und leiten im Team die notwendigen Schritte ab, um dem Ziel näher zu kommen.

Nun entscheiden Sie welchen Weg Sie dabei gehen wollen. Bedenken Sie jedoch, dass alles was erzwungen ist, nun bedingt Freude bereitet und wir oft zuerst Vertrauen in die Umsetzung und Optimierung gewinnen müssen bzw. dafür sorgen sollten.

Ein guter Freund und geschätzter Kollege von mir sagt immer “Ist die Stimmung gut, ist das Ergebnis gut”, daher behalten Sie den Fokus auf der Optimierung UND auch auf der Stimmung im Team und gehen Sie dabei Ihre individuelle Geschwindigkeit bei der Umsetzung.

Hinweis aus der Praxis an dieser Stelle: Ist die Prozessoptimierung eines Prozesses wirklich wichtig für Sie, werden Sie alle notwendigen Optimierungen innerhalb von 100 Tagen umsetzen. Klingt herausfordernd, JA das ist es! Es gibt Firmen, die schaffen es in 48h ein Hotel zu errichten, daher denke ich, es ist keine Herausforderung wenn man es wirklich will!

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6. Wiederholen Sie die Schritte 2-5, bis Sie Ihr gewünschtes Ergebnis erreicht haben und schnappen Sie sich den nächsten Prozess!

Wenn Sie hier angekommen sind, ist es an der Zeit die Prozessoptimierung dauerhaft zu verankern. Wie machen Sie das? Sie müssen lediglich konsequent die Schritte 2 bis 5 wiederholen und so in kleinen Schritten ihre eigene Prozessoptimierung und Erfolgsgeschichte zu schrieben.  Denken Sie ganz kurz nach und stellen Sie sich diese Frage: „Wie viel Zeit investieren Sie in die Optimierung Ihrer Prozesse und in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter genau zu diesem Zweck?“. Die meisten meiner Kunden versuchen selbst die Prozesse zu verbessern durch den Einsatz von Technologien und bestimmten Programmen. Leider vergessen dabei die meisten, dass die kreativen Problemlöser im eigenen Team sitzen. Sie müssen nur befähigt und eingebunden werden und wenn es Ihnen gelingt eine gemeinsame Mission und einen Sinn dafür zu entwickeln, warum es wichtig ist, dann wird diese Optimierungsrakete und den gemeinsamen Erfolgsweg keiner mehr aufhalten können. Teilen Sie Erfolg, denn nur gemeinsam ist Erfolg am schönsten!

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Fazit:

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Organisationen wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wer sein Unternehmen nicht kontinuierlich weiterentwickelt, geht ein hohes Risiko ein, in einen Stillstand oder sogar Rückschritt zu geraten. Die Optimierung von Prozessen ist in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, denn viele von uns sind mit dem Tagesgeschäft so stark beschäftigt, dass wir einfach nicht in der Lage sind, nach Wegen zu suchen, wie wir langweilige Prozesse effizienter gestalten können. Glücklicherweise gibt es einfache Prozessoptimierungen, die jeder – vom Berufsanfänger bis hin zur Führungskraft – mit ein wenig Mut und dem Fokus auf Verbesserungen nutzen kann.

Fangen Sie klein an, wenn Sie müssen, aber fangen Sie jetzt an, bevor Sie von Ihren Marktbegleitern überholt werden und dann an diesen Blog zurückdenken! Sie wissen doch – „NICHT DIE GROßEN ÜBERHOLEN DIE KLEINEN, SONDERN DIE SCHNELLEN DIE LANGSAMEN“!

Die Prozessoptimierung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Jeder sollte in der Lage sein, seine eigenen Prozesse zu optimieren und für sich eine eigene Vorgehensweise zur Prozessoptimierung zu entwickeln. Nicht nur Manager, die oft zu sehr mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Einfache Prozessoptimierungen können von jedem durchgeführt werden – es erfordert Mut, Konzentration und den Willen, etwas Besseres zu schaffen, um nachhaltige Gewinne zu erzielen und gleichzeitig die Zufriedenheit zu erhöhen.

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Wenn Sie jetzt nicht damit beginnen oder warten, bis “es Zeit ist”, dann ist es vielleicht schon zu spät!

Ich hoffe sie haben jetzt einen guten Überblick erhalten, wie Sie selbst die Prozessoptimierung durchführen können. Es ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Es gilt für Steuerberater, Architekturbüros, ganz besonders für Ämter 😉 und eigentlich für alle Vorgänge und Aufgaben, die wir am PC durchführen.

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Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren wollen, und eine professionelle Unterstützung benötigen, bin ich da und helfe Ihnen dabei! Ganz gleich, ob Sie die Geschwindigkeit Ihres Prozesses durch die Beseitigung unnötiger Schritte erhöhen oder die Kosten durch die Eliminierung von verschwenderischen Ausgaben senken möchten, ich werden Sie bei jedem Schritt begleiten, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Kontaktieren Sie mich oder rufen Sie mich noch heute an und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir das verbessern können, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist – Zufriedenheit, Zeit und Geld!

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.