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Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll. 

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock (oft werden dafür auch Kanban-Boards verwendet) verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen. Mit der Eisenhower-Matrix können Sie ggf. starten.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten – finden Sie aber ihr eigenes Selbstmanagement System.

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung. Die Pomodoro Technik ist dabei sehr hilfreich.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

1. ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw. Finden Sie Ihren Weg, um gute Gewohnheiten zu entwickeln.
2. VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können. Die 1 Prozent Methode kann auch dabei hilfreich sein.
3. PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!“. Sie können sich auch hie reine Übersicht zum Thema “Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz” verschaffen.

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen und die intrinsische Motivation. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!

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“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”

— Tai Lopez

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Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der “Experimentierphase”.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema “Die beste Change-Formel für die Praxis im Change Management“, dann erfahren Sie etwas mehr darüber, wie Sie selbst hemmende und fördernde Kräfte identifizieren. Viel Spaß dabei.

Was sollten wir über Open Space wissen und was berücksichtigen?

Open Space, die ideale Technik, um die Kreativität in Schwung zu bringen und die Produktivität zu maximieren.

Mehr als 35 Jahre nach ihrer Entstehung hat die Open Space Methode, die auch als Open Space bekannt ist, Millionen von Menschen auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen, Umgebungen und Gemeinschaften geholfen.

Open Space wurde und wird von fast allen genutzt, von Wissenschaftlern, Politikern, Führungskräften, Befürwortern und Organisatoren bis hin zu Nachbarn, Architekten und Gemeinden in verschiedenen kleinen und großen Meetings und Veranstaltungen. In jüngster Zeit hat sich der Open Space jedoch als idealer Ansatz zur Maximierung von Produktivität und Kreativität sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch an entfernten Standorten und zur Anpassung an sich schnell ändernde Rahmenbedingungen immer mehr durchgesetzt.

Um die Vorteile von Open Space auch virtuell nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, was Open Space ist, woher es kommt, welche Prinzipien es gibt, wann es eingesetzt werden sollte und wie man zum Kern kommt.  Beginnen wir damit, zu erforschen, was Open Space genau ist.

Was ist die Open Space Methode?

Open Space, die Kurzform dessen, was ursprünglich als Open Space Technology bzw. Open Space Methode bezeichnet wurde, ist ein wirksamer Ansatz für die Organisation und Durchführung von Großgruppenformaten bzw. Besprechungen oder Konferenzen, bei denen jeder Einzelne unabhängig von der Organisationshierarchie zu Wort kommt und an Gesprächen über ein zentrales Thema teilnehmen kann.

Mit anderen Worten: Open Space ist eine Meeting-Methode, die Menschen dazu befähigt, ihre Kreativität und Leidenschaft in Worte zu fassen, während sie planen, sich auf dringende Themen und lohnende Aufgaben konzentrieren oder Fehler im Rahmen organisierter Fachgespräche analysieren.

Sie fragen sich nun, wer die Idee des Open Space zuerst hatte? Wir haben sie!

Ursprung: Wo liegen die Wurzeln von Open Space?

Open Space und vieles von dem, was wir darüber wissen, ist das Produkt des Genies von Harrison Owen. Er gründete in den späten 1970er Jahren sein eigenes Beratungsunternehmen als Organisationsberater und Theoretiker, um mehr über die Kultur von Organisationen im Wandel zu erfahren.

Harrison Owen machte sich einen Namen, indem er feststellte, dass sein Fachgebiet einen direkten Nutzen für soziale Systeme hatte. Er entwickelte die Idee des Open Space ca. um 1980, inspiriert von Beobachtungen, die während seiner Meetings gemacht wurden. Er erkannte, dass Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativer Freiraum den Kern produktiver Pausen ausmachten. So entstand diese Vorgehensweise, die seit ihrer Einführung von Menschen aus verschiedenen Ländern und Bereichen zur Organisation von Meetings und zur Besprechung vielfältiger Themen und Ideen genutzt wird.

Open Space Methode – 4 Prinzipien und 1 Gesetz

Open Space funktioniert nach vier Prinzipien und einem Gesetz, die alle von Harrison Owen vorgeschlagen wurden. Die Prinzipien sind im Folgenden aufgeführt:

Prinzip Nr. 1: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen

Dieser Grundsatz verdeutlicht, dass es für ein erfolgreiches Treffen nicht notwendig ist, dass alle Interessengruppen, Vorstandsvorsitzenden und eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend sind. Stattdessen zeigt es, dass die Anwesenheit von Menschen, denen das zu besprechende Thema oder die Tagesordnung und das Wohl einer Organisation oder Gemeinschaft wirklich am Herzen liegen, entscheidend ist. Die Personen, die anwesend sind, zeigen diese Sorge und müssen daher als die richtigen und wichtigen Personen angesehen werden.

Prinzip Nr. 2: Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.

Dieser Grundsatz fördert die Idee, im Augenblick präsent zu sein und sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was zum Zeitpunkt des Treffens tatsächlich passiert, anstatt sich von der Angst vor unbekannten oder vergangenen Ereignissen ablenken zu lassen.

Es ermutigt dazu, sich mit der Tatsache abzufinden, dass das Hier und Jetzt am meisten Aufmerksamkeit verdient und dadurch Ablenkungen vermieden werden.

Prinzip Nr. 3: Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt

Das dritte Prinzip bildet die Grundlage für die Kreativität, für die Open Space bekannt ist, denn es nimmt die Mentalität, den richtigen Zeitpunkt zu wählen und daran festzuhalten. Es ermöglicht den Menschen, ihre Kreativität und ihre Denkfähigkeiten zu nutzen, unabhängig davon, wohin die Zeiger der Uhr zeigen. 

Es ist bekannt, dass Kreativität nicht an Zeitfenster gebunden ist, daher fördert dieses Prinzip die Durchführung formeller Diskussionen, wenn die Menschen sich kreativ am besten fühlen.

Prinzip Nr. 4: Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Zeit während der formellen Besprechungen zu Ihren Gunsten zu nutzen und alles zu tun, was getan werden muss oder was man tun möchte, ohne Zeit zu verschwenden und die Dinge nach der Besprechung einfach abzuschließen und sich anderen lohnenden Aufgaben zuzuwenden. Es ermutigt die Menschen, effizient zu arbeiten und Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Abgesehen von den vier Grundsätzen ist das Herzstück von Open Space ein Gesetz 

Das Open Space Gesetz

Das Gesetz, dem Open Space folgt, wird als das Gesetz der zwei Füße oder das Gesetz der Mobilität bezeichnet, das da lautet

“Wenn die Teilnehmer eines Treffens sich in einer Situation befinden, in der sie weder etwas lernen noch in irgendeiner Weise etwas beitragen, liegt es in ihrer Verantwortung, an einen anderen Ort oder in eine andere Session zu wechseln, die es ihnen ermöglicht, zu lernen und etwas beizutragen, oder einfach eine kurze Pause zur Selbstreflexion einzulegen.”

Zusammengenommen fördern die vier Prinzipien und das Gesetz die Kreativität, die Selbstorganisation und die Verantwortung in Open Space Meetings sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.  Daher sind Open Space Meetings weit entfernt von den üblichen, kompromisslosen Meeting-Formaten. 

Viele Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund empfinden die Open Space Methode als weitaus besser und effizienter als viele traditionelle Meeting bzw. Workshopformate.

Open Space Methode im Vergleich

Weniger anspruchsvoll und flexibler

Im Gegensatz zu dem weit verbreiteten traditionellen Ansatz der im Voraus geplanten Besprechungen, die sich durch einen starren Zeitplan und die überragende Bedeutung des Organisators auszeichnen, sind Open-Space-Workshops oder Besprechungen weitaus flexibler und erfordern viel weniger Vorausplanung.  Sie bringen die Teilnehmer zusammen und geben ihnen ein Rederecht, sobald sie persönlich anwesend sind.

Teilnehmerzentriert

Im Gegensatz zu traditionellen Veranstaltungen, bei denen die Organisatoren im Mittelpunkt stehen, sind Open Space Meetings teilnehmerorientiert. Ihr Hauptziel besteht darin, die verfügbare Zeit und den verfügbaren Raum so zu nutzen, dass sich die Teilnehmer mit wichtigen Themen auseinandersetzen können. Die Teilnehmer von Open Space haben die Freiheit, ihre Agenda zu erstellen und können die Themen den Räumen und der Dauer zuweisen, nachdem sie vor Ort angekommen sind oder sich via gemeinsamer Plattform verbunden haben (wenn die Treffen online stattfinden).

Fesselnd und transformativ

Anders als die typischen langweiligen Meetings, bei denen passive Zuhörer geschätzt werden, werden Open Space Meetings durch Selbstorganisation und kreative und kollaborative Beteiligung zu einer einnehmenden und transformativen Erfahrung für alle Beteiligten.

Wofür ist die Open Space Methode geeignet und ideal?

Open Space erleichtert Besprechungen und Konferenzen aus vielen Gründen und zu vielen Themen, wie z.B. Politik, Gesundheit, Konferenzen, parallele Bearbeitung vieler Themen zur selben Zeit, Förderung des Teamgeistes und Stärkung der Moral uvm.

Es ist aber vor allem für die folgenden Punkte sehr gut geeignet und ideal

Erarbeitung von Strategien

Open Space ermöglicht es Personen aus allen Organisationsebenen, zusammenzukommen und an der strategischen Planung bzw. an der Strategieentwicklung und -erarbeitung teilzunehmen und Wege und Strategien zu finden, um die Visionen des Unternehmens zu verwirklichen.

Teamentwicklung und Beziehungsaufbau

Open Space ermöglicht es dem Einzelnen, professionelle Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Respekt beruhen, da jeder in den Treffen seine Meinung kundtut und die Meinung der anderen anhört. All dies führt schließlich zu einem starken Teamgeist und zu noch stärkeren abteilungsübergreifenden Teams von Menschen, die den Visionen und Fähigkeiten der anderen vertrauen.

Gemeinsames Lernen

Die Open Space Methode ist ideal für gemeinsames Lernen, da es alle Menschen zusammenbringt und es ihnen ermöglicht, ihr arbeitsbezogenes Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen, zu reflektieren und voneinander zu lernen, so dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Erkennen und Lösen von Problemen

Open Space bringt Kunden, Lieferenten, Entscheidungsträger, Betroffene und die Unternehmensführung zusammen, um die anstehenden Probleme zu identifizieren, kritisch und logisch zu analysieren und gemeinsam Wege zur Lösung zu finden. Alle die benötigt werden, um ein bestehendes Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Perspektiven zu betrachten.

Auch wenn die oben genannten Gründe für Sie verlockend sein mögen, gibt es doch einiges zu bedenken, bevor Sie sich überlegen, ob es für ein bestimmtes Szenario ideal ist.

Welche Themen eignen sich für Open Space?

Wie bei jedem anderen Besprechungs-Format auch, ist es am besten, Open Space in einem dafür sinnvollen Szenario einzusetzen. Hier finden Sie nun einige konkrete Ideen, wann es evtl. sinnvoll wäre einen Open Space Workshop zu planen:

● Sie wollen ein größeres Problem lösen oder eine wichtige Frage beantworten

● Sie möchten ein Thema mit einer großen Breitenwirkung bearbeiten

● Sie brauchen eine Vielfalt von einflussnehmenden Personen & Sichtweisen

● Sie wünschen eine hohe Bereitschaft aller beteiligten Personen 

● Sie sehe eine Vielschichtigkeit der Sachverhalte

● Die Notwendigkeit zur Entscheidungsfindung mit größeren Auswirkungen ist gegeben

Aus diesen Themen können sich dann in einem Open Space natürlich auch andere Themen ergeben, aber bedenken Sie dann auch, dass Sie ergebnisoffen sein müssen. Sie bringen die Fragen und die Anliegen mit und der Rest ergibt sich dann im Workshop und in den Diskussionsrunden.

Wie das dann wirklich funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Open Space durchführen – wie ist der Ablauf?

Wenn Sie herausgefunden haben, ob Open Space für das Thema, das Sie behandeln wollen, ideal ist, finden Sie im Folgenden die Schritte, aus denen eine Open Space-Veranstaltung besteht. Diese Schritte zeigen, wie ein Open Space Event normalerweise durchgeführt wird und auch von Ihnen durchgeführt werden kann.

• Der erste Schritt besteht darin, einen Konferenzraum vorzubereiten, in dem Stühle im Kreis aufgestellt werden, einzelne Bereiche mit Namen oder Buchstaben versehen werden, um die einzelnen Diskussionsbereiche zu kennzeichnen, zwei leere Stellwände, eine für die Tagesordnung und eine für die Erfassung und Aufzeichnung der Ergebnisse formeller Diskussionen, sowie jede Menge Stifte und Papiere.

• Wählen Sie im Vorfeld einen Organisator und einen Moderator, damit der Organisator alle Teilnehmer bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Anschließend erklärt der Moderator den Open Space und seine Funktionsweise, erläutert die Regeln und Grundsätze und erklärt, wie die Diskussionen protokolliert werden sollen.

• Sobald die Grundlagen geklärt sind, bittet der Moderator die Personen, die ein Anliegen oder ein Problem haben, in den Kreis zu kommen, das Thema auf einen Zettel zu schreiben und es der ganzen Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit ihren Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet.

• Die Ideengeber hängen diese Zettel an die Wand oder an die Tafel, die für die Tagesordnung vorgesehen ist, und sie schreiben auch die Zeit und den Ort für das Treffen und die Diskussion ihres Themas auf. Verschiedene Ideengeber tun dies so lange, bis alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind und keiner mehr übrig bleibt bzw. die vorgesehenen Räume komplett ausgebucht sind. Auf diese Weise füllt sich die Wand, die im Allgemeinen als Agenda-Wand bezeichnet wird, nach und nach mit verschiedenen Themen.

• Alle Teilnehmer bewegen sich dann auf die Agenda-Wand zu und notieren sich die Uhrzeit und den Ort der jeweiligen Besprechung, die sie interessiert.

• Kurz darauf wird z.B. eine Glocke geläutet oder ein Ton abgespielt, um den Beginn der ersten Diskussionsrunde anzuzeigen und anzukündigen.

• Die Teilnehmer begeben sich dann in die Bereiche, in denen die Diskussionen zu den Themen, die sie interessieren, geführt werden. Jede Gruppe wählt einen Schriftführer, der die Aufgabe hat, die wertvollen Bemerkungen der Runde zu notieren und den Bericht als Zusammenstellung der Ergebnisse an der dafür vorgesehenen Informationswand zu veröffentlichen.

• Das Ende jeder Runde wird durch einen Ton oder eine Glocke angezeigt. Die Sessions werden nacheinander fortgesetzt und die Berichte der verschiedenen Sessions füllen die Agenda-Wand.

• Nach Abschluss der Sessions kommen alle Gruppen zusammen und ihre gewählten Vertreter diskutieren die wichtigsten Punkte und alle Mitglieder tauschen Erkenntnisse, Feedbacks und Vereinbarungen aus.

• Die Diskussionsrunde führt zu einer allgemeinen Vereinbarung über bestimmte Ideen, Strategien und Arbeitsgruppen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit den in den Sitzungen besprochenen Tagesordnungspunkten sowie zu gut ausformulierten Maßnahmenplänen, um die Ideen in die Tat umzusetzen.

• Gegen Ende des Treffens sollten alle Berichte von der Agenda-Wand zusammengefasst werden – oft wird eine Art digitale Zusammenfassung als Datei erstellt oder alle Inhalte werden z.B. in die Cloud geladen. Die Aktions- und Maßnahmenpläne dürfen dort natürlich nicht fehlen.

• Der finale Bericht, das Dokument oder der Link zu den Unterlagen wird dann an alle Teilnehmer verteilt.

Alle diese Schritte machen ein Open Space Treffen aus und zeigen, wie dadurch Kreativität und Selbstorganisation gefördert werden.

In den letzten Jahren sind die meisten Unternehmen auch zu Online- und Remote-Workshopmodellen übergegangen. Zahlreiche Organisationen nutzen heute entweder eine oder eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Events und viele Meetings werden z.B. nur virtuell durchgeführt.

Wie kann Open Space virtuell durchgeführt werden?

Um Open Space virtuell zu nutzen, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was man braucht und wie die einzelnen Schritte aussehen. Beide sind im Folgenden aufgeführt.

Was wird benötigt?

Im Gegensatz zu physischen Treffen im Open Space, für die ein Raum, Stühle, Stift und Papier benötigt werden, sind für virtuelle Open Space-Treffen nur digitale Hilfsmittel erforderlich. Es gibt zwar verschiedene Tools, aber die folgenden werden üblicherweise für virtuelle Open-Space-Sitzungen eingesetzt und zeigen, wofür sie verwendet werden können:

I.             Zoom, MS-Teams oder eine andere Videochat Plattform

Die Online-Videochat-Plattformen und -Anwendungen können für die Durchführung eines virtuellen Besprechungsraums verwendet werden, in dem alle interessierten Teilnehmer zusammenkommen, sich unterhalten und den Bildschirm gemeinsam nutzen können. Es ist auch möglich, Räume für separate Themen zu schaffen. So könnten Sie einen Hauptraum und viele Themenräume (Breakout-Räume) einstellen.

II.          Miro und andere Kollaborationsboards

Miro bietet eine digitale visuelle Tafel bzw. ein endloses Whiteboard, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können und es kann wie ein Tafel oder Pinnwand in physischen Sitzungen zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und Aufzeichnen von Ergebnissen verwendet werden. Auch kreative Umfragen z.B. mit Menti, könnten eine gute Hilfe und Möglichkeit sein.

Sie können natürlich auch alles mit Microsoft Teams organisieren, Agendapunkte erstellen, Teamräume anlegen und Protokolle erfassen lassen.

15 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Open Space Veranstaltung

1. Anstatt einen Besprechungsraum vorzubereiten, besteht der erste Schritt für virtuelle Open-Space-Besprechungen darin, die richtigen Online-Plattformen und digitalen Tools auszuwählen, die die Funktionen von Stift und Papier und Tafeln in physischen Open-Space-Besprechungen übernehmen können.
2. Sobald Sie die richtigen Tools ausgewählt haben, wählen Sie einen Moderator, der den gesamten Ablauf und die Tools verwalten kann. Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von dem eines physischen Open Space Meetings und beginnt mit einer Eröffnungssitzung.
3. Bei der Eröffnungssitzung kommen alle Teilnehmer in einem Raum z.B. Zoom oder MS-Teams zusammen und hören dem Moderator zu, der Open Space erklärt. Der Moderator erläutert die Regeln und Prinzipien von Open Space und erklärt, wie man kommuniziert und die Gespräche mit digitalen Tools aufzeichnet. Es gibt auch noch andere interaktive Anwendungen, die dafür gut geeignet sind. Ich habe hier Zoom und MS-Teams erwähnt, weil diese Tools sehr verbreitet sind.
4. Anschließend bittet der Moderator jemanden, in Abhängigkeit von der Gesamtzahl der Gesprächsteilnehmer, verschiedene Zeitfenster auf Trello und in den Zoom-Räumen (optional) für formelle Diskussionsrunden zu erstellen.
5. Nun lädt der Moderator Personen mit Ideen und Problemen ein, ihre Agenda in einen Slack-Kanal oder als Chat-Nachricht via Zoom zu verfassen, um sie der gesamten Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet. Dem Ideengeber kann die Möglichkeit gegeben werden, ihre Sitzungen über die Audiofunktion von Zoom anzukündigen, und dann muss jeder Ideengeber das eigene Thema für ein bestimmtes Zeitfenster anmelden. Durch diesen Ablauf entsteht die gesamte Agenda des Open Space Events.
6. Die Ideengeber verwenden dann ein gemeinsames Trello-Board oder Miro-Board, um ihre Themenagenda, die Zeit und den Link zum Zoom-Raum bekannt zu geben. Wenn sich vorbereitete Themen-Board mit angemeldeten Inhalten füllt, wird es zu einer Art Agenda-Wand und einem Marktplatz, aus dem die Teilnehmer die relevanten Events/Themen auswählen können, die sie interessieren.
7. Die Teilnehmer können auf die virtuelle Agenda-Wand zugreifen, den Link zum Raum öffnen und die Zeit der Sitzungen notieren, an denen sie teilnehmen möchten. So bleibt jeder Teilnehmer selbstorganisiert und kann selbst entscheiden was und wie lange etwas interessant genug bleibt.
8. Danach erlaubt der Moderator den Teilnehmern, den gemeinsamen Zoomraum zu verlassen und z.B. Slack zu überprüfen. Der Moderator kündigt den Beginn der Sitzungen der formellen Diskussionen in einem Slack-Kanal an. Alternativ kann auch ein Trello-Board oder eine Nachricht über Zoom für die Ankündigungen verwendet werden. Dabei gibt es auch wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.
9. Die Teilnehmer begeben sich dann in die Räume, in denen die virtuellen Besprechungen zu dem Thema, das sie interessiert, stattfinden. Die Diskussion findet statt und gleichzeitig verwenden die Teilnehmer in jeder Gruppe gemeinsam genutzte Google Docs oder Whiteboards, um wertvolle Kommentare zu schreiben und ihre Gespräche aufzuzeichnen. Der Ideengeber kann dazu z.B. einen Link zu einer Google Docs-Datei sende und dort alle relevanten Punkte erfassen. Die Tagesordnung oder der Titel des Themas darf natürlich nicht fehlen. Hilfreiche Notizen oder gute erste Maßnahmen können natürlich auch sofort erfasst werden.
10. Die virtuellen Besprechungen werden nacheinander fortgesetzt und jemand aus dem Orga-Team sollte sicherstellen, dass die Zusammenfassungen jeder Sitzung und ggf. die bearbeiteten Google Dokumente, Notizen und Maßnahmenpläne gut aufbereitet an der digitalen Agenda-Wand und ggf. in der Cloud abgelegt werden. Je besser diese Arbeit während des Events organisiert ist, desto weniger Nacharbeit gibt es im Nachgang. Mein Motto bei virtuellen Workshops ist: “Wenn der Workshop vorbei ist, ist er vorbei”. Also es muss alles während des Workshops passieren und es sollte mit einer guten Vorbereitung und einem strukturiertem Ablauf auch möglich sein.   
11. Nach Beendigung der virtuellen Besprechungen bittet der Moderator alle Gruppen, sich über Slack/Zoom wieder in einem gemeinsamen großen Zoom-Raum zu versammeln und lädt die gewählten Vertreter jeder Gruppe ein, die wichtigsten Punkte kurz zu präsentieren und vorzutragen.
12. In dieser Phase hat es sich bewährt, den Ideengeber zu befragen was ggf. noch von den Teilnehmern benötigt wird. So können ggf. noch wertvolle Hinweise, Ideen, Feedbacks oder einfach Meinungen gehört werden. Dabei sollte aber unbedingt auf einen straffen Zeitplan geachtet werden. Wie viel Zeit dafür gegeben wird, hängt von der Anzahl der Themen ab.
13. Abschließend – falls nicht schon im Prozess vorgesehen – sollte unbedingt noch eine finale Besprechung über bestimmte Ideen und Strategien zur Umsetzung von Maßnahmen, im Zusammenhang mit den in den virtuellen Besprechungen behandelten Themen, durchgeführt werden. Gut formulierte und nachvollziehbare Maßnahmenplänen zur Umsetzung der Ideen bringen erst den großen Mehrwert. Denken Sie immer auch an den Maßnahmenplan.
14. Gegen Ende des Events werden alle erarbeiteten Inhalte in der Cloud oder an einem anderen dafür vorgesehenen Speicherort aufgenommen und der Link dazu wird an alle Teilnehmer weitergegeben.
15. Falls Sie auch noch etwas Netzwerken wollen und die Kontaktdaten aller Teilnehmer teilen möchten, sollten Sie dazu alle Teilnehmer um Erlaubnis fragen. Virtuell ist es einfach möglich, indem Sie z.B. auf einem digitalen Whiteboard einen Bereich “KONTAKTBÖRSE” erstellen und alle dazu einladen, dort die Kontaktdaten zu hinterlassen, um später ggf. kontaktiert zu werden. So stellen Sie sicher, dass nur Personen, die das auch selbst wollen, ihre Kontaktdaten eintragen. Sie können ja bei dieser Kontaktbörse etwas kreativer sein und nicht nur NAME, TELEFON, FIRMA und EMAIL notieren lassen.

Jetzt, wo Sie alles über Open Space wissen und glauben, dass es für Sie ideal ist, sollten Sie ein paar Dinge bedenken, bevor Sie es final nutzen.

Was ist vor der Durchführung von Open Space zu beachten?

Open Space ist zwar gut und lobenswert, weil es die Produktivität und Kreativität von formellen Diskussionen und Veranstaltungen steigert, aber man muss die folgenden Punkte beachten, um zu vermeiden, dass Open Space zu negativen Ergebnissen führt.

Meeting Formate bzw. Methoden zu mischen ist nicht sinnvoll

Wenn Sie verschiedene Meeting-Methoden mischen wollen oder Open Space zu Beginn einsetzen, um dann das traditionelle Meeting-Format zu nutzen, dann ist Open Space nicht das Richtige für Sie. Experten und Organisationsberater halten diese Art der Nutzung von Open Space für wenig sinnvoll. Sie empfehlen, nicht zu einer anderen Dynamik überzugehen, wenn man mit Open Space begonnen hat, da dieser Wechsel dessen Vorteile zunichte macht. 

Wenn Open Space nicht für die gesamte Dauer einer Konferenz oder eines Meetings genutzt werden kann, ist es ratsam, ihn am Ende der Konferenz oder des Meetings einzusetzen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback auszutauschen und sich zu vernetzen.

Dokumentierte Berichte sind wichtig

Der Erfolg eines Open Space Events hängt von guten Protokollen in Schriftform und deren Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, die wichtigen Punkte aus jeder Diskussionsrunde und die Aktionspläne zu dokumentieren und die Berichte am Ende der Sitzung oder des Tages zugänglich zu machen, damit die gemachten Vorschläge nach der Veranstaltung weiterverfolgt werden können.

Ungeeignet für vorgegebene Ergebnisse

Open Space nimmt autoritären Personen die Befehlsgewalt in Bezug auf die kreative Freiheit, die Organisation und die Wahl der Tagesordnung, da es allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Kontrolle über diese Dinge zu übernehmen. Folglich ist es nicht für Meetings geeignet, bei denen der Organisator alle Teilnehmer auf ein bestimmtes und vorher festgelegtes Ergebnis ausrichten will. Dies ist in der Tat ein Nachteil, oder ein Vorteil von Open Space. Das hängt dann immer von der Sichtweise ab.

Es lohnt sich also, über diesen Punkt nachzudenken, denn nicht alle Meetings werden ohne ein bestimmtes Ergebnis im Hinterkopf durchgeführt. 

Abschließende Überlegungen

Viele Organisationen, darunter UNICEF, Dayspring Incorporation, Scrum Alliance und Agile Open California, halten Open Space für sehr wirksam. Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie Open Space Methode, um die Langeweile zu vertreiben und Kreativität und Begeisterung zu wecken.

Zweifellos ist Open Space eine bewährte Methode, um Ihre Meetings, ob virtuell oder physisch, mit viel Kreativität zu bereichern und Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten zu neuen Höhen zu führen.

Und falls Sie Interesse haben sollten, etwas mehr über Großgruppenformate zu erfahren und ggf. einen solchen Workshop planen wollen, dann melden Sie sich beim mir und wir sorgen gemeinsam für nachhaltige Ergebnisse und begeisterte Menschen. Oder wie Ralph Waldo Emerson einmal sagte: “Nichts Großes ist je ohne Begeisterung geschaffen geworden”.

Welche weiterführenden Tools Ihnen dabei noch helfen könnten:

Mit der Walt Disney Methode könnten Sie die ersten Lösungen kreativ und strukturiert weiterentwickeln

Mit der Kopfstandtechnik können Sie verrückte Ideen generieren und das Thema aus einer ganz anderen Perspektive betrachten

Mit der Osborne Checkliste können Sie strukturiert an Ideen und Innovationen arbeiten

Mit dem Prozess und den Design Thinking Methoden bringen Sie erforschen Sie die Nutzerperspektive und finden so weitere Potenziale

Mit dem Priorisierungs Poker finde Sie den Mehrwert und legen die Schwerpunkte fets

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Suchen Sie nach einer Möglichkeit digital und einfach interaktive “LIVE” Umfragen zu starten, sollten Sie neben Mentimeter auch Kahoot kennen.

Kahoot ist ein digitales Tool zur Beantwortung von Fragen durch die Teilnehmenden. Es fördert das Lernen und die Kreativität der Personen. Die Beteiligten können ihre eigenen Kahoots erstellen und sich dabei amüsieren. Sie können Spiele entwerfen, die sie online mit ihren Freunden spielen können. Sie können eine unterhaltsame, soziale oder spielähnliche Umgebung schaffen.

Kahoot ist ein spielbasiertes Lernsystem. Mittlerweile wird in sehr vielen Ländern eingesetzt. Es gibt drei Hauptgründe, die es zu einem nützlichen digitalen Tool machen. 

Erstens fördert es die Kreativität, da die Beteiligten Lern- und unterhaltsame Spielinhalte selbst entwerfen können. 

Zweitens können Sie die Präsentation in ein interaktives Erlebnis für die Anwesenden verwandeln. 

Drittens: Diese App macht Spaß. Neben dem Lernen gibt es auch eine Menge Spaß, denn es ist sehr einfach aufgebaut und hat somit keine großen Hürden. Der Spielspaß steht im Vordergrund.

Es weckt die Neugierde der Teilnehmenden und macht Lust auf mehr. Wenn Sie ein interaktives Lernspiel erstellen möchten, dauert das nur ein paar Minuten. Sie können interessante Fragen wie Quizze, Umfragen oder Bilder als Antworten zu jedem Thema hinzufügen. Sie können in jeder beliebigen Sprache schreiben. Die anderen Anwesenden können die Fragen auf ihren Tablets, Smartphones oder Computern sehen und darauf antworten. Sie können gegeneinander antreten, sowohl was die Anzahl der richtigen Antworten als auch die Geschwindigkeit betrifft.

Mit diesem Tool können Sie Online-Schulungen, Meetings, Veranstaltungen, Präsentationen, Diskussionen und Umfragen über Videokonferenz-Apps wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangouts durchführen. Das Beste an dieser App ist, dass sie kostenlos ist. 

Wie kann Kahoot bei der Standortbestimmung helfen?

Kahoot ist auf folgende Weise hilfreich:

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1. Schneller Puls-Check
2. Kahoot überprüft schnell das Interesse und das Engagement der Teilnehmenden und gibt Auskunft darüber.
3. Vorab-Prüfung des Wissens durch die Zusendung der Kahoots im Vorfeld
4. Es gibt Aufschluss darüber, wo die Teilnehmenden derzeit stehen. Es hilft bei der Planung zukünftiger Kurse.
5. Inhalt können sehr einfach wiederhol werden
6. Es ermöglicht den Teilnehmenden, den Inhalt zu Hause oder im Seminar zu wiederholen. Es werden die Themen identifiziert, die mehr Aufmerksamkeit benötigen
7. Schwierige Inhalte festigen
8. Kahoot identifiziert die Wissenslücken und hilft diese Themen zu vertiefen  

Sie können also auf eine einfacher Art und Weise eine schnelle Standortbestimmung durchführen!

Wie macht man ein Kahoot?

Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung eines Kahoot beschrieben:

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1. Gehen Sie zunächst auf “get Kahoot” und melden Sie sich an. Sie müssen wählen, ob Sie ein anderes Kahoot duplizieren oder von Grund auf neu erstellen möchten.  Wenn Sie ein anderes Kahoot bearbeiten wollen, müssen Sie es zuerst duplizieren. Wenn Sie es von Grund auf neu erstellen möchten, können Sie die Schaltflächen Diskussion, Umfrage oder Quiz verwenden. 
2. Wenn Sie dann die Selektion durchgeführt haben, wird die Bearbeitungsseite geöffnet. Hier müssen Sie eine Beschreibung, einen Titel und die Zielgruppe eingeben und dann auf “ok” klicken. 
3. Geben Sie nun z.B. eine Frage mit zwei Antworten ein. Klicken Sie auf “NEXT”, wenn Sie die nächste Frage hinzufügen möchten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Frage zu duplizieren, zu bearbeiten oder zu verwerfen. Sie können sogar das Zeitlimit für die Beantwortung der Frage einstellen.
4. Sie können alle Punkte wie Text/Tags, Beschreibung, Intro-Video oder Titelbild bearbeiten.
5. Nachdem Sie den Inhalt fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”. Dann sehen Sie die Optionen Vorschau, Bearbeiten, Teilen oder Abspielen Ihres neuen Kahoot.
   

Testen Sie es einfach aus – nur so wird es funktionieren. Dieser Blog sollte Sie nur auf dieses Thema aufmerksam machen 😊 also einfach anmelden, ausprobieren und es dann ggf. nutzen. Sie werden sehen es ist eine andere Form des Lernens!

Wollen Sie mehr über das Thema PROZESSVERBESSERUNGEN & TOOLS erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.

Wie Sie mit Mentimeter interaktive Umfragen entwerfen und virtuelle Meetings, Schulungen, Workshops und Trainings auf das nächste Level bringen!

In dieser pandemischen Situation, aber auch in einer modernen Lernumgebung, sind virtuelle Formate des Online-Lernens und -Lehrens zu einer Notwendigkeit geworden. Nicht nur, um das Bildungssystem in einigen Fällen weiterzuführen, sondern auch um es weiter zu entwickeln. In dieser Hinsicht helfen uns digitale Werkzeuge wie z.B. Mentimeter dabei, die Lernenden in einer passenden Form zu erreichen und das Wissen auch virtuell zu transportieren. Mentimeter ist also ein Tool für den virtuellen Lernprozess und ermöglicht und neu Weg zu beschreiten.  

Sie können sehr gut Mentimeter für interaktive Besprechungen und Präsentationen einsetzen. Wenn Sie Abfragen oder die Durchführung von einem Quiz für die Teilnehmer wünschen, gibt es in Mentimeter eine Vielzahl an Vorlagen. Wählen Sie einfach die gewünschte Vorlage aus, fügen Sie sie zu Ihrem Mentimeter-Konto hinzu und drücken Sie auf “Präsentieren”. 

Dieses digitale Tool ist für die meisten Lehrveranstaltungen super geeignet. Sie können Diskussionen mit den Teilnehmern starten und ihr Wissen durch Fragen überprüfen. Das Gute daran ist, dass es auch auf Smartphones genutzt werden kann.

Sie können Quizfragen, Live-Umfragen, Q/As, Wortwolken, Folien, Gifs, Bilder und vieles mehr verwenden, um eine ansprechende Präsentation zu erstellen. Sie können es wie eine Art digitale Quizshow aufbereiten.

Nach der Präsentation können Sie das Ergebnis zur Analyse exportieren und die Daten mit der vorherigen Präsentation vergleichen, um die Unterschiede zwischen den einzelnen Gruppen zu erkennen. 

Funktionen

Mentimeter verfügt über eine Reihe von wichtigen Hauptfunktionen wie z.B.:

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1. Live-Abstimmung
2. Übersicht
3. Quiz
4. Wortwolke
5. Powerpoint
6. FRAGEN UND ANTWORTEN
7. Übersetzung
8. Daten exportieren

Sie können interaktive Präsentationen mit dem Presentation Builder erstellen. Es werden Umfragen, Meinungen und Daten von den Teilnehmern mit Hilfe des Smartphones oder über den Brwoser auf dem Notebook eingesammelt. Darüber hinaus können auch Daten über die Ergebnisse der Teilnehmer exportiert werden, um es z.B. weiter zu nutzen.

Vorteile von Mentimeter

Mentimeter ist für den Einsatz im virtuellen Lernbereich in vielerlei Hinsicht von Vorteil:

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1. Es bindet die Teilnehmer in verschiedene Lernaktivitäten wie Live-Umfragen, Multiple-Choice-Fragen, Wortwolken und vieles mehr ein.
2. Verfolgen Sie das Verständnis und den Lernprozess der Teilnehmer, indem Sie ihnen Fragen stellen und die Ergebnisse exportieren.
3. Interaktion und Kommunikation mit den Teilnehmern wird durch den einfachen Einsatz ermöglicht.
4. Halten Sie den Lerninhalt des Kurses auf dem neuesten Stand und löschen SIe die EIngaben der letzten Teilnehmer mit einem Mausklick. 
5. Verwaltung und Steuern Sie damit z.B. Fragerunden, damit Teilnehmer und Trainer die Inhalte diskutieren und Fragen klären können.

Live-Abstimmung

Sie können Ihre Teilnehmer Live einbinden und schnelle Antworten in Echtzeit bekommen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit rechtzeitig auf mögliche Wissenslücken einzugehen oder den weiteren Verlauf der Seminars oder der Schulung anzupassen.

Wortwolke

Sie können eine Wortwolke erstellen. In dieser Sequenz können die Teilnehmer bestimmte Wörter eingeben. Durch die Eingabe der Wörter und durch die Anzahl identischer Wörter wird die Wortwolke gebildet. Dabei werden Wörter, die oft genannt werden größer angezeigt – so erhalten Sie recht schnell einen guten Überblick über die aktuelle Situation und haben eine Live Visualisierung auf dem Bildschirm. Setzen Sie doch einfach mal diese Funktion z.B. für Meetings, Schulungen und Kurse ein. Hier finden Sie ein Beispiel von Mentimeter dazu.

Mehrfachauswahl

Sammeln Sie Antworten, Daten, Meinungen und Gedanken mit Multiple-Choice-Fragen. In diesem Bereich können Sie Gifs und Bilder hinzufügen, um das Engagement der Teilnehmer zu erhöhen. 

Preispläne 

Die Preispläne sind kostenlos, Basic, Pro und Enterprise. Der kostenlose Plan bietet die folgenden Funktionen:

1. Unbegrenzte Anzahl von Präsentationen
2. Unbegrenzte Anzahl von Zuhörern
3. Bis zu 5 Quiz-Folien
4. Bis zu 2 Fragefolien

Sie können Mentimeter also kostenlos testen, Ihre Erfahrung sammeln und dann überlegen ob und wie Sie Mentimeter einsetzen können. Besser geht es fast nicht!

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Wie verwendet man Mentimeter im Bereich des virtuellen Trainings?

Der Einsatz von Mentimeter in der Praxis erfolgt in drei Schritten.

Schritt 1

Erstellen Sie eine Mentimeter-Präsentation

Erstellen Sie zunächst eine Präsentation mit Multiple-Choice-, Wortwolken- oder anderen Fragetypen. Das Erstellen ist wirklich sehr einfach und selbsterklärend. Sobald Sie einen ersten Mentimeter-Foliensatz haben, können Sie zum zweiten Schritt gehen.

Schritt 2

Teilen Sie die Umfrage bzw. die Mentimeter-Präsentation mit den Teilnehmern

Um die Mentimeter-Präsentation mit den Teilnehmern zu teilen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Der einfachste Weg ist es, die Website www.menti.com aufzurufen und dort den spezifischen Mentimeter-Code einzutragen, den Sie bei jeder erstellten Mentimeter-Präsentation erhalten. Die Teilnehmer können sich dann über ihre Smartphones einloggen und Sie können die Interaktion beginnen.

Schritt 3

Beginnen Sie die Interaktion mit den Teilnehmern.

Am unteren rechten Rand des Bildschirms können Sie die Anzahl der Teilnehmer sehen, die mit Ihrer Präsentation interagieren und eingeloggt sind. Nun haben Sie die Möglichkeiten die Fragen bzw. Mentimeter-Folien so zu steuern, dass die Teilnehmer ihre Fragen die Sie vorbereitet haben virtuell am Smartphone beantworten und Sie dann sofort “LIVE” die Ergebnisse auf dem Bildschirm sehen. Sie können auch einen kleinen Wettbewerb zwischen den Teilnehmern damit planen. Die Teilnehmer sammeln dann Punkte für richtige Antworten und je schneller sie antworten, desto höher ist der Punktestand. Das lockert jeden Workshop, jede Schulung und jedes Seminar auf und weckt den Spieltrieb in uns.

Ich setze es sehr gerne ein und das Feedback dazu ist immer TOP!

Was halten wir also fest?

Wollen Sie Ihre Meetings, Schulungen, Seminare, Trainings, die Schulstunde oder einfach eine interaktive Wissensabfrage durchführen, ist Mentimeter das geeignete digitale Tool für genau diesen Zweck. Da die “Startversion” mit den relevanten Funktionen – natürlich etwas reduzierter als im vollen Umfang – sehr viele Anwendungsfälle abdeckt, sollten Sie es zumindest ausprobieren. Es kostet nichts, ausser etwas Zeit. Also starten Sie und erhöhen Sie Ihre digitalen Kompetenzen!

Wollen Sie mehr über das Thema PROZESSVERBESSERUNGEN & TOOLS erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.

Produktivitätssteigerung mit Trello – ist das möglich? Wir sagen JA!

In diesem hektischen Alltagsleben ist es eine schwierige Aufgabe, sich zu organisieren. Aber dank digitaler Tools wie Trello wird es für jeden einfach. Jetzt kann man von überall aus alles sehen und bearbeiten. Sie kommunizieren, koordinieren und arbeiten gemeinsam an Aufgaben und Projekten.

Trello ist eine Software, die hauptsächlich darauf abzielt, Aufgaben besser zu verwalten. Es organisiert Ihre Aufgaben, verwaltet Projekte, legt Ihre Meetings fest und fördert den Teamgeist. In Trello gibt es Listen, Karten und Boards, um Dinge zu verwalten.  Es ist wie ein digitaler Aufgabenmanager, der sehr kompakt Dinge für Sie strukturiert anzeigt.

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Das Board – Das Herzstück

Auf einem Trello-Board sind Karten und Listen der Ausgangspunkt für die Organisation der Arbeit. Hier können Sie Ihre Zeitpläne, Aufgabenzuweisungen, Kalender, Produktivität und vieles mehr managen. Durch die Verwendung des Trello-Boards kann Ihr Team auf dem Laufenden bleiben, indem es die Board-Statistiken auf dem Dashboard einsehen kann. Es ist das zentrale Herzstück dieses digitalen Tools.

Karten – die digitalen Post-It´s

Mit Trello-Karten können Sie nicht nur Ihre Aufgaben verwalten und verfolgen, sondern sie auch mit Ihren Teammitgliedern teilen. Innerhalb der Karten gibt es Fälligkeitsdaten, Checklisten, Unterhaltungen, Kommentare, Anhänge, Erinnerungen und vieles mehr, was Sie dort verwenden können.

Automatisierung ohne Code – ein Produktivitätsgewinn

In Trello müssen Sie sich nicht darum kümmern, dass alles von Ihnen erledigt wird. Es gibt automatische Funktionen, die Ihnen die Arbeit abnehmen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihr Ziel und lassen Sie den Roboter (Butler) Ihre Arbeit mit eingebauter Automatisierung erledigen.  Die Roboter von Trello können z.B. folgendes übernehmen:

1. Gemeinsame Aktionen wie das Verschieben der Liste automatisieren
2. Über bevorstehende Fristen informieren
3. Aufgaben einplanen und vieles mehr
4. Benutzerdefinierte Schaltflächen zur schnellen Erstellung von Prozessen generieren

Integrieren Sie Tools – Vernetzen Sie Ihre Anwendungen miteinander

Trello kann die Tools und Anwendungen, die Sie für Ihren Arbeitsablauf benötigen, ganz einfach einbinden. Sie können auch ein Power-Up hinzufügen. Das hilft bei der Optimierung. Sie können viele verschiedene Tools integrieren und miteinander verbinden. Hier ein kleiner Auszug:

• Slack
• Google Drive
• Confluence
• Dropbox
• Evernote
• MS-Teams
• Miro
• Zapier
• uvm.

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Preisplan – auch KOSTENLOS für das gesamte Team

Es gibt kostenlose (Basis), Standard, Premium und Enterprise-Pläne. Sie können den Plan wählen, der Ihren Anforderungen entspricht. Wenn wir über den kostenlosen Plan an dieser Stelle berichten, beinhaltet er den u.a. folgenden Service:

1. Unbegrenzte Mitglieder
2. Unbegrenzte Anzahl von Karten
3. Unbegrenzter Speicherplatz
4. Bis zu 10 Boards
5. 250 automatisierte Befehle 
6. Unbegrenzte Aktivitätenprotokolle
7. Unbegrenzte Power-Ups pro Board
8. 2-Faktor-Authentifizierung

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Trello, ein digitales Bullet Journal

Das Bullet Journal wird in produktiven und kreativen Arbeitsabläufen eingesetzt. Es wurde entwickelt, um Ihre Daten übersichtlich und kreativ zu gestalten. Es hilft Ihnen, Ihre Checklisten, Termine usw. zu organisieren. 

Warum ist das so wichtig?

Es gibt folgende Gründe, die es für die digitale Arbeit unerlässlich machen.

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Zugänglichkeit

Es ist schwierig, ein Notizbuch in der Tasche oder im Rucksack zu haben. Mit einem Bullet Journal in Trello ist das ganz einfach: Sie können es über Ihr Handy nutzen. Sie können es auch nutzen, wenn Sie offline sind und keine Internetverbindung haben. Sie können neue Notizen zu Ihren Aufzählungszeichen hinzufügen. Wie oft haben Sie gute Ideen und würden es gerne notieren? Im Hand ja, aber warum nicht im Trello? So haben Sie eine zentrale Ideensammlung!

Kollaboration

Wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten möchten, können Sie ihn einfach zur Karte oder zum Board hinzufügen. Er kann dann nicht nur darauf zugreifen, sondern auch seine Ideen mit anderen teilen. Und das BESTE an dieser Lösung – es steht immer zur Verfügung. Sie brauchen lediglich ein Handy!

Schneller

Es ist einfacher und schneller für Sie, Ihre Notizen zu tippen, als Zeit mit dem Schreiben zu verschwenden. Außerdem können Sie Ihre Notizen durch einfaches Kopieren und Einfügen vervielfältigen. Durch die intuitive Bedienung ist Trello sehr einfach in der Anwendung und somit viel effizienter als viele andere Programme.

Wollen Sie mehr über das Thema PROZESSVERBESSERUNGEN & TOOLS erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.

Wenn Sie digital/virtuell arbeiten, darf Miro in keinem Unternehmen fehlen!

Miro ist ein digitales Whiteboard zur Durchführung von interaktiven Besprechungen. Es ist ein Kollaborationstool, das cloudbasiert ist. Das Tool ist besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet. In Miro gibt es ein Whiteboard, das für Ideenfindung, Forschung, Erstellung von User Story Maps, Customer Journeys, Wire Framing und andere kollaborative Aktivitäten verwendet wird. 

Es verfügt über alle wichtigen Tools, die Sie für die Erfüllung Ihrer Projektaufgaben benötigen. In dieser hektischen Situation, in der physische Arbeit schwierig geworden ist, sind digitale Tools wie Miro eine großartige Sache. 

Funktionen und grobe Beschreibung der Möglichkeiten

Dank seiner fantastischen Funktionen können Sie Ihre Aufgaben erledigen und Ihre Geschäftspartner zufrieden stellen. Durch Videochats können Sie Ihre Ideen leicht mit anderen teilen. In Miro können Sie Projekte verfolgen, Aufgaben zuweisen und Gespräche mit Ihrem Team führen. Während der Präsentation können Sie Ihre Ideen mit anderen teilen, indem Sie einfach einen Teil des Whiteboards auswählen und diesen mit der Maus in einen Rahmen ziehen. Eine weitere hervorragende Funktion ist die Bildschirmfreigabe.

Die Benutzer können auf den Whiteboards zeichnen oder schreiben. Sie können Links hinzufügen und Haftnotizen erstellen. Die Benutzer können auch PDF-Dateien, Office-Dateien, Bilder, Dokumente und Bilder hochladen. Es gibt Tools für die Zusammenarbeit, mit denen die Nutzer ihre Ideen und Konzepte austauschen können. Eine weitere großartige Funktion ist, dass die Benutzer nach Abschluss einer Sitzung die Boards als Bild- oder PDF-Dateien exportieren und in sozialen Medien, Blogs oder auf Websites veröffentlichen können. 

Wenn Sie weitere Funktionen wünschen, können Sie den “Miro-Marktplatz” besuchen. Hier können Sie Ihre gewünschten Apps integrieren. Außerdem können Sie Ihre Miro-Karten mit einem Plugin für Abstimmungen aktualisieren. Es ermöglicht so den Nutzern, über bestimmte Objekte abzustimmen. 

Einbinden von hilfreichen digitalen Tools

Sie können die Anwendungen und Tools, die Sie benötigen, in Ihr Vorhaben integrieren. Innerhalb von Miro können Sie diese Anwendungen problemlos nutzen. Wenn Sie zum Beispiel die Zapier-App integrieren, ist das für Sie von Vorteil. Wann immer Sie eine neue Aufgabe erledigen müssen, können Sie automatisch eine Aufgabe auf einem Board erstellen, ein Formular übermitteln oder einen Eintrag in einer Arbeitsliste vornehmen.  

Sie können Miro auf jedem Gerät, z. B. einem Mobiltelefon, verwenden. Sie können Boards mit Hilfe von vorinstallierten Vorlagen erstellen.  Es gibt viele Vorlagen, aus denen Sie mehr als eine auswählen können. Nachdem Sie die Vorlagen ausgewählt haben, fügen Sie Symbole aus der Bibliothek wie Text, Formen, Bilder, Dateien, Dokumente und Haftnotizen von Google Drive oder einem Computer hinzu. Sie können die Vorlage in eine Präsentation oder eine PDF-Datei umwandeln. Wenn Sie keine Vorlagen wünschen, können Sie mit einem leeren Whiteboard beginnen. 

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Preis

In Miro finden Sie vier Preispläne wie kostenlos, Team, Business und Enterprise. Im kostenlosen Plan bietet Miro die folgenden Funktionen:

1. 3 bearbeitbare Miro-Boards
2. Grundlegende Verwaltung der Teilnehmer
3. Anonyme Board-Betrachter
4. Vorgefertigte Vorlagen zur freien Verfügung
5. Kern-Integration weiterer Tools und Programme wie z.B.: Slack, Trello, Microsoft Teams, Zapier, Microsoft One Drive, Google Drive, Box, Adobe Creative Cloud, Dropbox, Unsplash und Sketch.  

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Miro ist ein virtuelles oder Remote-Whiteboard, dass es Menschen ermöglicht, zusammenzuarbeiten. Es ist für jede Art von Aufgabe geeignet. Es kann von Teams, Einzelpersonen, Bildungsgruppen oder Organisationen verwendet werden. Mit dieser Software können Sie Ihre Entwürfe und Mockups erstellen, Ihre Ideen niederschreiben und Feedback zu den Beiträgen anderer Mitglieder hinterlassen.  Sie können auch komplette digitale Workshops abhalten und ortsunabhängig mit vielen Personen gleichzeitig arbeiten.

Es gibt auch noch andere gute digitale Whiteboards – sind Sie an den Whiteboards interessiert, dann schauen Sie sich den Whiteboard Vergleich an und entscheiden Sie selbst, welches dieser digitalen Whiteboards am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Da Sie Miro kostenlos nutzen können, empfehle ich Ihne sich selbst einen Eindruck von diesem sehr hilfreichen Board zu verschaffen. Sie werden es in Ihrer Sammlung nicht missen wollen.

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