All posts by : Roman Hymer

RPA, die spielverändernde Software, kann Geschäftsprozesse automatisieren und repetitive, also sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Robotic Process Automation ist daher nicht nur für große Unternehmen, sondern ebenso für alle Unternehmer unerlässlich, um an der Spitze der digitalen Transformation zu stehen und das Wachstum effizient zu begleiten!

Täglich kommen neue Softwareprodukte auf den Markt, aber nur wenige bleiben und mischen die Branche nachhaltig auf. Im Gegensatz zu vielen anderen Technologien und Lösungen, ist RPA eine Softwarelösung, die bleiben wird und in den kommenden Jahren den Markt verändern wird. Robotic Process Automation automatisiert Prozessschritte und ist auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ein relevanter Baustein, der in der strategischen Weiterentwicklung nicht fehlen sollte.

Damit können sich wiederholende und hochvolumige Aufgaben komplett automatisiert werden. Die frei gewonnene Arbeitszeit, kann dann für andere Tätigkeiten eingesetzt werden. Wir sollten also alle bemüht sein unsere Routinetätigkeiten zu automatisieren und uns dann auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die teilweise monotonen Aufgaben einem kleine Helfer zu überlassen – dem RPA Helfer.

Angesichts des innovativen Aspekts und der vielen Vorteile ist es kein Wunder, dass RPA in der Unternehmenswelt für Aufsehen gesorgt hat und bei CIOs weltweit auf großes Interesse stößt. Es ist also sehr empfehlenswert, sich mit RPA zu befassen und die Vorteile zu nutzen, die sich daraus ergeben.

Lesen Sie weiter, um die zunehmende Bedeutung von RPA, seine Vor- und Nachteile, den Einstieg in RPA und die zu beachtenden Punkte zu verstehen. Doch zunächst wollen wir wissen, was genau RPA ist?

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, die Software-Roboter einsetzt, die in der Lage sind, menschliches Verhalten zu imitieren, während sie mit digitalen Systemen interagieren, um sich wiederholende und umfangreiche Vorgänge am Notebook oder dem PC auszuführen.

Diese Software-Roboter sind in der Lage, verschiedene digitale Aufgaben zu erlernen, zu emulieren und auszuführen und mehrere Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Skripten zu automatisieren, während sie durch die eingestellte Logik und individuelle Eingaben gesteuert werden. So können RPA-unterstützte Roboter, ähnlich wie ein Mensch, Aufgaben wie das Verstehen von Bildschirmausgaben, das Navigieren in Systemen, das Identifizieren, Eingeben und Extrahieren von Daten, das Verschieben von Dateien, die Kommunikation und die Durchführung verschiedener Transaktionen und definierter Aktionen über verschiedene Software- und digitale Systeme hinweg ausführen.

Doch im Gegensatz zu Menschen erledigen diese Roboter all diese Aufgaben weitaus effizienter, ohne zu ermüden. Sie liefern absolut zuverlässige und fehlerfreie Ergebnisse und Leistungen ab und das rund um die Uhr. Der Einsatz einer Software zur Automatisierung von Prozessen schafft eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen, den in vielen Fällen können starke Auslastungsspitzen nur mit vielen Überstunden kompensiert werden. Denken wir einfach mal an die ganzen „neune“ und repetitiven Aufgaben, die nun in der ganzen Covid Pandemie dazu gekommen sind. Wie einfach wäre es, wenn alle dazu schon einen digitalen Helfer hätten? Wäre das nicht wirklich sinnvoll?

Warum RPA dennoch wichtig ist und bleiben wird, ist ein Thema, bei dem es sich lohnt, genauer hinzuschauen. 

Warum wird RPA immer wichtiger?

Die Automatisierung von Prozessen wird von Tag zu Tag wichtiger, denn es handelt sich hierbei um eine Software, die geringere Ausgaben, Effizienz und reibungslose Abläufe verspricht und Vorteile bietet, die auf die Interessen des Unternehmens zugeschnitten sind und die Mitarbeiter entlastet.

Der Vorteil liegt darin, dass es all dies ermöglicht, ohne dass Unternehmen ihre bestehende IT-Basis komplett umstellen müssen oder ihre Mitarbeiter zu entsprechenden Workshops und Schulungen gezwungen sind. Jeder, der weiß, wie man einen Anruf tätigt oder einen Text auf einem Handy verschickt, kann RPA-Roboter nutzen. Die Prozessautomatisierung kann individuell angepasst werden, um Geschäftsaktivitäten über alle Abteilungen und Ebenen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu verbinden und sie können auch zeitgesteuert durchgeführt werden.

Da die meisten Unternehmen mit Altsystemen und zahlreichen digitalen Tools arbeiten, ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes und die Verbindung der Systeme untereinander sehr aufwändig und erfordert IT-Supportteams, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Um diese Probleme zu lösen und die Entstehung weiterer zu verhindern, hilft RPA Unternehmen, an der Spitze der Automatisierung und Digitalisierung zu stehen, indem es bessere Ergebnisse in allen Abteilungen liefert, egal ob wir die Finanzen, die Personalbeschaffung, das Marketing oder den Vertrieb in den Fokus nehmen.

Über Front-End-Integrationen kann RPA mit Systemen aller Art interagieren. Diese Software-Roboter besitzen also digitale Fähigkeiten, um für uns langweilige und wiederholbare Aufgaben, wie z.B. das Kopieren und Einfügen von Daten, das Einloggen auf externen Portalen und das Pflegen dieser Datenbanken, das Auslesen, Verarbeiten und Versenden von E-Mails abzunehmen und diese Prozesse dann für uns automatisiert zu erledigen. Es werden also nicht nur nicht nur Geschäftsprozesse beschleunigt, sondern auch Fehler reduziert, Falscheingaben vermieden und die Datenqualität deutlich gesteigert..

All diese Gründe untermauern die Bedeutung und die Notwendigkeit für Robotic Process Automation. Der Bekanntheitsgrad von RPA stieg in den letzten 2-3 Jahren sprunghaft an, als Unternehmen weltweit versuchten, die Gewinne, die sie vor der COVID-19-Pandemie erzielt hatten, wiederzuerlangen und sich von der verheerenden Wirtschaftslage zu erholen, ohne dabei viel Geld ausgeben zu müssen und einen ROI in Echtzeit zu erzielen. Viele Unternehmen setzten daher diese Lösungen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Kosteneffizienz zu verbessern. Es beschleunigt die digitale Transformation enorm, denn durch die von RPA angebotenen Low-Code- und No-Code-Technologielösungen ist es eine Lösung, die von vielen genutzt werden kann und damit auf eine große Akzeptanz stößt.

Erst kürzlich, Ende 2020, stellte Gartner Research Forecast Analysis fest, dass der RPA-Umsatz bis Ende 2021 fast 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird und sagte außerdem voraus, dass der RPA-Markt bis 2024 weiterhin mit zweistelligen Wachstumsraten wachsen wird. Über alle Branchen und Ebenen hinweg hat RPA seinen Weg in zahlreiche Organisationen weltweit gefunden und mit der zunehmenden Implementierung wird auch der Status von RPA als wichtige Software auf dem wettbewerbsorientierten Markt wachsen.

Bevor Sie sich jedoch für die Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile von RPA kennen.

Vorteile von RPA

Für Unternehmen gibt es eine Fülle von Vorteilen durch diesen Ansatz, wie zum Beispiel:

1.            Erhöhte Geschwindigkeit 

RPA kommt Unternehmen zugute, indem es den gesamten Prozess beschleunigt, da RPA-Roboter die Kontrolle über sich wiederholende Aufgaben und Tätigkeiten, die kein emotionales oder kritisches Denken erfordern, übernehmen und diese in weitaus kürzerer Zeit ausführen als Menschen in einer ähnlichen Situation.

2.            Erhebliche finanzielle Einsparungen

Einer der weithin gelobten Vorteile ist die erhebliche Kostenersparnis, da viele mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert werden, für die man sonst zusätzliche Personalressourcen benötigen würde.

Neben der Einsparung von Geld, das ein Unternehmen für die Auslagerung von Aufgaben und die Bezahlung von Mitarbeitern ausgeben würde, ermöglicht der finanzielle Aufwand für die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch RPA ein schnelles Unternehmenswachstum und finanzielle Gewinne, da RPA einen wahrscheinlichen ROI von 30-200% im Jahr der Implementierung aufweist.

3.            Verbesserte Qualität und Präzision

Es sorgt für eine massive Verbesserung der Qualität in Unternehmen, da es manuelle Fehler reduziert. Eine Studie von Forester Consulting und UiPath, die die Auswirkungen von RPA auf die Mitarbeiter untersuchte, ergab, dass 57 % der Personen in Führungspositionen der Meinung sind, dass RPA zu einer Reduzierung von Fehlern führt. Dementsprechend verbessert RPA die Datenqualität und erhöht die Genauigkeit der Ergebnisse und der Ausführung von Aufgaben.  

4.            Höherer Wert aus Daten und Mehrwert für die Mitarbeiter

Es ermöglicht die Gewinnung von Werten aus riesigen Datensätzen, unabhängig davon, ob diese strukturiert oder unstrukturiert sind. Durch das Freilegen von Erkenntnissen aus Big Data können Unternehmen die von ihnen gesammelten Daten nutzen und ihre Effizienz steigern.

Darüber hinaus steigert RPA die Wertschöpfung der Mitarbeiter, da es ihre Rolle bei eintönigen Aufgaben ersetzt und ihnen die Möglichkeit und Zeit gibt, sich mit anspruchsvollen, zielgerichteten und strategischen Aufgaben zu beschäftigen.

5.            Bessere Widerstandsfähigkeit und verbesserte Transformation

Resilienz ist das, wovon Unternehmen weltweit nicht genug bekommen können, wenn sie sich von den durch COVD-19 verursachten wirtschaftlichen Rückschlägen erholen und sich inmitten von Rückschlägen anpassen und transformieren müssen. RPA beschleunigt die Reise von Unternehmen in Richtung Wachstum, indem es die Effizienz steigert und gleichzeitig die Ausgaben senkt; es garantiert, dass sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Schwankungen der Arbeitsbelastung vorbereitet sind, und hilft ihnen, die digitale Transformation zu begleiten.

6.            Höhere Kundenzufriedenheit 

Diese Art der Automatisierung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit, da Software-Roboter nonstop arbeiten und Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten, wodurch sich deren Wartezeit verkürzt.

7.            Zufriedenere und produktivere Mitarbeiter

RPA verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität und Zufriedenheit, indem sie die Mitarbeiter von hochvolumigen und langweiligen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für z.B. für strategische Aufgaben oder kreative Verbesserungsarbeit, einzusetzen.

8.            Einfache Implementierung

Es hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Grundlage, auf der die digitalen Systeme einer Organisation funktionieren, nicht verändert werden muss und die bestehenden Systeme erhalten bleiben. Außerdem kann Robotic Process Automation implementiert werden, ohne dass das derzeitige Personal durch neues technisches Personal ersetzt werden muss. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert, ist sie nicht ausschließlich für IT-Experten geeignet.

Schwierigkeiten und Nachteile von RPA

Neben den vielen Vorteilen von RPA gibt es auch ein paar Nachteile:

1.            Notwendigkeit von Konfiguration und Wartung

RPA-Systeme oder -Roboter müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Neukonfigurationen, um gut zu funktionieren und sich den Änderungen anzupassen. Dies scheint ein großer Nachteil für viele Unternehmen zu sein, die sich nicht auf bestimmte Grenzen beschränken wollen, während sie als Unternehmen wachsen. Wenn sich ihre Geschäftsprozesse ändern, können die maßgeschneiderten RPA-Systeme nicht verwendet werden, ohne sie neu zu konfigurieren, da sich jede Änderung massiv negativ auf das gesamte System oder die Roboter auswirken kann.

2.            Schwache Skalierbarkeit

Einer der Nachteile von diesen virtuellen Robotern ist, dass es aufgrund von Änderungen, regulatorischen Upgrades und allgemeinen Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Überwachung von RPA-Robotern und -Systemen nur schwer in einem Unternehmen skaliert werden kann. Auch ein RPA-Roboter hat eine Laufzeit und dadurch eine Arbeitszeit. Mehr Arbeit bedeutet mehr RPA-Roboter und mehr Wartung, Pflege, Betreuung usw.

3.            Grenzen der Aufgabenautomatisierung

Die Frage, welche Aufgaben automatisiert werden können, wird oft gestellt, wenn RPA im Mittelpunkt des Gesprächs steht. Ein Nachteil davon ist es, dass es nur begrenzte Aufgaben bewältigen kann, darunter solche, die definiert werden können, auf Regeln basieren und sich wiederholen. Andere Aufgaben, die menschliche Interaktion, den Einsatz von Emotionen und Urteilsvermögen zur Ausführung erfordern, können von RPA nicht ausgeführt werden. Was zu Beginn zumindest noch problematischer ist, ist die Auswahl dieser Aufgaben während des Automatisierungsprozesses. Dann werden oft pfiffige IT Kollegen im Unternehmen wach und versuchen andere Automatisierungswege aufzuzeigen wenn Sie in RPA eine Bedrohung für die eigene Arbeit erkennen.

Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmen, die diese Lösung bereits einsetzen und nachdem Sie nun die Vorteile und Nachteile von RPA kennengelernt haben, erfahren Sie hier, wie Sie sich leicht mit RPA vertraut machen und es schließlich implementieren können.

Wie gelingt der Einstieg in die RPA?

Der einfachste Weg, damit zu beginnen und es zu verstehen, ist, es praktisch zu erleben und die Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen oder Ihre Rolle durch eine Testsoftware abzuwägen, bevor Sie es implementieren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung in fünf Schritten:

1.            Erforschen Sie den Markt:

Der RPA-Markt ist voll von verschiedenen Produkten, die von unterschiedlichen Unternehmen angeboten werden und die mit der Zeit immer mehr werden. Um zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist, sollten Sie nach Anbietern Ausschau halten, die bereits viele ähnliche Unternehmen unterstützt haben und die eine klare Wachstumsperspektive im Hinblick auf bestimmte zukünftige RPA-Systeme bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Sie sollten auch für sich ganz klar eine strategische Entscheidung treffen. Wollen Sie zukünftig ein IT-Expertenteam aufbauen und diese RPA Kompetenzen in einem „Center of RPA Excellence“ bündeln oder gehen Sie lieber einen anderen Weg und möchten die Mitarbeiter in den Fachbereichen soweit qualifizieren und entwickeln, dass diese Kompetenz im Fachbereich existiert?

2.            Fordern Sie eine Testversion und ein erstes „Ausprobieren“ an:

Sobald Sie den passenden Anbieter gefunden haben, der Ihnen dabei helfen kann, die gewünschte strategische Ausrichtung der Automatisierung zu verwirklichen, fordern Sie eine Demonstration der Software an, die Ihren Anforderungen entspricht und nutzen Sie die angebotenen Testversionen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Software selbst zu testen. Definieren Sie dafür einige Anforderungen, klassische Aufgaben, die Sie damit bearbeiten wollen und definieren Sie die Personen, die danach damit Arbeiten sollen. Nur so erhalten Sie das richtige Feedback von den zukünftigen RPA Nutzern.

3.            Scheuen Sie sich nicht vor Experimenten:

Experimentieren Sie mit verschiedenen RPA-Szenarien und Abläufen, um ein kompetenter Anwender zu werden und Ihre Vertrautheit zu verbessern, während Sie gleichzeitig beurteilen, welches Produkt oder welche Software Ihre Prozessschritte und Aufgaben am besten automatisieren kann. Außerdem hilft Ihnen das Experimentieren, ein tieferes Verständnis für die Software und die Anbieter zu entwickeln. Haben Sie z.B. zwei Anbieter in der engeren Auswahl, dann geben Sie beiden die gleiche Aufgabenstellung und vergleichen Sie die Vorgehensweise, den Ablauf des Termins, die fachlichen und methodischen Fähigkeiten der Dienstleister und die Problemlösungsfähigkeiten, die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberfläche. All das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihre RPA-Software berücksichtigen.

4.            Proof of Concept erhalten:

Sobald Sie experimentiert und sich für eine bestimmte RPA-Software entschieden haben, sollten Sie einen Konzeptnachweis erbringen. Dies erfordert im Grunde genommen, dass Sie Ihr RPA-Programm testen, indem Sie einen Nachweis für die Effektivität Ihres Programms auf der Grundlage der von Ihnen erstellten Annahmen erbringen, wobei Ihr Geschäftskontext im Fokus steht.

Nachdem Sie die Vorteile verglichen haben, die sich aus der Ersetzung manueller Arbeit für die Aufgaben ergeben, die Sie durch das Testen der Software automatisieren wollen, können Sie schließlich mit der Implementierung beginnen. Es ist auch sehr hilfreich den damit verbundenen Aufwand zu erfassen. Oft werden Prozessautomatisierungen und der damit verbunden Aufwand (die Erstellung der RPA Prozessautomatisierung) bewusst nicht angesprochen. Wie lange wird für die Automatisierung eines Prozesses benötigt? Auf welchen Faktor kommen Sie dann und wer kann das überhaupt wirklich machen?

Was dabei hilft ist eine Gegenüberstellung und Zuordnung von Aufgaben zu den Rollen, die dafür benötigt werden. Was kann vom Fachbereich durchgeführt werden, was muss von einem IT-Experten mit Programmierkenntnissen gemacht werden und was landet beim RPA-Anbieter?

5.            Implementieren Sie das RPA-System:

Wenn der Proof of Concept positiv ausfällt, nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um das RPA-System zu implementieren und die damit verbundenen Ressourcen zu optimieren. Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA sollten Sie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und RPA-Multiplikatoren auswählen, dann einen Pilottest durchführen, indem Sie automatisierte Prozesse in die reale Geschäftsumgebung integrieren, und schließlich die Software einführen. Zu Beginn kann ein „RPA-Team“ dabei helfen diese Aktivitäten zu unterstützen.

Bevor Sie jedoch mit der endgültigen Anpassung von RPA beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

Was muss vor der RPA-Implementierung beachtet werden?

1.            Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter

Unternehmen oder RPA-Verantwortliche müssen unbedingt die Bereitschaft und die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen. Da die Mitarbeiter befürchten, dass sie durch die Automatisierung im schlimmsten Fall arbeitslos werden könnten, ist es wichtig, sie zu überzeugen, auf ihre Ängste einzugehen und ihnen die Notwendigkeit einer solchen Automatisierungslösung zu verdeutlichen.

Die Vorteile, die Erledigung der Aufgaben wird erleichtert und die Produktivität insgesamt wird steigen, mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Wert für die Kunden usw., sollten unbedingt besprochen werden. Dadurch wird deutlich, dass es andere Aufgaben geben wird, die das Unternehmen dann weiterentwickeln werden. Die Aufgaben werden sich danach wandeln, aber es fällt oft nicht nur etwas weg, sondern es kommen höherwertige Aufgaben dazu.

Entscheiden Sie sich einfach zu bedienendes und nicht zu kompliziertes System, wenn die die volle Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben wollen.

2.            Finanzielle Bewertung und Rentabilität

Vor der Einführung ist eine genaue finanzielle Bewertung erforderlich, um die finanzielle Rentabilität von RPA für Ihr Unternehmen zu beurteilen, indem Investition und Nutzen in Betracht gezogen werden und um festzustellen, ob Ihre finanzielle Situation die Implementierung und den kontinuierlichen Betrieb von RPA zulässt, da Sie routinemäßige Upgrades, Wartung und unterschiedliche Lizenzgebühren tragen müssen.

3.            Integration und Konfiguration mit aktuellen digitalen Systemen

Der letzte Punkt, den Sie bei der Auswahl und Implementierung des RPA-Programms berücksichtigen sollten, ist, dass sein Nutzen gering sein wird, wenn es sich nicht in die bestehenden digitalen Systeme und Anwendungen integrieren lässt.

Um die Vorteile von RPA nutzen zu können, sind Integration und systemübergreifende Konfiguration unabdingbar, wofür Unternehmen Treiber, Berechtigungsnachweise für Datenbanken, Personal- und Buchhaltungssysteme und andere Anwendungen benötigen und diese Berechtigungsnachweise an RPA-Systeme weitergeben müssen. Der damit einhergehende zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand ist daher eine Überlegung und eine schnelle Analyse wert. Oft haben Sie bestimmte Rollen und Berechtigungen in den Systemen und ggf. auch Lizenzen. Schauen Sie sich diesen Bereich auch genau an und prüfen Sie die Möglichkeiten.

Wenn Sie wissen, was RPA ist und die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie bei der digitalen Transformation erfolgreich sein. Die wachsende Popularität von RPA ist es wert, erforscht zu werden.

Sie sollten meiner Ansicht nach recht schnell mit den ersten Versuchen und der Automatisierung von Prozessen beginnen, bevor Ihre Marktbegleiter diesen Schritt machen. Es spielt dabei keine Rolle ob Sie ein großes Unternehmen leiten und dort die Prozesse automatisieren wollen oder ob Sie ein Steuerberater sind und mit der aktuellen Arbeitslast so stark ausgelastet sind, dass Sie keine Kunden mehr annehmen können.

Stellen Sie sich einfach bei jedem verlorenen Kunden die Fragen, WARUM ist dieser Kunde jetzt nicht bei mir? Leider ist oft die Ursache des Scheiterns der aktuelle Erfolg. Ruhen Sie sich also nicht aus, denn wie Herr Reinhard Ploss, der Vorstandsvorsitzende von Infineon einmal sagte „Der gefährliche Wettbewerb kommt nicht von hinten, den erkennt man im Rückspiegel. Die Konkurrenz kommt aus der Seitenstraße“, kann eine verpasste Chance weitreichende Folgen haben.

Setzen Sie auf das richtige „digitale“ Pferd und lassen Sie die richtigen Chance nicht zu lange auf sich warten. RPA ist eine Technologie der Zukunft, das steht definitiv fest. Die Fragen, die Sie sich beantworten müssen – wie lange kann ich noch ohne RPA meine Kunden zufriedenstellen? Sie wissen jetzt hoffentlich, dass RPA weder Urlaub, noch Pause, noch Schlaf braucht, nie einen Krankenschein einreicht und viel schneller arbeitet wie ein Mensch. Welche Möglichkeiten ergeben sich durch dieser 24/7 Lösung, an die Sie im Moment noch nicht gedacht haben?

Ich hoffe Sie nehmen einige Anregungen aus diesem Blogartikel für sich mit und ich würde mich sehr über einige Erfahrungsberichte und Umsetzungsbeispiele dazu freuen. Einfach ein wertvolles Kommentar hinterlassen – so können wir ggf. anderen Personen helfen.

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Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt „Getting Things Done Methode“ oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll. 

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken „das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..“. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die „Getting Things Done Methode“ wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock (oft werden dafür auch Kanban-Boards verwendet) verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen. Mit der Eisenhower-Matrix können Sie ggf. starten.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas „aufgeräumt“ habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

„Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?“

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten – finden Sie aber ihr eigenes Selbstmanagement System.

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung. Die Pomodoro Technik ist dabei sehr hilfreich.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese „Kontextliste Auto“ setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen „im Auto“ abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von „Aufgaben gleichzeitig erledigen„. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das „normale“ Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

1. ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw. Finden Sie Ihren Weg, um gute Gewohnheiten zu entwickeln.
2. VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können. Die 1 Prozent Methode kann auch dabei hilfreich sein.
3. PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: „Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!„. Sie können sich auch hie reine Übersicht zum Thema „Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz“ verschaffen.

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: „Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie„. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen und die intrinsische Motivation. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!

„WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE“

— Tai Lopez

Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der „Experimentierphase“.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema „Die beste Change-Formel für die Praxis im Change Management„, dann erfahren Sie etwas mehr darüber, wie Sie selbst hemmende und fördernde Kräfte identifizieren. Viel Spaß dabei.

Was sollten wir über Open Space wissen und was berücksichtigen?

Open Space, die ideale Technik, um die Kreativität in Schwung zu bringen und die Produktivität zu maximieren.

Mehr als 35 Jahre nach ihrer Entstehung hat die Open Space Methode, die auch als Open Space bekannt ist, Millionen von Menschen auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen, Umgebungen und Gemeinschaften geholfen.

Open Space wurde und wird von fast allen genutzt, von Wissenschaftlern, Politikern, Führungskräften, Befürwortern und Organisatoren bis hin zu Nachbarn, Architekten und Gemeinden in verschiedenen kleinen und großen Meetings und Veranstaltungen. In jüngster Zeit hat sich der Open Space jedoch als idealer Ansatz zur Maximierung von Produktivität und Kreativität sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch an entfernten Standorten und zur Anpassung an sich schnell ändernde Rahmenbedingungen immer mehr durchgesetzt.

Um die Vorteile von Open Space auch virtuell nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, was Open Space ist, woher es kommt, welche Prinzipien es gibt, wann es eingesetzt werden sollte und wie man zum Kern kommt.  Beginnen wir damit, zu erforschen, was Open Space genau ist.

Was ist die Open Space Methode?

Open Space, die Kurzform dessen, was ursprünglich als Open Space Technology bzw. Open Space Methode bezeichnet wurde, ist ein wirksamer Ansatz für die Organisation und Durchführung von Großgruppenformaten bzw. Besprechungen oder Konferenzen, bei denen jeder Einzelne unabhängig von der Organisationshierarchie zu Wort kommt und an Gesprächen über ein zentrales Thema teilnehmen kann.

Mit anderen Worten: Open Space ist eine Meeting-Methode, die Menschen dazu befähigt, ihre Kreativität und Leidenschaft in Worte zu fassen, während sie planen, sich auf dringende Themen und lohnende Aufgaben konzentrieren oder Fehler im Rahmen organisierter Fachgespräche analysieren.

Sie fragen sich nun, wer die Idee des Open Space zuerst hatte? Wir haben sie!

Ursprung: Wo liegen die Wurzeln von Open Space?

Open Space und vieles von dem, was wir darüber wissen, ist das Produkt des Genies von Harrison Owen. Er gründete in den späten 1970er Jahren sein eigenes Beratungsunternehmen als Organisationsberater und Theoretiker, um mehr über die Kultur von Organisationen im Wandel zu erfahren.

Harrison Owen machte sich einen Namen, indem er feststellte, dass sein Fachgebiet einen direkten Nutzen für soziale Systeme hatte. Er entwickelte die Idee des Open Space ca. um 1980, inspiriert von Beobachtungen, die während seiner Meetings gemacht wurden. Er erkannte, dass Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativer Freiraum den Kern produktiver Pausen ausmachten. So entstand diese Vorgehensweise, die seit ihrer Einführung von Menschen aus verschiedenen Ländern und Bereichen zur Organisation von Meetings und zur Besprechung vielfältiger Themen und Ideen genutzt wird.

Open Space Methode – 4 Prinzipien und 1 Gesetz

Open Space funktioniert nach vier Prinzipien und einem Gesetz, die alle von Harrison Owen vorgeschlagen wurden. Die Prinzipien sind im Folgenden aufgeführt:

Prinzip Nr. 1: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen

Dieser Grundsatz verdeutlicht, dass es für ein erfolgreiches Treffen nicht notwendig ist, dass alle Interessengruppen, Vorstandsvorsitzenden und eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend sind. Stattdessen zeigt es, dass die Anwesenheit von Menschen, denen das zu besprechende Thema oder die Tagesordnung und das Wohl einer Organisation oder Gemeinschaft wirklich am Herzen liegen, entscheidend ist. Die Personen, die anwesend sind, zeigen diese Sorge und müssen daher als die richtigen und wichtigen Personen angesehen werden.

Prinzip Nr. 2: Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.

Dieser Grundsatz fördert die Idee, im Augenblick präsent zu sein und sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was zum Zeitpunkt des Treffens tatsächlich passiert, anstatt sich von der Angst vor unbekannten oder vergangenen Ereignissen ablenken zu lassen.

Es ermutigt dazu, sich mit der Tatsache abzufinden, dass das Hier und Jetzt am meisten Aufmerksamkeit verdient und dadurch Ablenkungen vermieden werden.

Prinzip Nr. 3: Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt

Das dritte Prinzip bildet die Grundlage für die Kreativität, für die Open Space bekannt ist, denn es nimmt die Mentalität, den richtigen Zeitpunkt zu wählen und daran festzuhalten. Es ermöglicht den Menschen, ihre Kreativität und ihre Denkfähigkeiten zu nutzen, unabhängig davon, wohin die Zeiger der Uhr zeigen. 

Es ist bekannt, dass Kreativität nicht an Zeitfenster gebunden ist, daher fördert dieses Prinzip die Durchführung formeller Diskussionen, wenn die Menschen sich kreativ am besten fühlen.

Prinzip Nr. 4: Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Zeit während der formellen Besprechungen zu Ihren Gunsten zu nutzen und alles zu tun, was getan werden muss oder was man tun möchte, ohne Zeit zu verschwenden und die Dinge nach der Besprechung einfach abzuschließen und sich anderen lohnenden Aufgaben zuzuwenden. Es ermutigt die Menschen, effizient zu arbeiten und Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Abgesehen von den vier Grundsätzen ist das Herzstück von Open Space ein Gesetz 

Das Open Space Gesetz

Das Gesetz, dem Open Space folgt, wird als das Gesetz der zwei Füße oder das Gesetz der Mobilität bezeichnet, das da lautet

„Wenn die Teilnehmer eines Treffens sich in einer Situation befinden, in der sie weder etwas lernen noch in irgendeiner Weise etwas beitragen, liegt es in ihrer Verantwortung, an einen anderen Ort oder in eine andere Session zu wechseln, die es ihnen ermöglicht, zu lernen und etwas beizutragen, oder einfach eine kurze Pause zur Selbstreflexion einzulegen.“

Zusammengenommen fördern die vier Prinzipien und das Gesetz die Kreativität, die Selbstorganisation und die Verantwortung in Open Space Meetings sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.  Daher sind Open Space Meetings weit entfernt von den üblichen, kompromisslosen Meeting-Formaten. 

Viele Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund empfinden die Open Space Methode als weitaus besser und effizienter als viele traditionelle Meeting bzw. Workshopformate.

Open Space Methode im Vergleich

Weniger anspruchsvoll und flexibler

Im Gegensatz zu dem weit verbreiteten traditionellen Ansatz der im Voraus geplanten Besprechungen, die sich durch einen starren Zeitplan und die überragende Bedeutung des Organisators auszeichnen, sind Open-Space-Workshops oder Besprechungen weitaus flexibler und erfordern viel weniger Vorausplanung.  Sie bringen die Teilnehmer zusammen und geben ihnen ein Rederecht, sobald sie persönlich anwesend sind.

Teilnehmerzentriert

Im Gegensatz zu traditionellen Veranstaltungen, bei denen die Organisatoren im Mittelpunkt stehen, sind Open Space Meetings teilnehmerorientiert. Ihr Hauptziel besteht darin, die verfügbare Zeit und den verfügbaren Raum so zu nutzen, dass sich die Teilnehmer mit wichtigen Themen auseinandersetzen können. Die Teilnehmer von Open Space haben die Freiheit, ihre Agenda zu erstellen und können die Themen den Räumen und der Dauer zuweisen, nachdem sie vor Ort angekommen sind oder sich via gemeinsamer Plattform verbunden haben (wenn die Treffen online stattfinden).

Fesselnd und transformativ

Anders als die typischen langweiligen Meetings, bei denen passive Zuhörer geschätzt werden, werden Open Space Meetings durch Selbstorganisation und kreative und kollaborative Beteiligung zu einer einnehmenden und transformativen Erfahrung für alle Beteiligten.

Wofür ist die Open Space Methode geeignet und ideal?

Open Space erleichtert Besprechungen und Konferenzen aus vielen Gründen und zu vielen Themen, wie z.B. Politik, Gesundheit, Konferenzen, parallele Bearbeitung vieler Themen zur selben Zeit, Förderung des Teamgeistes und Stärkung der Moral uvm.

Es ist aber vor allem für die folgenden Punkte sehr gut geeignet und ideal

Erarbeitung von Strategien

Open Space ermöglicht es Personen aus allen Organisationsebenen, zusammenzukommen und an der strategischen Planung bzw. an der Strategieentwicklung und -erarbeitung teilzunehmen und Wege und Strategien zu finden, um die Visionen des Unternehmens zu verwirklichen.

Teamentwicklung und Beziehungsaufbau

Open Space ermöglicht es dem Einzelnen, professionelle Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Respekt beruhen, da jeder in den Treffen seine Meinung kundtut und die Meinung der anderen anhört. All dies führt schließlich zu einem starken Teamgeist und zu noch stärkeren abteilungsübergreifenden Teams von Menschen, die den Visionen und Fähigkeiten der anderen vertrauen.

Gemeinsames Lernen

Die Open Space Methode ist ideal für gemeinsames Lernen, da es alle Menschen zusammenbringt und es ihnen ermöglicht, ihr arbeitsbezogenes Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen, zu reflektieren und voneinander zu lernen, so dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Erkennen und Lösen von Problemen

Open Space bringt Kunden, Lieferenten, Entscheidungsträger, Betroffene und die Unternehmensführung zusammen, um die anstehenden Probleme zu identifizieren, kritisch und logisch zu analysieren und gemeinsam Wege zur Lösung zu finden. Alle die benötigt werden, um ein bestehendes Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Perspektiven zu betrachten.

Auch wenn die oben genannten Gründe für Sie verlockend sein mögen, gibt es doch einiges zu bedenken, bevor Sie sich überlegen, ob es für ein bestimmtes Szenario ideal ist.

Welche Themen eignen sich für Open Space?

Wie bei jedem anderen Besprechungs-Format auch, ist es am besten, Open Space in einem dafür sinnvollen Szenario einzusetzen. Hier finden Sie nun einige konkrete Ideen, wann es evtl. sinnvoll wäre einen Open Space Workshop zu planen:

● Sie wollen ein größeres Problem lösen oder eine wichtige Frage beantworten

● Sie möchten ein Thema mit einer großen Breitenwirkung bearbeiten

● Sie brauchen eine Vielfalt von einflussnehmenden Personen & Sichtweisen

● Sie wünschen eine hohe Bereitschaft aller beteiligten Personen 

● Sie sehe eine Vielschichtigkeit der Sachverhalte

● Die Notwendigkeit zur Entscheidungsfindung mit größeren Auswirkungen ist gegeben

Aus diesen Themen können sich dann in einem Open Space natürlich auch andere Themen ergeben, aber bedenken Sie dann auch, dass Sie ergebnisoffen sein müssen. Sie bringen die Fragen und die Anliegen mit und der Rest ergibt sich dann im Workshop und in den Diskussionsrunden.

Wie das dann wirklich funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Open Space durchführen – wie ist der Ablauf?

Wenn Sie herausgefunden haben, ob Open Space für das Thema, das Sie behandeln wollen, ideal ist, finden Sie im Folgenden die Schritte, aus denen eine Open Space-Veranstaltung besteht. Diese Schritte zeigen, wie ein Open Space Event normalerweise durchgeführt wird und auch von Ihnen durchgeführt werden kann.

• Der erste Schritt besteht darin, einen Konferenzraum vorzubereiten, in dem Stühle im Kreis aufgestellt werden, einzelne Bereiche mit Namen oder Buchstaben versehen werden, um die einzelnen Diskussionsbereiche zu kennzeichnen, zwei leere Stellwände, eine für die Tagesordnung und eine für die Erfassung und Aufzeichnung der Ergebnisse formeller Diskussionen, sowie jede Menge Stifte und Papiere.

• Wählen Sie im Vorfeld einen Organisator und einen Moderator, damit der Organisator alle Teilnehmer bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Anschließend erklärt der Moderator den Open Space und seine Funktionsweise, erläutert die Regeln und Grundsätze und erklärt, wie die Diskussionen protokolliert werden sollen.

• Sobald die Grundlagen geklärt sind, bittet der Moderator die Personen, die ein Anliegen oder ein Problem haben, in den Kreis zu kommen, das Thema auf einen Zettel zu schreiben und es der ganzen Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit ihren Themen melden, werden als „Ideengeber“ bezeichnet.

• Die Ideengeber hängen diese Zettel an die Wand oder an die Tafel, die für die Tagesordnung vorgesehen ist, und sie schreiben auch die Zeit und den Ort für das Treffen und die Diskussion ihres Themas auf. Verschiedene Ideengeber tun dies so lange, bis alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind und keiner mehr übrig bleibt bzw. die vorgesehenen Räume komplett ausgebucht sind. Auf diese Weise füllt sich die Wand, die im Allgemeinen als Agenda-Wand bezeichnet wird, nach und nach mit verschiedenen Themen.

• Alle Teilnehmer bewegen sich dann auf die Agenda-Wand zu und notieren sich die Uhrzeit und den Ort der jeweiligen Besprechung, die sie interessiert.

• Kurz darauf wird z.B. eine Glocke geläutet oder ein Ton abgespielt, um den Beginn der ersten Diskussionsrunde anzuzeigen und anzukündigen.

• Die Teilnehmer begeben sich dann in die Bereiche, in denen die Diskussionen zu den Themen, die sie interessieren, geführt werden. Jede Gruppe wählt einen Schriftführer, der die Aufgabe hat, die wertvollen Bemerkungen der Runde zu notieren und den Bericht als Zusammenstellung der Ergebnisse an der dafür vorgesehenen Informationswand zu veröffentlichen.

• Das Ende jeder Runde wird durch einen Ton oder eine Glocke angezeigt. Die Sessions werden nacheinander fortgesetzt und die Berichte der verschiedenen Sessions füllen die Agenda-Wand.

• Nach Abschluss der Sessions kommen alle Gruppen zusammen und ihre gewählten Vertreter diskutieren die wichtigsten Punkte und alle Mitglieder tauschen Erkenntnisse, Feedbacks und Vereinbarungen aus.

• Die Diskussionsrunde führt zu einer allgemeinen Vereinbarung über bestimmte Ideen, Strategien und Arbeitsgruppen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit den in den Sitzungen besprochenen Tagesordnungspunkten sowie zu gut ausformulierten Maßnahmenplänen, um die Ideen in die Tat umzusetzen.

• Gegen Ende des Treffens sollten alle Berichte von der Agenda-Wand zusammengefasst werden – oft wird eine Art digitale Zusammenfassung als Datei erstellt oder alle Inhalte werden z.B. in die Cloud geladen. Die Aktions- und Maßnahmenpläne dürfen dort natürlich nicht fehlen.

• Der finale Bericht, das Dokument oder der Link zu den Unterlagen wird dann an alle Teilnehmer verteilt.

Alle diese Schritte machen ein Open Space Treffen aus und zeigen, wie dadurch Kreativität und Selbstorganisation gefördert werden.

In den letzten Jahren sind die meisten Unternehmen auch zu Online- und Remote-Workshopmodellen übergegangen. Zahlreiche Organisationen nutzen heute entweder eine oder eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Events und viele Meetings werden z.B. nur virtuell durchgeführt.

Wie kann Open Space virtuell durchgeführt werden?

Um Open Space virtuell zu nutzen, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was man braucht und wie die einzelnen Schritte aussehen. Beide sind im Folgenden aufgeführt.

Was wird benötigt?

Im Gegensatz zu physischen Treffen im Open Space, für die ein Raum, Stühle, Stift und Papier benötigt werden, sind für virtuelle Open Space-Treffen nur digitale Hilfsmittel erforderlich. Es gibt zwar verschiedene Tools, aber die folgenden werden üblicherweise für virtuelle Open-Space-Sitzungen eingesetzt und zeigen, wofür sie verwendet werden können:

I.             Zoom, MS-Teams oder eine andere Videochat Plattform

Die Online-Videochat-Plattformen und -Anwendungen können für die Durchführung eines virtuellen Besprechungsraums verwendet werden, in dem alle interessierten Teilnehmer zusammenkommen, sich unterhalten und den Bildschirm gemeinsam nutzen können. Es ist auch möglich, Räume für separate Themen zu schaffen. So könnten Sie einen Hauptraum und viele Themenräume (Breakout-Räume) einstellen.

II.          Miro und andere Kollaborationsboards

Miro bietet eine digitale visuelle Tafel bzw. ein endloses Whiteboard, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können und es kann wie ein Tafel oder Pinnwand in physischen Sitzungen zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und Aufzeichnen von Ergebnissen verwendet werden. Auch kreative Umfragen z.B. mit Menti, könnten eine gute Hilfe und Möglichkeit sein.

Sie können natürlich auch alles mit Microsoft Teams organisieren, Agendapunkte erstellen, Teamräume anlegen und Protokolle erfassen lassen.

15 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Open Space Veranstaltung

1. Anstatt einen Besprechungsraum vorzubereiten, besteht der erste Schritt für virtuelle Open-Space-Besprechungen darin, die richtigen Online-Plattformen und digitalen Tools auszuwählen, die die Funktionen von Stift und Papier und Tafeln in physischen Open-Space-Besprechungen übernehmen können.
2. Sobald Sie die richtigen Tools ausgewählt haben, wählen Sie einen Moderator, der den gesamten Ablauf und die Tools verwalten kann. Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von dem eines physischen Open Space Meetings und beginnt mit einer Eröffnungssitzung.
3. Bei der Eröffnungssitzung kommen alle Teilnehmer in einem Raum z.B. Zoom oder MS-Teams zusammen und hören dem Moderator zu, der Open Space erklärt. Der Moderator erläutert die Regeln und Prinzipien von Open Space und erklärt, wie man kommuniziert und die Gespräche mit digitalen Tools aufzeichnet. Es gibt auch noch andere interaktive Anwendungen, die dafür gut geeignet sind. Ich habe hier Zoom und MS-Teams erwähnt, weil diese Tools sehr verbreitet sind.
4. Anschließend bittet der Moderator jemanden, in Abhängigkeit von der Gesamtzahl der Gesprächsteilnehmer, verschiedene Zeitfenster auf Trello und in den Zoom-Räumen (optional) für formelle Diskussionsrunden zu erstellen.
5. Nun lädt der Moderator Personen mit Ideen und Problemen ein, ihre Agenda in einen Slack-Kanal oder als Chat-Nachricht via Zoom zu verfassen, um sie der gesamten Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit Themen melden, werden als „Ideengeber“ bezeichnet. Dem Ideengeber kann die Möglichkeit gegeben werden, ihre Sitzungen über die Audiofunktion von Zoom anzukündigen, und dann muss jeder Ideengeber das eigene Thema für ein bestimmtes Zeitfenster anmelden. Durch diesen Ablauf entsteht die gesamte Agenda des Open Space Events.
6. Die Ideengeber verwenden dann ein gemeinsames Trello-Board oder Miro-Board, um ihre Themenagenda, die Zeit und den Link zum Zoom-Raum bekannt zu geben. Wenn sich vorbereitete Themen-Board mit angemeldeten Inhalten füllt, wird es zu einer Art Agenda-Wand und einem Marktplatz, aus dem die Teilnehmer die relevanten Events/Themen auswählen können, die sie interessieren.
7. Die Teilnehmer können auf die virtuelle Agenda-Wand zugreifen, den Link zum Raum öffnen und die Zeit der Sitzungen notieren, an denen sie teilnehmen möchten. So bleibt jeder Teilnehmer selbstorganisiert und kann selbst entscheiden was und wie lange etwas interessant genug bleibt.
8. Danach erlaubt der Moderator den Teilnehmern, den gemeinsamen Zoomraum zu verlassen und z.B. Slack zu überprüfen. Der Moderator kündigt den Beginn der Sitzungen der formellen Diskussionen in einem Slack-Kanal an. Alternativ kann auch ein Trello-Board oder eine Nachricht über Zoom für die Ankündigungen verwendet werden. Dabei gibt es auch wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.
9. Die Teilnehmer begeben sich dann in die Räume, in denen die virtuellen Besprechungen zu dem Thema, das sie interessiert, stattfinden. Die Diskussion findet statt und gleichzeitig verwenden die Teilnehmer in jeder Gruppe gemeinsam genutzte Google Docs oder Whiteboards, um wertvolle Kommentare zu schreiben und ihre Gespräche aufzuzeichnen. Der Ideengeber kann dazu z.B. einen Link zu einer Google Docs-Datei sende und dort alle relevanten Punkte erfassen. Die Tagesordnung oder der Titel des Themas darf natürlich nicht fehlen. Hilfreiche Notizen oder gute erste Maßnahmen können natürlich auch sofort erfasst werden.
10. Die virtuellen Besprechungen werden nacheinander fortgesetzt und jemand aus dem Orga-Team sollte sicherstellen, dass die Zusammenfassungen jeder Sitzung und ggf. die bearbeiteten Google Dokumente, Notizen und Maßnahmenpläne gut aufbereitet an der digitalen Agenda-Wand und ggf. in der Cloud abgelegt werden. Je besser diese Arbeit während des Events organisiert ist, desto weniger Nacharbeit gibt es im Nachgang. Mein Motto bei virtuellen Workshops ist: „Wenn der Workshop vorbei ist, ist er vorbei“. Also es muss alles während des Workshops passieren und es sollte mit einer guten Vorbereitung und einem strukturiertem Ablauf auch möglich sein.   
11. Nach Beendigung der virtuellen Besprechungen bittet der Moderator alle Gruppen, sich über Slack/Zoom wieder in einem gemeinsamen großen Zoom-Raum zu versammeln und lädt die gewählten Vertreter jeder Gruppe ein, die wichtigsten Punkte kurz zu präsentieren und vorzutragen.
12. In dieser Phase hat es sich bewährt, den Ideengeber zu befragen was ggf. noch von den Teilnehmern benötigt wird. So können ggf. noch wertvolle Hinweise, Ideen, Feedbacks oder einfach Meinungen gehört werden. Dabei sollte aber unbedingt auf einen straffen Zeitplan geachtet werden. Wie viel Zeit dafür gegeben wird, hängt von der Anzahl der Themen ab.
13. Abschließend – falls nicht schon im Prozess vorgesehen – sollte unbedingt noch eine finale Besprechung über bestimmte Ideen und Strategien zur Umsetzung von Maßnahmen, im Zusammenhang mit den in den virtuellen Besprechungen behandelten Themen, durchgeführt werden. Gut formulierte und nachvollziehbare Maßnahmenplänen zur Umsetzung der Ideen bringen erst den großen Mehrwert. Denken Sie immer auch an den Maßnahmenplan.
14. Gegen Ende des Events werden alle erarbeiteten Inhalte in der Cloud oder an einem anderen dafür vorgesehenen Speicherort aufgenommen und der Link dazu wird an alle Teilnehmer weitergegeben.
15. Falls Sie auch noch etwas Netzwerken wollen und die Kontaktdaten aller Teilnehmer teilen möchten, sollten Sie dazu alle Teilnehmer um Erlaubnis fragen. Virtuell ist es einfach möglich, indem Sie z.B. auf einem digitalen Whiteboard einen Bereich „KONTAKTBÖRSE“ erstellen und alle dazu einladen, dort die Kontaktdaten zu hinterlassen, um später ggf. kontaktiert zu werden. So stellen Sie sicher, dass nur Personen, die das auch selbst wollen, ihre Kontaktdaten eintragen. Sie können ja bei dieser Kontaktbörse etwas kreativer sein und nicht nur NAME, TELEFON, FIRMA und EMAIL notieren lassen.

Jetzt, wo Sie alles über Open Space wissen und glauben, dass es für Sie ideal ist, sollten Sie ein paar Dinge bedenken, bevor Sie es final nutzen.

Was ist vor der Durchführung von Open Space zu beachten?

Open Space ist zwar gut und lobenswert, weil es die Produktivität und Kreativität von formellen Diskussionen und Veranstaltungen steigert, aber man muss die folgenden Punkte beachten, um zu vermeiden, dass Open Space zu negativen Ergebnissen führt.

Meeting Formate bzw. Methoden zu mischen ist nicht sinnvoll

Wenn Sie verschiedene Meeting-Methoden mischen wollen oder Open Space zu Beginn einsetzen, um dann das traditionelle Meeting-Format zu nutzen, dann ist Open Space nicht das Richtige für Sie. Experten und Organisationsberater halten diese Art der Nutzung von Open Space für wenig sinnvoll. Sie empfehlen, nicht zu einer anderen Dynamik überzugehen, wenn man mit Open Space begonnen hat, da dieser Wechsel dessen Vorteile zunichte macht. 

Wenn Open Space nicht für die gesamte Dauer einer Konferenz oder eines Meetings genutzt werden kann, ist es ratsam, ihn am Ende der Konferenz oder des Meetings einzusetzen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback auszutauschen und sich zu vernetzen.

Dokumentierte Berichte sind wichtig

Der Erfolg eines Open Space Events hängt von guten Protokollen in Schriftform und deren Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, die wichtigen Punkte aus jeder Diskussionsrunde und die Aktionspläne zu dokumentieren und die Berichte am Ende der Sitzung oder des Tages zugänglich zu machen, damit die gemachten Vorschläge nach der Veranstaltung weiterverfolgt werden können.

Ungeeignet für vorgegebene Ergebnisse

Open Space nimmt autoritären Personen die Befehlsgewalt in Bezug auf die kreative Freiheit, die Organisation und die Wahl der Tagesordnung, da es allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Kontrolle über diese Dinge zu übernehmen. Folglich ist es nicht für Meetings geeignet, bei denen der Organisator alle Teilnehmer auf ein bestimmtes und vorher festgelegtes Ergebnis ausrichten will. Dies ist in der Tat ein Nachteil, oder ein Vorteil von Open Space. Das hängt dann immer von der Sichtweise ab.

Es lohnt sich also, über diesen Punkt nachzudenken, denn nicht alle Meetings werden ohne ein bestimmtes Ergebnis im Hinterkopf durchgeführt. 

Abschließende Überlegungen

Viele Organisationen, darunter UNICEF, Dayspring Incorporation, Scrum Alliance und Agile Open California, halten Open Space für sehr wirksam. Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie Open Space Methode, um die Langeweile zu vertreiben und Kreativität und Begeisterung zu wecken.

Zweifellos ist Open Space eine bewährte Methode, um Ihre Meetings, ob virtuell oder physisch, mit viel Kreativität zu bereichern und Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten zu neuen Höhen zu führen.

Und falls Sie Interesse haben sollten, etwas mehr über Großgruppenformate zu erfahren und ggf. einen solchen Workshop planen wollen, dann melden Sie sich beim mir und wir sorgen gemeinsam für nachhaltige Ergebnisse und begeisterte Menschen. Oder wie Ralph Waldo Emerson einmal sagte: „Nichts Großes ist je ohne Begeisterung geschaffen geworden“.

Welche weiterführenden Tools Ihnen dabei noch helfen könnten:

Mit der Walt Disney Methode könnten Sie die ersten Lösungen kreativ und strukturiert weiterentwickeln

Mit der Kopfstandtechnik können Sie verrückte Ideen generieren und das Thema aus einer ganz anderen Perspektive betrachten

Mit der Osborne Checkliste können Sie strukturiert an Ideen und Innovationen arbeiten

Mit dem Prozess und den Design Thinking Methoden bringen Sie erforschen Sie die Nutzerperspektive und finden so weitere Potenziale

Mit dem Priorisierungs Poker finde Sie den Mehrwert und legen die Schwerpunkte fets

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