Vom Sturm zum Erfolg: Die Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman

Wenn Sie die Phasen der Teamentwicklung verstehen, können Sie Ihr Team effektiver unterstützen und sicherstellen, dass es bestmöglich funktioniert. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf es bei der Teamentwicklung ankommt. Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, warum dies so wichtig ist!

“Teamwork is what makes the dream work”, sagt John C. Maxwell, und das ist nicht umsonst ein bekanntes Zitat. Die Zusammenarbeit in einem Team kann selbst die anspruchsvollsten Ziele erleichtern. Doch die Anfangsphase kann herausfordernd sein, da unterschiedliche Persönlichkeiten, Präferenzen und Arbeitsweisen aufeinandertreffen. Am Anfang sind Sie vielleicht nur eine Gruppe von Einzelpersonen, aber mit der Zeit lernen Sie einander kennen, entwickeln Vertrauen und haben Spaß an der gemeinsamen Arbeit.

Welche Phasen der Teamentwicklung gibt es?

Bei der Teamarbeit geht es darum, zu lernen, wie man gut mit anderen zusammenarbeitet. Forschungsergebnissen zufolge durchlaufen Teams mehrere Phasen der Teamentwicklung. Der Bildungspsychologe Bruce Tuckman hat ein fünfstufiges Modell aufgezeigt, die die meisten Teams durchlaufen, um hohe Leistungen zu erzielen. Es wird auch oft als Team-Entwicklung-Uhr von Tuckmann bezeichnet. Die Phasen lauten wie folgt:

1. FORMING | Entstehungsphase

2. STORMING | Konfrontationsphase

3. NORMING | Organisationsphase

4. PERFORMING | Leistungsphase

5. ADJOURNING | Abschieds- bzw. Auflösungsphase

Tuckmans Phasenmodell der Teamentwicklung erkennt an, dass sich Gruppen nicht auf natürliche Weise oder sofort bilden. Stattdessen durchlaufen sie verschiedene Phasen und verwandeln sich schließlich von Fremden mit eigenen Zielen in eine dynamische Gemeinschaft von Personen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen.

Lassen Sie uns die einzelnen Phasen der Teamentwicklung besprechen, um diese Begriffe besser zu verstehen.

5 Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman

1. FORMING | Entstehungsphase

Die Anfangsphase eines Teams, auch bekannt als “Forming” oder Orientierungsphase, markiert den Zeitpunkt, an dem die Teammitglieder zum ersten Mal zusammenkommen. Hierbei geht es darum, sich kennenzulernen und miteinander vertraut zu werden. Die Aufregung und die Erwartungen in dieser Phase sind deutlich spürbar, ähnlich wie an einem ersten Schultag oder beim Start eines neuen Berufs.

Während dieser Zeit sind die Teammitglieder voller Neugier und Eifer, da sie darauf bedacht sind, Fortschritte zu erzielen und gleichzeitig die Fähigkeiten und Schwächen ihrer Kollegen zu erkennen. Oft ist die Rollenverteilung im Team noch nicht klar, und in der Regel übernimmt eine Person, oft die Teamleitung, die Aufgabe, die einzelnen Mitglieder anzuleiten.

In den frühen Stadien dieser Phase neigen die Teammitglieder dazu, sich in den Vordergrund zu drängen und ihre individuellen Fähigkeiten zu betonen. Das Team erreicht möglicherweise noch keine konkreten Ergebnisse, da der Fokus auf individueller Leistung liegt. Dies bietet jedoch eine wertvolle Gelegenheit für die Teamleitung oder Vorgesetzte, um das übergeordnete Ziel des Teams zu verdeutlichen, grundlegende Regeln und Normen festzulegen und die Erwartungen an die Teamrolle zu klären.

Der Umgang miteinander ist in dieser Phase oft zurückhaltend und beobachtend, da die Teammitglieder sich erst kennenlernen und die Gruppendynamik entsteht.

2. STORMING | Konfrontationsphase

Teamentwicklung - Konfrontationsphase — Die Heiße Phase II – Konfrontationsphase

In der zweiten Phase, “Storming” oder Konfliktherausforderungen genannt, treten Konflikte und Unstimmigkeiten auf. Unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsweisen innerhalb des Teams können zu Spannungen führen und die Teamleistung beeinträchtigen.

In dieser kritischen Phase ist es entscheidend, dass die Teammitglieder zusammenarbeiten, um Hindernisse zu überwinden und ein harmonisches Tempo zu finden. Es ist normal, dass in dieser Phase Unzufriedenheit und Gruppenbildungen auftreten.

Führungskräfte und Manager sollten Konflikte aktiv ansprechen und lösen, da Vernachlässigung zu größeren Problemen führen kann. Schließlich ist es notwendig, sich als Team auf eine gemeinsame Vorgehensweise zu einigen.

Es ist hilfreich, die Teammitglieder zu ermutigen, sich auf Ziele zu konzentrieren, die ihnen helfen, diese Phase zu bewältigen. Das Aufteilen großer Ziele in kleinere Schritte und die Entwicklung von Rollen und Fähigkeiten zur Konfliktbewältigung sind ratsam. Als Führungskraft sollten Sie eine neutrale Position einnehmen und ein Umfeld schaffen, in dem das Team Konflikte selbst lösen kann.

Falls Sie Anregungen suchen, wie die Teamzufriedenheit gesteigert werden kann, finden Sie hier einige Anregungen.

3. NORMING | Organisationsphase

Nachdem der Sturm überwunden ist, tritt das Team in die Organisationsphase ein. Hier haben die Teammitglieder gelernt, harmonisch zusammenzuarbeiten, und Konflikte oder interne Rivalitäten sind selten geworden.

Ein Konsens über Rollen, Aufgaben und den weiteren Verlauf hat sich entwickelt. Das Team ist eng zusammengewachsen und lernt die individuellen Eigenschaften und den Humor seiner Mitglieder besser kennen. Während der Normierungsphase ist es eine gute Zeit für konstruktive Kritik und die Bereitschaft, Unterstützung anzubieten.

Es ist möglich, dass manche Teams zwischen der Storming- und der Norming-Phase hin- und herwechseln, insbesondere wenn sich die Prioritäten ändern. Mit der Zeit wird sich jedoch der Sturm legen, und die Teammitglieder werden erkennen, wie individuelle und kollektive Leistungen miteinander verbunden sind.

In dieser Phase sollten Sie die Dynamik im Team beobachten und nur dann eingreifen, wenn es erforderlich ist. Die Teammitglieder können ermutigt werden, Selbstreflexion zu praktizieren, um Prozessverbesserungen zu identifizieren. Das Hauptziel sollte jedoch die Förderung der Stabilität sein, sobald spezifische Normen und Werte etabliert sind. Dies bildet eine solide Grundlage für zukünftige Teamleistungen.

4. PERFORMING | Leistungsphase

Teamentwicklung - Leistungsphase — Power und Umsetzungsphase IV – Leistungsphase

In der Leistungsphase erreicht das Team seinen Höhepunkt. Die Atmosphäre ist produktiv und harmonisch, die Mitglieder sind hochmotiviert und fokussiert auf die Zielerreichung. Konflikte werden konstruktiv gelöst, dank der aufgebauten Teambeziehungen.

Die in den vorherigen Phasen geknüpften Verbindungen tragen Früchte, und das Team legt den Schwerpunkt auf die Leistung statt auf zwischenmenschliche Beziehungen. Kreativität und innovative Lösungen blühen auf, die Trennung zwischen individueller und kollektiver Leistung verschwimmt.

Effizienz steigt auf individueller und teamweiter Ebene, und jedes Mitglied trägt aktiv zur Teamleistung bei. Diese Phase bietet Gelegenheit, die Teamfunktionen zur Steigerung der Produktivität zu überdenken und gleichzeitig die Teamleistung zu würdigen, indem Vertrauen in die Fähigkeiten der Teammitglieder gesetzt, deren Ansätze unterstützt und deren Leistungen anerkannt werden.

5. ADJOURNING | Abschieds- bzw. Auflösungsphase

Teamentwicklung - Abschiedsphase — Teamentwicklung – Abschiedsphase

Die Abschlussphase, auch als Trauer- oder Endphase bekannt, bereitet das Team auf seinen Abschluss vor, aus verschiedenen Gründen: Erreichen der Ziele, Aufgabenerledigung oder Neuorganisation. Die Arbeitslast nimmt ab, und Teammitglieder werden oft anderen Projekten zugeteilt.

In dieser Phase erfolgt oft eine Nachbesprechung, um Feedback zu sammeln und die Erfolge zu bewerten. Manchmal werden abgeschlossene Aufgaben und Projekte gefeiert, abhängig von ihrer Dauer und den entstandenen Verbindungen. Es bietet sich immer eine Retrospektive an, um einen guten Abschluss zu finden. Hier finden Sie auch eine Anleitung wie Sie Retrospektiven durchführen können.

Teammitglieder könnten jedoch bereits an zukünftige Aufgaben denken, was zu nachlassender Energie für die abschließenden Arbeiten führen kann. Das Management kann unterstützen, die Ergebnisse zu würdigen und auf verbleibende Aufgaben hinzuweisen.

Eine Abschlussbesprechung kann in dieser Phase abgehalten werden, bei der sowohl Highlights als auch Verbesserungspotenziale ehrlich besprochen werden. Einige Teams nutzen “Abschlussberichte” zur schriftlichen Dokumentation.

Bleiben Sie neugierig und ergebnisoffen in dieser Phase und begrüßen Sie, was die Teams entdecken. Erkenntnisse und Potenziale sind wertvoll für die kontinuierliche Verbesserung.

Die Bedeutung der fünf Phasen der Teamentwicklung

Teamentwicklung - Fünf Phasen der Teamentwicklung — Ein Prozess und Ablauf der uns eine Orientierung liefert

Wenn Sie die fünf Phasen der Teamentwicklung berücksichtigen, können Sie ein Team zusammenstellen, mit Meinungsverschiedenheiten reibungslos umgehen, Informationen effizient weitergeben, Spitzenergebnisse erzielen und schließlich die Ergebnisse bewerten, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Wie lassen sich diese Phasen der Teamentwicklung in der Praxis anwenden?

Behalten Sie die Phasen der Teamentwicklung im Hinterkopf, wenn Sie ein neues Team bilden, damit Sie die Teammitglieder dabei unterstützen können, ihr maximales Potenzial auszuschöpfen und effektiv zu arbeiten. Auch wenn es kein Patentrezept für die Unterstützung von Teams gibt, sollten Sie die folgenden vier Ideen ausprobieren, um den Zusammenhalt Ihres Teams zu verbessern.

Idee #1: Klare Teamziele frühzeitig festlegen

Die Festlegung klarer Teamziele ist von entscheidender Bedeutung, sei es für eine neue Organisation oder eine Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Projekten. Frühzeitige Zielsetzung gewährleistet, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Präsentieren Sie die Ziele deutlich und messbar. Beschreiben Sie das Ziel so, dass es überprüfbar ist. Definieren Sie, welche Kennzahlen oder Zustände das Ziel quantifizieren. Die Höhe des Ziels beeinflusst die spätere Strategie, sei es eine 5%ige oder 30%ige Verbesserung.

Zusätzlich zur Zielsetzung ist die Definition der Teamrollen und Aufgaben von großer Bedeutung. Je klarer die Rollen festgelegt sind, desto leichter ist es, die richtigen Teammitglieder zu finden und deren Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zu gestalten. Dafür wird z.B. sehr oft die DEBI Matrix eingesetzt.

Idee #2: Effektive Kommunikation etablieren

Bereits in der Anfangsphase des Teamaufbaus ist es entscheidend, eine klare Kommunikationsstrategie festzulegen. Ein durchdachter Plan legt dar, wie das Team wichtige Informationen an relevante Interessengruppen weitergeben wird. Mit klaren Kommunikationskanälen können Teammitglieder effizient arbeiten, ihre Rollen verstehen und wissen, wo sie benötigte Informationen finden können.

Die Kommunikationsstrategie sollte sowohl nach außen – für externe Parteien – als auch nach innen – für die interne Teamkommunikation – entwickelt werden. Im Falle von Problemen sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, diese konstruktiv zu lösen, da Konfliktlösung auf soliden Kommunikationsfähigkeiten basiert. Ein klar definierter Plan ermöglicht es Ihrem Team, Schwierigkeiten konstruktiv mit anderen Teammitgliedern zu besprechen.

Zusätzlich können Sie überdies wertvolle Rollen definieren, um die Teamweiterentwicklung zu fördern. Seien Sie dabei kreativ und offen für neue Ansätze.

Idee #3: Nutzen Sie die Potenziale Ihrer Teammitglieder

Die individuellen Rollen innerhalb des Teams spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des gesamten Teams. Diese Rollen können entweder den ursprünglichen Stellenbeschreibungen der Teammitglieder entsprechen oder sich aus ihrer natürlichen Neigung innerhalb der Gruppendynamik ergeben.

Eine sinnvolle Aufgabenverteilung, die den individuellen Fähigkeiten der Teammitglieder gerecht wird, ist entscheidend. Einige Teammitglieder sind natürliche Anführer, während andere in der Führung zurückhaltender sind, aber in der Strategieentwicklung und Planung glänzen. Jeder sollte die Rolle übernehmen, in der er oder sie herausragende Leistungen erbringen kann. Die einzigartigen Qualitäten jedes Einzelnen tragen zur Stärkung des Teamgefühls bei. Sie können dafür z.B. die Teamreifematrix gut nutzen oder eine Persona erstellen.

Wenn Sie feststellen, dass einige Teammitglieder sich weniger engagieren, sollten Sie mit ihnen gemeinsam die Gründe erkunden, ihre Meinungen und Vorschläge einholen und so die Stärken jedes Mitglieds hervorheben.

Eine hilfreiche Methode kann sein, die Teamstärken zu visualisieren und eine stärkenorientierte Diskussion zu initiieren. In diesem Prozess können Sie und Ihr Team neue Wege zur Stärkenentfaltung erkunden. Welche Stärken sehen Sie in Ihrem Team? Eine gute Praktik dafür ist z.B. eine 4L Retrospektive.

Idee #4: Konstruktive Konfliktbewältigung fördern

Vermeiden von Meinungsverschiedenheiten mag einfach sein, doch es hindert die Teamentwicklung. Ein starkes Team, das Konflikte konstruktiv angeht, baut Vertrauen untereinander auf. Trotz Meinungsverschiedenheiten können sie darauf vertrauen, dass sie gemeinsam die ihnen zugewiesene Arbeit erledigen.

Die Fähigkeit zur Konfliktlösung schafft eine transparente und vorurteilsfreie Arbeitsumgebung. Als Führungskraft oder Teamleiter ist es von großer Bedeutung, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut mit Problemen umgehen kann und schaffen Sie das entsprechende Umfeld dafür.

Finden Sie geeignete Wege, um auftretende Spannungen und Unzufriedenheiten zu besprechen. Mit dem Happiness Index können Sie z.B. die Zufriedenheit im Team sichtbar machen. Sensibilisieren Sie die Teammitglieder für wertschätzendes Feedback (dafür könnte das Team das WWW Feedback anwenden) und richten Sie den Fokus auf die gemeinsame Weiterentwicklung des Teams. Wenn alle Teammitglieder die Verbesserung des Teams als Schlüssel zum Erfolg ansehen und bereit sind, an ihren eigenen Entwicklungsbereichen zu arbeiten, stehen die Chancen gut, anspruchsvolle Themen innerhalb des Teams zu diskutieren.

Abraham Lincoln hat einmal gesagt: „Ich mag diesen Menschen nicht, ich muss ihn besser kennen lernen“ und wenn Sie diese Haltung im Team entwickeln, dann steht einer erfolgreichen Reise nichts mehr im Wege.

Eine kritische Betrachtung der Teamentwicklung nach Tuckman

Wie bei jedem Modell ist die Teamentwicklungsuhr oder die Phasen von Tuckman nicht in jedem Fall anwendbar. Ihr habt sicherlich bereits erlebt, dass Teams keine lineare Entwicklung durchlaufen und nicht immer in diese Phasen passen. Aus Gruppen werden nicht immer zwangsläufig gute Teams. Die Teamarbeit ist eine äußerst individuelle und dynamische Angelegenheit. Das Modell von Tuckman sollte daher lediglich als zusätzliche Anregung und Orientierung verstanden werden.

Es kann zweifellos hilfreich sein, die aktuelle Phase, in der sich ein Team befindet, zu erkennen. Allerdings gestaltet sich die Bestimmung der aktuellen Phase in der Praxis oft schwierig. Aufgaben ändern sich mitunter so schnell, dass Teams Phasen überspringen oder sie teilweise parallel durchlaufen. Zudem lassen sich die Phasen nicht immer klar voneinander abgrenzen und vermischen sich gelegentlich.

Wenn wir das Modell nicht starr anwenden, sondern flexibler betrachten, kann es zweifellos dazu beitragen, das Thema Zusammenarbeit besser zu verstehen. Ich habe persönlich Teams beobachtet, die aus meiner Sicht nie die Leistungsphase erreicht haben und dennoch aufgelöst wurden. Teams durchlaufen also nicht zwangsläufig alle Phasen.

Wir können immer dazu lernen! Nutzt die Inhalte und Ideen dieses Modells als Grundlage und führt hilfreiche Interventionen durch. Teamentwicklung ist kein starres Rezept; vielmehr handelt es sich um einen fortwährenden Prozess, der sich anpasst und von den Teilnehmern gestaltet wird. Als Ergänzung dazu, hilft auch ein Blick auf die Dilts-Pyramide, um die Entwicklung aus einer anderen Perspektive zu betrachten.

Was halten wir zum Schluss fest?

Am Ende dieses Beitrags sollten Sie bedenken, dass die Entwicklung eines Teams ein kontinuierlicher Prozess ist. Ein “perfektes” Team theoretisch zu planen funktioniert nicht – stattdessen sollten Teams ständig daran arbeiten, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Die Phasen der Teamentwicklung können Ihnen als Wegweiser dienen, um Ihre aktuelle Teamdynamik etwas besser zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es sich nicht um starre Schritte handelt, die der Reihe nach befolgt werden müssen. Vielmehr bieten sie einen Rahmen, um zu verstehen, wie sich Teams im Laufe der Zeit entwickeln.

Wenn Sie den Teams helfen wollen, Höchstleistungen zu erbringen, sollten Sie diesen Beitrag unbedingt mit ihnen teilen. Wie immer würden wir uns freuen, von Ihnen über Ihre eigenen Erfahrungen bei der Entwicklung von Teams zu hören – teilen Sie mit uns Ihre Erkenntnisse in den Kommentaren! Und vergessen Sie nicht, diesen Beitrag mit Ihren Teamkollegen zu teilen, damit auch sie auf dem Laufenden bleiben.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema Change Management und wollen etwas mehr über eine wirksame Change-Formel erfahren, dann sollten Sie diesen interessanten Artikel dazu lesen.

Viel Spaß dabei.

Getting Things Done Methode und wie Sie produktiver werden!

Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll.

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock (oft werden dafür auch Kanban-Boards verwendet) verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen. Mit der Eisenhower-Matrix können Sie ggf. starten.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten – finden Sie aber ihr eigenes Selbstmanagement System.

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung. Die Pomodoro Technik ist dabei sehr hilfreich.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw. Finden Sie Ihren Weg, um gute Gewohnheiten zu entwickeln.
VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können. Die 1 Prozent Methode kann auch dabei hilfreich sein.
PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!“. Sie können sich auch hie reine Übersicht zum Thema “Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz” verschaffen.

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen und die intrinsische Motivation. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!

“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”
— Tai Lopez

Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Arbeitsphase – Hintergrundmusik für eine 1-stündige Arbeitsphase

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der “Experimentierphase”.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema “Die beste Change-Formel für die Praxis im Change Management“, dann erfahren Sie etwas mehr darüber, wie Sie selbst hemmende und fördernde Kräfte identifizieren. Viel Spaß dabei.

Warum Lean Administration in keinem Unternehmen fehlen sollte?

Haben Sie schon von Lean Administration bzw. Lean Office gehört? In jedem Unternehmen gibt es einen Bedarf für Lean Administration bzw. Lean Office. Aber was ist das und warum sollten Sie sich dafür interessieren? Hier klären wir diese Punkte auf.

Lean Administration ist der Begriff für Praktiken, die dazu beitragen, Büroabläufe zu optimieren. Lean Office ist wie eine betriebliche Philosophie zu verstehen, die sich darauf konzentriert, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren.

Es kann auf alle Arten von Unternehmen angewandt werden, von der Fertigung über den Service bis hin zum Gastgewerbe. Viele Unternehmen haben durch die Einführung der Lean Office Prinzipien große Erfolge erzielt und es gibt mehrere Gründe, warum jedes Unternehmen darüber nachdenken sollte, dies ebenfalls zu tun.

Lean Administration stellt den Kunden in den Mittelpunkt und eliminiert Verschwendung. Dadurch wird ein effizienterer und produktiverer Arbeitsplatz geschaffen, der wiederum einen besseren Service und bessere Produkte für die Kunden bietet. Darüber hinaus fördern Lean Office Praktiken das Engagement und die Kreativität der Mitarbeiter, beides wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen. Und schließlich ist Lean Office eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Abläufe zu verbessern, ohne größere Veränderungen oder Investitionen vorzunehmen.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr Unternehmen zu verbessern und dabei die Zufriedenheit der Kollegen deutlich erhöhen wollen, dann nehmen Sie sich kurz Zeit und lesen sich diesen Artikel. Es ist eine sehr gut investierte Zeit.

Lassen Sie uns gemeinsam einige wichtige Eckpunkt zu diesem Thema klären.

Was ist Lean Administration bzw. Lean Office genau?

Lean Office ist auf der obersten Ebene eine Haltung, die uns dazu animiert alle Punkte zu verbessern, die uns nicht optimal erscheinen. Es ist die kontinuierliche Schatzsuche nach Optimierungspotenzialen. Reduzieren wir diesen Ansatz von Lean Administration auf bestimmte Praktiken, Methoden und Werkzeuge, ist es die kontinuierliche Verbesserung von Büroprozessen und -praktiken durch den Einsatz bewährter und wirksamer Interventionen. Das können simple, aber hocheffektive Methoden sein. Es sind aber auch bestimmte Impulse, um das bestehende System anzuregen und es zur Veränderung zu animieren.

Der Ursprung des Lean Management (sozusagen die Mutter von Lean Administration) wurde zuerst von der Toyota Motor Company entwickelt, die es zur permanenten Optimierung der Produktion in ihrer Fabrik einsetzte. Im Laufe der Zeit wurde dieser Ansatz auf andere Arten von Unternehmen ausgeweitet, von der Fertigung bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Die Lean Office Prinzipien können jedem Unternehmen helfen, die Leistung zu verbessern und mehr zu erreichen.

Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Problem, keine Rückfragen, keine Wartezeiten, keine Bürokratie, keine Verschwendungen und alle Prozesse wären optimal, vielleicht sogar perfekt?

Das ist die Idee hinter Lean Administration – alle Verschwendungen soweit zu eliminieren und alle nicht notwendigen Schritte und Tätigkeiten zu reduzieren, bis wir störungsfreie Abläufe und Arbeitsplätze geschaffen haben. Also ein langer, aber durchaus sinnvoller Weg.

Warum sollte Lean Administration in jedem Unternehmen eingeführt werden?

Hierfür gibt es mehrere Gründe. Der erste Grund ist, dass Lean Office eine Vorgehensweise zur Steigerung der Effizienz bietet, die keine großen Investitionen oder Veränderungen erfordert. Sie sparen also nicht nur Geld, Zeit und wichtige Ressourcen für Ihr Unternehmen ein, sondern Sie sorgen auch für die Weiterentwicklung und für nachhaltiges Handeln.

Ein zweiter Grund ist die Fokussierung auf die Kundenzufriedenheit. Wie die meisten Unternehmen messen Sie Ihren Erfolg wahrscheinlich nicht nur am EBIT, sondern hoffentlich auch an der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Die Kundenorientierung ist das Herzstück jeder guten Lean Office Ausrichtung. Sie nehmen die Kundenwünsche sehr ernst und suchen nach den besten Lösungen, um die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern. Letztendlich ist der Kunde mit all seinen Wünschen, Ideen und Anregungen, der Grund all unserer Aktivitäten. Gäbe es keine Kunden, gäbe es uns auch nicht.

Ein dritter Vorteil, warum Lean Office in jedem Unternehmen eingeführt werden sollte, ist die Verbesserung der Unternehmensmoral. Mit einem sorgfältig geführten Lean Office System haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen, kreativ zu sein und sich bei der Arbeit wertgeschätzt zu fühlen. Jede Idee und jede Anregung ist dabei Gold wert. In jedem guten Lean Office System werden Menschen entwickelt, damit sie wiederum Menschen entwickeln. Es ist dann wie ein Schneeballsystem für Verbesserungen.

Lean Office ermöglicht Ihnen auch den Fokus auf die relevanten und notwendigen Dinge zu lenken. Es verbindet beide Ansätze der Unternehmensentwicklung. Es sorgt für Stabilität (durch die Absicherung bewährter Praktiken und Prozessabläufe) und es ermöglich den Wandel (durch das Erforschen und Verbessern von bestehenden Strukturen und Prozessen).

Der letzte Grund ist, dass in einem Unternehmen viel mehr Potenzial schlummert, als das was in den Aufgabenbeschreibungen beschrieben steht. Oft wird dieses versteckte Potenzial nicht genutzt! Richtig eingesetzt fördert ein Lean Office System die Könnerschaft und befähigt Menschen in der Weiterentwicklung des eigenen Bereiches. Es systematisiert Verbesserungen und unterstützt die Entwicklung von Kompetenzen für die Zukunft.

Warum ist es schlimm, wenn wir sagen “Ich mache Dienst nach Vorschrift”? – ich arbeite ja dann genauso, wie es beschrieben steht, oder? Und das soll dann schlecht sein? Komisch.

Würden Sie einen Mitarbeiter einstellen, der Ihnen beim Vorstellungsgespräch sagt – „Ich mache nur Dienst nach Vorschrift“ – Ich wette nicht 😉

Also ein Lean Office System legt versteckte Potenziale frei und fördert oft verborgene Talente und Diamanten an die Oberfläche. Warum also verschwenden so viele Firmen die Fähigkeiten, Talente, Ideen und Potenziale aller Kollegen? Weil die passenden Formate dazu einfach noch nicht eingeführt sind. Das bestehende System, in dem wir aktuell arbeiten hat einen sehr großen Einfluss, auf das was wir machen und wie wir uns verhalten. Lean Office sorgt genau für diese Weiterentwicklungsformate und fördert die Weiterentwicklung.

Wie Sie Lean Office in Ihrem Unternehmen einführen – ein grober Überblick

Es lässt sich natürlich nur schwer alles in einem Blog Artikel beschreiben, aber ich versuche Ihnen hiermit einen ersten groben Überblick zu geben, auf welche relevanten Aspekte Sie unbedingt achten sollten.

Vorbereitungsphase

Bevor Sie damit überhaupt beginnen etwas in dieser Richtung zu unternehmen, sollten Sie sich folgendes überlegen:

WARUM müssen wir das überhaupt machen? Was ist der Grund dahinter.
Welche Projekte, Themen und Initiativen gab es dazu bereits in der Vergangenheit und was hat sich bewährt und was eher nicht? Lernen Sie also aus der eigenen Vergangenheit. Oft finden Sie in dieser Rückschau hilfreiche Muster ihrer Organisation.
Welche Personen brauchen Sie als Multiplikatoren für dieses Thema und wer ist dabei unbedingt notwendig? Identifizieren Sie die relevanten Mitspieler. Personen, die lange im Unternehmen sind, die einen guten Zugang zu den Menschen haben, die auf Grund ihrer Kompetenzen und ihrer Haltung geschätzt werden. Das sind Personen, die echte Follower haben. Wer ist vom TOP Management dabei und nimmt sich die Zeit dafür? Wer ist vom Betriebsrat und aus dem HR Bereich dabei? Erstellen Sie ein VIP-Liste mit Personen, die Sie unbedingt dafür benötigen.
Auf welche Hindernisse, Schwierigkeiten und Gegenargumente sollten Sie sich vorbereiten? Sie können sich nicht auf alles vorbereiten, aber es lohnt sich immer zumindest etwas vorbereitet zu sein.
Wie gehen wir es überhaupt an? Wo fangen wir an, wie fangen wir an, wer unterstützt uns dabei, wie begleiten wir die Menschen dabei, was muss/soll dokumentiert werden, welche IT-Systeme setzen wir ein, was wollen wir wie messen?

Das waren allg. Fragen, die Sie vor dem Start klären sollten und die Ihnen dabei helfen können, einen guten Einstieg in dieses Thema zu erzielen.

Einführungsphase

Nachdem Sie nun einen ersten Plan haben, starten Sie die Einführungsphase. Für den ersten Start empfehle ich immer einen Bereich zu nehmen, wo Sie nicht mit den größten Hindernissen rechnen. Prinzipiell spielt es keine Rolle, jedoch wollen Sie und alle Beteiligten einige Erfolge erzielen und nicht direkt mit großen Hindernissen starten.
In einem Startworkshop sollten einige der Fragen aus der Vorbereitungsphase beantwortet werden und der Fokus sollte auf dem WARUM JETZT liegen.

Um einen sinnvollen Start in einem Bereich zu ermöglichen, sollen Sie diese Unternehmenssicht um zwei weitere Sichtweisen ergänzen.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Führungskraft:

Die Führungskraft aus diesem Bereich sollte auch Hindernisse, die gelöst werden sollen, Herausforderungen die aktuell existieren und Erwartungen, die mit der Umsetzung verknüpft sind, formulieren. So werden die ersten Handlungsfelder definiert.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Mitarbeiter:

Die Mitarbeiter sollten in einem Einführungsworkshop ebenfalls die Möglichkeit bekommen, Punkte zu erfassen, die

aus ihrer Sicht noch nicht gut im Bereich funktionieren
unbedingt verbessert werden sollen
bereits im Team und/oder im Bereich super laufen
auf Kompetenzen zurückzuführen sind, die aktuell noch fehlen.

Nach dieser Aufschlüsselung ergeben sich drei unterschiedliche Blickrichtungen. Unternehmenssicht, Sicht der Führungskräfte und Sicht der Mitarbeiter.

Im nächsten Schritt werden diese Punkte sinnvoll gruppiert. Aus dieser Gruppierung ergeben sich dann Handlungsfelder für die Umsetzung. Wenn es gut hergeleitet wird, vereinen diese Punkte alle Sichtweisen und die Fragen nach dem, WAS sollen wir denn nun als Erstes angehen, ist beantwortet.

An dieser Stelle gibt es aus meiner Sicht zwei unterschiedliche Ansätze.

Ansatz 1: Sie haben ein System zur Verbesserung bereits erarbeitet und haben Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Wenn Sie bereits ein Lean Administration (oder ein anderes Verbesserungssystem haben), versuchen Sie nun mit allen Beteiligten die aktuellen Probleme & Herausforderungen zu ermitteln. Sie können dabei so vorgehen wie ich es oben in der Einführungsphase beschrieben habe. Dann ordnen Sie diese Punkte zu den Elementen, Methoden und Vorgehensweisen des bestehenden Verbesserungssystems zu. Eine gute Fragen dabei ist dann: „Mit welchen Methoden, Tools, Praktiken, Initiativen aus dem Verbesserungssystem, können wir diese Herausforderung lösen?“. So überführen sie die Herausforderungen ins Verbesserungssystem und zeigen Wege auf, wie ein strukturierter Lösungsweg aussehen könnte und welche sinnvollen Vorgehensweisen dafür in Fragen kommen.

Wenn Sie die Herausforderungen nicht zu einem Thema aus dem Verbesserungssystem zuordnen können, ist es eine gute Möglichkeit, sich zu überlegen, ob das bestehende Verbesserungssystem ggf. erweitert werden sollte und Sie ein neues sinnvolles Standardthema für das bestehende Verbesserungssystem gefunden haben. Natürlich müssen Sie dann die Praktiken, Methoden, Vorgehensweisen und alles was Sie dazu benötigen auch erarbeiten. So entwickeln Sie Ihr aktuellen Verbesserungssystem weiter und nehmen neue Themen ins System auf.

Ansatz 2: Sie haben noch kein System zur Verbesserung und haben keine Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Dann starten Sie wie in jedem anderen Thema auch. Sie überlegen sich wer aus dem bestehenden Team an der Lösung dieser Herausforderung arbeiten möchte. Wenn Sie dann ein System aufbauen wollen, sollte dieses erste Team bewährte Vorgehensweisen, die dann auf dem Weg der Optimierung entdeckt werden, sinnvoll beschreiben. Es könnten Vorlagen, Anleitungen, Schulungsunterlagen, kurze Erklärvideos und Informationen sein. Strukturieren Sie diese Arbeit etwas, damit alle anderen auch davon profitieren können. Im Team finden Sie bestimmt jemanden, der genau diese Kompetenz besitzt und Aufgaben und Themen gut strukturieren kann. So bauen Sie selbst ein sehr individuelles System auf. Es gibt nichts Nachhaltigeres, als ein System, dass von selbst entsteht!

Begleitungsphase

Nach der ersten Aufbruchstimmung ist es an der Zeit sich mit der Umsetzungsphase zu beschäftigen. Die Umsetzungsbegleitung ist ein sehr wichtiger Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Oft höre ich von einigen Kollegen „Startet und meldet euch, wenn ihr etwas braucht“. Es kann funktionieren, aber eine aktiv begleitete Phase bringt viel schneller einen Erfolg und sorgt für Transparenz und Sicherheit in der Umsetzung. Lassen Sie das Umsetzungsteam bestimmte Routinen erarbeiten, fixe Haltepunkte, die notwendig sind, um z.B. über den Status zu sprechen.

Regelmäßige Unterstützung und Austausch mit den relevanten Personen, die Sie bereits in der Vorbereitungsphase definiert haben, bringt dann noch zusätzliche Vorteile. Schaffen Sie ein Umfeld, wo voneinander gelernt werden kann und sorgen Sie für komplette Transparenz – das gilt auch für Hindernisse, Misserfolge und Ansätze, die nicht funktionieren. Teilen Sie Misserfolgsgeschichten mit dem Ziel daraus zu lernen! So verlieren alle die Angst davor auch die unangenehmen Dinge anzusprechen. Fangen Sie selbst damit an, um zu zeigen, dass auch solche Themen besprochen werden können.

Optimierungsphase

Jedes gute Verbesserungssystem optimiert sich regelmäßig selbst!

Denken Sie unbedingt an eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer Aktivitäten, Routinen, Methoden, Vorgehensweisen und Besprechungen. Stellen Sie das eigene System auf den Prüfstand und suchen Sie nach der Verbesserung im System. Arbeiten Sie nicht nur mit dem System, sondern auch an der Verbesserung des Systems, also am System selbst.

Vorteile einer Lean Office Expedition

Einige Studien und Untersuchungen, die Sie dazu finden, attestieren unterschiedliche Effizienzsteigerungen. Es wird i.d.R. immer von zweistelligen Effizienzsteigerungen gesprochen. Aus meiner Erfahrung sind sehr gute und sehr schnelle Verbesserungen in einer sehr kurzen Zeit realisierbar, aber wie bei allen Themen, die Sie auch kennen, hängt es von einigen relevanten Faktoren ab, auf die ich noch gleich eingehen werde.

Zu den wesentlichen Vorteilen gehörten aus meiner Sicht diese Punkte:

Sie befähigen die Menschen und entwickeln Ihre Kompetenzen zur Problemlösung weiter
Sie arbeiten immer an den richtigen Themen, d.h. Sie sorgen für permanente Priorisierung der Themen in den Fachbereichen
Sie entwickeln wirksame Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken selbst weiter
Sie sorgen für eine kontinuierliche Veränderung und Anpassung Ihrer Prozesse, Ihrer Strukturen und Aufgaben
Sie teilen Wissen und sorgen für nachhaltige Resultate
Sie erhöhen die Zufriedenheit, die Produktivität und die Verbundenheit ihrer Teams
Sie beschleunigen Ihre Prozesse und erzielen dadurch bessere Ergebnisse

Erfolgsfaktoren für Lean Administration die Sie kennen sollten

Transparenz & Offenheit

Sorgen Sie von Anfang an für eine Kultur der Offenheit und Transparenz. Oft trauen sich nur die wenigsten offen und transparent alles anzusprechen. Führen Sie ggf. Formate ein, die genau diese offene und transparente Verhaltensweise fördern. Führen Sie doch mal eine Besprechung oder einen Workshop mit dem Titel „Eine bestehende Regeln abdrehen“ oder „Aus welchen Fehlern der Vergangenheit haben wir gelernt“ oder „Wo sollten wir offener und transparenter werden“ durch und zeigen damit wie wichtig Ihnen Transparenz und Offenheit ist.

Orientierung & Ausrichtung

Versuch Sie bestmögliche Orientierung zu geben und sorgen Sie für die Ausrichtung ihrer Aktivitäten auf ein übergeordnetes Ziel. Lassen Sie Ihre Ansätze und geplanten Aktivitäten auch von ihren Mitarbeitern priorisieren, um so Orientierung und Ausrichtung zu schaffen. Mit den modernen digitalen Tools ist es recht schnell umgesetzt und Sie haben immer Klarheit bzgl. Ausrichtung und Orientierung. Geben Sie auch wichtige Themen vor. Wer das Ziel nicht kennt, kommt auch nicht an!

Beteiligung & Wertschätzung

Wir sprechen oft über Punkte, die noch fehlen, die noch verbessert werden müssen und über Dinge, die einfach noch nicht perfekt laufen. Nutzen Sie Erfolge, positive Erkenntnisse und wertschätzen Sie auch die kleinen Schritte. Stellen Sie sich vor, Sie würden großartige Dinge erarbeiten und keiner würde es berücksichtigen und sich dafür interessieren. Beteiligen Sie die Menschen an der Umsetzung und wertschätzen Sie den Einsatz, die Ausdauer und die kleinen Erfolge. So bauen Sie Vertrauen in die Umsetzung auf und stärken gleichzeitig die Verbundenheit.

Unterstützung & Verpflichtung

Verpflichten Sie sich für die Umsetzung – sehen Sie es wie eine Pflicht an, die Sie haben! Ist es Ihnen wirklich wichtig genug? Sind Sie z.B. bereit jede Woche 4h Zeit dafür zu investieren, um sich aktiv um die Umsetzung und die Unterstützung zu kümmern? Wie können Sie ihren Arbeitsalltag so organisieren, dass Sie diese Zeit im Kalender finden? Wenn Sie sich dazu verpflichten und Unterstützung geben, ist einer der größten Erfolgsfaktoren erfüllt!

Top 5 Beispiele aus der Praxis für die Praxis inkl. Lösungsansätze als „Quick Win“ für die sofortige Umsetzung

1.Wie kann ich Themen im Team bzw. im Fachbereich priorisieren?

Wollen Sie im Team ihre Themen und Aufgaben priorisieren, sollten Sie zuerst definieren wonach etwas priorisiert werden soll. Möchten Sie Kosten reduzieren? Ist es eher die Durchlaufzeit? Sind es ggf. Medienbrüche oder ist es doch die Weiterentwicklung des Bereiches? Sie sehen, die Kriterien zur Priorisierung haben einen großen Einfluss auf die Aufgaben und Themen.

Definieren Sie das Priorisierungskriterium (Wonach soll priorisiert und sortiert werden?)
Notieren Sie alle Punkte, Aufgaben, Projekte usw. die Sie aktuell auf der Agenda haben. Diese Auflistung sollten Sie dann auch mit dem kompletten Team durchführen. So tragen Sie jetzt schon zur Transparenz und Klarheit bei.
Sortieren Sie nun die notierten Themen passend zum gewählten Priorisierungskriterium. Fragen Sie sich dabei immer: “Wie stark zahlt dieses Thema/Aufgabe/Projekt auf mein Priorisierungskriterium ein?”. Nun können Sie alle erfassten Aufgaben miteinander vergleichen und dadurch einfacher priorisieren. Über den Vergleich der Aufgaben zueinander entsteht eine relative Ordnung und ebenfalls eine Priorisierung.
Beginnen Sie dann mit den Aufgaben, die zum Priorisierungskriterium den größten Beitrag liefern
Visualisieren Sie alles auf einem Board (digital oder physisch) und halten sie dann alles aktuell.

Oft wird dazu ein Kanban Board, ein Scrumban Board oder ein Agility Board eingesetzt.

2.Wie schaffe ich nachhaltig Ordnung und Struktur im Dateiverzeichnis?

Legen Sie zu Beginn einige Spielregeln fest. Es könnten z.B. diese Punkte sein:

Was soll wie und wo dokumentiert werden? Oft werden Dokumente nicht nur ein einem Ort gespeichert. Legen Sie damit eine Ablageregel fest.
Ist es hilfreich die Bezeichnung von Dokumenten und Ordnern zu standardisieren? Wäre es hilfreich bestimmte Informationen bereits in der Dateibezeichnung zu erfassen? Ja – wenn es Ihnen hilft.
Wer ist dann für welche Ordner verantwortlich? Sie wissen wie das ist. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, schleicht sich schnell Unordnung ein.
Wie lange wird etwas dokumentiert bzw. gespeichert? Gibt es bestimmte Speicherfristen oder gesetzliche, interne oder sonstige Anforderungen?
Brauchen wir ein digitales Archiv? Wenn ja, welche Regeln könnten uns dort helfen? Was soll bei einem physischen Archiv berücksichtigt werden? Das wird oft vergessen und das Suchen findet dann später statt. Denken Sie auch an die Strukturierung und Optimierung bestehender Archive.

Danach sollten Sie nach diesen Regeln die Struktur z.B. auf dem Laufwerk anpassen und optimieren. Wenn Sie immer wieder Dateien und Ordner auf dem Laufwerk „aufräumen“, haben Sie entweder keine Spielregel oder Sie halten sich nicht dran.

Dabei kann z.B. „5S auf dem Laufwerk“ helfen.

3.Wie optimiere ich einen Prozess in meinem Bereich?

Um einen Prozess zu optimieren, brauchen Sie nicht unbedingt einen Spezialisten oder einen Berater. Es ist auch ohne diese „Spezialkräfte“ möglich Prozesse zu verbessern und mit dem Team in die erste Umsetzung einzusteigen. Was Sie genau machen können, haben ich bereits in diesem Artikel beschrieben:

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

Ich wette, dort finden Sie einige Ansätze, um in die erste Umsetzung zu kommen.

4.Wie können wir uns im Team einfach und regelmäßig verbessern?

Die permanente Weiterentwicklung als Team gehört für mich zu den wesentlichen Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Naben der fachlichen Kompetenz, ist es für ein Team von größter Bedeutung, sich auch als Team weiterzuentwickeln. Wie würden Sie Ihr Team beschreiben?

Jeder kämpft für sich
Wir sehen zwar hier und da bestimmte Dinge, die uns stören, aber die behalten wir für uns
Es gibt Subteams im Team
Wir tauschen uns gelegentlich über Hindernisse und Probleme aus
Wir arbeiten aktiv an unseren Fähigkeiten als Team und unterstützen uns alle gegenseitig, nehmen Vorschläge an und lernen gemeinsam
Mein Team = als würde ich mit meinen besten Freunden arbeiten!

Retrospektiven können ein guter Einstieg sein und helfen Teams in der Weiterentwicklung. Weitere Details dazu finden Sie ebenfalls in einem Artikel in meinem Blog:

Retrospektive, ein wesentlicher Faktor für das Wachstum eines Teams!

5.Wie kann ich abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit verbessern?

Es ist nicht ganz so schwer wie viele vermuten. Planen Sie einen Workshop mit den relevanten Schnittstellenpartner. Das Ziel des Workshops könnte so formuliert werden „Wie können wir gemeinsam die Qualität und die Zufriedenheit unserer Zusammenarbeit verbessern?“.

Sie können dann im Workshop wie folgt vorgehen:

Welche Prozesse und Aufgaben sind davon betroffen? Notieren Sie gemeinsam die relevanten Prozesse und Aufgaben.
Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut? Erfassen Sie die bereits entstandenen Stärken in der Zusammenarbeit, die gut laufenden Abläufe und alles was Ihnen dazu einfällt.
Wo sollten wir uns in unserer Zusammenarbeit noch verbessern? Nun sollten Sie auch einen Blick auf die Verbesserungspotenziale werfen. Wo können Handlungsfelder identifiziert werden?
Welche Erwartungen haben wir gegenseitig und was wünschen wir uns für die Zukunft, um die Qualität unserer Zusammenarbeit zu verbessern? Tauschen Sie sich nun gemeinsam aus und formulieren Sie gegenseitige Erwartungen.
Welche konkreten Ideen haben wir dazu aktuell? Besprechen Sie nun alle Ideen und Möglichkeiten, die Sie finden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Was müssen wir deshalb dafür verändern und wie wollen wir das genau machen? Halten Sie nun die relevanten Maßnahmen fest und erstellen Sie einen Umsetzungsplan mit Verantwortlichen und einem Enddatum. Oft sehe ich Maßnahmenpläne ohne Enddatum – ob es dann bis zur Rente umgesetzt ist? 🙂

Wenn Sie diese Punkte in einem gemeinsamen Workshop bearbeiten, werden Sie recht schnell eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit erleben.

Durch diesen Schnittstellenworkshop bringen Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf das nächste Level!

Sie finden zusätzliche Kurzanleitungen und Beschreibungen zu diesen und zu weiteren Punkten in meiner Social Media Übersicht hier: Auszug LinkedIn Beiträge

Was können wir also festhalten?

Die Welt da draußen ist hart umkämpft, und Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen, um an der Spitze zu bleiben. Wir alle wissen, dass es für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten kann, neue Systeme zu implementieren, von denen Sie sich bessere Ergebnisse versprechen. Wenn wir jedoch etwas von der Lean-Startup-Bewegung gelernt haben, dann ist es, dass die kontinuierliche Verbesserung damit beginnt, dass wir immer wieder lernen, wie unsere Kunden denken.

Deshalb bin ich der Meinung, dass ein adaptives Verbesserungssystem an der Spitze jeder Strategie stehen sollte, die auf nachhaltigen Erfolg ausgerichtet ist – nicht nur, weil diese Vorgehensweise den Wandel anerkennt, sondern auch, weil sie sicherstellt, dass sich eine Organisation selbständig anpassen und weiterentwickeln kann und dabei das Wissen und die Kompetenzen der Menschen nutzt, die in dieser Organisation arbeiten.

Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen und sich fragen, wie so ein System bei Ihnen funktionieren kann, dann melden Sie sich einfach bei mir. Vereinbaren Sie hier direkt einen Termin zur Abstimmung und ich gebe Ihnen einige Tipps dazu. TERMIN VEREINBAREN

Lean Administration von Hymer Acceleration — Lassen Sie uns gemeinsam Resultate erzielen und auf die Überholspur kommen

Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung, der Umsetzung oder bei der nachhaltigen Verankerung bestimmter Vorgehensweisen, dann sollten wir uns auch unbedingt unterhalten. Ich helfe Ihnen auch sehr gerne bei dieser Expedition und sorge für die Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen und für einen nachhaltigen Prozess der Verbesserung.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Open Space Methode – Ein ultimativer Leitfaden

Was sollten wir über Open Space wissen und was berücksichtigen?

Open Space, die ideale Technik, um die Kreativität in Schwung zu bringen und die Produktivität zu maximieren.

Mehr als 35 Jahre nach ihrer Entstehung hat die Open Space Methode, die auch als Open Space bekannt ist, Millionen von Menschen auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen, Umgebungen und Gemeinschaften geholfen.

Open Space wurde und wird von fast allen genutzt, von Wissenschaftlern, Politikern, Führungskräften, Befürwortern und Organisatoren bis hin zu Nachbarn, Architekten und Gemeinden in verschiedenen kleinen und großen Meetings und Veranstaltungen. In jüngster Zeit hat sich der Open Space jedoch als idealer Ansatz zur Maximierung von Produktivität und Kreativität sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch an entfernten Standorten und zur Anpassung an sich schnell ändernde Rahmenbedingungen immer mehr durchgesetzt.

Um die Vorteile von Open Space auch virtuell nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, was Open Space ist, woher es kommt, welche Prinzipien es gibt, wann es eingesetzt werden sollte und wie man zum Kern kommt. Beginnen wir damit, zu erforschen, was Open Space genau ist.

Was ist die Open Space Methode?

Open Space, die Kurzform dessen, was ursprünglich als Open Space Technology bzw. Open Space Methode bezeichnet wurde, ist ein wirksamer Ansatz für die Organisation und Durchführung von Großgruppenformaten bzw. Besprechungen oder Konferenzen, bei denen jeder Einzelne unabhängig von der Organisationshierarchie zu Wort kommt und an Gesprächen über ein zentrales Thema teilnehmen kann.

Mit anderen Worten: Open Space ist eine Meeting-Methode, die Menschen dazu befähigt, ihre Kreativität und Leidenschaft in Worte zu fassen, während sie planen, sich auf dringende Themen und lohnende Aufgaben konzentrieren oder Fehler im Rahmen organisierter Fachgespräche analysieren.

Sie fragen sich nun, wer die Idee des Open Space zuerst hatte? Wir haben sie!

Ursprung: Wo liegen die Wurzeln von Open Space?

Open Space und vieles von dem, was wir darüber wissen, ist das Produkt des Genies von Harrison Owen. Er gründete in den späten 1970er Jahren sein eigenes Beratungsunternehmen als Organisationsberater und Theoretiker, um mehr über die Kultur von Organisationen im Wandel zu erfahren.

Harrison Owen machte sich einen Namen, indem er feststellte, dass sein Fachgebiet einen direkten Nutzen für soziale Systeme hatte. Er entwickelte die Idee des Open Space ca. um 1980, inspiriert von Beobachtungen, die während seiner Meetings gemacht wurden. Er erkannte, dass Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativer Freiraum den Kern produktiver Pausen ausmachten. So entstand diese Vorgehensweise, die seit ihrer Einführung von Menschen aus verschiedenen Ländern und Bereichen zur Organisation von Meetings und zur Besprechung vielfältiger Themen und Ideen genutzt wird.

Open Space Methode – 4 Prinzipien und 1 Gesetz

Open Space - Vier Prinzipien und eine Regel — Open Space – Vier Prinzipien und eine Regel

Open Space funktioniert nach vier Prinzipien und einem Gesetz, die alle von Harrison Owen vorgeschlagen wurden. Die Prinzipien sind im Folgenden aufgeführt:

Prinzip Nr. 1: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen

Dieser Grundsatz verdeutlicht, dass es für ein erfolgreiches Treffen nicht notwendig ist, dass alle Interessengruppen, Vorstandsvorsitzenden und eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend sind. Stattdessen zeigt es, dass die Anwesenheit von Menschen, denen das zu besprechende Thema oder die Tagesordnung und das Wohl einer Organisation oder Gemeinschaft wirklich am Herzen liegen, entscheidend ist. Die Personen, die anwesend sind, zeigen diese Sorge und müssen daher als die richtigen und wichtigen Personen angesehen werden.

Prinzip Nr. 2: Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.

Dieser Grundsatz fördert die Idee, im Augenblick präsent zu sein und sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was zum Zeitpunkt des Treffens tatsächlich passiert, anstatt sich von der Angst vor unbekannten oder vergangenen Ereignissen ablenken zu lassen.

Es ermutigt dazu, sich mit der Tatsache abzufinden, dass das Hier und Jetzt am meisten Aufmerksamkeit verdient und dadurch Ablenkungen vermieden werden.

Prinzip Nr. 3: Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt

Das dritte Prinzip bildet die Grundlage für die Kreativität, für die Open Space bekannt ist, denn es nimmt die Mentalität, den richtigen Zeitpunkt zu wählen und daran festzuhalten. Es ermöglicht den Menschen, ihre Kreativität und ihre Denkfähigkeiten zu nutzen, unabhängig davon, wohin die Zeiger der Uhr zeigen.

Es ist bekannt, dass Kreativität nicht an Zeitfenster gebunden ist, daher fördert dieses Prinzip die Durchführung formeller Diskussionen, wenn die Menschen sich kreativ am besten fühlen.

Prinzip Nr. 4: Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Zeit während der formellen Besprechungen zu Ihren Gunsten zu nutzen und alles zu tun, was getan werden muss oder was man tun möchte, ohne Zeit zu verschwenden und die Dinge nach der Besprechung einfach abzuschließen und sich anderen lohnenden Aufgaben zuzuwenden. Es ermutigt die Menschen, effizient zu arbeiten und Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Abgesehen von den vier Grundsätzen ist das Herzstück von Open Space ein Gesetz

Das Open Space Gesetz

Das Gesetz, dem Open Space folgt, wird als das Gesetz der zwei Füße oder das Gesetz der Mobilität bezeichnet, das da lautet

“Wenn die Teilnehmer eines Treffens sich in einer Situation befinden, in der sie weder etwas lernen noch in irgendeiner Weise etwas beitragen, liegt es in ihrer Verantwortung, an einen anderen Ort oder in eine andere Session zu wechseln, die es ihnen ermöglicht, zu lernen und etwas beizutragen, oder einfach eine kurze Pause zur Selbstreflexion einzulegen.”

Zusammengenommen fördern die vier Prinzipien und das Gesetz die Kreativität, die Selbstorganisation und die Verantwortung in Open Space Meetings sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene. Daher sind Open Space Meetings weit entfernt von den üblichen, kompromisslosen Meeting-Formaten.

Viele Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund empfinden die Open Space Methode als weitaus besser und effizienter als viele traditionelle Meeting bzw. Workshopformate.

Open Space Methode im Vergleich

Weniger anspruchsvoll und flexibler

Im Gegensatz zu dem weit verbreiteten traditionellen Ansatz der im Voraus geplanten Besprechungen, die sich durch einen starren Zeitplan und die überragende Bedeutung des Organisators auszeichnen, sind Open-Space-Workshops oder Besprechungen weitaus flexibler und erfordern viel weniger Vorausplanung. Sie bringen die Teilnehmer zusammen und geben ihnen ein Rederecht, sobald sie persönlich anwesend sind.

Teilnehmerzentriert

Im Gegensatz zu traditionellen Veranstaltungen, bei denen die Organisatoren im Mittelpunkt stehen, sind Open Space Meetings teilnehmerorientiert. Ihr Hauptziel besteht darin, die verfügbare Zeit und den verfügbaren Raum so zu nutzen, dass sich die Teilnehmer mit wichtigen Themen auseinandersetzen können. Die Teilnehmer von Open Space haben die Freiheit, ihre Agenda zu erstellen und können die Themen den Räumen und der Dauer zuweisen, nachdem sie vor Ort angekommen sind oder sich via gemeinsamer Plattform verbunden haben (wenn die Treffen online stattfinden).

Fesselnd und transformativ

Anders als die typischen langweiligen Meetings, bei denen passive Zuhörer geschätzt werden, werden Open Space Meetings durch Selbstorganisation und kreative und kollaborative Beteiligung zu einer einnehmenden und transformativen Erfahrung für alle Beteiligten.

Wofür ist die Open Space Methode geeignet und ideal?

Open Space erleichtert Besprechungen und Konferenzen aus vielen Gründen und zu vielen Themen, wie z.B. Politik, Gesundheit, Konferenzen, parallele Bearbeitung vieler Themen zur selben Zeit, Förderung des Teamgeistes und Stärkung der Moral uvm.

Es ist aber vor allem für die folgenden Punkte sehr gut geeignet und ideal

Erarbeitung von Strategien

Open Space ermöglicht es Personen aus allen Organisationsebenen, zusammenzukommen und an der strategischen Planung bzw. an der Strategieentwicklung und -erarbeitung teilzunehmen und Wege und Strategien zu finden, um die Visionen des Unternehmens zu verwirklichen.

Teamentwicklung und Beziehungsaufbau

Open Space ermöglicht es dem Einzelnen, professionelle Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Respekt beruhen, da jeder in den Treffen seine Meinung kundtut und die Meinung der anderen anhört. All dies führt schließlich zu einem starken Teamgeist und zu noch stärkeren abteilungsübergreifenden Teams von Menschen, die den Visionen und Fähigkeiten der anderen vertrauen.

Gemeinsames Lernen

Die Open Space Methode ist ideal für gemeinsames Lernen, da es alle Menschen zusammenbringt und es ihnen ermöglicht, ihr arbeitsbezogenes Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen, zu reflektieren und voneinander zu lernen, so dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Erkennen und Lösen von Problemen

Open Space bringt Kunden, Lieferenten, Entscheidungsträger, Betroffene und die Unternehmensführung zusammen, um die anstehenden Probleme zu identifizieren, kritisch und logisch zu analysieren und gemeinsam Wege zur Lösung zu finden. Alle die benötigt werden, um ein bestehendes Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Perspektiven zu betrachten.

Auch wenn die oben genannten Gründe für Sie verlockend sein mögen, gibt es doch einiges zu bedenken, bevor Sie sich überlegen, ob es für ein bestimmtes Szenario ideal ist.

Welche Themen eignen sich für Open Space?

Wie bei jedem anderen Besprechungs-Format auch, ist es am besten, Open Space in einem dafür sinnvollen Szenario einzusetzen. Hier finden Sie nun einige konkrete Ideen, wann es evtl. sinnvoll wäre einen Open Space Workshop zu planen:

● Sie wollen ein größeres Problem lösen oder eine wichtige Frage beantworten

● Sie möchten ein Thema mit einer großen Breitenwirkung bearbeiten

● Sie brauchen eine Vielfalt von einflussnehmenden Personen & Sichtweisen

● Sie wünschen eine hohe Bereitschaft aller beteiligten Personen

● Sie sehe eine Vielschichtigkeit der Sachverhalte

● Die Notwendigkeit zur Entscheidungsfindung mit größeren Auswirkungen ist gegeben

Aus diesen Themen können sich dann in einem Open Space natürlich auch andere Themen ergeben, aber bedenken Sie dann auch, dass Sie ergebnisoffen sein müssen. Sie bringen die Fragen und die Anliegen mit und der Rest ergibt sich dann im Workshop und in den Diskussionsrunden.

Wie das dann wirklich funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Open Space durchführen – wie ist der Ablauf?

Open Space - So funktionert ein physischer Ablauf — Open Space – So funktioniert ein physischer Ablauf

Wenn Sie herausgefunden haben, ob Open Space für das Thema, das Sie behandeln wollen, ideal ist, finden Sie im Folgenden die Schritte, aus denen eine Open Space-Veranstaltung besteht. Diese Schritte zeigen, wie ein Open Space Event normalerweise durchgeführt wird und auch von Ihnen durchgeführt werden kann.

Der erste Schritt besteht darin, einen Konferenzraum vorzubereiten, in dem Stühle im Kreis aufgestellt werden, einzelne Bereiche mit Namen oder Buchstaben versehen werden, um die einzelnen Diskussionsbereiche zu kennzeichnen, zwei leere Stellwände, eine für die Tagesordnung und eine für die Erfassung und Aufzeichnung der Ergebnisse formeller Diskussionen, sowie jede Menge Stifte und Papiere.

Wählen Sie im Vorfeld einen Organisator und einen Moderator, damit der Organisator alle Teilnehmer bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Anschließend erklärt der Moderator den Open Space und seine Funktionsweise, erläutert die Regeln und Grundsätze und erklärt, wie die Diskussionen protokolliert werden sollen.

Sobald die Grundlagen geklärt sind, bittet der Moderator die Personen, die ein Anliegen oder ein Problem haben, in den Kreis zu kommen, das Thema auf einen Zettel zu schreiben und es der ganzen Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit ihren Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet.

Die Ideengeber hängen diese Zettel an die Wand oder an die Tafel, die für die Tagesordnung vorgesehen ist, und sie schreiben auch die Zeit und den Ort für das Treffen und die Diskussion ihres Themas auf. Verschiedene Ideengeber tun dies so lange, bis alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind und keiner mehr übrig bleibt bzw. die vorgesehenen Räume komplett ausgebucht sind. Auf diese Weise füllt sich die Wand, die im Allgemeinen als Agenda-Wand bezeichnet wird, nach und nach mit verschiedenen Themen.

Alle Teilnehmer bewegen sich dann auf die Agenda-Wand zu und notieren sich die Uhrzeit und den Ort der jeweiligen Besprechung, die sie interessiert.

Kurz darauf wird z.B. eine Glocke geläutet oder ein Ton abgespielt, um den Beginn der ersten Diskussionsrunde anzuzeigen und anzukündigen.

Die Teilnehmer begeben sich dann in die Bereiche, in denen die Diskussionen zu den Themen, die sie interessieren, geführt werden. Jede Gruppe wählt einen Schriftführer, der die Aufgabe hat, die wertvollen Bemerkungen der Runde zu notieren und den Bericht als Zusammenstellung der Ergebnisse an der dafür vorgesehenen Informationswand zu veröffentlichen.

Das Ende jeder Runde wird durch einen Ton oder eine Glocke angezeigt. Die Sessions werden nacheinander fortgesetzt und die Berichte der verschiedenen Sessions füllen die Agenda-Wand.

Nach Abschluss der Sessions kommen alle Gruppen zusammen und ihre gewählten Vertreter diskutieren die wichtigsten Punkte und alle Mitglieder tauschen Erkenntnisse, Feedbacks und Vereinbarungen aus.

Die Diskussionsrunde führt zu einer allgemeinen Vereinbarung über bestimmte Ideen, Strategien und Arbeitsgruppen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit den in den Sitzungen besprochenen Tagesordnungspunkten sowie zu gut ausformulierten Maßnahmenplänen, um die Ideen in die Tat umzusetzen.

Gegen Ende des Treffens sollten alle Berichte von der Agenda-Wand zusammengefasst werden – oft wird eine Art digitale Zusammenfassung als Datei erstellt oder alle Inhalte werden z.B. in die Cloud geladen. Die Aktions- und Maßnahmenpläne dürfen dort natürlich nicht fehlen.

Der finale Bericht, das Dokument oder der Link zu den Unterlagen wird dann an alle Teilnehmer verteilt.

Alle diese Schritte machen ein Open Space Treffen aus und zeigen, wie dadurch Kreativität und Selbstorganisation gefördert werden.

In den letzten Jahren sind die meisten Unternehmen auch zu Online- und Remote-Workshopmodellen übergegangen. Zahlreiche Organisationen nutzen heute entweder eine oder eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Events und viele Meetings werden z.B. nur virtuell durchgeführt.

Wie kann Open Space virtuell durchgeführt werden?

Um Open Space virtuell zu nutzen, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was man braucht und wie die einzelnen Schritte aussehen. Beide sind im Folgenden aufgeführt.

Was wird benötigt?

Im Gegensatz zu physischen Treffen im Open Space, für die ein Raum, Stühle, Stift und Papier benötigt werden, sind für virtuelle Open Space-Treffen nur digitale Hilfsmittel erforderlich. Es gibt zwar verschiedene Tools, aber die folgenden werden üblicherweise für virtuelle Open-Space-Sitzungen eingesetzt und zeigen, wofür sie verwendet werden können:

I. Zoom, MS-Teams oder eine andere Videochat Plattform

Die Online-Videochat-Plattformen und -Anwendungen können für die Durchführung eines virtuellen Besprechungsraums verwendet werden, in dem alle interessierten Teilnehmer zusammenkommen, sich unterhalten und den Bildschirm gemeinsam nutzen können. Es ist auch möglich, Räume für separate Themen zu schaffen. So könnten Sie einen Hauptraum und viele Themenräume (Breakout-Räume) einstellen.

II. Miro und andere Kollaborationsboards

Miro bietet eine digitale visuelle Tafel bzw. ein endloses Whiteboard, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können und es kann wie ein Tafel oder Pinnwand in physischen Sitzungen zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und Aufzeichnen von Ergebnissen verwendet werden. Auch kreative Umfragen z.B. mit Menti, könnten eine gute Hilfe und Möglichkeit sein.

Sie können natürlich auch alles mit Microsoft Teams organisieren, Agendapunkte erstellen, Teamräume anlegen und Protokolle erfassen lassen.

15 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Open Space Veranstaltung

Open Space - 15 Schritte zum Erfolg — Open Space – 15 Schritte zum Erfolg

Anstatt einen Besprechungsraum vorzubereiten, besteht der erste Schritt für virtuelle Open-Space-Besprechungen darin, die richtigen Online-Plattformen und digitalen Tools auszuwählen, die die Funktionen von Stift und Papier und Tafeln in physischen Open-Space-Besprechungen übernehmen können.
Sobald Sie die richtigen Tools ausgewählt haben, wählen Sie einen Moderator, der den gesamten Ablauf und die Tools verwalten kann. Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von dem eines physischen Open Space Meetings und beginnt mit einer Eröffnungssitzung.
Bei der Eröffnungssitzung kommen alle Teilnehmer in einem Raum z.B. Zoom oder MS-Teams zusammen und hören dem Moderator zu, der Open Space erklärt. Der Moderator erläutert die Regeln und Prinzipien von Open Space und erklärt, wie man kommuniziert und die Gespräche mit digitalen Tools aufzeichnet. Es gibt auch noch andere interaktive Anwendungen, die dafür gut geeignet sind. Ich habe hier Zoom und MS-Teams erwähnt, weil diese Tools sehr verbreitet sind.
Anschließend bittet der Moderator jemanden, in Abhängigkeit von der Gesamtzahl der Gesprächsteilnehmer, verschiedene Zeitfenster auf Trello und in den Zoom-Räumen (optional) für formelle Diskussionsrunden zu erstellen.
Nun lädt der Moderator Personen mit Ideen und Problemen ein, ihre Agenda in einen Slack-Kanal oder als Chat-Nachricht via Zoom zu verfassen, um sie der gesamten Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet. Dem Ideengeber kann die Möglichkeit gegeben werden, ihre Sitzungen über die Audiofunktion von Zoom anzukündigen, und dann muss jeder Ideengeber das eigene Thema für ein bestimmtes Zeitfenster anmelden. Durch diesen Ablauf entsteht die gesamte Agenda des Open Space Events.
Die Ideengeber verwenden dann ein gemeinsames Trello-Board oder Miro-Board, um ihre Themenagenda, die Zeit und den Link zum Zoom-Raum bekannt zu geben. Wenn sich vorbereitete Themen-Board mit angemeldeten Inhalten füllt, wird es zu einer Art Agenda-Wand und einem Marktplatz, aus dem die Teilnehmer die relevanten Events/Themen auswählen können, die sie interessieren.
Die Teilnehmer können auf die virtuelle Agenda-Wand zugreifen, den Link zum Raum öffnen und die Zeit der Sitzungen notieren, an denen sie teilnehmen möchten. So bleibt jeder Teilnehmer selbstorganisiert und kann selbst entscheiden was und wie lange etwas interessant genug bleibt.
Danach erlaubt der Moderator den Teilnehmern, den gemeinsamen Zoomraum zu verlassen und z.B. Slack zu überprüfen. Der Moderator kündigt den Beginn der Sitzungen der formellen Diskussionen in einem Slack-Kanal an. Alternativ kann auch ein Trello-Board oder eine Nachricht über Zoom für die Ankündigungen verwendet werden. Dabei gibt es auch wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.
Die Teilnehmer begeben sich dann in die Räume, in denen die virtuellen Besprechungen zu dem Thema, das sie interessiert, stattfinden. Die Diskussion findet statt und gleichzeitig verwenden die Teilnehmer in jeder Gruppe gemeinsam genutzte Google Docs oder Whiteboards, um wertvolle Kommentare zu schreiben und ihre Gespräche aufzuzeichnen. Der Ideengeber kann dazu z.B. einen Link zu einer Google Docs-Datei sende und dort alle relevanten Punkte erfassen. Die Tagesordnung oder der Titel des Themas darf natürlich nicht fehlen. Hilfreiche Notizen oder gute erste Maßnahmen können natürlich auch sofort erfasst werden.
Die virtuellen Besprechungen werden nacheinander fortgesetzt und jemand aus dem Orga-Team sollte sicherstellen, dass die Zusammenfassungen jeder Sitzung und ggf. die bearbeiteten Google Dokumente, Notizen und Maßnahmenpläne gut aufbereitet an der digitalen Agenda-Wand und ggf. in der Cloud abgelegt werden. Je besser diese Arbeit während des Events organisiert ist, desto weniger Nacharbeit gibt es im Nachgang. Mein Motto bei virtuellen Workshops ist: “Wenn der Workshop vorbei ist, ist er vorbei”. Also es muss alles während des Workshops passieren und es sollte mit einer guten Vorbereitung und einem strukturiertem Ablauf auch möglich sein.
Nach Beendigung der virtuellen Besprechungen bittet der Moderator alle Gruppen, sich über Slack/Zoom wieder in einem gemeinsamen großen Zoom-Raum zu versammeln und lädt die gewählten Vertreter jeder Gruppe ein, die wichtigsten Punkte kurz zu präsentieren und vorzutragen.
In dieser Phase hat es sich bewährt, den Ideengeber zu befragen was ggf. noch von den Teilnehmern benötigt wird. So können ggf. noch wertvolle Hinweise, Ideen, Feedbacks oder einfach Meinungen gehört werden. Dabei sollte aber unbedingt auf einen straffen Zeitplan geachtet werden. Wie viel Zeit dafür gegeben wird, hängt von der Anzahl der Themen ab.
Abschließend – falls nicht schon im Prozess vorgesehen – sollte unbedingt noch eine finale Besprechung über bestimmte Ideen und Strategien zur Umsetzung von Maßnahmen, im Zusammenhang mit den in den virtuellen Besprechungen behandelten Themen, durchgeführt werden. Gut formulierte und nachvollziehbare Maßnahmenplänen zur Umsetzung der Ideen bringen erst den großen Mehrwert. Denken Sie immer auch an den Maßnahmenplan.
Gegen Ende des Events werden alle erarbeiteten Inhalte in der Cloud oder an einem anderen dafür vorgesehenen Speicherort aufgenommen und der Link dazu wird an alle Teilnehmer weitergegeben.
Falls Sie auch noch etwas Netzwerken wollen und die Kontaktdaten aller Teilnehmer teilen möchten, sollten Sie dazu alle Teilnehmer um Erlaubnis fragen. Virtuell ist es einfach möglich, indem Sie z.B. auf einem digitalen Whiteboard einen Bereich “KONTAKTBÖRSE” erstellen und alle dazu einladen, dort die Kontaktdaten zu hinterlassen, um später ggf. kontaktiert zu werden. So stellen Sie sicher, dass nur Personen, die das auch selbst wollen, ihre Kontaktdaten eintragen. Sie können ja bei dieser Kontaktbörse etwas kreativer sein und nicht nur NAME, TELEFON, FIRMA und EMAIL notieren lassen.

Jetzt, wo Sie alles über Open Space wissen und glauben, dass es für Sie ideal ist, sollten Sie ein paar Dinge bedenken, bevor Sie es final nutzen.

Was ist vor der Durchführung von Open Space zu beachten?

Open Space ist zwar gut und lobenswert, weil es die Produktivität und Kreativität von formellen Diskussionen und Veranstaltungen steigert, aber man muss die folgenden Punkte beachten, um zu vermeiden, dass Open Space zu negativen Ergebnissen führt.

Meeting Formate bzw. Methoden zu mischen ist nicht sinnvoll

Wenn Sie verschiedene Meeting-Methoden mischen wollen oder Open Space zu Beginn einsetzen, um dann das traditionelle Meeting-Format zu nutzen, dann ist Open Space nicht das Richtige für Sie. Experten und Organisationsberater halten diese Art der Nutzung von Open Space für wenig sinnvoll. Sie empfehlen, nicht zu einer anderen Dynamik überzugehen, wenn man mit Open Space begonnen hat, da dieser Wechsel dessen Vorteile zunichte macht.

Wenn Open Space nicht für die gesamte Dauer einer Konferenz oder eines Meetings genutzt werden kann, ist es ratsam, ihn am Ende der Konferenz oder des Meetings einzusetzen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback auszutauschen und sich zu vernetzen.

Dokumentierte Berichte sind wichtig

Der Erfolg eines Open Space Events hängt von guten Protokollen in Schriftform und deren Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, die wichtigen Punkte aus jeder Diskussionsrunde und die Aktionspläne zu dokumentieren und die Berichte am Ende der Sitzung oder des Tages zugänglich zu machen, damit die gemachten Vorschläge nach der Veranstaltung weiterverfolgt werden können.

Ungeeignet für vorgegebene Ergebnisse

Open Space nimmt autoritären Personen die Befehlsgewalt in Bezug auf die kreative Freiheit, die Organisation und die Wahl der Tagesordnung, da es allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Kontrolle über diese Dinge zu übernehmen. Folglich ist es nicht für Meetings geeignet, bei denen der Organisator alle Teilnehmer auf ein bestimmtes und vorher festgelegtes Ergebnis ausrichten will. Dies ist in der Tat ein Nachteil, oder ein Vorteil von Open Space. Das hängt dann immer von der Sichtweise ab.

Es lohnt sich also, über diesen Punkt nachzudenken, denn nicht alle Meetings werden ohne ein bestimmtes Ergebnis im Hinterkopf durchgeführt.

Abschließende Überlegungen

Viele Organisationen, darunter UNICEF, Dayspring Incorporation, Scrum Alliance und Agile Open California, halten Open Space für sehr wirksam. Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie Open Space Methode, um die Langeweile zu vertreiben und Kreativität und Begeisterung zu wecken.

Zweifellos ist Open Space eine bewährte Methode, um Ihre Meetings, ob virtuell oder physisch, mit viel Kreativität zu bereichern und Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten zu neuen Höhen zu führen.

Und falls Sie Interesse haben sollten, etwas mehr über Großgruppenformate zu erfahren und ggf. einen solchen Workshop planen wollen, dann melden Sie sich beim mir und wir sorgen gemeinsam für nachhaltige Ergebnisse und begeisterte Menschen. Oder wie Ralph Waldo Emerson einmal sagte: “Nichts Großes ist je ohne Begeisterung geschaffen geworden”.

Welche weiterführenden Tools Ihnen dabei noch helfen könnten:

Mit der Walt Disney Methode könnten Sie die ersten Lösungen kreativ und strukturiert weiterentwickeln

Mit der Kopfstandtechnik können Sie verrückte Ideen generieren und das Thema aus einer ganz anderen Perspektive betrachten

Mit der Osborne Checkliste können Sie strukturiert an Ideen und Innovationen arbeiten

Mit dem Prozess und den Design Thinking Methoden bringen Sie erforschen Sie die Nutzerperspektive und finden so weitere Potenziale

Mit dem Priorisierungs Poker finde Sie den Mehrwert und legen die Schwerpunkte fets

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Agile for Teams – Wie Sie agile Teams im Industrieumfeld befähigen

Warum agile Teams die Umsetzung beschleunigen und welche Grundlagen Sie über agile Teams wissen sollten

Wenn wir über agile Teams und agile Vorgehensweisen sprechen, kursieren viele Mythen und Missverständnisse. Einige glauben, dass die agile Vorgehensweise nur für Softwareentwicklungsteams geeignet ist oder dass es zu schwierig ist, sie in einer industriellen Umgebung einzuführen. Nichts von beidem ist wahr! Tatsächlich kann agiles Arbeiten eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Team zu stärken und dem Team zu helfen, effektiver zu arbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Agile for Teams auch in einem industriellen Umfeld beginnen und erste Ergebnisse erzielen können.

Vor allem gehe ich darauf ein, wie Sie ein sich selbst organisierendes Team entwickeln, das motiviert ist und für seinen eigenen Erfolg verantwortlich ist.

Sind Sie bereit? Dann fangen wir an!

Was sind Agile Teams bzw. Agile for Teams und was bedeutet es überhaupt?

Zunächst einmal müssen wir mit einigen weit verbreiteten Missverständnissen über agile Teams und den Begriff selbst aufräumen. Manche denken, dass agil bedeutet, auf der Couch einzuschlafen und eine zufällige Aufgabe aus dem Hut zu ziehen, um sie zu erledigen. Andere glauben, dass der Begriff nur für die Softwareentwicklung gilt und für jede andere Art von Team zu schwierig ist. Ja, anfangs wurde Agile for Teams eingesetzt, um Softwareteams zu helfen, ihre Produktivität zu verbessern, aber jetzt hat es sich auch in anderen Branchen verbreitet.

Agile Teammitglieder sind also nicht nur Entwickler, die an Softwareprodukten arbeiten. Agile Projektmanager sind ein Beispiel für das breite Spektrum an Berufen, in denen heutzutage agile Ansätze zum Einsatz kommen. Ihr könnt ja selbst auf Stepstone nachschauen, wie viele vakante gute Stellen es dazu im Moment gibt.

Wir haben alle schon von der agilen Haltung und Umsetzung von Spotify gehört – das Unternehmen entwickelt zwar keine eigenen Produkte, wendet aber im gesamten Unternehmen agile Methoden, Techniken und Prinzipien an.

Das Spotify Modell – Teil 1

Was also macht ein Team “agil”? Beginnen wir mit der Definition

“Agile Entwicklung ist eine Reihe von Prinzipien und Werten, die sich auf Flexibilität, Zusammenarbeit und Prioritätensetzung konzentrieren.”

Wenn wir über agile Teams im Industrieumfeld sprechen, meinen wir eine Gruppe von Menschen, die selbstorganisiert zusammenarbeiten, um Ziele zu erreichen. In der Regel ist das Team funktionsübergreifend und setzt sich aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen, z. B. jemandem, der strukturiert Probleme lösen kann, technische Lösungen entwickeln kann, Nachforschungen über Zielkunden anstellen kann usw. Als ein Team von selbstorganisierten Individuen sind agile Teams in der Lage, schnelle und effektive Lösungen zu finden. Sie tun dies, indem sie Probleme selbst beseitigen, auf Augenhöhe miteinander arbeiten und sich nicht von den Entscheidungen oder der Autorität eines Einzelnen abschrecken lassen.

Das bedeutet, dass agile Teams unabhängiger arbeiten und ihre Kunden oder Stakeholder besser kennen. Daher sind sie in der Lage, Lösungen für Probleme schnell anzupassen. Die Teammitglieder arbeiten also alle gleichrangig zusammen und finden Wege, um jede Herausforderung schnell zu bewältigen – auch neue Herausforderungen, die durch sich schnell verändernde Rahmenbedingungen oder sich wandelnde Kundenbedürfnisse entstehen!

Warum wir nicht TEILEN, sondern VERBINDEN sollten. Klassisch vs. agil

Agile for teams — Agile Teams – Verbindungen stärken und nicht Trennung herbeiführen

Oft wird eine Unterteilung zwischen “klassischer” Vorgehensweise und “Agiler” Vorgehensweise beschrieben. Für einen Vergleich ist es hilfreiche zu verstehen wo die Unterschiede liegen, welche Prinzipien und welche Arbeitslogik verfolgt wird. Oft wird meiner Meinung nach aber eine “was ist besser” Diskussion angestoßen. Das kenne ich auch schon seit Jahren, bzw. ich muss schon fast sagen seit Jahrzehnten, im Bereich des Verbesserungsmanagements und der Prozessoptimierung.

Es gibt da die Hardcore Anhänger aus der Lean Management Ecke, die TPM Veteranen, dann die Six Sigma Fraktion, die KVP Jünger, die Holocracy Botschafter, die Scrum Sprinter und viele andere gute Ansätze und Ideen. Es wird in den meisten Fällen versucht eine dominierende Ausrichtung zu “verkaufen und zu verteidigen”. Das finde ich persönlich sehr anstrengen, denn aus meiner Überzeugung sind in allen Ansätzen gute BEST PRACTICE Vorgehensweisen verborgen, die verbunden & gemeinsam und nicht geteilt & aufgesplittet viel mehr bringen. Deshalb unterteile ich in diesem Artikel auch nicht in KLASSISCH und AGIL – dazu gibt es schon sehr viele Abbildungen und Vergleiche im Netz.

Lasst uns also wirksame Formate finden und das Verbindende suchen, anstatt eine Spaltung herbeizuführen.

Nach welchen agilen Prinzipien handeln agile Teams?

Es werden oft unterschiedliche agile Prinzipien beschrieben. Ich diesem Artikel gehe ich nur auf die relevanten Prinzipien von agilen Teams im Industrieumfeld ein, die aus meiner Sicht relevant sind.

6 Prinzipien für Agile for Teams im Industrieumfeld

Prinzip 1 – Selbstorganisation vor Einflussnahme

Arbeitet selbstorganisiert! Das habe ich schon oft gehört und da muss ich dann immer etwas schmunzeln. Es ist dann manchmal so wie „sei kreativ – und am besten JETZT“. Selbstorganisation vor Einflussnahme bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Teams befähigt werden sollen und manchmal wirklich MÜSSEN, selbstorganisiert zu arbeiten, anstatt auf die Entscheidungen und Vorgaben der Führungskräfte oder des Managements zu warten. Selbstorganisation sollte zu Beginn begleitet werden, damit das Team Vertrauen in die „Verantwortungsübergabe“ gewinnt und wirklich versteht, was es bedeutet selbstverantwortlich Entscheidungen zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und alles Mögliche zu tun, um eine Erfolgsgeschichte zu schreiben ohne ständig um Erlaubnis zu fragen und die Probleme und Hindernisse „nach oben“ zu delegieren. Ein gutes selbstorganisiertes Team kann alle Aufgaben, Hindernisse, Entscheidungen und Probleme selbst umsetzen bzw. lösen. Eine Einflussnahem von „übergeordneter Stelle“ ist nicht notwendig.

Prinzip 2 – Mehrwerte liefern vor Pläne entwerfen

An dieser Stelle sage ich den Teams immer – das ist der Turbo in der Umsetzung! Mehrwerte liefern als oberstes Prinzip der gelebten Leistungsstrategie. Dabei ist der primäre Fokus auf die permanente Lieferung von echten Mehrwerten gerichtet. Es bedeutet dann, auch mit den ersten Annahmen, Ideen und Ansätzen in die Umsetzung zu gehen, mit dem Ziel schnelles Feedback und eine schnelle Rückkoppelung zu erhalten, um permanent Mehrwerte zu liefern. Dieses Prinzip zu leben, erfordert etwas Übung, denn oft fällt es vielen schwer den Mehrwert zu ermitteln bzw. die richtige Sichtwiese einzunehmen. Eine meiner „JOKER“ Fragen bzw. Anregungen für die Teams ist die folgende:
„Würde ein externer Kunde dafür bezahlen, was Ihr diese Woche im Team erarbeitet, erstellt, durchführt oder entwickelt habt?“

Einen Mehrwert zu liefern ist also nicht nur einen Plan zu entwickeln, eine Analyse durchzuführen oder schöne Schulungsfolien zu entwerfen, sondern es ist viel mehr als das. Es muss danach signifikant besser sein als vorher! Das ist der Unterschied zwischen „BESCHÄFTIGT SEIN“ und „WIRKSAM SEIN“.

Natürlich könnte das auch ein Mehrwert sein, wenn genau diese Leistungen angefragt werden 😉

Hier findet Ihr noch eine kurze Erklärung dazu 👉 BESCHÄFTIGT SEIN VS. WIRKSAM SEIN

Prinzip 3 – Transparenz & Offenheit vor Geheimhaltung & Rückzug

In vielen Unternehmen ist es leider so, dass Geheimhaltung – also nicht wirklich alles so beschreiben wie es wirklich ist, sondern etwas besser – stärker ausgeprägt wird je höher das Organigramm erklommen wird. Interessant finde ich auch die Sendung „UNDERCOVER BOSS“, wo sich i.d.R. Geschäftsführer „undercover“ ins eigene Unternehmen begeben und sich dann wundern wie die Realität wirklich aussieht. In so einem Umfeld ist es dann nicht ganz so einfach das Prinzip von Transparenz & Offenheit zu leben, denn es könnte ja dazu führen, dass der große Teppich (unter dem alles verschwunden ist) doch bestimmte Sachen zugedeckt hat, die da wohl bleiben sollten.

Jim Collins, der den Weltbestseller „From Good To Great” bzw. „Der Weg zu den Besten“ geschrieben hat, ist auf dieses Prinzip auch schon eingegangen. Er hat es – „der Realität ist Auge schauen“ genannt. Es ist eins der wesentlichen Prinzipien, welches herausragende Unternehmen von guten Unternehmen unterscheidet.

Das Prinzip soll dabei helfen alles besprechen zu können und offen mit Unzufriedenheit umzugehen. Nur dann sind eine nachhaltige Veränderung und Verbesserung gemeinsam möglich.

Prinzip 4 – Könnerschaft vor Titel

Wenn wir im privaten Umfeld etwas unternehmen oder z.B. etwas am Haus modernisieren, dann lassen wir uns dort von jemandem anleiten und beraten, der auf diesem Gebiet eine Könnerschaft hat, oder? Im Unternehmen sollten wir dieses Prinzip identisch anwenden. Wenn wir also „Könnerschaft vor Titel“ leben wollen, übertragen wir z.B. Entscheidungskompetenzen an jene Personen, die in bestimmten Bereichen viel besser sind als die anderen – also eine echte Könnerschaft haben.

Oft fällt es vielen Führungskräften schwer, genau diese „Macht“ abzugeben und eine beratende Rolle einzunehmen. Es wird dann nicht mehr entschieden per Titel bzw. Stellung im Organigramm, sondern die Person mit den besten Kompetenzen in diesem Bereich trifft die Entscheidung. Damit so etwas gut funktionieren kann, sind andere Entscheidungsformate notwendig. Im Downloadbereich findet Ihr eine Kurzschulung für „Agile Entscheidungstechniken“, um diese Kompetenzen zu verbessern.

Prinzip 5 – schnelle Verbesserung vor großer Innovation

Ist es gut genug, um es auszuprobieren und entsteht dadurch kein signifikantes Risiko oder ein Schaden für das Unternehmen? Das ist die Fragen für schnelle und kleinere Verbesserungen, anstatt auf die großen Innovationen zu warten und wertvolle Zeit zu verlieren. Dabei erinnere ich mich immer an das Zitat von Henry Ford, der gesagt hat: „Nicht mit Erfindungen, sondern mit Verbesserungen macht man sein Vermögen“. Das soll nicht bedeuten, dass Innovationen schlecht sind, ganz im Gegenteil. Innovationen sind wichtig für die sprunghafte Weiterentwicklung.

Es bedeutet in diesem Kontext einfach – gehe lieber 100 kleine Schritte, anstatt auf den einen großen zu warten. Was können die Teams also diese Woche bzw. diesen Monat verbessern und wie viel Verbesserung ist ausreichend? Eine 100% perfekte Lösung ist oft wirtschaftlich nicht sinnvoll und wir kommen mit einer 80% Lösung auch ans Ziel. Das Prinzip des „Target Costing“ kann dann manchmal helfen, die oft beobachtete „Overengineerin“ Mentalität aufzulösen.

Prinzip 6 – Praxisnutzen vor Theorie

Wir können uns Bücher kaufen und uns mit Studien bestimmt viele Monate beschäftigen und dann als Botschafter bestimmter Thesen das Land bereisen. Oft bringen „By the Book“ Kochrezepte viele Probleme mit sich, denn selbst in einem Unternehmen gibt es viele gute praxiserprobte ABER UNTERSCHIEDLICHE Wege etwas zu tun. Der Praxisnutzen und die Anwendung im „echten Leben“ darf nicht aus den Augen verloren werden. Es bedeutet sogar, das unterschiedliche Wege in der Umsetzung bestimmter Aufgaben teamabhängig sind. Das „WIE“ kann bei gleichen Aufgabenstellungen von Team zu Team völlig anders ausschauen. Praxisrelevant bedeutet auch immer Zielgruppenorientierung!

Jede Umsetzung, Idee, Anregung und gut gemeinte Lösung sollte hinsichtlich Praxisnutzen bewertet und einer theoretischen Ideallösung vorgezogen werden. Wir wollen Wirksamkeit und das setzt einen hohen Praxisnutzen voraus.

Was sollten Sie noch berücksichtigen, wenn Sie agile Teams in einer industriellen Umgebung aufsetzen wollen?

Haltung und Werte – Welche Haltung dafür hilfreich ist

Selbstorganisation ist ein Teil der agilen Haltung. In einem agilen Team wissen die Einzelnen, wie sie Entscheidungen treffen und die Verantwortung dafür übernehmen können. Die Teammitglieder helfen sich gegenseitig bei der Lösung von Problemen, anstatt nach einem Verantwortlichen zu suchen, der sich “darum kümmern kann”.

In einem agilen Team gibt es keine strengen Regeln über die Art und Weise wie man zusammenarbeitet. Agile Teams sind flexibler und eignen sich besser für eine dynamische Umgebung, die sich häufig ändert. Mit anderen Worten: Agile Teams lösen sich von bestimmten Prozessen und Strukturen sowie von den Werkzeugen, die ein Team einsetzt – sofern diese eine effektive Zusammenarbeit einschränken oder behindern würden.

In der Literatur zu diesem Thema finden sich viele weitere Grundsätze von agilen Teams. Es ist eine gute Praxis, sie in einer Team-Charta zu definieren, die hilft, die Prinzipien mit konkreten Aktionen oder Verhaltensweisen zu verbinden.

Die agile Haltung ist für mich persönlich sehr eng mit einer KVP-Haltung verbunden. Denn im Kern gilt der grundlegende Ansatz – wir machen alles besser was uns hilft und suchen immer nach einem besseren Weg für uns! Mach es EINFACH ist ein wichtiges Prinzip.

“Ich bin sehr gespannt was da passiert und welche Erkenntnisse wir gemeinsam gewinnen. Wir starten sobald wir eine erste Idee haben und wir kein größeres Risiko für das Unternehmen befürchten, aber wir passen unsere Vorgehensweise sofort an, wenn es nicht funktionieren sollte. Wir freuen uns über jedes Feedback und jede andere Sichtweise – so verstehen wir die Unterschiedlichkeiten als Chance und bekommen die Möglichkeit, Situationen aus vielen Blickrichtungen zu sehen. Wir orientieren uns an der Wirksamkeit, nicht an der geleisteten Arbeit und treffen Entscheidungen gemeinsam, im Sinne unserer Ausrichtung und Orientierung. Wir vertrauen auf Könnerschaft und helfen uns gegenseitig, anstatt mit einer Konkurrenzbrille durch das Unternehmen zu laufen“.

So würde ich die Haltung beschrieben, die für den Erfolg von agilen Teams im Industrieumfeld hilfreich ist.

Meine TOP 10 Tipps für eine erfolgreiche Implementierung von Agile for Teams

1. Startphase gut gestalten

Gestalten Sie die Startphase interessant. Setzen Sie dafür gute Formate und Workshops ein, um „erlebbare“ Unterschiede zu vermitteln. Es gibt unterschiedliche Simulationen bzw. „Agile Games“, die Sie einsetzen könnten, um das Thema und die Idee dahinter zu vermitteln. Seien Sie ruhig kreativ dabei und begeistern Sie alle für das Thema “Agile for Teams”!

2. Erste Themen finden

Suchen sie für die Teams gemeinsam nach einem guten Thema für den ersten Versuch. Es lässt sich auch sehr gut bereits in der Startphase erarbeiten. Sie können dazu die abgewandelte Stacey Matrix zur agilen Einstufung nutzen und so recht schnell ein gutes Thema für eine agilen Expedition identifizieren.

3. Teamzusammensetzung berücksichtigen

Es gibt keine ideale Teamzusammensetzung für den Start. Was aber hilfreich sein könnte, sind Personen, die eine breite Akzeptanz im Unternehmen haben, offen sind für neue Themen und natürlich auch verstehen, dass sie als Team funktionieren müssen und keine Elite-Einzelkämpfer gesucht werden. Abhängig vom Thema sind natürlich auch Personen relevant, die zu diesen Themen auch eine wichtige Rolle haben und im Kernteam als Mitspieler benötigt werden.

4. Coaching nicht vergessen

Zumindest für die Startphase hat es sich bewährt, das ganze Team zu unterstützen und eine Art „Coaching“ für das Team aufzusetzen. Oft ergeben sich in der Umsetzung viele Fragen oder Unsicherheiten, die in einem Coaching sehr gut prozessiert werden können und das Team dadurch die Sicherheit erhält, an diesem Thema zu arbeiten und sich dafür einzusetzen.

5. Board zur Steuerung & Visualisierung

Ein ganz wichtiger Punkt, um die Arbeit zu visualisieren. Sie kennen bestimmt ein Kanban-Board mit den Spalten „geplant, in Arbeit und erledigt“. Das wäre die Mindestanforderung an so ein Teamboard für den Start. Wichtig dabei ist jedoch auch die Priorisierung der Aufgaben aus Sicht der Kunden zu berücksichtigen, damit sichergestellt wird, dass im Team immer nach dem Prinzip „Wir liefern permanent Mehrwerte für unsere Kunden“ gearbeitet wird.

6. Lernstunde als neues Format

Damit ist eine gezielte „Weiterentwicklungszeit“ für das Team gemeint. Es lässt sich in der Praxis gut mit dem Coaching verbinden. Es hat aber den Fokus auf der Erprobung von neuen Methoden, Ansätzen, Ideen, Tools und der gezielten „Lernzeit“ für das Team. So stellen Sie sicher, dass eine Kompetenzerweiterung innerhalb des Teams einen wichtigen Stellenwert erhält.

7. Zeit & Ressourcen klären

Eine Frage, die ich oft gestellt bekomme ist – “Wie viel Zeit müssen wir investieren?“. Eine Antwort lautet dann: „Wenn Sie die Aufgaben, das Projekt oder die Idee nicht agil umsetzen würde, wie viel Zeit würden Sie dann investieren?“ und dann ist die einfache Antwort – „ja dann investieren Sie genauso viel“. Eine zweite Antwort bedarf einer kleinen Erklärung. Wenn Sie sich noch zurück erinnern, an die Zeit bevor Sie Ihren Führerschein hatten und sehr aufgeregt waren, wann es endlich so weit sein wird, das eigene Auto zu fahren, Freunde zu besuchen und mal selbst im Sommer einen Ausflug an den See zu unternehmen. Und wenn Sie jetzt nur 1h pro Woche etwas dafür getan hätten, wie lange würde es dauern, bis Sie fertig wären? Mit der Agilen Vorgehensweise ist es fast so wie mit dem Führerschein. Sie können ganz wenig dafür machen und es dauert sehr lange bis Sie endlich mal „agil fahren“, oder Sie erhöhen die Wiederholungen und die Intensität und sind schneller am Ziel.

Meine Empfehlung ist an dieser Stelle

Mindestens einen halben Tag pro Woche – besser noch 1 ganzen Tag pro Woche für die agile Umsetzung und die damit verbundene Teamentwicklung zu investieren.

8. Budget überlegen

Wollen Sie zusätzlich das Team unterstützen, diesen Weg selbstorganisiert zu gehen, dann überlassen Sie dem Team ein fixes Startbudget. Ich empfehle das Budget für „notwendige externe Unterstützung“ ohne weiter Vorgaben vorzusehen. So kann das Team selbst entscheiden, wann und wofür es eingesetzt werden soll. Das Team kann dann ganz nach Bedarf Unterstützung anfordern, sich mit bestimmten Themen beschäftigen und z.B. auch einen Inhouse Workshop mit externer Unterstützung durchführen. Warum muss das immer die Aufgabe der Führungskräfte sein? Lasen Sie das Team entscheiden – Sie werden garantiert positiv überrascht sein und begeistert zugleich.

Wie können Sie einfach die Höhe des Budgets definieren?

Vergeben Sie ein Budget pro Teammitglied. Wie viel Weiterentwicklungsbudget pro Teammitglied würden Sie investieren? So kommen Sie recht schnell und einfach zu einer ersten Idee dazu.

9. Kommunikation nicht vergessen

Sorgen Sie für eine gute und regelmäßige Kommunikation von Anfang an. Nichts ist schlimmer, wenn durch eine fehlende Kommunikation und Aufklärung, unterschiedliche Gerüchte entstehen. Planen Sie z.B. „FAQ“ Runden ein, um interessierten Personen die Möglichkeit zu geben sich zu erkundigen, berichten Sie offen über Erfolge und Hindernisse, aber auch über Punkte, die nicht geklappt haben. Leben Sie eine offene Kommunikation und sorgen Sie für Transparenz.

10. Digitale Formate nutzen

Beschäftigen Sie sich mit digitalen Formaten und Möglichkeiten der Kollaboration. Mittlerweile gibt es für alle Ideen die Sie haben, sehr gute und einfache digitale Lösungen. Wollen Sie täglich relevante Feedbacks z.B. zur Zufriedenheit der Mitarbeiter erhalten, dann setzen Sie digitale Umfragen ein. Möchten Sie kreative Lösungen mit vielen Personen gleichzeitig erarbeiten, bieten sich virtuelle Whiteboards an. Beschäftigen Sie sich also auch mit den „modernen“ Arbeitsformaten und befähigen Sie das Team!

Systemrelevante Rollen in der Startphase von Agile for Teams

Damit die Startphase ein voller Erfolg wird, haben sich einige Rollen bewährt und sollten deshalb kurz erwähnt werden.

Auftraggeber & Promoter

Jemand aus dem TOP Management, der dieses Thema gerne ausprobieren oder es einführen möchte. Diese Person sollte die Rückendeckung im Management sein und auf oberster Ebene die Umsetzung betreuen, begleiten und agile Teams wirklich einführen wollen.

Sparringspartner & Trainer

Diese Rolle sorgt für die Weiterentwicklung des Teams, hilft dem Team die Prinzipien und die Ansätze zu erlernen und unterstützt das Team in der Vorgehensweise. Sollte es eine externe Rolle sein, sollten Sie den Auftrag so formulieren, dass eine schnelle Entwicklung des Teams das Ziel ist und nicht ein lebenslanger Auftrag verkauft wird. Menschen entwickeln, die Menschen entwickeln. Sorgen Sie mittelfristig für interne Multiplikatoren.

Coach & Weiterentwickler im Team

Im Team ist es sinnvoll eine Rolle zu definieren, die sich um die Weiterentwicklung des Teams kümmert. Welche Kompetenzen brauchen wir und welche müssen wir noch entwickeln? Welche Stärken habe wir im Team? Wer kann was am besten? Wo haben wir noch einen blinden Fleck, den wir schließen müssen? Wie verbessern wir uns als Team und was ist uns in der Zusammenarbeit wichtig? Wer sorgt für die permanente Weiterentwicklung des Teams? Das ist dieser Job. Es sind oft die Agile Coaches, die Scrum Master oder die internen Teamentwickler.

Digi-Master & Kollaborationsexperte

Diese Rolle sorgt für die passenden Formate in der digitalen Welt und sucht nach wirksamen Ansätzen, um die beste Nutzererfahrung und die besten Workshop-, Schulungs-, Kommunikations- und Dokumentationslösungen anzubieten. Es ist eine Rolle, die zukünftige Arbeitsformate auf Praxisrelevanz prüft und diese dann bestmöglich ins Team und dann auch ins Unternehmen bringt.

Mehrwert & Nutzen Sammler

Diese Rolle sorgt für Klarheit, Transparenz und Priorisierung aller Aufgaben, indem immer die Sicht der Kunden und der potenziellen Stakeholder eingenommen wird. In dieser Rolle ist es wichtig den echten Mehrwert herauszuarbeiten und die Priorisierung der Aufgaben auf Wirksamkeit zu überprüfen bzw. auszulegen.

Agile for Teams – Der Unterschied zwischen doing agile und being agile!

Iceberg_Agility — Iceberg of Agility – Agile Teams nachhaltig aufbauen

Wir sollten in diesem Zusammenhang auch den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen “DOING AGILE” und “BEING AGILE” kennen. Viele glauben, dass sie in ihrem Unternehmen “agil arbeiten” und darüber hinaus auch “agil sind”, während sie in Wirklichkeit nur vielfach sehr gute und erprobte Methoden und Vorgehensweisen punktuell einsetzen. Aber sie leben es nicht so sehr! Mit “agil arbeiten” ist zum Beispiel gemeint, dass eine Organisation einige agile Praktiken eingeführt hat oder bestimmte agile Werkzeuge verwendet. Das ist sicherlich ein guter erster Schritt, aber wenn sich die Kultur und die Werte nicht ausreichend in der täglichen Arbeit widerspiegeln, dann kann es passieren, dass Prozesse mit der Zeit “anstrengend” und unflexibel werden und die komplette Initiative einschläft.

Es ist so, als wenn Sie etwas machen müssten und davon noch nicht überzeugt sind. Am Anfang ist es vielleicht interessant, da es etwas NEUES ist, aber mit der Zeit verlieren Sie die Lust, wenn das Gesamtsystem und Ihre Kollegen ggf. noch ganz anders “ticken”. Wenn es bei Ihnen üblich ist, immer konkrete Pläne, Meilensteine, Ressourcenplanungen usw. zu erstellen, um eine Scheinsicherheit zu erhalten, dann wird es Ihnen sicherlich schwer fallen, eine agile Haltung der Neugierde und “Lasst es uns mal austesten” durchzustehen. Das Gesamtsystem wird Sie dann oft dazu zwingen, wieder Pläne zu erstellen, anstatt in kleinen Schritten etwas Neues zu erforschen.

Agil sein hingegen bedeutet, dass Sie zum Beispiel in der Lage sind, Ihre eigenen Aktivitäten und Ihr Verhalten auf agile Weise zu reflektieren. Das bedeutet, dass Sie für Ihr eigenes Handeln verantwortlich sind und Probleme selbst lösen, anstatt zu erwarten, dass sich jemand anderes darum kümmert. Es bedeutet auch, dass Sie uneingeschränkt das Feedback Ihrer Kunden (intern als auch extern) nutzen, um die eigene Leistung auf den Prüfstand zu stellen, anstatt von Ihrer Performance überzeugt sind, weil Sie eine gute Beurteilung vom Vorgesetzten erhalten. Es bedeutet auch, dass Sie kleine und schnell umsetzbare “aktuell gut genug” Lösungen, den großen und nahezu perfekten Lösungen vorziehen. In einem Land der Dichter und Denker manchmal nicht ganz so einfach 😉

Und ganz besonders wenn Sie Führungskraft sind, dann lassen Sie nicht nur die Teams an einer agilen Schulung teilnehmen, sondern dann sind Sie der Coach, der Mentor und der Unterstützer. Sie lernen mit dem Team, helfen bei allen Belangen – auch dann, wenn Sie nicht alle Antworten kennen. Sie verteidigen und schützen das Team und ermöglichen die Entfaltung des Teams und der Kompetenzen und übergeben die Verantwortung für bestimmte Entscheidungen an die Teammitglieder. Sie leben das Prinzip “Könnerschaft vor Titel” und verstehen sich als Uhrmacher und nicht als Zeitansager.

Und wenn dann alle agilen Ansätze, Ideen, Vorgehensweisen, Praktiken, Methoden ihr aktuelles Tagesgeschäft sind, dann sind Sie an dem Punkt angekommen, wo wir gemeinsam sagen würden “BEING AGILE” oder “Wir sind aus Überzeugung agil”.

Folgendes können wir also bei Agile for Teams festhalten!

Agile Teams - Fazit — Agile Teams – Fazit

Einer der wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams berücksichtigen sollten, ist die Frage, ob das Team als agile, sich selbst organisierende Einheit zusammenarbeiten kann oder nicht. Agile Teams haben viel mit dem gemeinsam, was wir in der Natur sehen – sie passen sich schnell an und verändern sich, ohne dass es Hilfe von außen braucht. Das macht sie stark, flexibel und kreativ bei der Lösung von Problemen, für die andere Teams viel länger brauchen würden. Wenn Sie nach einem Weg suchen, ein stärkeres Unternehmen aufzubauen, in dem sich die Mitarbeiter durch ihre Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten gestärkt fühlen, dann ist es vielleicht an der Zeit, dass Sie darüber nachdenken, wie Ihr Unternehmen von dieser agilen Haltung und dieser Vorgehensweise profitieren kann.

Agilität ist also der Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Geschäftswelt. Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen und zu verändern, um mit Ihren Marktbegleitern mithalten zu können. Hier kommen agile Teams ins Spiel. Sie sind selbstorganisiert und setzen sich aus Personen zusammen, die über alle fachlichen und sozialen Fähigkeiten verfügen, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Dadurch können sie flexibel, kreativ und produktiv sein, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie also ein Team entwickeln wollen, das Ihren Marktbegleitern immer einen Schritt voraus ist, dann sollten Sie mit einem agilen Team beginnen. Und wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie starten könnne, kann ich Ihnen helfen!

Also, worauf warten Sie noch?

Setzen Sie sich mit mir in Verbindung und wir beginnen diese Expedition bei Ihnen vor Ort.

Die Vorteile von agilem Vorgehen für Teams in einem industriellen Umfeld sind enorm und können auf jede Teamgröße und jede Umgebung zugeschnitten werden. Es ist an der Zeit, mit den Mythen und Missverständnissen über agile Ansätze & Vorgehensweisen aufzuräumen und die Vorteile für Ihr eigenes Team zu nutzen.

Ich würden Sie gerne auf dieser Entdeckungsreise zur Stärkung Ihres Teams begleiten und Ihnen zeigen, wie einfach und vorteilhaft dieser Ansatz sein könnte!

Haben Sie bereits selbst damit begonnen?

Dann teilen Sie uns Ihre Tipps und Herausforderungen in den Kommentaren unten mit.

Und wenn Sie sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG interessieren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Was ist der Golden Circle von Simon Sinek?

Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen gründen, eines leiten, Mitarbeiter in einem Unternehmen führen oder selbst ein Mitarbeiter sind, Sie müssen den Ansatz des Golden Circle von Simon Sinek kennen. Verstehen Sie, was der Golden Circle von Simon Sinek bedeutet, was dieser Ansatz ist und warum er so wirkungsvoll ist und nutzen Sie das Wissen, um ein neues Kapitel aufzuschlagen und Ihr Leben und Ihr Unternehmen zum Besseren zu verändern.

Die meisten Menschen wissen, wie es sich anfühlt, inspiriert zu sein. Wenn Sie inspiriert sind, fühlen Sie sich motiviert und begeistert. Sie haben ein Gefühl für den Sinn und die Bedeutung dessen, was Sie tun. Der Golden Circle von Simon Sinek ist ein Modell, das erklärt, warum einige Menschen in der Lage sind, andere zu inspirieren, während dies den meisten nicht gelingt. Es basiert auf der einfachen Idee, dass die Menschen nicht kaufen, was Sie tun, sondern warum Sie es tun. Und sobald Sie das verstanden haben, können Sie es auf Ihr eigenes Leben und Ihre Arbeit anwenden.

Was genau ist also der Golden Circle?

Die Unternehmen, die in der Vergangenheit ziemlich berühmt waren und ihre jeweiligen Branchen beherrschten, wie Blackberry, Nokia, Kodak, haben an Boden verloren. Auf der anderen Seite haben wir erfolgreiche und innovative Unternehmen wie Apple und Microsoft, die eine ausgeprägte Loyalität von Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen genießen.

Aber ist Ihnen klar, warum Sie und die Menschen im Allgemeinen ein Unternehmen einem anderen vorziehen oder eine Marke einer anderen bevorzugen? Und welche Eigenschaften oder Qualitäten haben manche Führungskräfte, die dafür sorgen, dass Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden ihnen treu bleiben?

Der britisch-amerikanische Inspirationsredner und Autor mehrerer Bestseller, Simon Sinek, gab einen interessanten Einblick in die Frage, warum einige Unternehmen und Führungskräfte die Erwartungen übertroffen haben und wie sie Menschen durch Inspiration statt durch Manipulation zu einem bestimmten Verhalten motivieren. Das gemeinsame Muster, dem sie alle folgen, hat Simon Sinek den Golden Circle genannt.

Golden Circle Bedeutung

Der Golden Circle ist der Name des Modells, das Simon Sinek verwendet, um zu erklären, wie einflussreiche Führungspersönlichkeiten wie Steve Jobs, Martin Luther King Jr. und die Gebrüder Wright Menschen inspiriert und zum Handeln motiviert haben, anstatt sie zu manipulieren, und wie die erfolgreichsten Organisationen denken, handeln und kommunizieren, angefangen beim Warum. Laut Sinek kaufen die Menschen nicht, was Sie tun, sondern warum Sie es tun. Die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens haben niemanden inspiriert. Sie sind nur der Grundstein für eine geschäftliche Transaktion zwischen Ihnen und Ihrem Kunden oder Klienten. Und die meisten Unternehmen vergessen, dass ihre Kunden sich für sie entscheiden, weil sie wissen, warum sie existieren, und nicht, was sie tun.

Der Golden Circle umfasst drei Kreise mit Fragen

Laut Simon Sinek sind erfolgreiche Organisationen um drei konzentrische Kreise herum aufgebaut.

Im Kern – WARUM

Das “WARUM/WOFÜR” ist der innere Kreis des Ansartes, mit dem Unternehmen ihre Kernüberzeugungen, ihren Zweck und den Hauptgrund für ihre Existenz und ihr Handeln erklären und er kommt direkt aus dem Herzen derer, die es gegründet haben. Indem sie klar zum Ausdruck bringen, warum sie tun, was sie tun, können Unternehmen erklären, warum ihre Produkte oder Dienstleistungen besser sind als die ihrer Konkurrenten.

In der Mitte – WIE

Das “WIE” ist der mittlere Kreis des Ansatzes, mit dem Unternehmen die Art und Weise erklären, wie sie Dinge tun. Dazu kann auch gehören, dass sie ihre einzigartigen Werte oder Stärken mitteilen, von denen sie glauben, dass sie sich von den anderen unterscheiden. Es ist einzigartig für Ihr Unternehmen und bildet die Grundlage Ihrer Unternehmenskultur.

Außen – WAS

Und der äußerste Kreis schließlich ist das “Was”. Das ist das, was Sie anbieten – Ihre Produkte oder Dienstleistungen, die Ihren Kunden einen Mehrwert bieten..

Das WIE und WARUM schließlich bilden zusammen den inneren Kreis – die Kultur, die bestimmt, wie die Mitarbeiter das WAS sie täglich tun, umsetzen. Das macht Ihr Unternehmen wirklich einzigartig. Dies ist der Teil Ihres Unternehmens, mit dem Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben können und sollten.

kleine Anmerkung an dieser Stelle

Gelegentlich kann es hilfreich sein, einen vierten Kreis zu zeichnen und dann auch noch das WER zu ergänzen. Dabei werden in einigen Blogs unterschiedliche Ansätze besprochen und diskutiert ob jetzt das WER in der Mitte, aussen oder wo auch immer positioniert sein sollte. Ich würde neutral sagen – es kommt drauf an 🙂 Wichtig ist, dass die Kernaussage und die Idee dahinter verstanden ist und nicht was da noch wo hingehören soll. Irgendwie wird dann in diesen Erklärungen das WAS besprochen und das WARUM vergessen. Das finde ich dann wieder spannend.

Ergänzende Perspektive: Das ADKAR-Modell

Für eine vertiefende Betrachtung von Veränderungsstrategien empfehle ich einen Blick auf das ADKAR-Modell. Dieser Ansatz, entwickelt von Jeff Hiatt, konzentriert sich auf die individuellen Phasen Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement und bietet somit eine ergänzende Perspektive zum Golden Circle-Ansatz von Simon Sinek. Dieser erweiterte Blick kann Ihnen helfen, nicht nur das “Was” und “Wie” zu verstehen, sondern auch tiefer in die individuellen Aspekte der Veränderung einzutauchen.

Was ist der Golden Circle-Ansatz?

Der Ansatz des Golden Circle von Simon Sinek ist eine revolutionäre Perspektive, eine Alternative zu den herkömmlichen Annahmen darüber, warum einige Organisationen und Führungskräfte einen übermäßig großen Einfluss erlangt haben. Er stellte ihn erstmals in seinem TedX-Talk “Start with Why” im September 2009 in Puget Sound vor.

Eine sehr gute Erklärung des GOLDEN CIRCLE von Simon Sinek

Simon Sinek fand durch Forschung heraus, dass die meisten Unternehmen und Menschen von außen nach innen arbeiten, d. h. wenn sie denken, handeln oder kommunizieren, beginnen sie mit dem WAS und gehen schließlich zum WIE und WARUM über.

Im Gegensatz dazu fand Simon Sinek heraus, dass inspirierte und einflussreiche Führungskräfte und erfolgreiche Unternehmen von innen nach außen denken, kommunizieren und handeln. Indem sie mit dem WARUM beginnen, ziehen sie den Erfolg an, inspirieren die Menschen und gewinnen Loyalität, denn ein starkes WARUM oder ein Zweck spiegelt sich in ihren Dienstleistungen und Produkten wider.

Simon behauptet, dass sich ein Unternehmen, das erfolgreich sein will, auf die Kernfrage des Golden Circle, das WARUM, fokussieren und ihr stets Vorrang einräumen sollte. Am Beispiel des Unternehmens Apple und seiner Kommunikation verdeutlicht Simon, wie wichtig es ist, mit dem WARUM zu beginnen.

Zusätzliche Perspektive: Impact Mapping für klare Zielsetzung

Eine effektive Methode, um die Umsetzung von Geschäftszielen zu planen und zu fokussieren, ist Impact Mapping. Diese visuelle Planungsmethode unterstützt Teams und Organisationen dabei, ihre Ziele und den damit verbundenen Nutzen klar zu definieren. Impact Mapping eignet sich besonders gut, um komplexe Projekte strukturiert zu planen und zu kommunizieren, indem es die Priorisierung von Aktivitäten basierend auf ihrem Beitrag zum Geschäftswert ermöglicht. Durch die Integration von Impact Mapping in den Planungsprozess können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Handlungen und Kommunikation mit einem klaren Verständnis des Warum, Was und Wie verbunden sind.

Ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens ist die kontinuierliche Verbesserung seiner operativen Prozesse. In einem aktuellen Artikel zum Thema “Von Good to Great: Wie Operational Excellence Ihr Unternehmen transformieren kann” erfahren Sie mehr darüber, wie Unternehmen durch den strategischen Ansatz der Operational Excellence ihre Effizienz steigern, Qualität verbessern und sich erfolgreich anpassen können.

Menschen kaufen nicht, was Sie tun, sie kaufen, warum Sie es tun

Golden Circle Ansatz und die Fragen nach dem WARUM!

Laut Simon Sinek verbringen erfolgreiche Unternehmen die meiste Zeit damit, über ihr WARUM nachzudenken, denn daraus leiten sie einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil ab.

Was bringt Menschen also dazu, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kaufen? Jedes Unternehmen möchte die offensichtliche Wahl sein. Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen können, lautet: “Warum kaufen die Leute mein Produkt oder meine Dienstleistung?” Der Ansatz besagt, dass es für andere leicht ist, Sie zu kopieren, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Sie tun. Sie werden nie weiterkommen, weil es immer jemanden geben wird, der etwas anderes macht, für weniger Geld und mit einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis.

5 Gründe warum der Golden Circle Ansatz so wirkungsvoll ist

Auch wenn es bereits offensichtlich ist, fasse ich hier die fünf wichtigsten Gründe zusammen, warum der Ansatz des Golden Circle so wirkungsvoll ist.

1. Es ist eine Haltung der Überzeugung, um Menschen zu inspirieren.

Jeder weiß, dass er allein nichts bewirken kann. Simon Sineks Ansatz des Golden Circle befähigt Menschen, an etwas zu glauben, das größer ist als sie selbst und als das, was Sie als Unternehmen oder Organisation tun. Wann waren Sie das letzte Mal wirklich inspiriert? Können Sie sich an diese Situation erinnern?

2. Seine Prinzipien sind in den Grundsätzen der menschlichen Entscheidungsfindung verwurzelt.

Laut Simon Sinek “kaufen die Menschen nicht das, was man tut, sondern warum man es tut”. Er sagte auch: “Es geht nicht um Geld. Es geht nicht um den Preis. Es geht nicht einmal um Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Die Meschen kaufen nicht, WAS Sie tun oder WIE Sie es tun. Sie wollen einen Grund – Sie wollen ein WARUM.” Überlegen Sie wie Sie selbst entscheiden würden. Gleiches Produkt, zwei Verkäufer. Der eine argumentiert mit dem WAS und der andere mit dem WARUM. Wie fällt Ihre Entscheidung dann aus? Das WARUM wird Sie überzeugen, oder?

3. Die Funktionsweise des Golden Circle ist ein perfektes Abbild der Funktionsweise des menschlichen Gehirns.

Wir rationalisieren das Gehörte oder Gelesene nicht, sondern reagieren auf der Grundlage von Emotionen. Dieses Verhaltensmuster wurde von der Evolution in unserem Gehirn eingepflanzt, denn wenn unsere Vorfahren etwas sahen oder hörten, bedeutete dies Gefahr, und sie mussten sofort reagieren, ohne nachzudenken. Unser Gehirn ist immer noch auf diese Weise programmiert. Das macht den Ansatz des Golden Circle zu einem perfekten Spiegelbild der Funktionsweise des menschlichen Gehirns und warum sollten wir es dann nicht dafür nutzen, die Kunden noch besser zu erreichen?

4. Er beweist, dass Führungskräfte Menschen durch Inspiration statt durch Manipulation zum Handeln bewegen können.

Simon Sinek sagte: “Der Golden Circle ist ein Ansatz, um andere zum Handeln zu inspirieren.” Er sagte auch, dass wir Menschen nicht bewegen können, indem wir sie manipulieren. Wir müssen sie inspirieren und das tun wir, indem wir mit dem WARUM beginnen.

5. Er kann von Unternehmen als Leitfaden genutzt werden um Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu kommunizieren.

Dieser Ansatz kann als Leitfaden verwendet werden, um den Menschen zu helfen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verstehen, indem Sie kommunizieren, WARUM Sie tun, was Sie tun, und nicht WAS Sie tun und wie Sie es tun. So wird die Kommunikation auf Überzeugung aus Überzeugung ausgelegt.

Zusätzliche Perspektive: Die Empathy Map

Ein weiteres Instrument, das sich nahtlos in die Kommunikationsstrategie integrieren lässt, ist die Empathy Map. Diese Methode ermöglicht es, die Perspektive Ihrer Zielgruppe besser zu verstehen, indem sie Empathie für ihre Bedürfnisse, Herausforderungen, Wünsche und Gedanken entwickelt. Insbesondere bei der Kommunikation des “WARUM” kann die Empathy Map helfen, die emotionale Resonanz Ihrer Botschaft zu verstärken und sicherzustellen, dass sie auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt ist.

Einige Beispiele von Unternehmen, die den Golden Circle nutzen

Apple – “Es beginnt alles mit dem WARUM”. Sie stellen Produkte her und verkaufen und kommunizieren sie auf der Grundlage ihrer Überzeugung (ihrem WARUM)

Southwest Airlines -“Wir sind ein Unternehmen, das von einer Reihe von Idealen und Überzeugungen geleitet wird…”

Disney – “Was wir tun, wer wir sind, was wir glauben… Es geht darum, Menschen glücklich zu machen.”

Ford – “Wir existieren, um das Leben der Menschen zu verbessern…”

Nike – “Es gibt mehr im Leben als nur zu gewinnen, es gibt auch etwas zu lernen.”

Dies sind einige Unternehmen, die den Ansatz des Goldenen Kreises anwenden.

Es gibt bestimmt noch viele andere Unternehmen, die es auch anwenden. Vielleicht kennt Ihr noch weitere mit guten Beispielen. Dann notiert es bitte im Kommentar und wir bauen die größte Sammlung hier auf 🙂

Wenn Sie sich mehr inspirieren lassen und andere inspirieren wollen, sollten Sie sich mit diesem Ansatz beschäftigen. Die Prinzipien dieses Modells können Ihnen dabei helfen, Ihren Sinn im Leben und bei der Arbeit zu finden und diesen Sinn mit anderen zu teilen. Wenn Sie wissen, warum Sie tun, was Sie tun, ist es einfacher, motiviert und begeistert zu bleiben, egal welche Herausforderungen auf Sie zukommen. Was ist Ihr “Warum im Leben“? Wie kann das Verständnis des Golden Circle Ihnen helfen, es zu erreichen? Ich hoffe, ich konnte Sie zwischendurch zumindest etwas zum Nachdenken anregen, dann ist mein WARUM für diesen Blogartikel erfüllt 😉

Heute beende ich diesen Blog mit der folgenden Frage.

Verschieben Sie den SLIDER auf dem Bild und sehen Sie selbst den Unterschied!

Was meinen Sie, wie viele würden Martin Luther King folgen, wenn er gesagt hätte “Ich habe einen Plan” anstatt “Ich habe einen Traum“?

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und freu mich über Ihren nächsten Besuch in der kommenden Woche.

Eine gute Zusammenfassung zum Thema, die sehr verständlich erklärt wird

Zusätzliche Perspektive: Die 12 Dimensionen zum High Performance Team

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Golden Circle-Ansatzes ist eine gut organisierte und effiziente Teamarbeit entscheidend. In diesem Kontext empfehle ich einen Blick auf die “12 Dimensionen zum High Performance Team – Team Canvas Anleitung“. Die Integration dieser Dimensionen kann dazu beitragen, die Umsetzung des WARUMs in einer effektiven Teamdynamik zu stärken.

Was Sie über Selbstmanagement wissen müssen!

Wollen Sie Ihre Karriere und Ihr Leben auf die nächste Stufe heben? Dann sollten Sie etwas über Selbstmanagement lernen!

Dieses leistungsfähige Konzept kann Ihnen helfen, Ihren Erfolg selbst in die Hand zu nehmen. Wenn Sie Ihr Leben selbst in die Hand nehmen, können Sie alles erreichen, was Sie sich vorgenommen haben. Hier ist, was Sie über Selbstmanagement wissen müssen: Es geht darum, sich Ziele zu setzen und zu handeln. Mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einstellung können Sie alles erreichen! Warten Sie also nicht länger – fangen Sie noch heute an, etwas über sich selbst und die eigenen Gewohnheiten zu lernen! Sie werden es nicht bereuen!

Zu Beginn sollten Sie die vier grundlegenden Dinge über Selbstmanagement verinnerlichen.

Erstens: Selbsterkenntnis ist der Schlüssel: Sie müssen Ihre eigenen Motivationen und Stärken verstehen, um sich wirksame Ziele setzen zu können.

Zweitens: Seien Sie realistisch in Bezug auf das, was Sie erreichen können: Versuchen Sie nicht, zu viele Aufgaben auf einmal zu übernehmen oder sich unrealistische Fristen zu setzen. Schauen Sie sich auch mal die 10 Wege, wie Sie wirksam Aufgaben erledigen dazu an.

Drittens: Machen Sie einen Plan und halten Sie sich daran: Entwickeln Sie eine Routine und einen Zeitplan für sich selbst, und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe mit einem bestimmten Ziel verbunden ist. Sie könne dafür z.B. sehr gut die Eisenhower-Matrix nutzen.

Und schließlich: Geben Sie nicht auf. Die ersten Wochen werden besonders schwierig sein, weil Sie Ihren Lebensstil umstellen müssen, aber danach wird es leichter werden! Sie sollten weitermachen, bis Ihr persönliches Ziel erreicht ist.

Was ist Selbstmanagement und warum brauchen Sie es in Ihrem Leben?

Beim diesem Ansatz geht es grundsätzlich darum sich selbst bestmöglich zu organisieren und bestmöglich für sich selbst zu sorgen. Es geht im Weiteren auch darum, sich Ziele zu setzen und aktiv zu werden. Sie übernehmen die Kontrolle über Ihr Leben, erzielen mehr Erfolg und finden Ihr Glück.

Wie würden Sie Selbstmanagement beschreiben?

Für mich ist es ist die Fähigkeit die Zeit effektiv zu verwalten und das Beste aus sich herauszuholen. Der Schlüssel dazu ist, ein System zu finden, das für Sie funktioniert – ob Sie nun jeden Tag oder jede Woche planen oder eine App zur Aufgabenverwaltung verwenden, ob Sie diszipliniert sind und fokussiert arbeiten, ob Sie “sich selbst im Griff” haben – denken Sie daran, dass es auch Übung erfordert.

Aus meiner Sicht ist das wichtigste dabei aber – ES MUSS FÜR SIE PASSEN!

Vergleichen Sie sich nicht mit anderen ABER beobachten Sie andere, lernen Sie von anderen und bauen Sie so das BESTE SYSTEM FÜR SIE auf!

Wo ist der Unterschied zwischen Selbst- und Zeitmanagement?

Diese beiden Konzepte sind eng miteinander verbunden. Wenn Sie Ihre Zeit richtig einteilen, können Sie das Beste aus jedem Tag machen und in kurzer Zeit viel erreichen.

Zeitmanagement bedeutet also Prioritäten und Ziele für sich selbst zu setzen und seine Zeit zu managen, indem man sicherstellt, dass man das tut, was im richtigen Moment getan werden muss. Wenn Sie ein paar Schwierigkeiten haben mit dem Zeitmanagement, könnte einen Analyse der Zeitdiebe helfen. Einfach mal ausprobieren.

Ganz genau. Allerdings geht es beim Selbst-Management in der Regel eher darum, die Verantwortung für das zu übernehmen, was in Ihrem Leben passiert. Wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant, müssen Sie vielleicht einen Schritt zurücktreten und Ihr Leben neu bewerten.

Ich habe für Selbst- & Zeitmanagement die folgende Unterteilung.

Zeitmanagement = definiert das WANN

Selbstmanagement = definiert das WIE

Wie Sie sich Ziele setzen und an ihnen festhalten

Um das BESTE aus sich herauszuholen, sollte zu Beginn eine Idee davon existieren, was genau damit gemeint ist. Und diese Definition sollte jeder für sich selbst definieren. Oft werden dazu Ziele abgeleitet, deshalb schauen wir uns dieses Thema ganz kurz an. Eine gute Möglichkeit, sich Ziele zu setzen, ist, sie aufzuschreiben. Dann können Sie sie jeden Tag überprüfen und Ihre Fortschritte sehen. Sie sollten auch eine Liste mit Zielen für die Woche haben, damit Sie immer auf dem richtigen Weg sind. Es gibt einige Recherchen und Studien, aber auch Mythen dazu, warum es wichtig ist Ziele aufzuschreiben. Ziele aufschreiben ist wichtig und hilft Klarheit und Orientierung zu bekommen, aber zum guten Selbst-Management gehört auch noch etwas mehr.

Tipps für den Umgang mit schwierigen Emotionen und Situationen

Ein Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Zeiten, in denen die Emotionen hochkochen, ist das Atmen. Einer der besten Bewältigungsmechanismen für negative Emotionen ist die tiefe Atmung, die den Körper beruhigt und zur Beruhigung des Geistes beiträgt. Eine andere Möglichkeit gelassen zu reagieren ist sich zu fragen, was man aus der Situation lernen kann und ob man etwas tun kann, um sie zu ändern. Auch wenn es nicht immer klappt ruhig und gelassen zu reagieren, bleiben Sie dran und beobachten Sie selbst ihren eigenen Fortschritt dabei. Es ist also nicht nur das setzen von Zielen, sondern auch das DRANBLEIBEN. Auch dann wenn es nicht ganz so einfach wird.

Wie Sie effektive Selbstmanagement-Fähigkeiten entwickeln

Gewohnheiten sind eine starke Kraft. Wenn Sie sich gute Gewohnheiten aneignen, legen diese den Grundstein für Ihren Erfolg und machen es Ihnen leichter, motiviert zu bleiben.

Mein Rat: Gehen Sie in kleinen Schritten vor! Sie können sogar damit beginnen, nur eine halbe Stunde pro Tag oder Woche für die Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten zu investieren. Es geht darum, sich jeden Tag etwas Zeit zu nehmen – das ist alles. Und dann nutzen Sie es für das Selbstmanagement, aber in kleinen Schritten.

Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck und versuchen Sie es erst einmal mit einer halben Stunde pro Tag oder Woche. Es mag wie nichts erscheinen, aber wenn Sie alle Stunden zusammenzählen, ist das eine Menge Zeit! Und das ist ein wichtiger Baustein und ein Fundament für Ihren Erfolg und Ihre Produktivität!

Und welche Fähigkeiten Sie entwickeln, hängt natürlich davon ab was Ihnen aktuell am meisten helfen könnte. Welche hilfreichen Methoden Sie dazu nutzen können, erkläre ich noch später an passender Stelle ein wenig.

Warum es wichtig ist, sowohl körperlich als auch emotional für sich selbst zu sorgen?

Neben dem ganzen Selbstoptimierungswahn – ja manchmal ist es etwas übertrieben aus meiner Sicht – ist das wichtigste Sie selbst im hier und jetzt. Während meiner Ausbildung zum Systemischen Coach hat mein Supercoach – ein großes Danke an Marcus, immer gepredigt “HAUPTSACHE DIR GEHT ES GUT” und er hatte natürlich recht damit.

Also zum Selbst-Management gehört ganz oben auf die Liste auch die eigene Gesundheit und die Achtsamkeit.

Ohne Gesundheit kann man auch keine gute Karriere und keinen Erfolg im Leben haben. Das ist etwas, das uns allen gemeinsam ist. Oft verlieren einige, auf dem Weg ihrer unaufhaltsamen Reise, den eigenen “Wie geht es mir?” Kompass. Denken Sie also immer daran “geht es mir gut, kann es dann auch den anderen gut gehen”.

Wie Sie einen persönlichen Entwicklungsplan erstellen, der für Sie funktioniert

Um einen persönlichen Entwicklungsplan zu erstellen, sollten sie Ihre Gedanken und Ideen etwas sortieren. Ordnung herzustellen ist der erste Schritt. Mir persönlich hilft dieser 10 Stufen Plan bei fast allen Aufgaben, Ideen und Projekten.

Der 10 Stufen Plan steht Euch im Downloadbereich zur Verfügung.

So kann ich sehr individuell meinen Entwicklungsplan mit Inhalten befüllen. Ich nutze auch nicht immer alle Felder, aber die meisten in der Regel.

Was ich nun nach vielen Versuchen, Gesprächen und Hilfestellungen sagen kann ist folgendes.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Methoden und Ansätze und es gibt Anhänger, ja sogar richtige Fans :-), die auf Methode A setzen und diese dann als “BESTE METHODE AUF DER WELT” verkaufen. Dann gibt es wieder andere Personen, die auf eine ganz andere Methode setzen. Was sagt uns das also?

Ich sage immer – probiere einiges aus, schaue was zu Dir passt und lege dann los. Ich kann z.B. einer Person, die sehr strukturiert und analytisch arbeitet, wohl nicht ein “VISION BOARD” schmackhaft machen, denn es wäre etwas zu “unstrukturiert”, dafür weiß ich aber, dass die ALPEN-Methode da schon etwas besser zusagen würde.

Beim Selbstmanagement ist es daher sehr wichtig, ein individuelles, auf sich zugeschnittenes System zu entwickeln und es in kleinen Schritten in den eigenen Tagesablauf zu integrieren.

Wie Sie ein Unterstützungssystem für sich selbst schaffen

Der einfachste Weg die Fähigkeiten zu verbessern, ist es ein Unterstützungssystem für sich zu erschaffen und es mit dem “normalen” Tagesablauf zu verschmelzen. Was meine ich damit?

1. Kurz aufschreiben wie mein Tagesablauf so normalerweise abläuft

Also Aufstehen, Bett fertig machen, Vorbereiten, Frühstücken usw….. bis ich “ins Bett gehen” angekommen bin. Gewohnheiten können Sie übrigens sehr gut mit einer Gewohnheit s Scorecard erfassen und visualisieren.

2.Überlegen, wo ich in diesen Abläufen etwas integrieren könnte, ohne das es mir schwer fällt

Da denke ich z.B. an den Kühlschrank. Bevor ich morgens den Kühlschrank öffne notiere ich auf einem Post-It eine kleine Maßnahmen, die ich heute erledigen will.

Oder wenn ich mit dem Auto zur Arbeit fahre, dann könnte ich anstatt den Radiosender oder meine Playlist, auch ein Podcast, ein Youtube Video – da natürlich nur die Tonspur 😉 – oder über Text to Speech bestimmte Inhalte passiv lernen.

Der Trick dabei ist also, das Selbst-Management so einfach wie möglich in kleinen Schritte zu verbessern, ohne sich wirklich anstrengen zu müssen.

3.Fokus auf das legen, was erreicht wurde und nicht auf das was noch fehlt

Unzufriedenheit und der Vergleich mit anderen Personen ist ein schlechter Begleiter auf dem Weg zu Optimierung des Selbstmanagements. Jeder von uns hat unterschiedlich viele Aufgaben, ein anderes Umfeld, oft auch dadurch andere Möglichkeiten und Abhängigkeiten. Bevor wir dann sehen was uns noch alles fehlt, hilft es für die eigene Zufriedenheit sich zu verinnerlichen was schon erreicht wurde. Daher einfach mal regelmäßig nur das notieren was erreicht, umgesetzt, geklärt, begonnen und anders gemacht wurde wie vorher. Eine Art “Erfolgstagebuch” führen.

4.Buddys finden

Jemand im Freundeskreis oder der Familie finden, der sich bereit erklärt als Gesprächspartner zu diesem Thema zur Verfügung zu stehen. Diese Person muss kein Experte sein, es reicht einfach mal die Gedanken dazu auszutauschen und was immer hilft – die Person soll Fragen stellen, um andere Sichtweisen zu erhalten.

15 gute Fragen, die ein Coach zum diesem Thema stellen würde

Frage 1: Was wollen Sie als nächstes erreichen? In 1 Jahr, 1 Monat, 1 Woche, 1 Tag?
Frage 2: Wie wollen Sie die Fortschritte auf dem Weg zu Ihrem Ziel messen?
Frage 3: Was funktioniert bereits, was lässt sich von dort übertragen?
Frage 4: Welche Schritte würden Sie Ihrem Ziel näher bringen?
Frage 5: Wann und wo werden Sie diese Maßnahmen ergreifen?
Frage 6: Wie stellen Sie sich den Umsetzungsprozess vor?
Frage 7: Wann würden Sie beginnen, wenn nicht jetzt?
Frage 8: Was ist nötig, damit Sie weitermachen können?
Frage 9: Wer kann Sie auf Ihrem Weg unterstützen und ermutigen?
Frage 10: Was ist ein kleiner Schritt, den Sie heute tun könnten?
Frage 11: Was ist ein positiver Gedanke, auf den Sie sich im Moment konzentrieren können?
Frage 12: Wie können Sie sich für Ihre Fortschritte belohnen?
Frage 13: Wie werden Sie feiern, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben?
Frage 14: Was ist Ihre größte Angst und wie können Sie sich darauf vorbereiten?
Frage 15: Was würde diesen Prozess noch mehr Spaß machen?

Das Beispiel des Kühlschranks zeigt, dass es oft ausreicht, einfache Veränderungen in den Alltag zu integrieren. Dazu braucht es meist nur ein wenig Disziplin, Zeit und Geduld. Und eine Person, die einfach nur Fragen stellt ist eine sehr große Hilfe. Oft trauen sich aber die Personen nicht, aktiv um Unterstützung zu fragen. Das ist also der erste Test für das Selbstmanagement. Ich muss mich trauen, erst dann wird es spannend! Das sind übrigens die Top 10 Gewohnheiten von High Achievers, also Personen, die besondere Erfolge erzielt haben.

Abschließende Gedanken über die Bedeutung dieser Fähigkeit!

Vielleicht haben Sie hier nun auf Methoden und Werkzeuge gehofft, um ein Superstar des Selbstmanagements zu werden. Ich kann Ihnen bestimmt unzählige empfehlen und Sie damit für 1 Jahr beschäftigen. Aber das wird nur bedingt etwas bringen. Lassen Sie es mich anders erklären.

Sehen Sie, ich könnte Sie auch mitnehmen zu einem guten Kollegen von mir. Er hat alle Werkzeuge da, die man sich vorstellen kann. Manche davon habe ich selbst im Baumarkt noch nicht gesehen. Ich würde dann also alle mitnehmen – prinzipiell weiß ich ja wie die Werkzeuge funktionieren. Und dann? habe ich eine Werkzeugsammlung und nutze vielleicht einige davon. Bin ich dann der beste Handwerker? Ich glaube nicht.

Bezogen also auf das Selbst-Management, brauchen Sie ein System, in dem Sie sich erinnern was Ihnen wichtig ist (WARUM), was Sie erreichen wollen (WOHIN) und wovon Sie überzeugt sind (WAS).

Dieser Antrieb und diese eigene Motivation wird Sie dann dazu bringen, sich mit Ihren Fähigkeiten zu beschäftigen und erst dann nach wirksamen Methoden zu suchen, die Ihnen dabei helfen noch besser zu werden. Methoden allein sind nicht der Schlüssel. Versuchen Sie einfach den 10 Stufen Plan aus, dort ist weder eine Methode noch eine detaillierte Anleitung beschrieben. Denn nur wenn wir den eigenen Weg gehen, werden wir lernen was funktioniert.

Hier habe ich trotzdem 20 Selbstmanagement Methoden für Sie zusammengestellt. Vielleicht ist ja was passendes und hilfreiches dabei.

Bei Selbstmanagement ist der Weg sehr oft das Ziel

Der Weg ist das Ziel
Konfuzius

Und falls Sie doch noch einige Vorlagen benötigen und sich ein wenig selbst analysieren wollen, finden Sie bei mir im Downloadbereich einige hilfreiche Vorlagen dazu. Fangen Sie doch einfach mal mit der Analyse ihrer Zeitdiebe an und entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten dann in kleinen Schritten weiter. Sie können Ihr Selbstmanagement auch schon optimieren, wenn Sie die Selbstanalyse durchführen. So bekommen Sie schnell einen Überblick wie Sie eigentlich arbeiten und wo “versteckte” Potenziale schlummern. Ich wette, Sie finden da bestimmt ein paar wertvolle Ansätze! Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg und eine interessante Expedition! 🚀

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema METHODEN & TOOLS, oder Sie suchen nach weiteren Tipps und Tricks zu diesem Thema, dann schauen Sie auch in der Kategorie Selbst- & Zeitmanagement vorbei und lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch.

Viel Spaß dabei.

5 Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

Was denken Sie, wenn Sie diesen Satz lesen? Kann eine Prozessverbesserung im Büro wirklich JEDER durchführen? Ich werde Ihnen eine kurze Anleitung dazu mitgeben und ich bin davon zu 100% überzeugt, dass diesen Ansatz jeder anwenden kann! Einzige Voraussetzung ist MACHEN statt REDEN! 🙂

Die Optimierung von Prozessen ist heute ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse zu erhöhen, die Kosten zu senken oder die Qualität zu verbessern – es gibt viele verschiedene Strategien, die eingesetzt werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Manche denken jedoch immer noch, dass Prozessverbesserung nur etwas für große Unternehmen mit riesigen Budgets und mehr Zeit ist. Das sehe ich etwas anders und würde es gerne etwas näher beschreiben! Prozessverbesserung kann jedem helfen, egal wie groß das Unternehmen ist oder wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, denn ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Büro muss keine zusätzlichen Stunden in einem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch nehmen.

Die 5 Schritte der Prozessoptimierung

Die folgenden 5 Schritte geben Ihnen das nötige Rüstzeug, um sofort mit der Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe zu beginnen. Denn ich glaube, dass niemand seine wertvolle Arbeitszeit verschwenden möchte!

Lassen Sie uns also diese fünf Schritte zur Prozessoptimierung im Büro durchgehen und Sie können dann selbst entscheiden, ob es wirklich JEDER kann.

Ganz egal ob es ein Steuerberatungsbüro, eine Versicherungsagentur, der Qualitätsbereich in einem Automobilzulieferbetrieb oder die Personalabteilung in einem Konzern ist. Dieser einfache Ansatz ist für jeden hilfreich!

1. Identifizieren Sie den zu optimierenden Prozess

Verschaffen Sie sich einen Überblick und fangen Sie mit der Prozessoptimierung klein an

Das klingt sehr einfach, ist aber oft sehr schwierig, weil man seine eigene Arbeit und die Prozessabläufe „neutral“ von außen beobachten muss. Wenn man die ganze Zeit in den Prozess eingebunden ist, ist es viel schwieriger, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Im ersten Schritt geht es also darum, ein wenig Abstand von der eigenen Arbeit zu gewinnen und herauszufinden, was besser und störungsfreier gemacht werden könnte. Dabei ist es sehr hilfreich, strukturiert vorzugehen und dafür setze ich sehr oft das Process Mapping ein.

Das Process Mapping zeigt mir genau, was passiert und hilft mir visuell zu sehen, welche Schritte wichtig sind. So kann ich mögliche Verbesserungen leicht identifizieren. Es gibt dazu einige gute und wirksame Methoden – einige Berater würden dazu auch sagen “erlesene Methoden” – ich dagegen halte es etwas einfacher. Für mich muss es wirksam sein, also die beabsichtigte Wirkung erzielen.

Aber für einen einfachen Start würde ich an dieser Stelle vorschlagen diese einfache Struktur anzuwenden. Sie können die LIPOK-Methode dazu nutzen den Prozess so weit abzugrenzen, dass Sie einen guten Überblick haben, wo es beginnen soll und wie weit Sie dabei gehen wollen.

LIPOK steht dabei für das Akronym, welches sich aus den Überschriften dieser Tabelle zusammensetzt.

L = Lieferant, also wer liefert diesen Vorgang bzw. diesen konkreten Arbeitsschritt/Tätigkeit

I = Input, welchen Input liefert dieser Lieferant zur Bearbeitung dieses Schritts

P = Prozess, was passiert in diesem Schritt, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit

O = Output, also welcher Output wird dann nach der Bearbeitung generiert

K = Kunde, wer erhält als nächstes diesen Vorgang und ist somit der nächste Empfänger

LIPOK zur ersten Visualisierung von Prozessschritten bei der Prozessabgrenzung

Damit Sie den Prozess zumindest grob Abgrenzen, empfehle ich immer den Prozessstart (mit welcher konkreten Tätigkeit starten sie diese Visualisierung), das Ende (wo hört diese Visualisierung und die Optimierung auf) und ein Prozessziel (Was soll konkret verbessert werden? Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Fehler…) zu definieren. Somit sollte dann für alle klar sein, was im Fokus steht und was nicht betrachtet wird.

Falls Sie bei der Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Büro Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Sie innerhalb einer sehr kurzen Phase selbst Ihre Prozesse optimieren können.

2. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller an diesem Prozess beteiligten Schritte

Nachdem Sie den zu optimierenden Prozess oder Teilprozess identifiziert haben, sollten Sie eine Detailierungsebene tiefer die relevanten Tätigkeiten bzw. Prozessschritte auflisten. Am einfachsten funktioniert es, wenn Sie Haftnotizen oder etwas Ähnliches verwenden, um die Aktivitäten in Ihrem aktuellen Prozess zu beschreiben. Im digitalen Zeitalter klingt das dann immer komisch “arbeiten Sie mit Post It´s”. Ich bin ein großer Freund von digitalen Prozessverbesserungen im Büro, jedoch gibt es dazu noch keine einfache und selbsterklärende Software, die so flexibel und einfach ist, dass ich es dafür nutzen würde.

Mit Post It´s sind Sie flexibler, können mit unterschiedlichen Post It Farben zusätzliche Aspekte visualisieren, die Post It´s umkleben, neu beschriften, abnehmen usw. Es ist für das Arbeiten flexibler und bedarf keine große Erklärung was getan werden muss, um die Prozessschritte zu visualisieren.

Hier ein einfaches Beispiel dieser Struktur, wie Sie sofort loslegen können und Ihren definierten Prozess visualisieren.

Prozessvisualisierung kann auch einfach durchgeführt werden

Sie listen die Funktionen oder die Personen, die an der Bearbeitung dieses Prozesses beteiligt sind, untereinander auf und erfassen dann die Tätigkeiten und die Prozessschritte. Dabei ist es hilfreich in Spalten und Zeilen zu denken und die Tätigkeiten dann so zu visualisieren. Sie notieren dann jede Tätigkeit auf einem Post It. Sie entscheiden dabei wie Sie die Aufgabe zusammenfassen. Sie können es sehr detailliert machen – dann haben Sie viele Post It´s, oder Sie fassen Tätigkeiten etwas größer zusammen.

Fangen Sie dabei einfach an und das gute an den Post It´s ist, dass sie es jederzeit ändern können. Deshalb ist meine Empfehlung für den Start: MACHEN SIE ES SO EINFACH WIE MÖGLICH! Anpassen und verändern können Sie dann noch immer.

Sie können dafür z.B. auch mit der Makigami Methode den Prozess erfassen oder eine einfacherer Form der Visualisierung einsetzen, um das Process Mapping durchzuführen. Wichtig ist nur, dass Sie es für Ihren Zweck hilfreich visualisieren.

3. Analysieren Sie jeden Schritt

Stellen Sie nun fest, wo Zeit verschwendet wird oder wo etwas verbessert werden kann. Um die Prozessoptimierung im Büro einfach zu halten, sollten Sie sich für den Anfang nicht zu viel vornehmen. Hier die wirksamsten 3 Ideen wie Sie die Probleme im Prozess schnell und einfach finden und an der richtigen Stelle ansetzen:

Fragen Sie Ihr Team bei welcher Aktivität bzw. Tätigkeit Schwierigkeiten austreten und lassen Sie das Problem einfach auf einer Skala von 1= kein Problem bis 10= unser größtes Problem hier bewerten. Es geht jetzt nicht darum wissenschaftlich fundiert die Skala zu deuten, es geht darum schnell und einfach die Probleme bzw. Potenziale zu identifizieren
Drehen sie die Sichtweise um. Einer meiner Lieblingsfragen in den Workshops. Welches Problem, welche Schwierigkeit oder welche Tätigkeit, die aktuell gemacht wird, sollte unser Kunden niemals sehen? So ändern Sie den Blickwinkel und manchmal ist es auch sehr lustig und amüsant welche Punkte genannt werden und welche Begründungen dann daraus folgen. Testen Sie es einfach aus – ich wette Sie werden auch überrascht sein
Noch ein Geheimtipp von mir. Jeder darf einen Vorschlag machen, welcher Prozessschritt unbedingt verbessert werden soll ABER es darf nicht der eigenen Prozessschritt sein. So schaffen Sie langsam eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung. Oft sehen wir Teilprozesse und Abläufe, die nicht gut funktionieren, aber wir sagen einfach nichts. Damit brechen Sie zumindest etwas das Eis und sorgen für gegenseitige Unterstützung im Team, indem sich das Team auch gegenseitig hilft. Bei diesem Schritt müssen Sie sehr vorsichtig vorgehen und auf die Art der Kommunikation achten. Wenn alles „im Rahmen unter Freunden“ bleibt sind Sie auf dem richtigen Weg.

4. Auf Grundlage der Analyse Optimierungen beginnen

Nun können Sie die Optimierungen beginnen. Für den Start würde ich Ihnen aber empfehlen, mit etwas einfacheren Problemen zu starten. Es gibt immer “einfachere” Probleme – es war zumindest in jeder Prozessanalyse bis jetzt so und das wird auch immer so bleiben – Sie wissen doch, manchmal gibt es schöne „QUICK WINS“ und es wird bei Ihnen wahrscheinlich auch nicht anders sein. Es ist nicht der perfekte und 100% effektivste SUPER WEG, aber wir sprechen in diesem Blog über Prozessoptimierung im Büro für JEDEN.

Wenn es schwierig wird, können Sie mich dann ja noch immer dazu holen.

5. Messen Sie den Erfolg der Optimierung und die Wirksamkeit

Standortbestimmung mit der richtigen Ergebnismessung

Oft sagen wir ja ZDF statt ARD – ich hoffe Sie wissen was damit gemeint ist. Aber wie können wir nun die Wirksamkeit und den Erfolg bei der Prozessoptimierung im Büro nachweisen?

Der einfache Weg:

Sie fragen Ihr Team in regelmäßigen Abständen nach der „gefühlten“ Verbesserung der Prozesse in Ihrem Bereich. Mit regelmäßig meine ich dabei aber mindestens 1x/alle 14 Tage. Für den Start ausreichend, wenn Sie es wirklich regelmäßig machen und nicht nach 2 Monaten aufgeben.

Der elegante Weg:

Sie überlegen sich eine konkrete Kennzahl, die Sie verbessern wollen. Es könnte eine Vielzahl an Kennzahlen sein, die für Sich aktuell wichtig sind. Haben Sie ein Problem mit der Bearbeitungsdauer, so versuchen Sie diese messbar zu machen. Haben Sie ein Problem mit Rückfragen, versuchen Sie die Anzahl der Rückfragen zu messen. Haben Sie ein Problem mit der Durchlaufzeit, versuchen Sie die Durchlaufzeit vom Eingang bis Ausgang messbar zu machen. Bleiben Sie aber fokussiert und nehmen Sie sich nur eine Kennzahl gezielt vor und machen Sie diese Kennzahl sichtbar. Was immer dabei hilft ist Ihr Team zu fragen wie Sie diese Kennzahle messbar machen können und/oder welche Kennzahl aufzeigen könnte, ob der Teilprozess verbessert wird. Da kommen immer die besten Ideen!

Der professionelle Weg:

Sie haben ein Kennzahlenboard und haben den Prozess visualisiert und für jeden zugänglich aufgesetzt. Sie haben regelmäßig Teammeetings, wo auch diese Themen besprochen, verfolgt und diskutiert werden. Sie verfolgen die Maßnahmenumsetzung genauso wie die Entwicklung der Kennzahlen und leiten im Team die notwendigen Schritte ab, um dem Ziel näher zu kommen. Vielleicht können Sie ja sogar einen OKR Coach mobilisieren, um diese Wirksamkeitsreise professionell und strukturiert zu begleiten.

Nun entscheiden Sie welchen Weg Sie dabei gehen wollen. Bedenken Sie jedoch, dass alles was erzwungen ist, nun bedingt Freude bereitet und wir oft zuerst Vertrauen in die Umsetzung und Optimierung gewinnen müssen bzw. dafür sorgen sollten.

Ein guter Freund und geschätzter Kollege von mir sagt immer “Ist die Stimmung gut, ist das Ergebnis gut”, daher behalten Sie den Fokus auf der Optimierung UND auch auf der Stimmung im Team und gehen Sie dabei Ihre individuelle Geschwindigkeit bei der Umsetzung.

Hinweis aus der Praxis an dieser Stelle

Ist die Optimierung eines Prozesses wirklich wichtig für Sie, werden Sie alle notwendigen Optimierungen innerhalb von 100 Tagen umsetzen. Klingt herausfordernd, JA das ist es! Es gibt Firmen, die schaffen es in 48h ein Hotel zu errichten, daher denke ich, es ist keine Herausforderung wenn man es wirklich will!

6. Die Schritte 2-5 erneut durchlaufen

Wiederholen Sie die Schritte 2-5, bis Sie Ihr gewünschtes Ergebnis erreicht haben und schnappen Sie sich den nächsten Prozess! Wenn Sie hier angekommen sind, ist es an der Zeit die Prozessoptimierung dauerhaft zu verankern. Wie machen Sie das? Sie müssen lediglich konsequent die Schritte 2 bis 5 wiederholen und so in kleinen Schritten ihre eigene Prozessoptimierung und Erfolgsgeschichte zu schrieben.

Denken Sie ganz kurz nach und stellen Sie sich diese Frage: „Wie viel Zeit investieren Sie in die Optimierung Ihrer Prozesse und in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter genau zu diesem Zweck?“. Die meisten meiner Kunden versuchen selbst die Prozesse zu verbessern durch den Einsatz von Technologien und bestimmten Programmen. Leider vergessen dabei die meisten, dass die kreativen Problemlöser im eigenen Team sitzen. Sie müssen nur befähigt und eingebunden werden und wenn es Ihnen gelingt eine gemeinsame Mission und einen Sinn dafür zu entwickeln, warum es wichtig ist, dann wird diese Optimierungsrakete und den gemeinsamen Erfolgsweg keiner mehr aufhalten können. Teilen Sie Erfolg, denn nur gemeinsam ist Erfolg am schönsten!

Fazit:

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Organisationen wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wer sein Unternehmen nicht kontinuierlich weiterentwickelt, geht ein hohes Risiko ein, in einen Stillstand oder sogar Rückschritt zu geraten. Die Optimierung von Prozessen ist in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, denn viele von uns sind mit dem Tagesgeschäft so stark beschäftigt, dass wir einfach nicht in der Lage sind, nach Wegen zu suchen, wie wir langweilige Prozesse effizienter gestalten können. Glücklicherweise gibt es einfache Prozessoptimierungen, die jeder – vom Berufsanfänger bis hin zur Führungskraft – mit ein wenig Mut und dem Fokus auf Verbesserungen nutzen kann.

Fangen Sie klein an, wenn Sie müssen, aber fangen Sie jetzt an, bevor Sie von Ihren Marktbegleitern überholt werden und dann an diesen Blog zurückdenken! Sie wissen doch – „NICHT DIE GROßEN ÜBERHOLEN DIE KLEINEN, SONDERN DIE SCHNELLEN DIE LANGSAMEN“!

Dieser Operational Excellence Ansatz ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Jeder sollte in der Lage sein, seine eigenen Prozesse zu optimieren und für sich eine eigene Vorgehensweise zur Prozessoptimierung zu entwickeln. Nicht nur Manager, die oft zu sehr mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Einfache Prozessoptimierungen können von jedem durchgeführt werden – es erfordert Mut, Konzentration und den Willen, etwas Besseres zu schaffen, um nachhaltige Gewinne zu erzielen und gleichzeitig die Zufriedenheit zu erhöhen.

Prozessoptimierung kann Ihnen einen entscheidenden Vorteil bringen und Ihren Erfolg beschleunigen!

Wenn Sie jetzt nicht damit beginnen oder warten, bis “es Zeit ist”, dann ist es vielleicht schon zu spät!

Ich hoffe sie haben jetzt einen guten Überblick erhalten, wie Sie selbst die Prozessverbesserung durchführen können. Es ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Es gilt für Steuerberater, Architekturbüros, ganz besonders für Ämter 😉 und eigentlich für alle Vorgänge und Aufgaben, die wir am PC durchführen.

Wie Sie auch mit dieser Checkliste das Potenzial entdecken können.

Sie können sich auch einfach an einem guten Platz im Büro positionieren, von dem Sie viele Prozesse und Abläufe beobachten können und einfach nur beobachten was wirklich passiert.

Einige nennen diese Übung “Kreidekreisübung“, denn Sie stehen wie in einem “Kreidekreis” und beobachten die Unterbrechungen, die Ablenkungen, die Rückfragen, lange Wege, ungünstige Bewegungen und vieles mehr.

Diese Verschwendungssuche im Büro gehört zu den wirksamen Methoden der Prozessoptimierung und es ist auch ohne Anleitung möglich, die Prozesse zu sehen identifizieren, die nicht perfekt laufen. Sie können dazu auch die Checkliste nutzen, die im Downloadbereich unter Vorlagen zu finden ist.

Damit haben Sie eine Struktur zur Erfassung der Verluste, die Sie im Bereich identifizieren.

Sie erfassen dabei einfach alles was Ihnen “komisch” und nicht “perfekt” erscheint und die Checkliste mit den Rubriken soll Ihnen einige Anregungen und etwas Anschubhilfe geben.

Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren wollen, und eine professionelle Unterstützung bei der Umsetzung von Lean Administration benötigen, bin ich da und helfe Ihnen dabei! Ganz gleich, ob Sie die Geschwindigkeit Ihres Prozesses durch die Beseitigung unnötiger Schritte erhöhen oder die Kosten durch die Eliminierung von verschwenderischen Ausgaben senken möchten, ich werden Sie bei jedem Schritt begleiten, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Kontaktieren Sie mich oder rufen Sie mich noch heute an und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir das verbessern können, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist – Zufriedenheit, Zeit und Geld!

Hilfreiche Methoden und weitere Quellen

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema Priorisierung und möchte erfahren was dabei zu beachten ist, dann sollten Sie sich auch dazu einen Überblick verschaffen und diesen sehr interessanten Artikel dazu lesen.

Sie möchten Ihr komplettes Geschäftsmodell untersuchen und Ideen zur Weiterentwicklung finden? Dann sollen Sie auch das Thema Business Model Canvas etwas beleuchten und vielleicht finden Sie damit noch einen guten Ansatz zur Weiterentwicklung im Büro.

Oder Sie könnten auch im Team die Zeitdiebe identifizieren und dann an diesen Punkten ansetzen, um sinnvolle Verbesserungen abzuleiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und viel Spaß dabei.

Retrospektiven, ein wesentlicher Faktor für die Weiterentwicklung eines Teams!

Teamentwicklung mit Retrospektive – eine Geheimwaffe?

Damit sich ein Team verbessern kann, ist es unerlässlich, dass es einen Schritt zurücktritt und über seine Fortschritte nachdenkt. Dies kann durch verschiedene Methoden geschehen, z.B. durch Retros oder Reviews. In diesem Blogbeitrag erörtern wir die Bedeutung von Retrospektiven und wie sie Teams helfen können, großartige Ergebnisse zu erzielen. Außerdem erhalten Sie einige Tipps, wie Sie dieses wirksame Format effektiver gestalten können und welche Fragen Ihnen dabei helfen können, das BESTE aus diesen Meetings zu holen!

Lassen Sie uns in das Thema dieser Retros einsteigen und vielleicht finden Sie ja auch ein paar wirksame Ansätze und Vorgehensweisen, die Sie dann anwenden können.

Die Bedeutung von Retrospektiven

Retrospektive bedeutet wörtlich “Rückblick” Es handelt sich um ein Treffen, das am Ende einer Iteration, also einer definierten Umsetzungsperiode, stattfindet (es ist nicht unbedingt auf agile Projekte beschränkt), bei dem die Teammitglieder auf die Ereignisse der letzten Periode zurückblicken. Die Teammitglieder diskutieren, warum die Dinge gut oder nicht so gut gelaufen sind und wie sie sich für den nächsten Zeitraum verbessern können. Der Begriff RETRO kommt aus dem Lateinisch retrō, was so viel wie “hinter” oder “rückwärts” bedeutet.

Das Hauptziel dieses Treffens ist es, aus unseren eigenen Erfahrungen zu lernen. Es ist nicht möglich, sich zu verbessern, wenn wir nicht wissen, was bei uns funktioniert und was nicht funktioniert.

Warum sollten Sie eine Retrospektive durchführen?

Warum Retrospektiven — Warum sind Retrospektiven so wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum Sie es durchführen sollten. Hier sind nur ein paar von ihnen

Es ist eine Gelegenheit, die guten Dinge zu erkennen, die in der vergangenen Iteration passiert sind, und zu sehen, was gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden kann. Die Anerkennung positiver Erfahrungen trägt zur Motivation des Teams bei
Es bietet die Möglichkeit, Bereiche zu ermitteln, die in Zukunft verbessert werden können. Das Team bespricht, wie es sich für das nächste Mal verbessern kann
Sie lernen die Erfahrungen und Sichtweisen anderer auf das Projekt oder die Aufgaben kennen, was Ihnen hilft, Ihre Teamkollegen besser zu verstehen und somit das Vertrauen zwischen ihnen zu stärken
Es gibt jedem die Möglichkeit, über seinen eigenen Arbeitsbereich hinaus zu denken.
Retrospektiven legen den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Ko-Kreation und Teamgeist, was den Prozess des Lernens, Verstehens und der Verbesserung beschleunigen kann. Anstatt nur Beobachtungen aus der Außenperspektive zu machen oder Fakten zu nennen, befähigen Retrospektiven Menschen, in einem kreativen Umfeld aus ihren eigenen Erfahrungen zu lernen.

Wer setzt die Retro eigentlich ein?

Jeder kann Retrospektiven überall und jederzeit einsetzen. Sie müssen nicht einmal Projektleiter sein, um eine effiziente Retrospektive durchzuführen. Das Wichtigste ist, dass ein Moderator oder jemand aus der Gruppe diese Sitzung abhält, damit alle die gleiche Chance haben, ihren Beitrag zu leisten und sich auf Augenhöhe auszutauschen.

Laut Reetro, einer Software für retrospektive Meetings, gehören 39,5 % der Nutzer zu den Fortune 500-Unternehmen. Die meisten Teams, die Reetro nutzen, führen Retrospektiven nach 2 Wochen durch, und die durchschnittliche Dauer eines Meetings beträgt 27 Minuten. Diese Zahlen zeigen, wie wichtig solche Meetings sind.

Wenn Sie Ihr Team weiterentwickeln wollen, so dass Ihr Team zu den Top-Performern gehört, ohne viel Zeit zu verschwenden, dann sollten Sie nicht lange überlegen, sondern es einfach tun und aktiv werden!

MACHEN IST WIE WOLLEN – NUR KRASSER! Das finde ich an dieser Stelle ganz passend 🙂

Wie bereitet man Retrospektiven vor?

91 % der Arbeitnehmer gaben an, dass sie während der Teamsitzungen schon einmal geträumt und 39 % sogar ein Nickerchen gemacht haben. Es ist daher wichtig, eine ansprechende Retrospektive zu gestalten, damit sich jedes Mitglied aktiv an den Gesprächen beteiligen kann, aber für einen Coach ist die Vorbereitung in dieser Hinsicht der wichtigste Faktor.

Es gibt eine Vielzahl von Ansätzen, Retrospektivtechniken, Strategien und Werkzeugen, darunter Spiele, Software und Vorlagen, die Sie zur Vorbereitung von Teamretrospektiven verwenden können.

Es ist von Vorteil, wenn Sie die Zeit vor der Retrospektive in die fünf grundlegenden Phasen der Retrospektive einteilen.

Phase 1: Die Bühne bereiten

– Beginnen Sie pünktlich und überschreiten Sie nie den Zeitplan

– Stellen Sie sicher, dass jeder das Ziel der Retrospektive versteht

– Vermeiden Sie es, die Teilnehmer zu unterbrechen oder ihnen Ratschläge zu geben, während sie erzählen

– Wenn jemand spricht, lassen Sie es und vermeiden Sie Nebengespräche und Ablenkungen. Konzentrieren Sie sich auf die Worte der Teilnehmer

Phase 2: Sammeln von Daten

– Erfassen Sie alle Ideen, Probleme und Aktionspunkte der Teammitglieder

– Fragen Sie “Was ist gut gelaufen?” und “Was hätte man verbessern können?”

Wenn sie den Fokus nur auf das Team legen, dann ist diese Anleitung zur Durchführung einer Retrospektive² immer super geeignet.

Phase 3: Gewinnung von Erkenntnissen

– Was hat Sie überrascht? Was war anders als erwartet?

– Wie hat Ihre Arbeit oder Ihr Verhalten zu diesem Ergebnis beigetragen?

Phase 4: Entscheidungen über Aktivitäten

– konkrete und vereinbarte Schritte für das nächste Mal aussprechen

– Identifizieren Sie Werkzeuge, die zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen in zukünftigen Iterationen verwendet werden können. Finden Sie heraus, ob Sie etwas tun können, um die Produktivität des Teams zu verbessern

– Überprüfen Sie, ob alle Beteiligten mit den Maßnahmen einverstanden sind

Phase 5: Abschluss

– Fassen Sie die Ergebnisse zusammen

Legen Sie außerdem Ihre Ziele fest, bereiten Sie Fragen vor und legen Sie die Ergebnisse fest, die Sie am Ende der Team-Retrospektive erreichen möchten.

Hier finden Sie eine Anleitung für die 4L Retrospektive, die Sie einfach im Team nutzen können.

Hier finden Sie die Anleitung für ein Check IN, um gut in die Retrospektive zu starten.

Remote oder digitale Retrospektive

Wenn Sie eine virtuelle Retrospektive aus der Ferne durchführen, sollten Sie folgendes beachten:

eine gute und bewährte Anwendung für Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe aussuchen

vorher sicherstellen, dass es keine Zugangsbarrieren gibt und alle wirklich teilnehmen können
einen Plan B haben, falls Sie als “Moderator” ausfallen. Sie wissen ja manchmal spielt die Technik ein anderes Spiel 😉

und optional;

digitale Tools für die digitale Zusammenarbeit definieren,

eine Vorlage für die Retrospektive vorbereiten.

Interessante und abwechslungsreiche Vorlagen können das Engagement der Teammitglieder verbessern und Ihre Erfahrung als Coach interessanter machen.

Nachbereitung und nächste Schritte

Planen Sie ein Folgetreffen, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden. Wenn nicht, was kann verbessert werden?

Visualisieren Sie die konkrete Aktivität, die sie gemeinsam abgeleitet haben um an der Weiterentwicklung des Teams zu arbeiten. Oft werden diese Aktivitäten am Teamboard (falls es physisch visualisiert wird) und/oder auf einem digitalen Kanban Board visualisiert. Es schadet nicht wenn es immer im Blick ist! Das sollten Sie unbedingt machen!

15 Gute Fragen, die Sie während der Retrospektive stellen sollten

Fragen Retrospektive — Welche Fragen sind für eine Retrospektive hilfreich?

Was ist gut gelaufen?
Was haben Sie erreicht?
Welche positive Veränderung hat sich durch Ihre Bemühungen in dieser Iteration/Projekt/Umsetzung ergeben?
Was würden Sie beim nächsten Mal gerne wiederholen?
Was hätte besser laufen können?
Gab es etwas, das Ihren Erfolg behindert oder verhindert hat?- Gibt es wiederkehrende Themen, die wir angehen müssen?
Was sollten wir nicht mehr tun?
Welche Aktivitäten oder Verhaltensweisen können wir aus unserem Wortschatz als Team streichen?
Inwiefern behindern einige der Verhaltensweisen Ihre Fähigkeit, Ihre Ziele zu erreichen?
Was sollten wir anfangen zu tun?
Welche neuen Aktivitäten oder Verhaltensweisen können wir als Team einführen?
Was würden Sie sich für unsere Interaktionen und unser Arbeitsumfeld wünschen?
Wohin wollen Sie gehen? (Fragt danach, was das Team erreichen möchte, nicht nur in dieser Retrospektive)
Wo genau wollen wir jetzt hin?
Welche Erkenntnis war die wichtigste?

Wege, wie Retrospektiven mehr Spaß machen!

● Bringen Sie etwas zu essen mit, oder stellen Sie Snacks bereit

● Seien Sie kreativ bei der Durchführung von Teamretrospektiven (z. B. stellen Sie Fragen nicht nur zu Beginn, sondern auch nach der Hälfte der Zeit!)

● Stellen Sie lustige Fragen

● Lassen Sie jemanden “des Teufels Advokat” spielen

● Verteilen Sie Auszeichnungen für die besten Antworten/Beiträge (seien Sie kreativ bei diesem Punkt!)

● Setzen Sie während der Retrospektiven einige Spiele ein, um die Stimmung zu verbessern und den Spaßfaktor zu erhöhen, z. B. Zwei Wahrheiten und eine Lüge; Wer bin ich?

5 QUICK-Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass die nächste Retrospektive Ihres Teams erfolgreich ist!

Stellen Sie sicher, dass Sie ein klar definiertes Ziel haben
Halten Sie den Zeitrahmen ein
Führen Sie die Retrospektive durch, handeln Sie sofort danach
Bewahren Sie einen kühlen Kopf! Ihre Aufgabe als ModeratorIn ist es, dafür zu sorgen, dass sich alle beteiligen und konzentrieren. Es ist schwer, aber Sie schaffen es!
Seien Sie konkret, was Sie verbessern wollen

Warum Retrospektiven so wichtig für das Wachstum eines Teams sind?

Retrospektive als Teambooster – Jedes Team sollte es regelmäßig durchführen

Was glauben Sie nun? Warum sind Retrospektiven so wichtig?

Denken Sie bitte kurz nach… Retrospektiven bieten eine wertvolle und dringend benötigte Gelegenheit, über den aktuellen Zustand des Teams und seines Umfelds nachzudenken.

Während dieser Reflexion können wir den Fokus bewusst darauf lenken, was gut funktioniert und was wir noch besser machen könnten, damit wir uns bei unserer Arbeit weiterhin gestärkt und engagiert fühlen.

Sie können sich nicht nur auf das konzentrieren, was gut läuft, sondern auch wiederkehrende oder potenzielle künftige Probleme erkennen und angehen, bevor sie Ihren Erfolg als Team beeinträchtigen oder kostspielig werden.

Retrospektiven sind ein effizienter Weg, um Probleme proaktiv zu vermeiden, was Ihnen auf lange Sicht Zeit und Energie spart!

Sie werden damit ein permanentes und sehr wirksames Format der Teamentwicklung etablieren. Wann sprechen Sie sonst über die Weiterentwicklung eines Teams, über die Potenziale in der Zusammenarbeit, über Fähigkeiten und Kompetenzen, über Spannungen im Team – es ist der TURBO für jedes Team. Vorausgesetzt alle lassen sich drauf ein und es findet regelmäßig statt.

Retrospektiven – mein Fazit und Empfehlung

Ein großartiges Team ist mehr als nur eine Idee, es ist mehr als die Summe seiner Teile – Sie müssen eine Kultur schaffen, in der Ihr Team an sich selbst arbeiten kann, als ob es ein zusätzliches Eigeninteresse daran hätte. Retrospektiven helfen dabei, diesen sehr wichtigen Aspekt eines erfolgreichen und produktiven Teams zu fördern!

Ein erfolgreiches Team ist ein Team, das in der Lage ist, sich selbst einzuschätzen und an seinen eigenen Handlungsfeldern zu arbeiten. Dies kann durch eine Retrospektive geschehen, die dazu beiträgt, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Ihre Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie einander ihre Meinungen mitteilen, um gemeinsam zu wachsen. Wenn Sie Hilfe brauchen, um diese Art von Kultur in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu fördern, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren! Ich haben Erfahrung darin, Teams zu helfen, von innen heraus zu wachsen, indem wir unter anderem auch Retrospektiven einführen, damit sie sich als Team verbessern können.

👉 Lassen Sie es mich wissen, wenn ich Ihnen weitere Informationen darüber geben kann, oder 📲 rufen Sie mich an und ich begleite Sie auf dem Weg zum HIGH PERFORMANCE TEAM!

Wollen Sie jedoch mehr über das Thema TEAM & FÜHRUNG erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.

10 Wege wie Sie wirksam Aufgaben erledigen!

Wie soll ich wirksam Aufgaben erledigen? Wie oft haben Sie sich diese Frage schon gestellt?

Hatten Sie in letzter Zeit auch Phasen der Antriebslosigkeit und dachten: “Warum bin ich so langsam, wenn ich etwas erledigen muss?”

Nun, das haben wir alle schon erlebt, aber wissen Sie, was uns geholfen hat, das zu überstehen? Wir haben uns einige der besten Hacks für die Erledigung von Aufgaben angeeignet, und Sie sollten sie auch anwenden, um den Unterschied zu erkennen.

Hochproduktive und erfolgreiche Menschen nutzen verschiedene Hacks, um ihre Aufgaben zu erledigen. Wir haben die besten von ihnen für Sie herausgesucht. Werfen Sie einen Blick auf die unten aufgeführten 10 besten Hacks, um Aufgaben zu erledigen, und machen Sie sich an die Arbeit, indem Sie sie befolgen:

1. Verlassen Sie das Bett früh

Wenn Sie kein Morgenmensch sind, klingt frühes Aufstehen vielleicht nicht sehr erfreulich. Es ist jedoch ein Hack, der Ihnen eine ungestörte und ruhige Zeit bescheren kann. In der zusätzlichen Zeit am Morgen können Sie mehr erledigen, während der Rest der Welt noch schläft.

2. Überlegen Sie sich, was am wichtigsten ist

Der beste Hack, um Aufgaben zu erledigen, besteht darin, herauszufinden, welche Dinge am wichtigsten sind. Sie sollten Ihre Prioritäten regelmäßig bewerten und sie neu ordnen falls es erforderlich ist. Davon ausgehend können Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit planen und vermeiden Zeit mit unbedeutenden Aufgaben zu verschwenden.

3. Erstellen Sie tägliche To-Do-Listen

Erstellen Sie jeden Tag eine einfache und realistische To-Do-Liste, in die Sie alle großen und kleinen Aufgaben aufnehmen, die Sie an einem Tag praktisch erledigen können. Ordnen Sie die Liste nach der Wichtigkeit der Aufgaben und bleiben Sie sowohl zu Hause als auch bei der Arbeit organisiert. Erst Aufgaben visualisieren, dann Aufgaben erledigen. Ganz einfach 🙂

4. Essen Sie den Frosch zuerst

Wie Brian Tracy in seinem Buch “Eat the frogs first” vorschlägt, bedeutet dies einfach, dass Sie jedes Mal, wenn Sie etwas erledigen wollen, mit den schwierigsten Aufgaben beginnen sollten, anstatt sich den ganzen Tag vor ihnen zu fürchten. Wenn Sie die schwierigen Aufgaben zuerst erledigen, fühlen Sie sich erleichtert und können sich leichter auf die einfachen Aufgaben konzentrieren.

5. Aufgaben delegieren.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Aufgaben, die Sie nicht so gut beherrschen oder die Sie nicht gerne machen. Delegieren Sie diese Aufgaben an andere und vertrauen Sie auf deren Fähigkeiten, sie für Sie zu erledigen. Ich weiß, dass es schwierig sein kann, die Kontrolle abzugeben, aber denken Sie nicht nach, tun Sie es einfach und handeln Sie. Sie können Ihre gesparte Zeit und Energie für Dinge verwenden, die Sie wirklich lieben.

6. Entrümpeln Sie Ihren Raum, um Ablenkungen zu vermeiden

Die Bedeutung des Sprichworts “Aus den Augen, aus dem Sinn” lässt sich nicht leugnen, wenn es darum geht, Produktivität und Konzentration zu steigern. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf und entfernen Sie alle unnötigen Dinge und digitalen Geräte, die Ihre Aufmerksamkeit ablenken könnten. Das ist ganz wichtig, um Ablenkungen zu vermeiden, während Sie Ihre Arbeit erledigen.

7. Mikromanagement Ihrer Zeit

Planen und organisieren Sie Ihre Zeit jeden Tag so genau wie möglich und setzen Sie sich Zeitfenster für Dinge, die Sie erledigen müssen. Auf diese Weise werden Sie Ihre Zeit weder vergeuden noch unnötig viel Zeit für wertlose Dinge aufwenden. Und wenn Sie diese Vorgehensweise wiederholen, werden Sie mit der Zeit zum echten “Effizient Master” – Sie wissen doch – KONTINUITÄT schlägt INTENSITÄT!

8. Setzen Sie sich Ziele und unterteilen Sie sie

Sie fragen sich vielleicht, was das Setzen von Zielen mit dem Erledigen von Aufgaben zu tun hat, oder? Nun, sich kurz- und langfristige Ziele zu setzen und diese zu notieren ist entscheidend, um motiviert zu bleiben und Dinge zu erledigen.

Darüber hinaus können Sie diese Ziele in kleine, praktische Schritte aufteilen, diese regelmäßig durchführen und das Gefühl von Erfolgserlebnissen verspüren, wenn Sie diese Ziele erreichen und von der Liste abhaken. Ziele helfen Ihnen zusätzlich dabei Aufgaben zu priorisieren. Nutzen Sie die Ziele als eine Art Orientierungshilfe und fragen Sie sich selbst – passen die Aufgaben wirklich zu meinen Zielen? Dann sind Sie gut vorbereitet und sorgen automatisch für den richtigen Fokus.

9. Schluss mit Multitasking

Obwohl es unterschätzt wird, ist einer der besten Hacks, um Dinge zu erledigen, mit dem Multitasking aufzuhören und sich auf eine Sache zur gleichen Zeit zu konzentrieren. So gut es auch scheinen mag, mehrere Dinge in einer einzigen Zeitspanne zu erledigen, ist es nicht, denn, ob Sie es glauben oder nicht, je mehr Aufgaben Sie aufteilen, desto geringer sind die Chancen, dass Sie eine dieser Aufgaben perfekt erledigen.

Multitasking erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, so dass Sie am Ende möglicherweise doppelt so viel Zeit für die Korrektur Ihrer Fehler aufwenden, als Sie es sonst getan hätten. Zusätzlich haben Sie durch den Wechsel der Aufgaben “geistige Rüstzeiten” und diese sind nicht zu unterschätzen.

10. Sagen Sie oft nein

Einer der besten Hacks, um Dinge zu erledigen: Gewöhnen Sie sich daran, Nein zu sagen. Dieses Wort mit vier Buchstaben auszusprechen, erfordert eine Menge Anstrengung, aber wenn Sie es nicht oft sagen, werden Sie am Ende mit der Arbeitslast zu kämpfen haben.

Es ist wichtig, Nein zu sagen, wenn Sie nicht in der Lage sind 100 % zu geben. Sie müssen unbedingt Ihre aktuellen Prioritäten berücksichtigen, bevor Sie eine Aufgabe aus gutem Willen annehmen. Oft erfordert ein NEIN viel Mut, aber was bringen Ihnen Aufgaben ohne Mehrwert? Lernen Sie das NEIN sagen!

Was halten wir also fest?

Ich würde sagen, genug gelesen!

Was auch immer Sie tun wollen, jetzt ist es an der Zeit!

Wenn Sie die Meisterschaft im Erledigen von Aufgaben erlangen wollen, dann tun Sie es einfach, indem Sie die besten Hacks anwenden und wirksam die Aufgaben erledigen.

Teilen Sie diesen Blog und helfen Sie auch anderen dabei, stressfrei die eigenen Aufgaben zu erledigen und die Zufriedenheit zu steigern.

Stop Starting And Start Finishing! 🚀

Wollen Sie jedoch mehr über das Thema TEAM & FÜHRUNG erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.