Jeder kann gute Gewohnheiten aufbauen, schlechte Gewohnheiten ändern und dadurch die eigenen Zufriedenheit erhöhen. Wie das funktionieren kann, schauen wir uns heute an.
Hast du dich schon einmal gefragt, wie du gute Gewohnheiten entwickeln könntest, die dir dauerhaften einen Nutzen und einen Vorteil bringen können? Und hast du eine gute Antwort für dich gefunden? Lass uns zusammen auf das Thema Gewohnheiten schauen und gemeinsam erforschen, was funktioniert und was dabei helfen könnte.
Gute Gewohnheiten zu entwickeln ist nicht so schwer, wie es scheint. Du hast bestimmt auch schon davon gehört, dass Gras nicht schneller wächst, wenn man dran zieht. Das gilt natürlich auch für Gewohnheiten, denn Kontinuität ist dabei viel wichtiger als Intensität.
Was sind denn eigentlich Gewohnheiten?
Gewohnheiten sind die regelmäßigen Handlungen bzw. Verhaltensmuster, die wir immer wieder ausführen. Die meisten laufen dann wie ein Programm oder eine Routine ab und passieren in den meisten Fällen unbewusst. Es ist also unser eigenes Programm und unsere Routine, die uns durch den Tag begleitet. Manchmal bewusst, oft jedoch ganz automatisch und unbewusst. Der Mensch ist also ein Gewohnheitstier.
Wann sprechen wir von guten und wann von schlechten Gewohnheiten?
Was würde ein Anwalt an dieser Stelle sagen? Es kommt drauf an. Natürlich gibt es einige allgemeine Gewohnheiten, die wir als gute Gewohnheiten und als schlechte Gewohnheiten definieren. Hier sind ein paar – wie würdest du diese Gewohnheiten zuordnen? Sind es eher gute Gewohnheiten oder eher schlechte Gewohnheiten:
Andere kurz Unterbrechen, um etwas wichtiges zu sagen
Neue Dinge starten und die alten nicht abschließen
Früh aufstehen
Immer sofort auf Nachrichten reagieren
Multitasking nutzen, um produktiver zu sein
Nach dem Aufstehen das Bett machen
Auszeit von elektronischen Geräten nehmen
Über andere Personen schlecht sprechen
Bücher lesen und Podcasts hören
Über sich selbst nachdenken und reflektieren
War das einfacher, oder eher anspruchsvoll?
Manchmal ist es jedoch etwas anders und die Gewohnheiten sind „auf den Kopf“ gestellt.
Nehmen wir mal an du willst Gewicht zunehmen und willst als Sumo-Ringer erfolgreich werden. Wie würdest du dann die Gewohnheit „10x am Tag eine Mahlzeit einnehmen“ bewerten? Im Allgemeinen würden wir wahrscheinlich sagen, dass es eine schlechte Gewohnheit ist und zu Übergewicht führen wird. Als angehender Sumo-Ringer würden wir diese Gewohnheit aber als eine gute Gewohnheit abspeichern.
Ob also Gewohnheiten für uns als gute Gewohnheiten oder als schlechte Gewohnheiten zählen, kann auch von unserem persönlichen Ziel und unserer Situation abhängen.
Wenn wir uns also die Frage stellen, WAS WILL ICH ERREICHEN ODER SEIN und dann kurz über unsere Gewohnheiten nachdenken, ist es einfacher zu verstehen, ob es gute Gewohnheiten sind oder ob wir die Gewohnheiten ändern sollten. Es ist dann ganz natürlich, dass wir eine Neigung zur Entwicklung guter Gewohnheiten haben, aber oft stehen wir uns selbst im Weg, denn das „aufgespielte Programm“, welches uns oft unbewusst durch den Tag leitet, steuert unsere Handlungen und unser Verhalten in vielen Fällen automatisch.
Um also die Gewohnheiten zu ändern, sollten wir erst verstehen, welche wir haben und wie wir gute Gewohnheiten entwickeln können.
Wie entwickelt man gute Gewohnheiten?
Gewohnheiten entwickeln und einen eigenen Weg finden
Diese 11 ersten Schritte zur Entwicklung guter Gewohnheiten sind entscheidend, um einen dauerhaften Nutzen für die eigenen Zufriedenheit zu ziehen und sich besser zu fühlen:
1. Hinterfrage dich selbst
Frage dich zuallererst, warum du gute Gewohnheiten entwickeln willst. Ein Grund, der sich aus deinem persönlichen Willen zur Verbesserung ergibt und nicht aus dem, was von dir gesellschaftlich erwartet wird, ist entscheidend dafür, dass du auf dem richtigen Weg bleibst.
2. Mache kleine Schritte
Du kennst eine Menge guter Gewohnheiten, richtig? Aber führe sie nicht alle auf einmal ein. Fange klein an und gehe in kleinen Schritten vor. Um deine Routine nicht durcheinander zu bringen, nimm dir eine kleine Gewohnheit nach der anderen vor.
3. Wähle Gewohnheiten aus und sei dabei spezifisch
Bestimme die Gewohnheiten, die du entwickeln oder aber ändern möchtest und sei spezifisch, um die Planung und Ausführung zu erleichtern. Wenn du große Veränderungen erleben willst, beginne lieber mit kleinen, konkreten Gewohnheiten als mit unklaren Gewohnheiten und zu großen Schritten.
4. Greife auf deine aktuelle Routine zurück
Sobald du eine Gewohnheit ausgewählt hast, überprüfe deine derzeitige Routine. Stelle fest, was geändert, weggelassen oder hinzugefügt werden muss, um diese Gewohnheit zu übernehmen. Oft können Gewohnheiten so kombiniert werden, dass sie sich ergänzen und gegenseitig stärken.
5. Hindernisse beseitigen oder einführen
Beseitige alle Hindernisse, die dich daran hindern könnten, die von dir gewählte Gewohnheit erfolgreich umzusetzen. Versuche auch ein eignes System zur Verhinderung von ungewollten Gewohnheiten zu finden und einzuführen. Wenn du z.B. abends das Handy im Bett zu viel nutzt und es ändern willst, dann schließe die Ladestation z.B. in der Küche an. So muss das Handy in der Küche geladen werden und du hast damit eine zusätzliche Hürde definiert.
6. Bleibe fokussiert und positiv
Konzentriere dich auf die Gewohnheit, die du gewählt hast und vermeiden es, gleichzeitig an verschiedenen Gewohnheiten zu arbeiten, um sich nicht zu verzetteln. Entwickle eine positive Haltung, indem du dich auf die Möglichkeiten und nicht auf die Schwierigkeiten konzentrierst.
7. Erstelle einen Plan und sei konsequent
Erstelle einen Aktionsplan, der notwendig ist, um die Gewohnheit in deiner täglichen Routine einzubauen und halte dich daran, indem du diesen Plan gewissenhaft befolgst. Passe den Plan an, probiere einiges aus und finde den eigenen Weg für dich persönlich. Versuche nicht andere Pläne von anderen Personen zu kopieren – es wird erst klappen, wenn es DEIN eigener Plan wird.
8. Ziele setzen
Setze dir klare Ziele und formuliere diese Ziele aus. Viele schreiben sich die Ziele nicht auf. Du erhöhst die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung um ein Vielfaches, wenn du die Ziele schriftlich notierst und regelmäßig drauf schaust. Wenn die Ziele zu groß sind, dann unterteile die Ziele einfach in kleinere Ziele. Du kannst dazu auch die Vorlage aus dem Downloadbereich nutzen.
9. Verantwortlich sein
Es ist leicht, vom Weg abzukommen, wenn niemand auf dich achtet. Verpflichte dich und teilen den Menschen in deinem Umfeld mit, was du erreichen willst, damit du zur Verantwortung gezogen werden kannst. Du bist verantwortlich für das Ergebnis. Suche also Lösungen und übernimm die Verantwortung für das eigene Handeln.
10. Hole andere mit ins Boot
Versuche nicht alles allein. Hole dir deine Verwandten und Freunde mit ins Boot, um Unterstützung zu bekommen. Erzähle deinen Freunden, Bekannten, Verwandten und allen die es wissen sollten, an welchen Gewohnheiten du aktuell arbeitest und frage auch nach Unterstützung. Das steigert zusätzlich die Erfolgschancen und erhöht die Motivation.
11. Erfolge und kleine Schritte feiern
Belohne dich schließlich auf angemessene Art und Weise und feire die Meilensteine und Erfolge, um die Selbstwirksamkeit zu erhöhen. Auch das kann eine sehr wirksame und motivationsfördernde Gewohnheit werden. Wir feiern leider zu selten kleine Erfolge und sehen oft die Dinge die noch fehlen, anstatt uns über die Dinge zu freuen, die wir schon erreicht haben.
Unser tägliches Leben besteht überwiegend aus Gewohnheiten, die wir uns im Laufe der Jahre unbewusst angeeignet haben. Es ist an der Zeit, dass du die Schritte zur Entwicklung guter Gewohnheiten anwendest und dein persönliches und berufliches Leben durch die Entwicklung guter Gewohnheiten zum Besseren wendest.
Gute Gewohnheiten zur Produktivitätssteigerung
Gute Gewohnheiten um produktiver zu werden
Es gibt auch einige gute Gewohnheiten, die zur Steigerung der eigenen Produktivität beiztragen können. Diese wollen wir uns auch einmal kurz anschauen.
Wie man produktiv wird oder auch die besten Produktivitätsgewohnheiten, die jeder ausprobieren sollte!
Es gibt einige wahnsinnig produktive Gewohnheiten, die gleichzeitig die Gewohnheiten hochproduktiver Menschen sind, die du kultivieren musst, um im Leben produktiver zu werden und Erfolg zu haben. Werfen wir einen Blick darauf, welche das sind:
12. Plan erstellen
Erstelle einen Plan für alles, was du in einem bestimmten Zeitraum erledigen willst und halte ihn ein. Wenn du planst, wie viel Zeit du für die Erledigung bestimmter Aufgaben aufwenden wirst, führt das zur Pünktlichkeit und Produktivität im täglichen Leben.
Die Autorin Laura Vanderkam hat in ihrem Buch What the Most Successful People Do at Work herausgefunden, dass die Korrelation zwischen dem Zeitverbrauch von CEOs und deren Arbeitsergebnissen ausschließlich von den Stunden abhängt, die für geplante Aktivitäten aufgewendet werden”.
13. To-Do-Listen erstellen
Erstelle To-Do-Listen, die realistisch sind und bei denen weniger mehr ist. Erstelle keine Liste mit 30 Aufgaben pro Tag, um zu vermeiden, dass du dich selbst überlastest und überforderst. Erforsche auch hier eine für dich passende Form.
14. Neu bewerten, was wichtig ist
Um die Produktivität zu steigern, solltest du das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt) anwenden, demzufolge achtzig Prozent der Ergebnisse aus zwanzig Prozent der Maßnahmen resultieren. Über also das Priorisieren, denn es wird dir in vielen anderen Situationen und Lebenslagen helfen.
Zerlege die Aufgaben in kleinere Aufgaben und lege den Schwerpunkt auf die 20 % der Aufgaben, die zu 80 % der Ergebnisse beitragen werden.
15. Früh aufstehen und den Frosch essen
Beginne deinen Tag früh und verbessere dich körperlich und geistig, indem du morgens z.B. etwas Sport treibst oder meditierst. Es muss nicht immer eine Stunde sein.
Danach solltest du den Frosch essen, d. h. die schwierigen Aufgaben in den frühen Morgenstunden erledigen, wenn es kaum Ablenkungen gibt und dein Gehirn und dein Körper noch ganz aktiv sind. Welche Aufgabe ist das wichtigste Heute?
16. Lasse Multitasking hinter der Tür
Versuche nicht, mehrere Dinge auf einmal zu tun. Die Forschung zeigt, dass Multitasking nicht produktiv ist, weil es die Effizienz und Leistung des Einzelnen mindert.
Nimm dir eine Sache nach der anderen vor, um Effektivität und Effizienz zu erhalten und sogenannte „geistige Wechselzeiten“ zu eliminieren.
17. Ablenkungen limitieren
Arbeite in einer Umgebung, die frei von Ablenkungen ist, oder schränke Ablenkungen ein. Räume deinen Arbeitstisch auf. Platziere deine Endgeräte (wie z.B. das Handy) außerhalb deiner Reichweite, denn wir alle wissen, wie verlockend eine einzige Benachrichtigung während der Arbeit ist.
Es ist einer der besten Produktivitäts-Tipps, sein Handy nicht zu benutzen, denn Untersuchungen zeigen, dass dadurch die kognitive Leistungsfähigkeit abfallen wird. Das Handy in diesen Phasen auf Stumm schalten und idealerweise mit dem Display nach unten umdrehen.
18. Pausen machen
Mache jedes Mal eine Pause, wenn du das Bedürfnis danach hast. Erfrische dich und lade dich geistig auf, indem du in den Pausen z.B. Sport treibst, gesunde Snacks zu dir nimmst oder mal an die frische Luft gehst. Eine Studie hat gezeigt, dass ein Spaziergang außerhalb des Büros die Produktivität steigert.
Baue also für die passenden Gewohnheiten aus!
Gute Gewohnheiten selbst entwickeln und einen eigenen Weg finden
Wenn du nur ein paar diese Tipps befolgst, dann wirst du sehr schnell deine schlechten Gewohnheiten in gute Gewohnheiten ändern.
Kontinuität ist wichtiger als Intensität, also fange in kleinen Schritten an und gehe deinen persönlichen Weg dabei. Es wird nicht immer sofort klappen, vielleicht wird es hier und da mal schwer oder es wird zu Rückschlägen führen. Wenn du jedoch immer dran denkst, dass der Weg das Ziel ist, kommt der Erfolg dann von selbst. Achte dabei dann mehr auf das, was du bereits erreicht hast und etwas weniger auf das was noch vor dir liegt.
Wenn es dir gelingt, dieses Experiment positiv und neugierig zu beschreiten, dann wird das automatisch eine neue Routine und eine neue Gewohnheit. Nutze also eine Routine und eine Gewohnheit, um deine Gewohnheiten zu verändern und nutze auch agile Methoden, um deine Kompetenzen der Problemlösung zu steigern. Wenn du auch an weiteren Selbstmanagement Methoden interessiert bist, findest du auch hier einen interessante Artikel dazu.
Du interessierst dich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann schaue dir auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu an. Viel Spaß dabei.
In diesen Tagen wird viel über agile Methoden und Tools gesprochen, und das aus gutem Grund. Agile Methoden haben sich als unglaublich effektiv für Teams erwiesen, die ihre Leistung verbessern wollen. Wenn Sie noch nicht mit agilen Methoden, Vorgehensweisen und Techniken vertraut sind, finden Sie hier einen kurzen Überblick darüber, was agile Methoden sind und warum jedes Team sie kennen sollte.
Welche Agile Methoden sollte ich kennen? Gibt es dazu eine richtige Antwort?
Viele der heutigen Herausforderungen und Probleme erfordern von uns eine größere Problemlösungskompetenz wie noch vor einigen Jahren. Irgendwie habe ich auch das Gefühl, dass alle paar Jahre ein neuer Begriff für bestimmte Dinge vergeben werden muss, damit es dann wieder interessant klingt. Das sehe ich auch zum Teil für agile Methoden. Da werden dann Werkzeuge, Methoden, Praktiken, Ansätze und was es da noch immer gibt, irgendwie miteinander vermischt und als „AGILE WUNDERWAFFE“ beschrieben.
Agile Methoden verstehe ich als wirksame und bewährte Ansätze, die individuell und gezielt als eine mögliche Lösungsstrategie (also WIE mache ich es?) eingesetzt werden können. Agile Methoden und Tools sind sichtbare und anwendbare Praktiken und Instrumente, die den Teams und Personen dabei helfen, bestimmte Aufgaben bestmöglich zu lösen. Wenn sie dann noch den größtmöglichen Nutzen liefern und die höchste Wirkung erzielen, sprechen wir oft von “der richtigen Methode”. Diese bewährten und wirksamen Ansätze und Abläufe können auch als BEST BRACTICE Anleitungen bzw. Beschreibungen verstanden werden.
Die agilen Tools und Methoden sind für Ihren Erfolg unerlässlich. Diese Praktiken haben sich bewährt und können Ihnen helfen, Aufgaben einfacher und schneller zu erledigen.
Warum jeder Agile Methoden kennen sollte?
Mit wirksamen Agilen Methoden die Problemlösungsskills weiter entwickeln
Um Probleme und Herausforderungen lösen zu können, ist eine gewisse Vorgehensweise hilfreich. Sie können auch ohne Methodenwissen viele anspruchsvolle Aufgaben lösen, davon bin ich überzeugt, aber Sie kommen mit der richtigen Methode viel einfacher und viel gezielter zum Ziel. Verbesserungsmethoden im allgemeinen sind also erprobte Abkürzungen und erleichtern uns in vielen Fällen die Arbeit.
Wie kann ich Agile Methoden, Techniken und Vorgehensweisen anwenden?
Die Anwendung dieser Methoden erfordert oft etwas Mut und Experimentierfreude, denn oft trauen wir uns nicht “mal etwas neues auszuprobieren”. Ich teste oft neue Methoden seit Jahren aus und nicht alle funktionieren direkt super und fühlen sich dann auch gut an. Was ich aber oft mache, wenn ich einen neue Methode bei einer konkreten Situation einsetze ist, die Teilnehmer darüber zu informieren, dass wir heute mal eine neue Methode testen und es im schlimmsten Fall nicht funktionieren wird. So nehme ich mir den Druck, lade alle ein dabei zu helfen, dass es klappt und hole mir dann zum Ende immer ein Feedback dazu ein, um die Vorgehensweise zu verbessern. Also einfach offen ansprechen und dann testen!
Welche Agilen Methoden sind hilfreich?
Das ist eine schwierige Frage. Es gibt halt so viele gute Methoden. Was mir dabei hilft ist eine Art Kategorisierung. Ich muss mir natürlich vorher Gedanken machen welches Problem (WAS) ich damit lösen will oder in welchem Kontext ich etwas anwenden möchte.
Ich gehe an dieser Stelle auf einige sinnvolle Methoden ein und wir erstellen eine kleine Agile Methoden Übersicht:
Die Kreativitätsmethode „Advocatus Diaboli“ bzw. auch “Anwalt des Teufels” genannt besteht darin, dass ein Individuum in der Gruppe zum Kritiker der vorgeschlagenen Entscheidung werden darf und dadurch die vorgeschlagene Lösung kritisch betrachtet werden kann, um sie letztendlich noch weiter zu verbessern.
👉Ist sehr gut geeignet um Einsichten zu gewinnen und die Zusammenarbeit zu verbessern
Diese Methode wird für Sie sehr produktiv und hilfreich sein. Den Anwalt des Teufels zu spielen, kann Ihnen nicht nur helfen, Ihre eigenen Ideen voranzubringen, sondern auch Vertrauen aufzubauen und Ihre Beziehungen zu den Kollegen zu verbessern, so dass Sie gemeinsam eine bessere Lösung für die anstehende Situation finden können – ohne dabei verärgert zu sein. Es ist auch sehr gut geeignet, um es gezielt einzusetzen, wenn Sie z.B. als Führungskraft eine kritische Sichtweise auf Ihre Entscheidung erhalten wollen.
Die Retrospektive² hilft Teams in der Weiterentwicklung und fördert den Zusammenhalt und die Verbundenheit.
Mit der Retrospektive² können Teams wichtige Erfolgsfaktoren in der Zusammenarbeit für sich ermitteln und dadurch gemeinsam wachsen.
👉Ist sehr gut geeignet, um Verbundenheit zu fördern und die Zusammenarbeit zu verbessern
Die Retrospektive² eignet sich sehr gut für die gegenseitige Erwartungsklärung und die Aussprache im Team. Damit können wichtige Aspekte der Zusammenarbeit, der Verbundenheit und der unterschiedlichen Sichtweisen besprechbar gemacht werden.
Es ist auch sehr gut geeignet um z.B. einem neu zusammengesetzten Team den Start zu erleichtern und eine gute Basis der Zusammenarbeit zu schaffen.
Mit der Analyse der Zeitdiebe machst Du deine persönlichen Zeitdiebe sichtbar.
Oft sind uns die eigenen Zeitdiebe nicht bekannt und wir müssen uns selbst beobachten, um unseren Alltag etwas zu vereinfachen.
👉Ist sehr gut geeignet, um Einsichten zu gewinnen und das Selbstmanagement zu verbessern
Mit der Analyse deiner Zeitdiebe kommst Du recht schnell auf die versteckten Potenziale in deinem Selbstmanagement. Diese Analyse eignet sich sehr gut für die Ermittlung von Ansätzen zur Verbesserung deiner Leistung, aber auch für die schneller Erkennung deiner Stärken.
Es ist auch sehr gut als TEAMÜBUNG geeignet, um die Zeitdiebe im Team offen zu legen und sie dadurch gemeinsam besprechen zu können.
Mit der Verschwendungssuche im Büro sorgst Du für Klarheit und Transparenz und deckst viele Verschwendungen auf, um das Arbeiten zu erleichtern.
Damit erkennst Du sehr schnell die Handlungsfelder im Bereich und kannst dann gezielt die wichtigen Punkte optimieren!
👉Ist sehr gut geeignet, um Informationen zu sammeln und die Zusammenarbeit zu verbessern
Die Verschwendungssuche im Büro ist sehr gut geeignet, um sich einen allgemeinem Überblick über den eigenen Bereich zu verschaffen. Oft sehen wir diese Unterbrechungen nicht im Tagesablauf, da wir im Prozess arbeiten und uns diese Distanz fehlt. Es ist auch gut geeignet, um fokussiert den Blick auf ein Handlungsfeld zu legen wie. z.B. “Wo haben wir Prozessunterbrechungen, wo zu viele Medienbrüche, wo Rückfragen”? –> also es ist ebenfalls für sehr gezielte Prozessbeobachtungen hilfreich.
Ein Check In hilft den Teilnehmern in einem Meeting oder Workshop anzukommen und sich auf das hier und jetzt zu fokussieren. Es dient auch als eine Art Eisbrecher und hilft der Gruppe ein schnelles Stimmungsbild zu erhalten und sich ggf. auch mal von einer anderen Seite kennen zu lernen.
👉Ist sehr gut geeignet, um im hier und jetzt anzukommen und die Aufmerksamkeit zu verbessern
Eine Check In Phase ist sehr gut geeignet, um Personen auf ein Thema, aber auch auf sich selbst zu fokussieren und einen einfachen Einstieg für alle zu ermöglichen. Es eignet sich für Workshops und Meetings mit Personen, die sich nicht kennen. Es ist aber auch gut geeignet für Teams, die schon etwas länger zusammen arbeiten. Mit den Check In Fragen können unbekannte Aspekte besprochen und das Team lernt sich so noch besser kennen. Über die Fragen kann der Fokus des Check In´s zusätzlich noch gelenkt werden.
Delegation Poker ist eigentlich ein Kartenspiel, mit dem spielerisch Verantwortung und Entscheidungskompetenz geregelt bzw. definiert werden können.
Selbstorganisation und verteilte Verantwortung sind der Kern dieser Vorgehensweise.
👉Ist sehr gut geeignet, um Arbeit zu visualisieren/steuern und Leadership auszubauen
Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme gelingt nicht immer sofort. Mit Delegation Poker können Personen, die Kompetenzen und Befugnisse abgeben und Personen, die Kompetenzen, Aufgaben und Befugnisse annehmen angeleitet, diese Themen bestmöglich zu besprechen und dadurch die aktuelle Teamreife zu ermitteln. Es hilft Teams die eigenen Kompetenzen zu bestimmten Sachverhalten besser einzuschätzen und macht Delegationsniveaus bzw. Delegationsstufen sichtbar.
Ein Kanban Board hilft den Teams in der visuellen Darstellung ihrer Arbeit.
Es ist eine Darstellungsform und gleichzeitig eine Priorisierungsmethode, die Arbeit visualisiert und dem Team dabei hilft den Fokus auf den wichtigen Aufgaben zu halten.
👉Ist sehr gut geeignet, um Arbeit zu visualisieren/steuern und Produktivität zu verbessern
Ein Kanban Board eignet sich immer sehr gut, um in einem Team die Arbeit zu steuern, diese Arbeit zu visualisieren und eine Transparenz zu allen wichtigen Aufgaben zu erhalten.
Durch diese Transparenz hat das Team immer einen aktuellen Stand zu den erfassten Aufgaben. Es kann für Projekte, Aufgaben und Ideen genutzt werden. Es ist für Einzelpersonen sowie für Teams und ganze Abteilungen gut geeignet.
Planning Poker ist eine sehr wirksame Vorgehensweise zur relativen Aufwandsschätzung von Aufgaben, Initiativen und Maßnahmen.
Mit diesem spielerischen Ansatz wird versucht “Schätzungskonsens” in einem Team zu erreichen.
👉Ist sehr gut geeignet, um Arbeit zu visualisieren/steuern zu treffen und Fokus/Orientierung zu erhalten
Planning Poker eignet sich sehr gut zur Aufwandsschätzung von Aufgaben und Maßnahmen in einem Team und/oder in einem Projekt. Es kann sowohl auf der operativen Ebene als auch auf der strategischen Ebene eingesetzt werden. Es kann punktuell ebenfalls bei unklaren Ressourcenschätzungen eingesetzt werden, um mit vielen Beteiligten schnell zu einem gemeinsamen Bild und einem gemeinsamen Verständnis zu kommen. Es hilft oft auch beim “Kleinschneiden von Aufgaben”.
Der konsultative Einzelentscheid kombiniert die Erfahrungen und das Wissen von vielen Personen und bündelt dann die Entscheidungskompetenz bei einer Person oder einer Entscheidungsgruppe.
Es ist eine sehr wirksame Methode der Entscheidungsfindung.
👉Ist sehr gut geeignet, um Entscheidungen zu treffen und Leadership auszubauen
Der konsultative Einzelentscheid ist sehr gut für eine schnelle und wirksame Entscheidung geeignet, bei der Meinungen und Ratschläge von Kollegen und anderen wichtigen Personen eingeholt werden sollten. Diese Personen werden dann konsultiert (um Rat gefragt).
Wenn also für eine Entscheidung unterschiedliche Perspektiven eingeholt werden sollten, um die Qualität der Entscheidung zu erhöhen, ist diese Form der Entscheidungsfindung hilfreich.
Mit dem Priorisierungs-Poker wird eine sehr wirksame Vorgehensweise zur relativen Prioritätenfestlegung im einem Team verfolgt.
Aufgaben und Themen werden so relativ zueinander bewertet und hinsichtlich Priorität sortiert
👉Ist sehr gut geeignet, um Themen zu priorisieren und Fokus/Orientierung zu erhalten
Priorisierungs-Poker eignet sich sehr gut zur Prioritätenfestlegung von Aufgaben und Maßnahmen in einem Team und/oder in einem Projekt. Es kann sowohl auf der operativen Ebene als auch auf der strategischen Ebene eingesetzt werden. Es kann eingesetzte werden, um unterschiedliche Perspektiven bei der Prioritätenfestlegung zu berücksichtigen und es regt einen gemeinsamen Austausch zur Festlegung der Prioritäten an. Dadurch entsteht eine gemeinsame Sicht auf Prioritäten aber auch potenzielle Risiken.
Die Wahl der richtigen Methode für Ihr Team
Nachdem wir nun einen Überblick über meine Top 10 Methoden erhalten haben, stellt sich die Frage: Wie wählen Sie die richtige Methode für Ihr Team aus? Die Entscheidung hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, einschließlich der individuellen Anforderungen, der Teamzusammensetzung und der allgemeinen Zielsetzung. Hier sind sechs Haltepunkte, die Ihnen bei der Auswahl der passenden Methode helfen können:
Verstehen Sie Ihre Ziele: Klären Sie zunächst, welche Ziele Sie mit einer spezifischen Methode erreichen möchten. Möchten Sie die Zusammenarbeit verbessern, die Produktivität steigern, Entscheidungsprozesse optimieren oder etwas anderes erreichen?
Verstehen Sie Ihr Team: Berücksichtigen Sie die Zusammensetzung und die Fähigkeiten Ihres Teams. Manche Methoden eignen sich besser für hochspezialisierte Teams, während andere flexibler und teamübergreifend einsetzbar sind und keinen Methodenexperten erfordern.
Projektspezifische Anforderungen: Denken Sie über die spezifischen Anforderungen Ihres Projektes oder der Initiative nach. Handelt es sich um ein komplexes Entwicklungsprojekt, ein Team-Building-Event oder eine strategische Entscheidungsfindung?
Experimentieren Sie: Es ist oft hilfreich, verschiedene Methoden auszuprobieren und zu sehen, welche am besten zu Ihrem Team passt. Die Methoden können miteinander kombiniert werden, um eine maßgeschneiderte “bessere” Lösung zu finden.
Feedback einholen: Bitten Sie Ihr Team um Feedback zur angewendeten Methode. Welche Aspekte haben gut funktioniert, und wo gibt es Raum für Verbesserungen?
Kontinuierliche Anpassung: Die Methoden sind natürlich sehr flexibel und sollten kontinuierlich angepasst werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Methode laufend evaluieren und optimieren.
Indem Sie diese Haltepunkte berücksichtigen, wird es Ihnen einfacher fallen, hilfreiche Methoden auszuwählen, die am besten zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passt. Denken Sie daran, dass es keine Einheitslösung gibt und dass die Anpassung an die sich ändernden Anforderungen und Gegebenheiten entscheidend für eine guten “Methoden-Fit” ist.
Wie kann ich mir eine eigenen Agile Methoden Sammlung aufbauen?
Agile Methoden Übersicht selbst erstellen und kontinuierlich ausbauen
Auf Hymer Acceleration ist es sehr einfach sich eine eigenen Methodensammlung aufzubauen. Dazu öffnen Sie einfach die “AGILE METHODEN” Seite und suchen sich die richtigen Methoden für den passenden Einsatzzweck aus. Jede Methode, die Sie dort finden, können Sie einfach als PDF downloaden und nutzen. Und falls Sie eine andere Methode benötigen, scannen Sie einfach den QR-Code ab und Sie kommen zurück auf meine Seite und über die Filterfunktion finden Sie sehr schnell eine passende Methode für Ihren individuellen Fall.
Sie haben also dann immer eine eigene Agile Methoden Übersicht zur Hand.
Die Vorteile einer eigenen Methoden Sammlung
Die Schaffung Ihrer eigenen Methoden Sammlung kann zu einer unschätzbaren Ressource für Sie und Ihr Team werden. Es geht weit über die bloße Anwendung von Techniken hinaus – es geht darum, Ihre Arbeitsweise zu optimieren und kontinuierlich zu verbessern. Hier sind 5 Vorteile, die Sie durch den Aufbau Ihrer eigenen Methoden Sammlung erlangen können:
1. Individuelle Anpassung:
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Sammlung auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihres Teams oder Projekts zuzuschneiden. Dies ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
2. Wissensaufbau:
Durch das Anwenden unterschiedlicher Methoden erweitern Sie kontinuierlich Ihr (Fach)Wissen und Ihre Fähigkeiten. Sie werden zum Experten für wirksame agile Arbeitsweisen und können dieses Wissen in Ihrem Team teilen.
3. Verbesserte Zusammenarbeit:
Eine gut zusammengestellte Methodensammlung fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Team. Sie schaffen eine gemeinsame Grundlage, auf der Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten können.
4. Steigerung der Produktivität:
Durch den gezielten Einsatz erprobter und hilfreicher Methoden können Sie Ihre Produktivität steigern und Aufgaben effizienter erledigen. Dies führt zu besseren Ergebnissen und einer schnelleren Umsetzung Ihrer Projekte.
5. Kontinuierliche Verbesserung:
Ihre Methoden Sammlung ist kein statisches Dokument, sondern ein dynamische Bibliothek. Sie können sie kontinuierlich erweitern und optimieren, um immer auf dem neuesten Stand der agilen Praktiken & Methoden zu bleiben.
Eine Methodensammlung ist zum Teilen da 🚀 – also sehr gerne weitergeben und weiteren Personen damit helfen.
Sie interessieren sich vielleicht noch für ein übergeordnetes Thema und wollen wissen, wei Sie ein Geschäftsmodell entwickeln, dann sollten Sie sich mit dem Business Model Canvas beschäftigen und Ihre Kompetenzen auch in diesem Bereich erweitern. Viel Spaß dabei.
Haben Sie schon vom 8 Stufen Modell nach Kotter gehört?
Bevor wir uns mit dem “Kotter 8 Stufen Modell” intensiver beschäftigen, lassen Sie uns ganz kurz in das Thema einsteigen und einige relevante Aspekte ansprechen.
Was vor über 2.000 Jahren richtig war, gilt auch heute noch. Wir leben in einer Welt, in der der Wandel “business as usual” ist. Neue Vorschläge, projektbasiertes Arbeiten, technischer Fortschritt und die Erhaltung von Wettbewerbsvorteilen sind alles Faktoren, die unsere Arbeit beeinflussen.
Es ist typisch, dass man sich beunruhigt und überwältigt fühlt vom Ausmaß der Herausforderung, selbst wenn man nur eine winzige Anpassung an ein oder zwei Abläufe oder eine Änderung der Organisation in Betracht zieht. “Veränderung ist die einzige Konstante”, erklärte der griechische Gelehrte Heraklit. Obwohl das Wort “Change Management” damals noch nicht existierte, ist seine Aussage für Unternehmen in der heutigen Welt der Digitalisierung und Globalisierung immer noch relevant.
Der organisatorische Wandel stößt häufig auf Widerstand und die Umsetzung von Veränderungen kann eine entmutigende Aufgabe sein. Andererseits ist die Anpassung entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg. Laut einiger Studie der Harvard Business Review, McKinsey und Co., scheitern über 60-75 % aller organisatorischen Veränderungsprogramme. Viele Unternehmen haben mit Schwierigkeiten wie dem Wandel und der schnellen Anpassung zu kämpfen.
Wenn es richtig gemacht wird, kann professionelles Veränderungsmanagement ein Unterscheidungsmerkmal und ein Leitfaden sein, der den Menschen hilft, sich schneller und effektiver an neue Prozesse anzupassen.
Change Management – eine kurze Einführung
Change Management – Kotter 8 Stufen Modell
Die (Arbeits-)Welt von heute entwickelt sich ständig weiter. Während vor knapp 150 Jahren Erfindungen wie die ersten Automobile als Meilensteine des Jahrhunderts galten, gibt es heute einen ständigen Strom neuer Technologien, strategischen Durchbrüchen und immer effizienteren Methoden. Der Begriff “digitale Transformation” ist den meisten Menschen inzwischen ein Begriff. Wir befinden uns inmitten des digitalen Wandels und Unternehmen müssen ihn annehmen, wenn sie nicht hinter ihre Konkurrenten zurückfallen wollen und dann den Anschluss an den Markt verlieren.
Es ist notwendig, den Wandel eines Unternehmens zu planen und zu beeinflussen, um sicherzustellen, dass er nachhaltig und effektiv ist. Es ist erforderlich, den Wandel zu managen. Aber was genau bedeutet das?
Veränderungsmanagement ist ein fokussierter Prozess innerhalb einer Organisation, der organisierte Metriken, Aktionen und Aufgaben nutzt, um einen Veränderungsprozess erfolgreich und effizient zu lenken bzw. zu beeinflussen. Dieser Veränderungsprozess kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, unter anderem aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit, der finanziellen Notwendigkeit, aus Gründen der strategischen Neuausrichtung und der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, um nur einige zu nennen. Auch die Einführung neuer Produkte, die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen oder Unternehmensfusionen können dazu gehören.
Prozesse und Ansätze für das Veränderungsmanagement
Change Management umfasst eine Vielzahl von Verfahren, Ansätzen und Instrumenten, die zur Gestaltung des Wandels eingesetzt werden können. Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin, das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter und das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger sind wohl die bekanntesten.
Die einfachen drei Schritte des Lewin’schen Change-Management-Modells sind das “Unfreezing“, bei dem die Menschen für die bevorstehende Veränderung sensibilisiert werden, das “Changing“, bei dem wesentliche Veränderungen und Lernprozesse stattfinden, und das “Refreezing“, bei dem der aktuelle Status quo akklimatisiert wird.
Das Kotter 8 Stufen Modell
Das Kotter 8 Stufen Modell
Nach Kotters Untersuchungen scheitern 70 % aller organisatorischen Veränderungsprozesse. Er führt das Scheitern auf den Widerstand der Mitarbeiter zurück, die nicht vollständig in den Prozess einbezogen wurden. Als Lösung skizziert Kotter in seinem Modell für das Veränderungsmanagement acht Schritte, in deren Mittelpunkt das Coaching und Mentoring der Mitarbeiter steht:
1. Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit
2. Eine Change Koalition aufbauen
3. Entwicklung einer Change Vision und einer Strategie
7. Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen einleiten
8. Verankerung der Veränderungen in der DNA des Unternehmens
In jedem dieser Modelle lassen sich ähnliche Bausteine erkennen, und auch Krügers 5-Phasen-Modell für das Veränderungsmanagement basiert auf ihnen. Initialisierung, Konzeption, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung gehören dazu.
Lassen Sie uns die einzelnen Phasen des 8 Stufen Modells von Kotter im Detail besprechen.
1. Ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 1 Dringlichkeit
Ein “Gefühl der Dringlichkeit” zu schaffen, ist ein guter Weg, wenn Sie eine Win-Win-Situation anstreben. Die Dringlichkeit in unserem Fall ist “ein Bedürfnis nach mehr Veränderung”.
Das Ziel ist es, alle aus ihrer Komfortblase herauszuholen und Ihren Kollegen die Bedeutung der Situation klar zu machen. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen davon überzeugt sein, dass der bevorstehende Übergang von entscheidender Bedeutung ist und dass er ihnen und dem gesamten Unternehmen zugutekommen wird.
In diesem Schritt geht es in erster Linie darum, das Interesse der Mitarbeiter an der Unterstützung des Wandels zu wecken und zu fördern. Sie brauchen die Unterstützung von mindestens 75 % Ihrer Mitarbeiter, damit der Wandel stattfinden kann.
Hier nun einige Vorgehensweisen und Ideen, die einen möglichst guten Startprozess begünstigen:
– Bevor Sie die Notwendigkeit begründen, sprechen Sie mit Ihren Kollegen über das aktuelle Problem und holen Sie ihr Feedback ein. Manchmal ist das Problem nicht in der kompletten Ausprägung bekannt und für viele nicht sichtbar.
– Beantworten Sie danach alle ihre Bedenken, ob es funktionieren wird oder nicht. Seine Sie dabei offen, ehrlich und verbindlich – wo weit es möglich ist.
– Ihre Mitarbeiter wissen nun, dass es im Unternehmen ein Problem gibt, das Sie zu lösen versuchen.
– Scheuen Sie sich nicht, Ihren Zuhörern ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln. Zahlen, Daten und Fakten sind oft hilfreich, aber fokussieren Sie ihre Begründungen und Argumentation auf das WARUM. Vermitteln Sie das WARUM und beantworten Sie die Frage “WARUM müssen wir etwas verändern, WARUM jetzt, WARUM so und WARUM gibt es dazu keine bessere Alternative”!
– Gehen Sie offen auf Ihre Mitarbeiter zu und legen Sie glaubwürdige Statistiken vor, um die Notwendigkeit der Veränderung zu untermauern. Welche Ergebnisse, Umsätze, Marktanteile, Daten und ggf. auch Zufriedenheitsmessungen können Sie dazu vorlegen?
– Holen Sie sich zur Unterstützung Ihrer Botschaft die Unterstützung von strategischen Partnern, führenden Unternehmen und Ihren Kunden. Es kann hilfreich sein, zusätzliche Stimmen zu diesem Vorhaben zu hören. Wer könnte ein gute Botschafter sein? Wer finden bei den Mitarbeitern gehör?
– Geben Sie zwingende und innovative Gründe an, um die Aufmerksamkeit der Menschen zu gewinnen.
Sie können dazu auch unterschiedliche Formate nutzen und gemeinsam ein Gefühl der Dringlichkeit und Notwendigkeit entwickeln, z.B. durch Interviews, Word Cafés, Open Space Workshops, Dialogen und vielen weiteren kooperativen Ansätzen.
2. Bilden Sie eine Change Koalition
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 2 Change Koalition
In der zweiten Phase beim Kotter 8 Stufen Modell geht es darum, ein Team zusammenzustellen, das den Prozess bestmöglich begleitet und steuert. Es ist ziemlich schwierig für eine einzelne Person, den gesamten Prozess zu überblicken, daher benötigen Sie eine Gruppe von fähigen Mitarbeitern.
Die Change Koalition bzw. diese Allianz wird Ihnen dabei helfen, die Veränderungen zu begleiten und die Akzeptanz der Mitarbeiter für diesen Prozess zu fördern.
Im Folgenden finden Sie drei Schritte zur Bildung einer starken Change Koalition:
– Finden Sie heraus, wer daran interessiert ist, sich an dem Prozess aktiv zu beteiligen. Erklären Sie den Prozess, die Herausforderungen und die Ziele dahinter. Suchen sie dann nach verbündeten, die für dieses Thema brennen und bereit sind die notwendige Zeit dafür zu investieren. Sie brauchen dafür Mitspieler und nicht Zuschauer. Finden Sie also heraus, wer nur dabei sein möchte, um dabei zu sein und wer wirklich alles dafür geben wird.
– Wählen Sie Personen mit unterschiedlichen Talenten und Fachkenntnissen aus. Bilden Sie mit uneingeschränkter Unterstützung des TOP Managements bzw. der Eigentümer eine Koalition, um alle anderen Mitarbeiter, die noch nicht bereit sind, sich auf den Wandel einzulassen, zu ermutigen und aufzuklären. Es wird eine Basisarbeit vor Ort sein und keine Steuerung nur vom Schreibtisch aus. Auf diese Weise können Sie Unterstützung aus vielen Bereichen des Unternehmens gewinnen.
– Die Change Koalition sollte aus Menschen aus verschiedenen Funktionen und Positionen innerhalb des Unternehmens bestehen, damit das Unternehmen Vertrauen in die jeweilige Personengruppe hat. Oft werden dazu nur Führungskräfte berufen. Warum wird das immer noch so gemacht? Machen Sie es anders wenn Sie die Möglichkeit haben.
Meine Idee dazu wäre die folgende. Die Change Koalition von Personen, die wirklich aktiv dran arbeiten will, könnte doch einfach mal in einem Satz schriftlich festhalten WARUM ausgerechten sie in diesem Team sein sollte. Danach würde ich diese Liste mit den Namen und der Begründung allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen und die Mitarbeiter sollten dann 50% des Teams selbst wählen. Die anderen 50% des Teams bestimmen Sie als Initiator. So stellen Sie sicher, dass die benötigen Kompetenzen vertreten sind und das Sie eine breite Akzeptanz der Mitarbeiter genießen.
Da eine einzelne Person den Prozess nicht alleine überblicken und steuern kann, sollten Sie unbedingt eine Change Koalition bilden, indem Sie die oben beschriebenen Möglichkeiten nutzen, um Ihre Mitarbeiter bei der Durchführung des Prozesses zu unterstützen.
Diese kurze Checkliste sollten Sie auch im Auge behalten:
– Haben Sie wahre Anführer & Leader im Team?. Würden die Mitarbeiter den Personen aus der Change Koalition folgen? Den Führungskräften auch, wenn sie keine Führungskräfte im Organigramm wären?
– Haben Sie Klarheit in den Rollen und Aufgaben? Sorgen Sie für Klarheit und Transparenz in der Aufgaben und Rollen unmittelbar.
– Sind die Risiken und Probleme, die mit dem Wandel einhergehen bekannt und thematisiert? Haben Sie auch über negative Folgen, Hindernisse, Risiken und über gravierende Änderungen in den Prozessen, Abläufen aber auch Funktionen, Aufgaben und somit den Menschen gesprochen? Oft wird das vergessen.
– Haben Sie ein Idee zur Erfolgskontrolle und zum Fortschritt? Oft wird unterstellt, Veränderungen können nicht messbar gemacht werden. Aus meiner Sicht kann man viele Aspekte messbar machen und muss es auch. Was wollen Sie erreichen? Welche Werte, Prinzipien, Eigenschaften sollen sich in welche Richtung entwickeln? Wie ist die Stimmung im Unternehmen? Verändert sich die Veränderungsbereitschaft und die Zusammenarbeit?
– Haben Sie eine Vielfalt (Kompetenzen, Sichtweisen, Funktionen, usw.) innerhalb der Change Koalition für den Wandel?
3. Entwicklung einer Change Vision und der Change Strategien
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 3 Vision
Das Ziel dieser Phase im Kotter 8 Stufen Modell ist die Entwicklung einer rationalen Vision. Wenn Sie ein klares und realisierbares Ziel haben, können die Menschen nachvollziehen, warum Sie sie zu einer Veränderung drängen.
Sehr wahrscheinlich wird das Vorhaben komplex und schwierig zu verstehen sein. Daher müssen Sie eine Vision entwickeln, die klar, einfach und für alle Mitarbeiter auf allen Ebenen verständlich ist. Wenn die Mitarbeiter die Vision dahinter und den Grund nicht erklären können, haben Sie noch Hausaufgaben zu erledigen.
Was gehört zu den Schlüsselfaktoren für eine klare Vision?
– Machen Sie sich Gedanken zur Vision “Wie sieht das Unternehmen aus, wenn die Vision Wirklichkeit geworden ist?” – hoffentlich haben Sie dann eine Fülle von hervorragenden Vorschlägen und Antworten gefunden.
– Nutzen Sie dann die erarbeiteten Vorschläge & Ideen, die am nützlichsten, interessantesten und verlockendsten sind, für die Erklärung Ihrer Vision.
– Verbinden Sie all diese Ideen mit einem größeren Ziel in einer Weise, die jeder in Ihrem Unternehmen verstehen und sich merken kann. Erzählen Sie eine Geschichte. Menschen merken sich Geschichten viel besser als Argumente, Zahlen und Fakten.
– Erläutern Sie dann, inwiefern sich die Zukunft von der Vergangenheit unterscheiden wird und welche Möglichkeiten, Chancen und Vorteile sich für das Unternehmen aber auch für jeden einzelnen dadurch ergeben.
– Stellen Sie die Vision zuerst in einem kleinen Team vor und prüfen Sie es auf Herz und Nieren. Suchen Sie sich nicht nur JA-SAGER für diesen ersten Test aus, sondern kritische (im positiven Sinne) und aufmerksame Kollegen und Kolleginnen und arbeiten sie eine motivierende Vision aus.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine klare Vision entwickeln und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie an jeder Stelle offen für Anregungen und Fragen sind.
Einige Vorschläge, die Sie bei der Entwicklung einer Vision berücksichtigen sollten:
– Berücksichtigen Sie neue Ideen & Vorschläge. Lassen Sie neue und passende Ideen einfließen solange es zum Übergeordneten Ziel passt.
– Legen Sie ein einheitliches Ziel für das Unternehmen fest. Sprechen Sie ganz offen über das Ziel dahinter.
– Reagieren Sie aktiv auf Rückfragen und Zweifel. Lösen Sie Unklarheiten und Zweifel sofort auf oder schaffen Sie einen Rahmen, der das ermöglicht.
– Betrachten Sie es vom Standpunkt eines Arbeitnehmers aus. Versetzen Sie sich in die Zielgruppe und machen Sie bewusst einen Perspektivenwechsel oder setzen Sie sogar Personas ein, um bewusster unterschiedliche Sichtweise einzunehmen.
4. Kommunizieren Sie die Vision & die Idee dahinter
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 4 Kommunikation
Der Teil des Handelns beginnt, wenn Sie eine klar definierte Vision haben. In diesem Schritt des 8 Stufen Modells von Kotter müssen Sie das Bild artikulieren. Sie müssen Ihre überzeugende Vision bei jeder Gelegenheit wiederholen, wenn Sie effektiver sein wollen.
Sie können Ihre Mitarbeiter nur dann dazu einladen, die Veränderungsbemühungen anzunehmen und zu unterstützen, wenn Sie eine Vision und die Ziele richtig formulieren. Die Verantwortlichen für diesen Veränderungsprozess müssen jede Gelegenheit die sich bietet nutzen, um die Idee mit dem Team zu teilen und zur Zusammenarbeit zu inspirieren.
Nur wenn die meisten Ihrer Mitarbeiter Ihre Vision unterstützen, werden Sie eine Veränderung im großen Stil erleben.
Diese Punkte sollten Sie beachten, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu gewinnen:
– Was Sie tun, ist viel wichtiger als das, was Sie sagen. Die Mitarbeiter sind sehr sensibel und habe sehr ausgeprägte Fühler für das was Sie sagen und das was Sie dann machen. Wenn Sie also nur Reden schwingen und dann nichts aktiv & sichtbar unternehmen, verlieren die Mitarbeiter den Glauben an Ihre Worte. Kommunikation ist hierbei viel mehr als nur Worte.
– Botschafter und Multiplikatoren mobilisieren, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Wann findet die Kommunikation in Ihrem Betrieb wirklich statt? Wenn Sie nicht da sind, in der Pause, am Arbeitsplatz, nach der Arbeit, am Kaffeeautomaten und in virtuellen Meetings parallel zum Meeting. Nutzen Sie also diese Möglichkeiten für die wirksame Kommunikation und setzen Sie Botschafter ein, die Fragen aufnehmen, Antworten geben und die Gerüchte und Annahmen auflösen.
– Kommunizieren Sie konsequent und auf wirksame Weise. Wollen Sie kommunizieren oder informieren? Erarbeiten sie im besten Fall ein Kommunikationskonzept gemeinsam mit den Mitarbeitern. Dafür brauchen sie keinen externen Berater, nur kreative und engagierte Mitarbeiter und ein kleines Team.
– Nehmen Sie die Bedenken der Mitarbeiter ernst und gehen Sie darauf ein, um die bestehenden Vorbehalte aufzulösen oder den Plan anzupassen. Oft wird immer nur von den schönen Dinge berichtet, alle machen mit, es ist alles toll und es gibt nur ein paar Hindernisse. Oft ist es aber auch so, dass sich die Mitarbeiter nicht trauen ehrlich Dinge anzusprechen wenn höhere Führungskräfte im Raum sind. Schaffen Sie also Möglichkeiten, am Anfang vielleicht anonym, um Bedenken, Anregungen, Fragen und Herausforderungen sichtbar zu machen und teilen Sie neue Erkenntnisse und Sichtweise mit allen Beteiligten.
Wir kommen zur fünften Phase des 8 Stufen Modells von Kotter, in der Sie andere befähigen müssen, um Hindernisse besser lösen zu können. Bei der Umsetzung einer unternehmensweiten Veränderung können Sie auf viele Hindernisse stoßen.
Die Führungsebene und die Change Koalition sollten aktiv versuchen alle Hindernisse aus dem Weg zu räumen, die dem Erfolg Ihres Unternehmens im Wege stehen.
Um dies zu erreichen, könnten die folgenden Schritte hilfreich sein:
– Bevor Sie damit beginnen, die Hindernisse zu beseitigen, erstellen Sie eine Liste aller Schwierigkeiten und Hindernisse aus der Sicht der Mitarbeiter. Fragen Sie aktiv nach Herausforderungen und Ängsten.
– Unterteilen Sie die Hürden & Hindernisse in Kategorien wie z.B. Wissen, Persönlichkeit, Prozesse, Traditionen, Strukturen, Fähigkeiten und Gesetzgebung, um sie besser zu verstehen. Ein Kochrezept wird Ihnen da nicht helfen, also sollten Sie einen guten Überblick über bestehende Hindernisse haben, um dann geeignete Lösungen zu finden.
– Die Mitarbeiter können durch entsprechende und gezielte Schulungen und Coachings gestärkt werden. Achten Sie auf die Wirksamkeit von Schulungen und Qualifizierungen. KENNEN bedeutet dann oft nicht KÖNNEN. Welche Aspekte müssen Sie weiterentwickeln? Legen Sie den Fokus auch auf die Kompetenzentwicklung an der richtige Stelle, zur richtigen Zeit und in der angemessenen Dosis.
– Kommunizieren Sie aktiv mit Ihren Mitarbeitern, um mögliche Hindernisse zu erkennen. Sorgen Sie für regelmäßige und zielgerichtete Kommunikation mit und an der Basis. Wer ist Ihrer Zielgruppe? Einige Führungskräfte in den Büros oder doch die Kollegen und Kolleginnen an der Basis vor Ort? Finden Sie also ein passendes Format.
– Finden Sie die vehementesten Kritiker Ihrer Initiative und nehmen Sie auch diese Kritik ernst. Führen Sie einen Dialog und versetzen Sie sich in die Lage des Gegenübers, aber verlieren Sie sich nicht in Einzelkritiken. Wir können es nicht allen recht machen aber wir sollte es zumindest besprechen.
– Mitarbeiter, die intensiv daran arbeiten, den Wandel zu vollziehen, sollten dafür eine Anerkennung erhalten. Mit Wertschätzung und einer Anerkennung für die Anstrengungen und den Einsatz können Sie noch weiter die Motivation und den Spaß an der Arbeit fördern. Fördern Sie mit der Anerkennung Werte und Verhaltensweisen, die Sie entwickeln wollen und sorgen Sie für eine positive Grundstimmung in der Organisation.
6. Schaffen Sie kurzfristige Erfolge
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 6 Erfolge feiern
Erfolg ist der beste Motivator, so die 6. Stufe im Kotter 8 Stufen Modell. Geben Sie Ihren Mitarbeitern so bald wie möglich während des Veränderungsprozesses eine kleine Kostprobe des Erfolgs. Das wird sie anspornen und Ihren Blick schärfen. Zusätzlich wird durch die Erfolge auch die Glaubwürdigkeit gesteigert.
Finden Sie passende kurzfristige Ziele, und setzen Sie es für die Change Koalition als Ziel auf, damit es verfolgt und schnellstmöglich realisiert werden kann. Diese Ziele sollten dann bestenfalls auch Vorrang vor den langfristigen Zielen haben. Wenn es sich um ein kleineres Ziel handelt, ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns geringer und Sie können durch die Verwirklichung mehrerer kurzfristiger Ziele einen langfristigen Erfolg vorbereiten. Unterteilen Sie als den großen Plan und finden Sie schnell erreichbare Ziele, die einen sichtbaren Mehrwert bringen.
Hilfreiche Hinweise zum Erreichen kurzfristiger Erfolge:
– Setzen Sie sich erreichbare kurzfristige Ziele. Nehmen Sie sich eine Zielgruppe, einen Teilprozess, einen Bereich oder etwas erreichbares innerhalb von 2-3 Monaten vor. Teilen Sie Erfolge über alle Medien die dafür geeignet sind.
– Berücksichtigen Sie alle Vor- und Nachteile des kurzfristigen Ziels. Wenn es mal nicht klappen sollte, dann könnte Demotivation (Nachteil) entstehen, aber Ihnen auch viel schneller aufzeigen was funktioniert und wo ggf. Änderungsbedarf existiert (Vorteil).
– Konzentrieren Sie sich auf leicht zu erreichende Ziele. Beginnen Sie vielleicht nicht mit der anspruchsvollsten Aufgabe, sondern suchen Sie sich eine erreichbare, aber nicht zu einfache Aufgabe aus.
– Kommunizieren und loben Sie regelmäßig die erzielten Erfolge. Lassen Sie Erfolge für sich sprechen. Teilen Sie Erkenntnisse, ermutigen Sie die Kollegen und Kolleginnen auch mitzumachen.
– Bringen Sie die Menschen auf die Bühne. Lassen Sie Mitarbeiter von den Erfolgen berichten und organisieren Sie ggf. kleinere Events, um sich über Erkenntnisse und Erfolge auszutauschen.
7. Nutzen sie die ersten Erfolge und bauen Sie auf den Veränderungen auf
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 7 Erfolge konsolidieren
Der siebte Schritt besteht laut Kotter darin, dass Sie Ihre Vision weiterverfolgen und die bereits erzielten Erfolge festigen und für weitere Ideen und Ansätzen nutzen.
Einige Unternehmen begehen die folgenden zwei entscheidenden Fehler:
– Überwältigt von schnellen Erfolgen (kurzfristig). Halten Sie also die Dynamik des Wandels aufrecht und sorgen Sie für die Motivation, die Energie und die Ausrichtung und Erinnerung an die Vision.
– Sie versuchen, schnelle Fortschritte bei langfristigen Zielen zu erzielen. Wenn Sie nur langfristige Ziele verfolgen, verlieren auf dem Weg dorthin einige die Motivation und die Lust an diesem Thema zu arbeiten. Nehmen Sie sich also z.B. erreichbare 3 Monatsziele vor.
Wenn Sie zu diesen Unternehmen gehören, werden Sie mit Ihrer Veränderungsstrategie wahrscheinlich niemals das Ziel erreichen.
Der Wandel ist ein allmählicher und kontinuierlicher Prozess. Integrieren Sie den Wandel in die Überzeugungen, Ziele und Kultur Ihres Unternehmens, um dauerhaft davon zu profitieren. Laut Kotter muss man, sobald man einen gewissen Erfolg erzielt hat, das Gaspedal immer weiter durchdrücken, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Daher ist es wichtig, dass der Wandel auch lange nach seiner Einführung weitergeht.
Leiten Sie weitere Aktivitäten ab und nehmen Sie sich ggf. auch noch Prozesse, Strukturen und Bereiche an, die nur indirekt davon betroffen sind.
8. Verankerung der Veränderungen in der Unternehmens DNA
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 8 Verankern in der Unternehmens DNA
Ein unternehmensweiter Kulturwandel lässt sich nicht nur durch die Änderung von Verhaltensweisen der Mitarbeiter erreichen. Sie müssen die Verbesserungen im Herzen Ihres Unternehmens verankern und vollständig integrieren, um eine langfristige Wirkung zu erzielen. Dazu sollten dann Strukturen, Prozesse, Systeme und sogar Tools & Methoden angepasst werden. Machen Sie Veränderungsbedarfe und Optionen mit der VISION-Formel sichtbar.
Effektive Manager und das federführende Change Koalitionsteam sind dafür verantwortlich, den Kulturwandel bei allen Mitgliedern zu verankern und die bestehenden Routinen im Unternehmen ggf. zu ändern, damit sie den verfolgten Prozess besser unterstützen und sich noch besser beteiligen und einbringen.
Hier einige Ideen für die Verankerung des kulturellen Wandels:
– Integrieren Sie den Wandel in die Unternehmenskultur. Passen Sie also ggf. die Begriffe und die Sprache im Unternehmen an. Welche Begriffe und Wörter passen nicht mehr zur Vision des Unternehmens? Welche Verhaltensweisen müssen neu ausgehandelt werden? Was ist hinderlich und was förderlich? Notieren Sie alle in einer Liste und verschaffen Sie sich einen kompletten Überblick was akzeptiert werden soll und was nicht mehr akzeptiert wird. Nutzten Sie das ADKAR Modell als weitere Quelle für Ideen und Anregungen.
– Informieren Sie alle Mitarbeiter des Unternehmens über die Veränderung. Klären Sie alle Mitarbeiter transparent, offen und ehrlich auf. Es verändert sich in der Regel sehr viel, so dass Sie auch relevante Veränderungen kommunizieren müssen. Vielleicht müssen Sie sogar neue Formate der Mitarbeiterinformation einführen. Nutzen Sie dann diesen Anlass, um die Veränderungen erlebbar zu gestalten.
– Verknüpfen Sie die Veränderung mit den Ergebnissen. Wie sieht das Bewertungssystem, Ihre Kennzahlen und das Zielvereinbarungssystem aus? Passt alles noch zur Vision und zum Endzustand? Oft werden die Strukturen nicht flächendeckend angepasst, also schaffen Sie das richtige Umfeld und passen Sie ggf. die Systeme und Strukturen an, um die Rahmenbedingungen zu ermöglichen.
– Verbessern Sie den Prozess, indem Sie Weiterentwicklungen einbeziehen. Sorgen Sie für permanentes Feedback aus der Organisation und reagieren Sie kurzfristig auf Änderungsbedarfe. Vielleicht müssen Sie das Organisationsmodell verändern und andere Modelle zulassen? Schaffen Sie ein System, indem alle an der Weiterentwicklung arbeiten können und sich einbringen. Nutzen Sie geschlossene Feedbackschleifen, um iterativ zu lernen. Sie können dafür auch den Happiness Index nutzen.
– Sorgen Sie für die richtigen Mitarbeiter. Legen Sie nun die Weichen für die Zukunft um. Stellen Sie die richtigen Auszubildenen und Mitarbeiter ein. Dafür müssen Sie vielleicht das Bewerbungsverfahren oder sogar das komplette Recruiting verändern. Machen Sie es sichtbar und transparent.
– Setzen Sie Programme auf, das einen Übergang für alle Mitarbeiter ermöglicht. Berücksichtigen Sie dabei aber unbedingt die unterschiedlichen Ausgangspunkte dieser Personen. Die Dilts Pyramide kann Ihnen dabei auch eine gute Orientierungshilfe sein.
Die Stärken des 8 Stufen Modells von Kotter
Die ersten beiden Schritte im Kotter 8 Stufen Modell sind die stärksten Merkmale des Modells. Viele Unternehmenseigentümer stürzen sich sofort in eine Transformationsinitiative, ohne sich vorher Gedanken darüber zu machen, wie ihre Mitarbeiter reagieren werden. Das kann zu Ärger, Misstrauen und eine signifikanten Verlangsamung der Umsetzung führen.
Darüber hinaus bietet das 8 Stufen Modell nach Kotter eine solide Struktur, die als Checkliste oder als Orientierungshilfe verwendet werden kann.
Erfolgsformel für die Umsetzung
Organisatorische Veränderungen lassen sich nicht schnell und einfach umsetzen. Es sind Geduld, Planung und Ausdauer erforderlich. Das Kotter 8 Stufen Modell ist eine gute Grundlage, um während dieser Veränderungsreise den Fokus zu behalten. Sie können einen erfolgreichen Übergangsprozess in Ihrer Organisation fördern, indem Sie diese acht Schritte befolgen oder zumindest regelmäßig einige Aspekte aus diesem Modell nutzen. Erklären Sie allen Beteiligten das Kotter 8 Stufen Modell um sensibilisieren Sie alle im Unternehmen. Was kann dabei schon passieren?
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Zahlreiche Studien, Veröffentlichungen, Aufsätze und Seminare verschiedener Forschungsdisziplinen haben sich mit dem Thema Wandel beschäftigt. Zweifellos ist unser berufliches und privates Leben unberechenbarer denn je, mit täglichen Herausforderungen, die uns überraschen. Die Umwelt um uns herum verändert sich rasant durch große und kleine Revolutionen in den verschiedensten Bereichen.
“Veränderung ist das Gesetz des Lebens und wer nur auf die Vergangenheit und die Gegenwart schaut, verpasst die Zukunft”
John F. Kennedy
Bei der agilen Denkweise geht es immer um Veränderung, nämlich um die Veränderungen, denen sich Teams stellen müssen. Die Erfolge und schnellen Fortschritte sind das Herzstück der agilen Prinzipien und Werte. Für Teams, die einem bestimmten agilen Ansatz folgen und sich kontinuierlich weiterentwickeln wollen, ist Agile eine signifikante Veränderung.
Dilts Pyramide
Die Dilts Pyramide ist ein Modell, das Führungskräften und Unternehmern bei der agilen Neuausrichtung ihres Unternehmens helfen kann. Wenn Sie die verschiedenen Ebenen der Pyramide verstehen, können Sie herausfinden, wo Ihr Unternehmen die meiste Aufmerksamkeit benötigt und Änderungen initiieren, die Ihre Gesamtsituation auf der richtigen Ebene verbessern und das System gezielt anregen. Es gibt zwar keine Einheitslösung für die agile Neuausrichtung, aber die Dilts Pyramide kann ein hilfreicher Leitfaden für die notwendigen Veränderungen sein.
Wir alle haben ein abwechslungsreiches Leben: Einige sind erfolgreich, andere kämpfen darum, die Dinge ins Lot zu bringen. Life Coaches setzen verschiedene Strategien ein, um Ihnen zu helfen, sich Ihrer Probleme bewusster zu werden. Die Dilts Pyramide ist ein persönliches Veränderungsmodell, das von einer Stufe zur nächsten fortschreitet. Wenn etwas auf einer höheren Ebene verändert wird, wirkt sich das unweigerlich auf die darunter liegenden Ebenen aus.
Die Dilts-Pyramide kann zur Gestaltung Ihres technologischen Wandels oder anderer organisatorischer oder teambezogener Veränderungen, die Sie vornehmen möchten, verwendet werden. Die Dilts-Pyramide zeigt Teile des Wandels, Ziele und Probleme auf, die von den meisten Unternehmen übersehen werden und den Fortschritt behindern. Sie ist auch ein Leitfaden für Sie, um Ihre Ziele zu erreichen und Herausforderungen zu bewältigen.
Ursprung der Dilts Pyramide
Dilts Pyramide Ursprung
Die Dilts-Pyramide ist auch als “Modell der logischen Ebenen” oder “NLP-Pyramide” bekannt und leitet sich vom NLP (Neuro-Linguistisches Programmieren) ab. Robert Dilts, ein weiterer Mitbegründer des NLP, hat es in den 1980er Jahren entwickelt. Dieses Modell kann verwendet werden, um den Ort eines Problems oder Ziels zu beschreiben, was zum Verständnis und zur Umsetzung von Interventionsmethoden beiträgt. Die Dilts-Pyramide beschreibt auch die Transformationsprozesse von Einzelpersonen, Teams und Unternehmen als Ganzes. Sie wurde als hierarchisches Modell konzipiert, wobei das Wissen der darunter liegenden Ebene auf einer höheren Ebene organisiert und beeinflusst wird.
Die Bedeutung der Dilts Pyramide
Die Pyramide der logischen Ebenen von Dilts ist ein Begriff, den jeder kennen und verstehen sollte. Dafür gibt es mindestens zwei überzeugende Argumente:
Die Fähigkeit, Ihr Leben besser zu verstehen – ein Blick auf Ihr Leben anhand der Fragen in der Pyramide kann Ihnen helfen, kritische Aspekte Ihres Lebens zu erkennen, die Ihren Weg beeinflussen.
Die Fähigkeit, Ihr Leben zu beeinflussen – wenn Sie herausfinden, was Ihre größten Herausforderungen sind, wissen Sie genau, was Sie tun müssen, um Ihr Leben zu ändern.
Die Stufen der Dilts Pyramide
Lassen Sie uns jede Stufe der Dilts Pyramide im Detail vorstellen, damit Sie das Konzept besser verstehen.
1. Ebene der Umgebung bzw. das Umfeld
Die Umgebung eines Menschen ist der Ort, an dem er sich aufhält. Es ist die Antwort auf die Fragen “Was?”, “Wann?”, “Wo?” und “Wer mit wem?”. Hier können wir keine Bewegung feststellen, jedoch bestimmte Dinge bzw. Zustände sehen. Wenn wir in der Pyramide nach oben gehen, werden wir die Bewegung und Handlungen wahrnehmen. Die Basis der Dilts Pyramide wird also durch die Ebene der Umgebung bzw. der Umwelt gebildet. Jede Handlung, jedes Verhalten und jeder Prozess sind von einem individuellen Kontext abhängig und finden in einem bestimmten Raum und zu einer konkreten Zeit statt.
Auf dieser Ebene können wir z.B. die Ordnung/Unordnung in einem Bereich erkennen (z.B. den Stand einer 5S Initiative hinsichtlich Ordnung und Sauberkeit bzw. die allg. Ordnung und Sauberkeit in einem Bereich). Wollen Sie diesen Zustand verbessern, sollten Sie auf der Verhaltensebene ansetzen, anstatt zusätzliche Checks einzuführen.
Um Ihr Unternehmen agil auszurichten, müssen Sie sich der Veränderungen im Umfeld bewusst sein und wissen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten. Was wollen Sie auf dieser Ebene bei einer Neuausrichtung denn überhaupt sehen?
2. Verhaltensebene
Die Antwort auf die Frage “Was tue ich?” ist die Verhaltensebene. Wir können Informationen über die Handlungen, die Aktionen und Reaktionen auf dieser Ebene erhalten. Für jemanden, der sich gegenwärtig auf der Verhaltensebene befindet, ist es wichtiger, den Fokus auf den Prozess zu richten als darauf, ob die Dinge perfekt und fehlerfrei durchgeführt werden. Die Verhaltensebene umfasst die Handlungen und Entscheidungen, die Sie und Ihr Team treffen. Wenn man sich zum Beispiel zu einer Schulung zum Thema “Agile Arbeitsformate“ anmeldet, ist das Wichtigste, dass man daran teilnimmt, unabhängig davon, ob die Umsetzung dann perfekt laufen wird oder nicht.
Das Verhalten muss immer in verschiedene Kontexte oder Umgebungen eingeordnet werden, in denen es auftritt. Als Außenstehender können Sie das Verhalten genauso beobachten und erklären wie die Umgebung, die Sie zur ersten Ebene zugeordnet haben.
Um Ihr Unternehmen agil auszurichten, müssen Sie sich Ihres eigenen Verhaltens und des Verhaltens Ihres Teams bewusst sein. Treffen Sie Entscheidungen, die im Einklang mit den agilen Grundsätzen stehen? Arbeiten Sie effizient zusammen?
3. Fähigkeits- oder Fertigkeitsniveau
Modell der logischen Ebenen – Die Ebene der Kompetenzen und Fähigkeiten
Auf dieser Stufe können wir die Techniken erkennen, die dem eigenen Verhalten zugrunde liegen, und eine Lösung für die Frage “Wie?” finden. Auf dieser Stufe ist das Lernen die wertvollste menschliche Ressource. In diesem Fall kommt es nicht darauf an, ob eine Person an einer agilen Schulung teilnimmt oder nicht, sondern welche Art von Informationen sie durch ihre Teilnahme erhält und wie dieses Wissen in der Zukunft angewendet werden kann.
Fähigkeiten sind, im Gegensatz zu Umwelt und Verhalten, nicht ohne weiteres erkennbar. Das bedeutet, dass man die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen nur aus dem Verhalten der Person ableiten kann. Wenn jemand kognitiv alles verstanden hat, es jedoch nicht umsetzt oder anwendet, könnte es z.B. auch an der Überzeugung liegen. Zusätzliche agile Trainings und noch mehr Schulungen werden da sicherlich nicht helfen und sind reine Zeit- und Geldverschwendung.
Um Ihr Unternehmen agil auszurichten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt. Weiß es, wie man agile Methoden anwendet? Verstehen sie die Grundsätze der Agilität? Haben die Teams eine ausreichende Schulung erhalten? Werden die Teams bei der Entwicklung dieser Praktiken und Techniken gut unterstützt? Wie werden die Tätigkeiten ausgeführt und welches „inneres“ Programm läuft dabei ab?
4. Werte-Ebene und Glaubenssätze
Wenn eine Person, die z.B. versucht agile Techniken, Methoden und Praktiken zu beherrschen, auch für sich persönlich ein Motiv oder ein Ziel damit verbindet und einen Vorteil für sich erkennt, wird sie diese Technik in kürzester Zeit perfektionieren können. Die Werteebene hilft Ihnen, alle Hindernisse aus dem Weg zu räumen, die Sie vom Erreichen Ihres Ziels abhalten. Auf dieser Ebene gibt es keine Ausreden und Gegenargumente bzw. eine Problemsicht “Warum konnte ich nicht?“. Es bleibt nur eine Frage übrig: “Wie kann ich es erreichen?“
Ihre Werte und Überzeugungen, frühere Erfahrungen und Leit-Ideen repräsentieren die Dinge, die für Sie wesentlich sind und zu denen Sie Stellung beziehen. Wir alle haben Überzeugungen, ob wir es wissen oder nicht. Sie sind der zentrale Gedanke, der unser Handeln im Alltag leitet und uns als Individuum prägt – jemand mit eigenen Leitprinzipien wird anders handeln als jemand, der überhaupt keine hat! Sie würden sich zum Beispiel nicht auf eine Tätigkeit einlassen, die gegen Ihre Prinzipien verstößt.
Um Ihr Unternehmen auf Agile auszurichten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder an die Agilen Werte, Prinzipien und Praktiken glauben und bereit sind, nach diesen Grundsätzen zu arbeiten. Schaffen Sie also positive Erfahrungen und Erkenntnisse.
5. Identitätsebene bzw. das Selbstbild
Auf der Ebene “Was bin ich?” erfährt man etwas über die Selbstwahrnehmung einer Person, wer sie ist, welche Art von Mensch sie ist und wie sie Beziehungen zu anderen gestaltet. Denken Sie an die folgenden Fragen: “Wie werde ich sein, wenn ich die agilen Praktiken im Team anwende?” und “Wie wird sich das Erlernen dieser Praktiken und Fähigkeiten auf meine Handlungen und mein Verhalten auswirken?” “Bin ich darauf vorbereitet, mit solchen Veränderungen umzugehen?“
Diese Identität spiegelt wider, wer Sie sind und wie Sie von anderen wahrgenommen werden oder wahrgenommen werden sollten. Das eigene Bild kann sich jedoch erheblich von dem der anderen unterscheiden.
Um Ihr Unternehmen auf Agilität auszurichten, müssen Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team die agile Denkweise versteht, an sie wirklich glaubt und sich in diese Richtung verändern möchte. Sehen sie sich selbst als Teil einer agilen Organisation? Haben sie das Gefühl, dass sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen? Denken „andere“ positiv über diese Dinge oder eher ablehnend?
6. Sinn oder auch Vision/Missionsebene
Auf dieser letzten Dilts-Ebene antworten Sie darauf, wofür es wichtig ist und welche Ziele Sie mit einer Maßnahme, einem Team oder einer ganzen Organisation anstreben. Das heißt, auf dieser Dilts-Ebene entdecken die Verfechter der Systemtheorie den Sinn einer Gruppe oder Organisation.
Um auf dieser Ebene einen tieferen Sinn zu hinterfragen, könnten Sie Fragen stellen wie diese: “Wozu ist das sinnvoll?” und “Was ist der Zweck von agilen Vorgehensweisen?“. Versuchen Sie am Beispiel des Erlernens agiler Praktiken, diese konkreten Fragen zu beantworten:
Wie würden Sie einer noch nicht überzeugten Führungskraft die Bedeutung und den Sinn erklären?
Was sind die Vorteile, die sich aus dieser Denkweise am Arbeitsplatz ergeben?
Welche Bedeutung hat das für unsere Mitarbeiter und warum macht es Sinn, sich dafür einzusetzen?
Welche positive Veränderung wollen wir damit für die nächste Generation schaffen?
Um Ihr Unternehmen auf Agilität auszurichten, müssen Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team den Auftrag und die Vision des Unternehmens versteht und daran glaubt. Sehen sie ihre Arbeit als Beitrag zu einem größeren Ziel? Fühlen sie sich durch den Zweck des Unternehmens motiviert? Ist es „cool“ dazuzugehören, oder eher nicht? Welche Mission willst jeder einzelne in die Welt bringen?
Die Anwendung der Dilts Pyramide
Wie könnten Sie die Dilts Pyramide nutzen
Verbesserungen auf einer Ebene können nur erreicht werden, wenn man auf dieser Ebene oder besser noch auf der darüber liegenden Ebene beginnt. Die Dilts-Pyramide kann von Einzelpersonen, Gruppen oder ganzen Organisationen verwendet werden.
Wie Sie die Dilts Pyramide für sich nutzen können
Die Dilts-Pyramide ist für Sie von Vorteil, wenn Sie versuchen, ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen. Sind alle Ebenen in Bezug auf das Ziel und die Bedeutung auf ein Ziel ausgerichtet? Gibt es irgendwo ein Gegenargument? Wo fange ich an bzw. an welcher Stelle schließe ich an?
Um herauszufinden, wo es hilfreich sein könnte, gehen Sie alle Ebenen nacheinander durch.
Wie können Sie die Dilts Pyramide auf der Teamebene einsetzen?
Dilts Pyramide auf der Teamebene einsetzen
Die Dilts-Pyramide kann auch auf Teamebene verwendet werden, um den Teams zu helfen, ihre Ziele mit der agilen Neuausrichtung des Unternehmens abzustimmen. Indem sie die verschiedenen Ebenen der Veränderung verstehen, können Teams erkennen, worauf sie ihre Bemühungen konzentrieren müssen, und sicherstellen, dass sie auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Dies kann dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu verbessern und zu einer erfolgreicheren agilen Neuausrichtung führen.
Die Pyramide kann auch verwendet werden, um Einzelpersonen zu helfen, ihr eigenes Verhalten zu verstehen und wie es zum Erfolg oder Misserfolg des Teams beiträgt. Indem sie ihre eigene Ebene der Veränderung verstehen, können sie Änderungen an ihrem Verhalten vornehmen, die sich positiv auf das Team auswirken. Auf diese Weise kann die Dilts-Pyramide dem Einzelnen helfen effektivere Teammitglieder zu sein und zum Erfolg der agilen Neuausrichtung beizutragen.
Sie können auch Einzelgespräche mit Ihren Kollegen zu den ersten drei Ebenen führen, um deren Ideen und bisherige Erfahrungen zu verstehen. Sie sollten Ihren Mitarbeitern ein Vorbild sein und die von Ihnen angestrebten Ideale regelmäßig vorleben, damit sie sich mit ihnen identifizieren können. Diese Gespräche können auch viel über die Identitäten Ihrer Mitarbeiter verraten.
Achten Sie besonders auf Ihre Wortwahl, denn sie verrät bereits viel über die Identität Ihres Mitarbeiters oder Ihrer Gruppe und die Ebene, auf der sie kommunizieren. Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern die Dilts-Pyramide durchgehen und sie ihnen erklären, kann das den Mitarbeitern und Ihnen helfen, zu verstehen, auf welcher Ebene sie am besten anfangen sollten. Geben Sie ihnen eine Chance! Interventionen brauchen Zeit, besonders auf den oberen drei Ebenen.
Wie können die Dilts Pyramide auf der Unternehmensebene einsetzen?
Dilts Pyramide auf der Unternehmensebene einsetzen
Nehmen wir das Beispiel der Agilen Organisation. Beginnen Sie an der Spitze und legen Sie einen klaren Zweck und Sinn fest. Im Internet finden Sie vielleicht Tausende von Erklärungen, warum eine Agile Organisation von Vorteil ist, aber was bedeutet das in Ihrer Unternehmenssituation? Welchen Sinn macht es für Sie?
Die Identität des Unternehmens ist das Thema der zweiten Ebene. Wie sehen Sie sich selbst? Wie treten Sie nach außen hin auf? Entspricht dies vor allem dem Image eines agilen Unternehmens oder lohnt es sich, noch weiter zu forschen und zu schauen, ob diese Identität für die Zukunft passt?
Auf der dritten Ebene werden Moral und Werte hinterfragt. Erleichtern sie den Prozess oder behindern sie ihn vielleicht? In dieser Situation kann es notwendig sein, Überzeugungen anzupassen oder zu verändern.
Um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern, könnten zum Beispiel Workshops, Seminar, Projekte, Podcasts, Lernpfade und Best Practice Treffen zu agilen Methoden, Praktiken und Arbeitsformaten angeboten werden. Videokonferenzen, Projektmanagement-Tools und andere ähnliche Aktivitäten haben einen Wandel im Verhalten gezeigt. Veränderungen in der Umgebung sind wiederum am ehesten zu beobachten und wertvoll.
Dazu könnte Sie z.B. den Mitarbeitern Laptops zur Verfügung stellen, Agile Teamboards einführen und gezielt Agile Teams und Agile Projekte ausschreiben, um die Flexibilität zu erhöhen. Es wird Ihnen wahrscheinlich nicht schwer fallen, weitere Beispiele zu finden und sie für die untersten drei Ebene der Pyramide zu nutzen
Warum sind Dialoge allein für die Dilts Pyramide nicht hilfreich?
Obwohl Dialoge in der Dilts-Pyramide hilfreich sein können, reichen sie allein nicht aus. Dialoge allein können nicht die Ebene des Verständnisses und der Ausrichtung schaffen, die für eine erfolgreiche agile Neuausrichtung erforderlich ist. Um Ihr Unternehmen wirklich auf Agilität auszurichten, müssen Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team die agile Denkweise versteht und an sie glaubt.
Ein bekanntes Sprichwort lautet: “Taten sagen mehr als Worte”. Die Dilts-Pyramide kann nur funktionieren, wenn Sie die richtige Willenskraft haben, danach zu handeln. Wenn man nur redet, aber nicht handelt, dann kann das nicht funktionieren!
Eins meiner eigenen Glaubenssätze zur Veränderung ist: Nicht Reden – sondern MACHEN!
Wenden Sie es an, probieren Sie es aus und versuchen Sie dann hilfreiche Interventionen auf der richtigen Ebene zu setzen. Es macht keinen Sinn, eine Person von einem Kurs in den nächsten zu schicken und Geld für die Schulungen auszugeben, wenn danach nichts davon umgesetzt wird.
Sie stimmen mir doch bestimmt zu, dass es dann nicht an den fehlenden Fähigkeiten liegen wird, warum etwas nicht gemacht wird, oder? Dabei denke ich dann immer an die Handlungskompetenz bzw. an das WOLLEN_KÖNNEN_DÜRFEN Modell, das auch hier wieder eine weitere hilfreiche Erklärung liefern könnte.
Liegt es am KÖNNEN?
Liegt es am DÜRFEN?
Liegt es am WOLLEN?
Ich ergänze es noch um eine vierte Dimension, die aus meiner Erfahrung auch notwendig ist, trotz der oft angepriesenen Selbstorganisation von Teams.
Liegt es am SOLLEN?
Wo liegen Ihre vermuteten Ansätze und die vermeidlichen Ursachen? Und welche wirksamen Aktivitäten leiten Sie dann ab? Oft werden leider viel Maßnahmen abgeleitet und gestartet, aber leider, ohne die erhoffte Wirkung zu entfalten. Sie liegen einfach auf unterschiedlichen Ebenen.
Was halten wir also fest?
Dilts Pyramide – Was sollten wir uns merken?
Es gibt sechs Stufen des Wandels bei der Neuorganisation von Menschen, Teams und Organisationen. Da es jedoch keine offensichtlichen Grenzen zwischen den Ebenen gibt, insbesondere im oberen Bereich, können diese verschwimmen. Veränderungsprozesse, die an der Spitze der Pyramide beginnen, sind komplexer und zeitaufwändiger als jene am unteren Ende, aber sie sind besonders für langfristige Veränderungen von Vorteil. Unabhängig davon, was Sie verändern wollen, stellen Sie ständig die Frage nach Sinn und Zweck: Wofür tun wir das noch? Welchen Nutzen hat die Veränderung in der konkreten Situation unseres Unternehmens?
Werden Sie auch auf einer anderen Ebene aktiv.
Leider fangen viele Unternehmen ganz unten an und gehen davon aus, dass ein Obstkorb, eine fantastische Dachterrasse, ein neuer Teamraum oder ein Tischkicker, (Umgebung), eine lockere Kommunikation und der Einsatz agiler Methode wie z.B. Planning Poker (Verhalten) oder eine Schulung in agilen Priorisierungstechniken (Fähigkeiten) bereits die Antworten auf alle Probleme sind. Ihre Organisation wird nur dann eine neue Einstellung oder Denkweise entwickeln, wenn sie ein klares Ziel hat und das Gefühl hat, dass es jeder versteht. Die Dilts Pyramide ist kein Allheilmittel, aber es kann sehr hilfreich sein, um zu erforschen auf welcher Ebene welche Herausforderungen existieren und auf welche Ebene dann Interventionen und Aktivitäten geplant werden. Nutzen Sie es also als zusätzliche Möglichkeit, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen und probieren Sie dann Gespräche und Dialoge auf dieser Ebene.
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Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Leads zu bekommen, ohne zum Telefon greifen oder eine E-Mail senden zu müssen? Nun, es gibt sie – und sie heißt Chatbot. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was ein Chatbot ist, wie Sie damit Leads generieren und welche Tipps Sie geben können, damit Ihr Chatbot sich von anderen abhebt. Fangen wir an!
Während sich die technische Revolution immer weiter ausbreitet, haben die digital geprägte Wirtschaft und die Unternehmen innovative Marketing- und Kundendienststrategien und -werkzeuge hervorgebracht. Eines davon ist ein Chatbot, also ein Chat-Roboter, oder was ist damit gemeint?
Da die meisten Verbraucher mittlerweile mehr Zeit vor Bildschirmen und an den mobilen Endgeräten verbringen, haben Unternehmen weltweit diesen Trend für sich genutzt und in die neuesten Tools zur automatisierten Interaktion investiert. Diese Faszination der Kunden für die Digitalisierung kann also dafür genutzt werden, um interessante und effiziente Formen der digitalen Kommunikation zu erweitern. Der Chatbot-Markt wächst rasant und es wird prognostiziert, dass er bis zur Hälfte dieses Jahrzehnts auf 1,25 Milliarden Dollar anwachsen wird. Zu Recht, denn ein Chatbot ist ein Automatisierungstool, dass an der Spitze der Digitalisierung und Automatisierung der Mensch-Computer-Interaktion steht und die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum erheblich steigern und vereinfachen kann.
Haben Sie auch schon mal an so eine Lösung gedacht? Nun, bevor wir erfahren, wie ein Chatbot Ihrem Unternehmen bei der Lead-Generierung helfen kann, lassen Sie uns erkunden, was ein Chatbot ist, welche Arten von Chatbots es gibt, wie sie funktionieren und lassen Sie uns über einige Vorteile sprechen.
Was ist ein Chatbot?
Chatbot Prozessoptimierung und was ist es genau?
Einfach ausgedrückt, ist ein Chatbot eine speziell entwickelte Automatisierungssoftware, die in der Lage ist, gesprochene und getippte Chats mit Menschen über digitale Endgeräte zu verarbeiten und zu simulieren. Die Interaktion mit einem Chatbot über Online-Messaging-Apps, Foren oder Live-Chat-Pop-ups auf der Website vermittelt den Nutzern das Gefühl, dass sie mit einer echten Person sprechen, während in Wirklichkeit ein Computerprogramm, ein Chatbot, auf sie antwortet.
In der Regel wird ein Chatbot als virtueller Assistent oder automatisierter Kundenbetreuer eingesetzt. Je nach den Designvorgaben kann die Antwort eines Chatbots jedoch von einzeiligen allgemeinen Antworten auf Anfragen bis hin zu personalisierten Antworten reichen. Die Unterschiede im Design gehen einher mit den Unterschieden in der Funktionsweise von Chatbots, weshalb es verschiedene Arten von Chatbots gibt.
Was sind die Arten von Chatbots?
Es gibt eine Vielzahl von Chatbots auf dem Markt, von denen die meisten in zwei Haupttypen unterteilt werden können:
Regelbasierte Chatbots
Kontextbezogene Chatbots
Regelbasierter Chatbot
Ein regelbasierter Chatbot ist eine weit verbreitete Art einer Chatbot Lösungen, die nach vorher festgelegten Regeln agiert und den Benutzern bestimmte Antworten liefert. Die durch einen regelbasierten Chatbot ermöglichte Interaktion zwischen Mensch und Computer ist genau strukturiert, wobei die Benutzer durch eine Reihe von Optionen klicken, um die gewünschte Antwort oder das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Da sich ein regelbasierter Chatbot auf Entscheidungsbäume oder Regeln stützt und keine Schlüsse ziehen, aus der Interaktion lernen oder von strukturierten Einstellungen abweichen kann, liegt es in den Händen des Programmierers, den von ihm erzeugten Antworten eine humanistische Note zu verleihen und ihn in die Lage zu versetzen, mit den Benutzern auf eine konversationelle Weise zu interagieren. Regelbasierte Chatbots werden daher in der Regel für einfache Situationen mit geringen Chancen auf Variabilität eingesetzt, wie z. B. beim Kundensupport, bei der Beantwortung häufig gestellter Fragen, wie z. B. Fragen zu Preisen, Angeboten usw., oder für Servicezwecke.
Beispiel für einen regelbasierten Chatbot: Auftragsvergabe-Chatbots
Unternehmen verwenden häufig regelbasierte Chatbots, um ihre Auftragsabwicklung und -vergabe zu automatisieren. Wenn ein Benutzer mit einem Chatbot kommuniziert, um ein beliebiges Produkt, z. B. ein Kleid, zu bestellen, ist der Verlauf der Konversation vordefiniert. Ähnlich wie ein Mensch eine Reihe von Fragen stellt, um eine Bestellung zu bestätigen, zeigt der Chatbot eine Frage nach der anderen an, angefangen bei der Begrüßung und Fragen zu Farb- und Größenpräferenzen bis hin zu Fragen, die das Ausfüllen von Versand- und Zahlungsdetails erfordern.
Nach der logischen Beantwortung des Chatbots kann der Nutzer die Bestellung abschließen und erhält schließlich eine Bestätigungsnachricht, wobei alles vollständig automatisiert ist.
Kontextbezogener Chatbot
Ein kontextbezogener Chatbot, der auch als intelligenter Chatbot bezeichnet wird, ist eine Art von Chatbot, der durch künstliche Intelligenz angetrieben wird, um frei fließende, menschenähnliche Interaktionen mit Nutzern durchzuführen. Im Gegensatz zu regelbasierten Chatbots, die nur bestimmte Antworten liefern, folgt ein kontextbezogener Chatbot Skripten und nutzt natürliche Sprachverarbeitung (NLP – Natural Language Processing), natürliches Sprachverständnis (NLU – Natural Language Understanding) und maschinelles Lernen (ML – Machine Learning), um Sprache, Emotionen, Absichten und Kontext zu verstehen und schließlich relevante und einzigartige Antworten zu generieren. Durch das Verstehen von Kontext und Emotionen können kontextbezogene Chatbots auf unterschiedliche und schwierige Fragen der Benutzer eingehen.
Da diese Art von Chatbots mehr mit den Nutzern interagieren, speichern sie Daten, lernen und erfassen Muster mit Hilfe von NLP, NLU und ML. Anschließend nutzen sie prädiktive Analysen, um personalisierte Nachrichten zu übermitteln, wodurch ihre gesamte Interaktion mit einem Nutzer einer menschlichen Unterhaltung nahe kommt. Aus diesem Grund werden diese Chatbots auch als Conversational Chatbots bezeichnet.
Sie werden vor allem dazu verwendet, um mit Kunden in Kontakt zu treten, menschliche Gespräche zu simulieren, Antworten und Empfehlungen zu geben und auf Anweisungen des Benutzers zu reagieren, z. B. Essen zu bestellen, Nachrichten und Wetterberichte abzurufen, Lieder oder Filme abzuspielen usw., ohne dass ein menschliches Eingreifen auf Seiten des Dienstanbieters erforderlich ist.
Beispiel für einen kontextbezogenen Chatbot: Virtuelle Assistenten und KI-gestützte Chatbots
Die besten Beispiele für kontextbezogene Chatbots sind virtuelle Assistenten wie Google Assistant, Siri von Apple und Alexa von Amazon. Sie werden durch Daten, den Verlauf der Nutzerinteraktionen und -interessen sowie durch prädiktive Analysen gesteuert. Dementsprechend können sie Lieder vorschlagen, relevante und maßgeschneiderte Antworten generieren.
Da kontextbezogene Chatbots außerdem die Informationen und Vorlieben der Nutzer speichern, kehren wir zu unserem regelbasierten Chatbot-Beispiel zurück und bestellen diesmal ein Kleid über einen KI-gesteuerten kontextbezogenen Chatbot. Wenn wir nach einer Bestellung irgendwann später eine weitere Bestellung aufgeben, fragt uns der kontextuelle Chatbot, ob wir unsere vorherigen Zahlungs- und Einkaufsdaten eingeben möchten. Der Chatbot wird dies dann tun, anstatt uns zu bitten, alle Details erneut einzugeben, was zeigt, dass er die Benutzereingaben lernt.
Ein Chatbot kann zwar unterschiedliche Technologien und Daten verwenden, um Antworten zu generieren, aber zu verstehen, wie ein Chatbot funktioniert, ist entscheidend, um die richtige Art von Chatbot für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.
Wie funktionieren Chatbots eigentlich?
Chatbot – Wie funktioniert es eigentlich und was sollte ich wissen?
Die Funktionsweise von Chatbots hängt zwar von der Art der Programmierung und der verwendeten Technologie ab, aber im Kern gibt es bei jeder Art von Chatbot zwei Hauptschritte, die die Interaktion mit einem menschlichen Nutzer ausmachen. Diese zwei Schritte sind:
1. Analyse der Benutzereingaben
Der erste Schritt, den ein Chatbot durchführt, während er funktioniert und menschenähnliche Interaktionen simuliert, ist die Analyse der Anfrage und der Eingaben des Benutzers und das Erkennen seiner Absicht, um passende Aktionen durchzuführen, wie z. B. das Herausziehen relevanter Daten für die Formulierung einer Antwort.
Der Chatbot analysiert die Anfrage des Benutzers mit Hilfe von Entscheidungsbaumregeln, künstlicher Intelligenz (AI), natürlichem Sprachverständnis (NLU), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML).
2. Relevante Antwortgenerierung
Nach der Analyse der Eingaben des Benutzers arbeitet der Chatbot an der Generierung der geeignetsten Antworten und gibt diejenige zurück, die den Benutzer zufrieden stellt.
Bei der Antwort kann es sich um eine vordefinierte Wortfolge, ausführliche Antworten, Informationen aus einer Wissensdatenbank oder aus dem Interaktionsverlauf des Benutzers, um eine wiederholte Aktion oder manchmal sogar um eine Frage handeln, die die Anfrage des Benutzers verdeutlicht, so dass der Chatbot eine individuellere Antwort generieren kann.
Chatbots nutzen die neuesten Automatisierungs- und Lerntechnologien und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie werden also auch für viel Unternehmen unentbehrlich.
Sie sollten nun einige Vorteile dieser Technologie kennen.
Vorteile von Chatbots für die Unternehmen
Chatbot – Die Vorteile durch den Einsatz eines Chatbots
Chatbots haben nicht nur einen, sondern gleich mehrere erstaunliche Vorteile und sind in der heutigen, von der Digitalisierung geprägten Wirtschaft und im Handel unverzichtbar geworden. Im Folgenden sind fünf Vorteile aufgeführt, die eine Implementierung von Chatbots für Unternehmen lohnenswert machen.
1. Verfügbarkeit rund um die Uhr
Im Gegensatz zu Menschen können Chatbots auch ohne Schlaf gut arbeiten und bieten daher einen 24/7-Kundenservice. Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie rund um die Uhr für Kunden da sind und auf deren Anfragen reagieren.
2. Geringere Kundenwartezeit
Da Chatbots rund um die Uhr verfügbar sind, verkürzen sie natürlich die Wartezeit der Kunden, zumal sie schnell reagieren, ohne dass die Kunden in Warteschlangen warten oder am Telefon in der Warteschleife bleiben müssen.
3. Verbesserte Kundeninteraktion
Kontextabhängige Chatbots verbessern die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden interagieren, da Chatbots potenzielle Kunden ansprechen können, indem sie Gespräche initiieren und maßgeschneiderte Empfehlungen auf der Grundlage ihrer Interessen geben.
4. Geringere Ausgaben für den Kundenservice
Chatbots können einen Großteil des Kundensupports übernehmen, indem sie verschiedene Aufgaben automatisieren, z. B. die Beantwortung von Kundenanfragen, die Beantwortung häufig gestellter Fragen, das Aufgeben von Bestellungen und die Abgabe von Empfehlungen. Infolgedessen reduzieren Chatbots die Ausgaben von Unternehmen für den Kundensupport um 30 %, da sie die Ausgaben für die Einstellung von zusätzlichen Kundendienstmitarbeitern, den Kauf von Telefonen und Ressourcen sowie die Bereitstellung von Räumlichkeiten für diese Mitarbeiter usw. reduzieren können.
5. Automatisierte Lead-Generierung und Verkaufsprozess
Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie durch die Automatisierung des Verkaufsprozesses die Konversionsraten erhöhen. Chatbots können Leads generieren und die Lead-Qualifizierung verbessern, indem sie Kunden schnell ansprechen und sie versetzen Unternehmen in die Lage, Nutzerantworten ohne größere Investitionen für die Lead-Pflege zu nutzen. Kein Wunder, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen, die KI-gestützte Chatbots einsetzen, besser als viel andere Marktbegleiter hochwertige Leads generieren konnten.
Haben Sie gerade den letzten oben genannten Vorteil gelesen?
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Innovative Strategien zur Lead-Generierung, gepaart mit der Leistung eines Chatbots, können Ihr Unternehmen zu neuen Höhen führen. Lassen Sie uns kurz 5 Möglichkeiten ansprechen.
Fünf Wege, wie ein Chatbot die Lead-Generierung erleichtert
Hier sind die Vorteile von Chatbots für die Lead-Generierung oder fünf Möglichkeiten, wie Chatbots verschiedene Prozesse im Zusammenhang mit der Lead-Generierung fördern und Ihnen helfen können, Ihr Geschäft und Ihren Umsatz zu steigern.
1) Ein Chatbot kann einem Unternehmer helfen, die potenziellen Kunden zu identifizieren.
2) Ein Chatbot kann Marketing- und Vertriebsmitarbeitern helfen, die Zielgruppe zu segmentieren und passende Dienstleistungen anzubieten.
3) Ein Chatbot kann einem Unternehmen helfen, die Interaktionen mit Kunden zu vereinfachen, zu beschleunigen und gezielter durchzuführen.
4) Ein Chatbot kann jedes Unternehmen befähigen, bestimmte Prozesse oder Teilprozesse zu vereinfachen, indem manuelle Eingaben und Formulare durch digitale, unkomplizierte Formulare ersetzt werden.
5) Ein Chatbot kann einem Unternehmen dabei helfen, die Websitenbesucher zu informieren und aufzuklären.
Wie kann man Chatbots für die Lead-Generierung nutzen?
Chatbot – Eine neue Möglichkeit zur Lead Generierung?
Chatbots können den Prozess der Lead-Generierung auf verschiedene Weise erleichtern. Im Folgenden finden Sie sieben wirksame Möglichkeiten, wie Sie mit Chatbots mehr Leads generieren und qualifizieren können.
1. Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden
Nutzen Sie Ihren Chatbot, um durch Pop-up-Nachrichten und Begrüßungen Gespräche mit Website-Besuchern und potenziellen Kunden zu initiieren und sie einzubinden, um vorherzusagen, welche Interessenten wahrscheinlich zu Kunden werden. So können Sie einfach potenzielle Leads analysieren.
2. Sammeln Sie Informationen
Nachdem Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt getreten sind, sammeln Sie persönliche, interessenbezogene Daten und Kontaktdaten, um sie für die passenden Marketingaktivitäten und -prozesse zu definieren und dadurch Ihr Unternehmenswachstum zu fördern.
3. Generieren Sie eine größere Anzahl von Leads
Erhöhen Sie die Anzahl der Leads, die Sie durch Chatbots generieren, indem Sie Begrüßungsnachrichten sowohl an erstmalige als auch an wiederkehrende Besucher Ihrer Website oder Ihres Social-Media-Profils senden. Um sie länger an Ihr Unternehmen zu binden, können Sie Rabattcodes oder Einladungen für die Anmeldung zu bevorstehenden digitalen Veranstaltungen senden, die von zukünftigen Verkäufen, Produkten und Dienstleistungen bis hin zu Webinaren reichen können.
4. Zufriedene Kunden
Um die allgemeine Lead-Generierung zu steigern, ist es ebenso wichtig, für die Kunden durch Chatbots einen Mehrwert zu generieren und die Kunden zufrieden zu stellen. Sie können z.B. die Beantwortung ihrer FAQs vereinfachen und die Marketingchancen für Leads erhöhen.
5. Leads qualifizieren
Nutzen Sie Chatbots, um eine große Anzahl von Leads zu qualifizieren, indem Sie bestimmte Informationen aus den Leads extrahieren und auf dieser Grundlage deren Auswirkungen auf den Verkauf analysieren. Dies kann durch die Formulierung spezifischer Fragen für den Verkaufsprozess Ihres Unternehmens und die Definition von Marketing Qualified Lead (MQL) und Sales Qualified Lead (SQL) erfolgen.
6. Leads herausfiltern
Filtern Sie Leads heraus, indem Sie hochinteressante Kunden an die Vertriebsabteilung weiterleiten oder geeignete Produkte oder Dienstleistungen vorschlagen. Was die anderen Nutzer betrifft, so sammeln Sie weiterhin Daten durch weitere qualifizierende Fragen.
7. Berücksichtigen Sie die Kundenbedürfnisse
Nutzen Sie die Daten, die Sie während dieser Interaktionen sammeln, um Ihr Verständnis für den aktuellen und potenziellen Kundenstamm und den Wert, den sie von Ihnen erwarten, zu verbessern.
Wie man mit Chatbots startet
Wie bei jedem anderen Automatisierungstool ist der Einstieg in die Chatbots nicht schwer. Hier sind einige Schritte, die den Prozess weiter vereinfachen können:
Chatbot – Prozessoptimierung geht auch ganz einfach
1. Analysieren Sie und legen Sie klare Ziele fest
Der erste Schritt zur Nutzung eines Chatbots, um Ihrem Unternehmen Vorteile zu verschaffen, besteht darin, alle relevanten und beteiligten Personen einzubinden und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele und Erwartungen herausfinden, wie z. B. die Schaffung qualitativ hochwertigerer Leads, die Qualifizierung weiterer Leads usw., und diese klaren Ziele gemeinsam festlegen und die Umsetzung besprechen.
2. Berücksichtigen Sie die UX-Präferenzen und Kanäle der Kunden
Stellen Sie die Vorlieben Ihrer potenziellen und aktuellen Nutzer in den Mittelpunkt Ihres Chatbot-Designs und Ihrer Entwicklung. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob Sie Ihren Chatbot auf Ihren Social-Media-Seiten, Messaging-Anwendungen oder auf Ihrer Website einsetzen sollten oder nur auf der Website.
3. Erstellen Sie einen Plan für Ihre Inhalte
Überlegen Sie, wie Ihre Kunden mit dem Chatbot interagieren sollen, und entwickeln Sie mit Hilfe von Marketing-, Kundendienst- und Vertriebsmitarbeitern Inhalte. Informieren Sie sich über die häufigen Anfragen und Nachrichten, die Social-Media-Manager oder die Kundenbetreuer erhalten. Informieren Sie sich auch über die häufigen Anfragen und Probleme, die Kunden an Kundendienstmitarbeiter richten und darüber, ermitteln Sie was Menschen auf Ihre Website bringt und zu Verkaufsangeboten bewegt. Sie sollten sich auch überlegen, was Ihre Websitenbesucher dann vom finalen Kauf oder einer Buchung abhalten könnte und nutzen Sie die gesammelten Informationen, um eine Wissensdatenbank oder Baumstrukturregeln zu erstellen.
Denken Sie daran, Inhalte für Ihren Chatbot zu entwickeln, wobei sowohl das Interesse Ihrer Kunden als auch Ihre Ziele in Bezug auf den Wert, den Sie vermitteln wollen, im Mittelpunkt stehen sollten.
4. Beauftragen Sie Entwickler oder nutzen Sie eine Plattform zur Erstellung eines Chatbots
Sobald Sie die Ziele, die Kundenanalyse und die Formulierung der Inhaltsstrategie abgeschlossen haben, können Sie mit dem Entwurf und der Erstellung Ihrer Chatbot-Prozesse beginnen. Dies kann entweder selbst geschehen, indem Sie eine Plattform für die Erstellung von Chatbots wie Pandorabots oder MobileMonkey nutzen, oder Sie können einen Softwareentwickler beauftragen, einen Chatbot für Sie zu erstellen, der auf Ihren Zielen basiert.
5. Machen Sie Ihren Chatbot unverwechselbar
Da zahlreiche Unternehmen Chatbots auf den Markt bringen, sollten Sie dafür sorgen, dass sich Ihr Chatbot von der Masse abhebt und das Interesse der Kunden weckt, indem Sie ihm einen einzigartigen Namen und eine eigene Persönlichkeit geben.
Indem Sie freundliche und hilfreiche Worte und Antworten einbauen, verleihen Sie dem Chatbot eine menschliche Note und befähigen ihn, mit den Kunden zu interagieren, so dass diese die Interaktionen einen Mehrwert bringt. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihr Chatbot konversationell bleibt und den Nutzern auf bestmögliche Weise hilft.
6. Gehen Sie live und machen Sie die Interaktionen lohnend und vorteilhaft
Gehen Sie schließlich mit Ihrem Chatbot live und stellen Sie sicher, dass alle Interaktionen leinen Mehrwert bringen. Dies kann geschehen, indem Sie deutlich darauf hinweisen, dass am anderen Ende ein Bot sitzt, damit die Kunden die Grenzen des Chats kennen. Andere Möglichkeiten sind die Einleitung von Konversationen durch interaktive Nachrichten und das Stellen von Kundenfragen, um Konversationen in Gang zu bringen und wichtige Informationen zu sammeln, um die Lead-Generierung zu fördern und zu verstehen, was die Kunden wollen.
Obwohl viele Unternehmen Chatbots einsetzen, gibt es einige Dinge zu beachten, bevor Sie sich in die Welt der Chatbots vertiefen.
Was ist zu beachten, bevor ein Chatbot installiert wird?
Chatbot – Was gibt es zu beachten?
Bevor Sie Geld und Zeit in den Aufbau eines Chatbots investieren, sollten Sie einige Dinge beachten:
1. Benutzererfahrung und Nutzen
Versetzen Sie sich in die Lage eines Nutzers und beurteilen Sie, ob ein Chatbot hilfreich sein wird, um den Wert zu erzielen, den Sie durch digitale Interaktion erreichen wollen. Wenn die Antwort negativ ausfällt, ist ein Chatbot nicht gut für Ihr Unternehmen, aber wenn sie positiv ausfällt, werden Sie den Mehrwert, den die Verbraucher bzw. Kunden erhalten können, erhöhen.
Denken Sie gleichzeitig an Ihren Kundenstamm und berücksichtigen Sie dessen Vorlieben, um die richtige Art von Chatbot auszuwählen, die auch mit dem Mehrwert übereinstimmt, den Sie zu liefern versuchen.
2. Künstliche Intelligenz
Die Verwendung von künstlicher Intelligenz mit einem Chatbot eignet sich hervorragend für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Generierung vorgegebener Antworten und einfache Unterhaltungen. Wird ein Chatbot jedoch über seine Grenzen hinaus belastet und mit schwierigen Fragen herausgefordert, die mit vielen Variablen überfrachtet sind, kann es sein, dass trotz der Verwendung von künstlicher Intelligenz ein Chatbot nicht in der Lage ist, einen Mehrwert zu liefern und die menschliche Interaktion gut zu simulieren. Dementsprechend kann ein Chatbot dann nicht den erwarteten Mehrwert liefern. Für den Start also lieber etwas kleiner starten und es dann Schritt für Schritt weiter ausbauen.
Wenn ein Kunden bei einer komplexen Benutzerantwort nicht an geeignete und passendere Kundendienstportale oder Kontaktpersonen weitergeleitet werden kann, könnte ein Chatbot letztendlich auch dem Unternehmen und der Kundenbeziehung schaden, weshalb dies berücksichtigt werden muss und man sich nicht vollständig auf KI verlassen sollte.
3. Qualität der Daten
Da jeder Chatbot in irgendeiner Form Daten aus verschiedenen Quellen verwendet, seien es vordefinierte Regeln oder Informationen aus der Wissensdatenbank, hängt es von der Qualität der Daten ab, die einem Chatbot während seiner Entwicklung zur Verfügung gestellt werden, wie gut er menschliche Unterhaltungen simulieren wird. Da die Nutzung minderwertiger Daten den Chatbot einschränkt, ist die Datenqualität ein wichtiger Punkt, der vor der Entwicklung und dem Einsatz eines Chatbots berücksichtigt werden muss.
4. Datensicherheit
In Zeiten, in denen Daten eine wertvolle Währung sind und Datenschutzverletzungen das finanzielle und mentale Wohlbefinden der Kunden gefährden können, muss Datensicherheit oberste Priorität haben. Kunden werden ihre Informationen nur dann bereitwillig mit Chatbots teilen, wenn sie ihnen vertrauen können. In der heutigen Zeit sollten Sie einen Chatbot für Ihr Unternehmen einsetzen, der nur relevante Informationen und Daten benötigt und speichert und der den Datenschutz bei der Online-Übermittlung und Speicherung von Daten gewährleisten kann.
Abschließende Überlegungen
Wenn ein Chatbot richtig konzipiert und eingesetzt wird, kann er sich als wertvolle Ergänzung zu den Strategien für Unternehmenswachstum und Lead-Generierung erweisen. Nun, da wir einige Punkte behandelt haben und Sie nun etwas mehr darüber wissen, was ein Chatbot ist und welche Arten von Chatbots es gibt, wie ein Chatbot funktioniert, welche Vorteile er bietet und wie man ihn für die Lead-Generierung einsetzt, können Sie einen Chatbot verwenden, der die Kundenzufriedenheit erhöht und Ihr Lead-Generierungsspiel auf die nächste Stufe hebt!
Also, worauf warten Sie noch? Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Leads zu generieren, ohne zum Telefonhörer zu greifen oder eine E-Mail zu senden, sind Chatbots die Lösung für Sie. Mit unseren Tipps und Anregungen zur Gestaltung Ihres Chatbots können Sie ein interaktives Erlebnis schaffen und die Nutzer und Websitenbesucher zum Wiederkommen bewegt.
Sind Sie bereit, loszulegen?
Chatbots sind eine großartige Möglichkeit, Kundenservice und automatisierten Support auf Ihrer Website anzubieten. Sie sind außerdem erschwinglich und einfach einzurichten, was sie zu einer perfekten Ergänzung für kleine Unternehmen oder Start-ups macht, die einen exzellenten Kundenservice anbieten möchten, ohne große Investitionen zu benötigen.
Wenn Sie Interesse an einem eigenen Chatbot haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir helfen Ihnen gerne dabei, loszulegen.
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RPA, die spielverändernde Software, kann Geschäftsprozesse automatisieren und repetitive, also sich wiederholende Aufgaben erledigen.
Robotic Process Automation ist daher nicht nur für große Unternehmen, sondern ebenso für alle Unternehmer unerlässlich, um an der Spitze der digitalen Transformation zu stehen und das Wachstum effizient zu begleiten!
Täglich kommen neue Softwareprodukte auf den Markt, aber nur wenige bleiben und mischen die Branche nachhaltig auf. Im Gegensatz zu vielen anderen Technologien und Lösungen, ist RPA eine Softwarelösung, die bleiben wird und in den kommenden Jahren den Markt verändern wird. Robotic Process Automation automatisiert Prozessschritte und ist auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ein relevanter Baustein, der in der strategischen Weiterentwicklung nicht fehlen sollte.
Damit können sich wiederholende und hochvolumige Aufgaben komplett automatisiert werden. Die frei gewonnene Arbeitszeit, kann dann für andere Tätigkeiten eingesetzt werden. Wir sollten also alle bemüht sein unsere Routinetätigkeiten zu automatisieren und uns dann auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die teilweise monotonen Aufgaben einem kleine Helfer zu überlassen – dem RPA Helfer.
Angesichts des innovativen Aspekts und der vielen Vorteile ist es kein Wunder, dass RPA in der Unternehmenswelt für Aufsehen gesorgt hat und bei CIOs weltweit auf großes Interesse stößt. Es ist also sehr empfehlenswert, sich mit RPA zu befassen und die Vorteile zu nutzen, die sich daraus ergeben.
Lesen Sie weiter, um die zunehmende Bedeutung von RPA, seine Vor- und Nachteile, den Einstieg in RPA und die zu beachtenden Punkte zu verstehen. Doch zunächst wollen wir wissen, was genau RPA ist?
Was ist RPA?
Was ist RPA – Was sollten Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, die Software-Roboter einsetzt, die in der Lage sind, menschliches Verhalten zu imitieren, während sie mit digitalen Systemen interagieren, um sich wiederholende und umfangreiche Vorgänge am Notebook oder dem PC auszuführen.
Diese Software-Roboter sind in der Lage, verschiedene digitale Aufgaben zu erlernen, zu emulieren und auszuführen und mehrere Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Skripten zu automatisieren, während sie durch die eingestellte Logik und individuelle Eingaben gesteuert werden. So können RPA-unterstützte Roboter, ähnlich wie ein Mensch, Aufgaben wie das Verstehen von Bildschirmausgaben, das Navigieren in Systemen, das Identifizieren, Eingeben und Extrahieren von Daten, das Verschieben von Dateien, die Kommunikation und die Durchführung verschiedener Transaktionen und definierter Aktionen über verschiedene Software- und digitale Systeme hinweg ausführen.
Doch im Gegensatz zu Menschen erledigen diese Roboter all diese Aufgaben weitaus effizienter, ohne zu ermüden. Sie liefern absolut zuverlässige und fehlerfreie Ergebnisse und Leistungen ab und das rund um die Uhr. Der Einsatz einer Software zur Automatisierung von Prozessen schafft eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen, den in vielen Fällen können starke Auslastungsspitzen nur mit vielen Überstunden kompensiert werden. Denken wir einfach mal an die ganzen “neune” und repetitiven Aufgaben, die nun in der ganzen Covid Pandemie dazu gekommen sind. Wie einfach wäre es, wenn alle dazu schon einen digitalen Helfer hätten? Wäre das nicht wirklich sinnvoll?
Warum RPA dennoch wichtig ist und bleiben wird, ist ein Thema, bei dem es sich lohnt, genauer hinzuschauen.
Warum wird RPA immer wichtiger?
Die Automatisierung von Prozessen wird von Tag zu Tag wichtiger, denn es handelt sich hierbei um eine Software, die geringere Ausgaben, Effizienz und reibungslose Abläufe verspricht und Vorteile bietet, die auf die Interessen des Unternehmens zugeschnitten sind und die Mitarbeiter entlastet.
Der Vorteil liegt darin, dass es all dies ermöglicht, ohne dass Unternehmen ihre bestehende IT-Basis komplett umstellen müssen oder ihre Mitarbeiter zu entsprechenden Workshops und Schulungen gezwungen sind. Jeder, der weiß, wie man einen Anruf tätigt oder einen Text auf einem Handy verschickt, kann RPA-Roboter nutzen. Die Prozessautomatisierung kann individuell angepasst werden, um Geschäftsaktivitäten über alle Abteilungen und Ebenen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu verbinden und sie können auch zeitgesteuert durchgeführt werden.
Da die meisten Unternehmen mit Altsystemen und zahlreichen digitalen Tools arbeiten, ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes und die Verbindung der Systeme untereinander sehr aufwändig und erfordert IT-Supportteams, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Um diese Probleme zu lösen und die Entstehung weiterer zu verhindern, hilft RPA Unternehmen, an der Spitze der Automatisierung und Digitalisierung zu stehen, indem es bessere Ergebnisse in allen Abteilungen liefert, egal ob wir die Finanzen, die Personalbeschaffung, das Marketing oder den Vertrieb in den Fokus nehmen.
Über Front-End-Integrationen kann RPA mit Systemen aller Art interagieren. Diese Software-Roboter besitzen also digitale Fähigkeiten, um für uns langweilige und wiederholbare Aufgaben, wie z.B. das Kopieren und Einfügen von Daten, das Einloggen auf externen Portalen und das Pflegen dieser Datenbanken, das Auslesen, Verarbeiten und Versenden von E-Mails abzunehmen und diese Prozesse dann für uns automatisiert zu erledigen. Es werden also nicht nur nicht nur Geschäftsprozesse beschleunigt, sondern auch Fehler reduziert, Falscheingaben vermieden und die Datenqualität deutlich gesteigert..
All diese Gründe untermauern die Bedeutung und die Notwendigkeit für Robotic Process Automation. Der Bekanntheitsgrad von RPA stieg in den letzten 2-3 Jahren sprunghaft an, als Unternehmen weltweit versuchten, die Gewinne, die sie vor der COVID-19-Pandemie erzielt hatten, wiederzuerlangen und sich von der verheerenden Wirtschaftslage zu erholen, ohne dabei viel Geld ausgeben zu müssen und einen ROI in Echtzeit zu erzielen. Viele Unternehmen setzten daher diese Lösungen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Kosteneffizienz zu verbessern. Es beschleunigt die digitale Transformation enorm, denn durch die von RPA angebotenen Low-Code- und No-Code-Technologielösungen ist es eine Lösung, die von vielen genutzt werden kann und damit auf eine große Akzeptanz stößt.
Erst kürzlich, Ende 2020, stellte Gartner Research Forecast Analysis fest, dass der RPA-Umsatz bis Ende 2021 fast 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird und sagte außerdem voraus, dass der RPA-Markt bis 2024 weiterhin mit zweistelligen Wachstumsraten wachsen wird. Über alle Branchen und Ebenen hinweg hat RPA seinen Weg in zahlreiche Organisationen weltweit gefunden und mit der zunehmenden Implementierung wird auch der Status von RPA als wichtige Software auf dem wettbewerbsorientierten Markt wachsen.
Bevor Sie sich jedoch für die Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile von RPA kennen.
Vorteile von RPA
RPA Vorteile und Nutzen
Für Unternehmen gibt es eine Fülle von Vorteilen durch diesen Ansatz, wie zum Beispiel:
1. Erhöhte Geschwindigkeit
RPA kommt Unternehmen zugute, indem es den gesamten Prozess beschleunigt, da RPA-Roboter die Kontrolle über sich wiederholende Aufgaben und Tätigkeiten, die kein emotionales oder kritisches Denken erfordern, übernehmen und diese in weitaus kürzerer Zeit ausführen als Menschen in einer ähnlichen Situation.
2. Erhebliche finanzielle Einsparungen
Einer der weithin gelobten Vorteile ist die erhebliche Kostenersparnis, da viele mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert werden, für die man sonst zusätzliche Personalressourcen benötigen würde.
Neben der Einsparung von Geld, das ein Unternehmen für die Auslagerung von Aufgaben und die Bezahlung von Mitarbeitern ausgeben würde, ermöglicht der finanzielle Aufwand für die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch RPA ein schnelles Unternehmenswachstum und finanzielle Gewinne, da RPA einen wahrscheinlichen ROI von 30-200% im Jahr der Implementierung aufweist.
3. Verbesserte Qualität und Präzision
Es sorgt für eine massive Verbesserung der Qualität in Unternehmen, da es manuelle Fehler reduziert. Eine Studie von Forester Consulting und UiPath, die die Auswirkungen von RPA auf die Mitarbeiter untersuchte, ergab, dass 57 % der Personen in Führungspositionen der Meinung sind, dass RPA zu einer Reduzierung von Fehlern führt. Dementsprechend verbessert RPA die Datenqualität und erhöht die Genauigkeit der Ergebnisse und der Ausführung von Aufgaben.
4. Höherer Wert aus Daten und Mehrwert für die Mitarbeiter
Es ermöglicht die Gewinnung von Werten aus riesigen Datensätzen, unabhängig davon, ob diese strukturiert oder unstrukturiert sind. Durch das Freilegen von Erkenntnissen aus Big Data können Unternehmen die von ihnen gesammelten Daten nutzen und ihre Effizienz steigern.
Darüber hinaus steigert RPA die Wertschöpfung der Mitarbeiter, da es ihre Rolle bei eintönigen Aufgaben ersetzt und ihnen die Möglichkeit und Zeit gibt, sich mit anspruchsvollen, zielgerichteten und strategischen Aufgaben zu beschäftigen.
5. Bessere Widerstandsfähigkeit und verbesserte Transformation
Resilienz ist das, wovon Unternehmen weltweit nicht genug bekommen können, wenn sie sich von den durch COVD-19 verursachten wirtschaftlichen Rückschlägen erholen und sich inmitten von Rückschlägen anpassen und transformieren müssen. RPA beschleunigt die Reise von Unternehmen in Richtung Wachstum, indem es die Effizienz steigert und gleichzeitig die Ausgaben senkt; es garantiert, dass sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Schwankungen der Arbeitsbelastung vorbereitet sind, und hilft ihnen, die digitale Transformation zu begleiten.
6. Höhere Kundenzufriedenheit
Diese Art der Automatisierung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit, da Software-Roboter nonstop arbeiten und Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten, wodurch sich deren Wartezeit verkürzt.
7. Zufriedenere und produktivere Mitarbeiter
RPA verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität und Zufriedenheit, indem sie die Mitarbeiter von hochvolumigen und langweiligen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für z.B. für strategische Aufgaben oder kreative Verbesserungsarbeit, einzusetzen.
8. Einfache Implementierung
Es hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Grundlage, auf der die digitalen Systeme einer Organisation funktionieren, nicht verändert werden muss und die bestehenden Systeme erhalten bleiben. Außerdem kann Robotic Process Automation implementiert werden, ohne dass das derzeitige Personal durch neues technisches Personal ersetzt werden muss. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert, ist sie nicht ausschließlich für IT-Experten geeignet.
Schwierigkeiten und Nachteile von RPA
RPA Hindernisse & Schwächen
Neben den vielen Vorteilen von RPA gibt es auch ein paar Nachteile:
1. Notwendigkeit von Konfiguration und Wartung
RPA-Systeme oder -Roboter müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Neukonfigurationen, um gut zu funktionieren und sich den Änderungen anzupassen. Dies scheint ein großer Nachteil für viele Unternehmen zu sein, die sich nicht auf bestimmte Grenzen beschränken wollen, während sie als Unternehmen wachsen. Wenn sich ihre Geschäftsprozesse ändern, können die maßgeschneiderten RPA-Systeme nicht verwendet werden, ohne sie neu zu konfigurieren, da sich jede Änderung massiv negativ auf das gesamte System oder die Roboter auswirken kann.
2. Schwache Skalierbarkeit
Einer der Nachteile von diesen virtuellen Robotern ist, dass es aufgrund von Änderungen, regulatorischen Upgrades und allgemeinen Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Überwachung von RPA-Robotern und -Systemen nur schwer in einem Unternehmen skaliert werden kann. Auch ein RPA-Roboter hat eine Laufzeit und dadurch eine Arbeitszeit. Mehr Arbeit bedeutet mehr RPA-Roboter und mehr Wartung, Pflege, Betreuung usw.
3. Grenzen der Aufgabenautomatisierung
Die Frage, welche Aufgaben automatisiert werden können, wird oft gestellt, wenn RPA im Mittelpunkt des Gesprächs steht. Ein Nachteil davon ist es, dass es nur begrenzte Aufgaben bewältigen kann, darunter solche, die definiert werden können, auf Regeln basieren und sich wiederholen. Andere Aufgaben, die menschliche Interaktion, den Einsatz von Emotionen und Urteilsvermögen zur Ausführung erfordern, können von RPA nicht ausgeführt werden. Was zu Beginn zumindest noch problematischer ist, ist die Auswahl dieser Aufgaben während des Automatisierungsprozesses. Dann werden oft pfiffige IT Kollegen im Unternehmen wach und versuchen andere Automatisierungswege aufzuzeigen wenn Sie in RPA eine Bedrohung für die eigene Arbeit erkennen.
Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmen, die diese Lösung bereits einsetzen und nachdem Sie nun die Vorteile und Nachteile von RPA kennengelernt haben, erfahren Sie hier, wie Sie sich leicht mit RPA vertraut machen und es schließlich implementieren können.
Wie gelingt der Einstieg in die RPA?
RPA Start und was sollte berücksichtigt werden
Der einfachste Weg, damit zu beginnen und es zu verstehen, ist, es praktisch zu erleben und die Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen oder Ihre Rolle durch eine Testsoftware abzuwägen, bevor Sie es implementieren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung in fünf Schritten:
1. Erforschen Sie den Markt:
Der RPA-Markt ist voll von verschiedenen Produkten, die von unterschiedlichen Unternehmen angeboten werden und die mit der Zeit immer mehr werden. Um zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist, sollten Sie nach Anbietern Ausschau halten, die bereits viele ähnliche Unternehmen unterstützt haben und die eine klare Wachstumsperspektive im Hinblick auf bestimmte zukünftige RPA-Systeme bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Sie sollten auch für sich ganz klar eine strategische Entscheidung treffen. Wollen Sie zukünftig ein IT-Expertenteam aufbauen und diese RPA Kompetenzen in einem “Center of RPA Excellence” bündeln oder gehen Sie lieber einen anderen Weg und möchten die Mitarbeiter in den Fachbereichen soweit qualifizieren und entwickeln, dass diese Kompetenz im Fachbereich existiert?
2. Fordern Sie eine Testversion und ein erstes “Ausprobieren” an:
Sobald Sie den passenden Anbieter gefunden haben, der Ihnen dabei helfen kann, die gewünschte strategische Ausrichtung der Automatisierung zu verwirklichen, fordern Sie eine Demonstration der Software an, die Ihren Anforderungen entspricht und nutzen Sie die angebotenen Testversionen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Software selbst zu testen. Definieren Sie dafür einige Anforderungen, klassische Aufgaben, die Sie damit bearbeiten wollen und definieren Sie die Personen, die danach damit Arbeiten sollen. Nur so erhalten Sie das richtige Feedback von den zukünftigen RPA Nutzern.
3. Scheuen Sie sich nicht vor Experimenten:
Experimentieren Sie mit verschiedenen RPA-Szenarien und Abläufen, um ein kompetenter Anwender zu werden und Ihre Vertrautheit zu verbessern, während Sie gleichzeitig beurteilen, welches Produkt oder welche Software Ihre Prozessschritte und Aufgaben am besten automatisieren kann. Außerdem hilft Ihnen das Experimentieren, ein tieferes Verständnis für die Software und die Anbieter zu entwickeln. Haben Sie z.B. zwei Anbieter in der engeren Auswahl, dann geben Sie beiden die gleiche Aufgabenstellung und vergleichen Sie die Vorgehensweise, den Ablauf des Termins, die fachlichen und methodischen Fähigkeiten der Dienstleister und die Problemlösungsfähigkeiten, die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberfläche. All das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihre RPA-Software berücksichtigen.
4. Proof of Concept erhalten:
Sobald Sie experimentiert und sich für eine bestimmte RPA-Software entschieden haben, sollten Sie einen Konzeptnachweis erbringen. Dies erfordert im Grunde genommen, dass Sie Ihr RPA-Programm testen, indem Sie einen Nachweis für die Effektivität Ihres Programms auf der Grundlage der von Ihnen erstellten Annahmen erbringen, wobei Ihr Geschäftskontext im Fokus steht.
Nachdem Sie die Vorteile verglichen haben, die sich aus der Ersetzung manueller Arbeit für die Aufgaben ergeben, die Sie durch das Testen der Software automatisieren wollen, können Sie schließlich mit der Implementierung beginnen. Es ist auch sehr hilfreich den damit verbundenen Aufwand zu erfassen. Oft werden Prozessautomatisierungen und der damit verbunden Aufwand (die Erstellung der RPA Prozessautomatisierung) bewusst nicht angesprochen. Wie lange wird für die Automatisierung eines Prozesses benötigt? Auf welchen Faktor kommen Sie dann und wer kann das überhaupt wirklich machen?
Was dabei hilft ist eine Gegenüberstellung und Zuordnung von Aufgaben zu den Rollen, die dafür benötigt werden. Was kann vom Fachbereich durchgeführt werden, was muss von einem IT-Experten mit Programmierkenntnissen gemacht werden und was landet beim RPA-Anbieter?
5. Implementieren Sie das RPA-System:
Wenn der Proof of Concept positiv ausfällt, nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um das RPA-System zu implementieren und die damit verbundenen Ressourcen zu optimieren. Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA sollten Sie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und RPA-Multiplikatoren auswählen, dann einen Pilottest durchführen, indem Sie automatisierte Prozesse in die reale Geschäftsumgebung integrieren, und schließlich die Software einführen. Zu Beginn kann ein “RPA-Team” dabei helfen diese Aktivitäten zu unterstützen.
Bevor Sie jedoch mit der endgültigen Anpassung von RPA beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.
Was muss vor der RPA-Implementierung beachtet werden?
RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung
1. Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter
Unternehmen oder RPA-Verantwortliche müssen unbedingt die Bereitschaft und die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen. Da die Mitarbeiter befürchten, dass sie durch die Automatisierung im schlimmsten Fall arbeitslos werden könnten, ist es wichtig, sie zu überzeugen, auf ihre Ängste einzugehen und ihnen die Notwendigkeit einer solchen Automatisierungslösung zu verdeutlichen.
Die Vorteile, die Erledigung der Aufgaben wird erleichtert und die Produktivität insgesamt wird steigen, mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Wert für die Kunden usw., sollten unbedingt besprochen werden. Dadurch wird deutlich, dass es andere Aufgaben geben wird, die das Unternehmen dann weiterentwickeln werden. Die Aufgaben werden sich danach wandeln, aber es fällt oft nicht nur etwas weg, sondern es kommen höherwertige Aufgaben dazu.
Entscheiden Sie sich einfach zu bedienendes und nicht zu kompliziertes System, wenn die die volle Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben wollen.
2. Finanzielle Bewertung und Rentabilität
Vor der Einführung ist eine genaue finanzielle Bewertung erforderlich, um die finanzielle Rentabilität von RPA für Ihr Unternehmen zu beurteilen, indem Investition und Nutzen in Betracht gezogen werden und um festzustellen, ob Ihre finanzielle Situation die Implementierung und den kontinuierlichen Betrieb von RPA zulässt, da Sie routinemäßige Upgrades, Wartung und unterschiedliche Lizenzgebühren tragen müssen.
3. Integration und Konfiguration mit aktuellen digitalen Systemen
Der letzte Punkt, den Sie bei der Auswahl und Implementierung des RPA-Programms berücksichtigen sollten, ist, dass sein Nutzen gering sein wird, wenn es sich nicht in die bestehenden digitalen Systeme und Anwendungen integrieren lässt.
Um die Vorteile von RPA nutzen zu können, sind Integration und systemübergreifende Konfiguration unabdingbar, wofür Unternehmen Treiber, Berechtigungsnachweise für Datenbanken, Personal- und Buchhaltungssysteme und andere Anwendungen benötigen und diese Berechtigungsnachweise an RPA-Systeme weitergeben müssen. Der damit einhergehende zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand ist daher eine Überlegung und eine schnelle Analyse wert. Oft haben Sie bestimmte Rollen und Berechtigungen in den Systemen und ggf. auch Lizenzen. Schauen Sie sich diesen Bereich auch genau an und prüfen Sie die Möglichkeiten.
Wenn Sie wissen, was RPA ist und die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie bei der digitalen Transformation erfolgreich sein. Die wachsende Popularität von RPA ist es wert, erforscht zu werden.
Sie sollten meiner Ansicht nach recht schnell mit den ersten Versuchen und der Automatisierung von Prozessen beginnen, bevor Ihre Marktbegleiter diesen Schritt machen. Es spielt dabei keine Rolle ob Sie ein großes Unternehmen leiten und dort die Prozesse automatisieren wollen oder ob Sie ein Steuerberater sind und mit der aktuellen Arbeitslast so stark ausgelastet sind, dass Sie keine Kunden mehr annehmen können.
Stellen Sie sich einfach bei jedem verlorenen Kunden die Fragen, WARUM ist dieser Kunde jetzt nicht bei mir? Leider ist oft die Ursache des Scheiterns der aktuelle Erfolg. Ruhen Sie sich also nicht aus, denn wie Herr Reinhard Ploss, der Vorstandsvorsitzende von Infineon einmal sagte „Der gefährliche Wettbewerb kommt nicht von hinten, den erkennt man im Rückspiegel. Die Konkurrenz kommt aus der Seitenstraße”, kann eine verpasste Chance weitreichende Folgen haben.
Setzen Sie auf das richtige “digitale” Pferd und lassen Sie die richtigen Chance nicht zu lange auf sich warten. RPA ist eine Technologie der Zukunft, das steht definitiv fest. Die Fragen, die Sie sich beantworten müssen – wie lange kann ich noch ohne RPA meine Kunden zufriedenstellen? Sie wissen jetzt hoffentlich, dass RPA weder Urlaub, noch Pause, noch Schlaf braucht, nie einen Krankenschein einreicht und viel schneller arbeitet wie ein Mensch. Welche Möglichkeiten ergeben sich durch dieser 24/7 Lösung, an die Sie im Moment noch nicht gedacht haben?
Ich hoffe Sie nehmen einige Anregungen aus diesem Blogartikel für sich mit und ich würde mich sehr über einige Erfahrungsberichte und Umsetzungsbeispiele dazu freuen. Einfach ein wertvolles Kommentar hinterlassen – so können wir ggf. anderen Personen helfen.
Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.
Selbstmanagement ist eine Praxis, die mit Fleiß, Geduld und verzögerter Belohnung gemeistert werden kann. Mit dieser Einstellung und entschlossener Disziplin können wir unvorstellbar produktiv sein. Selbstmanagement ist also der Weg, den wir für die persönliche Entwicklung und interessanterweise auch für das eigene Wohlbefinden wählen können.
Kennen Sie Personen, die ein sehr gutes Selbstmanagement haben? Was ist wohl deren Geheimnis? Waren diese Personen schon immer so? Haben diese Personen ein besonderes Talent? Hatten diese Personen eine besondere Ausbildung? Was meinen Sie?
Selbstmanagement & Selbstmanagement Methoden als kontinuierlicher Prozess
Selbstmanagement Kontinuierlicher Prozess
Es mag wohl von allem etwas dabei sein, aber es gibt auch hierbei hilfreiche Ansätze und Methoden, die uns dabei helfen etwas besser zu sein. Mit Methoden, Vorgehensweisen und guten bzw. neuen Praktiken ist es so wie mit Autofahren. Zu Beginn achten wir auf alles und müssen sehr aufmerksam sein, um gut und umsichtig im Straßenverkehr zu navigieren. Nach einiger Zeit (und ganz wichtig nach vielen Übungen) läuft fast alles automatisch ab und wir sind im Flow.
Genauso ist es mit dem Selbstmanagement. Zu Beginn ist es etwas holprig, wir müssen auf vieles achten und ÜBEN, ÜBEN, ÜBEN und ÜBEN, damit es besser wird. Es bedeutet also, dass wir durch Übungen und Wiederholungen immer besser werden, bis es für uns normal ist und zu unserem Tagesablauf gehört. Nicht vergessen: KONTINUITÄT schlägt INTENSITÄT! Also in kleinen, aber kontinuierlichen Schritten am Selbstmanagement arbeiten, Selbstmanagement Methoden austesten und die eigenen Selbstmanagement Strategie erarbeiten! Lasst uns damit anfangen!
Stellen Sie sich diese Frage und denken Sie kurz über die Antwort nach. Inwiefern ist Selbstmanagement die beste Form der Selbstfürsorge? Man kann nicht einfach Selbstverwirklichung erreichen, ohne seine eigenen Ziele zu kennen und diese zu erreichen. Doch um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie hart bzw. sehr fokussiert arbeiten und Ihre Zeit gut einteilen. Andernfalls wären Sie nicht in der Lage, die angestrebten Ziele zu erreichen und sich selbst das zu geben, was Sie verdienen.
Fast alle Schulungen zum Thema Selbstmanagement setzen voraus, dass Sie zunächst Ihre Ziele festlegen. Die Griechen hatten den Spruch “Erkenne dich selbst“, der nach Meinung vieler der erste Schritt ist, der den Beginn der Reise markiert. Trotz etablierter Instrumente und Praktiken können wir das Selbstmanagement erst dann meistern, wenn wir unser wahres ICH erkannt haben. Denn nur dann haben wir eine Chance, uns sinnvolle Lebensziele zu setzen. Warum ist es wichtig diesen “Vorbereitungsschritt” durchzuführen?
Es gibt eine große Herausforderung beim Selbstmanagement – unsere eigenen und mit der Zeit aufgebauten Routinen und Gewohnheiten. Nichts steht uns so sehr im Weg, wie die selbst geschaffenen Abläufe.
Deshalb starte ich an dieser Stelle mit einigen Selbstmanagement Methoden, die auch dieses Thema behandeln und uns einen Hinweis darauf geben können, warum es aktuell so ist wie es ist. Sobald Sie sich also selbst etwas besser verstehen und einige Ihre Lebensziele erkannt haben, können Sie dann damit anfangen, Ihre Ziele mit Hilfe der besten Selbstmanagement Methoden und Techniken zu realisieren.
Hier nun meine Auswahl der 20 Selbstmanagement Methoden
1. Schreiben Sie eine Autobiographie
Mit einer Selbstmanagement Autobiographie erkennen Sie wichtige Muster und erfahren etwas über sich selbst
Der beste Weg, kritisches Denken zu lernen, ist das Schreiben. Das macht diese Technik so effektiv, um ein Verständnis für sich selbst zu entwickeln. Beginnen Sie also damit, mindestens 2000 Wörter zu schreiben, in denen Sie so wahrheitsgemäß wie möglich über sich selbst erzählen. Die Technik der Autobiographie hat auf lange Sicht einen großen Einfluss auf das Leben der Menschen. Sie dient als Rechenschaftsbericht über den persönlichen Stand, auf den man in der Zukunft zurückblicken kann. Und die eigene Position neu zu bestimmen, wenn die Dinge zu unsicher werden. Hier ein paar Fragen, die Sie dafür nutzen können, um sich selbst etwas besser zu verstehen:
Wo kommst Du her und was hat Dich aus dieser Zeit geprägt?
Welche Erfahrung und welche Erlebnisse hast Du in dieser Zeit gemacht?
Was hat Dich im Kindergarten und in der Schulzeit geprägt und warum?
Was waren deine Lieblingsfächer, Lieblingslehrer und warum?
An welchen Personen hast Du dich orientiert?
Welche Werte und persönliche Eigenschaften sind Dir wichtig?
Welche Schicksalsschläge haben Dich begleitet? Welche Stärke hast Du dadurch erlangt?
Welche Traditionen sind Dir wichtig?
Was würde in Deinem Beipackzettel stehen, wenn Du ein Medikament wärst? Nebenwirkungen, Wirkung und welche Unverträglichkeit gibt es?
2. Vor dem Schlafengehen Notizen machen
Das heißt, eine Art „Themen- und Ideenspeicher“ über alltägliche Ereignisse und Erfahrungen aber auch Ideen und Aufgaben zu führen. Das nächtliche Schreiben hilft Ihnen, Ihren Geist von unnötigen Gedanken zu befreien, so dass Sie als Vorbereitung für den kommenden und ggf. anstrengenden Tag gut schlafen können. Es hilft Ihnen auch, ein persönliches Verständnis zu entwickeln, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können, die Ihre Persönlichkeit betreffen. Zweitens zeigen Studien, dass Sie besser schlafen, wenn Sie Ihren Geist und die rumschwirrenden Gedanken durch das Schreiben frei machen. Das verbessert auch Ihre Gesundheit und sorgt für einen entspannteren Start am nächsten Tag. Wenn Sie also im Bett liegen und an Ideen, Aufgaben und Ereignisse denken, könnte dieser Art des “Aufschreibens“ dabei helfen schneller einzuschlafen.
3. Entwickeln Sie eine feste Routine
Um das Beste aus Ihrem Tag zu machen, sollten Sie sich effektiv mit den täglichen Anforderungen Ihres Geistes und Körpers auseinandersetzen. Der beste Weg, diese Anforderungen zu erfüllen, besteht darin, pünktlich zu schlafen und pünktlich aufzuwachen. Dies bietet die beste Struktur für den Tag und bewahrt Sie vor Müdigkeit während des Tages. Außerdem sollten Sie auch versuchen Ihre Mahlzeiten zu festen Zeiten einnehmen, um Ihre Stimmung besser zu regulieren. Diese disziplinierten Gewohnheiten helfen Ihnen auch, den Tag besser zu planen, da Sie wissen, dass Sie sich bei der Planung Ihres Tagesablaufs keine Gedanken über die Zeit für das Essen machen müssen.
Denken Sie bei den Routinen auch an Ihre Familie, Zeit für Sie selbst und ganz wichtig an Ihre Gesundheit und etwas Sport. Berücksichtigen Sie also in Ihren Routinen auch Themen, die WICHTIG sind, aber aktuell nicht DRINGEND sind. Diese Punkte haben wir oft im stressigen Alltag nicht immer im Fokus und wenn es dann DRINGEND wird, entsteht dadurch Stress. Das ist vermeidbar.
4. Räumen Sie Ihre Wohnung, das Büro und Ihr direktes Umfeld auf
Vielleicht eine der solidesten Regeln von Dr. Jordan Peterson, “Clean Your Room”. Diese berühmte Regel hat tiefgreifende psychologische Gründe für ihre Wirksamkeit im Selbstmanagement. Sie verbessert Ihr Arbeitsumfeld und vertreibt die Trägheit aus Ihrem Kopf. In der Tat ist z.B. das Aufräumen Ihres Zimmers oder Ihres Büros der erste Schritt, um in die Gänge zu kommen. Es ermöglicht Ihnen, Autorität über Ihren persönlichen Raum zu entwickeln, was Ihre Denkmechanismen in Schach hält und Sie durch diese Ordnung effizienter macht.
5. Teilen Sie Ihre Tage sinnvoll ein
Sie sollten alle Ihre täglichen Bedürfnisse und Anforderungen auflisten. Sie brauchen Nährstoffe, Fitness, eine angemessene Arbeitsmoral und Freizeit. So können Sie Ihre Aufgaben in drei große Kategorien einteilen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Erstens: Gesundheit und Fitness, wozu effektiver Schlaf, gesunde Essgewohnheiten und angemessene Bewegung gehören. Zweitens sollten Sie Ihre Aufgaben notieren und sinnvoll gruppieren, die Sie in Ihrer Karriere voranbringen. Dies erfordert mehr Disziplin, denn Aufschieberitis ist eine problematische Eigenschaft. Und drittens ist es wichtig, Zeit für das zu haben, was man liebt, sei es die Familie, Freunde oder ein Hobby. Ein effektives Zeitmanagement zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass Sie auch Zeit für Ihre Hobbys haben.
6. Treten Sie dem 1-Stunde-früher-Club bei
Das 1-Stunde-früher Aufstehen ist für mich die wichtigste Regel für die permanente Verbesserung des Selbstmanagements und meine wichtigste Selbstmanagement Methode. Wenn Sie nur etwas früher aufstehen, es muss nicht direkt 1 Stunde sein, fangen Sie einfach mal mit 30 Minuten an, haben Sie keine Ausrede mehr, warum es nicht getan werden kann. Und seien wir mal ehrlich, 30 Minuten früher aufstehen, das schafft doch wirklich jeder von uns. Einfach den Wecker neu einstellen und schon ist es geschafft.
Die Strategie der kleinen Schritte ist hier eine gute Möglichkeit um Aufgaben zu erledigen, die sonst nicht erledigt werden, um Dinge zu lernen, die sonst nicht gelernt werden und um eine starke Routine aufzubauen und den Tagesablauf neu zu “programmieren”. Ein zusätzlicher Vorteil des 1-Stunde-früher Aufstehens ist auch, dass Sie in dieser Zeit z.B. auch etwas für Ihre Gesundheit tun können und dadurch viel mehr Energie haben und sich einfach besser fühlen.
7. Die “Zwei-Minuten-Regel”
Die Zwei-Minuten-Regel besagt, dass jede Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt werden muss. Für die Wirksamkeit der Zwei-Minuten-Regel gibt es einen tiefen psychologischen Grund. Indem Sie die einfachen, weniger zeitaufwändigen Aufgaben zuerst erledigen, können Sie dem Widerstand gegen zeitaufwändigere Aufgaben entgegenwirken. Die Idee ist also, Ihr Gehirn in den Arbeitsmodus zu versetzen, indem Sie die leichteren Aufgaben zuerst erledigen. Oft werden diese Aufgaben aufgeschoben. Machen Sie selbst den Test und fragen Sie sich mal bei den nächsten Ideen und Aufgaben, ob es Möglichkeiten gibt, etwas davon in 2 Minuten zu erledigen oder ob nicht die ganze Aufgabe in 2 Minuten erledigt werden kann. In vielen Fällen finden Sie dafür gute Ansätze.
8. 15-Minuten-Zielsetzung
Im Gegensatz zur mittel- bis langfristigen Zielsetzung liegt der Fokus des 15-minütigen Ansatzes auf kurzfristigen Zielen, die Ihnen helfen, Widerstände zu überwinden. Dabei geht es darum, schrittweise Aufgaben zu erledigen, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist eine Technik, die süchtig macht und die man, wenn man sie einmal benutzt hat, immer wieder anwenden wird. Es ist das direkteste Instrument zur Zielsetzung, da es eine sofortige Anwendung erfordert. Nehmen Sie sich einfach einen Zettel, stellen Sie eine Stoppuhr auf 15 Minuten ein und beantworten Sie die folgenden Fragen:
Welches EINE Ziel muss ich in den kommenden 4 Wochen erreichen?
Was MUSS ich in den kommenden 2 Wochen erledigen, um diesem Ziel näher zu kommen?
Welche zwei ganz konkrete Aufgaben werde ich diese Woche erledigen?
Wann plane ich mir dafür die Zeit ein?
Wiederholen Sie diesen Ablauf 1x/Woche und Sie werden erstaunliche Erfolge damit haben! Ich mache es z.B. immer Freitags und nutze diese 15 Minuten für eine schnelle Ausrichtung und einen Kurzcheck.
9. Die 2-Tages-Regel
Diese Regel ist besonders einzigartig, weil sie den Fokus auf die Entwicklung von Beständigkeit und Disziplin legt. Nach dieser Regel darf man nicht 2 Tage hintereinander eine Gewohnheit auslassen. Andernfalls müssen Sie sich selbst bestrafen. Bestrafen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie etwas machen sollen, was Sie wirklich ungern tun. Es ist also ein psychologischer Trick, den wir dabei anwenden. Es könnten z.B. unwichtige und unbeliebte Aufgaben sein, die Sie vor sich herschieben, etwas was Ihnen keine Freude bereitet und Sie es wirklich ungern tun. Bei mir ist es oft so, dass meine Frau davon immer eine Liste in der Tasche hat 🙂
Warum ist das so wichtig? Die Unterbrechung unseres Belohnungssystems (wir erledigen Aufgaben, wir halten uns an die Routine, wir streichen Punkte von der Liste, usw.) führt dazu, dass wir uns daran gewöhnen, den Zeitplan dann nicht einzuhalten. Es wird dann schleichend unsere Routine und wir merken es nicht. Dann ist es normal etwas zu verschieben, dann ist es normal nicht ganz so regelmäßig etwas zu tun und schon ist es unsere normale Routine geworden. Eine Gewohnheit, an der wir arbeiten, darf höchstens nur 1x ausfallen. Das ist der Trick! James Clear hat es in seinem Bestseller “Die 1% Methode” sehr gut beschrieben. Ein sehr gutes Buch zu diesem Thema.
Noch wichtiger ist, dass Sie sich nicht durch irgendeine Aufgabe mogeln dürfen. Das ist die goldene Regel für die Entwicklung von Beständigkeit und Disziplin.
10. Akzeptanz von Fehlern entwickeln
In einer anspruchsvollen Routine machen Menschen oft Fehler. Aber Fehler sind gefährlich, denn sie könnten Ihre Motivation für den Tag zunichte machen. Jetzt sind Sie mit einem Arbeitstag im Rückstand, der am nächsten Tag eine weitere Belastung darstellen könnte. Das Problem beginnt, wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Fehler effektiv auszugleichen, denn dann könnten Sie sich selbst eine große Arbeitslast aufbürden. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie Ihre Fehler geistig akzeptieren und sie sofort beheben können. Jeder Fehler beleibt ein Fehler wenn Sie nichts damit machen. Viel sinnvoller ist es einen gemachten Fehler dafür zu nutzen, um daraus zu lernen. Versuchen Sie gemachte Fehler als Lernchancen abzuspeichern und immer etwas gutes und sinnvolles damit zu verbinden.
Frage 1: Warum ist das passiert?
Frage 2: Was hätte ich anders machen können?
Frage 3: Wann habe ich es erkannt, das es nicht klappen würde und was habe ich unternommen, damit es nicht passiert?
Frage 4: Was lerne ich für die Zukunft daraus für mich, für meine Gewohnheiten und für meine Selbstdisziplin?
11. Entwickeln Sie effektive Bewertungsskalen
Eines der Schlüsselelemente zur Verbesserung des Selbstmanagements besteht auch darin, ein solides Verständnis für Ihre Fortschritte zu entwickeln und sich eine eigene Selbstmanagement Methode zur Ergebnisbewertung zu überlegen. Der beste Weg, Ihre Fortschritte und Ihre Effektivität zu messen, ist die Entwicklung von Bewertungsskalen für Ihre Arbeit. So können Sie dabei vorgehen:
Zunächst sollten Sie alle Aufgaben auflisten, die Sie erledigt haben.
Dann können Sie diese Aufgaben auf einer Skala von eins bis zehn nach Ihrer geleisteten Arbeit bewerten. Haben Sie viel dafür getan? Haben Sie viel Arbeit und Zeit investiert? Es ist sehr wichtig, dass Sie sich selbst ehrlich bewerten. Hier schauen Sie kurz auf den INPUT.
Erstellen Sie dann eine zweite Skala für dieselbe Aufgabe und bewerten Sie, wie hoch der Wert ist, den Sie für diese Arbeit erzielt haben. Versuchen Sie dabei die Wirkung und das Ergebnis zu bewerten also den OUTPUT.
Schreiben Sie abschließend eine kurze Bemerkung zu Ihrer Aufgabe und Ihrem Ergebnis. Dies hilft Ihnen bei der Selbstbeurteilung Ihrer Leistung sowie bei der Selbstanalyse Ihrer Stärken und Schwächen. Ich nutze dafür eine Excelübersicht und verfolge damit einige Parameter, die für mich von Bedeutung sind.
12. Vergessen Sie das Multitasking
Der größte Fehler, den Menschen machen, die sich mit der Selbstorganisation beschäftigen, besteht darin, an den Mythos des Multitasking zu glauben. Multitasking ist sehr erstrebenswert, aber man kann nicht in mehr als 1 oder 2 echten Tätigkeiten außergewöhnlich sein. Letztendlich werden Sie alle Ihre Bemühungen zunichte machen, wenn Sie mehrere Ziele gleichzeitig verfolgen. Tatsächlich können Sie die BESTEN Fortschritte machen, wenn Sie sich auf ein einziges Ziel fokussieren und dann zum nächsten übergehen, nachdem Sie es erreicht haben. Durch Multitasking fühlen Sie sich vielleicht motiviert und verantwortungsbewusster, aber Sie wissen bestimmt auch, dass es kein echtes Multitasking gibt.
Wenn Sie mehrere Ziele haben und an diesen Ziele arbeiten wollen, dann fokussieren Sie sich auf ein Ziel in einer bestimmten Zeitspanne. In der nächsten Zeitspanne dann das nächste Ziel, usw.
Fokus ist das, was vielen fehlt. Sie müssen verstehen, dass die Zeit nicht veränderbar ist. Sie läuft für alle von uns gleich schnell ab. Der Unterschied ist also wie wir die Zeit nutzen und Multitasking verliert dabei immer!
13. Entwickeln Sie einen Feedback-Mechanismus
Es ist leicht, sich in der Arbeit zu verlieren und einen Teil seiner selbst zu vergessen. Ein externer Feedback-Mechanismus dient als rotes Signal für jedes Mal, wenn Sie sich zu etwas entwickeln, das Sie nicht sein wollen. Ein Feedback-Mechanismus kann ein Partner oder eine geliebte Person sein, der/die sich ein Bild von Ihren Fortschritten machen kann und Sie und Ihre Gesundheit im Auge behält. Es ist ein sehr wichtiges Instrument für das Selbstmanagement, wenn wir bedenken, wie sehr wir dazu neigen, kleine Veränderungen im persönlichen Verhalten zu ignorieren, die dann zu großen Veränderungen in der Persönlichkeit führen können. Wenn Sie also auf eine langfristige Selbstmanagementpraxis fokussiert sind, ist dieses Instrument vielleicht das notwendigste. Holen Sie sich aktiv Feedback ein und seien Sie auch achtsam mit sich selbst. dazu können Sie z.B. mit der Reflexionsspirale starten oder eine Selbstanalyse durchführen.
14. Folgen Sie Selbstmanagement Experten
Selbstmanagement ist beileibe keine einfache Kunst und wie wir bereits wissen, erfordert es etwas Übung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie auch sinnvolle und für Sie passende Impulse von außen erhalten. Sie können dazu einfach einigen Selbstmanagement-Gurus folgen. Das sind Psychologen, Influencer und Experten auf ihrem Gebiet, die die Kunst des Selbstmanagements gemeistert haben. Aber es ist wichtig, dass Sie die richtige Person auswählen, der Sie folgen.
Es kann irreführend sein, dem teilweise giftigen Social-Media-Trend der Selbstverbesserungskultur zu folgen und alles anzuwenden was dort geteilt wird. Das häufigste Merkmal echter Selbstmanagement-Experten ist, dass sie ihre Techniken bei sich selbst angewendet haben. Und sie konzentrieren sich darauf, Menschen wirklich zu helfen, sich zu entwickeln, anstatt die Selbstverbesserungskultur zu fördern. Es gibt viele Personen, die das sehr gut machen. Ich persönlich orientiere mich auch an einigen, möchte hier aber keine Namen nennen. Schaut Euch deren Inhalte an, deren Botschaft und das wofür diese Personen stehen und wenn es für Euch passt, nutzt Sie als Inspiration und Anregung. Findet einen guten Mix und erweitert dadurch Euren eigenen Blickwinkel.
15. Entwickeln Sie Ihre Resilienz
Resilienz ist kurz beschrieben, unsere Fähigkeit schwierige und stressige Situationen und Ereignisse gelassen(er) und ohne Beeinträchtigung zu meister und sich danach wieder aufzurichten und das Leben zu akzeptieren wie es ist. Es ist sozusagen unser eigener Schutzschild für bzw. vor den Einflüssen, die auf uns als Mensch wirken.
Zu dem Thema Resilienz gibt es viele Übungen, Anleitungen, Erklärungen und Beschreibungen. Eine solide Resilienz ermöglich es uns in stressigen Situationen ruhiger und gelassener zu bleiben, klarer zu denken und fokussierter die nächsten Schritte zu gehen anstatt in Stress und ggf. Panik zu verfallen.
Ich persönlich finde die Ansätze von Sebastian Mauritz immer sehr wertvoll und schaue mir regelmäßig seine Inhalte an. Wenn Ihr also Fragen zum Thema Resilienz habt, schaut einfach mal auf seiner Website nach und Ihr findet bestimmt wertvolle Ideen und Ansätze für Euch.
In den ersten 15 oben aufgeführten Selbstmanagement Methoden bzw. Erläuterungen habe ich lediglich effektive Techniken, Werkzeuge und Ansätze vorgestellt bzw. ich habe eher den Fokus auf die Entwicklung einer Selbstmanagement Denkweise gerichtet, um ein starkes und wirksames Selbstmanagement zu entwickeln. Wenn Sie dazu auch noch ein kleine Anleitung, eine Selbstmanagement Definition und weitere Informationen benötigen, dann lesen Sie sich diesen Artikel dazu durch:
Die anderen Selbstmanagement Methoden, die ich nun vorstellen werden, sind eher praktische und direkte Werkzeuge des Selbstmanagements. Es gibt dazu unzählige “Helfer”, die jeder selbst ausprobieren sollte, um dann für sich die BESTE und WIRKSAMSTE Art zu finden.
16. Nutzen Sie Apps und Software für die Terminplanung
Finden und testen Sie passende und wirksame Selbstmanagement Apps
Die Technologie beweist immer wieder, dass sie unsere Arbeit auf bemerkenswerte Weise einfacher und effektiver macht. Um dies zu bestätigen, gibt es zahlreiche Apps und Software, die Ihre Zeitplanung und Aufgabenerledigung produktiv machen. Darüber hinaus gibt es viele Apps, die Ihnen helfen können, Ihre Routine zu überwachen und zu optimieren, basierend auf Ihrer persönlichen Situation. Sie können sich also zu Beginn ruhig mit einigen Apps beschäftigen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Denn jede Plattform und jede App hat ihre eigenen einzigartigen Funktionen und Designs. Es ist kein großes Geheimnis, dass die Zukunft in effektiven digitalen Tools liegt, denn die Welt steuert auf zunehmend digitalisierte Geschäftsmodelle zu. Testen Sie es selbst aus und entscheiden Sie selbst, ob es sich lohnt diese Tools zu Ihren individuellen Selbstmanagement Methoden zu zählen, oder nicht.
17. Todoist
Vielleicht das bekannteste Aufgabenmanagement-Tool im Internet. Der primärer Fokus liegt auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit. Das einfache Design gepaart mit Funktionen wie einer Bibliothek von Aufgaben und Vorgängen, integriertem Kalender und Sprachverarbeitungsfunktionen ist sehr benutzerfreundlich umgesetzt. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Projekte für sich selbst oder für Ihr Team zu planen. Mit nützlichen Funktionen wie Aufgabenerinnerung und Benachrichtigung über ausstehende Aufgaben werden Sie bestimmt ein regelmäßiger Nutzer von TODOIST werden. Also meine Empfehlung dazu ist: Einfach ausprobieren, denn der FREE Plan von TODOIST ist kostenlos und Sie können damit vieles ausprobieren. Sie finden auf TODOIST auch viele sehr gute Vorlagen.
18. Habitica
Die Idee, dass die Welt schnell digitalisiert wird, verstärkt die Verwendung von Apps wie Habitica. Dieses einzigartige Selbstmanagement-Tool legt den Fokus auf Gameplay und Charakterentwicklung, um Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu verbessern. So können Sie als eine Figur spielen, deren Werte sich je nach Ihrer Leistung verbessern. Dies ist nicht nur eine unterhaltsame Art, die Produktivität zu steigern und den Fortschritt zu dokumentieren sondern es ist vom Zugang eine ganz andere Art von Selbstmanagement App. Außerdem werden die Benutzer durch Erinnerungen und Benachrichtigungen an tägliche Aufgaben erinnert. Insgesamt eine hervorragende Plattform für Selbstmanagement und Selbstentwicklung. Eine sehr schnell wachsende Plattform mit mittlerweile einigen Millionen Nutzern. Wenn Sie eher den spielerischen Einstieg ausprobieren wollen, einfach mal auf HABITICA anmelden.
19. Asana, MS-Teams und Base Camp
Vielleicht die besten teambasierten Selbstmanagement-Apps, die Sie je finden werden. Für mich gehören ASANA und MS-TEAMS zur besten Team-Management-Software, die Sie online nutzen können. Beide enthalten viele Integrationen, die es Ihnen ermöglichen, Pläne zu koordinieren, Berichte zu erstellen und Projekte zu verwalten. Beide enthalten alles, was Sie für Ihr persönliches Management brauchen. Denn es sind die fortschrittlichsten Selbstmanagement-Tools, welche für alle Geräte verfügbar sind.
Auch dazu einfach mal beides ausprobieren wenn Sie noch auf der Suche sind. Ansonsten wenn Sie mit der Microsoft Produktpalette arbeiten würde ich in diesem Fall MS-Teams empfehlen.
Basecamp gehört für mich auch zu dieser Kategorie und ist ein weiteres einzigartiges Softwaretool für die Selbstorganisation und das Unternehmensmanagement. Wenn Sie also nach etwas mehr als nur Projektmanagement-Tools suchen, ist Basecamp genau das Richtige für Sie. Es bietet eine Lösung für unabhängige Produktivitäts- und Selbstmanagement-Tools, da es nicht nur Projektmanagement-, sondern auch Personalmanagement-Funktionen enthält und bestimmte Vorgänge sehr einfach automatisiert hat wie z.B. regelmäßige Erinnerungen und Umfragen. Damit lassen sich sehr einfach Gewohnheiten, Ziele und viele andere Punkte regelmäßig und automatisiert verfolgen.
20. weitere Selbstmanagement Methoden / Gewohnheits Apps
Um an Ihren Gewohnheiten zu arbeiten, können Sie viele Apps und Programme einsetzen. Die interessantesten sollten Sie kennen. Für mich gehören diese dazu:
Coach.Me – Arbeiten Sie an Ihren Gewohnheiten mit dem Gewohnheits-Tracker und einer Community. Auch hierzu – einfach ausprobieren und wenn es nicht passt wieder löschen und deinstallieren.
StickK – wenn Sie gerne Wetten und auf etwas Setzen, dann ist StickK genau die richtige App und wird Ihnen auf Anhieb gefallen. Was genau mit dem Wetten gemeint ist, sollten Sie selbst ausprobieren . Aber verschaffen Sie sich bitte zuerst einen Überblick 🙂
Habitshare – teilen Sie ihre Gewohnheiten und Ziele mit Ihren Kollegen oder Freunden und sorgen Sie mit einem “Vertrag und einer Vereinbarung, die alle sehen” für die benötigte Motivation. Sehr interessant vom Ansatz her finde ich.
Über die Selbstmanagement Methoden und viele weitere Tools, Apps und Ideen könnte ich noch bestimmt 20 Seite füllen. Und auch wenn ich mich an dieser Stelle wiederhole, es geht nicht darum, viele gute Selbstmanagement Methoden zu kennen, sondern wenige davon wirklich nachhaltig anzuwenden.
Mit wirksamen Selbstmanagement Workshops führen Sie Ihr Team zum Erfolg
In den Selbstmanagement Workshops, die ich durchführe, werde ich oft nach Methoden und wirksamen Selbstmanagement Tools gefragt. Wenn ich dann fragen wofür eine konkrete Selbstmanagement Methode gesucht wird oder für welchen Zweck, lautet die Antwort der Teilnehmer zu Beginn “ja so allgemein, welche Methoden sind wirklich gut”. Jede Methode ist super – sie muss nur angewendet werden. Ich ordne die Selbstmanagement Methoden drei Kategorien zu.
EFFEKTIVITÄT – Wie kann ich gut Priorisieren und meine Aufmerksamkeit fokussieren?
EFFIZIENZ – Wie kann mich meine Kompetenzen des Selbstmanagements entwickeln?
WIRKSAMKEIT – Wie kann ich einen Prozess der Weiterentwicklung des Selbstmanagements etablieren?
Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, dann kontaktieren Sie mich und ich helfe Ihnen und Ihrem Team dabei genau diese Kompetenzen im Team zu entwickeln und für Sie den besten Weg zu finden.
Wenn Sie wirklich signifikante Veränderungen erreichen wollen, dann suchen Sie sich eine Methode aus und üben Sie. Investieren Sie jeden Tag 30 Minuten Zeit für die Weiterentwicklung Ihres Selbstmanagements, aber nicht nur Bücher lesen, Lernvideos schauen sondern wirklich selbst aktiv werden! MACHEN – Sie wollen ja schließlich irgendwann auch sagen, “Ja ich kann es“ und nicht nur “Ja ich kenne es“!
Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema Zeit- und Selbstmanagement, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.
Wenn Sie die Phasen der Teamentwicklung verstehen, können Sie Ihr Team effektiver unterstützen und sicherstellen, dass es bestmöglich funktioniert. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf es bei der Teamentwicklung ankommt. Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, warum dies so wichtig ist!
“Teamwork is what makes the dream work”, sagt John C. Maxwell, und das ist nicht umsonst ein bekanntes Zitat. Die Zusammenarbeit in einem Team kann selbst die anspruchsvollsten Ziele erleichtern. Doch die Anfangsphase kann herausfordernd sein, da unterschiedliche Persönlichkeiten, Präferenzen und Arbeitsweisen aufeinandertreffen. Am Anfang sind Sie vielleicht nur eine Gruppe von Einzelpersonen, aber mit der Zeit lernen Sie einander kennen, entwickeln Vertrauen und haben Spaß an der gemeinsamen Arbeit.
Welche Phasen der Teamentwicklung gibt es?
Bei der Teamarbeit geht es darum, zu lernen, wie man gut mit anderen zusammenarbeitet. Forschungsergebnissen zufolge durchlaufen Teams mehrere Phasen der Teamentwicklung. Der Bildungspsychologe Bruce Tuckman hat ein fünfstufiges Modell aufgezeigt, die die meisten Teams durchlaufen, um hohe Leistungen zu erzielen. Es wird auch oft als Team-Entwicklung-Uhr von Tuckmann bezeichnet. Die Phasen lauten wie folgt:
1. FORMING | Entstehungsphase
2. STORMING | Konfrontationsphase
3. NORMING | Organisationsphase
4. PERFORMING | Leistungsphase
5. ADJOURNING | Abschieds- bzw. Auflösungsphase
Tuckmans Phasenmodell der Teamentwicklung erkennt an, dass sich Gruppen nicht auf natürliche Weise oder sofort bilden. Stattdessen durchlaufen sie verschiedene Phasen und verwandeln sich schließlich von Fremden mit eigenen Zielen in eine dynamische Gemeinschaft von Personen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen.
Lassen Sie uns die einzelnen Phasen der Teamentwicklung besprechen, um diese Begriffe besser zu verstehen.
5 Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman
1. FORMING | Entstehungsphase
Die Anfangsphase eines Teams, auch bekannt als “Forming” oder Orientierungsphase, markiert den Zeitpunkt, an dem die Teammitglieder zum ersten Mal zusammenkommen. Hierbei geht es darum, sich kennenzulernen und miteinander vertraut zu werden. Die Aufregung und die Erwartungen in dieser Phase sind deutlich spürbar, ähnlich wie an einem ersten Schultag oder beim Start eines neuen Berufs.
Während dieser Zeit sind die Teammitglieder voller Neugier und Eifer, da sie darauf bedacht sind, Fortschritte zu erzielen und gleichzeitig die Fähigkeiten und Schwächen ihrer Kollegen zu erkennen. Oft ist die Rollenverteilung im Team noch nicht klar, und in der Regel übernimmt eine Person, oft die Teamleitung, die Aufgabe, die einzelnen Mitglieder anzuleiten.
In den frühen Stadien dieser Phase neigen die Teammitglieder dazu, sich in den Vordergrund zu drängen und ihre individuellen Fähigkeiten zu betonen. Das Team erreicht möglicherweise noch keine konkreten Ergebnisse, da der Fokus auf individueller Leistung liegt. Dies bietet jedoch eine wertvolle Gelegenheit für die Teamleitung oder Vorgesetzte, um das übergeordnete Ziel des Teams zu verdeutlichen, grundlegende Regeln und Normen festzulegen und die Erwartungen an die Teamrolle zu klären.
Der Umgang miteinander ist in dieser Phase oft zurückhaltend und beobachtend, da die Teammitglieder sich erst kennenlernen und die Gruppendynamik entsteht.
2. STORMING | Konfrontationsphase
Die Heiße Phase II – Konfrontationsphase
In der zweiten Phase, “Storming” oder Konfliktherausforderungen genannt, treten Konflikte und Unstimmigkeiten auf. Unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsweisen innerhalb des Teams können zu Spannungen führen und die Teamleistung beeinträchtigen.
In dieser kritischen Phase ist es entscheidend, dass die Teammitglieder zusammenarbeiten, um Hindernisse zu überwinden und ein harmonisches Tempo zu finden. Es ist normal, dass in dieser Phase Unzufriedenheit und Gruppenbildungen auftreten.
Führungskräfte und Manager sollten Konflikte aktiv ansprechen und lösen, da Vernachlässigung zu größeren Problemen führen kann. Schließlich ist es notwendig, sich als Team auf eine gemeinsame Vorgehensweise zu einigen.
Es ist hilfreich, die Teammitglieder zu ermutigen, sich auf Ziele zu konzentrieren, die ihnen helfen, diese Phase zu bewältigen. Das Aufteilen großer Ziele in kleinere Schritte und die Entwicklung von Rollen und Fähigkeiten zur Konfliktbewältigung sind ratsam. Als Führungskraft sollten Sie eine neutrale Position einnehmen und ein Umfeld schaffen, in dem das Team Konflikte selbst lösen kann.
Falls Sie Anregungen suchen, wie die Teamzufriedenheit gesteigert werden kann, finden Sie hier einige Anregungen.
3. NORMING | Organisationsphase
Nachdem der Sturm überwunden ist, tritt das Team in die Organisationsphase ein. Hier haben die Teammitglieder gelernt, harmonisch zusammenzuarbeiten, und Konflikte oder interne Rivalitäten sind selten geworden.
Ein Konsens über Rollen, Aufgaben und den weiteren Verlauf hat sich entwickelt. Das Team ist eng zusammengewachsen und lernt die individuellen Eigenschaften und den Humor seiner Mitglieder besser kennen. Während der Normierungsphase ist es eine gute Zeit für konstruktive Kritik und die Bereitschaft, Unterstützung anzubieten.
Es ist möglich, dass manche Teams zwischen der Storming- und der Norming-Phase hin- und herwechseln, insbesondere wenn sich die Prioritäten ändern. Mit der Zeit wird sich jedoch der Sturm legen, und die Teammitglieder werden erkennen, wie individuelle und kollektive Leistungen miteinander verbunden sind.
In dieser Phase sollten Sie die Dynamik im Team beobachten und nur dann eingreifen, wenn es erforderlich ist. Die Teammitglieder können ermutigt werden, Selbstreflexion zu praktizieren, um Prozessverbesserungen zu identifizieren. Das Hauptziel sollte jedoch die Förderung der Stabilität sein, sobald spezifische Normen und Werte etabliert sind. Dies bildet eine solide Grundlage für zukünftige Teamleistungen.
4. PERFORMING | Leistungsphase
Power und Umsetzungsphase IV – Leistungsphase
In der Leistungsphase erreicht das Team seinen Höhepunkt. Die Atmosphäre ist produktiv und harmonisch, die Mitglieder sind hochmotiviert und fokussiert auf die Zielerreichung. Konflikte werden konstruktiv gelöst, dank der aufgebauten Teambeziehungen.
Die in den vorherigen Phasen geknüpften Verbindungen tragen Früchte, und das Team legt den Schwerpunkt auf die Leistung statt auf zwischenmenschliche Beziehungen. Kreativität und innovative Lösungen blühen auf, die Trennung zwischen individueller und kollektiver Leistung verschwimmt.
Effizienz steigt auf individueller und teamweiter Ebene, und jedes Mitglied trägt aktiv zur Teamleistung bei. Diese Phase bietet Gelegenheit, die Teamfunktionen zur Steigerung der Produktivität zu überdenken und gleichzeitig die Teamleistung zu würdigen, indem Vertrauen in die Fähigkeiten der Teammitglieder gesetzt, deren Ansätze unterstützt und deren Leistungen anerkannt werden.
5. ADJOURNING | Abschieds- bzw. Auflösungsphase
Teamentwicklung – Abschiedsphase
Die Abschlussphase, auch als Trauer- oder Endphase bekannt, bereitet das Team auf seinen Abschluss vor, aus verschiedenen Gründen: Erreichen der Ziele, Aufgabenerledigung oder Neuorganisation. Die Arbeitslast nimmt ab, und Teammitglieder werden oft anderen Projekten zugeteilt.
In dieser Phase erfolgt oft eine Nachbesprechung, um Feedback zu sammeln und die Erfolge zu bewerten. Manchmal werden abgeschlossene Aufgaben und Projekte gefeiert, abhängig von ihrer Dauer und den entstandenen Verbindungen. Es bietet sich immer eine Retrospektive an, um einen guten Abschluss zu finden. Hier finden Sie auch eine Anleitung wie Sie Retrospektiven durchführen können.
Teammitglieder könnten jedoch bereits an zukünftige Aufgaben denken, was zu nachlassender Energie für die abschließenden Arbeiten führen kann. Das Management kann unterstützen, die Ergebnisse zu würdigen und auf verbleibende Aufgaben hinzuweisen.
Eine Abschlussbesprechung kann in dieser Phase abgehalten werden, bei der sowohl Highlights als auch Verbesserungspotenziale ehrlich besprochen werden. Einige Teams nutzen “Abschlussberichte” zur schriftlichen Dokumentation.
Bleiben Sie neugierig und ergebnisoffen in dieser Phase und begrüßen Sie, was die Teams entdecken. Erkenntnisse und Potenziale sind wertvoll für die kontinuierliche Verbesserung.
Die Bedeutung der fünf Phasen der Teamentwicklung
Ein Prozess und Ablauf der uns eine Orientierung liefert
Wenn Sie die fünf Phasen der Teamentwicklung berücksichtigen, können Sie ein Team zusammenstellen, mit Meinungsverschiedenheiten reibungslos umgehen, Informationen effizient weitergeben, Spitzenergebnisse erzielen und schließlich die Ergebnisse bewerten, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.
Wie lassen sich diese Phasen der Teamentwicklung in der Praxis anwenden?
Behalten Sie die Phasen der Teamentwicklung im Hinterkopf, wenn Sie ein neues Team bilden, damit Sie die Teammitglieder dabei unterstützen können, ihr maximales Potenzial auszuschöpfen und effektiv zu arbeiten. Auch wenn es kein Patentrezept für die Unterstützung von Teams gibt, sollten Sie die folgenden vier Ideen ausprobieren, um den Zusammenhalt Ihres Teams zu verbessern.
Idee #1: Klare Teamziele frühzeitig festlegen
Die Festlegung klarer Teamziele ist von entscheidender Bedeutung, sei es für eine neue Organisation oder eine Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Projekten. Frühzeitige Zielsetzung gewährleistet, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Präsentieren Sie die Ziele deutlich und messbar. Beschreiben Sie das Ziel so, dass es überprüfbar ist. Definieren Sie, welche Kennzahlen oder Zustände das Ziel quantifizieren. Die Höhe des Ziels beeinflusst die spätere Strategie, sei es eine 5%ige oder 30%ige Verbesserung.
Zusätzlich zur Zielsetzung ist die Definition der Teamrollen und Aufgaben von großer Bedeutung. Je klarer die Rollen festgelegt sind, desto leichter ist es, die richtigen Teammitglieder zu finden und deren Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zu gestalten. Dafür wird z.B. sehr oft die DEBI Matrix eingesetzt.
Idee #2: Effektive Kommunikation etablieren
Bereits in der Anfangsphase des Teamaufbaus ist es entscheidend, eine klare Kommunikationsstrategie festzulegen. Ein durchdachter Plan legt dar, wie das Team wichtige Informationen an relevante Interessengruppen weitergeben wird. Mit klaren Kommunikationskanälen können Teammitglieder effizient arbeiten, ihre Rollen verstehen und wissen, wo sie benötigte Informationen finden können.
Die Kommunikationsstrategie sollte sowohl nach außen – für externe Parteien – als auch nach innen – für die interne Teamkommunikation – entwickelt werden. Im Falle von Problemen sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, diese konstruktiv zu lösen, da Konfliktlösung auf soliden Kommunikationsfähigkeiten basiert. Ein klar definierter Plan ermöglicht es Ihrem Team, Schwierigkeiten konstruktiv mit anderen Teammitgliedern zu besprechen.
Zusätzlich können Sie überdies wertvolle Rollen definieren, um die Teamweiterentwicklung zu fördern. Seien Sie dabei kreativ und offen für neue Ansätze.
Idee #3: Nutzen Sie die Potenziale Ihrer Teammitglieder
Die individuellen Rollen innerhalb des Teams spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des gesamten Teams. Diese Rollen können entweder den ursprünglichen Stellenbeschreibungen der Teammitglieder entsprechen oder sich aus ihrer natürlichen Neigung innerhalb der Gruppendynamik ergeben.
Eine sinnvolle Aufgabenverteilung, die den individuellen Fähigkeiten der Teammitglieder gerecht wird, ist entscheidend. Einige Teammitglieder sind natürliche Anführer, während andere in der Führung zurückhaltender sind, aber in der Strategieentwicklung und Planung glänzen. Jeder sollte die Rolle übernehmen, in der er oder sie herausragende Leistungen erbringen kann. Die einzigartigen Qualitäten jedes Einzelnen tragen zur Stärkung des Teamgefühls bei. Sie können dafür z.B. die Teamreifematrix gut nutzen oder eine Persona erstellen.
Wenn Sie feststellen, dass einige Teammitglieder sich weniger engagieren, sollten Sie mit ihnen gemeinsam die Gründe erkunden, ihre Meinungen und Vorschläge einholen und so die Stärken jedes Mitglieds hervorheben.
Eine hilfreiche Methode kann sein, die Teamstärken zu visualisieren und eine stärkenorientierte Diskussion zu initiieren. In diesem Prozess können Sie und Ihr Team neue Wege zur Stärkenentfaltung erkunden. Welche Stärken sehen Sie in Ihrem Team? Eine gute Praktik dafür ist z.B. eine 4L Retrospektive.
Idee #4: Konstruktive Konfliktbewältigung fördern
Vermeiden von Meinungsverschiedenheiten mag einfach sein, doch es hindert die Teamentwicklung. Ein starkes Team, das Konflikte konstruktiv angeht, baut Vertrauen untereinander auf. Trotz Meinungsverschiedenheiten können sie darauf vertrauen, dass sie gemeinsam die ihnen zugewiesene Arbeit erledigen.
Die Fähigkeit zur Konfliktlösung schafft eine transparente und vorurteilsfreie Arbeitsumgebung. Als Führungskraft oder Teamleiter ist es von großer Bedeutung, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut mit Problemen umgehen kann und schaffen Sie das entsprechende Umfeld dafür.
Finden Sie geeignete Wege, um auftretende Spannungen und Unzufriedenheiten zu besprechen. Mit dem Happiness Index können Sie z.B. die Zufriedenheit im Team sichtbar machen. Sensibilisieren Sie die Teammitglieder für wertschätzendes Feedback (dafür könnte das Team das WWW Feedback anwenden) und richten Sie den Fokus auf die gemeinsame Weiterentwicklung des Teams. Wenn alle Teammitglieder die Verbesserung des Teams als Schlüssel zum Erfolg ansehen und bereit sind, an ihren eigenen Entwicklungsbereichen zu arbeiten, stehen die Chancen gut, anspruchsvolle Themen innerhalb des Teams zu diskutieren.
Abraham Lincoln hat einmal gesagt: „Ich mag diesen Menschen nicht, ich muss ihn besser kennen lernen“ und wenn Sie diese Haltung im Team entwickeln, dann steht einer erfolgreichen Reise nichts mehr im Wege.
Eine kritische Betrachtung der Teamentwicklung nach Tuckman
Wie bei jedem Modell ist die Teamentwicklungsuhr oder die Phasen von Tuckman nicht in jedem Fall anwendbar. Ihr habt sicherlich bereits erlebt, dass Teams keine lineare Entwicklung durchlaufen und nicht immer in diese Phasen passen. Aus Gruppen werden nicht immer zwangsläufig gute Teams. Die Teamarbeit ist eine äußerst individuelle und dynamische Angelegenheit. Das Modell von Tuckman sollte daher lediglich als zusätzliche Anregung und Orientierung verstanden werden.
Es kann zweifellos hilfreich sein, die aktuelle Phase, in der sich ein Team befindet, zu erkennen. Allerdings gestaltet sich die Bestimmung der aktuellen Phase in der Praxis oft schwierig. Aufgaben ändern sich mitunter so schnell, dass Teams Phasen überspringen oder sie teilweise parallel durchlaufen. Zudem lassen sich die Phasen nicht immer klar voneinander abgrenzen und vermischen sich gelegentlich.
Wenn wir das Modell nicht starr anwenden, sondern flexibler betrachten, kann es zweifellos dazu beitragen, das Thema Zusammenarbeit besser zu verstehen. Ich habe persönlich Teams beobachtet, die aus meiner Sicht nie die Leistungsphase erreicht haben und dennoch aufgelöst wurden. Teams durchlaufen also nicht zwangsläufig alle Phasen.
Wir können immer dazu lernen! Nutzt die Inhalte und Ideen dieses Modells als Grundlage und führt hilfreiche Interventionen durch. Teamentwicklung ist kein starres Rezept; vielmehr handelt es sich um einen fortwährenden Prozess, der sich anpasst und von den Teilnehmern gestaltet wird. Als Ergänzung dazu, hilft auch ein Blick auf die Dilts-Pyramide, um die Entwicklung aus einer anderen Perspektive zu betrachten.
Was halten wir zum Schluss fest?
Am Ende dieses Beitrags sollten Sie bedenken, dass die Entwicklung eines Teams ein kontinuierlicher Prozess ist. Ein “perfektes” Team theoretisch zu planen funktioniert nicht – stattdessen sollten Teams ständig daran arbeiten, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Die Phasen der Teamentwicklung können Ihnen als Wegweiser dienen, um Ihre aktuelle Teamdynamik etwas besser zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es sich nicht um starre Schritte handelt, die der Reihe nach befolgt werden müssen. Vielmehr bieten sie einen Rahmen, um zu verstehen, wie sich Teams im Laufe der Zeit entwickeln.
Wenn Sie den Teams helfen wollen, Höchstleistungen zu erbringen, sollten Sie diesen Beitrag unbedingt mit ihnen teilen. Wie immer würden wir uns freuen, von Ihnen über Ihre eigenen Erfahrungen bei der Entwicklung von Teams zu hören – teilen Sie mit uns Ihre Erkenntnisse in den Kommentaren! Und vergessen Sie nicht, diesen Beitrag mit Ihren Teamkollegen zu teilen, damit auch sie auf dem Laufenden bleiben.
Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema Change Management und wollen etwas mehr über eine wirksame Change-Formel erfahren, dann sollten Sie diesen interessanten Artikel dazu lesen.
Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?
Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!
Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!
Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.
Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.
In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!
Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen
David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.
Produktivität und Getting Things Done
Getting Things Done Methode und unser Gehirn
Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll.
Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.
GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.
Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.
Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen
Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.
Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.
Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!
Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode
Getting Things Done Methode – Die 5 GTD Schritte, die Sie unbedingt kennen sollten
Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.
GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln
Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock (oft werden dafür auch Kanban-Boards verwendet) verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.
GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:
Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.
Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.
Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen. Mit der Eisenhower-Matrix können Sie ggf. starten.
Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.
Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:
“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”
a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse
b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren
c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.
Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten – finden Sie aber ihr eigenes Selbstmanagement System.
GTD Schritt 3: Organisieren
Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.
Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.
Projekte
Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.
Termine
Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.
Aufgaben
Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.
In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung. Die Pomodoro Technik ist dabei sehr hilfreich.
Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?
Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.
Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.
Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.
GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen
Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.
Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂
Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.
GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:
Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.
Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel. Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)
Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.
Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.
ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw. Finden Sie Ihren Weg, um gute Gewohnheiten zu entwickeln.
VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können. Die 1 Prozent Methode kann auch dabei hilfreich sein.
PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?
Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!
Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung
Getting Things Done Methode – Welche Faktoren können Sie beeinflussen?
Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.
Prioritätenliste
Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!“. Sie können sich auch hie reine Übersicht zum Thema “Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz” verschaffen.
Zeitmanagement
Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.
Wille zur Umsetzung
Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen und die intrinsische Motivation. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!
“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”
— Tai Lopez
Wie immer – das Fazit zu diesem Thema
Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.
Worauf warten Sie also noch?
Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.
Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!
Vielleicht können Sie ja so starten:
Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.
Arbeitsphase – Hintergrundmusik für eine 1-stündige Arbeitsphase
Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.
Haben Sie schon von Lean Administration bzw. Lean Office gehört? In jedem Unternehmen gibt es einen Bedarf für Lean Administration bzw. Lean Office. Aber was ist das und warum sollten Sie sich dafür interessieren? Hier klären wir diese Punkte auf.
Lean Administration ist der Begriff für Praktiken, die dazu beitragen, Büroabläufe zu optimieren. Lean Office ist wie eine betriebliche Philosophie zu verstehen, die sich darauf konzentriert, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren.
Es kann auf alle Arten von Unternehmen angewandt werden, von der Fertigung über den Service bis hin zum Gastgewerbe. Viele Unternehmen haben durch die Einführung der Lean Office Prinzipien große Erfolge erzielt und es gibt mehrere Gründe, warum jedes Unternehmen darüber nachdenken sollte, dies ebenfalls zu tun.
Lean Administration stellt den Kunden in den Mittelpunkt und eliminiert Verschwendung. Dadurch wird ein effizienterer und produktiverer Arbeitsplatz geschaffen, der wiederum einen besseren Service und bessere Produkte für die Kunden bietet. Darüber hinaus fördern Lean Office Praktiken das Engagement und die Kreativität der Mitarbeiter, beides wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen. Und schließlich ist Lean Office eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Abläufe zu verbessern, ohne größere Veränderungen oder Investitionen vorzunehmen.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr Unternehmen zu verbessern und dabei die Zufriedenheit der Kollegen deutlich erhöhen wollen, dann nehmen Sie sich kurz Zeit und lesen sich diesen Artikel. Es ist eine sehr gut investierte Zeit.
Lassen Sie uns gemeinsam einige wichtige Eckpunkt zu diesem Thema klären.
Was ist Lean Administration bzw. Lean Office genau?
Was ist Lean Administration bzw. Lean Office
Lean Office ist auf der obersten Ebene eine Haltung, die uns dazu animiert alle Punkte zu verbessern, die uns nicht optimal erscheinen. Es ist die kontinuierliche Schatzsuche nach Optimierungspotenzialen. Reduzieren wir diesen Ansatz von Lean Administration auf bestimmte Praktiken, Methoden und Werkzeuge, ist es die kontinuierliche Verbesserung von Büroprozessen und -praktiken durch den Einsatz bewährter und wirksamer Interventionen. Das können simple, aber hocheffektive Methoden sein. Es sind aber auch bestimmte Impulse, um das bestehende System anzuregen und es zur Veränderung zu animieren.
Der Ursprung des Lean Management (sozusagen die Mutter von Lean Administration) wurde zuerst von der Toyota Motor Company entwickelt, die es zur permanenten Optimierung der Produktion in ihrer Fabrik einsetzte. Im Laufe der Zeit wurde dieser Ansatz auf andere Arten von Unternehmen ausgeweitet, von der Fertigung bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Die Lean Office Prinzipien können jedem Unternehmen helfen, die Leistung zu verbessern und mehr zu erreichen.
Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Problem, keine Rückfragen, keine Wartezeiten, keine Bürokratie, keine Verschwendungen und alle Prozesse wären optimal, vielleicht sogar perfekt?
Das ist die Idee hinter Lean Administration – alle Verschwendungen soweit zu eliminieren und alle nicht notwendigen Schritte und Tätigkeiten zu reduzieren, bis wir störungsfreie Abläufe und Arbeitsplätze geschaffen haben. Also ein langer, aber durchaus sinnvoller Weg.
Warum sollte Lean Administration in jedem Unternehmen eingeführt werden?
Hierfür gibt es mehrere Gründe. Der erste Grund ist, dass Lean Office eine Vorgehensweise zur Steigerung der Effizienz bietet, die keine großen Investitionen oder Veränderungen erfordert. Sie sparen also nicht nur Geld, Zeit und wichtige Ressourcen für Ihr Unternehmen ein, sondern Sie sorgen auch für die Weiterentwicklung und für nachhaltiges Handeln.
Ein zweiter Grund ist die Fokussierung auf die Kundenzufriedenheit. Wie die meisten Unternehmen messen Sie Ihren Erfolg wahrscheinlich nicht nur am EBIT, sondern hoffentlich auch an der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Die Kundenorientierung ist das Herzstück jeder guten Lean Office Ausrichtung. Sie nehmen die Kundenwünsche sehr ernst und suchen nach den besten Lösungen, um die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern. Letztendlich ist der Kunde mit all seinen Wünschen, Ideen und Anregungen, der Grund all unserer Aktivitäten. Gäbe es keine Kunden, gäbe es uns auch nicht.
Ein dritter Vorteil, warum Lean Office in jedem Unternehmen eingeführt werden sollte, ist die Verbesserung der Unternehmensmoral. Mit einem sorgfältig geführten Lean Office System haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen, kreativ zu sein und sich bei der Arbeit wertgeschätzt zu fühlen. Jede Idee und jede Anregung ist dabei Gold wert. In jedem guten Lean Office System werden Menschen entwickelt, damit sie wiederum Menschen entwickeln. Es ist dann wie ein Schneeballsystem für Verbesserungen.
Lean Office ermöglicht Ihnen auch den Fokus auf die relevanten und notwendigen Dinge zu lenken. Es verbindet beide Ansätze der Unternehmensentwicklung. Es sorgt für Stabilität (durch die Absicherung bewährter Praktiken und Prozessabläufe) und es ermöglich den Wandel (durch das Erforschen und Verbessern von bestehenden Strukturen und Prozessen).
Der letzte Grund ist, dass in einem Unternehmen viel mehr Potenzial schlummert, als das was in den Aufgabenbeschreibungen beschrieben steht. Oft wird dieses versteckte Potenzial nicht genutzt! Richtig eingesetzt fördert ein Lean Office System die Könnerschaft und befähigt Menschen in der Weiterentwicklung des eigenen Bereiches. Es systematisiert Verbesserungen und unterstützt die Entwicklung von Kompetenzen für die Zukunft.
Warum ist es schlimm, wenn wir sagen “Ich mache Dienst nach Vorschrift”? – ich arbeite ja dann genauso, wie es beschrieben steht, oder? Und das soll dann schlecht sein? Komisch.
Würden Sie einen Mitarbeiter einstellen, der Ihnen beim Vorstellungsgespräch sagt – „Ich mache nur Dienst nach Vorschrift“ – Ich wette nicht 😉
Also ein Lean Office System legt versteckte Potenziale frei und fördert oft verborgene Talente und Diamanten an die Oberfläche. Warum also verschwenden so viele Firmen die Fähigkeiten, Talente, Ideen und Potenziale aller Kollegen? Weil die passenden Formate dazu einfach noch nicht eingeführt sind. Das bestehende System, in dem wir aktuell arbeiten hat einen sehr großen Einfluss, auf das was wir machen und wie wir uns verhalten. Lean Office sorgt genau für diese Weiterentwicklungsformate und fördert die Weiterentwicklung.
Wie Sie Lean Office in Ihrem Unternehmen einführen – ein grober Überblick
Lean Administration – Wie Sie mit Lean Office starten können
Es lässt sich natürlich nur schwer alles in einem Blog Artikel beschreiben, aber ich versuche Ihnen hiermit einen ersten groben Überblick zu geben, auf welche relevanten Aspekte Sie unbedingt achten sollten.
Vorbereitungsphase
Bevor Sie damit überhaupt beginnen etwas in dieser Richtung zu unternehmen, sollten Sie sich folgendes überlegen:
WARUM müssen wir das überhaupt machen? Was ist der Grund dahinter.
Welche Projekte, Themen und Initiativen gab es dazu bereits in der Vergangenheit und was hat sich bewährt und was eher nicht? Lernen Sie also aus der eigenen Vergangenheit. Oft finden Sie in dieser Rückschau hilfreiche Muster ihrer Organisation.
Welche Personen brauchen Sie als Multiplikatoren für dieses Thema und wer ist dabei unbedingt notwendig? Identifizieren Sie die relevanten Mitspieler. Personen, die lange im Unternehmen sind, die einen guten Zugang zu den Menschen haben, die auf Grund ihrer Kompetenzen und ihrer Haltung geschätzt werden. Das sind Personen, die echte Follower haben. Wer ist vom TOP Management dabei und nimmt sich die Zeit dafür? Wer ist vom Betriebsrat und aus dem HR Bereich dabei? Erstellen Sie ein VIP-Liste mit Personen, die Sie unbedingt dafür benötigen.
Auf welche Hindernisse, Schwierigkeiten und Gegenargumente sollten Sie sich vorbereiten? Sie können sich nicht auf alles vorbereiten, aber es lohnt sich immer zumindest etwas vorbereitet zu sein.
Wie gehen wir es überhaupt an? Wo fangen wir an, wie fangen wir an, wer unterstützt uns dabei, wie begleiten wir die Menschen dabei, was muss/soll dokumentiert werden, welche IT-Systeme setzen wir ein, was wollen wir wie messen?
Das waren allg. Fragen, die Sie vor dem Start klären sollten und die Ihnen dabei helfen können, einen guten Einstieg in dieses Thema zu erzielen.
Einführungsphase
Nachdem Sie nun einen ersten Plan haben, starten Sie die Einführungsphase. Für den ersten Start empfehle ich immer einen Bereich zu nehmen, wo Sie nicht mit den größten Hindernissen rechnen. Prinzipiell spielt es keine Rolle, jedoch wollen Sie und alle Beteiligten einige Erfolge erzielen und nicht direkt mit großen Hindernissen starten. In einem Startworkshop sollten einige der Fragen aus der Vorbereitungsphase beantwortet werden und der Fokus sollte auf dem WARUM JETZT liegen.
Um einen sinnvollen Start in einem Bereich zu ermöglichen, sollen Sie diese Unternehmenssicht um zwei weitere Sichtweisen ergänzen.
Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Führungskraft:
Die Führungskraft aus diesem Bereich sollte auch Hindernisse, die gelöst werden sollen, Herausforderungen die aktuell existieren und Erwartungen, die mit der Umsetzung verknüpft sind, formulieren. So werden die ersten Handlungsfelder definiert.
Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Mitarbeiter:
Die Mitarbeiter sollten in einem Einführungsworkshop ebenfalls die Möglichkeit bekommen, Punkte zu erfassen, die
aus ihrer Sicht noch nicht gut im Bereich funktionieren
unbedingt verbessert werden sollen
bereits im Team und/oder im Bereich super laufen
auf Kompetenzen zurückzuführen sind, die aktuell noch fehlen.
Nach dieser Aufschlüsselung ergeben sich drei unterschiedliche Blickrichtungen. Unternehmenssicht, Sicht der Führungskräfte und Sicht der Mitarbeiter.
Im nächsten Schritt werden diese Punkte sinnvoll gruppiert. Aus dieser Gruppierung ergeben sich dann Handlungsfelder für die Umsetzung. Wenn es gut hergeleitet wird, vereinen diese Punkte alle Sichtweisen und die Fragen nach dem, WAS sollen wir denn nun als Erstes angehen, ist beantwortet.
An dieser Stelle gibt es aus meiner Sicht zwei unterschiedliche Ansätze.
Ansatz 1: Sie haben ein System zur Verbesserung bereits erarbeitet und haben Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.
Wenn Sie bereits ein Lean Administration (oder ein anderes Verbesserungssystem haben), versuchen Sie nun mit allen Beteiligten die aktuellen Probleme & Herausforderungen zu ermitteln. Sie können dabei so vorgehen wie ich es oben in der Einführungsphase beschrieben habe. Dann ordnen Sie diese Punkte zu den Elementen, Methoden und Vorgehensweisen des bestehenden Verbesserungssystems zu. Eine gute Fragen dabei ist dann: „Mit welchen Methoden, Tools, Praktiken, Initiativen aus dem Verbesserungssystem, können wir diese Herausforderung lösen?“. So überführen sie die Herausforderungen ins Verbesserungssystem und zeigen Wege auf, wie ein strukturierter Lösungsweg aussehen könnte und welche sinnvollen Vorgehensweisen dafür in Fragen kommen.
Wenn Sie die Herausforderungen nicht zu einem Thema aus dem Verbesserungssystem zuordnen können, ist es eine gute Möglichkeit, sich zu überlegen, ob das bestehende Verbesserungssystem ggf. erweitert werden sollte und Sie ein neues sinnvolles Standardthema für das bestehende Verbesserungssystem gefunden haben. Natürlich müssen Sie dann die Praktiken, Methoden, Vorgehensweisen und alles was Sie dazu benötigen auch erarbeiten. So entwickeln Sie Ihr aktuellen Verbesserungssystem weiter und nehmen neue Themen ins System auf.
Ansatz 2: Sie haben noch kein System zur Verbesserung und haben keine Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.
Dann starten Sie wie in jedem anderen Thema auch. Sie überlegen sich wer aus dem bestehenden Team an der Lösung dieser Herausforderung arbeiten möchte. Wenn Sie dann ein System aufbauen wollen, sollte dieses erste Team bewährte Vorgehensweisen, die dann auf dem Weg der Optimierung entdeckt werden, sinnvoll beschreiben. Es könnten Vorlagen, Anleitungen, Schulungsunterlagen, kurze Erklärvideos und Informationen sein. Strukturieren Sie diese Arbeit etwas, damit alle anderen auch davon profitieren können. Im Team finden Sie bestimmt jemanden, der genau diese Kompetenz besitzt und Aufgaben und Themen gut strukturieren kann. So bauen Sie selbst ein sehr individuelles System auf. Es gibt nichts Nachhaltigeres, als ein System, dass von selbst entsteht!
Begleitungsphase
Nach der ersten Aufbruchstimmung ist es an der Zeit sich mit der Umsetzungsphase zu beschäftigen. Die Umsetzungsbegleitung ist ein sehr wichtiger Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Oft höre ich von einigen Kollegen „Startet und meldet euch, wenn ihr etwas braucht“. Es kann funktionieren, aber eine aktiv begleitete Phase bringt viel schneller einen Erfolg und sorgt für Transparenz und Sicherheit in der Umsetzung. Lassen Sie das Umsetzungsteam bestimmte Routinen erarbeiten, fixe Haltepunkte, die notwendig sind, um z.B. über den Status zu sprechen.
Regelmäßige Unterstützung und Austausch mit den relevanten Personen, die Sie bereits in der Vorbereitungsphase definiert haben, bringt dann noch zusätzliche Vorteile. Schaffen Sie ein Umfeld, wo voneinander gelernt werden kann und sorgen Sie für komplette Transparenz – das gilt auch für Hindernisse, Misserfolge und Ansätze, die nicht funktionieren. Teilen Sie Misserfolgsgeschichten mit dem Ziel daraus zu lernen! So verlieren alle die Angst davor auch die unangenehmen Dinge anzusprechen. Fangen Sie selbst damit an, um zu zeigen, dass auch solche Themen besprochen werden können.
Optimierungsphase
Jedes gute Verbesserungssystem optimiert sich regelmäßig selbst!
Denken Sie unbedingt an eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer Aktivitäten, Routinen, Methoden, Vorgehensweisen und Besprechungen. Stellen Sie das eigene System auf den Prüfstand und suchen Sie nach der Verbesserung im System. Arbeiten Sie nicht nur mit dem System, sondern auch an der Verbesserung des Systems, also am System selbst.
Vorteile einer Lean Office Expedition
Einige Studien und Untersuchungen, die Sie dazu finden, attestieren unterschiedliche Effizienzsteigerungen. Es wird i.d.R. immer von zweistelligen Effizienzsteigerungen gesprochen. Aus meiner Erfahrung sind sehr gute und sehr schnelle Verbesserungen in einer sehr kurzen Zeit realisierbar, aber wie bei allen Themen, die Sie auch kennen, hängt es von einigen relevanten Faktoren ab, auf die ich noch gleich eingehen werde.
Zu den wesentlichen Vorteilen gehörten aus meiner Sicht diese Punkte:
Sie befähigen die Menschen und entwickeln Ihre Kompetenzen zur Problemlösung weiter
Sie arbeiten immer an den richtigen Themen, d.h. Sie sorgen für permanente Priorisierung der Themen in den Fachbereichen
Sie entwickeln wirksame Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken selbst weiter
Sie sorgen für eine kontinuierliche Veränderung und Anpassung Ihrer Prozesse, Ihrer Strukturen und Aufgaben
Sie teilen Wissen und sorgen für nachhaltige Resultate
Sie erhöhen die Zufriedenheit, die Produktivität und die Verbundenheit ihrer Teams
Sie beschleunigen Ihre Prozesse und erzielen dadurch bessere Ergebnisse
Erfolgsfaktoren für Lean Administration die Sie kennen sollten
Transparenz & Offenheit
Sorgen Sie von Anfang an für eine Kultur der Offenheit und Transparenz. Oft trauen sich nur die wenigsten offen und transparent alles anzusprechen. Führen Sie ggf. Formate ein, die genau diese offene und transparente Verhaltensweise fördern. Führen Sie doch mal eine Besprechung oder einen Workshop mit dem Titel „Eine bestehende Regeln abdrehen“ oder „Aus welchen Fehlern der Vergangenheit haben wir gelernt“ oder „Wo sollten wir offener und transparenter werden“ durch und zeigen damit wie wichtig Ihnen Transparenz und Offenheit ist.
Orientierung & Ausrichtung
Versuch Sie bestmögliche Orientierung zu geben und sorgen Sie für die Ausrichtung ihrer Aktivitäten auf ein übergeordnetes Ziel. Lassen Sie Ihre Ansätze und geplanten Aktivitäten auch von ihren Mitarbeitern priorisieren, um so Orientierung und Ausrichtung zu schaffen. Mit den modernen digitalen Tools ist es recht schnell umgesetzt und Sie haben immer Klarheit bzgl. Ausrichtung und Orientierung. Geben Sie auch wichtige Themen vor. Wer das Ziel nicht kennt, kommt auch nicht an!
Beteiligung & Wertschätzung
Wir sprechen oft über Punkte, die noch fehlen, die noch verbessert werden müssen und über Dinge, die einfach noch nicht perfekt laufen. Nutzen Sie Erfolge, positive Erkenntnisse und wertschätzen Sie auch die kleinen Schritte. Stellen Sie sich vor, Sie würden großartige Dinge erarbeiten und keiner würde es berücksichtigen und sich dafür interessieren. Beteiligen Sie die Menschen an der Umsetzung und wertschätzen Sie den Einsatz, die Ausdauer und die kleinen Erfolge. So bauen Sie Vertrauen in die Umsetzung auf und stärken gleichzeitig die Verbundenheit.
Unterstützung & Verpflichtung
Verpflichten Sie sich für die Umsetzung – sehen Sie es wie eine Pflicht an, die Sie haben! Ist es Ihnen wirklich wichtig genug? Sind Sie z.B. bereit jede Woche 4h Zeit dafür zu investieren, um sich aktiv um die Umsetzung und die Unterstützung zu kümmern? Wie können Sie ihren Arbeitsalltag so organisieren, dass Sie diese Zeit im Kalender finden? Wenn Sie sich dazu verpflichten und Unterstützung geben, ist einer der größten Erfolgsfaktoren erfüllt!
Top 5 Beispiele aus der Praxis für die Praxis inkl. Lösungsansätze als „Quick Win“ für die sofortige Umsetzung
Lean Administration – Diese Tipps können Sie direkt umsetzen
1.Wie kann ich Themen im Team bzw. im Fachbereich priorisieren?
Wollen Sie im Team ihre Themen und Aufgaben priorisieren, sollten Sie zuerst definieren wonach etwas priorisiert werden soll. Möchten Sie Kosten reduzieren? Ist es eher die Durchlaufzeit? Sind es ggf. Medienbrüche oder ist es doch die Weiterentwicklung des Bereiches? Sie sehen, die Kriterien zur Priorisierung haben einen großen Einfluss auf die Aufgaben und Themen.
Definieren Sie das Priorisierungskriterium (Wonach soll priorisiert und sortiert werden?)
Notieren Sie alle Punkte, Aufgaben, Projekte usw. die Sie aktuell auf der Agenda haben. Diese Auflistung sollten Sie dann auch mit dem kompletten Team durchführen. So tragen Sie jetzt schon zur Transparenz und Klarheit bei.
Sortieren Sie nun die notierten Themen passend zum gewählten Priorisierungskriterium. Fragen Sie sich dabei immer: “Wie stark zahlt dieses Thema/Aufgabe/Projekt auf mein Priorisierungskriterium ein?”. Nun können Sie alle erfassten Aufgaben miteinander vergleichen und dadurch einfacher priorisieren. Über den Vergleich der Aufgaben zueinander entsteht eine relative Ordnung und ebenfalls eine Priorisierung.
Beginnen Sie dann mit den Aufgaben, die zum Priorisierungskriterium den größten Beitrag liefern
Visualisieren Sie alles auf einem Board (digital oder physisch) und halten sie dann alles aktuell.
Oft wird dazu ein Kanban Board, ein Scrumban Board oder ein Agility Board eingesetzt.
Kanban Board – Grundstruktur & Aufbau
2.Wie schaffe ich nachhaltig Ordnung und Struktur im Dateiverzeichnis?
Legen Sie zu Beginn einige Spielregeln fest. Es könnten z.B. diese Punkte sein:
Was soll wie und wo dokumentiert werden? Oft werden Dokumente nicht nur ein einem Ort gespeichert. Legen Sie damit eine Ablageregel fest.
Ist es hilfreich die Bezeichnung von Dokumenten und Ordnern zu standardisieren? Wäre es hilfreich bestimmte Informationen bereits in der Dateibezeichnung zu erfassen? Ja – wenn es Ihnen hilft.
Wer ist dann für welche Ordner verantwortlich? Sie wissen wie das ist. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, schleicht sich schnell Unordnung ein.
Wie lange wird etwas dokumentiert bzw. gespeichert? Gibt es bestimmte Speicherfristen oder gesetzliche, interne oder sonstige Anforderungen?
Brauchen wir ein digitales Archiv? Wenn ja, welche Regeln könnten uns dort helfen? Was soll bei einem physischen Archiv berücksichtigt werden? Das wird oft vergessen und das Suchen findet dann später statt. Denken Sie auch an die Strukturierung und Optimierung bestehender Archive.
Danach sollten Sie nach diesen Regeln die Struktur z.B. auf dem Laufwerk anpassen und optimieren. Wenn Sie immer wieder Dateien und Ordner auf dem Laufwerk „aufräumen“, haben Sie entweder keine Spielregel oder Sie halten sich nicht dran.
Dabei kann z.B. „5S auf dem Laufwerk“ helfen.
3.Wie optimiere ich einen Prozess in meinem Bereich?
Um einen Prozess zu optimieren, brauchen Sie nicht unbedingt einen Spezialisten oder einen Berater. Es ist auch ohne diese „Spezialkräfte“ möglich Prozesse zu verbessern und mit dem Team in die erste Umsetzung einzusteigen. Was Sie genau machen können, haben ich bereits in diesem Artikel beschrieben:
Ich wette, dort finden Sie einige Ansätze, um in die erste Umsetzung zu kommen.
4.Wie können wir uns im Team einfach und regelmäßig verbessern?
Die permanente Weiterentwicklung als Team gehört für mich zu den wesentlichen Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Naben der fachlichen Kompetenz, ist es für ein Team von größter Bedeutung, sich auch als Team weiterzuentwickeln. Wie würden Sie Ihr Team beschreiben?
Jeder kämpft für sich
Wir sehen zwar hier und da bestimmte Dinge, die uns stören, aber die behalten wir für uns
Es gibt Subteams im Team
Wir tauschen uns gelegentlich über Hindernisse und Probleme aus
Wir arbeiten aktiv an unseren Fähigkeiten als Team und unterstützen uns alle gegenseitig, nehmen Vorschläge an und lernen gemeinsam
Mein Team = als würde ich mit meinen besten Freunden arbeiten!
Retrospektiven können ein guter Einstieg sein und helfen Teams in der Weiterentwicklung. Weitere Details dazu finden Sie ebenfalls in einem Artikel in meinem Blog:
5.Wie kann ich abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit verbessern?
Es ist nicht ganz so schwer wie viele vermuten. Planen Sie einen Workshop mit den relevanten Schnittstellenpartner. Das Ziel des Workshops könnte so formuliert werden „Wie können wir gemeinsam die Qualität und die Zufriedenheit unserer Zusammenarbeit verbessern?“.
Sie können dann im Workshop wie folgt vorgehen:
Welche Prozesse und Aufgaben sind davon betroffen? Notieren Sie gemeinsam die relevanten Prozesse und Aufgaben.
Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut? Erfassen Sie die bereits entstandenen Stärken in der Zusammenarbeit, die gut laufenden Abläufe und alles was Ihnen dazu einfällt.
Wo sollten wir uns in unserer Zusammenarbeit noch verbessern? Nun sollten Sie auch einen Blick auf die Verbesserungspotenziale werfen. Wo können Handlungsfelder identifiziert werden?
Welche Erwartungen haben wir gegenseitig und was wünschen wir uns für die Zukunft, um die Qualität unserer Zusammenarbeit zu verbessern? Tauschen Sie sich nun gemeinsam aus und formulieren Sie gegenseitige Erwartungen.
Welche konkreten Ideen haben wir dazu aktuell? Besprechen Sie nun alle Ideen und Möglichkeiten, die Sie finden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Was müssen wir deshalb dafür verändern und wie wollen wir das genau machen? Halten Sie nun die relevanten Maßnahmen fest und erstellen Sie einen Umsetzungsplan mit Verantwortlichen und einem Enddatum. Oft sehe ich Maßnahmenpläne ohne Enddatum – ob es dann bis zur Rente umgesetzt ist? 🙂
Wenn Sie diese Punkte in einem gemeinsamen Workshop bearbeiten, werden Sie recht schnell eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit erleben.
Durch diesen Schnittstellenworkshop bringen Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf das nächste Level!
Sie finden zusätzliche Kurzanleitungen und Beschreibungen zu diesen und zu weiteren Punkten in meiner Social Media Übersicht hier: Auszug LinkedIn Beiträge
Was können wir also festhalten?
Die Welt da draußen ist hart umkämpft, und Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen, um an der Spitze zu bleiben. Wir alle wissen, dass es für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten kann, neue Systeme zu implementieren, von denen Sie sich bessere Ergebnisse versprechen. Wenn wir jedoch etwas von der Lean-Startup-Bewegung gelernt haben, dann ist es, dass die kontinuierliche Verbesserung damit beginnt, dass wir immer wieder lernen, wie unsere Kunden denken.
Deshalb bin ich der Meinung, dass ein adaptives Verbesserungssystem an der Spitze jeder Strategie stehen sollte, die auf nachhaltigen Erfolg ausgerichtet ist – nicht nur, weil diese Vorgehensweise den Wandel anerkennt, sondern auch, weil sie sicherstellt, dass sich eine Organisation selbständig anpassen und weiterentwickeln kann und dabei das Wissen und die Kompetenzen der Menschen nutzt, die in dieser Organisation arbeiten.
Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen und sich fragen, wie so ein System bei Ihnen funktionieren kann, dann melden Sie sich einfach bei mir. Vereinbaren Sie hier direkt einen Termin zur Abstimmung und ich gebe Ihnen einige Tipps dazu. TERMIN VEREINBAREN
Lassen Sie uns gemeinsam Resultate erzielen und auf die Überholspur kommen
Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung, der Umsetzung oder bei der nachhaltigen Verankerung bestimmter Vorgehensweisen, dann sollten wir uns auch unbedingt unterhalten. Ich helfe Ihnen auch sehr gerne bei dieser Expedition und sorge für die Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen und für einen nachhaltigen Prozess der Verbesserung.
Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.
