All posts by : Roman Hymer

Willkommen auf meinem Blog, wo wir heute in die faszinierende Welt der 5S-Methode eintauchen! Hier erwartet dich eine Erklärung aus bzw. für die Perspektive einer Führungskraft. Dieses Wissen basiert nicht nur auf theoretischem Hintergrund, sondern auch auf jahrelanger Erfahrung in der Anwendung, Betreuung und Qualifizierung von Führungskräften zur 5S Umsetzung. Als Experten habe ich nicht nur viele Workshops geleitet, sondern auch aktiv in verschiedenen Bereichen die Vorteile, aber auch Herausforderungen dieser Methode erlebt. Ich bin hier, um dieses Know-how mit dir zu teilen und dir dabei zu helfen, die 5S Methode erfolgreich(er) in deiner Arbeitswelt zu implementieren.

Bist du bereit, dein Wissen dazu zu aktualisieren und deine Effizienz zu steigern? In diesem Blog erfährst du nicht nur, was die 5S Methode ist, sondern auch, wie du sie effektiv einführen und nachhaltig anwenden kannst. Lass uns gemeinsam erkunden, wie du mit einfachen Schritten eine organisierte, saubere und produktive Arbeitsumgebung schaffst und gleichzeitig auf Weiterentwicklungen achtest.

Was ist die 5S Methode überhaupt?

Für viele wahrscheinlich nichts neues, trotzdem muss ich ja irgendwie gut starten. Die 5S Methode ist eine einfache, aber effektive Herangehensweise, um den Arbeitsplatz zu organisieren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Der Name „5S“ kommt von fünf japanischen Wörtern, die jeweils mit einem Schritt bzw. einer Stufe der Methode verbunden sind und mit einem „S“ beginnen.

In einfachen Worten: Diese Methode hilft, den Arbeitsplatz zu ordnen, Ablenkungen zu minimieren, die Effizienz zu steigern und eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Das Gute daran ist, dass sie in verschiedenen Bereichen angewendet werden kann, sei es im Büro oder in der Produktion und dazu beiträgt, die Arbeit angenehmer und effektiver zu gestalten. Vorausgesetzt es wird dann auch so angewendet.

Die 5 Schritte dieser Methode

Schritt 1 – Sortieren (Seiri): Die Grundlage schaffen

Der erste Schritt, „Sortieren“ oder „Seiri“, legt den Grundstein für eine organisierte Arbeitsumgebung. Führungskräfte sollten gemeinsam mit ihren Teams analysieren, welche Gegenstände, Informationen oder Prozesse wirklich notwendig sind. Eine klare Priorisierung hilft, Ablenkungen zu minimieren und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

Fokus: Trenne dich von Dingen, die du nicht wirklich brauchst!

Schritt 2 – Systematisieren (Seiton): Effizienz durch Struktur schaffen

Der zweite Schritt, „Systematisieren“ oder „Seiton“, befasst sich mit der Schaffung einer effizienten Struktur in der Arbeitsumgebung. Führungskräfte sollten darauf achten, dass alle Gegenstände, Betriebsmittel und alles, was für den Job benötigt wird, einen festen und sinnvollen Platz haben. Dies trägt nicht nur zur Optimierung von Arbeitsabläufen bei, sondern ermöglicht es auch, schnell auf benötigte Ressourcen zuzugreifen. Eine geordnete Umgebung fördert außerdem ein positives Arbeitsklima und steigert die Produktivität der Mitarbeiter.

Fokus: Organisiere dich und schaffe hilfreiche Strukturen!

Schritt 3 – Säubern (Seiso): Sauberkeit als Schlüssel zum Erfolg

Diese Vorgehensweise legt auch großen Wert auf Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz. „Säubern“ oder „Seiso“ ist der dritte Schritt, der dazu dient, den Arbeitsbereich nicht nur ästhetisch ansprechend zu gestalten, sondern auch sicherer zu machen. Führungskräfte sollten ihre Teams dazu ermutigen, regelmäßig Reinigungsaktionen durchzuführen, um Unordnung zu beseitigen und potenzielle Gefahren zu minimieren. Ein sauberer Arbeitsplatz fördert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern trägt auch dazu bei, die Qualität der Arbeit zu steigern.

Fokus: Erkenne Abweichungen, indem du für Ordnung und Sauberkeit sorgst!

Schritt 4 – Standardisieren (Seiketsu): Konsistenz für nachhaltige Verbesserung

Nachdem die ersten drei Schritte erfolgreich umgesetzt wurden, geht es im vierten Schritt, „Standardisieren“ oder „Seiketsu“, darum, Konsistenz zu schaffen. Führungskräfte sollten gemeinsam mit ihren Teams klare Richtlinien und Standards für die Anwendung der 5S Methode festlegen. Dies stellt sicher, dass die erzielten Verbesserungen nicht nur vorübergehend sind, sondern sich langfristig in der Arbeitskultur verankern.

Fokus: Standardisiere gewährte Praktiken und sorge damit für den BEST in CLASS Ansatz!

Schritt 5 – Selbst Disziplinieren (Shitsuke): Kontinuierliche Verbesserung als Unternehmensphilosophie

Der letzte Schritt, „Selbst Disziplinieren“ oder „Shitsuke“, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Führungskräfte sollten eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Dies beinhaltet regelmäßige Schulungen, Audits und Feedbackschleifen, um sicherzustellen, dass diese Methode nicht nur eingeführt, sondern auch beibehalten wird. Die Bereitschaft zur Anpassung und ständigen Optimierung ist der Schlüssel zu einer nachhaltigen Entwicklung.

Fokus: Entwickle deinen Routinen so weiter, dass KVP täglich gelingt und gelebt wird!

Welchen allgemeinen Nutzen hat 5S für mich als Führungskraft?

Auch die 5S Methode im Büro bietet zahlreiche Vorteile für Führungskräfte und ihre Teams. Der primäre Nutzen liegt in der Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und der Steigerung der Effizienz. Durch die klare Strukturierung von Arbeitsbereichen und den kontinuierlichen Verbesserungsgedanken,  werden Abläufe optimiert, Verschwendungen reduziert und die Informationsflüsse verbessert, was zu einer Zeit- und Kostenersparnis führt. Zudem fördert diese Umsetzung eine positive Arbeitskultur, da saubere und organisierte Arbeitsplätze das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern. Die erhöhte Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit tragen langfristig zu einer gesteigerten Produktivität und einem verbesserten Unternehmenserfolg bei.

Wie führt man 5S wirksam ein?

Die wirksame Einführung der 5S Methode erfordert eine klare Strategie und das Engagement aller Teammitglieder. Führungskräfte sollten Schulungen anbieten, um das Verständnis für die 5S Prinzipien zu fördern. Ein schrittweiser Ansatz, beginnend mit dem Sortieren und endend mit der Selbst Disziplin, ermöglicht eine nachhaltige Integration. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Prozess ist entscheidend, um Akzeptanz und aktive Beteiligung sicherzustellen. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und die langfristigen Ziele dieser Methode, ist ebenfalls von großer Bedeutung. Den meisten Unternehmen sollte 5S bereits bekannt sein, so dass wir hier nicht weiter auf eine detaillierte Einführung eingehen.

Welche Stolpersteine sollte ich kennen und was tun dagegen?

Stolpersteine bei der Einführung der 5S-Methode können Widerstand gegen Veränderungen, mangelnde Schulung und unzureichende Führungsbeteiligung sein. Führungskräfte sollten aktiv auf die Bedenken ihrer Mitarbeiter eingehen, transparent kommunizieren und eine positive Einstellung gegenüber Veränderungen fördern. Regelmäßige Schulungen und Workshops helfen, das Verständnis für die Methode zu vertiefen. Führungskräfte müssen als Vorbild vorangehen und den Prozess aktiv unterstützen, um Mitarbeitermotivation und -engagement zu steigern.

Wie hält man die 5S Nachhaltigkeit aufrecht?

Ein sehr wichtiger Punkt, der aus meiner Sicht noch immer in den meisten Unternehmen berücksichtigt werden sollte. Die Nachhaltigkeit dieser Methode erfordert eine kontinuierliche Durchführung und Anpassung der Vorgehensweise. Regelmäßige Audits bzw. Begehungen helfen dabei, den Status der Umsetzung zu überprüfen. Die Integration der 5S Prinzipien in die Unternehmenskultur durch klare Richtlinien und Schulungen sorgt dafür, dass die Methode nicht als vorübergehende Initiative betrachtet wird. Eine offene Kommunikation und die Anerkennung von Fortschritten tragen dazu bei, die Motivation aufrechtzuerhalten.

Aus meiner Erfahrung kann ich die folgenden Punkte aufzählen, die zur nachhaltigen Umsetzung beitragen.

Konsequente Durchführung

Bei der Durchführung ist es wie im Sport. Wenn ich wirklich gut sein will, sollte ich regelmäßig trainieren, um Erfolge vorweisen zu können. Damit ist nicht gemeint, lediglich 1x/Monat eine 5S Begehung durchzuführen, sondern mich mit meinem Team regelmäßig damit zu beschäftigen und gemeinsam über Verbesserungen zu sprechen.

Best Practice Sharing

Oft sind in einem Unternehmen sehr gute „Insellösungen“ vorhanden. Wenn es einem Unternehmen gelingt, diese „Best Practice“ im Unternehmen einfach und zielgerichtet zu teilen, dann wird daraus eine lebendige „5S Community“ entstehen, wo Ideen geteilt werden und jeder bestrebt ist dem anderen zu helfen.

Jährliches „5S Check Up“

Wann wurde Ihre 5S Methode und die Umsetzung aktualisiert und auf den Gegebenheiten angepasst? Oft passiert es zu selten aus meiner Sicht. Ein „5S Check Up“ ist in diesem Sinne, das „5S der 5S Vorgehensweise“ selbst. Passen Sie also die Vorgehensweise, die Schulungsunterlagen, die Checklisten etc. an, sobald es notwendig ist. Nur dann wird es nachhaltig funktionieren.

An den richtigen Dingen arbeiten

Was ist Ihr aktueller Schwerpunkt und Ihr Engpass? Oft arbeiten Teams an diversen Kennzeichnungen und verlieben sich dann in diese Lösungen. Dabei verlieren sie dann den Blick und das Ziel aus den Augen – im Team Verschwendungen reduzieren! Hilft Ihnen die 5S Vorgehensweise, um die Ziele des Unternehmens besser zu erreichen? Fragen Sie sich selbst: „Arbeiten wir an den richtigen Themen, oder sollten wir den Fokus ändern?“. Führen Sie doch einfach mal eine Verschwendungssuche im Büro durch, und schauen Sie mal, welche Potenziale Sie finden.

5S Benchmark

Hier trennen sich die Ansichten. Aus meiner eigenen Erfahrung sollte mit 5S kein Wettbewerb im Unternehmen ausgerufen werden, denn dann werden Sie nie gute Ideen teilen. Jeder wird eigene Tipps & Tricks für sich behalten, um im internen Benchmark auf Platz 1 zu kommen. Es sollte bei 5S nur einen Challenge geben: „Wir wollen morgen besser sein, also wir gestern waren“ – also eine Benchmark gegen sich selbst!

Was ist ein 5S Audit bzw. eine 5S Begehung?

Ein 5S Audit oder eine 5S-Begehung ist ein Prozess, bei dem regelmäßig der Arbeitsplatz auf die Einhaltung der 5S Prinzipien überprüft und nach Verbesserungspotenzial gesucht wird. Dies dient dazu, den Status der Umsetzung zu bewerten, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Ein effektives 5S Audit erfordert klare Kriterien und Checklisten, die auf die spezifischen Anforderungen der Organisation zugeschnitten sind. Oft werden diese Begehungen von abteilungsfremden Personen durchgeführt, um eine neutrale Betrachtung zu ermöglichen.

Wie finde ich die passenden Fragen/Checks für so ein Audit?

Die passenden Fragen und Checks für ein 5S Audit sollten die individuellen Gegebenheiten der Organisation berücksichtigen. Führungskräfte können gemeinsam mit ihren Teams spezifische Checklisten entwickeln, die auf die Arbeitsabläufe und Ziele zugeschnitten sind. Einbeziehung der Mitarbeiter in diesen Prozess gewährleistet, dass die Checklisten praxisnah und relevant sind. Hierbei können auch Erfahrungen aus vorherigen Audits einbezogen werden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Erstellen Sie diese Fragen immer im Team und passend (löschen, verändern, etc.) Sie diese Fragen dann auch bei Bedarf an.

Wie wird sich das Thema wohl in den nächsten Jahren entwickeln?

Die 5S Methode wird voraussichtlich in den nächsten Jahren weiterhin an Bedeutung gewinnen. Mit dem wachsenden Fokus auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Arbeitsplatzoptimierung werden Unternehmen verstärkt nach Methoden suchen, um ihre Prozesse zu verbessern. Diese wirksame Methode bietet nicht nur konkrete Werkzeuge für diese Herausforderungen, sondern fördert auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und zeigt – wenn es richtig angewendet wird – sehr schnell Optimierungspotenziale auf.

Durch die digitalen Tools (digitale Cockpits, Whiteboards, Tools zum Maßnahmenmanagement, MS-Teams und andere Plattformen) und die Vernetzung (z.B. RFID, IoT) in allen Bereichen, werden die zukünftigen Modelle wohl eher digital(er) umgesetzt. Mit diesen Möglichkeiten ergeben sich dann auch andere Vorgehensweisen und die Umsetzung vor Ort wird erleichtert.

Die 5S Umsetzung muss aus meiner Sicht etwas flexibler und gezielter werden, um einen permanent hohen Mehrwert zu liefern.  

Welche Geheimtipps als Führungskraft gibt es für dieses Thema?

Als Führungskraft ist es entscheidend, die 5S Methode nicht nur als Werkzeug, sondern als Teil der Unternehmenskultur und der eigenen Führungsroutine zu betrachten. Der Schlüssel liegt in der Schaffung eines Umfelds, in dem Mitarbeiter aktiv am Prozess teilnehmen und sich mit den Prinzipien identifizieren. Die regelmäßige Anerkennung von Erfolgen und die Schaffung einer offenen Kommunikationskultur sind Geheimtipps, um die 5S Methode erfolgreich und nachhaltig in die Unternehmenspraxis zu integrieren. Als Führungskraft sollten Sie immer AN der Abteilung und AN den Prozessen und Routinen arbeiten und mit einem guten 5S System ist das möglich!

Was halten wir dazu fest?

Die 5S Methode bietet Führungskräften eine effektive Möglichkeit, die Effizienz in ihren Organisationen zu steigern und gleichzeitig eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch die Anwendung der Schritte Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbst Disziplinieren können Führungskräfte nicht nur die Produktivität ihrer Teams verbessern, sondern auch eine Grundlage für langfristigen Erfolg legen. Es ist also mehr als nur eine Methode zur Organisationsentwicklung; sie ist eine Philosophie, die eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördert. In einer Welt, die ständigen Veränderungen unterworfen ist, können Führungskräfte, die die Prinzipien der 5S Methode beherrschen, ihre Organisationen erfolgreich in die Zukunft führen.

Entwickeln Sie die 5S Methode weiter, führen Sie regelmäßig Retrospektiven durch, um relevante Feedbacks zu erhalten, finden Sie Wege, wie Sie die Umsetzung verbessern und beschäftigen Sie sich auch mit Digitalisierung und den Möglichkeiten der KI Unterstützung bei diesem Thema. Und vergessen Sie nicht, ein internes Netzwerk zu diesem Thema aufzubauen, um kollektives Wissen zu nutzen und zu fördern.

Wenn Sie es gut angehen, werden Sie damit die meisten Problem identifizieren und gemeinsam im Team lösen. Die 5S Methode kann eine sehr wirkungsvolle Vorgehensweise sein, Sie müssen es nur wollen.

Weiterführende Tools und Informationen, die Ihnen als Führungskraft in der Praxis helfen könnten:

Warum ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess für Sie in der Führungsarbeit so wichtig ist und was Sie dabei beachten sollten.

Sie kennen das Team Canvas noch nicht? Dann sollten Sie sich dazu auch einen Überblick verschaffen, um mit Ihrem Team echte Mehrwerte zu schaffen und das Team auf die nächste Stufe zu bringen.

Mit der „Advocatus Diaboli“ Methode als Führungskraft: Optimieren Sie Ihre Entscheidungsfindung durch gezielte Kritik. Stärken Sie nicht nur Ihre Ideen, sondern auch das Teamvertrauen. Entdecken Sie, wie diese kreative Herangehensweise kritische Perspektiven nutzt und zu besseren Lösungen führt. Steigern Sie Ihre Führungskompetenzen effektiv.

Mit der Business Model Canvas Anleitung visualisieren und optimieren Führungskräfte effektiv Geschäftsmodelle. Ideal für Gründer und Unternehmer zur strukturierten Entwicklung neuer Ideen oder zur Optimierung bestehender Strategien. Erfassen Sie klar und prägnant alle relevanten Komponenten und setzen Sie erfolgreich Ihre unternehmerischen Visionen um.

Mit der Methode „Delegation Poker“ spielerisch Verantwortung und Entscheidungskompetenz im Team regeln. Ideal zur Förderung von Selbstorganisation und verteilter Verantwortung. Durch das Kartenspiel werden Befugnisabgaben und -übernahmen effektiv besprochen, die Teamreife ermittelt und Delegationsstufen sichtbar gemacht. Stärken Sie die Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme in Ihrem Team.

Mit der PESTLE-Analyse analysieren Führungskräfte systematisch politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, rechtliche und ökologische Einflüsse. Ein entscheidendes Werkzeug für strategisches Denken, um Geschäftsrisiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln.

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Eine klare Vision und eine durchdachte Strategie ist sehr entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Und an dieser Stelle kommen Roadmaps ins Spiel – sie sind nicht nur hilfreiche Visualisierungswerkzeuge, sondern wahre Wegweiser, die Organisationen dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Dieser Artikel wird die Bedeutung von Roadmaps beleuchten und Ihnen eine wirksame Anleitung an die Hand geben, wie Sie selbst eine effektive Roadmap erstellen und erfolgreich umzusetzen können. Zusätzlich werden wir den Ursprung, die Ziele und den Nutzen dahinter sowie die Entwicklung von Führungskompetenzen, die damit verbunden sind, betrachten.

Der Ursprung von Roadmaps: Eine Reise durch die Zeit

Roadmaps haben ihren Ursprung nicht nur in der Planung, sondern auch in der Notwendigkeit, in unsicheren Zeiten klare Wege zu skizzieren. Von militärischen Strategien bis hin zur Technologiebranche haben Roadmaps eine faszinierende Entwicklung durchlaufen, um sich als unverzichtbare Werkzeuge für organisatorisches Wachstum zu etablieren. Oft werden diese Übersichten auch als Transformations Roadmaps bezeichnet. Es sind also visuelle Hilfsmittel, die in einer einfachen Art und Weise die wichtigsten Themen und Initiativen abbilden.

Das Ziel und der Nutzen

Warum sollten wir eine Roadmap erstellen?

Das grundlegende Ziel von Roadmaps besteht darin, eine klare und kohärente Ausrichtung der Unternehmensziele zu ermöglichen. Durch eine visuelle Darstellung der strategischen Schwerpunkte bieten Roadmaps einen klaren Fahrplan für Teams und Führungskräfte. Dieser klare Überblick schafft Orientierung in komplexen Geschäftsszenarien und erleichtert es, die gesamte Organisation auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Welchen Nutzen haben wir, wenn wir eine Roadmap erstellen?

Der Nutzen erstreckt sich über die einfache Visualisierung hinaus und spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung von Unsicherheiten. In einer dynamischen Geschäftsumgebung, die von Veränderungen und Unvorhersehbarkeiten geprägt ist, bieten sie einen orientierenden Rahmen. Sie dienen als strategisches Werkzeug, um auf unvorhergesehene Herausforderungen flexibel zu reagieren und gleichzeitig den Fokus auf langfristige Ziele zu bewahren.

Bedenke Sie bitt auch, dass Sie deutlich die Transparenz steigern, wenn Sie ein Roadmap erstellen. Sie ermöglichen es, die gesamte Organisation auf den gleichen Wissensstand zu bringen und fördern ein gemeinsames Verständnis über die wichtigsten Themen und die strategischen Ziele. Die transparente Darstellung von Prioritäten und Zeitplänen verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und fördert eine effektive Ressourcenallokation.

Roadmap erstellen und Führungskompetenzen entwickeln

Wenn Sie mit dem Führungsteam eine Roadmap erstellen und dann die Umsetzung beginnen, fördert diese kollaborative Arbeit entscheidende Führungskompetenzen. Dies beinhaltet die Fähigkeit zur strategischen Planung, Teamausrichtung, Risikobewertung und die Haltung, sehr flexibel auf sich ändernde Gegebenheiten zu reagieren.

Wie kann ich nun eine Roadmap erstellen?

Als Basis für die Erklärung dieser 10 Schritte, nutze ich die Erkenntnisse aus einer Vielzahl von Workshops, Gesprächen und viele Experimenten und Lernschleifen. So ist nun diese Anleitung entstanden und ich hoffe, es wird Ihnen genauso helfen wie vielen anderen interessierten Personen und Führungskräften, die nach einem wirksamen Führungsmodell zur Weiterentwicklung des Bereiches suchen.

Schritt 1: Ein Rahmen für den Erfolg schaffen und strategische Leitplanken des Unternehmens berücksichtigen

Bevor wir uns in die Tiefe begeben, ist es von grundlegender Bedeutung, die strategischen Leitplanken des Unternehmens zu kennen. Diese Leitplanken dienen als grundlegender Rahmen für die Entwicklung einer Roadmap und gewährleisten, dass die festgelegten Ziele harmonisch mit der übergeordneten Unternehmensstrategie korrespondieren. In dieser Phase liegt der Fokus nicht nur auf einem vollständigen Verständnis der Leitplanken, sondern auch auf der Definition eines akzeptierten Korridors, der Raum für Anpassungen und Entwicklungen bietet. Einige Unternehmen nutzen dafür auch das Business Model Canvas und skizzieren so das grundlegende Geschäftsmodel.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Perfektion in dieser frühen Stufe nicht das Hauptziel ist. Das Prinzip „Gut genug für jetzt“ kommt hier zum Tragen. Bevor Sie also eine Roadmap erstellen, dient sie in diesem Stadium dazu, die groben Leitplanken zu definieren, die notwendig sind, um die Gedanken und Ideen des Teams auszurichten. Sie hilft dabei, eine grobe Richtung zu etablieren und bietet einen initialen Rahmen, auch wenn einige Details möglicherweise noch unklar sind.

Wenn die strategischen Leitplanken noch nicht vollständig definiert sind, kann die Roadmap auch als Werkzeug dienen, um die ersten Leitplanken zu skizzieren. Wenn Sie die Roadmap erstellen und in iterativen Schritten agil arbeiten, steigern Sie die Klarheit und ermöglichen auch eine schrittweise Verfeinerung und Anpassung der Leitplanken im Verlauf des Planungsprozesses.

Zusammengefasst geht es in diesem Schritt darum, einen akzeptierten Korridor und eine grobe Richtung zu schaffen, die Sie dann dafür nutzen und eine spezifische Roadmap erstellen bzw. erarbeiten.

Schritt 2: Im Team Erfolgsmuster und Misserfolgsmuster aus der Vergangenheit identifizieren

In diesem zentralen Schritt geht es darum, aus der Vergangenheit zu lernen und die wertvollen Erfahrungen des Teams zu nutzen. Erfahrung, wie oft gesagt wird, ist der beste Lehrmeister. Indem das Team gemeinsam Erfolgsmuster und Misserfolgsmuster aus der Vergangenheit identifiziert, schafft es einen wertvollen Pool an Erkenntnissen.

Die Essenz dieses Schrittes liegt in der Erkenntnis, dass nicht alle Strategien und Maßnahmen gleich wirksam sind. Einige haben in der Vergangenheit erfolgreich funktioniert, während andere sich als weniger effektiv herausgestellt haben. Durch das Hervorheben dieser Erfolgs- und Misserfolgsmuster entsteht ein tiefgreifendes Verständnis für die interne Dynamik des Unternehmens.

Die Identifikation von Erfolgsmustern ermöglicht es dem Team, bewährte Praktiken zu verstehen und zu fördern. Diese können als Grundlage für zukünftige Planungen und Umsetzungen dienen. Auf der anderen Seite bieten die identifizierten Misserfolgsmuster wertvolle Lehren darüber, welche Ansätze vermieden oder überdacht werden sollten.

Wenn Sie die Roadmap erstellen, liegt der Mehrwert dieses Schrittes darin, wirksame und realistische Strategien zu entwickeln und dabei bewusst auf bereits erprobte Ansätze einzugehen und gleichzeitig Hindernissen aus der Vergangenheit proaktiv entgegenwirken. Diese proaktive Haltung ist entscheidend, um nicht nur vorhandene Stärken zu nutzen, sondern auch die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden und sich kontinuierlich zu verbessern.

Zusammenfassend ist die Identifikation von Erfolgsmustern und Misserfolgsmustern ein unverzichtbarer Schritt, um gestärkt in die Zukunft zu gehen und aus diesen Erkenntnissen wirksame Strategien für die Zukunft abzuleiten.

Schritt 3: Gemeinsam Themen identifizieren, die für die Kunden, das Unternehmen und das Team wichtig sind

Die erfolgreiche Entwicklung einer Roadmap erfordert eine gründliche Auseinandersetzung mit den entscheidenden Themen, die maßgeblich das Unternehmen, das Team und die Kunden beeinflussen. Im Rahmen dieses Schrittes ist es von essentieller Bedeutung, dass das Team aktiv in den Identifikationsprozess einbezogen wird. Diese partizipative Herangehensweise ermöglicht es, unterschiedliche Sichtweisen und Fachkenntnisse zu bündeln, um ein umfassendes Bild der Herausforderungen und Chancen zu gewinnen.

Das Ziel dieses Schrittes liegt nicht nur in der Erkennung isolierter Probleme, sondern auch in der Etablierung eines ganzheitlichen Verständnisses für die dynamische Wechselwirkung zwischen dem Unternehmen, seinem Team und den Kunden. Dabei können verschiedene Aspekte wie interne Prozesse, Kundenerwartungen, Teamdynamik, externe Markteinflüsse aber auch unterschiedliche Ebenen von Themen (operativ bis strategisch) berücksichtigt werden.

Die Identifikation bedeutender Themen setzt einen offenen Dialog voraus, der von einer Kultur des Zuhörens und der konstruktiven Beiträge geprägt ist. Jedes Teammitglied sollte die Möglichkeit haben, seine Perspektive einzubringen, um sicherzustellen, dass keine relevanten Aspekte übersehen werden. Einige Unternehmen nutzen für die strukturierte Erfassung dieser Themen eine SWOT-Analyse und bereiten dann die Themen so auf. Das ist aus meiner Sicht nicht immer notwendig und hängt von der Flughöhe der Themensammlung ab, kann aber ganz hilfreich sein.

Sie können eine wirksame Roadmap erstellen, wenn die Ergebnisse dieses Schrittes als Grundlage für die weiteren Phasen berücksichtigt werden. Eine präzise Identifikation bedeutender Themen ermöglicht es dem Team, gezielte Maßnahmen zu planen, die nicht nur den internen Betrieb optimieren, sondern auch die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden berücksichtigen – ein Schlüsselelement für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Schritt 4: Im Team die Themen sinnvoll zu Hauptdimensionen gruppieren

Um eine gute Übersicht zu bewahren, hat es sich bewährt, die identifizierten Themen sinnvoll zu Hauptdimensionen zu gruppieren. Dies erleichtert nicht nur die spätere Priorisierung, sondern ermöglicht es auch, komplexe Herausforderungen in überschaubare Abschnitte zu unterteilen.

Schritt 5: Im Team den Purpose, das Ziel und die aktuelle Ist-Situation dieser Hauptschwerpunkte beschreiben

In diesem entscheidenden Schritt geht es darum, für jede identifizierte Hauptdimension, wie beispielsweise „Prozesse und Produktivität„, eine klare Ausrichtung zu schaffen. Hilfreich dabei ist eine gemeinsame Erarbeitung und die Definition vom Zweck, vom Ziel und eine Beschreibung der aktuellen Ist-Situation.

Hier ein Beispiel für die Hauptdimension „Prozesse und Produktivität„

Zweck

Der Zweck dieser Hauptdimension liegt darin, die operativen Prozesse des Unternehmens zu optimieren, um Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen zu erreichen. Hierbei steht die Schaffung einer nachhaltigen, effektiven Arbeitsumgebung im Vordergrund, die sowohl den internen Abläufen als auch den externen Kundenerwartungen gerecht wird.

Ziel

Das Ziel könnte beispielsweise darin bestehen, die Durchlaufzeiten in der Produktion um 20% zu verkürzen und gleichzeitig die Fehlerquote um mindestens 15% zu reduzieren. Es ist wichtig, dass die formulierten Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert (SMART) sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder ein klares Bild davon haben, welche Ergebnisse angestrebt werden.

Ist-Situation

Die Ist-Situation bezieht sich auf den aktuellen Status der „Prozesse und Produktivität“ im Unternehmen. Hier könnten Faktoren wie bestehende Engpässe, Qualitätsstandards und aktuelle Leistungskennzahlen betrachtet werden. Zum Beispiel könnte die Ist-Situation zeigen, dass die Durchlaufzeiten länger sind als gewünscht und dass bestimmte Prozesse anfällig für Fehler sind.

Die gemeinsame Erarbeitung dieser Aspekte im Team gewährleistet, dass alle Mitglieder ein einheitliches Verständnis davon haben, warum diese Hauptdimension wichtig ist (Zweck), welche konkreten Ergebnisse angestrebt werden sollen (Ziel), und wie die Dinge derzeit stehen (Ist-Situation). Dieses klare Verständnis bildet die Grundlage für die anschließende Entwicklung von Maßnahmen und Strategien wenn Sie eine Roadmap erstellen.

Schritt 6: Themen nach einem passenden Priorisierungsmodus priorisieren

Wenn Sie eine sehr gute Roadmap erstellen wollen, kommen Sie an der Priorisierung nicht vorbei, denn damit legen Sie die Reihenfolge der zu bearbeitenden Themen fest. Der gewählte Priorisierungsmodus hängt stark vom Unternehmenskontext und den strategischen Zielen ab. Hierbei ist es entscheidend, klare Priorisierungskriterien zu definieren, um sicherzustellen, dass die Themen gemäß den Unternehmensprioritäten geordnet werden.

1. Priorisierungskriterien festlegen

Bevor die eigentliche Priorisierung beginnt, ist es wichtig, das Priorisierungskriterium zu definieren. Dies könnte beispielsweise Kostenreduktion, Qualitätssteigerung, zusätzliches Wachstum, Produktivitätssteigerung oder ein ganz anderer Fokus sein. Die Auswahl des Priorisierungskriteriums ist entscheidend, da es den Fokus darauf lenkt, welche Aspekte aktuell als besonders wichtig für das Unternehmen erachtet werden.

2. Themen gemäß Priorisierungskriterium bewerten

Mit dem festgelegten Priorisierungskriterium können nun die einzelnen Themen bewertet und gewichtet werden. Dies kann durch eine systematische Analyse erfolgen, bei der jedes Thema hinsichtlich seines Beitrags zum Priorisierungskriterium bewertet wird. Themen, die einen größeren Beitrag zu den definierten Zielen leisten, erhalten eine höhere Priorität.

3. Klare Rangfolge schaffen

Die Ergebnisse der Bewertung führen zu einer klaren Rangfolge der Themen entsprechend ihrer Bedeutung im Hinblick auf das Priorisierungskriterium. Dies ermöglicht es dem Team und den Entscheidungsträgern, die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Initiativen zu lenken.

Schritt 7: Themen auf der Zeitachse NOW, THEN, LATER zuordnen

Die zeitliche Zuordnung der Themen ist entscheidend für eine wirksame Roadmap. Im Team sollten die identifizierten Themen z.B. in die Zeithorizonte NOW (für die kommenden 3-6 Monate), THEN (für die nächsten 6-18 Monate) und LATER (als grober Ausblick für die kommenden 2-5 Jahre) eingeteilt werden. Dies ermöglicht eine klare Priorisierung und schafft einen umfassenden Überblick über die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Hier finden ebenfalls Sie eine Kurzanleitung zum Thema Roadmap Tool.

Schritt 8: Umsetzungsteam für priorisierte Themen definieren

Die effektive Umsetzung einer Roadmap erfordert klare Verantwortlichkeiten. Im Team sollten dann Umsetzungsteams für die priorisierten Themen definiert werden. Die Zusammensetzung dieser Teams hängt von den spezifischen Anforderungen der Themen ab und sollte sicherstellen, dass alle relevanten Fähigkeiten und Perspektiven abgedeckt sind und die „richtigen“ Mitspieler an den Themen arbeiten. Sie könne dafür auch die Team Canvas Anleitung nutzen und alle relevanten Aspekte für ein High Performance Team identifizieren.

Schritt 9: Hilfreiche Strukturen und Ressourcen fixieren

Die Umsetzung einer Roadmap erfordert nicht nur Ressourcen in Form von Budget und Technologie, sondern auch gut durchdachte Strukturen, die eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen. Im Team sollten verschiedene Strukturen identifiziert und geschaffen werden, um einen reibungslosen Verlauf der Umsetzung zu gewährleisten. Wenn Sie also eine Roadmap erstellen, denken Sie unbedingt auch an diese Strukturen:

1. Kommunikationsformate

Sync-Meetings: Regelmäßige Synchronisationsmeetings ermöglichen es dem Team, sich auf den aktuellen Stand zu bringen, Herausforderungen zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu finden.

Planungsmeetings: Strukturierte Planungsmeetings dienen der genauen Abstimmung von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, um sicherzustellen, dass die Umsetzung im Einklang mit der Roadmap erfolgt.

Retrospektiven: Periodische Retrospektiven bieten die Gelegenheit, Erfahrungen zu reflektieren, Learnings zu teilen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

2. Informationsformate und zielgruppenorientierte Kommunikation

Zielgruppenorientierte Informationen: Unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse. Die Schaffung zielgruppenorientierter Informationsformate stellt sicher, dass alle relevanten Parteien die für sie relevanten Informationen erhalten.

Strategien zur zielgruppenorientierten Information: Die Festlegung klarer Strategien, wie Informationen an die verschiedenen Zielgruppen kommuniziert werden, unterstützt eine effektive und verständliche Übermittlung.

3. Schulungsformate

Train the Trainer Formate: Falls Schulungen notwendig sind, können Train-the-Trainer-Formate genutzt werden, um internes Know-how zu fördern und sicherzustellen, dass Schulungen konsistent und effektiv durchgeführt werden.

Sparringspartner: Die Zuweisung von Sparringspartnern innerhalb des Teams ermöglicht einen informellen Wissensaustausch und fördert die kontinuierliche Weiterentwicklung.

4. Agile Entscheidungstechniken

Agiles Arbeiten & Entscheidungstechniken: Die Anwendung agiler Entscheidungstechniken, wie beispielsweise Konsent-Entscheidungen oder ein konsultativer Einzelentscheid, unterstützt eine effiziente und partizipative Entscheidungsfindung.

5. Unterstützung (extern/intern)

Externes Support-Netzwerk: Die Identifikation und Integration externer Partner oder Berater kann dazu beitragen, spezifisches Fachwissen und zusätzliche Ressourcen bereitzustellen.

Internes Support-System: Die Schaffung eines internen Support-Systems, beispielsweise durch Mentoring-Programme oder Wissensaustauschplattformen, stärkt die Teamfähigkeit und fördert die erfolgreiche Umsetzung.

Schritt 10: Umsetzung starten und Fortschritt im Auge behalten

Der letzte Schritt ist der Beginn der Umsetzung. Die Umsetzungsteams sollten aktiv werden und es ist wichtig, den Fortschritt kontinuierlich im Auge zu behalten. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Vorgehensweise und der Roadmap, um sicherzustellen, dass sie auf Veränderungen reagiert und kontinuierlich den Unternehmenszielen dient.

Fazit: Eine Roadmap erstellen und den Fokus halten

Roadmaps sind mehr als nur statische Pläne – sie sind lebendige Instrumente, die den Weg für den Unternehmenserfolg weisen. Durch die klare Strukturierung und Beteiligung des Teams ermöglichen Roadmaps nicht nur eine effektive strategische Ausrichtung, sondern fördern auch die Entwicklung entscheidender Führungskompetenzen. Wenn sie eine spezifische Roadmap erstellen, entwickeln Sie mit der Zeit die Fähigkeit der strategischen Navigation und begeben sich auf eine fortlaufende Reise, die Sie dabei unterstützt, sich flexibel den Herausforderungen der sich wandelnden Geschäftswelt anzupassen.

Sie benötigen dabei Unterstützung und würden auch gerne ihr Team befähigen? Dann kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Ihr Team motiviert an den richtigen Themen arbeitet und Sie einen klaren Fokus halten.