Was denken Sie, wenn Sie diesen Satz lesen? Kann eine Prozessverbesserung im Büro wirklich JEDER durchführen? Ich werde Ihnen eine kurze Anleitung dazu mitgeben und ich bin davon zu 100% überzeugt, dass diesen Ansatz jeder anwenden kann! Einzige Voraussetzung ist MACHEN statt REDEN! 🙂
Die Optimierung von Prozessen ist heute ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse zu erhöhen, die Kosten zu senken oder die Qualität zu verbessern – es gibt viele verschiedene Strategien, die eingesetzt werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Manche denken jedoch immer noch, dass Prozessverbesserung nur etwas für große Unternehmen mit riesigen Budgets und mehr Zeit ist. Das sehe ich etwas anders und würde es gerne etwas näher beschreiben! Prozessverbesserung kann jedem helfen, egal wie groß das Unternehmen ist oder wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, denn ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Büro muss keine zusätzlichen Stunden in einem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch nehmen.
Die 5 Schritte der Prozessoptimierung
Die folgenden 5 Schritte geben Ihnen das nötige Rüstzeug, um sofort mit der Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe zu beginnen. Denn ich glaube, dass niemand seine wertvolle Arbeitszeit verschwenden möchte!
Lassen Sie uns also diese fünf Schritte zur Prozessoptimierung im Büro durchgehen und Sie können dann selbst entscheiden, ob es wirklich JEDER kann.
Ganz egal ob es ein Steuerberatungsbüro, eine Versicherungsagentur, der Qualitätsbereich in einem Automobilzulieferbetrieb oder die Personalabteilung in einem Konzern ist. Dieser einfache Ansatz ist für jeden hilfreich!
1. Identifizieren Sie den zu optimierenden Prozess
Das klingt sehr einfach, ist aber oft sehr schwierig, weil man seine eigene Arbeit und die Prozessabläufe „neutral“ von außen beobachten muss. Wenn man die ganze Zeit in den Prozess eingebunden ist, ist es viel schwieriger, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Im ersten Schritt geht es also darum, ein wenig Abstand von der eigenen Arbeit zu gewinnen und herauszufinden, was besser und störungsfreier gemacht werden könnte. Dabei ist es sehr hilfreich, strukturiert vorzugehen und dafür setze ich sehr oft das Process Mapping ein.
Das Process Mapping zeigt mir genau, was passiert und hilft mir visuell zu sehen, welche Schritte wichtig sind. So kann ich mögliche Verbesserungen leicht identifizieren. Es gibt dazu einige gute und wirksame Methoden – einige Berater würden dazu auch sagen “erlesene Methoden” – ich dagegen halte es etwas einfacher. Für mich muss es wirksam sein, also die beabsichtigte Wirkung erzielen.
Aber für einen einfachen Start würde ich an dieser Stelle vorschlagen diese einfache Struktur anzuwenden. Sie können die LIPOK-Methode dazu nutzen den Prozess so weit abzugrenzen, dass Sie einen guten Überblick haben, wo es beginnen soll und wie weit Sie dabei gehen wollen.
LIPOK steht dabei für das Akronym, welches sich aus den Überschriften dieser Tabelle zusammensetzt.
L = Lieferant, also wer liefert diesen Vorgang bzw. diesen konkreten Arbeitsschritt/Tätigkeit
I = Input, welchen Input liefert dieser Lieferant zur Bearbeitung dieses Schritts
P = Prozess, was passiert in diesem Schritt, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
O = Output, also welcher Output wird dann nach der Bearbeitung generiert
K = Kunde, wer erhält als nächstes diesen Vorgang und ist somit der nächste Empfänger
Damit Sie den Prozess zumindest grob Abgrenzen, empfehle ich immer den Prozessstart (mit welcher konkreten Tätigkeit starten sie diese Visualisierung), das Ende (wo hört diese Visualisierung und die Optimierung auf) und ein Prozessziel (Was soll konkret verbessert werden? Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Fehler…) zu definieren. Somit sollte dann für alle klar sein, was im Fokus steht und was nicht betrachtet wird.
Falls Sie bei der Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Büro Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Sie innerhalb einer sehr kurzen Phase selbst Ihre Prozesse optimieren können.
2. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller an diesem Prozess beteiligten Schritte
Nachdem Sie den zu optimierenden Prozess oder Teilprozess identifiziert haben, sollten Sie eine Detailierungsebene tiefer die relevanten Tätigkeiten bzw. Prozessschritte auflisten. Am einfachsten funktioniert es, wenn Sie Haftnotizen oder etwas Ähnliches verwenden, um die Aktivitäten in Ihrem aktuellen Prozess zu beschreiben. Im digitalen Zeitalter klingt das dann immer komisch “arbeiten Sie mit Post It´s”. Ich bin ein großer Freund von digitalen Prozessverbesserungen im Büro, jedoch gibt es dazu noch keine einfache und selbsterklärende Software, die so flexibel und einfach ist, dass ich es dafür nutzen würde.
Mit Post It´s sind Sie flexibler, können mit unterschiedlichen Post It Farben zusätzliche Aspekte visualisieren, die Post It´s umkleben, neu beschriften, abnehmen usw. Es ist für das Arbeiten flexibler und bedarf keine große Erklärung was getan werden muss, um die Prozessschritte zu visualisieren.
Hier ein einfaches Beispiel dieser Struktur, wie Sie sofort loslegen können und Ihren definierten Prozess visualisieren.
Sie listen die Funktionen oder die Personen, die an der Bearbeitung dieses Prozesses beteiligt sind, untereinander auf und erfassen dann die Tätigkeiten und die Prozessschritte. Dabei ist es hilfreich in Spalten und Zeilen zu denken und die Tätigkeiten dann so zu visualisieren. Sie notieren dann jede Tätigkeit auf einem Post It. Sie entscheiden dabei wie Sie die Aufgabe zusammenfassen. Sie können es sehr detailliert machen – dann haben Sie viele Post It´s, oder Sie fassen Tätigkeiten etwas größer zusammen.
Fangen Sie dabei einfach an und das gute an den Post It´s ist, dass sie es jederzeit ändern können. Deshalb ist meine Empfehlung für den Start: MACHEN SIE ES SO EINFACH WIE MÖGLICH! Anpassen und verändern können Sie dann noch immer.
Sie können dafür z.B. auch mit der Makigami Methode den Prozess erfassen oder eine einfacherer Form der Visualisierung einsetzen, um das Process Mapping durchzuführen. Wichtig ist nur, dass Sie es für Ihren Zweck hilfreich visualisieren.
3. Analysieren Sie jeden Schritt
Stellen Sie nun fest, wo Zeit verschwendet wird oder wo etwas verbessert werden kann. Um die Prozessoptimierung im Büro einfach zu halten, sollten Sie sich für den Anfang nicht zu viel vornehmen. Hier die wirksamsten 3 Ideen wie Sie die Probleme im Prozess schnell und einfach finden und an der richtigen Stelle ansetzen:
- Fragen Sie Ihr Team bei welcher Aktivität bzw. Tätigkeit Schwierigkeiten austreten und lassen Sie das Problem einfach auf einer Skala von 1= kein Problem bis 10= unser größtes Problem hier bewerten. Es geht jetzt nicht darum wissenschaftlich fundiert die Skala zu deuten, es geht darum schnell und einfach die Probleme bzw. Potenziale zu identifizieren
- Drehen sie die Sichtweise um. Einer meiner Lieblingsfragen in den Workshops. Welches Problem, welche Schwierigkeit oder welche Tätigkeit, die aktuell gemacht wird, sollte unser Kunden niemals sehen? So ändern Sie den Blickwinkel und manchmal ist es auch sehr lustig und amüsant welche Punkte genannt werden und welche Begründungen dann daraus folgen. Testen Sie es einfach aus – ich wette Sie werden auch überrascht sein
- Noch ein Geheimtipp von mir. Jeder darf einen Vorschlag machen, welcher Prozessschritt unbedingt verbessert werden soll ABER es darf nicht der eigenen Prozessschritt sein. So schaffen Sie langsam eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung. Oft sehen wir Teilprozesse und Abläufe, die nicht gut funktionieren, aber wir sagen einfach nichts. Damit brechen Sie zumindest etwas das Eis und sorgen für gegenseitige Unterstützung im Team, indem sich das Team auch gegenseitig hilft. Bei diesem Schritt müssen Sie sehr vorsichtig vorgehen und auf die Art der Kommunikation achten. Wenn alles „im Rahmen unter Freunden“ bleibt sind Sie auf dem richtigen Weg.
4. Auf Grundlage der Analyse Optimierungen beginnen
Nun können Sie die Optimierungen beginnen. Für den Start würde ich Ihnen aber empfehlen, mit etwas einfacheren Problemen zu starten. Es gibt immer “einfachere” Probleme – es war zumindest in jeder Prozessanalyse bis jetzt so und das wird auch immer so bleiben – Sie wissen doch, manchmal gibt es schöne „QUICK WINS“ und es wird bei Ihnen wahrscheinlich auch nicht anders sein. Es ist nicht der perfekte und 100% effektivste SUPER WEG, aber wir sprechen in diesem Blog über Prozessoptimierung im Büro für JEDEN.
Wenn es schwierig wird, können Sie mich dann ja noch immer dazu holen.
5. Messen Sie den Erfolg der Optimierung und die Wirksamkeit
Oft sagen wir ja ZDF statt ARD – ich hoffe Sie wissen was damit gemeint ist. Aber wie können wir nun die Wirksamkeit und den Erfolg bei der Prozessoptimierung im Büro nachweisen?
Der einfache Weg:
Sie fragen Ihr Team in regelmäßigen Abständen nach der „gefühlten“ Verbesserung der Prozesse in Ihrem Bereich. Mit regelmäßig meine ich dabei aber mindestens 1x/alle 14 Tage. Für den Start ausreichend, wenn Sie es wirklich regelmäßig machen und nicht nach 2 Monaten aufgeben.
Der elegante Weg:
Sie überlegen sich eine konkrete Kennzahl, die Sie verbessern wollen. Es könnte eine Vielzahl an Kennzahlen sein, die für Sich aktuell wichtig sind. Haben Sie ein Problem mit der Bearbeitungsdauer, so versuchen Sie diese messbar zu machen. Haben Sie ein Problem mit Rückfragen, versuchen Sie die Anzahl der Rückfragen zu messen. Haben Sie ein Problem mit der Durchlaufzeit, versuchen Sie die Durchlaufzeit vom Eingang bis Ausgang messbar zu machen. Bleiben Sie aber fokussiert und nehmen Sie sich nur eine Kennzahl gezielt vor und machen Sie diese Kennzahl sichtbar. Was immer dabei hilft ist Ihr Team zu fragen wie Sie diese Kennzahle messbar machen können und/oder welche Kennzahl aufzeigen könnte, ob der Teilprozess verbessert wird. Da kommen immer die besten Ideen!
Der professionelle Weg:
Sie haben ein Kennzahlenboard und haben den Prozess visualisiert und für jeden zugänglich aufgesetzt. Sie haben regelmäßig Teammeetings, wo auch diese Themen besprochen, verfolgt und diskutiert werden. Sie verfolgen die Maßnahmenumsetzung genauso wie die Entwicklung der Kennzahlen und leiten im Team die notwendigen Schritte ab, um dem Ziel näher zu kommen. Vielleicht können Sie ja sogar einen OKR Coach mobilisieren, um diese Wirksamkeitsreise professionell und strukturiert zu begleiten.
Nun entscheiden Sie welchen Weg Sie dabei gehen wollen. Bedenken Sie jedoch, dass alles was erzwungen ist, nun bedingt Freude bereitet und wir oft zuerst Vertrauen in die Umsetzung und Optimierung gewinnen müssen bzw. dafür sorgen sollten.
Ein guter Freund und geschätzter Kollege von mir sagt immer “Ist die Stimmung gut, ist das Ergebnis gut”, daher behalten Sie den Fokus auf der Optimierung UND auch auf der Stimmung im Team und gehen Sie dabei Ihre individuelle Geschwindigkeit bei der Umsetzung.
Hinweis aus der Praxis an dieser Stelle
Ist die Optimierung eines Prozesses wirklich wichtig für Sie, werden Sie alle notwendigen Optimierungen innerhalb von 100 Tagen umsetzen. Klingt herausfordernd, JA das ist es! Es gibt Firmen, die schaffen es in 48h ein Hotel zu errichten, daher denke ich, es ist keine Herausforderung wenn man es wirklich will!
6. Die Schritte 2-5 erneut durchlaufen
Wiederholen Sie die Schritte 2-5, bis Sie Ihr gewünschtes Ergebnis erreicht haben und schnappen Sie sich den nächsten Prozess! Wenn Sie hier angekommen sind, ist es an der Zeit die Prozessoptimierung dauerhaft zu verankern. Wie machen Sie das? Sie müssen lediglich konsequent die Schritte 2 bis 5 wiederholen und so in kleinen Schritten ihre eigene Prozessoptimierung und Erfolgsgeschichte zu schrieben.
Denken Sie ganz kurz nach und stellen Sie sich diese Frage: „Wie viel Zeit investieren Sie in die Optimierung Ihrer Prozesse und in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter genau zu diesem Zweck?“. Die meisten meiner Kunden versuchen selbst die Prozesse zu verbessern durch den Einsatz von Technologien und bestimmten Programmen. Leider vergessen dabei die meisten, dass die kreativen Problemlöser im eigenen Team sitzen. Sie müssen nur befähigt und eingebunden werden und wenn es Ihnen gelingt eine gemeinsame Mission und einen Sinn dafür zu entwickeln, warum es wichtig ist, dann wird diese Optimierungsrakete und den gemeinsamen Erfolgsweg keiner mehr aufhalten können. Teilen Sie Erfolg, denn nur gemeinsam ist Erfolg am schönsten!
Fazit:
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Organisationen wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wer sein Unternehmen nicht kontinuierlich weiterentwickelt, geht ein hohes Risiko ein, in einen Stillstand oder sogar Rückschritt zu geraten. Die Optimierung von Prozessen ist in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, denn viele von uns sind mit dem Tagesgeschäft so stark beschäftigt, dass wir einfach nicht in der Lage sind, nach Wegen zu suchen, wie wir langweilige Prozesse effizienter gestalten können. Glücklicherweise gibt es einfache Prozessoptimierungen, die jeder – vom Berufsanfänger bis hin zur Führungskraft – mit ein wenig Mut und dem Fokus auf Verbesserungen nutzen kann.
Fangen Sie klein an, wenn Sie müssen, aber fangen Sie jetzt an, bevor Sie von Ihren Marktbegleitern überholt werden und dann an diesen Blog zurückdenken! Sie wissen doch – „NICHT DIE GROßEN ÜBERHOLEN DIE KLEINEN, SONDERN DIE SCHNELLEN DIE LANGSAMEN“!
Dieser Operational Excellence Ansatz ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Jeder sollte in der Lage sein, seine eigenen Prozesse zu optimieren und für sich eine eigene Vorgehensweise zur Prozessoptimierung zu entwickeln. Nicht nur Manager, die oft zu sehr mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Einfache Prozessoptimierungen können von jedem durchgeführt werden – es erfordert Mut, Konzentration und den Willen, etwas Besseres zu schaffen, um nachhaltige Gewinne zu erzielen und gleichzeitig die Zufriedenheit zu erhöhen.
Wenn Sie jetzt nicht damit beginnen oder warten, bis “es Zeit ist”, dann ist es vielleicht schon zu spät!
Ich hoffe sie haben jetzt einen guten Überblick erhalten, wie Sie selbst die Prozessverbesserung durchführen können. Es ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Es gilt für Steuerberater, Architekturbüros, ganz besonders für Ämter 😉 und eigentlich für alle Vorgänge und Aufgaben, die wir am PC durchführen.
Wie Sie auch mit dieser Checkliste das Potenzial entdecken können.
Sie können sich auch einfach an einem guten Platz im Büro positionieren, von dem Sie viele Prozesse und Abläufe beobachten können und einfach nur beobachten was wirklich passiert.
Einige nennen diese Übung “Kreidekreisübung“, denn Sie stehen wie in einem “Kreidekreis” und beobachten die Unterbrechungen, die Ablenkungen, die Rückfragen, lange Wege, ungünstige Bewegungen und vieles mehr.
Diese Verschwendungssuche im Büro gehört zu den wirksamen Methoden der Prozessoptimierung und es ist auch ohne Anleitung möglich, die Prozesse zu sehen identifizieren, die nicht perfekt laufen. Sie können dazu auch die Checkliste nutzen, die im Downloadbereich unter Vorlagen zu finden ist.
Damit haben Sie eine Struktur zur Erfassung der Verluste, die Sie im Bereich identifizieren.
Sie erfassen dabei einfach alles was Ihnen “komisch” und nicht “perfekt” erscheint und die Checkliste mit den Rubriken soll Ihnen einige Anregungen und etwas Anschubhilfe geben.
Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren wollen, und eine professionelle Unterstützung bei der Umsetzung von Lean Administration benötigen, bin ich da und helfe Ihnen dabei! Ganz gleich, ob Sie die Geschwindigkeit Ihres Prozesses durch die Beseitigung unnötiger Schritte erhöhen oder die Kosten durch die Eliminierung von verschwenderischen Ausgaben senken möchten, ich werden Sie bei jedem Schritt begleiten, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Kontaktieren Sie mich oder rufen Sie mich noch heute an und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir das verbessern können, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist – Zufriedenheit, Zeit und Geld!
Hilfreiche Methoden und weitere Quellen
Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema Priorisierung und möchte erfahren was dabei zu beachten ist, dann sollten Sie sich auch dazu einen Überblick verschaffen und diesen sehr interessanten Artikel dazu lesen.
Sie möchten Ihr komplettes Geschäftsmodell untersuchen und Ideen zur Weiterentwicklung finden? Dann sollen Sie auch das Thema Business Model Canvas etwas beleuchten und vielleicht finden Sie damit noch einen guten Ansatz zur Weiterentwicklung im Büro.
Oder Sie könnten auch im Team die Zeitdiebe identifizieren und dann an diesen Punkten ansetzen, um sinnvolle Verbesserungen abzuleiten.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und viel Spaß dabei.
