Die Anleitung zur Priorisierung wie ein Profi

Du stehst vor einer Fülle von Aufgaben, Projekten und Verantwortlichkeiten, sowohl im Beruf als auch im Privatleben. Die Kunst der Priorisierung kann den entscheidenden Unterschied zwischen einem überwältigten, gestressten Leben und einem Leben in Balance und Gelassenheit ausmachen. In diesem Artikel wirst du lernen, wie du wie ein Profi priorisieren kannst, um deine Produktivität zu steigern und deine Ziele zu erreichen bzw. deine Aufgaben gut zu managen. Wir werden die Grundlagen der Prioritäten, die Bedeutung dahinter und die besten Methoden für verschiedene Lebensbereiche erkunden. Mach dich bereit, Priorisierung zu deinem mächtigsten wirksamen Werkzeug und einer besonderen Kompetenz zu entwickeln.

Was versteht man unter Priorisieren?

Priorisieren ist viel mehr als nur das Setzen von Aufgaben auf eine To-Do-Liste. Es ist die Kunst, herauszufinden, welche Aufgaben oder Projekte die größte Wirkung haben und sie entsprechend zu ordnen. Es bedeutet, bewusst zu entscheiden, wie du deine begrenzte Zeit und Energie einsetzen möchtest. Es geht darum, deine Ressourcen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass du die wichtigen Dinge zuerst erledigst. Es geht also bei dieser Frage immer um das WAS und weniger um das WIE.

Warum Priorisierung?

Die Frage ist: Warum ist das Setzen von Prioritäten so wichtig? Egal, ob du berufliche Ziele verfolgst, im Studium erfolgreich sein möchtest oder ein erfülltes Privatleben suchst, die Priorisierung von Aufgaben ist der Schlüssel zum Erfolg. Sie hilft dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Zeitverschwendung zu vermeiden und stressige Überlastungen zu reduzieren. Dadurch kannst du klarer denken, bessere Entscheidungen treffen und deine Ziele mit Effizienz erreichen. Wir können dazu auch sagen, dass es uns hilft „Ordnung“ in den Gedanken und den Aufgaben zu schaffen, damit wir unseren Fokus wieder finden und verstehen was wirklich wichtig ist.

Allgemein gültige Vorgehensweise zur Priorisierung

Du möchtest wie ein Profi priorisieren? Eine bewährte Vorgehensweise umfasst:

1. Ziele setzen: Definiere klare Ziele, sowohl kurz- als auch langfristig. Diese Ziele helfen dir immer in der Überprüfung deiner Gedanken, Aufgaben, Projekte und Idee. Ohne Ziel gibt es immer zu viele mögliche Wege und das ist dann das Kernproblem dabei.
2. Aufgaben identifizieren: Liste alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf. Im zweiten Schritt solltest du alle Aufgaben auflisten, die aktuell in deinem Kopf, in deinen Listen und deinen Gedanken rumschwirren. Einfach unstrukturiert aufschreiben.
3. Wichtigkeit bewerten: Bewerte, wie wichtig jede Aufgabe für deine Ziele ist. Hier kannst du nun deine Priorisierungskriterien definieren. Das ist der wichtigste Schritt dabei, denn es macht einen großen Unterschied, ob PRODUKTIVITÄT, KOSTENVORTEILE, KOMPETENZENTWICKLUNG, ZUFRIEDENHEIT oder etwas ganz anderes aktuell WICHTIG ist.
4. Dringlichkeit festlegen: Berücksichtige, wie schnell jede Aufgabe erledigt werden muss. Nun solltest du eine einfache Skala für Dringlichkeit für dich definieren. Damit es einfach bleibt, ist eine Unterteilung in diesen 4 Abstufungen hilfreich:
   a) in den kommenden 3 Tagen
   b) in den nächsten 1-2 Wochen
   c) in den kommenden 1-3 Monaten
   d) in den kommenden 6-12 Monaten
5. Ressourcen berücksichtigen: Beachte Zeit, Energie und andere Ressourcen. Schätze nun ganz grob ab, welche Ressource du dafür benötigen würdest und wie weit diese Ressourcen zur Verfügung stehen bzw. wie du diese Ressourcen organisieren kannst. Notiere auch diese Einschätzung zu den Aufgaben.
6. Prioritäten festlegen: Ordne Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit, Dringlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit. Nun kannst du diese 3 Dimensionen auswerten und für dich nach deiner Logik sortieren. Zuerst sollte aber immer die WICHTIGKEIT kommen, denn diese Dimension erzeugt den Mehrwert für deine Zielerfüllung.

Warum Priorisierungskriterien so wichtig sind

Priorisierungskriterien sind der Schlüssel zur objektiven und effektiven Festlegung der wichtigsten Aufgaben. Sie ermöglichen es dir, Aufgaben rational zu bewerten und subjektive Entscheidungen zu minimieren. Diese Kriterien können je nach Kontext variieren und sie sollten immer auf deine Ziele und Werte abgestimmt sein. Du solltest dir also überlegen, wonach wirklich priorisiert wird und erst dann zum Schritt 4. Dringlichkeit übergehen.

Die besten 5 Priorisierungsmethoden als Führungskraft

Als Führungskraft stehen dir spezielle Herausforderungen bevor. Hier sind fünf effektive Priorisierungsmethoden, die dir helfen können:

1. Eisenhower-Matrix: Die Eisenhower-Matrix hilft Führungskräften, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Das ermöglicht es, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen echten Einfluss auf langfristige Ziele haben.
2. WSJF-Methode (Weighted Shortest Job First): Die WSJF-Methode priorisiert Aufgaben anhand ihres potenziellen wirtschaftlichen Nutzens und der zeitlichen Umsetzbarkeit, was für Führungskräfte besonders wichtig ist, da sie Ressourcen optimal zuweisen müssen.
3. ICE-Scoring (Impact, Confidence, Ease): Mit ICE-Scoring bewerten Führungskräfte Aufgaben nach ihrem potenziellen Einfluss, dem Vertrauen in ihre Umsetzbarkeit und dem Aufwand. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.
4. Priorisierungs-Poker: Das Priorisierungs-Poker bezieht Teammitglieder in den Prozess ein. Führungskräfte und Teams setzen Prioritäten gemeinsam, indem sie Einschätzungen und Diskussionen nutzen.
5. Buy A Feature: Führungskräfte können Buy A Feature nutzen, um Prioritäten in Produktentwicklung oder Projekten zu setzen. Es ermöglicht, “Funktionen” basierend auf ihrer geschätzten Wichtigkeit zu “kaufen”, um Ressourcen effektiv zu verteilen.

Die besten 5 Priorisierungsmethoden als Student

Studenten haben oft vielfältige Aufgaben. Hier sind fünf Priorisierungsmethoden, die dir als Student helfen können:

1. Die Pomodoro-Technik: Die Pomodoro-Technik hilft Studenten, ihre Zeit in produktive Intervalle aufzuteilen, gefolgt von kurzen Pausen. Sie fördert die Konzentration und verhindert Prokrastination.
2. ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode (Aufgaben, Länge, Puffer, Entscheidung, Nachkontrolle) hilft, Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen, was insbesondere für Studenten mit vielen Projekten und Prüfungen nützlich ist.
3. Ivy Lee Methode: Die Ivy Lee-Methode besteht darin, sechs wichtige Aufgaben für den nächsten Tag auszuwählen und nach ihrer Priorität zu ordnen. Sie unterstützt Studenten dabei, den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben zu legen.
4. Semesterplanung: Die Planung des Semesters ermöglicht es Studenten, alle Prüfungen, Projekte und Fristen zu überblicken, um ihre Zeit effizient zu organisieren und Stress zu vermeiden.
5. Kanban Board: Ein Kanban-Board ist eine visuelle Methode, um Aufgaben und deren Status zu verfolgen. Es hilft Studenten, den Überblick zu behalten und Prioritäten klar zu erkennen, insbesondere in Gruppenprojekten oder bei umfangreichen Studienaufgaben.

Die besten 5 Priorisierungsmethoden für das Privatleben

Auch im Privatleben ist diese Arte der Fokussierung sehr entscheidend. Hier sind fünf Methoden, um dein Privatleben zu organisieren:

1. Systemisches Konsensieren: Diese Methode ist nützlich, wenn in der Familie oder in Partnerschaften gemeinsame Entscheidungen getroffen werden müssen. Systemisches Konsensieren ermöglicht es, Kompromisse zu finden und die Priorität von Aktivitäten auf faire Weise festzulegen.
2. Wochen- und Monatsplanung: Die Planung von Wochen und Monaten ermöglicht es, Freizeitaktivitäten, Termine und persönliche Ziele zu organisieren. Dies verhindert, dass du dich von spontanen Ablenkungen überwältigen lässt.
3. To-Do-Listen: Das Erstellen von To-Do-Listen für persönliche Ziele und Aufgaben hilft, den Überblick zu behalten und schafft ein Gefühl der Erfüllung, wenn Aufgaben erledigt werden.
4. Dotmocracy Methode: Dotmocracy ist nützlich, wenn du Entscheidungen in Gruppen oder Beziehungen im Privatleben triffst. Jeder kann Punkte oder “Stimmen” vergeben, um die Priorität von Aktivitäten oder gemeinsamen Zielen festzulegen.
5. Selbstfürsorge: Die Selbstfürsorge-Methode betont die Wichtigkeit, Zeit für deine Gesundheit und dein Wohlbefinden zu priorisieren. Dies umfasst regelmäßige Bewegung, ausgewogene Ernährung und ausreichenden Schlaf, um dich im Privatleben gesund und glücklich zu halten.

Zusammenfassung und Ausblick

Herzlichen Glückwunsch! Du hast gerade eine leistungsstarke Reise zur Effektivität und zur Kunst, wie ein Profi zu priorisieren, hinter dich gebracht. Du bist jetzt bestens gerüstet, um in jedem Lebensbereich Prioritäten zu setzen, sei es im Beruf, im Studium oder in deinem Privatleben.

Aber lass uns eins klarstellen: Wissen allein ist wertvoll, doch die Umsetzung ist der Schlüssel. Wenn du noch weiter gehen möchtest und die Prinzipien der Priorisierung wirklich in die Tat umsetzen möchtest, dann bin ich hier, um dir zu helfen.

Als Experte für Teamkonzepte und Formate zur Steigerung der Effektivität von Teams im Unternehmen, biete ich maßgeschneiderte Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse deiner Organisation zugeschnitten sind. Effektivität und Ausrichtung sind der Schlüssel zum Erfolg, und ich stehe bereit, dein Team auf dem Weg zur Exzellenz zu begleiten.

Bereit, den nächsten Schritt zu gehen?

Lass uns gemeinsam daran arbeiten, wie du und dein Team wie Profis priorisieren können. Kontaktiere mich oder plane selbst ein unverbindliches Gespräch zu diesem Thema über meinen Kalender ein.

Und für alle anderen – Viel Spaß und Erfolg auf dem Weg zum Priorisierungsprofi!