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Optimieren Sie Ihr Geschäftsmodell mit den Business Model Canvas Fragen zu den 9. Schlüsselelementen

In der Welt des Unternehmertums und der Geschäftsstrategie ist das Business Model Canvas zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Es ist die Landkarte, die Sie benötigen, um Ihr Geschäftsmodell zu entwerfen, zu überarbeiten und zu perfektionieren. Doch wie erreichen Sie das? Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Geschäftsmodell auf dem richtigen Weg ist und den Herausforderungen der heutigen sich ständig verändernden Wirtschaftswelt standhält?

Hier finden Sie eine sehr hilfreiche Ressource: mehr als 100 gezielte Fragen zu den neun Schlüsselelementen des Business Model Canvas. Diese Fragen werden nicht nur Ihre Denkweise verändern, sondern Ihnen auch dabei helfen, Ihr Geschäftsmodell zu analysieren, zu verstehen und zu verbessern. Ob Sie ein motivierter Unternehmer sind, der gerade sein erstes Geschäftsmodell entwirft, oder ein erfahrener Manager, der nach Möglichkeiten zur Optimierung sucht – diese Business Model Canvas Fragen werden Ihre Perspektive erweitern und Ihnen neue Möglichkeiten eröffnen.

Unsere Reise beginnt mit einer intensiven Suche nach Potenzialen in den neun Schlüsselelemente des Business Model Canvas: Kundensegmente, Wertangebot, Vertriebskanäle, Kundenbeziehungen, Einnahmequellen, Schlüsselressourcen, Schlüsselaktivitäten, Schlüsselpartner und Kostenstruktur. Wir werden jedes Element im Detail untersuchen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fragen stellen und die richtigen Antworten finden. Denn nur so können Sie Ihr Geschäftsmodell perfektionieren und auf nachhaltigen Erfolg ausrichten.

Business Model Canvas Fragen zu den Kundensegmenten

1. Wer sind unsere Hauptkunden und was sind ihre Bedürfnisse und Wünsche?
2. Welche Kundengruppen möchten wir ansprechen und welche Bedürfnisse haben sie?
3. Was unterscheidet unsere Zielkunden von anderen potenziellen Kunden?4. Wie können wir unsere Kunden in unterschiedliche Segmente einteilen?
5. Welche Probleme haben unsere Kunden und wie können wir sie lösen?
6. Wie können wir unsere Kunden durch personalisierte Angebote ansprechen?
7. Wie können wir das Verhalten unserer Kunden analysieren, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen?
8. Welche Trends und Veränderungen beeinflussen das Kaufverhalten unserer Kunden?
9. Welche technologischen Präferenzen haben Ihre Kunden, und wie könnten Sie sie aufgrund ihres Technologieeinsatzes segmentieren?
10. Gibt es saisonale oder zeitliche Faktoren, die zur Segmentierung Ihrer Kunden verwendet werden könnten, z.B. saisonale Käufer oder zeitlich begrenzte Bedürfnisse?

Business Model Canvas Fragen zum Wertangebot

1. Was sind die wichtigsten Eigenschaften und Merkmale unseres Produkts oder Dienstleistung?
2. Welchen Nutzen und Mehrwert bieten wir unseren Kunden bzw. welche spezifischen Probleme oder Herausforderungen Ihrer Kunden löst Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung??
3. Was unterscheidet unser Angebot von dem unserer Wettbewerber?
4. Welche Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kunden erfüllt Ihr Angebot?
5. Wie können wir die Qualität unseres Angebots verbessern?
6. Welche emotionalen oder sozialen Vorteile bietet Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung?
7. Wie können wir unser Angebot innovativ gestalten?
8. Wie können wir unser Angebot durch technologische Fortschritte verbessern?
9. Wie können wir unser Angebot durch Kundenfeedback optimieren?
10. Wie können wir unser Angebot auf die sich ändernden Bedürfnisse des Marktes ausrichten?

Business Model Canvas Fragen zu den Vertriebskanälen

1. Wie erreiche ich meine Kunden am besten?
2. Welche Kanäle nutze ich für Marketing und Vertrieb?
3. Welche Vertriebskanäle nutzen wir, um unser Angebot zu verkaufen?
4. Welche Vertriebskanäle sind für unsere Kunden am attraktivsten?
5. Wie können wir unsere Vertriebskanäle optimieren, um unseren Umsatz zu steigern?
6. Wie können wir unsere Vertriebskanäle skalieren, um mehr Kunden zu erreichen?
7. Wie können wir unsere Vertriebskanäle automatisieren, um effizienter zu arbeiten?
8. Welche Partnernetzwerke können uns dabei helfen, unsere Vertriebskanäle zu erweitern?
9. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um Kundenfeedback zu erhalten?
10. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um unser Angebot zu verbessern?
11. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um unsere Marke zu stärken?
12. Wie können wir unsere Vertriebskanäle nutzen, um neue Marktchancen zu identifizieren?

Business Model Canvas Fragen zu den Kundenbeziehungen

1. Wie können wir eine dauerhafte Beziehung mit unseren Kunden aufbauen und pflegen?
2. Welche Art von Kommunikation bevorzugen unsere Kunden?
3. Welche Kunden möchten wir regelmäßig kontaktieren und welche nicht?
4. Wie können wir unsere Kunden über neue Produkte oder Dienstleistungen informieren?
5. Wie können wir den Kundenservice verbessern, um eine bessere Kundenbeziehung aufzubauen?
6. Wie können wir die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden besser verstehen?
7. Welche Arten von Kundenfeedback nutzen wir zur Verbesserung unserer Dienstleistungen?
8. Wie können wir unsere Kundenbindung verbessern?
9. Welche Kunden brauchen spezielle Aufmerksamkeit oder Unterstützung?
10. Wie können wir eine personalisierte Erfahrung für unsere Kunden schaffen?
11. Wie gehe ich mit Kundenfeedback um?
12. Wie wichtig ist Kundenservice für mein Geschäft?
13. Wie viel Zeit und Ressourcen muss ich in Kundenbeziehungen investieren?
14. Welche konkreten Aktivitäten wollen wir in den einzelnen Phasen des Sales Funnels durchführen?

Business Model Canvas Fragen zu den Einnahmequellen

1. Wie generiere ich Einnahmen?
2. Welche Preise verlange ich für meine Produkte/Dienstleistungen?
3. Wie viel sind Kunden bereit zu zahlen?
4. Welche Einnahmequellen sind am profitabelsten?
5. Welche Preisstrategie wenden wir an, um unsere Einnahmen zu maximieren?
6. Welche Produkte oder Dienstleistungen haben die höchste Marge und bringen die meisten Einnahmen?
7. Gibt es saisonale Schwankungen in unseren Einnahmen? Wenn ja, wie können wir diese ausgleichen?
8. Welche Zahlungsmethoden akzeptieren wir und gibt es dabei Einschränkungen oder Gebühren?
9. Haben wir unterschiedliche Preise für verschiedene Kundensegmente oder Kundenbeziehungen?
10. Wie können wir wiederkehrende Einnahmen generieren (z.B. Abonnements, Serviceverträge)?
11. Gibt es Cross-Selling- oder Up-Selling-Möglichkeiten, um unsere Einnahmen pro Kunde zu erhöhen?
12. Welche Rabatte oder Angebote können wir unseren Kunden machen, ohne dabei unsere Einnahmen zu gefährden?
13. Wie können wir unsere Preise anpassen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen oder unsere Positionierung im Markt zu verbessern?
14. Haben wir eine klare Vorstellung davon, welche Einnahmequellen in Zukunft für uns am wichtigsten sein werden und wie werden wir darauf hinarbeiten?

Business Model Canvas Fragen zu den Schlüsselressourcen

1. Welche Ressourcen benötige ich für mein Geschäft?
2. Welche Mitarbeiter benötige ich und welche Fähigkeiten müssen sie haben?
3. Welche technischen Ressourcen benötige ich?
4. Welche Ressourcen benötigen wir, um unser Wertangebot zu erbringen?
5. Welche Technologie benötigen wir für den Betrieb?
6. Welche Ressourcen sind für den Betrieb unverzichtbar?
7. Welche Ressourcen sind für die Entwicklung von neuen Produkten oder Dienstleistungen notwendig?
8. Wie können wir sicherstellen, dass wir die benötigten Ressourcen rechtzeitig und zu einem angemessenen Preis erhalten?
9. Welche Ressourcen sind knapp und benötigen deshalb zusätzliche Absicherungen?
10. Wie können wir den Einsatz von Ressourcen optimieren, um unsere Effizienz zu steigern?
11. Welche Ressourcen sind für die Qualität unserer Produkte oder Dienstleistungen entscheidend?

Business Model Canvas Fragen zu den Schlüsselaktivitäten

1. Welche Aktivitäten müssen ausgeführt werden, um mein Geschäft zu betreiben?
2. Welche Prozesse sind notwendig, um Produkte/Dienstleistungen herzustellen?
3. Welche Aktivitäten sind notwendig, um meine Kunden zu erreichen?
4. Welche Aktivitäten sind notwendig, um meine Kundenbeziehungen zu pflegen?
5. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um das Produkt oder die Dienstleistung herzustellen?
6. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um das Produkt oder die Dienstleistung zu verbessern?
7. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um den Kundenservice zu gewährleisten?
8. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Vertriebskanäle aufrechtzuerhalten?
9. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen?
10. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die IT-Infrastruktur zu verwalten?
11. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Finanzen und Buchhaltung zu verwalten?
12. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Mitarbeiter zu rekrutieren und zu schulen?
13. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die Marke und das Marketing zu pflegen?
14. Welche Tätigkeiten sind notwendig, um die rechtlichen Aspekte des Geschäfts zu berücksichtigen?

Business Model Canvas Fragen zu den Schlüsselpartnerschaften

1. Mit welchen Partnern müssen wir zusammenarbeiten, um unser Angebot zu vervollständigen oder sogar zu verbessern?
2. Welche Kompetenzen und Ressourcen können uns Partner zur Verfügung stellen?
3. Welche Art von Partnerschaften sind notwendig, um in unser Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein?
4. Welche Partner können uns dabei helfen, unsere Kosten zu senken?
5. Welche Schlüsselaktivitäten können wir auslagern, um uns auf unsere Kernkompetenzen zu konzentrieren?
6. In welchen Bereichen können wir von den Erfahrungen anderer Unternehmen oder Branchen profitieren?
7. Wie können wir Synergien mit unseren Partnern schaffen, um gemeinsam Mehrwert zu schaffen?
8. Welche Partner können uns dabei helfen, neue Kundensegmente zu erschließen?
9. Welche Partner können uns dabei helfen, neue geografische Märkte zu erschließen?
10. Wie können wir sicherstellen, dass wir eine langfristige und stabile Beziehung zu unseren Partnern aufbauen?

Business Model Canvas Fragen zu den Kostenstrukturen

1. Welche Kosten fallen für die Produktion oder Erbringung der Dienstleistung an?
2. Wie hoch sind die Kosten für den Einkauf von Rohstoffen, Materialien oder Dienstleistungen?
3. Wie viel Geld wird für die Instandhaltung von Maschinen und Ausrüstung benötigt?
4. Welche Kosten entstehen für die Anmietung oder den Kauf von Räumlichkeiten?
5. Wie hoch sind die Personalkosten und welche Positionen müssen besetzt werden?
6. Welche Kosten entstehen durch die Nutzung von Technologie und Software?
7. Wie viel Geld muss für die Werbung und Vermarktung des Unternehmens ausgegeben werden?
8. Welche Kosten entstehen durch die Zusammenarbeit mit Partnern oder Lieferanten?
9. Wie hoch sind die Kosten für die Lagerung von Produkten oder Materialien?
10. Welche Versicherungen müssen abgeschlossen werden und mit welchen Kosten ist zu rechnen?
11. Welche Rücklagen müssen gebildet werden?
12. Welche Steuermodell müssen berücksichtigt werden und haben wir Möglichkeiten diese zu optimieren?

In der Welt des Unternehmertums und der Geschäftsstrategie sind die entscheidenden Fragen oft noch wichtiger als die Antworten. Sie stehen jetzt vor einer tiefgehenden Reise, auf der Sie die richtigen Fragen stellen werden – Fragen, die Ihnen dabei helfen werden, die DNA Ihres Geschäftsmodells zu entschlüsseln, seine Stärken zu erkennen und seine Schwächen zu identifizieren. Wir haben uns den Business Model Canvas angesehen und die Schlüsselelemente, die jedes erfolgreiche Geschäftsmodell ausmachen, genauer betrachtet.

Die Fragen, die Sie sich stellen können, sind der Schlüssel zur Analyse und Optimierung Ihres Geschäftsmodells. Sie helfen Ihnen dabei, die richtigen Kunden zu identifizieren, Ihr Wertangebot zu schärfen und sicherzustellen, dass Sie auf alle relevanten Aspekte Ihres Unternehmens achten. Mit diesen Fragen können Sie Ihr Geschäftsmodell in die richtige Richtung lenken, sei es, um ein neues Unternehmen zu gründen oder ein bestehendes Geschäftsmodell zu transformieren.

Denken Sie daran, die Geschäftswelt dreht und ändert sich permanent. Neue Trends, Technologien und Kundenbedürfnisse entstehen ständig. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihr Geschäftsmodell regelmäßig überprüfen und anpassen. Die Fragen, die Sie heute kennengelernt haben, sollten zu einem festen Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie werden. Setzen Sie sich also einen Termin im Kalender und führen sie diese Aufgabe regelmäßig durch.

Die Analyse und Optimierung Ihres Geschäftsmodells ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Indem Sie die richtigen Fragen stellen und nach den Antworten such, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen immer am Puls der Zeit bleibt und erfolgreich wächst.

Ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen dabei geholfen hat, die Bedeutung der Fragen für Ihr Geschäftsmodell zu erkennen. Nutzen Sie sie als Leitfaden, um Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu heben und erweitern Sie diese Fragen. Bauen Sie also eine eigene Frageliste auf. Das wichtigste ist, seien Sie ehrlich, kritisch und wie ein Detektiv. Freuen Sie sich über jedes gefundene Potenzial. Ihre Kunden und Ihr Erfolg werden es Ihnen danken.

Business Model Canvas ist nur ein Tool – der Erfolg hängt wie immer vom MACHEN ab und nicht vom drüber nachdenken. Viel Erfolg und hoffentlich viele Erkenntnisse.

Weiterführende Tools, die Ihnen bei der Entwicklung neue Ideen und Ansätze für Ihr Geschäftsmodell helfen könnten:
Mit der Dotmocracy Methode können Teams effektiv Ideen bewerten und konstruktive Lösungen erarbeiten, indem sie Punkte verwenden, um Ideen zu sammeln, zu kombinieren, zu sortieren und zu bewerten.

Mit der Empathy Map können Sie die Bedürfnisse und Gedanken Ihrer Zielgruppe besser verstehen und Produkte sowie Dienstleistungen gezielt darauf abstimmen.

Mit der ICE Scoring Methode können Sie Ideen oder Optionen effizient priorisieren und Entscheidungen in Ihrem Team auf einer gemeinsamen Grundlage treffen, indem Sie Indikatoren ermitteln und die Auswahl dadurch unterstützen.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Leads zu bekommen, ohne zum Telefon greifen oder eine E-Mail senden zu müssen? Nun, es gibt sie – und sie heißt Chatbot. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was ein Chatbot ist, wie Sie damit Leads generieren und welche Tipps Sie geben können, damit Ihr Chatbot sich von anderen abhebt. Fangen wir an!

Während sich die technische Revolution immer weiter ausbreitet, haben die digital geprägte Wirtschaft und die Unternehmen innovative Marketing- und Kundendienststrategien und -werkzeuge hervorgebracht. Eines davon ist ein Chatbot, also ein Chat-Roboter, oder was ist damit gemeint?

Da die meisten Verbraucher mittlerweile mehr Zeit vor Bildschirmen und an den mobilen Endgeräten verbringen, haben Unternehmen weltweit diesen Trend für sich genutzt und in die neuesten Tools zur automatisierten Interaktion investiert. Diese Faszination der Kunden für die Digitalisierung kann also dafür genutzt werden, um interessante und effiziente Formen der digitalen Kommunikation zu erweitern. Der Chatbot-Markt wächst rasant und es wird prognostiziert, dass er bis zur Hälfte dieses Jahrzehnts auf 1,25 Milliarden Dollar anwachsen wird. Zu Recht, denn ein Chatbot ist ein Automatisierungstool, dass an der Spitze der Digitalisierung und Automatisierung der Mensch-Computer-Interaktion steht und die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum erheblich steigern und vereinfachen kann.

Haben Sie auch schon mal an so eine Lösung gedacht? Nun, bevor wir erfahren, wie ein Chatbot Ihrem Unternehmen bei der Lead-Generierung helfen kann, lassen Sie uns erkunden, was ein Chatbot ist, welche Arten von Chatbots es gibt, wie sie funktionieren und lassen Sie uns über einige Vorteile sprechen.

Was ist ein Chatbot?

Einfach ausgedrückt, ist ein Chatbot eine speziell entwickelte Automatisierungssoftware, die in der Lage ist, gesprochene und getippte Chats mit Menschen über digitale Endgeräte zu verarbeiten und zu simulieren. Die Interaktion mit einem Chatbot über Online-Messaging-Apps, Foren oder Live-Chat-Pop-ups auf der Website vermittelt den Nutzern das Gefühl, dass sie mit einer echten Person sprechen, während in Wirklichkeit ein Computerprogramm, ein Chatbot, auf sie antwortet.

In der Regel wird ein Chatbot als virtueller Assistent oder automatisierter Kundenbetreuer eingesetzt. Je nach den Designvorgaben kann die Antwort eines Chatbots jedoch von einzeiligen allgemeinen Antworten auf Anfragen bis hin zu personalisierten Antworten reichen. Die Unterschiede im Design gehen einher mit den Unterschieden in der Funktionsweise von Chatbots, weshalb es verschiedene Arten von Chatbots gibt.

Was sind die Arten von Chatbots?

Es gibt eine Vielzahl von Chatbots auf dem Markt, von denen die meisten in zwei Haupttypen unterteilt werden können:

1. Regelbasierte Chatbots
2. Kontextbezogene Chatbots

Regelbasierter Chatbot

Ein regelbasierter Chatbot ist eine weit verbreitete Art einer Chatbot Lösungen, die nach vorher festgelegten Regeln agiert und den Benutzern bestimmte Antworten liefert. Die durch einen regelbasierten Chatbot ermöglichte Interaktion zwischen Mensch und Computer ist genau strukturiert, wobei die Benutzer durch eine Reihe von Optionen klicken, um die gewünschte Antwort oder das gewünschte Ergebnis zu erreichen. 

Da sich ein regelbasierter Chatbot auf Entscheidungsbäume oder Regeln stützt und keine Schlüsse ziehen, aus der Interaktion lernen oder von strukturierten Einstellungen abweichen kann, liegt es in den Händen des Programmierers, den von ihm erzeugten Antworten eine humanistische Note zu verleihen und ihn in die Lage zu versetzen, mit den Benutzern auf eine konversationelle Weise zu interagieren. Regelbasierte Chatbots werden daher in der Regel für einfache Situationen mit geringen Chancen auf Variabilität eingesetzt, wie z. B. beim Kundensupport, bei der Beantwortung häufig gestellter Fragen, wie z. B. Fragen zu Preisen, Angeboten usw., oder für Servicezwecke.

Beispiel für einen regelbasierten Chatbot: Auftragsvergabe-Chatbots

Unternehmen verwenden häufig regelbasierte Chatbots, um ihre Auftragsabwicklung und -vergabe zu automatisieren. Wenn ein Benutzer mit einem Chatbot kommuniziert, um ein beliebiges Produkt, z. B. ein Kleid, zu bestellen, ist der Verlauf der Konversation vordefiniert. Ähnlich wie ein Mensch eine Reihe von Fragen stellt, um eine Bestellung zu bestätigen, zeigt der Chatbot eine Frage nach der anderen an, angefangen bei der Begrüßung und Fragen zu Farb- und Größenpräferenzen bis hin zu Fragen, die das Ausfüllen von Versand- und Zahlungsdetails erfordern.

Nach der logischen Beantwortung des Chatbots kann der Nutzer die Bestellung abschließen und erhält schließlich eine Bestätigungsnachricht, wobei alles vollständig automatisiert ist.

Kontextbezogener Chatbot

Ein kontextbezogener Chatbot, der auch als intelligenter Chatbot bezeichnet wird, ist eine Art von Chatbot, der durch künstliche Intelligenz angetrieben wird, um frei fließende, menschenähnliche Interaktionen mit Nutzern durchzuführen. Im Gegensatz zu regelbasierten Chatbots, die nur bestimmte Antworten liefern, folgt ein kontextbezogener Chatbot Skripten und nutzt natürliche Sprachverarbeitung (NLP – Natural Language Processing), natürliches Sprachverständnis (NLU – Natural Language Understanding) und maschinelles Lernen (ML – Machine Learning), um Sprache, Emotionen, Absichten und Kontext zu verstehen und schließlich relevante und einzigartige Antworten zu generieren. Durch das Verstehen von Kontext und Emotionen können kontextbezogene Chatbots auf unterschiedliche und schwierige Fragen der Benutzer eingehen.

Da diese Art von Chatbots mehr mit den Nutzern interagieren, speichern sie Daten, lernen und erfassen Muster mit Hilfe von NLP, NLU und ML. Anschließend nutzen sie prädiktive Analysen, um personalisierte Nachrichten zu übermitteln, wodurch ihre gesamte Interaktion mit einem Nutzer einer menschlichen Unterhaltung nahe kommt. Aus diesem Grund werden diese Chatbots auch als Conversational Chatbots bezeichnet.

Sie werden vor allem dazu verwendet, um mit Kunden in Kontakt zu treten, menschliche Gespräche zu simulieren, Antworten und Empfehlungen zu geben und auf Anweisungen des Benutzers zu reagieren, z. B. Essen zu bestellen, Nachrichten und Wetterberichte abzurufen, Lieder oder Filme abzuspielen usw., ohne dass ein menschliches Eingreifen auf Seiten des Dienstanbieters erforderlich ist.

Beispiel für einen kontextbezogenen Chatbot: Virtuelle Assistenten und KI-gestützte Chatbots

Die besten Beispiele für kontextbezogene Chatbots sind virtuelle Assistenten wie Google Assistant, Siri von Apple und Alexa von Amazon. Sie werden durch Daten, den Verlauf der Nutzerinteraktionen und -interessen sowie durch prädiktive Analysen gesteuert. Dementsprechend können sie Lieder vorschlagen, relevante und maßgeschneiderte Antworten generieren.

Da kontextbezogene Chatbots außerdem die Informationen und Vorlieben der Nutzer speichern, kehren wir zu unserem regelbasierten Chatbot-Beispiel zurück und bestellen diesmal ein Kleid über einen KI-gesteuerten kontextbezogenen Chatbot.  Wenn wir nach einer Bestellung irgendwann später eine weitere Bestellung aufgeben, fragt uns der kontextuelle Chatbot, ob wir unsere vorherigen Zahlungs- und Einkaufsdaten eingeben möchten. Der Chatbot wird dies dann tun, anstatt uns zu bitten, alle Details erneut einzugeben, was zeigt, dass er die Benutzereingaben lernt.

Ein Chatbot kann zwar unterschiedliche Technologien und Daten verwenden, um Antworten zu generieren, aber zu verstehen, wie ein Chatbot funktioniert, ist entscheidend, um die richtige Art von Chatbot für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.

Wie funktionieren Chatbots eigentlich?

Die Funktionsweise von Chatbots hängt zwar von der Art der Programmierung und der verwendeten Technologie ab, aber im Kern gibt es bei jeder Art von Chatbot zwei Hauptschritte, die die Interaktion mit einem menschlichen Nutzer ausmachen. Diese zwei Schritte sind:

1.            Analyse der Benutzereingaben

Der erste Schritt, den ein Chatbot durchführt, während er funktioniert und menschenähnliche Interaktionen simuliert, ist die Analyse der Anfrage und der Eingaben des Benutzers und das Erkennen seiner Absicht, um passende Aktionen durchzuführen, wie z. B. das Herausziehen relevanter Daten für die Formulierung einer Antwort.

Der Chatbot analysiert die Anfrage des Benutzers mit Hilfe von Entscheidungsbaumregeln, künstlicher Intelligenz (AI), natürlichem Sprachverständnis (NLU), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML).

2.            Relevante Antwortgenerierung

Nach der Analyse der Eingaben des Benutzers arbeitet der Chatbot an der Generierung der geeignetsten Antworten und gibt diejenige zurück, die den Benutzer zufrieden stellt.

Bei der Antwort kann es sich um eine vordefinierte Wortfolge, ausführliche Antworten, Informationen aus einer Wissensdatenbank oder aus dem Interaktionsverlauf des Benutzers, um eine wiederholte Aktion oder manchmal sogar um eine Frage handeln, die die Anfrage des Benutzers verdeutlicht, so dass der Chatbot eine individuellere Antwort generieren kann.

Chatbots nutzen die neuesten Automatisierungs- und Lerntechnologien und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie werden also auch für viel Unternehmen unentbehrlich.

Sie sollten nun einige Vorteile dieser Technologie kennen.

Vorteile von Chatbots für die Unternehmen

Chatbots haben nicht nur einen, sondern gleich mehrere erstaunliche Vorteile und sind in der heutigen, von der Digitalisierung geprägten Wirtschaft und im Handel unverzichtbar geworden. Im Folgenden sind fünf Vorteile aufgeführt, die eine Implementierung von Chatbots für Unternehmen lohnenswert machen.

1.            Verfügbarkeit rund um die Uhr

Im Gegensatz zu Menschen können Chatbots auch ohne Schlaf gut arbeiten und bieten daher einen 24/7-Kundenservice. Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie rund um die Uhr für Kunden da sind und auf deren Anfragen reagieren. 

2.            Geringere Kundenwartezeit

Da Chatbots rund um die Uhr verfügbar sind, verkürzen sie natürlich die Wartezeit der Kunden, zumal sie schnell reagieren, ohne dass die Kunden in Warteschlangen warten oder am Telefon in der Warteschleife bleiben müssen.

3.            Verbesserte Kundeninteraktion

Kontextabhängige Chatbots verbessern die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden interagieren, da Chatbots potenzielle Kunden ansprechen können, indem sie Gespräche initiieren und maßgeschneiderte Empfehlungen auf der Grundlage ihrer Interessen geben.

4.            Geringere Ausgaben für den Kundenservice

Chatbots können einen Großteil des Kundensupports übernehmen, indem sie verschiedene Aufgaben automatisieren, z. B. die Beantwortung von Kundenanfragen, die Beantwortung häufig gestellter Fragen, das Aufgeben von Bestellungen und die Abgabe von Empfehlungen. Infolgedessen reduzieren Chatbots die Ausgaben von Unternehmen für den Kundensupport um 30 %, da sie die Ausgaben für die Einstellung von zusätzlichen Kundendienstmitarbeitern, den Kauf von Telefonen und Ressourcen sowie die Bereitstellung von Räumlichkeiten für diese Mitarbeiter usw. reduzieren können.

5.            Automatisierte Lead-Generierung und Verkaufsprozess

Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie durch die Automatisierung des Verkaufsprozesses die Konversionsraten erhöhen. Chatbots können Leads generieren und die Lead-Qualifizierung verbessern, indem sie Kunden schnell ansprechen und sie versetzen Unternehmen in die Lage, Nutzerantworten ohne größere Investitionen für die Lead-Pflege zu nutzen. Kein Wunder, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen, die KI-gestützte Chatbots einsetzen, besser als viel andere Marktbegleiter hochwertige Leads generieren konnten.

Haben Sie gerade den letzten oben genannten Vorteil gelesen?

👉 Automatisierte Lead-Generierung

Innovative Strategien zur Lead-Generierung, gepaart mit der Leistung eines Chatbots, können Ihr Unternehmen zu neuen Höhen führen. Lassen Sie uns kurz 5 Möglichkeiten ansprechen.

Fünf Wege, wie ein Chatbot die Lead-Generierung erleichtert

Hier sind die Vorteile von Chatbots für die Lead-Generierung oder fünf Möglichkeiten, wie Chatbots verschiedene Prozesse im Zusammenhang mit der Lead-Generierung fördern und Ihnen helfen können, Ihr Geschäft und Ihren Umsatz zu steigern.

1) Ein Chatbot kann einem Unternehmer helfen, die potenziellen Kunden zu identifizieren.

2) Ein Chatbot kann Marketing- und Vertriebsmitarbeitern helfen, die Zielgruppe zu segmentieren und passende Dienstleistungen anzubieten.

3) Ein Chatbot kann einem Unternehmen helfen, die Interaktionen mit Kunden zu vereinfachen, zu beschleunigen und gezielter durchzuführen.

4) Ein Chatbot kann jedes Unternehmen befähigen, bestimmte Prozesse oder Teilprozesse zu vereinfachen, indem manuelle Eingaben und Formulare durch digitale, unkomplizierte Formulare ersetzt werden.

5) Ein Chatbot kann einem Unternehmen dabei helfen, die Websitenbesucher zu informieren und aufzuklären.

Wie kann man Chatbots für die Lead-Generierung nutzen?

Chatbots können den Prozess der Lead-Generierung auf verschiedene Weise erleichtern. Im Folgenden finden Sie sieben wirksame Möglichkeiten, wie Sie mit Chatbots mehr Leads generieren und qualifizieren können.

1.            Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden

Nutzen Sie Ihren Chatbot, um durch Pop-up-Nachrichten und Begrüßungen Gespräche mit Website-Besuchern und potenziellen Kunden zu initiieren und sie einzubinden, um vorherzusagen, welche Interessenten wahrscheinlich zu Kunden werden. So können Sie einfach potenzielle Leads analysieren.

2.            Sammeln Sie Informationen

Nachdem Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt getreten sind, sammeln Sie persönliche, interessenbezogene Daten und Kontaktdaten, um sie für die passenden Marketingaktivitäten und -prozesse zu definieren und dadurch Ihr Unternehmenswachstum zu fördern.

3.            Generieren Sie eine größere Anzahl von Leads

Erhöhen Sie die Anzahl der Leads, die Sie durch Chatbots generieren, indem Sie Begrüßungsnachrichten sowohl an erstmalige als auch an wiederkehrende Besucher Ihrer Website oder Ihres Social-Media-Profils senden. Um sie länger an Ihr Unternehmen zu binden, können Sie Rabattcodes oder Einladungen für die Anmeldung zu bevorstehenden digitalen Veranstaltungen senden, die von zukünftigen Verkäufen, Produkten und Dienstleistungen bis hin zu Webinaren reichen können.   

4.            Zufriedene Kunden

Um die allgemeine Lead-Generierung zu steigern, ist es ebenso wichtig, für die Kunden durch Chatbots einen Mehrwert zu generieren und die Kunden zufrieden zu stellen. Sie können z.B. die Beantwortung ihrer FAQs vereinfachen und die Marketingchancen für Leads erhöhen.

5.            Leads qualifizieren

Nutzen Sie Chatbots, um eine große Anzahl von Leads zu qualifizieren, indem Sie bestimmte Informationen aus den Leads extrahieren und auf dieser Grundlage deren Auswirkungen auf den Verkauf analysieren. Dies kann durch die Formulierung spezifischer Fragen für den Verkaufsprozess Ihres Unternehmens und die Definition von Marketing Qualified Lead (MQL) und Sales Qualified Lead (SQL) erfolgen. 

6.            Leads herausfiltern

Filtern Sie Leads heraus, indem Sie hochinteressante Kunden an die Vertriebsabteilung weiterleiten oder geeignete Produkte oder Dienstleistungen vorschlagen. Was die anderen Nutzer betrifft, so sammeln Sie weiterhin Daten durch weitere qualifizierende Fragen.

7.            Berücksichtigen Sie die Kundenbedürfnisse

Nutzen Sie die Daten, die Sie während dieser Interaktionen sammeln, um Ihr Verständnis für den aktuellen und potenziellen Kundenstamm und den Wert, den sie von Ihnen erwarten, zu verbessern.

Wie man mit Chatbots startet

Wie bei jedem anderen Automatisierungstool ist der Einstieg in die Chatbots nicht schwer. Hier sind einige Schritte, die den Prozess weiter vereinfachen können:

1.            Analysieren Sie und legen Sie klare Ziele fest

Der erste Schritt zur Nutzung eines Chatbots, um Ihrem Unternehmen Vorteile zu verschaffen, besteht darin, alle relevanten und beteiligten Personen einzubinden und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele und Erwartungen herausfinden, wie z. B. die Schaffung qualitativ hochwertigerer Leads, die Qualifizierung weiterer Leads usw., und diese klaren Ziele gemeinsam festlegen und die Umsetzung besprechen.

2.            Berücksichtigen Sie die UX-Präferenzen und Kanäle der Kunden

Stellen Sie die Vorlieben Ihrer potenziellen und aktuellen Nutzer in den Mittelpunkt Ihres Chatbot-Designs und Ihrer Entwicklung. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob Sie Ihren Chatbot auf Ihren Social-Media-Seiten, Messaging-Anwendungen oder auf Ihrer Website einsetzen sollten oder nur auf der Website.

3.            Erstellen Sie einen Plan für Ihre Inhalte

Überlegen Sie, wie Ihre Kunden mit dem Chatbot interagieren sollen, und entwickeln Sie mit Hilfe von Marketing-, Kundendienst- und Vertriebsmitarbeitern Inhalte. Informieren Sie sich über die häufigen Anfragen und Nachrichten, die Social-Media-Manager oder die Kundenbetreuer erhalten. Informieren Sie sich auch über die häufigen Anfragen und Probleme, die Kunden an Kundendienstmitarbeiter richten und darüber, ermitteln Sie was Menschen auf Ihre Website bringt und zu Verkaufsangeboten bewegt. Sie sollten sich auch überlegen, was Ihre Websitenbesucher dann vom finalen Kauf oder einer Buchung abhalten könnte und nutzen Sie die gesammelten Informationen, um eine Wissensdatenbank oder Baumstrukturregeln zu erstellen.

Denken Sie daran, Inhalte für Ihren Chatbot zu entwickeln, wobei sowohl das Interesse Ihrer Kunden als auch Ihre Ziele in Bezug auf den Wert, den Sie vermitteln wollen, im Mittelpunkt stehen sollten.

4.            Beauftragen Sie Entwickler oder nutzen Sie eine Plattform zur Erstellung eines Chatbots

Sobald Sie die Ziele, die Kundenanalyse und die Formulierung der Inhaltsstrategie abgeschlossen haben, können Sie mit dem Entwurf und der Erstellung Ihrer Chatbot-Prozesse beginnen. Dies kann entweder selbst geschehen, indem Sie eine Plattform für die Erstellung von Chatbots wie Pandorabots oder MobileMonkey nutzen, oder Sie können einen Softwareentwickler beauftragen, einen Chatbot für Sie zu erstellen, der auf Ihren Zielen basiert.

5.            Machen Sie Ihren Chatbot unverwechselbar

Da zahlreiche Unternehmen Chatbots auf den Markt bringen, sollten Sie dafür sorgen, dass sich Ihr Chatbot von der Masse abhebt und das Interesse der Kunden weckt, indem Sie ihm einen einzigartigen Namen und eine eigene Persönlichkeit geben.

Indem Sie freundliche und hilfreiche Worte und Antworten einbauen, verleihen Sie dem Chatbot eine menschliche Note und befähigen ihn, mit den Kunden zu interagieren, so dass diese die Interaktionen einen Mehrwert bringt. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihr Chatbot konversationell bleibt und den Nutzern auf bestmögliche Weise hilft.

6.            Gehen Sie live und machen Sie die Interaktionen lohnend und vorteilhaft

Gehen Sie schließlich mit Ihrem Chatbot live und stellen Sie sicher, dass alle Interaktionen leinen Mehrwert bringen. Dies kann geschehen, indem Sie deutlich darauf hinweisen, dass am anderen Ende ein Bot sitzt, damit die Kunden die Grenzen des Chats kennen. Andere Möglichkeiten sind die Einleitung von Konversationen durch interaktive Nachrichten und das Stellen von Kundenfragen, um Konversationen in Gang zu bringen und wichtige Informationen zu sammeln, um die Lead-Generierung zu fördern und zu verstehen, was die Kunden wollen.

Obwohl viele Unternehmen Chatbots einsetzen, gibt es einige Dinge zu beachten, bevor Sie sich in die Welt der Chatbots vertiefen. 

Was ist zu beachten, bevor ein Chatbot installiert wird?

Bevor Sie Geld und Zeit in den Aufbau eines Chatbots investieren, sollten Sie einige Dinge beachten:

1.            Benutzererfahrung und Nutzen

Versetzen Sie sich in die Lage eines Nutzers und beurteilen Sie, ob ein Chatbot hilfreich sein wird, um den Wert zu erzielen, den Sie durch digitale Interaktion erreichen wollen. Wenn die Antwort negativ ausfällt, ist ein Chatbot nicht gut für Ihr Unternehmen, aber wenn sie positiv ausfällt, werden Sie den Mehrwert, den die Verbraucher bzw. Kunden erhalten können, erhöhen.

Denken Sie gleichzeitig an Ihren Kundenstamm und berücksichtigen Sie dessen Vorlieben, um die richtige Art von Chatbot auszuwählen, die auch mit dem Mehrwert übereinstimmt, den Sie zu liefern versuchen.

2.            Künstliche Intelligenz

Die Verwendung von künstlicher Intelligenz mit einem Chatbot eignet sich hervorragend für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Generierung vorgegebener Antworten und einfache Unterhaltungen. Wird ein Chatbot jedoch über seine Grenzen hinaus belastet und mit schwierigen Fragen herausgefordert, die mit vielen Variablen überfrachtet sind, kann es sein, dass trotz der Verwendung von künstlicher Intelligenz ein Chatbot nicht in der Lage ist, einen Mehrwert zu liefern und die menschliche Interaktion gut zu simulieren. Dementsprechend kann ein Chatbot dann nicht den erwarteten Mehrwert liefern. Für den Start also lieber etwas kleiner starten und es dann Schritt für Schritt weiter ausbauen.

Wenn ein Kunden bei einer komplexen Benutzerantwort nicht an geeignete und passendere Kundendienstportale oder Kontaktpersonen weitergeleitet werden kann, könnte ein Chatbot letztendlich auch dem Unternehmen und der Kundenbeziehung schaden, weshalb dies berücksichtigt werden muss und man sich nicht vollständig auf KI verlassen sollte.

3.            Qualität der Daten

Da jeder Chatbot in irgendeiner Form Daten aus verschiedenen Quellen verwendet, seien es vordefinierte Regeln oder Informationen aus der Wissensdatenbank, hängt es von der Qualität der Daten ab, die einem Chatbot während seiner Entwicklung zur Verfügung gestellt werden, wie gut er menschliche Unterhaltungen simulieren wird. Da die Nutzung minderwertiger Daten den Chatbot einschränkt, ist die Datenqualität ein wichtiger Punkt, der vor der Entwicklung und dem Einsatz eines Chatbots berücksichtigt werden muss.

4.            Datensicherheit

In Zeiten, in denen Daten eine wertvolle Währung sind und Datenschutzverletzungen das finanzielle und mentale Wohlbefinden der Kunden gefährden können, muss Datensicherheit oberste Priorität haben. Kunden werden ihre Informationen nur dann bereitwillig mit Chatbots teilen, wenn sie ihnen vertrauen können. In der heutigen Zeit sollten Sie einen Chatbot für Ihr Unternehmen einsetzen, der nur relevante Informationen und Daten benötigt und speichert und der den Datenschutz bei der Online-Übermittlung und Speicherung von Daten gewährleisten kann.

Abschließende Überlegungen

Wenn ein Chatbot richtig konzipiert und eingesetzt wird, kann er sich als wertvolle Ergänzung zu den Strategien für Unternehmenswachstum und Lead-Generierung erweisen. Nun, da wir einige Punkte behandelt haben und Sie nun etwas mehr darüber wissen, was ein Chatbot ist und welche Arten von Chatbots es gibt, wie ein Chatbot funktioniert, welche Vorteile er bietet und wie man ihn für die Lead-Generierung einsetzt, können Sie einen Chatbot verwenden, der die Kundenzufriedenheit erhöht und Ihr Lead-Generierungsspiel auf die nächste Stufe hebt!

Also, worauf warten Sie noch? Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Leads zu generieren, ohne zum Telefonhörer zu greifen oder eine E-Mail zu senden, sind Chatbots die Lösung für Sie. Mit unseren Tipps und Anregungen zur Gestaltung Ihres Chatbots können Sie ein interaktives Erlebnis schaffen und die Nutzer und Websitenbesucher zum Wiederkommen bewegt.

Sind Sie bereit, loszulegen?

Chatbots sind eine großartige Möglichkeit, Kundenservice und automatisierten Support auf Ihrer Website anzubieten. Sie sind außerdem erschwinglich und einfach einzurichten, was sie zu einer perfekten Ergänzung für kleine Unternehmen oder Start-ups macht, die einen exzellenten Kundenservice anbieten möchten, ohne große Investitionen zu benötigen.

Wenn Sie Interesse an einem eigenen Chatbot haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir helfen Ihnen gerne dabei, loszulegen.

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RPA, die spielverändernde Software, kann Geschäftsprozesse automatisieren und repetitive, also sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Robotic Process Automation ist daher nicht nur für große Unternehmen, sondern ebenso für alle Unternehmer unerlässlich, um an der Spitze der digitalen Transformation zu stehen und das Wachstum effizient zu begleiten!

Täglich kommen neue Softwareprodukte auf den Markt, aber nur wenige bleiben und mischen die Branche nachhaltig auf. Im Gegensatz zu vielen anderen Technologien und Lösungen, ist RPA eine Softwarelösung, die bleiben wird und in den kommenden Jahren den Markt verändern wird. Robotic Process Automation automatisiert Prozessschritte und ist auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ein relevanter Baustein, der in der strategischen Weiterentwicklung nicht fehlen sollte.

Damit können sich wiederholende und hochvolumige Aufgaben komplett automatisiert werden. Die frei gewonnene Arbeitszeit, kann dann für andere Tätigkeiten eingesetzt werden. Wir sollten also alle bemüht sein unsere Routinetätigkeiten zu automatisieren und uns dann auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die teilweise monotonen Aufgaben einem kleine Helfer zu überlassen – dem RPA Helfer.

Angesichts des innovativen Aspekts und der vielen Vorteile ist es kein Wunder, dass RPA in der Unternehmenswelt für Aufsehen gesorgt hat und bei CIOs weltweit auf großes Interesse stößt. Es ist also sehr empfehlenswert, sich mit RPA zu befassen und die Vorteile zu nutzen, die sich daraus ergeben.

Lesen Sie weiter, um die zunehmende Bedeutung von RPA, seine Vor- und Nachteile, den Einstieg in RPA und die zu beachtenden Punkte zu verstehen. Doch zunächst wollen wir wissen, was genau RPA ist?

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, die Software-Roboter einsetzt, die in der Lage sind, menschliches Verhalten zu imitieren, während sie mit digitalen Systemen interagieren, um sich wiederholende und umfangreiche Vorgänge am Notebook oder dem PC auszuführen.

Diese Software-Roboter sind in der Lage, verschiedene digitale Aufgaben zu erlernen, zu emulieren und auszuführen und mehrere Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Skripten zu automatisieren, während sie durch die eingestellte Logik und individuelle Eingaben gesteuert werden. So können RPA-unterstützte Roboter, ähnlich wie ein Mensch, Aufgaben wie das Verstehen von Bildschirmausgaben, das Navigieren in Systemen, das Identifizieren, Eingeben und Extrahieren von Daten, das Verschieben von Dateien, die Kommunikation und die Durchführung verschiedener Transaktionen und definierter Aktionen über verschiedene Software- und digitale Systeme hinweg ausführen.

Doch im Gegensatz zu Menschen erledigen diese Roboter all diese Aufgaben weitaus effizienter, ohne zu ermüden. Sie liefern absolut zuverlässige und fehlerfreie Ergebnisse und Leistungen ab und das rund um die Uhr. Der Einsatz einer Software zur Automatisierung von Prozessen schafft eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen, den in vielen Fällen können starke Auslastungsspitzen nur mit vielen Überstunden kompensiert werden. Denken wir einfach mal an die ganzen “neune” und repetitiven Aufgaben, die nun in der ganzen Covid Pandemie dazu gekommen sind. Wie einfach wäre es, wenn alle dazu schon einen digitalen Helfer hätten? Wäre das nicht wirklich sinnvoll?

Warum RPA dennoch wichtig ist und bleiben wird, ist ein Thema, bei dem es sich lohnt, genauer hinzuschauen. 

Warum wird RPA immer wichtiger?

Die Automatisierung von Prozessen wird von Tag zu Tag wichtiger, denn es handelt sich hierbei um eine Software, die geringere Ausgaben, Effizienz und reibungslose Abläufe verspricht und Vorteile bietet, die auf die Interessen des Unternehmens zugeschnitten sind und die Mitarbeiter entlastet.

Der Vorteil liegt darin, dass es all dies ermöglicht, ohne dass Unternehmen ihre bestehende IT-Basis komplett umstellen müssen oder ihre Mitarbeiter zu entsprechenden Workshops und Schulungen gezwungen sind. Jeder, der weiß, wie man einen Anruf tätigt oder einen Text auf einem Handy verschickt, kann RPA-Roboter nutzen. Die Prozessautomatisierung kann individuell angepasst werden, um Geschäftsaktivitäten über alle Abteilungen und Ebenen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu verbinden und sie können auch zeitgesteuert durchgeführt werden.

Da die meisten Unternehmen mit Altsystemen und zahlreichen digitalen Tools arbeiten, ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes und die Verbindung der Systeme untereinander sehr aufwändig und erfordert IT-Supportteams, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Um diese Probleme zu lösen und die Entstehung weiterer zu verhindern, hilft RPA Unternehmen, an der Spitze der Automatisierung und Digitalisierung zu stehen, indem es bessere Ergebnisse in allen Abteilungen liefert, egal ob wir die Finanzen, die Personalbeschaffung, das Marketing oder den Vertrieb in den Fokus nehmen.

Über Front-End-Integrationen kann RPA mit Systemen aller Art interagieren. Diese Software-Roboter besitzen also digitale Fähigkeiten, um für uns langweilige und wiederholbare Aufgaben, wie z.B. das Kopieren und Einfügen von Daten, das Einloggen auf externen Portalen und das Pflegen dieser Datenbanken, das Auslesen, Verarbeiten und Versenden von E-Mails abzunehmen und diese Prozesse dann für uns automatisiert zu erledigen. Es werden also nicht nur nicht nur Geschäftsprozesse beschleunigt, sondern auch Fehler reduziert, Falscheingaben vermieden und die Datenqualität deutlich gesteigert..

All diese Gründe untermauern die Bedeutung und die Notwendigkeit für Robotic Process Automation. Der Bekanntheitsgrad von RPA stieg in den letzten 2-3 Jahren sprunghaft an, als Unternehmen weltweit versuchten, die Gewinne, die sie vor der COVID-19-Pandemie erzielt hatten, wiederzuerlangen und sich von der verheerenden Wirtschaftslage zu erholen, ohne dabei viel Geld ausgeben zu müssen und einen ROI in Echtzeit zu erzielen. Viele Unternehmen setzten daher diese Lösungen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Kosteneffizienz zu verbessern. Es beschleunigt die digitale Transformation enorm, denn durch die von RPA angebotenen Low-Code- und No-Code-Technologielösungen ist es eine Lösung, die von vielen genutzt werden kann und damit auf eine große Akzeptanz stößt.

Erst kürzlich, Ende 2020, stellte Gartner Research Forecast Analysis fest, dass der RPA-Umsatz bis Ende 2021 fast 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird und sagte außerdem voraus, dass der RPA-Markt bis 2024 weiterhin mit zweistelligen Wachstumsraten wachsen wird. Über alle Branchen und Ebenen hinweg hat RPA seinen Weg in zahlreiche Organisationen weltweit gefunden und mit der zunehmenden Implementierung wird auch der Status von RPA als wichtige Software auf dem wettbewerbsorientierten Markt wachsen.

Bevor Sie sich jedoch für die Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile von RPA kennen.

Vorteile von RPA

Für Unternehmen gibt es eine Fülle von Vorteilen durch diesen Ansatz, wie zum Beispiel:

1.            Erhöhte Geschwindigkeit 

RPA kommt Unternehmen zugute, indem es den gesamten Prozess beschleunigt, da RPA-Roboter die Kontrolle über sich wiederholende Aufgaben und Tätigkeiten, die kein emotionales oder kritisches Denken erfordern, übernehmen und diese in weitaus kürzerer Zeit ausführen als Menschen in einer ähnlichen Situation.

2.            Erhebliche finanzielle Einsparungen

Einer der weithin gelobten Vorteile ist die erhebliche Kostenersparnis, da viele mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert werden, für die man sonst zusätzliche Personalressourcen benötigen würde.

Neben der Einsparung von Geld, das ein Unternehmen für die Auslagerung von Aufgaben und die Bezahlung von Mitarbeitern ausgeben würde, ermöglicht der finanzielle Aufwand für die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch RPA ein schnelles Unternehmenswachstum und finanzielle Gewinne, da RPA einen wahrscheinlichen ROI von 30-200% im Jahr der Implementierung aufweist.

3.            Verbesserte Qualität und Präzision

Es sorgt für eine massive Verbesserung der Qualität in Unternehmen, da es manuelle Fehler reduziert. Eine Studie von Forester Consulting und UiPath, die die Auswirkungen von RPA auf die Mitarbeiter untersuchte, ergab, dass 57 % der Personen in Führungspositionen der Meinung sind, dass RPA zu einer Reduzierung von Fehlern führt. Dementsprechend verbessert RPA die Datenqualität und erhöht die Genauigkeit der Ergebnisse und der Ausführung von Aufgaben.  

4.            Höherer Wert aus Daten und Mehrwert für die Mitarbeiter

Es ermöglicht die Gewinnung von Werten aus riesigen Datensätzen, unabhängig davon, ob diese strukturiert oder unstrukturiert sind. Durch das Freilegen von Erkenntnissen aus Big Data können Unternehmen die von ihnen gesammelten Daten nutzen und ihre Effizienz steigern.

Darüber hinaus steigert RPA die Wertschöpfung der Mitarbeiter, da es ihre Rolle bei eintönigen Aufgaben ersetzt und ihnen die Möglichkeit und Zeit gibt, sich mit anspruchsvollen, zielgerichteten und strategischen Aufgaben zu beschäftigen.

5.            Bessere Widerstandsfähigkeit und verbesserte Transformation

Resilienz ist das, wovon Unternehmen weltweit nicht genug bekommen können, wenn sie sich von den durch COVD-19 verursachten wirtschaftlichen Rückschlägen erholen und sich inmitten von Rückschlägen anpassen und transformieren müssen. RPA beschleunigt die Reise von Unternehmen in Richtung Wachstum, indem es die Effizienz steigert und gleichzeitig die Ausgaben senkt; es garantiert, dass sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Schwankungen der Arbeitsbelastung vorbereitet sind, und hilft ihnen, die digitale Transformation zu begleiten.

6.            Höhere Kundenzufriedenheit 

Diese Art der Automatisierung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit, da Software-Roboter nonstop arbeiten und Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten, wodurch sich deren Wartezeit verkürzt.

7.            Zufriedenere und produktivere Mitarbeiter

RPA verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität und Zufriedenheit, indem sie die Mitarbeiter von hochvolumigen und langweiligen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für z.B. für strategische Aufgaben oder kreative Verbesserungsarbeit, einzusetzen.

8.            Einfache Implementierung

Es hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Grundlage, auf der die digitalen Systeme einer Organisation funktionieren, nicht verändert werden muss und die bestehenden Systeme erhalten bleiben. Außerdem kann Robotic Process Automation implementiert werden, ohne dass das derzeitige Personal durch neues technisches Personal ersetzt werden muss. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert, ist sie nicht ausschließlich für IT-Experten geeignet.

Schwierigkeiten und Nachteile von RPA

Neben den vielen Vorteilen von RPA gibt es auch ein paar Nachteile:

1.            Notwendigkeit von Konfiguration und Wartung

RPA-Systeme oder -Roboter müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Neukonfigurationen, um gut zu funktionieren und sich den Änderungen anzupassen. Dies scheint ein großer Nachteil für viele Unternehmen zu sein, die sich nicht auf bestimmte Grenzen beschränken wollen, während sie als Unternehmen wachsen. Wenn sich ihre Geschäftsprozesse ändern, können die maßgeschneiderten RPA-Systeme nicht verwendet werden, ohne sie neu zu konfigurieren, da sich jede Änderung massiv negativ auf das gesamte System oder die Roboter auswirken kann.

2.            Schwache Skalierbarkeit

Einer der Nachteile von diesen virtuellen Robotern ist, dass es aufgrund von Änderungen, regulatorischen Upgrades und allgemeinen Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Überwachung von RPA-Robotern und -Systemen nur schwer in einem Unternehmen skaliert werden kann. Auch ein RPA-Roboter hat eine Laufzeit und dadurch eine Arbeitszeit. Mehr Arbeit bedeutet mehr RPA-Roboter und mehr Wartung, Pflege, Betreuung usw.

3.            Grenzen der Aufgabenautomatisierung

Die Frage, welche Aufgaben automatisiert werden können, wird oft gestellt, wenn RPA im Mittelpunkt des Gesprächs steht. Ein Nachteil davon ist es, dass es nur begrenzte Aufgaben bewältigen kann, darunter solche, die definiert werden können, auf Regeln basieren und sich wiederholen. Andere Aufgaben, die menschliche Interaktion, den Einsatz von Emotionen und Urteilsvermögen zur Ausführung erfordern, können von RPA nicht ausgeführt werden. Was zu Beginn zumindest noch problematischer ist, ist die Auswahl dieser Aufgaben während des Automatisierungsprozesses. Dann werden oft pfiffige IT Kollegen im Unternehmen wach und versuchen andere Automatisierungswege aufzuzeigen wenn Sie in RPA eine Bedrohung für die eigene Arbeit erkennen.

Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmen, die diese Lösung bereits einsetzen und nachdem Sie nun die Vorteile und Nachteile von RPA kennengelernt haben, erfahren Sie hier, wie Sie sich leicht mit RPA vertraut machen und es schließlich implementieren können.

Wie gelingt der Einstieg in die RPA?

Der einfachste Weg, damit zu beginnen und es zu verstehen, ist, es praktisch zu erleben und die Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen oder Ihre Rolle durch eine Testsoftware abzuwägen, bevor Sie es implementieren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung in fünf Schritten:

1.            Erforschen Sie den Markt:

Der RPA-Markt ist voll von verschiedenen Produkten, die von unterschiedlichen Unternehmen angeboten werden und die mit der Zeit immer mehr werden. Um zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist, sollten Sie nach Anbietern Ausschau halten, die bereits viele ähnliche Unternehmen unterstützt haben und die eine klare Wachstumsperspektive im Hinblick auf bestimmte zukünftige RPA-Systeme bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Sie sollten auch für sich ganz klar eine strategische Entscheidung treffen. Wollen Sie zukünftig ein IT-Expertenteam aufbauen und diese RPA Kompetenzen in einem “Center of RPA Excellence” bündeln oder gehen Sie lieber einen anderen Weg und möchten die Mitarbeiter in den Fachbereichen soweit qualifizieren und entwickeln, dass diese Kompetenz im Fachbereich existiert?

2.            Fordern Sie eine Testversion und ein erstes “Ausprobieren” an:

Sobald Sie den passenden Anbieter gefunden haben, der Ihnen dabei helfen kann, die gewünschte strategische Ausrichtung der Automatisierung zu verwirklichen, fordern Sie eine Demonstration der Software an, die Ihren Anforderungen entspricht und nutzen Sie die angebotenen Testversionen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Software selbst zu testen. Definieren Sie dafür einige Anforderungen, klassische Aufgaben, die Sie damit bearbeiten wollen und definieren Sie die Personen, die danach damit Arbeiten sollen. Nur so erhalten Sie das richtige Feedback von den zukünftigen RPA Nutzern.

3.            Scheuen Sie sich nicht vor Experimenten:

Experimentieren Sie mit verschiedenen RPA-Szenarien und Abläufen, um ein kompetenter Anwender zu werden und Ihre Vertrautheit zu verbessern, während Sie gleichzeitig beurteilen, welches Produkt oder welche Software Ihre Prozessschritte und Aufgaben am besten automatisieren kann. Außerdem hilft Ihnen das Experimentieren, ein tieferes Verständnis für die Software und die Anbieter zu entwickeln. Haben Sie z.B. zwei Anbieter in der engeren Auswahl, dann geben Sie beiden die gleiche Aufgabenstellung und vergleichen Sie die Vorgehensweise, den Ablauf des Termins, die fachlichen und methodischen Fähigkeiten der Dienstleister und die Problemlösungsfähigkeiten, die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberfläche. All das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihre RPA-Software berücksichtigen.

4.            Proof of Concept erhalten:

Sobald Sie experimentiert und sich für eine bestimmte RPA-Software entschieden haben, sollten Sie einen Konzeptnachweis erbringen. Dies erfordert im Grunde genommen, dass Sie Ihr RPA-Programm testen, indem Sie einen Nachweis für die Effektivität Ihres Programms auf der Grundlage der von Ihnen erstellten Annahmen erbringen, wobei Ihr Geschäftskontext im Fokus steht.

Nachdem Sie die Vorteile verglichen haben, die sich aus der Ersetzung manueller Arbeit für die Aufgaben ergeben, die Sie durch das Testen der Software automatisieren wollen, können Sie schließlich mit der Implementierung beginnen. Es ist auch sehr hilfreich den damit verbundenen Aufwand zu erfassen. Oft werden Prozessautomatisierungen und der damit verbunden Aufwand (die Erstellung der RPA Prozessautomatisierung) bewusst nicht angesprochen. Wie lange wird für die Automatisierung eines Prozesses benötigt? Auf welchen Faktor kommen Sie dann und wer kann das überhaupt wirklich machen?

Was dabei hilft ist eine Gegenüberstellung und Zuordnung von Aufgaben zu den Rollen, die dafür benötigt werden. Was kann vom Fachbereich durchgeführt werden, was muss von einem IT-Experten mit Programmierkenntnissen gemacht werden und was landet beim RPA-Anbieter?

5.            Implementieren Sie das RPA-System:

Wenn der Proof of Concept positiv ausfällt, nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um das RPA-System zu implementieren und die damit verbundenen Ressourcen zu optimieren. Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA sollten Sie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und RPA-Multiplikatoren auswählen, dann einen Pilottest durchführen, indem Sie automatisierte Prozesse in die reale Geschäftsumgebung integrieren, und schließlich die Software einführen. Zu Beginn kann ein “RPA-Team” dabei helfen diese Aktivitäten zu unterstützen.

Bevor Sie jedoch mit der endgültigen Anpassung von RPA beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

Was muss vor der RPA-Implementierung beachtet werden?

1.            Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter

Unternehmen oder RPA-Verantwortliche müssen unbedingt die Bereitschaft und die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen. Da die Mitarbeiter befürchten, dass sie durch die Automatisierung im schlimmsten Fall arbeitslos werden könnten, ist es wichtig, sie zu überzeugen, auf ihre Ängste einzugehen und ihnen die Notwendigkeit einer solchen Automatisierungslösung zu verdeutlichen.

Die Vorteile, die Erledigung der Aufgaben wird erleichtert und die Produktivität insgesamt wird steigen, mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Wert für die Kunden usw., sollten unbedingt besprochen werden. Dadurch wird deutlich, dass es andere Aufgaben geben wird, die das Unternehmen dann weiterentwickeln werden. Die Aufgaben werden sich danach wandeln, aber es fällt oft nicht nur etwas weg, sondern es kommen höherwertige Aufgaben dazu.

Entscheiden Sie sich einfach zu bedienendes und nicht zu kompliziertes System, wenn die die volle Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben wollen.

2.            Finanzielle Bewertung und Rentabilität

Vor der Einführung ist eine genaue finanzielle Bewertung erforderlich, um die finanzielle Rentabilität von RPA für Ihr Unternehmen zu beurteilen, indem Investition und Nutzen in Betracht gezogen werden und um festzustellen, ob Ihre finanzielle Situation die Implementierung und den kontinuierlichen Betrieb von RPA zulässt, da Sie routinemäßige Upgrades, Wartung und unterschiedliche Lizenzgebühren tragen müssen.

3.            Integration und Konfiguration mit aktuellen digitalen Systemen

Der letzte Punkt, den Sie bei der Auswahl und Implementierung des RPA-Programms berücksichtigen sollten, ist, dass sein Nutzen gering sein wird, wenn es sich nicht in die bestehenden digitalen Systeme und Anwendungen integrieren lässt.

Um die Vorteile von RPA nutzen zu können, sind Integration und systemübergreifende Konfiguration unabdingbar, wofür Unternehmen Treiber, Berechtigungsnachweise für Datenbanken, Personal- und Buchhaltungssysteme und andere Anwendungen benötigen und diese Berechtigungsnachweise an RPA-Systeme weitergeben müssen. Der damit einhergehende zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand ist daher eine Überlegung und eine schnelle Analyse wert. Oft haben Sie bestimmte Rollen und Berechtigungen in den Systemen und ggf. auch Lizenzen. Schauen Sie sich diesen Bereich auch genau an und prüfen Sie die Möglichkeiten.

Wenn Sie wissen, was RPA ist und die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie bei der digitalen Transformation erfolgreich sein. Die wachsende Popularität von RPA ist es wert, erforscht zu werden.

Sie sollten meiner Ansicht nach recht schnell mit den ersten Versuchen und der Automatisierung von Prozessen beginnen, bevor Ihre Marktbegleiter diesen Schritt machen. Es spielt dabei keine Rolle ob Sie ein großes Unternehmen leiten und dort die Prozesse automatisieren wollen oder ob Sie ein Steuerberater sind und mit der aktuellen Arbeitslast so stark ausgelastet sind, dass Sie keine Kunden mehr annehmen können.

Stellen Sie sich einfach bei jedem verlorenen Kunden die Fragen, WARUM ist dieser Kunde jetzt nicht bei mir? Leider ist oft die Ursache des Scheiterns der aktuelle Erfolg. Ruhen Sie sich also nicht aus, denn wie Herr Reinhard Ploss, der Vorstandsvorsitzende von Infineon einmal sagte „Der gefährliche Wettbewerb kommt nicht von hinten, den erkennt man im Rückspiegel. Die Konkurrenz kommt aus der Seitenstraße”, kann eine verpasste Chance weitreichende Folgen haben.

Setzen Sie auf das richtige “digitale” Pferd und lassen Sie die richtigen Chance nicht zu lange auf sich warten. RPA ist eine Technologie der Zukunft, das steht definitiv fest. Die Fragen, die Sie sich beantworten müssen – wie lange kann ich noch ohne RPA meine Kunden zufriedenstellen? Sie wissen jetzt hoffentlich, dass RPA weder Urlaub, noch Pause, noch Schlaf braucht, nie einen Krankenschein einreicht und viel schneller arbeitet wie ein Mensch. Welche Möglichkeiten ergeben sich durch dieser 24/7 Lösung, an die Sie im Moment noch nicht gedacht haben?

Ich hoffe Sie nehmen einige Anregungen aus diesem Blogartikel für sich mit und ich würde mich sehr über einige Erfahrungsberichte und Umsetzungsbeispiele dazu freuen. Einfach ein wertvolles Kommentar hinterlassen – so können wir ggf. anderen Personen helfen.

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Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll. 

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock (oft werden dafür auch Kanban-Boards verwendet) verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen. Mit der Eisenhower-Matrix können Sie ggf. starten.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten – finden Sie aber ihr eigenes Selbstmanagement System.

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung. Die Pomodoro Technik ist dabei sehr hilfreich.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

1. ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw. Finden Sie Ihren Weg, um gute Gewohnheiten zu entwickeln.
2. VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können. Die 1 Prozent Methode kann auch dabei hilfreich sein.
3. PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!“. Sie können sich auch hie reine Übersicht zum Thema “Priorisieren | Die Top-10-Methoden für mehr Effizienz” verschaffen.

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen und die intrinsische Motivation. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!

“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”

— Tai Lopez

Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der “Experimentierphase”.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema “Die beste Change-Formel für die Praxis im Change Management“, dann erfahren Sie etwas mehr darüber, wie Sie selbst hemmende und fördernde Kräfte identifizieren. Viel Spaß dabei.

Was sollten wir über Open Space wissen und was berücksichtigen?

Open Space, die ideale Technik, um die Kreativität in Schwung zu bringen und die Produktivität zu maximieren.

Mehr als 35 Jahre nach ihrer Entstehung hat die Open Space Methode, die auch als Open Space bekannt ist, Millionen von Menschen auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen, Umgebungen und Gemeinschaften geholfen.

Open Space wurde und wird von fast allen genutzt, von Wissenschaftlern, Politikern, Führungskräften, Befürwortern und Organisatoren bis hin zu Nachbarn, Architekten und Gemeinden in verschiedenen kleinen und großen Meetings und Veranstaltungen. In jüngster Zeit hat sich der Open Space jedoch als idealer Ansatz zur Maximierung von Produktivität und Kreativität sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch an entfernten Standorten und zur Anpassung an sich schnell ändernde Rahmenbedingungen immer mehr durchgesetzt.

Um die Vorteile von Open Space auch virtuell nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, was Open Space ist, woher es kommt, welche Prinzipien es gibt, wann es eingesetzt werden sollte und wie man zum Kern kommt.  Beginnen wir damit, zu erforschen, was Open Space genau ist.

Was ist die Open Space Methode?

Open Space, die Kurzform dessen, was ursprünglich als Open Space Technology bzw. Open Space Methode bezeichnet wurde, ist ein wirksamer Ansatz für die Organisation und Durchführung von Großgruppenformaten bzw. Besprechungen oder Konferenzen, bei denen jeder Einzelne unabhängig von der Organisationshierarchie zu Wort kommt und an Gesprächen über ein zentrales Thema teilnehmen kann.

Mit anderen Worten: Open Space ist eine Meeting-Methode, die Menschen dazu befähigt, ihre Kreativität und Leidenschaft in Worte zu fassen, während sie planen, sich auf dringende Themen und lohnende Aufgaben konzentrieren oder Fehler im Rahmen organisierter Fachgespräche analysieren.

Sie fragen sich nun, wer die Idee des Open Space zuerst hatte? Wir haben sie!

Ursprung: Wo liegen die Wurzeln von Open Space?

Open Space und vieles von dem, was wir darüber wissen, ist das Produkt des Genies von Harrison Owen. Er gründete in den späten 1970er Jahren sein eigenes Beratungsunternehmen als Organisationsberater und Theoretiker, um mehr über die Kultur von Organisationen im Wandel zu erfahren.

Harrison Owen machte sich einen Namen, indem er feststellte, dass sein Fachgebiet einen direkten Nutzen für soziale Systeme hatte. Er entwickelte die Idee des Open Space ca. um 1980, inspiriert von Beobachtungen, die während seiner Meetings gemacht wurden. Er erkannte, dass Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativer Freiraum den Kern produktiver Pausen ausmachten. So entstand diese Vorgehensweise, die seit ihrer Einführung von Menschen aus verschiedenen Ländern und Bereichen zur Organisation von Meetings und zur Besprechung vielfältiger Themen und Ideen genutzt wird.

Open Space Methode – 4 Prinzipien und 1 Gesetz

Open Space funktioniert nach vier Prinzipien und einem Gesetz, die alle von Harrison Owen vorgeschlagen wurden. Die Prinzipien sind im Folgenden aufgeführt:

Prinzip Nr. 1: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen

Dieser Grundsatz verdeutlicht, dass es für ein erfolgreiches Treffen nicht notwendig ist, dass alle Interessengruppen, Vorstandsvorsitzenden und eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend sind. Stattdessen zeigt es, dass die Anwesenheit von Menschen, denen das zu besprechende Thema oder die Tagesordnung und das Wohl einer Organisation oder Gemeinschaft wirklich am Herzen liegen, entscheidend ist. Die Personen, die anwesend sind, zeigen diese Sorge und müssen daher als die richtigen und wichtigen Personen angesehen werden.

Prinzip Nr. 2: Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.

Dieser Grundsatz fördert die Idee, im Augenblick präsent zu sein und sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was zum Zeitpunkt des Treffens tatsächlich passiert, anstatt sich von der Angst vor unbekannten oder vergangenen Ereignissen ablenken zu lassen.

Es ermutigt dazu, sich mit der Tatsache abzufinden, dass das Hier und Jetzt am meisten Aufmerksamkeit verdient und dadurch Ablenkungen vermieden werden.

Prinzip Nr. 3: Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt

Das dritte Prinzip bildet die Grundlage für die Kreativität, für die Open Space bekannt ist, denn es nimmt die Mentalität, den richtigen Zeitpunkt zu wählen und daran festzuhalten. Es ermöglicht den Menschen, ihre Kreativität und ihre Denkfähigkeiten zu nutzen, unabhängig davon, wohin die Zeiger der Uhr zeigen. 

Es ist bekannt, dass Kreativität nicht an Zeitfenster gebunden ist, daher fördert dieses Prinzip die Durchführung formeller Diskussionen, wenn die Menschen sich kreativ am besten fühlen.

Prinzip Nr. 4: Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Zeit während der formellen Besprechungen zu Ihren Gunsten zu nutzen und alles zu tun, was getan werden muss oder was man tun möchte, ohne Zeit zu verschwenden und die Dinge nach der Besprechung einfach abzuschließen und sich anderen lohnenden Aufgaben zuzuwenden. Es ermutigt die Menschen, effizient zu arbeiten und Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Abgesehen von den vier Grundsätzen ist das Herzstück von Open Space ein Gesetz 

Das Open Space Gesetz

Das Gesetz, dem Open Space folgt, wird als das Gesetz der zwei Füße oder das Gesetz der Mobilität bezeichnet, das da lautet

“Wenn die Teilnehmer eines Treffens sich in einer Situation befinden, in der sie weder etwas lernen noch in irgendeiner Weise etwas beitragen, liegt es in ihrer Verantwortung, an einen anderen Ort oder in eine andere Session zu wechseln, die es ihnen ermöglicht, zu lernen und etwas beizutragen, oder einfach eine kurze Pause zur Selbstreflexion einzulegen.”

Zusammengenommen fördern die vier Prinzipien und das Gesetz die Kreativität, die Selbstorganisation und die Verantwortung in Open Space Meetings sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.  Daher sind Open Space Meetings weit entfernt von den üblichen, kompromisslosen Meeting-Formaten. 

Viele Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund empfinden die Open Space Methode als weitaus besser und effizienter als viele traditionelle Meeting bzw. Workshopformate.

Open Space Methode im Vergleich

Weniger anspruchsvoll und flexibler

Im Gegensatz zu dem weit verbreiteten traditionellen Ansatz der im Voraus geplanten Besprechungen, die sich durch einen starren Zeitplan und die überragende Bedeutung des Organisators auszeichnen, sind Open-Space-Workshops oder Besprechungen weitaus flexibler und erfordern viel weniger Vorausplanung.  Sie bringen die Teilnehmer zusammen und geben ihnen ein Rederecht, sobald sie persönlich anwesend sind.

Teilnehmerzentriert

Im Gegensatz zu traditionellen Veranstaltungen, bei denen die Organisatoren im Mittelpunkt stehen, sind Open Space Meetings teilnehmerorientiert. Ihr Hauptziel besteht darin, die verfügbare Zeit und den verfügbaren Raum so zu nutzen, dass sich die Teilnehmer mit wichtigen Themen auseinandersetzen können. Die Teilnehmer von Open Space haben die Freiheit, ihre Agenda zu erstellen und können die Themen den Räumen und der Dauer zuweisen, nachdem sie vor Ort angekommen sind oder sich via gemeinsamer Plattform verbunden haben (wenn die Treffen online stattfinden).

Fesselnd und transformativ

Anders als die typischen langweiligen Meetings, bei denen passive Zuhörer geschätzt werden, werden Open Space Meetings durch Selbstorganisation und kreative und kollaborative Beteiligung zu einer einnehmenden und transformativen Erfahrung für alle Beteiligten.

Wofür ist die Open Space Methode geeignet und ideal?

Open Space erleichtert Besprechungen und Konferenzen aus vielen Gründen und zu vielen Themen, wie z.B. Politik, Gesundheit, Konferenzen, parallele Bearbeitung vieler Themen zur selben Zeit, Förderung des Teamgeistes und Stärkung der Moral uvm.

Es ist aber vor allem für die folgenden Punkte sehr gut geeignet und ideal

Erarbeitung von Strategien

Open Space ermöglicht es Personen aus allen Organisationsebenen, zusammenzukommen und an der strategischen Planung bzw. an der Strategieentwicklung und -erarbeitung teilzunehmen und Wege und Strategien zu finden, um die Visionen des Unternehmens zu verwirklichen.

Teamentwicklung und Beziehungsaufbau

Open Space ermöglicht es dem Einzelnen, professionelle Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Respekt beruhen, da jeder in den Treffen seine Meinung kundtut und die Meinung der anderen anhört. All dies führt schließlich zu einem starken Teamgeist und zu noch stärkeren abteilungsübergreifenden Teams von Menschen, die den Visionen und Fähigkeiten der anderen vertrauen.

Gemeinsames Lernen

Die Open Space Methode ist ideal für gemeinsames Lernen, da es alle Menschen zusammenbringt und es ihnen ermöglicht, ihr arbeitsbezogenes Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen, zu reflektieren und voneinander zu lernen, so dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Erkennen und Lösen von Problemen

Open Space bringt Kunden, Lieferenten, Entscheidungsträger, Betroffene und die Unternehmensführung zusammen, um die anstehenden Probleme zu identifizieren, kritisch und logisch zu analysieren und gemeinsam Wege zur Lösung zu finden. Alle die benötigt werden, um ein bestehendes Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Perspektiven zu betrachten.

Auch wenn die oben genannten Gründe für Sie verlockend sein mögen, gibt es doch einiges zu bedenken, bevor Sie sich überlegen, ob es für ein bestimmtes Szenario ideal ist.

Welche Themen eignen sich für Open Space?

Wie bei jedem anderen Besprechungs-Format auch, ist es am besten, Open Space in einem dafür sinnvollen Szenario einzusetzen. Hier finden Sie nun einige konkrete Ideen, wann es evtl. sinnvoll wäre einen Open Space Workshop zu planen:

● Sie wollen ein größeres Problem lösen oder eine wichtige Frage beantworten

● Sie möchten ein Thema mit einer großen Breitenwirkung bearbeiten

● Sie brauchen eine Vielfalt von einflussnehmenden Personen & Sichtweisen

● Sie wünschen eine hohe Bereitschaft aller beteiligten Personen 

● Sie sehe eine Vielschichtigkeit der Sachverhalte

● Die Notwendigkeit zur Entscheidungsfindung mit größeren Auswirkungen ist gegeben

Aus diesen Themen können sich dann in einem Open Space natürlich auch andere Themen ergeben, aber bedenken Sie dann auch, dass Sie ergebnisoffen sein müssen. Sie bringen die Fragen und die Anliegen mit und der Rest ergibt sich dann im Workshop und in den Diskussionsrunden.

Wie das dann wirklich funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Open Space durchführen – wie ist der Ablauf?

Wenn Sie herausgefunden haben, ob Open Space für das Thema, das Sie behandeln wollen, ideal ist, finden Sie im Folgenden die Schritte, aus denen eine Open Space-Veranstaltung besteht. Diese Schritte zeigen, wie ein Open Space Event normalerweise durchgeführt wird und auch von Ihnen durchgeführt werden kann.

• Der erste Schritt besteht darin, einen Konferenzraum vorzubereiten, in dem Stühle im Kreis aufgestellt werden, einzelne Bereiche mit Namen oder Buchstaben versehen werden, um die einzelnen Diskussionsbereiche zu kennzeichnen, zwei leere Stellwände, eine für die Tagesordnung und eine für die Erfassung und Aufzeichnung der Ergebnisse formeller Diskussionen, sowie jede Menge Stifte und Papiere.

• Wählen Sie im Vorfeld einen Organisator und einen Moderator, damit der Organisator alle Teilnehmer bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Anschließend erklärt der Moderator den Open Space und seine Funktionsweise, erläutert die Regeln und Grundsätze und erklärt, wie die Diskussionen protokolliert werden sollen.

• Sobald die Grundlagen geklärt sind, bittet der Moderator die Personen, die ein Anliegen oder ein Problem haben, in den Kreis zu kommen, das Thema auf einen Zettel zu schreiben und es der ganzen Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit ihren Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet.

• Die Ideengeber hängen diese Zettel an die Wand oder an die Tafel, die für die Tagesordnung vorgesehen ist, und sie schreiben auch die Zeit und den Ort für das Treffen und die Diskussion ihres Themas auf. Verschiedene Ideengeber tun dies so lange, bis alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind und keiner mehr übrig bleibt bzw. die vorgesehenen Räume komplett ausgebucht sind. Auf diese Weise füllt sich die Wand, die im Allgemeinen als Agenda-Wand bezeichnet wird, nach und nach mit verschiedenen Themen.

• Alle Teilnehmer bewegen sich dann auf die Agenda-Wand zu und notieren sich die Uhrzeit und den Ort der jeweiligen Besprechung, die sie interessiert.

• Kurz darauf wird z.B. eine Glocke geläutet oder ein Ton abgespielt, um den Beginn der ersten Diskussionsrunde anzuzeigen und anzukündigen.

• Die Teilnehmer begeben sich dann in die Bereiche, in denen die Diskussionen zu den Themen, die sie interessieren, geführt werden. Jede Gruppe wählt einen Schriftführer, der die Aufgabe hat, die wertvollen Bemerkungen der Runde zu notieren und den Bericht als Zusammenstellung der Ergebnisse an der dafür vorgesehenen Informationswand zu veröffentlichen.

• Das Ende jeder Runde wird durch einen Ton oder eine Glocke angezeigt. Die Sessions werden nacheinander fortgesetzt und die Berichte der verschiedenen Sessions füllen die Agenda-Wand.

• Nach Abschluss der Sessions kommen alle Gruppen zusammen und ihre gewählten Vertreter diskutieren die wichtigsten Punkte und alle Mitglieder tauschen Erkenntnisse, Feedbacks und Vereinbarungen aus.

• Die Diskussionsrunde führt zu einer allgemeinen Vereinbarung über bestimmte Ideen, Strategien und Arbeitsgruppen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit den in den Sitzungen besprochenen Tagesordnungspunkten sowie zu gut ausformulierten Maßnahmenplänen, um die Ideen in die Tat umzusetzen.

• Gegen Ende des Treffens sollten alle Berichte von der Agenda-Wand zusammengefasst werden – oft wird eine Art digitale Zusammenfassung als Datei erstellt oder alle Inhalte werden z.B. in die Cloud geladen. Die Aktions- und Maßnahmenpläne dürfen dort natürlich nicht fehlen.

• Der finale Bericht, das Dokument oder der Link zu den Unterlagen wird dann an alle Teilnehmer verteilt.

Alle diese Schritte machen ein Open Space Treffen aus und zeigen, wie dadurch Kreativität und Selbstorganisation gefördert werden.

In den letzten Jahren sind die meisten Unternehmen auch zu Online- und Remote-Workshopmodellen übergegangen. Zahlreiche Organisationen nutzen heute entweder eine oder eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Events und viele Meetings werden z.B. nur virtuell durchgeführt.

Wie kann Open Space virtuell durchgeführt werden?

Um Open Space virtuell zu nutzen, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was man braucht und wie die einzelnen Schritte aussehen. Beide sind im Folgenden aufgeführt.

Was wird benötigt?

Im Gegensatz zu physischen Treffen im Open Space, für die ein Raum, Stühle, Stift und Papier benötigt werden, sind für virtuelle Open Space-Treffen nur digitale Hilfsmittel erforderlich. Es gibt zwar verschiedene Tools, aber die folgenden werden üblicherweise für virtuelle Open-Space-Sitzungen eingesetzt und zeigen, wofür sie verwendet werden können:

I.             Zoom, MS-Teams oder eine andere Videochat Plattform

Die Online-Videochat-Plattformen und -Anwendungen können für die Durchführung eines virtuellen Besprechungsraums verwendet werden, in dem alle interessierten Teilnehmer zusammenkommen, sich unterhalten und den Bildschirm gemeinsam nutzen können. Es ist auch möglich, Räume für separate Themen zu schaffen. So könnten Sie einen Hauptraum und viele Themenräume (Breakout-Räume) einstellen.

II.          Miro und andere Kollaborationsboards

Miro bietet eine digitale visuelle Tafel bzw. ein endloses Whiteboard, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können und es kann wie ein Tafel oder Pinnwand in physischen Sitzungen zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und Aufzeichnen von Ergebnissen verwendet werden. Auch kreative Umfragen z.B. mit Menti, könnten eine gute Hilfe und Möglichkeit sein.

Sie können natürlich auch alles mit Microsoft Teams organisieren, Agendapunkte erstellen, Teamräume anlegen und Protokolle erfassen lassen.

15 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Open Space Veranstaltung

1. Anstatt einen Besprechungsraum vorzubereiten, besteht der erste Schritt für virtuelle Open-Space-Besprechungen darin, die richtigen Online-Plattformen und digitalen Tools auszuwählen, die die Funktionen von Stift und Papier und Tafeln in physischen Open-Space-Besprechungen übernehmen können.
2. Sobald Sie die richtigen Tools ausgewählt haben, wählen Sie einen Moderator, der den gesamten Ablauf und die Tools verwalten kann. Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von dem eines physischen Open Space Meetings und beginnt mit einer Eröffnungssitzung.
3. Bei der Eröffnungssitzung kommen alle Teilnehmer in einem Raum z.B. Zoom oder MS-Teams zusammen und hören dem Moderator zu, der Open Space erklärt. Der Moderator erläutert die Regeln und Prinzipien von Open Space und erklärt, wie man kommuniziert und die Gespräche mit digitalen Tools aufzeichnet. Es gibt auch noch andere interaktive Anwendungen, die dafür gut geeignet sind. Ich habe hier Zoom und MS-Teams erwähnt, weil diese Tools sehr verbreitet sind.
4. Anschließend bittet der Moderator jemanden, in Abhängigkeit von der Gesamtzahl der Gesprächsteilnehmer, verschiedene Zeitfenster auf Trello und in den Zoom-Räumen (optional) für formelle Diskussionsrunden zu erstellen.
5. Nun lädt der Moderator Personen mit Ideen und Problemen ein, ihre Agenda in einen Slack-Kanal oder als Chat-Nachricht via Zoom zu verfassen, um sie der gesamten Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet. Dem Ideengeber kann die Möglichkeit gegeben werden, ihre Sitzungen über die Audiofunktion von Zoom anzukündigen, und dann muss jeder Ideengeber das eigene Thema für ein bestimmtes Zeitfenster anmelden. Durch diesen Ablauf entsteht die gesamte Agenda des Open Space Events.
6. Die Ideengeber verwenden dann ein gemeinsames Trello-Board oder Miro-Board, um ihre Themenagenda, die Zeit und den Link zum Zoom-Raum bekannt zu geben. Wenn sich vorbereitete Themen-Board mit angemeldeten Inhalten füllt, wird es zu einer Art Agenda-Wand und einem Marktplatz, aus dem die Teilnehmer die relevanten Events/Themen auswählen können, die sie interessieren.
7. Die Teilnehmer können auf die virtuelle Agenda-Wand zugreifen, den Link zum Raum öffnen und die Zeit der Sitzungen notieren, an denen sie teilnehmen möchten. So bleibt jeder Teilnehmer selbstorganisiert und kann selbst entscheiden was und wie lange etwas interessant genug bleibt.
8. Danach erlaubt der Moderator den Teilnehmern, den gemeinsamen Zoomraum zu verlassen und z.B. Slack zu überprüfen. Der Moderator kündigt den Beginn der Sitzungen der formellen Diskussionen in einem Slack-Kanal an. Alternativ kann auch ein Trello-Board oder eine Nachricht über Zoom für die Ankündigungen verwendet werden. Dabei gibt es auch wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.
9. Die Teilnehmer begeben sich dann in die Räume, in denen die virtuellen Besprechungen zu dem Thema, das sie interessiert, stattfinden. Die Diskussion findet statt und gleichzeitig verwenden die Teilnehmer in jeder Gruppe gemeinsam genutzte Google Docs oder Whiteboards, um wertvolle Kommentare zu schreiben und ihre Gespräche aufzuzeichnen. Der Ideengeber kann dazu z.B. einen Link zu einer Google Docs-Datei sende und dort alle relevanten Punkte erfassen. Die Tagesordnung oder der Titel des Themas darf natürlich nicht fehlen. Hilfreiche Notizen oder gute erste Maßnahmen können natürlich auch sofort erfasst werden.
10. Die virtuellen Besprechungen werden nacheinander fortgesetzt und jemand aus dem Orga-Team sollte sicherstellen, dass die Zusammenfassungen jeder Sitzung und ggf. die bearbeiteten Google Dokumente, Notizen und Maßnahmenpläne gut aufbereitet an der digitalen Agenda-Wand und ggf. in der Cloud abgelegt werden. Je besser diese Arbeit während des Events organisiert ist, desto weniger Nacharbeit gibt es im Nachgang. Mein Motto bei virtuellen Workshops ist: “Wenn der Workshop vorbei ist, ist er vorbei”. Also es muss alles während des Workshops passieren und es sollte mit einer guten Vorbereitung und einem strukturiertem Ablauf auch möglich sein.   
11. Nach Beendigung der virtuellen Besprechungen bittet der Moderator alle Gruppen, sich über Slack/Zoom wieder in einem gemeinsamen großen Zoom-Raum zu versammeln und lädt die gewählten Vertreter jeder Gruppe ein, die wichtigsten Punkte kurz zu präsentieren und vorzutragen.
12. In dieser Phase hat es sich bewährt, den Ideengeber zu befragen was ggf. noch von den Teilnehmern benötigt wird. So können ggf. noch wertvolle Hinweise, Ideen, Feedbacks oder einfach Meinungen gehört werden. Dabei sollte aber unbedingt auf einen straffen Zeitplan geachtet werden. Wie viel Zeit dafür gegeben wird, hängt von der Anzahl der Themen ab.
13. Abschließend – falls nicht schon im Prozess vorgesehen – sollte unbedingt noch eine finale Besprechung über bestimmte Ideen und Strategien zur Umsetzung von Maßnahmen, im Zusammenhang mit den in den virtuellen Besprechungen behandelten Themen, durchgeführt werden. Gut formulierte und nachvollziehbare Maßnahmenplänen zur Umsetzung der Ideen bringen erst den großen Mehrwert. Denken Sie immer auch an den Maßnahmenplan.
14. Gegen Ende des Events werden alle erarbeiteten Inhalte in der Cloud oder an einem anderen dafür vorgesehenen Speicherort aufgenommen und der Link dazu wird an alle Teilnehmer weitergegeben.
15. Falls Sie auch noch etwas Netzwerken wollen und die Kontaktdaten aller Teilnehmer teilen möchten, sollten Sie dazu alle Teilnehmer um Erlaubnis fragen. Virtuell ist es einfach möglich, indem Sie z.B. auf einem digitalen Whiteboard einen Bereich “KONTAKTBÖRSE” erstellen und alle dazu einladen, dort die Kontaktdaten zu hinterlassen, um später ggf. kontaktiert zu werden. So stellen Sie sicher, dass nur Personen, die das auch selbst wollen, ihre Kontaktdaten eintragen. Sie können ja bei dieser Kontaktbörse etwas kreativer sein und nicht nur NAME, TELEFON, FIRMA und EMAIL notieren lassen.

Jetzt, wo Sie alles über Open Space wissen und glauben, dass es für Sie ideal ist, sollten Sie ein paar Dinge bedenken, bevor Sie es final nutzen.

Was ist vor der Durchführung von Open Space zu beachten?

Open Space ist zwar gut und lobenswert, weil es die Produktivität und Kreativität von formellen Diskussionen und Veranstaltungen steigert, aber man muss die folgenden Punkte beachten, um zu vermeiden, dass Open Space zu negativen Ergebnissen führt.

Meeting Formate bzw. Methoden zu mischen ist nicht sinnvoll

Wenn Sie verschiedene Meeting-Methoden mischen wollen oder Open Space zu Beginn einsetzen, um dann das traditionelle Meeting-Format zu nutzen, dann ist Open Space nicht das Richtige für Sie. Experten und Organisationsberater halten diese Art der Nutzung von Open Space für wenig sinnvoll. Sie empfehlen, nicht zu einer anderen Dynamik überzugehen, wenn man mit Open Space begonnen hat, da dieser Wechsel dessen Vorteile zunichte macht. 

Wenn Open Space nicht für die gesamte Dauer einer Konferenz oder eines Meetings genutzt werden kann, ist es ratsam, ihn am Ende der Konferenz oder des Meetings einzusetzen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback auszutauschen und sich zu vernetzen.

Dokumentierte Berichte sind wichtig

Der Erfolg eines Open Space Events hängt von guten Protokollen in Schriftform und deren Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, die wichtigen Punkte aus jeder Diskussionsrunde und die Aktionspläne zu dokumentieren und die Berichte am Ende der Sitzung oder des Tages zugänglich zu machen, damit die gemachten Vorschläge nach der Veranstaltung weiterverfolgt werden können.

Ungeeignet für vorgegebene Ergebnisse

Open Space nimmt autoritären Personen die Befehlsgewalt in Bezug auf die kreative Freiheit, die Organisation und die Wahl der Tagesordnung, da es allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Kontrolle über diese Dinge zu übernehmen. Folglich ist es nicht für Meetings geeignet, bei denen der Organisator alle Teilnehmer auf ein bestimmtes und vorher festgelegtes Ergebnis ausrichten will. Dies ist in der Tat ein Nachteil, oder ein Vorteil von Open Space. Das hängt dann immer von der Sichtweise ab.

Es lohnt sich also, über diesen Punkt nachzudenken, denn nicht alle Meetings werden ohne ein bestimmtes Ergebnis im Hinterkopf durchgeführt. 

Abschließende Überlegungen

Viele Organisationen, darunter UNICEF, Dayspring Incorporation, Scrum Alliance und Agile Open California, halten Open Space für sehr wirksam. Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie Open Space Methode, um die Langeweile zu vertreiben und Kreativität und Begeisterung zu wecken.

Zweifellos ist Open Space eine bewährte Methode, um Ihre Meetings, ob virtuell oder physisch, mit viel Kreativität zu bereichern und Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten zu neuen Höhen zu führen.

Und falls Sie Interesse haben sollten, etwas mehr über Großgruppenformate zu erfahren und ggf. einen solchen Workshop planen wollen, dann melden Sie sich beim mir und wir sorgen gemeinsam für nachhaltige Ergebnisse und begeisterte Menschen. Oder wie Ralph Waldo Emerson einmal sagte: “Nichts Großes ist je ohne Begeisterung geschaffen geworden”.

Welche weiterführenden Tools Ihnen dabei noch helfen könnten:

Mit der Walt Disney Methode könnten Sie die ersten Lösungen kreativ und strukturiert weiterentwickeln

Mit der Kopfstandtechnik können Sie verrückte Ideen generieren und das Thema aus einer ganz anderen Perspektive betrachten

Mit der Osborne Checkliste können Sie strukturiert an Ideen und Innovationen arbeiten

Mit dem Prozess und den Design Thinking Methoden bringen Sie erforschen Sie die Nutzerperspektive und finden so weitere Potenziale

Mit dem Priorisierungs Poker finde Sie den Mehrwert und legen die Schwerpunkte fets

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Suchen Sie nach einer Möglichkeit digital und einfach interaktive “LIVE” Umfragen zu starten, sollten Sie neben Mentimeter auch Kahoot kennen.

Kahoot ist ein digitales Tool zur Beantwortung von Fragen durch die Teilnehmenden. Es fördert das Lernen und die Kreativität der Personen. Die Beteiligten können ihre eigenen Kahoots erstellen und sich dabei amüsieren. Sie können Spiele entwerfen, die sie online mit ihren Freunden spielen können. Sie können eine unterhaltsame, soziale oder spielähnliche Umgebung schaffen.

Kahoot ist ein spielbasiertes Lernsystem. Mittlerweile wird in sehr vielen Ländern eingesetzt. Es gibt drei Hauptgründe, die es zu einem nützlichen digitalen Tool machen. 

Erstens fördert es die Kreativität, da die Beteiligten Lern- und unterhaltsame Spielinhalte selbst entwerfen können. 

Zweitens können Sie die Präsentation in ein interaktives Erlebnis für die Anwesenden verwandeln. 

Drittens: Diese App macht Spaß. Neben dem Lernen gibt es auch eine Menge Spaß, denn es ist sehr einfach aufgebaut und hat somit keine großen Hürden. Der Spielspaß steht im Vordergrund.

Es weckt die Neugierde der Teilnehmenden und macht Lust auf mehr. Wenn Sie ein interaktives Lernspiel erstellen möchten, dauert das nur ein paar Minuten. Sie können interessante Fragen wie Quizze, Umfragen oder Bilder als Antworten zu jedem Thema hinzufügen. Sie können in jeder beliebigen Sprache schreiben. Die anderen Anwesenden können die Fragen auf ihren Tablets, Smartphones oder Computern sehen und darauf antworten. Sie können gegeneinander antreten, sowohl was die Anzahl der richtigen Antworten als auch die Geschwindigkeit betrifft.

Mit diesem Tool können Sie Online-Schulungen, Meetings, Veranstaltungen, Präsentationen, Diskussionen und Umfragen über Videokonferenz-Apps wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangouts durchführen. Das Beste an dieser App ist, dass sie kostenlos ist. 

Wie kann Kahoot bei der Standortbestimmung helfen?

Kahoot ist auf folgende Weise hilfreich:

1. Schneller Puls-Check
2. Kahoot überprüft schnell das Interesse und das Engagement der Teilnehmenden und gibt Auskunft darüber.
3. Vorab-Prüfung des Wissens durch die Zusendung der Kahoots im Vorfeld
4. Es gibt Aufschluss darüber, wo die Teilnehmenden derzeit stehen. Es hilft bei der Planung zukünftiger Kurse.
5. Inhalt können sehr einfach wiederhol werden
6. Es ermöglicht den Teilnehmenden, den Inhalt zu Hause oder im Seminar zu wiederholen. Es werden die Themen identifiziert, die mehr Aufmerksamkeit benötigen
7. Schwierige Inhalte festigen
8. Kahoot identifiziert die Wissenslücken und hilft diese Themen zu vertiefen  

Sie können also auf eine einfacher Art und Weise eine schnelle Standortbestimmung durchführen!

Wie macht man ein Kahoot?

Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung eines Kahoot beschrieben:

1. Gehen Sie zunächst auf “get Kahoot” und melden Sie sich an. Sie müssen wählen, ob Sie ein anderes Kahoot duplizieren oder von Grund auf neu erstellen möchten.  Wenn Sie ein anderes Kahoot bearbeiten wollen, müssen Sie es zuerst duplizieren. Wenn Sie es von Grund auf neu erstellen möchten, können Sie die Schaltflächen Diskussion, Umfrage oder Quiz verwenden. 
2. Wenn Sie dann die Selektion durchgeführt haben, wird die Bearbeitungsseite geöffnet. Hier müssen Sie eine Beschreibung, einen Titel und die Zielgruppe eingeben und dann auf “ok” klicken. 
3. Geben Sie nun z.B. eine Frage mit zwei Antworten ein. Klicken Sie auf “NEXT”, wenn Sie die nächste Frage hinzufügen möchten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Frage zu duplizieren, zu bearbeiten oder zu verwerfen. Sie können sogar das Zeitlimit für die Beantwortung der Frage einstellen.
4. Sie können alle Punkte wie Text/Tags, Beschreibung, Intro-Video oder Titelbild bearbeiten.
5. Nachdem Sie den Inhalt fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”. Dann sehen Sie die Optionen Vorschau, Bearbeiten, Teilen oder Abspielen Ihres neuen Kahoot.
   

Testen Sie es einfach aus – nur so wird es funktionieren. Dieser Blog sollte Sie nur auf dieses Thema aufmerksam machen 😊 also einfach anmelden, ausprobieren und es dann ggf. nutzen. Sie werden sehen es ist eine andere Form des Lernens!

Wollen Sie mehr über das Thema PROZESSVERBESSERUNGEN & TOOLS erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.

Wie Sie mit Mentimeter interaktive Umfragen entwerfen und virtuelle Meetings, Schulungen, Workshops und Trainings auf das nächste Level bringen!

In dieser pandemischen Situation, aber auch in einer modernen Lernumgebung, sind virtuelle Formate des Online-Lernens und -Lehrens zu einer Notwendigkeit geworden. Nicht nur, um das Bildungssystem in einigen Fällen weiterzuführen, sondern auch um es weiter zu entwickeln. In dieser Hinsicht helfen uns digitale Werkzeuge wie z.B. Mentimeter dabei, die Lernenden in einer passenden Form zu erreichen und das Wissen auch virtuell zu transportieren. Mentimeter ist also ein Tool für den virtuellen Lernprozess und ermöglicht und neu Weg zu beschreiten.  

Sie können sehr gut Mentimeter für interaktive Besprechungen und Präsentationen einsetzen. Wenn Sie Abfragen oder die Durchführung von einem Quiz für die Teilnehmer wünschen, gibt es in Mentimeter eine Vielzahl an Vorlagen. Wählen Sie einfach die gewünschte Vorlage aus, fügen Sie sie zu Ihrem Mentimeter-Konto hinzu und drücken Sie auf “Präsentieren”. 

Dieses digitale Tool ist für die meisten Lehrveranstaltungen super geeignet. Sie können Diskussionen mit den Teilnehmern starten und ihr Wissen durch Fragen überprüfen. Das Gute daran ist, dass es auch auf Smartphones genutzt werden kann.

Sie können Quizfragen, Live-Umfragen, Q/As, Wortwolken, Folien, Gifs, Bilder und vieles mehr verwenden, um eine ansprechende Präsentation zu erstellen. Sie können es wie eine Art digitale Quizshow aufbereiten.

Nach der Präsentation können Sie das Ergebnis zur Analyse exportieren und die Daten mit der vorherigen Präsentation vergleichen, um die Unterschiede zwischen den einzelnen Gruppen zu erkennen. 

Funktionen

Mentimeter verfügt über eine Reihe von wichtigen Hauptfunktionen wie z.B.:

1. Live-Abstimmung
2. Übersicht
3. Quiz
4. Wortwolke
5. Powerpoint
6. FRAGEN UND ANTWORTEN
7. Übersetzung
8. Daten exportieren

Sie können interaktive Präsentationen mit dem Presentation Builder erstellen. Es werden Umfragen, Meinungen und Daten von den Teilnehmern mit Hilfe des Smartphones oder über den Brwoser auf dem Notebook eingesammelt. Darüber hinaus können auch Daten über die Ergebnisse der Teilnehmer exportiert werden, um es z.B. weiter zu nutzen.

Vorteile von Mentimeter

Mentimeter ist für den Einsatz im virtuellen Lernbereich in vielerlei Hinsicht von Vorteil:

1. Es bindet die Teilnehmer in verschiedene Lernaktivitäten wie Live-Umfragen, Multiple-Choice-Fragen, Wortwolken und vieles mehr ein.
2. Verfolgen Sie das Verständnis und den Lernprozess der Teilnehmer, indem Sie ihnen Fragen stellen und die Ergebnisse exportieren.
3. Interaktion und Kommunikation mit den Teilnehmern wird durch den einfachen Einsatz ermöglicht.
4. Halten Sie den Lerninhalt des Kurses auf dem neuesten Stand und löschen SIe die EIngaben der letzten Teilnehmer mit einem Mausklick. 
5. Verwaltung und Steuern Sie damit z.B. Fragerunden, damit Teilnehmer und Trainer die Inhalte diskutieren und Fragen klären können.

Live-Abstimmung

Sie können Ihre Teilnehmer Live einbinden und schnelle Antworten in Echtzeit bekommen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit rechtzeitig auf mögliche Wissenslücken einzugehen oder den weiteren Verlauf der Seminars oder der Schulung anzupassen.

Wortwolke

Sie können eine Wortwolke erstellen. In dieser Sequenz können die Teilnehmer bestimmte Wörter eingeben. Durch die Eingabe der Wörter und durch die Anzahl identischer Wörter wird die Wortwolke gebildet. Dabei werden Wörter, die oft genannt werden größer angezeigt – so erhalten Sie recht schnell einen guten Überblick über die aktuelle Situation und haben eine Live Visualisierung auf dem Bildschirm. Setzen Sie doch einfach mal diese Funktion z.B. für Meetings, Schulungen und Kurse ein. Hier finden Sie ein Beispiel von Mentimeter dazu.

Mehrfachauswahl

Sammeln Sie Antworten, Daten, Meinungen und Gedanken mit Multiple-Choice-Fragen. In diesem Bereich können Sie Gifs und Bilder hinzufügen, um das Engagement der Teilnehmer zu erhöhen. 

Preispläne 

Die Preispläne sind kostenlos, Basic, Pro und Enterprise. Der kostenlose Plan bietet die folgenden Funktionen:

1. Unbegrenzte Anzahl von Präsentationen
2. Unbegrenzte Anzahl von Zuhörern
3. Bis zu 5 Quiz-Folien
4. Bis zu 2 Fragefolien

Sie können Mentimeter also kostenlos testen, Ihre Erfahrung sammeln und dann überlegen ob und wie Sie Mentimeter einsetzen können. Besser geht es fast nicht!

Wie verwendet man Mentimeter im Bereich des virtuellen Trainings?

Der Einsatz von Mentimeter in der Praxis erfolgt in drei Schritten.

Schritt 1

Erstellen Sie eine Mentimeter-Präsentation

Erstellen Sie zunächst eine Präsentation mit Multiple-Choice-, Wortwolken- oder anderen Fragetypen. Das Erstellen ist wirklich sehr einfach und selbsterklärend. Sobald Sie einen ersten Mentimeter-Foliensatz haben, können Sie zum zweiten Schritt gehen.

Schritt 2

Teilen Sie die Umfrage bzw. die Mentimeter-Präsentation mit den Teilnehmern

Um die Mentimeter-Präsentation mit den Teilnehmern zu teilen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Der einfachste Weg ist es, die Website www.menti.com aufzurufen und dort den spezifischen Mentimeter-Code einzutragen, den Sie bei jeder erstellten Mentimeter-Präsentation erhalten. Die Teilnehmer können sich dann über ihre Smartphones einloggen und Sie können die Interaktion beginnen.

Schritt 3

Beginnen Sie die Interaktion mit den Teilnehmern.

Am unteren rechten Rand des Bildschirms können Sie die Anzahl der Teilnehmer sehen, die mit Ihrer Präsentation interagieren und eingeloggt sind. Nun haben Sie die Möglichkeiten die Fragen bzw. Mentimeter-Folien so zu steuern, dass die Teilnehmer ihre Fragen die Sie vorbereitet haben virtuell am Smartphone beantworten und Sie dann sofort “LIVE” die Ergebnisse auf dem Bildschirm sehen. Sie können auch einen kleinen Wettbewerb zwischen den Teilnehmern damit planen. Die Teilnehmer sammeln dann Punkte für richtige Antworten und je schneller sie antworten, desto höher ist der Punktestand. Das lockert jeden Workshop, jede Schulung und jedes Seminar auf und weckt den Spieltrieb in uns.

Ich setze es sehr gerne ein und das Feedback dazu ist immer TOP!

Was halten wir also fest?

Wollen Sie Ihre Meetings, Schulungen, Seminare, Trainings, die Schulstunde oder einfach eine interaktive Wissensabfrage durchführen, ist Mentimeter das geeignete digitale Tool für genau diesen Zweck. Da die “Startversion” mit den relevanten Funktionen – natürlich etwas reduzierter als im vollen Umfang – sehr viele Anwendungsfälle abdeckt, sollten Sie es zumindest ausprobieren. Es kostet nichts, ausser etwas Zeit. Also starten Sie und erhöhen Sie Ihre digitalen Kompetenzen!

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Produktivitätssteigerung mit Trello – ist das möglich? Wir sagen JA!

In diesem hektischen Alltagsleben ist es eine schwierige Aufgabe, sich zu organisieren. Aber dank digitaler Tools wie Trello wird es für jeden einfach. Jetzt kann man von überall aus alles sehen und bearbeiten. Sie kommunizieren, koordinieren und arbeiten gemeinsam an Aufgaben und Projekten.

Trello ist eine Software, die hauptsächlich darauf abzielt, Aufgaben besser zu verwalten. Es organisiert Ihre Aufgaben, verwaltet Projekte, legt Ihre Meetings fest und fördert den Teamgeist. In Trello gibt es Listen, Karten und Boards, um Dinge zu verwalten.  Es ist wie ein digitaler Aufgabenmanager, der sehr kompakt Dinge für Sie strukturiert anzeigt.

Das Board – Das Herzstück

Auf einem Trello-Board sind Karten und Listen der Ausgangspunkt für die Organisation der Arbeit. Hier können Sie Ihre Zeitpläne, Aufgabenzuweisungen, Kalender, Produktivität und vieles mehr managen. Durch die Verwendung des Trello-Boards kann Ihr Team auf dem Laufenden bleiben, indem es die Board-Statistiken auf dem Dashboard einsehen kann. Es ist das zentrale Herzstück dieses digitalen Tools.

Karten – die digitalen Post-It´s

Mit Trello-Karten können Sie nicht nur Ihre Aufgaben verwalten und verfolgen, sondern sie auch mit Ihren Teammitgliedern teilen. Innerhalb der Karten gibt es Fälligkeitsdaten, Checklisten, Unterhaltungen, Kommentare, Anhänge, Erinnerungen und vieles mehr, was Sie dort verwenden können.

Automatisierung ohne Code – ein Produktivitätsgewinn

In Trello müssen Sie sich nicht darum kümmern, dass alles von Ihnen erledigt wird. Es gibt automatische Funktionen, die Ihnen die Arbeit abnehmen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihr Ziel und lassen Sie den Roboter (Butler) Ihre Arbeit mit eingebauter Automatisierung erledigen.  Die Roboter von Trello können z.B. folgendes übernehmen:

1. Gemeinsame Aktionen wie das Verschieben der Liste automatisieren
2. Über bevorstehende Fristen informieren
3. Aufgaben einplanen und vieles mehr
4. Benutzerdefinierte Schaltflächen zur schnellen Erstellung von Prozessen generieren

Integrieren Sie Tools – Vernetzen Sie Ihre Anwendungen miteinander

Trello kann die Tools und Anwendungen, die Sie für Ihren Arbeitsablauf benötigen, ganz einfach einbinden. Sie können auch ein Power-Up hinzufügen. Das hilft bei der Optimierung. Sie können viele verschiedene Tools integrieren und miteinander verbinden. Hier ein kleiner Auszug:

• Slack
• Google Drive
• Confluence
• Dropbox
• Evernote
• MS-Teams
• Miro
• Zapier
• uvm.

Preisplan – auch KOSTENLOS für das gesamte Team

Es gibt kostenlose (Basis), Standard, Premium und Enterprise-Pläne. Sie können den Plan wählen, der Ihren Anforderungen entspricht. Wenn wir über den kostenlosen Plan an dieser Stelle berichten, beinhaltet er den u.a. folgenden Service:

1. Unbegrenzte Mitglieder
2. Unbegrenzte Anzahl von Karten
3. Unbegrenzter Speicherplatz
4. Bis zu 10 Boards
5. 250 automatisierte Befehle 
6. Unbegrenzte Aktivitätenprotokolle
7. Unbegrenzte Power-Ups pro Board
8. 2-Faktor-Authentifizierung

Trello, ein digitales Bullet Journal

Das Bullet Journal wird in produktiven und kreativen Arbeitsabläufen eingesetzt. Es wurde entwickelt, um Ihre Daten übersichtlich und kreativ zu gestalten. Es hilft Ihnen, Ihre Checklisten, Termine usw. zu organisieren. 

Warum ist das so wichtig?

Es gibt folgende Gründe, die es für die digitale Arbeit unerlässlich machen.

Zugänglichkeit

Es ist schwierig, ein Notizbuch in der Tasche oder im Rucksack zu haben. Mit einem Bullet Journal in Trello ist das ganz einfach: Sie können es über Ihr Handy nutzen. Sie können es auch nutzen, wenn Sie offline sind und keine Internetverbindung haben. Sie können neue Notizen zu Ihren Aufzählungszeichen hinzufügen. Wie oft haben Sie gute Ideen und würden es gerne notieren? Im Hand ja, aber warum nicht im Trello? So haben Sie eine zentrale Ideensammlung!

Kollaboration

Wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten möchten, können Sie ihn einfach zur Karte oder zum Board hinzufügen. Er kann dann nicht nur darauf zugreifen, sondern auch seine Ideen mit anderen teilen. Und das BESTE an dieser Lösung – es steht immer zur Verfügung. Sie brauchen lediglich ein Handy!

Schneller

Es ist einfacher und schneller für Sie, Ihre Notizen zu tippen, als Zeit mit dem Schreiben zu verschwenden. Außerdem können Sie Ihre Notizen durch einfaches Kopieren und Einfügen vervielfältigen. Durch die intuitive Bedienung ist Trello sehr einfach in der Anwendung und somit viel effizienter als viele andere Programme.

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Wenn Sie digital/virtuell arbeiten, darf Miro in keinem Unternehmen fehlen!

Miro ist ein digitales Whiteboard zur Durchführung von interaktiven Besprechungen. Es ist ein Kollaborationstool, das cloudbasiert ist. Das Tool ist besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet. In Miro gibt es ein Whiteboard, das für Ideenfindung, Forschung, Erstellung von User Story Maps, Customer Journeys, Wire Framing und andere kollaborative Aktivitäten verwendet wird. 

Es verfügt über alle wichtigen Tools, die Sie für die Erfüllung Ihrer Projektaufgaben benötigen. In dieser hektischen Situation, in der physische Arbeit schwierig geworden ist, sind digitale Tools wie Miro eine großartige Sache. 

Funktionen und grobe Beschreibung der Möglichkeiten

Dank seiner fantastischen Funktionen können Sie Ihre Aufgaben erledigen und Ihre Geschäftspartner zufrieden stellen. Durch Videochats können Sie Ihre Ideen leicht mit anderen teilen. In Miro können Sie Projekte verfolgen, Aufgaben zuweisen und Gespräche mit Ihrem Team führen. Während der Präsentation können Sie Ihre Ideen mit anderen teilen, indem Sie einfach einen Teil des Whiteboards auswählen und diesen mit der Maus in einen Rahmen ziehen. Eine weitere hervorragende Funktion ist die Bildschirmfreigabe.

Die Benutzer können auf den Whiteboards zeichnen oder schreiben. Sie können Links hinzufügen und Haftnotizen erstellen. Die Benutzer können auch PDF-Dateien, Office-Dateien, Bilder, Dokumente und Bilder hochladen. Es gibt Tools für die Zusammenarbeit, mit denen die Nutzer ihre Ideen und Konzepte austauschen können. Eine weitere großartige Funktion ist, dass die Benutzer nach Abschluss einer Sitzung die Boards als Bild- oder PDF-Dateien exportieren und in sozialen Medien, Blogs oder auf Websites veröffentlichen können. 

Wenn Sie weitere Funktionen wünschen, können Sie den “Miro-Marktplatz” besuchen. Hier können Sie Ihre gewünschten Apps integrieren. Außerdem können Sie Ihre Miro-Karten mit einem Plugin für Abstimmungen aktualisieren. Es ermöglicht so den Nutzern, über bestimmte Objekte abzustimmen. 

Einbinden von hilfreichen digitalen Tools

Sie können die Anwendungen und Tools, die Sie benötigen, in Ihr Vorhaben integrieren. Innerhalb von Miro können Sie diese Anwendungen problemlos nutzen. Wenn Sie zum Beispiel die Zapier-App integrieren, ist das für Sie von Vorteil. Wann immer Sie eine neue Aufgabe erledigen müssen, können Sie automatisch eine Aufgabe auf einem Board erstellen, ein Formular übermitteln oder einen Eintrag in einer Arbeitsliste vornehmen.  

Sie können Miro auf jedem Gerät, z. B. einem Mobiltelefon, verwenden. Sie können Boards mit Hilfe von vorinstallierten Vorlagen erstellen.  Es gibt viele Vorlagen, aus denen Sie mehr als eine auswählen können. Nachdem Sie die Vorlagen ausgewählt haben, fügen Sie Symbole aus der Bibliothek wie Text, Formen, Bilder, Dateien, Dokumente und Haftnotizen von Google Drive oder einem Computer hinzu. Sie können die Vorlage in eine Präsentation oder eine PDF-Datei umwandeln. Wenn Sie keine Vorlagen wünschen, können Sie mit einem leeren Whiteboard beginnen. 

Preis

In Miro finden Sie vier Preispläne wie kostenlos, Team, Business und Enterprise. Im kostenlosen Plan bietet Miro die folgenden Funktionen:

1. 3 bearbeitbare Miro-Boards
2. Grundlegende Verwaltung der Teilnehmer
3. Anonyme Board-Betrachter
4. Vorgefertigte Vorlagen zur freien Verfügung
5. Kern-Integration weiterer Tools und Programme wie z.B.: Slack, Trello, Microsoft Teams, Zapier, Microsoft One Drive, Google Drive, Box, Adobe Creative Cloud, Dropbox, Unsplash und Sketch.  

Miro ist ein virtuelles oder Remote-Whiteboard, dass es Menschen ermöglicht, zusammenzuarbeiten. Es ist für jede Art von Aufgabe geeignet. Es kann von Teams, Einzelpersonen, Bildungsgruppen oder Organisationen verwendet werden. Mit dieser Software können Sie Ihre Entwürfe und Mockups erstellen, Ihre Ideen niederschreiben und Feedback zu den Beiträgen anderer Mitglieder hinterlassen.  Sie können auch komplette digitale Workshops abhalten und ortsunabhängig mit vielen Personen gleichzeitig arbeiten.

Es gibt auch noch andere gute digitale Whiteboards – sind Sie an den Whiteboards interessiert, dann schauen Sie sich den Whiteboard Vergleich an und entscheiden Sie selbst, welches dieser digitalen Whiteboards am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Da Sie Miro kostenlos nutzen können, empfehle ich Ihne sich selbst einen Eindruck von diesem sehr hilfreichen Board zu verschaffen. Sie werden es in Ihrer Sammlung nicht missen wollen.

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