Effektive Prozesskennzahlen sind der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen. In diesem Artikel gehe ich die auf die 5 bewährtesten Prozesskennzahlen aus der Praxis der Prozessoptimierung ein.
Die Prozesskennzahlen für die Praxis
- #1 Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit misst die Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Sie wird berechnet, indem man die Zeit zwischen dem Start und dem Abschluss eines Prozessschritts addiert oder die Differenz errechnet.
Formel: Durchlaufzeit = Endzeitpunkt – Startzeitpunkt.
Beispiel: Ein Online-Kundenauftrag hat eine Durchlaufzeit von 77 Stunden, beginnend von der Bestellung (Mo. 08:00Uhr) bis zur Auslieferung (Mi. 13:00Uhr).
Handlungsempfehlung: Identifizieren Sie Engpässe im Prozess und optimieren Sie sie, um die Durchlaufzeit zu verkürzen. Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben kann auch helfen, die Effizienz zu steigern.
- #2 Zykluszeit: Die Zykluszeit (pro Vorgang) ist die Dauer zwischen aufeinanderfolgenden Durchläufen desselben Prozesses. Sie gibt an, wie viel Zeit für die Bearbeitung eines einzelnen Vorgangs von Anfang bis Ende erforderlich ist.
Die Berechnung der Zykluszeit (pro Vorgang) im Büro erfolgt ähnlich wie in der Produktion:
Formel: Zykluszeit (pro Vorgang) = Gesamtdauer des Prozesses / Anzahl der durchgeführten Vorgänge
Beispiel: Angenommen, in einem Büro werden monatlich 200 Kundenanfragen bearbeitet. Die Gesamtdauer für die Bearbeitung dieser Anfragen beträgt 80 Stunden. Die Zykluszeit pro Vorgang beträgt dann: 80 Stunden / 200 Anfragen = 0,4 Stunden pro Anfrage
Handlungsempfehlung: Identifizieren Sie Engpässe oder Verzögerungen im Prozess und optimieren Sie sie, um die Zykluszeit zu verkürzen. Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben oder Implementierung von Lean-Methoden können dabei helfen, die Zykluszeit zu minimieren.
- #3 Kosten pro Prozessschritt: Effizienz in Zahlen messen. Diese Kennzahl gibt an, wie viel ein einzelner Prozessschritt kostet.
Formel: Ø Kosten pro Prozessschritt = Gesamtkosten des Prozesses / Anzahl der Prozessschritte.
Beispiel: Die Gesamtkosten für die Durchführung eines Prozesses betragen 10.000 € und es gibt insgesamt 20 Prozessschritte, was zu Ø Kosten von 500 € pro Prozessschritt führt.
Um die Kosten jedes Prozessschritts zu ermitteln und nicht nur Ø Kosten zu ermitteln, sind Methoden wie die Kostentreiberanalyse hilfreich.
Handlungsempfehlung: Identifizieren Sie kostspielige oder ineffiziente Prozessschritte und optimieren Sie sie, um die Gesamtkosten zu senken. Setzen Sie auf Technologie und Automatisierung, um die Effizienz zu steigern und manuelle Arbeitsabläufe zu reduzieren.
- #4 Fehlerquote: Qualität ist eine oberste Priorität für jedes Unternehmen. Die Fehlerquote misst den Anteil fehlerhafter Produkte oder Vorgänge im Verhältnis zur Gesamtausbringung.
Formel: Fehlerquote = (Anzahl fehlerhafter Einheiten bzw. Vorgänge) / (Gesamtanzahl der produzierten Einheiten bzw. bearbeiteter Vorgänge) x 100%.
Beispiel: Von 100 produzierten Einheiten bzw. bearbeiteten Vorgängen sind 5 fehlerhaft, was zu einer Fehlerquote von 5% führt.
Handlungsempfehlung: Implementieren Sie einfache und wirksame Qualitätschecks und Standards, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Schulungen der Mitarbeiter und kontinuierliche Verbesserungsprozesse können dazu beitragen, die Fehlerquote zu reduzieren und die Produktqualität zu steigern.
- #5 Time-to-Market: Schnelligkeit in der Produktentwicklung ist entscheidend, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Die Time-to-Market misst die Zeit, die benötigt wird, um ein neues Produkt von der Ideenfindung bis zur Markteinführung zu bringen.
Formel: TtM = Enddatum (Veröffentlichung) – Startdatum (Idee und Start)
Beispiel: Ein Team hat eine Idee für eine Dienstleistung Anfang Januar. Der Service wird dann im Juni erstmalig angeboten. Die Time-to-Market für diese neue Dienstleistung beträgt 6 Monate.
Handlungsempfehlung: Optimieren Sie Ihre Entwicklungsprozesse, um die Time-to-Market zu verkürzen. Implementieren Sie agile Methoden und cross-funktionale Teams, um die Effizienz und Geschwindigkeit der Produkt- bzw. Dienstleistungsentwicklung zu steigern.
Fazit und Empfehlung für die Praxis
Die gezielte Messung und Verbesserung von Prozesskennzahlen sind entscheidend, um die Leistungsfähigkeit von Geschäftsprozessen zu maximieren. Indem Sie bewährte und relevante Prozesskennzahlen in Ihre Praxis integrieren und die Handlungsanleitungen befolgen, schaffen Sie eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg und kontinuierliche Optimierung in Ihrem Unternehmen.
Es gibt noch weitere Prozesskennzahlen wie z.B. Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Return on Investment, Wertschöpfende und nicht-wertschöpfender Anteile und viele weitere.
Überlegen Sie bei jeder Prozessoptimierung, welche Prozesskennzahlen für Sie die relevantesten sind und verfolgen Sie diese Kennzahlen. Es hängt meiner Meinung nach immer von der Aufgabenstellung und den Zielen ab.
Ich hoffe diese Erklärung hilft Ihnen dabei zu verstehen, dass die Auswahl der richtigen Prozesskennzahlen einen großen Unterschied in der Wirksamkeit machen kann.
Viel Erfolg in der Umsetzung und der Optimierung von Prozessen.
