Zero-Based-Budgeting
Kurzbeschreibung & Zweck:
Zero-Based-Budgeting (ZBB) ist eine systematische Budgetierungsmethode, bei der für jeden Budgetzyklus alle Ausgaben von Grund auf neu begründet werden müssen, statt auf historischen Zahlen aufzubauen. Ziel ist es, Ressourcen so zu verteilen, dass sie optimal zur aktuellen Strategie und Wertschöpfung beitragen, unnötige Ausgaben sichtbar zu machen und geplante Budgets klar an den aktuellen Prioritäten auszurichten.
Ereignisse
Dimensionen
Aufwand
Kompetenz
Dauer
Du brauchst dafür: Ein granular gepflegtes Kosten-Reporting aus ERP/BI, belastbare Prozess- oder Cost-to-Serve-Daten, ein funktionsübergreifendes Kernteam (Controlling, Operations, HR, IT) und ein klares Bewertungsraster mit Finanz- sowie ESG-Kriterien.
Vorbereitung: Bereite sämtliche Kostenarten in logisch geschnittenen Paketen (Prozess, Standort, Produktlinie) auf und stimme Bewertungskriterien mit den Szenario-Abbildern deiner Unternehmensstrategie ab.
Zero-Based-Budgeting eignet sich immer dort, wo traditionelle Budgetprozesse an ihre Grenzen stoßen und eine kritische, wertorientierte Überprüfung aller Ausgaben sinnvoll ist. Besonders stark ist der Nutzen, wenn historische Überschreitungen, ineffiziente Ausgaben oder unklare Kostenverantwortung bestehen, denn ZBB zwingt dazu, jeden einzelnen Budgetposten nach seiner aktuellen Notwendigkeit und Wertschöpfung zu beurteilen. In Organisationen, die ihre Kostenbasis optimieren, strategische Prioritäten klarstellen oder Ressourcen neu verteilen wollen, schafft ZBB Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und bessere Entscheidungsgrundlagen als klassische, auf Vorjahreswerten basierende Budgetmethoden.
ZBB startet jeden Budgetzyklus bei Null und erfordert für jede Ausgabe eine aktuelle rechtliche und strategische Begründung, statt nur historische Werte anzupassen.
Weil für jeden Bereich die Kosten ohne Rückgriff auf Vorjahreswerte neu begründet werden müssen, ist ZBB in der Vorbereitung und Bewertung intensiver als traditionelle Verfahren.
Nicht, wenn Entscheidungspakete qualitative Nutzenkriterien (Tech-Vorsprung, ESG) enthalten und ein Ishikawa-Check die Folgen von Kürzungen sichtbar macht, kann es als Verstärker für den Innovationsprozess dienen.
Es kann je nach Bedarf jährlich oder rollierend in Teilbereichen laufen; viele Unternehmen setzen ZBB zyklisch ein, um Aufwand zu steuern und gleichzeitig den kontinuierlichen Prüfprozess aufrechtzuerhalten.
Schritt 1:
Ziel & Scope festlegen
Bestimme zu Beginn die strategischen Ziele, den Zeithorizont und welche Kostenbereiche in die ZBB-Runde fallen. Klare Zielvorgaben schaffen einen Orientierungsrahmen und verhindern, dass der Prozess zum Selbstzweck wird.
Schritt 2:
Kosten in Aktivitäten zerlegen
Führe alle bestehenden Ausgaben in Einheiten oder Aktivitäten zusammen und setze sie in einen Kontext, z. B. nach Funktion, Prozess oder Wertstrom. Jede Einheit beginnt bei Null und wird beschrieben.
Schritt 3:
Pakete erstellen & begründen
Für jede Aktivität wird ein Decision Package erstellt, in dem Zweck, erwarteter Nutzen, notwendige Ressourcen und Alternativen dokumentiert werden. Alte Ausgaben werden genauso kritisch geprüft wie neue.
Schritt 4:
Bewertung & Priorisierung durchführen
Die Pakete werden anhand klarer Bewertungskriterien (z. B. strategischer Beitrag, Kosten-Nutzen, Risiko oder Abhängigkeiten) bewertet und geordnet. Nur Pakete mit belegbarem Nutzen werden ins Budget übernommen.
Schritt 5:
Budget zuweisen & implementieren
Basierend auf den Prioritäten werden die Mittel zugewiesen und die Budgetentscheidungen operationalisiert. Die Umsetzung wird überwacht, damit Effekte und Abweichungen früh erkannt werden.
Zero-Based Budgeting wurde in den 1970er Jahren von Peter Pyhrr bei Texas Instruments entwickelt und später sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung verbreitet.
Weitere hilfreiche Methoden für den Praxeneinsatz
Activity-Based Costing – liefert Bottom-Up-Prozesskosten für Entscheidungspakete.
ABC-Analyse Methode – fokussiert die größten Einsparhebel zuerst.
Ishikawa – deckt Ursachen hoher Kosten auf, bevor man kappt.
Lean Coffee – hält Review-Meetings kurz, aber partizipativ.
