Auftrags Canvas
Kurzbeschreibung & Zweck:
Mit dem Auftrags Canvas werden wichtige Aspekte für z.B. eine Projektbeauftragung abgefragt. Es sorgt für Klarheit bei neuen Projekten und Initiativen und hilft bei der Vorbereitung und dem Startdesign eines neuen Themas.
Ereignisse
Dimensionen
Aufwand
Kompetenz
Dauer
Du brauchst dafür: Auftraggeber für dieses Thema und die Vorlage “VO_Auftrags_Canvas” aus dem Downloadbereich
Vorbereitung: Keine notwendig
Wird z.B. ein neues Thema oder ein Projekt gestartet, können mit dem Auftrags Canvas wichtige und erfolgsrelevante Aspekte identifiziert werden, die für eine zufriedenstellende Umsetzung von Projekte, Initiativen und Aufträgen notwendig sind. Es eignet sich deshalb sehr gut für einen erweiterten Blick auf neue Themen und verbessert jede Startphase von neuen Projekten und Initiativen. Es ist ebenfalls gut geeignet, um z.B. externe Dienstleister/Berater/ Projektleiter zu beauftragen und Projekte zu definieren.
Das Auftrags Canvas sollte vor einem Start eines neuen Projektes, einer neune Initiative, eine neuen größeren Aufgabe, aber auch vor einer externen Vergabe eingesetzt werden. Es kann wie eine strukturierte und systematische Vorbereitung gesehen/genutzt werden.
Für die Erarbeitung einer aussagekräftigen Übersicht, sollte zumindest die Person beteiligt sein, die den Auftrag dafür erteilt hat. Sollte dazu auch schon ein Umsetzungs- bzw. Leitungsteam definiert sein, ist es hilfreich dieses Auftrags Canvas gemeinsam auszufüllen.
Es kann ebenfalls als eine kreativen Methode für z.B. eine Problemlösung (wie können wir ein bestehendes Problem lösen?) oder eine Lösungssuche (was müssen wir berücksichtigen, um eine gute Lösung zu finden?) eingesetzt werden.
Die Vorlage kann als Anleitung für z.B. ein Teamworkshop oder eine Abstimmung genutzt werden. Sie kann auch ausgeplottet werden und die Inhalte könnten mit Post It´s visualisiert werden. Ich nutze mit meinen Kunden ein digitales Whiteboard dafür.
Schritt 1:
Erfolgsfokus stärken
Schritte 1-5 RAHMENBEDINGUNGEN
Grundsätzlich hat es sich bewährt, das Auftrags Canvas in der Reihenfolge der Nummerierung zu bearbeiten. Schritte 1-5 bringen Klarheit und helfen in der Definition der Rahmenbedingungen.
Schritt 2:
Ressourcen nutzen
Schritte 6-7 MUSTER
Oft können wir aus der Vergangenheit sehr viel lernen und sind dadurch viel besser auf die Zukunft vorbereitet. Wichtig sind Learnings aus der Vergangenheit, aber auch parallel laufende Aktivitäten. Ein kurzer Check sollte deshalb nicht fehlen.
Schritt 3:
Team identifizieren
Schritt 8a MENSCHEN
Unzufriedenheit, fehlende Unterstützung und Zurückhaltung entstehen oft durch fehlende Wertschätzung und Einbindung. Im Schritt 8a werden relevante Mitspieler und Verbündete entdeckt
Schritt 4:
Prozesse identifizieren
Schritt 8b PROZESSE
In diesem Schritt werden relevante Prozesse, Systeme und Anforderungen betrachtet. Wo gibt es ggf. Hindernisse, Einschränkungen und Vorgaben die zu Befolgen sind.
Schritt 5:
Lösungswege aufnehmen
Schritt 9 ALTERNATIVEN & IDEEN
Der letzte Schritt soll ggf. noch weitere Ideen und Lösungswege aufzeigen. Manchmal ist ein guter Plan B ebenso wertvoll und kann ggf. im richtigen Moment sogar zum Einsatz kommen. Versteifen Sie sich also nicht unbedingt nur auf einen Lösungsweg.
