Verschwendungssuche im Büro
Kurzbeschreibung & Zweck:
Mit der Verschwendungssuche im Büro sorgst Du für Klarheit und Transparenz und deckst viele Verschwendungen auf, um das Arbeiten zu erleichtern.
Damit erkennst Du sehr schnell die Handlungsfelder im Bereich und kannst dann gezielt die wichtigen Punkte optimieren!
Ereignisse
Informationen sammeln
Dimensionen
Prozesseffizienz
Aufwand
Kompetenz
Dauer
bis 4h
Du brauchst dafür: die Vorlage zur Erfassung der Verluste aus dem Downloadbereich, etwas zu schreiben, ggf. eine Digi-Cam für Fotos – ist oft sehr hilfreich und ggf. ein Klemmbrett um gut schrieben zu können.
Vorbereitung: Mit dem Betriebsrat und der Führungskraft abstimmen, manchmal ist es hilfreich mit einem Co-Beobachter diese Beobachtung durchzuführen. Ich empfehle dann immer einen MA aus dem Team dafür zu gewinnen. AHA-Erlebnisse garantiert!
Die Verschwendungssuche im Büro ist sehr gut geeignet, um sich einen allgemeinem Überblick über den eigenen Bereich zu verschaffen. Oft sehen wir diese Unterbrechungen nicht im Tagesablauf, da wir im Prozess arbeiten und uns diese Distanz fehlt. Es ist auch gut geeignet, um fokussiert den Blick auf ein Handlungsfeld zu legen wie. z.B. “Wo haben wir Prozessunterbrechungen, wo zu viele Medienbrüche, wo Rückfragen”? –> also es ist ebenfalls für sehr gezielte Prozessbeobachtungen hilfreich
Unbedingt vor dem eigentlichen Termin dieser Verlustsuche alle Mitarbeiter über den Zweck, die Idee dahinter und den Ablauf informieren. Ich empfehle immer mit einer Vorlaufzeit von 12 Tagen für Aufklärung zu sorgen und alle bestmöglich zu informieren.
Es ist ja nur eine punktuelle Prozessbeobachtung und es kann durchaus vorkommen, dass genau in dieser Zeit nichts passiert, was zu einer Prozessunterbrechung oder einem Verlust führt. Manchmal sehen wir aber auch einfach nicht alles am Anfang – also einfach wiederholen.
Idealerweise ist dafür die Beobachtungsposition so zu wählen, dass keine gestört wird und man trotzdem alles sehen kann. Manchmal muss man dafür auch die Position wechseln und manchmal ist es notwendig auch mal direkt am PC zu stehen um Vorgänge besser zu erkennen.
Es ist wie immer – wenn wir zu viel aufschreiben können wir es ja noch verdichten, zusammenfassen etc. Wenn wir jedoch zu wenig aufschreiben , dann wird es schwierig. Mein Rat also – lieber etwas mehr aufschreiben als zu wenig.
Schritt 1:
Aufklärung
Alle Mitarbeiter kurz zusammenrufen, die Aufgabe vorstellen und alle Fragen beantworten, um einen guten Ablauf zu ermöglichen.
Es geht nicht um die Beobachtung von Personen, sondern um die Beobachtung von Prozessen und die Identifizierung von Problemen im Tagesablauf.
Schritt 2:
Überblick verschaffen
In der ersten Phase einen Überblick verschaffen.
Wo sollte ich mir etwas anschauen?
Wie ist der Arbeitsablauf im allgemeinen?
Wann passiert was?
Wie wird im Team kommuniziert?
Wer oder was braucht meine Aufmerksamkeit?
Schritt 3:
Schätze heben
Nun sollten alle Auffälligkeiten erfasst werden. Dabei kann/sollte auch die Position gewechselt werden. So viel wie möglich beobachten und alles was “irgendwie nicht perfekt” funktioniert erfassen. Es ist nicht wichtig, ob die richtige Rubrik dafür gefunden wurde, es ist aber wichtig das Auffälligkeiten erfasst werden! Die Häufigkeit nicht vergessen.
Schritt 4:
Auswertung
Nach der Prozessbeobachtung unbedingt noch allen Mitarbeitern und Personen für die Zusammenarbeit danken. Die Auswertung sollte dabei helfen die richtigen Handlungsfelder zu erkennen. Wo gab es viele Auffälligkeiten? Wie oft ist etwas passiert? Wie viele Mitarbeiter waren davon betroffen? Wie viele Vorgänge sind davon betroffen gewesen?
Schritt 5:
Follow Up
Nun geht es um die Umsetzung und die Verbesserung, also einen guten Modus finden, um der Verbesserung eine Chance auf Umsetzung zu geben. Bloß keine zusätzlichen Besprechungen dazu starten, sondern immer versuchen in eine bereits etablierte Routine, diesen zusätzlichen Fokus/Abstimmung/Status zu implementieren und es dort in die Aufmerksamkeit zu bringen. Viel Erfolg !
Diese Verschwendungssuche hat den Ursprung im Toyota Production System (TPS) und wurde dort als MUDA Walk bezeichnet. Es kann aber genauso gut im Büro angewendet werden.
–> hier findet Ihr weitere Informationen dazu:
