Verschwendungssuche in der Administration

Der Workshop beginnt natürlich mit einem kurzen theoretischen Einstieg in das Thema, geht dann aber schnell in die Praxis über. Dabei werden die Abläufe, die Prozesse, die Bearbeitungsschritte, die Kommunikation, die Arbeit am PC und alles was noch beobachtbar ist, aufmerksam und neugierig beobachtet und in einer spezifischen Checkliste erfasst. Gemeinsam werden dann die Ergebnisse besprochen und es werden Lösungen und Wege erarbeitet, wie relevante Schwierigkeiten und Herausforderungen gelöst werden können. 
Ein Maßnahmenplan mit konkreten Aufgaben wird erarbeitet und ein passende Routine zur nachhaltigen Umsetzung fixiert.

Die Beobachtung eines Bereiches und der Abläufe, sollte so lange durchgeführt werden, bis genügend Potenziale gefunden und Herausforderungen identifiziert sind. 

Aus der Praxis hat es sich bewährt, diese Beobachtung mindestens 2-4 Stunden am Stück durchzuführen. 

Es gibt bei dieser Vorgehensweise einiges zu berücksichtigen.

1. Die Mitarbeiter und der Betriebsrat sollten rechtzeitig über diesen Workshop informiert werden

2. Beobachtungseffekt: Wenn wir beobachtet werden, verhalten wir uns sehr oft etwas anders und neigen dazu auch eine andere Arbeitsweise zu zeigen. Bedenken Sie also, das die Beobachtung nicht immer die Realität abbilden wird

3. Fehlerkultur: Sorgen Sie zu Beginn dafür, dass Fehler erwünscht und gemacht werden dürfen. Sie sollten diese Beobachtung und Erkenntnisse nur für die Prozessoptimierung nutzen und z.B. nicht zur Leistungsbeurteilung einsetzen

4. Störungsfrei Arbeiten: Sie sollten mit der Beobachtung nicht den Arbeitsablauf behindern und in den Tagesablauf eingreifen - seien Sie also ein "unsichtbarer" Beobachter 

An diesem Workshop sollen unbedingt die Mitarbeiter aus dem Bereich teilnehmen. Es ist empfehlenswert (abhängig von der Größe des Teams/Bereiches/Büros) auch eine abteilungsfremde Person einzuladen. Zusätzliche Sichtweisen und Unklarheiten bringen sehr oft gute Gespräche in Gang und führen oft zu sehr guten Verbesserungsideen.
Die Führungskraft aus diesem Bereich und der Betriebsrat dürfen in diesem Workshop nicht fehlen.

Bei diesem Workshop gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen.

Fokussiert auf bestimmte Verschwendungen: 

Die Beobachtung der Abläufe und Prozesse kann ein bestimmtes Ziel verfolgen z.B. "Medienbrüche reduzieren". Dabei wird dann ein stärkerer Fokus auf Medienbrüche gelegt und dieses Ziel verfolgt.

Kein Fokus, sondern ein allgemeiner Ablauf:

Dabei werden alle Potenziale und Herausforderungen erfasst und dann die Umsetzungsmaßnahmen priorisiert. 

Die erzielten Resultate können sich also von der Reduktion von Prozessschritten bis zur Umgestaltung des Bürolayouts bewegen.