LIPOK / SIPOC
Kurzbeschreibung & Zweck:
Mit der LIPOK / SIPOC Übersicht sorgst Du für eine einfache Visualisierung der Prozesse und der KUNDEN – LIEFERANTEN Interaktionen.
Du kannst es sehr allgemein durchführen oder sehr detailiert. Es hängt von der Aufgabenstellung ab.
Ereignisse
Dimensionen
Aufwand
Kompetenz
Dauer
Du brauchst dafür: die LIPOK/SIPOC Vorlage zur Erfassung der Aufgaben und Funktionen/Personen aus dem Downloadbereich, etwas zu schreiben.
Vorbereitung: Keine notwendig
Mit LIPOK / SIPOC kannst Du sehr schnell Prozesse und Prozessschritte
visualisieren und relevante Prozessinformationen erfassen. Oft wird LIPOK/SIPOC zur Abgrenzung von Prozessen (WO STARTEN WIR und WO HÖREN WIR AUF?) eingesetzt, um Klarheit darüber zu erhalten, was im Fokus (z.B. einer weiteren und intensiveren Optimierung) liegt. Es kann auch dafür genutzt werden, um zu Klären welchen Input bestimmte Teilprozesse benötigen. Natürlich auch, um nach Möglichkeiten zu suchen,
Teilprozesse zu vereinfachen.
Für die Erarbeitung dieser Übersicht in einem Workshop, ist es sinnvoll mit Post It ́s zu arbeiten und nur die Überschriften z.B. auf einem Flipchart/Brown Paper/Whiteboard er notieren. So bleibt es flexibel und kann bei Bedarf auch noch geändert werden.
Wichtig dabei ist das Startereignis und das Ende. Damit wird der Prozess und die anschliessende Betrachtung begrenzt. Die Schritte dazwischen ergeben sich oft in der Bearbeitung. Hilfreich ist aber = pro Schnittstelle/Person mind. eine Zeile.
Für die interne Nutzung im Unternehmen ist damit jede Abteilung und jede Schnittstelle gemeint. Es gibt immer einen Empfänger, also einen internen Kunden. Dieser ist als KUNDE zu verstehen.
Um einen schnellen Überblick zu erhalten was im Prozess passiert vielleicht 🙂 Um den eigenen Prozess zu analysieren, ist es sinnvoller mit der Prozessanalyse Light zu starten um bessere erkenntnisse für sich persönlich zu erhalten.
Schritt 1:
Spielfeld
Zu Beginn sollten die grundlegenden Echpunkte geklärt und definiert werden. STARTEREIGNIS: Welche konkrete Altivität/Tätigkeit startet diesen Prozess. ENDEREIGNIS: Welche konkrete Altivität/Tätigkeit beendet diesen Prozess. Damit legen wir fest was im Fokus bleibt.
Schritt 2:
Ziel definieren
Ziel der Prozessvisualisierung definieren. Es könnte ja wichtig sein um z.B. Digitalisierung vorzubereiten -> dann wird die Betrachtung der Inputs/Outputs und der Medien wichtig sein, oder Liegezeiten reduzieren –> dann werden alle Schnittstellen ggf. Ablagen (Posteingang/-ausgang) wichtig sein. Deshalb ist ein Ziel oft hilfreich.
Schritt 3:
Flughöhe
Bevor die Teilprozesse erfasst werden, sollte im Team Einigkeit über die Flughöhe bestehen. Sollen Details erfasst werden oder werden die Teilprozesse auf einer höheren Detailierungsebene notiert. Für den Start einfach mal ein Beispiel durchspielen (Bspl. Reifenwechsel in der Werkstatt) – das ist immer ganz lustig 😉
Schritt 4:
Teilprozesse
Nun der Reihe nach (Zeile für Zeile) die Teilprozesse erfassen. Da gibt es unterschiedliche Wege. Ich persönlich gehe so vor: 1. Lieferant definieren, 2. Kunden definieren, 3. Prozess beschrieben, 4. Inputs beschreiben, 5. Outputs beschrieben.
Schritt 5:
Quick Wins
Nachdem dann alles notiert wurde, gemeinsam im Team nach “QUICK WINS” fragen. Oft wird schon an dieser Stelle das erste Verbesserungspotenzial sichtbar. Nutzt die Kreativität des Teams, um die ersten Verbesserungen zu ermitteln. Ich wette Ihr entdeckt auch welche!
SIPOC/LIPOK hat den Ursprung im Six Sigma.
