Analyse Zeitdiebe
Kurzbeschreibung & Zweck:
Mit der Analyse der Zeitdiebe machst Du deine persönlichen Zeitverluste sichtbar.
Oft sind uns die eigenen Zeitverluste nicht bekannt und wir müssen uns selbst beobachten, um unseren Alltag etwas zu vereinfachen.
Ereignisse
Dimensionen
Aufwand
Kompetenz
Dauer
Du brauchst dafür: die Vorlage aus dem Downloadbereich “Analyse Zeitdiebe” zur Erfassung deiner Zeitdiebe und etwas zu schreiben.
Vorbereitung: Keine notwendig
Mit der Analyse deiner Zeitdiebe kommst Du recht schnell auf die versteckten Potenziale in deinem Zeit- und Selbstmanagement. Diese Analyse eignet sich sehr gut für die Ermittlung von Ansätzen zur Verbesserung deiner Leistung, aber auch für die schneller Erkennung deiner Stärken.
Es ist auch sehr gut als TEAMÜBUNG geeignet, um die Zeitverluste im Team offen zu legen und sie dadurch besprechbar zu machen.
Starte mit den einfachsten! Also mit den Zeitverlusten, die Du am einfachsten reduzieren oder noch besser eliminieren kannst. So kannst Du schnell Erfolge vorweisen und wie wir wissen, kann das ein sehr guter Motivator sein 🙂
Wenn Du es nur für dich selbst “heimlich” machen möchtest, dann kannst Du es z.B. nach der Arbeit für dich schriftlich festhalten. So kannst Du als “Undercover Agent” dein Zeitmanagement in kleinen Schritten verbessern und dadurch dein Selbstmanagement weiterentwickeln – ganz geheim 🙂
Im Team kann diese Analyse wirklich Wunder erzeugen. Unbedingt mit dem Team drüber sprechen und das WARUM dahinter erklären. Für den Start ist es immer hilfreich, wenn die Führungskraft die ersten eigenen Zeitdiebe erfasst und damit das Spielfeld eröffnet.
Ganz wichtig: damit es nicht nur eine Analyse bleibt, sondern auch nachhaltig wirkt, sollte diese Analyse der Zeitdiebe freiwillig und aus eigener Überzeugung durchgeführt werden. Also von den eigenen Erfolgen berichten und vielleicht gibt es dann Verbündete für dieses Thema.
Schritt 1:
eigenen Modus festlegen
Wichtig für einen guten Start ist ein passender Modus. Damit ist gemein WANN und WIE diese Analyse durchgeführt wird.
a) zu einem fixen Zeitpunkt (nach der Arbeit, in der Pause, vor der Arbeit, etc)
b) permanent (ich notiere immer meine Zeitverluste, wenn es mir bewusst wird)
Schritt 2:
Erfassung der Zeitdiebe
Bei der Erfassung der Zeitdiebe ist es nur wichtig, die entdeckten und wahrgenommenen Zeitverluste zu notieren. Oft kann auch die Häufigkeit hilfreich sein (also einfach eine Strickliste führen). Fragt Euch auch immer selbst “WARUM war das so und bei WELCHER Aufgabe oder Tätigkeit ist es passiert?”. Ganz hilfreich kann dabei auch die Selbstanalyse sein.
Schritt 3:
Auswertung der Zeitverluste
Nach der Erfassung (die kann unterschiedlich lang dauern) ist es wichtig nicht alles in Angriff zu nehmen, sondern sich auf die TOP Zeitdiebe zu fokussieren. Welche Zeitverluste können einfach reduziert werden? Diese Punkte als erstes reduzieren oder eliminieren!
Schritt 4:
Optimierungen planen
Nun habt Ihr eine Priorisierung durchgeführt und es ist jetzt an der Zeit Optimierungsideen abzuleiten und sich zu überlegen, wie der Arbeitsablauf gestaltet werden kann, so dass diese Zeitdiebe nicht mehr vorkommen. Notiert eure Maßnahmen dazu! Gelegentlich stehen uns unsere Gewohnheiten im Weg, dann solltet Ihr ggf. versuchen mit einer Gewohnheits Scorecard diese “Zeitverluste” sichtbar zumachen
Schritt 5:
Fortschritt überprüfen
Eine einfache Fortschrittsmessung hilft euch selbst in der Bewertung der Wirksamkeit. Es kann z.B. die Anzahl der Zeitdiebe sein, eine Schätzung der Verlustzeit durch diese Zeitverluste, ein Kurzstatus der eigenen Zufriedenheit oder der eigenen Produktivität. Macht es einfach, dann wird es auch funktionieren.
