Kotter 8 Stufen Modell

Warum Sie das Kotter 8 Stufen Modell kennen sollten

Haben Sie schon vom 8 Stufen Modell nach Kotter gehört?

Bevor wir uns mit dem “Kotter 8 Stufen Modell” intensiver beschäftigen, lassen Sie uns ganz kurz in das Thema einsteigen und einige relevante Aspekte ansprechen.

Was vor über 2.000 Jahren richtig war, gilt auch heute noch. Wir leben in einer Welt, in der der Wandel “business as usual” ist. Neue Vorschläge, projektbasiertes Arbeiten, technischer Fortschritt und die Erhaltung von Wettbewerbsvorteilen sind alles Faktoren, die unsere Arbeit beeinflussen.

Es ist typisch, dass man sich beunruhigt und überwältigt fühlt vom Ausmaß der Herausforderung, selbst wenn man nur eine winzige Anpassung an ein oder zwei Abläufe oder eine Änderung der Organisation in Betracht zieht. “Veränderung ist die einzige Konstante”, erklärte der griechische Gelehrte Heraklit. Obwohl das Wort “Change Management” damals noch nicht existierte, ist seine Aussage für Unternehmen in der heutigen Welt der Digitalisierung und Globalisierung immer noch relevant.

Der organisatorische Wandel stößt häufig auf Widerstand und die Umsetzung von Veränderungen kann eine entmutigende Aufgabe sein. Andererseits ist die Anpassung entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg. Laut einiger Studie der Harvard Business Review, McKinsey und Co., scheitern über 60-75 % aller organisatorischen Veränderungsprogramme. Viele Unternehmen haben mit Schwierigkeiten wie dem Wandel und der schnellen Anpassung zu kämpfen.

Wenn es richtig gemacht wird, kann professionelles Veränderungsmanagement ein Unterscheidungsmerkmal und ein Leitfaden sein, der den Menschen hilft, sich schneller und effektiver an neue Prozesse anzupassen.

Change Management – eine kurze Einführung

Change Management - Kotter 8 Stufen Modell
Change Management – Kotter 8 Stufen Modell

Die (Arbeits-)Welt von heute entwickelt sich ständig weiter. Während vor knapp 150 Jahren Erfindungen wie die ersten Automobile als Meilensteine des Jahrhunderts galten, gibt es heute einen ständigen Strom neuer Technologien, strategischen Durchbrüchen und immer effizienteren Methoden. Der Begriff “digitale Transformation” ist den meisten Menschen inzwischen ein Begriff. Wir befinden uns inmitten des digitalen Wandels und Unternehmen müssen ihn annehmen, wenn sie nicht hinter ihre Konkurrenten zurückfallen wollen und dann den Anschluss an den Markt verlieren.

Es ist notwendig, den Wandel eines Unternehmens zu planen und zu beeinflussen, um sicherzustellen, dass er nachhaltig und effektiv ist. Es ist erforderlich, den Wandel zu managen. Aber was genau bedeutet das?

Veränderungsmanagement ist ein fokussierter Prozess innerhalb einer Organisation, der organisierte Metriken, Aktionen und Aufgaben nutzt, um einen Veränderungsprozess erfolgreich und effizient zu lenken bzw. zu beeinflussen. Dieser Veränderungsprozess kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, unter anderem aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit, der finanziellen Notwendigkeit, aus Gründen der strategischen Neuausrichtung und der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, um nur einige zu nennen. Auch die Einführung neuer Produkte, die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen oder Unternehmensfusionen können dazu gehören.

Prozesse und Ansätze für das Veränderungsmanagement

Change Management umfasst eine Vielzahl von Verfahren, Ansätzen und Instrumenten, die zur Gestaltung des Wandels eingesetzt werden können. Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin, das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter und das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger sind wohl die bekanntesten.

Die einfachen drei Schritte des Lewin’schen Change-Management-Modells sind das “Unfreezing“, bei dem die Menschen für die bevorstehende Veränderung sensibilisiert werden, das “Changing“, bei dem wesentliche Veränderungen und Lernprozesse stattfinden, und das “Refreezing“, bei dem der aktuelle Status quo akklimatisiert wird.

Das Kotter 8 Stufen Modell

Das Kotter 8 Stufen Modell
Das Kotter 8 Stufen Modell

Nach Kotters Untersuchungen scheitern 70 % aller organisatorischen Veränderungsprozesse. Er führt das Scheitern auf den Widerstand der Mitarbeiter zurück, die nicht vollständig in den Prozess einbezogen wurden. Als Lösung skizziert Kotter in seinem Modell für das Veränderungsmanagement acht Schritte, in deren Mittelpunkt das Coaching und Mentoring der Mitarbeiter steht:

1.            Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit

2.            Eine Change Koalition aufbauen

3.            Entwicklung einer Change Vision und einer Strategie

4.            Die Vision & die Veränderung kommunizieren

5.            Hindernisse beseitigen & Organisation befähigen

6.            Schnelle Erfolge erziele

7.            Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen einleiten

8.            Verankerung der Veränderungen in der DNA des Unternehmens

In jedem dieser Modelle lassen sich ähnliche Bausteine erkennen, und auch Krügers 5-Phasen-Modell für das Veränderungsmanagement basiert auf ihnen. Initialisierung, Konzeption, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung gehören dazu.

Lassen Sie uns die einzelnen Phasen des 8 Stufen Modells von Kotter im Detail besprechen.

1.            Ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 1 Dringlichkeit
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 1 Dringlichkeit

Ein “Gefühl der Dringlichkeit” zu schaffen, ist ein guter Weg, wenn Sie eine Win-Win-Situation anstreben. Die Dringlichkeit in unserem Fall ist “ein Bedürfnis nach mehr Veränderung”.

Das Ziel ist es, alle aus ihrer Komfortblase herauszuholen und Ihren Kollegen die Bedeutung der Situation klar zu machen. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen davon überzeugt sein, dass der bevorstehende Übergang von entscheidender Bedeutung ist und dass er ihnen und dem gesamten Unternehmen zugutekommen wird.

In diesem Schritt geht es in erster Linie darum, das Interesse der Mitarbeiter an der Unterstützung des Wandels zu wecken und zu fördern. Sie brauchen die Unterstützung von mindestens 75 % Ihrer Mitarbeiter, damit der Wandel stattfinden kann.

Hier nun einige Vorgehensweisen und Ideen, die einen möglichst guten Startprozess begünstigen:

– Bevor Sie die Notwendigkeit begründen, sprechen Sie mit Ihren Kollegen über das aktuelle Problem und holen Sie ihr Feedback ein. Manchmal ist das Problem nicht in der kompletten Ausprägung bekannt und für viele nicht sichtbar.

– Beantworten Sie danach alle ihre Bedenken, ob es funktionieren wird oder nicht. Seine Sie dabei offen, ehrlich und verbindlich – wo weit es möglich ist.

– Ihre Mitarbeiter wissen nun, dass es im Unternehmen ein Problem gibt, das Sie zu lösen versuchen.

– Scheuen Sie sich nicht, Ihren Zuhörern ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln. Zahlen, Daten und Fakten sind oft hilfreich, aber fokussieren Sie ihre Begründungen und Argumentation auf das WARUM. Vermitteln Sie das WARUM und beantworten Sie die Frage “WARUM müssen wir etwas verändern, WARUM jetzt, WARUM so und WARUM gibt es dazu keine bessere Alternative”!

– Gehen Sie offen auf Ihre Mitarbeiter zu und legen Sie glaubwürdige Statistiken vor, um die Notwendigkeit der Veränderung zu untermauern. Welche Ergebnisse, Umsätze, Marktanteile, Daten und ggf. auch Zufriedenheitsmessungen können Sie dazu vorlegen?

– Holen Sie sich zur Unterstützung Ihrer Botschaft die Unterstützung von strategischen Partnern, führenden Unternehmen und Ihren Kunden. Es kann hilfreich sein, zusätzliche Stimmen zu diesem Vorhaben zu hören. Wer könnte ein gute Botschafter sein? Wer finden bei den Mitarbeitern gehör?

– Geben Sie zwingende und innovative Gründe an, um die Aufmerksamkeit der Menschen zu gewinnen.

Sie können dazu auch unterschiedliche Formate nutzen und gemeinsam ein Gefühl der Dringlichkeit und Notwendigkeit entwickeln, z.B. durch Interviews, Word Cafés, Open Space Workshops, Dialogen und vielen weiteren kooperativen Ansätzen.

2.            Bilden Sie eine Change Koalition

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 2 Change Koalition
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 2 Change Koalition

In der zweiten Phase beim Kotter 8 Stufen Modell geht es darum, ein Team zusammenzustellen, das den Prozess bestmöglich begleitet und steuert. Es ist ziemlich schwierig für eine einzelne Person, den gesamten Prozess zu überblicken, daher benötigen Sie eine Gruppe von fähigen Mitarbeitern.

Die Change Koalition bzw. diese Allianz wird Ihnen dabei helfen, die Veränderungen zu begleiten und die Akzeptanz der Mitarbeiter für diesen Prozess zu fördern.

Im Folgenden finden Sie drei Schritte zur Bildung einer starken Change Koalition:

– Finden Sie heraus, wer daran interessiert ist, sich an dem Prozess aktiv zu beteiligen. Erklären Sie den Prozess, die Herausforderungen und die Ziele dahinter. Suchen sie dann nach verbündeten, die für dieses Thema brennen und bereit sind die notwendige Zeit dafür zu investieren. Sie brauchen dafür Mitspieler und nicht Zuschauer. Finden Sie also heraus, wer nur dabei sein möchte, um dabei zu sein und wer wirklich alles dafür geben wird.

– Wählen Sie Personen mit unterschiedlichen Talenten und Fachkenntnissen aus. Bilden Sie mit uneingeschränkter Unterstützung des TOP Managements bzw. der Eigentümer eine Koalition, um alle anderen Mitarbeiter, die noch nicht bereit sind, sich auf den Wandel einzulassen, zu ermutigen und aufzuklären. Es wird eine Basisarbeit vor Ort sein und keine Steuerung nur vom Schreibtisch aus. Auf diese Weise können Sie Unterstützung aus vielen Bereichen des Unternehmens gewinnen.

– Die Change Koalition sollte aus Menschen aus verschiedenen Funktionen und Positionen innerhalb des Unternehmens bestehen, damit das Unternehmen Vertrauen in die jeweilige Personengruppe hat. Oft werden dazu nur Führungskräfte berufen. Warum wird das immer noch so gemacht? Machen Sie es anders wenn Sie die Möglichkeit haben.

Meine Idee dazu wäre die folgende. Die Change Koalition von Personen, die wirklich aktiv dran arbeiten will, könnte doch einfach mal in einem Satz schriftlich festhalten WARUM ausgerechten sie in diesem Team sein sollte. Danach würde ich diese Liste mit den Namen und der Begründung allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen und die Mitarbeiter sollten dann 50% des Teams selbst wählen. Die anderen 50% des Teams bestimmen Sie als Initiator. So stellen Sie sicher, dass die benötigen Kompetenzen vertreten sind und das Sie eine breite Akzeptanz der Mitarbeiter genießen.

Da eine einzelne Person den Prozess nicht alleine überblicken und steuern kann, sollten Sie unbedingt eine Change Koalition bilden, indem Sie die oben beschriebenen Möglichkeiten nutzen, um Ihre Mitarbeiter bei der Durchführung des Prozesses zu unterstützen.

Diese kurze Checkliste sollten Sie auch im Auge behalten:

– Haben Sie wahre Anführer & Leader im Team?. Würden die Mitarbeiter den Personen aus der Change Koalition folgen? Den Führungskräften auch, wenn sie keine Führungskräfte im Organigramm wären?

– Haben Sie Klarheit in den Rollen und Aufgaben? Sorgen Sie für Klarheit und Transparenz in der Aufgaben und Rollen unmittelbar.

– Sind die Risiken und Probleme, die mit dem Wandel einhergehen bekannt und thematisiert? Haben Sie auch über negative Folgen, Hindernisse, Risiken und über gravierende Änderungen in den Prozessen, Abläufen aber auch Funktionen, Aufgaben und somit den Menschen gesprochen? Oft wird das vergessen.

– Haben Sie ein Idee zur Erfolgskontrolle und zum Fortschritt? Oft wird unterstellt, Veränderungen können nicht messbar gemacht werden. Aus meiner Sicht kann man viele Aspekte messbar machen und muss es auch. Was wollen Sie erreichen? Welche Werte, Prinzipien, Eigenschaften sollen sich in welche Richtung entwickeln? Wie ist die Stimmung im Unternehmen? Verändert sich die Veränderungsbereitschaft und die Zusammenarbeit?

– Haben Sie eine Vielfalt (Kompetenzen, Sichtweisen, Funktionen, usw.) innerhalb der Change Koalition für den Wandel?

3.            Entwicklung einer Change Vision und der Change Strategien

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 3 Vision
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 3 Vision

Das Ziel dieser Phase im Kotter 8 Stufen Modell ist die Entwicklung einer rationalen Vision. Wenn Sie ein klares und realisierbares Ziel haben, können die Menschen nachvollziehen, warum Sie sie zu einer Veränderung drängen.

Sehr wahrscheinlich wird das Vorhaben komplex und schwierig zu verstehen sein. Daher müssen Sie eine Vision entwickeln, die klar, einfach und für alle Mitarbeiter auf allen Ebenen verständlich ist. Wenn die Mitarbeiter die Vision dahinter und den Grund nicht erklären können, haben Sie noch Hausaufgaben zu erledigen.

Was gehört zu den Schlüsselfaktoren für eine klare Vision?

– Machen Sie sich Gedanken zur Vision “Wie sieht das Unternehmen aus, wenn die Vision Wirklichkeit geworden ist?” – hoffentlich haben Sie dann eine Fülle von hervorragenden Vorschlägen und Antworten gefunden.

– Nutzen Sie dann die erarbeiteten Vorschläge & Ideen, die am nützlichsten, interessantesten und verlockendsten sind, für die Erklärung Ihrer Vision.

– Verbinden Sie all diese Ideen mit einem größeren Ziel in einer Weise, die jeder in Ihrem Unternehmen verstehen und sich merken kann. Erzählen Sie eine Geschichte. Menschen merken sich Geschichten viel besser als Argumente, Zahlen und Fakten.

– Erläutern Sie dann, inwiefern sich die Zukunft von der Vergangenheit unterscheiden wird und welche Möglichkeiten, Chancen und Vorteile sich für das Unternehmen aber auch für jeden einzelnen dadurch ergeben.

– Stellen Sie die Vision zuerst in einem kleinen Team vor und prüfen Sie es auf Herz und Nieren. Suchen Sie sich nicht nur JA-SAGER für diesen ersten Test aus, sondern kritische (im positiven Sinne) und aufmerksame Kollegen und Kolleginnen und arbeiten sie eine motivierende Vision aus.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine klare Vision entwickeln und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie an jeder Stelle offen für Anregungen und Fragen sind.

Einige Vorschläge, die Sie bei der Entwicklung einer Vision berücksichtigen sollten:

– Berücksichtigen Sie neue Ideen & Vorschläge. Lassen Sie neue und passende Ideen einfließen solange es zum Übergeordneten Ziel passt.

– Legen Sie ein einheitliches Ziel für das Unternehmen fest. Sprechen Sie ganz offen über das Ziel dahinter.

– Reagieren Sie aktiv auf Rückfragen und Zweifel. Lösen Sie Unklarheiten und Zweifel sofort auf oder schaffen Sie einen Rahmen, der das ermöglicht.

– Betrachten Sie es vom Standpunkt eines Arbeitnehmers aus. Versetzen Sie sich in die Zielgruppe und machen Sie bewusst einen Perspektivenwechsel oder setzen Sie sogar Personas ein, um bewusster unterschiedliche Sichtweise einzunehmen.

4.            Kommunizieren Sie die Vision & die Idee dahinter

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 4 Kommunikation
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 4 Kommunikation

Der Teil des Handelns beginnt, wenn Sie eine klar definierte Vision haben. In diesem Schritt des 8 Stufen Modells von Kotter müssen Sie das Bild artikulieren. Sie müssen Ihre überzeugende Vision bei jeder Gelegenheit wiederholen, wenn Sie effektiver sein wollen.

Sie können Ihre Mitarbeiter nur dann dazu einladen, die Veränderungsbemühungen anzunehmen und zu unterstützen, wenn Sie eine Vision und die Ziele richtig formulieren. Die Verantwortlichen für diesen Veränderungsprozess müssen jede Gelegenheit die sich bietet nutzen, um die Idee mit dem Team zu teilen und zur Zusammenarbeit zu inspirieren.

Nur wenn die meisten Ihrer Mitarbeiter Ihre Vision unterstützen, werden Sie eine Veränderung im großen Stil erleben.

Diese Punkte sollten Sie beachten, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu gewinnen:

– Was Sie tun, ist viel wichtiger als das, was Sie sagen. Die Mitarbeiter sind sehr sensibel und habe sehr ausgeprägte Fühler für das was Sie sagen und das was Sie dann machen. Wenn Sie also nur Reden schwingen und dann nichts aktiv & sichtbar unternehmen, verlieren die Mitarbeiter den Glauben an Ihre Worte. Kommunikation ist hierbei viel mehr als nur Worte.

– Botschafter und Multiplikatoren mobilisieren, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Wann findet die Kommunikation in Ihrem Betrieb wirklich statt? Wenn Sie nicht da sind, in der Pause, am Arbeitsplatz, nach der Arbeit, am Kaffeeautomaten und in virtuellen Meetings parallel zum Meeting. Nutzen Sie also diese Möglichkeiten für die wirksame Kommunikation und setzen Sie Botschafter ein, die Fragen aufnehmen, Antworten geben und die Gerüchte und Annahmen auflösen.

– Kommunizieren Sie konsequent und auf wirksame Weise. Wollen Sie kommunizieren oder informieren? Erarbeiten sie im besten Fall ein Kommunikationskonzept gemeinsam mit den Mitarbeitern. Dafür brauchen sie keinen externen Berater, nur kreative und engagierte Mitarbeiter und ein kleines Team.

– Nehmen Sie die Bedenken der Mitarbeiter ernst und gehen Sie darauf ein, um die bestehenden Vorbehalte aufzulösen oder den Plan anzupassen. Oft wird immer nur von den schönen Dinge berichtet, alle machen mit, es ist alles toll und es gibt nur ein paar Hindernisse. Oft ist es aber auch so, dass sich die Mitarbeiter nicht trauen ehrlich Dinge anzusprechen wenn höhere Führungskräfte im Raum sind. Schaffen Sie also Möglichkeiten, am Anfang vielleicht anonym, um Bedenken, Anregungen, Fragen und Herausforderungen sichtbar zu machen und teilen Sie neue Erkenntnisse und Sichtweise mit allen Beteiligten.

5.            Hindernisse beseitigen & Organisation befähigen

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 5 Hindernisse
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 5 Hindernisse

Wir kommen zur fünften Phase des 8 Stufen Modells von Kotter, in der Sie andere befähigen müssen, um Hindernisse besser lösen zu können. Bei der Umsetzung einer unternehmensweiten Veränderung können Sie auf viele Hindernisse stoßen.

Die Führungsebene und die Change Koalition sollten aktiv versuchen alle Hindernisse aus dem Weg zu räumen, die dem Erfolg Ihres Unternehmens im Wege stehen.

Um dies zu erreichen, könnten die folgenden Schritte hilfreich sein:

– Bevor Sie damit beginnen, die Hindernisse zu beseitigen, erstellen Sie eine Liste aller Schwierigkeiten und Hindernisse aus der Sicht der Mitarbeiter. Fragen Sie aktiv nach Herausforderungen und Ängsten.

– Unterteilen Sie die Hürden & Hindernisse in Kategorien wie z.B. Wissen, Persönlichkeit, Prozesse, Traditionen, Strukturen, Fähigkeiten und Gesetzgebung, um sie besser zu verstehen. Ein Kochrezept wird Ihnen da nicht helfen, also sollten Sie einen guten Überblick über bestehende Hindernisse haben, um dann geeignete Lösungen zu finden.

– Die Mitarbeiter können durch entsprechende und gezielte Schulungen und Coachings gestärkt werden. Achten Sie auf die Wirksamkeit von Schulungen und Qualifizierungen. KENNEN bedeutet dann oft nicht KÖNNEN. Welche Aspekte müssen Sie weiterentwickeln? Legen Sie den Fokus auch auf die Kompetenzentwicklung an der richtige Stelle, zur richtigen Zeit und in der angemessenen Dosis.

– Kommunizieren Sie aktiv mit Ihren Mitarbeitern, um mögliche Hindernisse zu erkennen. Sorgen Sie für regelmäßige und zielgerichtete Kommunikation mit und an der Basis. Wer ist Ihrer Zielgruppe? Einige Führungskräfte in den Büros oder doch die Kollegen und Kolleginnen an der Basis vor Ort? Finden Sie also ein passendes Format.

– Finden Sie die vehementesten Kritiker Ihrer Initiative und nehmen Sie auch diese Kritik ernst. Führen Sie einen Dialog und versetzen Sie sich in die Lage des Gegenübers, aber verlieren Sie sich nicht in Einzelkritiken. Wir können es nicht allen recht machen aber wir sollte es zumindest besprechen.

– Mitarbeiter, die intensiv daran arbeiten, den Wandel zu vollziehen, sollten dafür eine Anerkennung erhalten. Mit Wertschätzung und einer Anerkennung für die Anstrengungen und den Einsatz können Sie noch weiter die Motivation und den Spaß an der Arbeit fördern. Fördern Sie mit der Anerkennung Werte und Verhaltensweisen, die Sie entwickeln wollen und sorgen Sie für eine positive Grundstimmung in der Organisation.

6.            Schaffen Sie kurzfristige Erfolge

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 6 Erfolge feiern
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 6 Erfolge feiern

Erfolg ist der beste Motivator, so die 6. Stufe im Kotter 8 Stufen Modell. Geben Sie Ihren Mitarbeitern so bald wie möglich während des Veränderungsprozesses eine kleine Kostprobe des Erfolgs. Das wird sie anspornen und Ihren Blick schärfen. Zusätzlich wird durch die Erfolge auch die Glaubwürdigkeit gesteigert.

Finden Sie passende kurzfristige Ziele, und setzen Sie es für die Change Koalition als Ziel auf, damit es verfolgt und schnellstmöglich realisiert werden kann. Diese Ziele sollten dann bestenfalls auch Vorrang vor den langfristigen Zielen haben. Wenn es sich um ein kleineres Ziel handelt, ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns geringer und Sie können durch die Verwirklichung mehrerer kurzfristiger Ziele einen langfristigen Erfolg vorbereiten. Unterteilen Sie als den großen Plan und finden Sie schnell erreichbare Ziele, die einen sichtbaren Mehrwert bringen.

Hilfreiche Hinweise zum Erreichen kurzfristiger Erfolge:

– Setzen Sie sich erreichbare kurzfristige Ziele. Nehmen Sie sich eine Zielgruppe, einen Teilprozess, einen Bereich oder etwas erreichbares innerhalb von 2-3 Monaten vor. Teilen Sie Erfolge über alle Medien die dafür geeignet sind.

– Berücksichtigen Sie alle Vor- und Nachteile des kurzfristigen Ziels. Wenn es mal nicht klappen sollte, dann könnte Demotivation (Nachteil) entstehen, aber Ihnen auch viel schneller aufzeigen was funktioniert und wo ggf. Änderungsbedarf existiert (Vorteil).

– Konzentrieren Sie sich auf leicht zu erreichende Ziele. Beginnen Sie vielleicht nicht mit der anspruchsvollsten Aufgabe, sondern suchen Sie sich eine erreichbare, aber nicht zu einfache Aufgabe aus.

– Kommunizieren und loben Sie regelmäßig die erzielten Erfolge. Lassen Sie Erfolge für sich sprechen. Teilen Sie Erkenntnisse, ermutigen Sie die Kollegen und Kolleginnen auch mitzumachen.

– Bringen Sie die Menschen auf die Bühne. Lassen Sie Mitarbeiter von den Erfolgen berichten und organisieren Sie ggf. kleinere Events, um sich über Erkenntnisse und Erfolge auszutauschen.

7.            Nutzen sie die ersten Erfolge und bauen Sie auf den Veränderungen auf

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 7 Erfolge konsolidieren
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 7 Erfolge konsolidieren

Der siebte Schritt besteht laut Kotter darin, dass Sie Ihre Vision weiterverfolgen und die bereits erzielten Erfolge festigen und für weitere Ideen und Ansätzen nutzen.

Einige Unternehmen begehen die folgenden zwei entscheidenden Fehler:

– Überwältigt von schnellen Erfolgen (kurzfristig). Halten Sie also die Dynamik des Wandels aufrecht und sorgen Sie für die Motivation, die Energie und die Ausrichtung und Erinnerung an die Vision.

– Sie versuchen, schnelle Fortschritte bei langfristigen Zielen zu erzielen. Wenn Sie nur langfristige Ziele verfolgen, verlieren auf dem Weg dorthin einige die Motivation und die Lust an diesem Thema zu arbeiten. Nehmen Sie sich also z.B. erreichbare 3 Monatsziele vor.

Wenn Sie zu diesen Unternehmen gehören, werden Sie mit Ihrer Veränderungsstrategie wahrscheinlich niemals das Ziel erreichen.

Der Wandel ist ein allmählicher und kontinuierlicher Prozess. Integrieren Sie den Wandel in die Überzeugungen, Ziele und Kultur Ihres Unternehmens, um dauerhaft davon zu profitieren. Laut Kotter muss man, sobald man einen gewissen Erfolg erzielt hat, das Gaspedal immer weiter durchdrücken, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Daher ist es wichtig, dass der Wandel auch lange nach seiner Einführung weitergeht.

Leiten Sie weitere Aktivitäten ab und nehmen Sie sich ggf. auch noch Prozesse, Strukturen und Bereiche an, die nur indirekt davon betroffen sind.

8.            Verankerung der Veränderungen in der Unternehmens DNA

Kotter 8 Stufen Modell - Stufe 8 Verankern in der Unternehmens DNA
Kotter 8 Stufen Modell – Stufe 8 Verankern in der Unternehmens DNA

Ein unternehmensweiter Kulturwandel lässt sich nicht nur durch die Änderung von Verhaltensweisen der Mitarbeiter erreichen. Sie müssen die Verbesserungen im Herzen Ihres Unternehmens verankern und vollständig integrieren, um eine langfristige Wirkung zu erzielen. Dazu sollten dann Strukturen, Prozesse, Systeme und sogar Tools & Methoden angepasst werden.

Effektive Manager und das federführende Change Koalitionsteam sind dafür verantwortlich, den Kulturwandel bei allen Mitgliedern zu verankern und die bestehenden Routinen im Unternehmen ggf. zu ändern, damit sie den verfolgten Prozess besser unterstützen und sich noch besser beteiligen und einbringen.

Hier einige Ideen für die Verankerung des kulturellen Wandels:

– Integrieren Sie den Wandel in die Unternehmenskultur. Passen Sie also ggf. die Begriffe und die Sprache im Unternehmen an. Welche Begriffe und Wörter passen nicht mehr zur Vision des Unternehmens? Welche Verhaltensweisen müssen neu ausgehandelt werden? Was ist hinderlich und was förderlich? Notieren Sie alle in einer Liste und verschaffen Sie sich einen kompletten Überblick was akzeptiert werden soll und was nicht mehr akzeptiert wird.

– Informieren Sie alle Mitarbeiter des Unternehmens über die Veränderung. Klären Sie alle Mitarbeiter transparent, offen und ehrlich auf. Es verändert sich in der Regel sehr viel, so dass Sie auch relevante Veränderungen kommunizieren müssen. Vielleicht müssen Sie sogar neue Formate der Mitarbeiterinformation einführen. Nutzen Sie dann diesen Anlass, um die Veränderungen erlebbar zu gestalten.

– Verknüpfen Sie die Veränderung mit den Ergebnissen. Wie sieht das Bewertungssystem, Ihre Kennzahlen und das Zielvereinbarungssystem aus? Passt alles noch zur Vision und zum Endzustand? Oft werden die Strukturen nicht flächendeckend angepasst, also schaffen Sie das richtige Umfeld und passen Sie ggf. die Systeme und Strukturen an, um die Rahmenbedingungen zu ermöglichen.

– Verbessern Sie den Prozess, indem Sie Weiterentwicklungen einbeziehen. Sorgen Sie für permanentes Feedback aus der Organisation und reagieren Sie kurzfristig auf Änderungsbedarfe. Vielleicht müssen Sie das Organisationsmodell verändern und andere Modelle zulassen? Schaffen Sie ein System, indem alle an der Weiterentwicklung arbeiten können und sich einbringen. Nutzen Sie geschlossene Feedbackschleifen, um iterativ zu lernen.

– Sorgen Sie für die richtigen Mitarbeiter. Legen Sie nun die Weichen für die Zukunft um. Stellen Sie die richtigen Auszubildenen und Mitarbeiter ein. Dafür müssen Sie vielleicht das Bewerbungsverfahren oder sogar das komplette Recruiting verändern. Machen Sie es sichtbar und transparent.

– Setzen Sie Programme auf, das einen Übergang für alle Mitarbeiter ermöglicht. Berücksichtigen Sie dabei aber unbedingt die unterschiedlichen Ausgangspunkte dieser Personen. Die Dilts Pyramide kann Ihnen dabei auch eine gute Orientierungshilfe sein.

Die Stärken des 8 Stufen Modells von Kotter

Die ersten beiden Schritte im Kotter 8 Stufen Modell sind die stärksten Merkmale des Modells. Viele Unternehmenseigentümer stürzen sich sofort in eine Transformationsinitiative, ohne sich vorher Gedanken darüber zu machen, wie ihre Mitarbeiter reagieren werden. Das kann zu Ärger, Misstrauen und eine signifikanten Verlangsamung der Umsetzung führen.

Darüber hinaus bietet das 8 Stufen Modell nach Kotter eine solide Struktur, die als Checkliste oder als Orientierungshilfe verwendet werden kann.

Erfolgsformel für die Umsetzung

Organisatorische Veränderungen lassen sich nicht schnell und einfach umsetzen. Es sind Geduld, Planung und Ausdauer erforderlich. Das Kotter 8 Stufen Modell ist eine gute Grundlage, um während dieser Veränderungsreise den Fokus zu behalten. Sie können einen erfolgreichen Übergangsprozess in Ihrer Organisation fördern, indem Sie diese acht Schritte befolgen oder zumindest regelmäßig einige Aspekte aus diesem Modell nutzen. Erklären Sie allen Beteiligten das Kotter 8 Stufen Modell um sensibilisieren Sie alle im Unternehmen. Was kann dabei schon passieren?

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Chatbot_Prozessoptimierung

Was ist ein Chatbot und wie generiert man mit ihm Leads?

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Leads zu bekommen, ohne zum Telefon greifen oder eine E-Mail senden zu müssen? Nun, es gibt sie – und sie heißt Chatbot. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was ein Chatbot ist, wie Sie damit Leads generieren und welche Tipps Sie geben können, damit Ihr Chatbot sich von anderen abhebt. Fangen wir an!

Während sich die technische Revolution immer weiter ausbreitet, haben die digital geprägte Wirtschaft und die Unternehmen innovative Marketing- und Kundendienststrategien und -werkzeuge hervorgebracht. Eines davon ist ein Chatbot, also ein Chat-Roboter, oder was ist damit gemeint?

Da die meisten Verbraucher mittlerweile mehr Zeit vor Bildschirmen und an den mobilen Endgeräten verbringen, haben Unternehmen weltweit diesen Trend für sich genutzt und in die neuesten Tools zur automatisierten Interaktion investiert. Diese Faszination der Kunden für die Digitalisierung kann also dafür genutzt werden, um interessante und effiziente Formen der digitalen Kommunikation zu erweitern. Der Chatbot-Markt wächst rasant und es wird prognostiziert, dass er bis zur Hälfte dieses Jahrzehnts auf 1,25 Milliarden Dollar anwachsen wird. Zu Recht, denn ein Chatbot ist ein Automatisierungstool, dass an der Spitze der Digitalisierung und Automatisierung der Mensch-Computer-Interaktion steht und die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum erheblich steigern und vereinfachen kann.

Haben Sie auch schon mal an so eine Lösung gedacht? Nun, bevor wir erfahren, wie ein Chatbot Ihrem Unternehmen bei der Lead-Generierung helfen kann, lassen Sie uns erkunden, was ein Chatbot ist, welche Arten von Chatbots es gibt, wie sie funktionieren und lassen Sie uns über einige Vorteile sprechen.

Was ist ein Chatbot?

Chatbot Prozessoptimierung und was ist es genau
Chatbot Prozessoptimierung und was ist es genau?

Einfach ausgedrückt, ist ein Chatbot eine speziell entwickelte Automatisierungssoftware, die in der Lage ist, gesprochene und getippte Chats mit Menschen über digitale Endgeräte zu verarbeiten und zu simulieren. Die Interaktion mit einem Chatbot über Online-Messaging-Apps, Foren oder Live-Chat-Pop-ups auf der Website vermittelt den Nutzern das Gefühl, dass sie mit einer echten Person sprechen, während in Wirklichkeit ein Computerprogramm, ein Chatbot, auf sie antwortet.

In der Regel wird ein Chatbot als virtueller Assistent oder automatisierter Kundenbetreuer eingesetzt. Je nach den Designvorgaben kann die Antwort eines Chatbots jedoch von einzeiligen allgemeinen Antworten auf Anfragen bis hin zu personalisierten Antworten reichen. Die Unterschiede im Design gehen einher mit den Unterschieden in der Funktionsweise von Chatbots, weshalb es verschiedene Arten von Chatbots gibt.

Was sind die Arten von Chatbots?

Es gibt eine Vielzahl von Chatbots auf dem Markt, von denen die meisten in zwei Haupttypen unterteilt werden können:

  1. Regelbasierte Chatbots
  2. Kontextbezogene Chatbots

Regelbasierter Chatbot

Ein regelbasierter Chatbot ist eine weit verbreitete Art einer Chatbot Lösungen, die nach vorher festgelegten Regeln agiert und den Benutzern bestimmte Antworten liefert. Die durch einen regelbasierten Chatbot ermöglichte Interaktion zwischen Mensch und Computer ist genau strukturiert, wobei die Benutzer durch eine Reihe von Optionen klicken, um die gewünschte Antwort oder das gewünschte Ergebnis zu erreichen. 

Da sich ein regelbasierter Chatbot auf Entscheidungsbäume oder Regeln stützt und keine Schlüsse ziehen, aus der Interaktion lernen oder von strukturierten Einstellungen abweichen kann, liegt es in den Händen des Programmierers, den von ihm erzeugten Antworten eine humanistische Note zu verleihen und ihn in die Lage zu versetzen, mit den Benutzern auf eine konversationelle Weise zu interagieren. Regelbasierte Chatbots werden daher in der Regel für einfache Situationen mit geringen Chancen auf Variabilität eingesetzt, wie z. B. beim Kundensupport, bei der Beantwortung häufig gestellter Fragen, wie z. B. Fragen zu Preisen, Angeboten usw., oder für Servicezwecke.

Beispiel für einen regelbasierten Chatbot: Auftragsvergabe-Chatbots

Unternehmen verwenden häufig regelbasierte Chatbots, um ihre Auftragsabwicklung und -vergabe zu automatisieren. Wenn ein Benutzer mit einem Chatbot kommuniziert, um ein beliebiges Produkt, z. B. ein Kleid, zu bestellen, ist der Verlauf der Konversation vordefiniert. Ähnlich wie ein Mensch eine Reihe von Fragen stellt, um eine Bestellung zu bestätigen, zeigt der Chatbot eine Frage nach der anderen an, angefangen bei der Begrüßung und Fragen zu Farb- und Größenpräferenzen bis hin zu Fragen, die das Ausfüllen von Versand- und Zahlungsdetails erfordern.

Nach der logischen Beantwortung des Chatbots kann der Nutzer die Bestellung abschließen und erhält schließlich eine Bestätigungsnachricht, wobei alles vollständig automatisiert ist.

Kontextbezogener Chatbot

Ein kontextbezogener Chatbot, der auch als intelligenter Chatbot bezeichnet wird, ist eine Art von Chatbot, der durch künstliche Intelligenz angetrieben wird, um frei fließende, menschenähnliche Interaktionen mit Nutzern durchzuführen. Im Gegensatz zu regelbasierten Chatbots, die nur bestimmte Antworten liefern, folgt ein kontextbezogener Chatbot Skripten und nutzt natürliche Sprachverarbeitung (NLP – Natural Language Processing), natürliches Sprachverständnis (NLU – Natural Language Understanding) und maschinelles Lernen (ML – Machine Learning), um Sprache, Emotionen, Absichten und Kontext zu verstehen und schließlich relevante und einzigartige Antworten zu generieren. Durch das Verstehen von Kontext und Emotionen können kontextbezogene Chatbots auf unterschiedliche und schwierige Fragen der Benutzer eingehen.

Da diese Art von Chatbots mehr mit den Nutzern interagieren, speichern sie Daten, lernen und erfassen Muster mit Hilfe von NLP, NLU und ML. Anschließend nutzen sie prädiktive Analysen, um personalisierte Nachrichten zu übermitteln, wodurch ihre gesamte Interaktion mit einem Nutzer einer menschlichen Unterhaltung nahe kommt. Aus diesem Grund werden diese Chatbots auch als Conversational Chatbots bezeichnet.

Sie werden vor allem dazu verwendet, um mit Kunden in Kontakt zu treten, menschliche Gespräche zu simulieren, Antworten und Empfehlungen zu geben und auf Anweisungen des Benutzers zu reagieren, z. B. Essen zu bestellen, Nachrichten und Wetterberichte abzurufen, Lieder oder Filme abzuspielen usw., ohne dass ein menschliches Eingreifen auf Seiten des Dienstanbieters erforderlich ist.

Beispiel für einen kontextbezogenen Chatbot: Virtuelle Assistenten und KI-gestützte Chatbots

Die besten Beispiele für kontextbezogene Chatbots sind virtuelle Assistenten wie Google Assistant, Siri von Apple und Alexa von Amazon. Sie werden durch Daten, den Verlauf der Nutzerinteraktionen und -interessen sowie durch prädiktive Analysen gesteuert. Dementsprechend können sie Lieder vorschlagen, relevante und maßgeschneiderte Antworten generieren.

Da kontextbezogene Chatbots außerdem die Informationen und Vorlieben der Nutzer speichern, kehren wir zu unserem regelbasierten Chatbot-Beispiel zurück und bestellen diesmal ein Kleid über einen KI-gesteuerten kontextbezogenen Chatbot.  Wenn wir nach einer Bestellung irgendwann später eine weitere Bestellung aufgeben, fragt uns der kontextuelle Chatbot, ob wir unsere vorherigen Zahlungs- und Einkaufsdaten eingeben möchten. Der Chatbot wird dies dann tun, anstatt uns zu bitten, alle Details erneut einzugeben, was zeigt, dass er die Benutzereingaben lernt.

Ein Chatbot kann zwar unterschiedliche Technologien und Daten verwenden, um Antworten zu generieren, aber zu verstehen, wie ein Chatbot funktioniert, ist entscheidend, um die richtige Art von Chatbot für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.

Wie funktionieren Chatbots eigentlich?

Chatbot - Wie funktioniert es eigentlich
Chatbot – Wie funktioniert es eigentlich und was sollte ich wissen?

Die Funktionsweise von Chatbots hängt zwar von der Art der Programmierung und der verwendeten Technologie ab, aber im Kern gibt es bei jeder Art von Chatbot zwei Hauptschritte, die die Interaktion mit einem menschlichen Nutzer ausmachen. Diese zwei Schritte sind:

1.            Analyse der Benutzereingaben

Der erste Schritt, den ein Chatbot durchführt, während er funktioniert und menschenähnliche Interaktionen simuliert, ist die Analyse der Anfrage und der Eingaben des Benutzers und das Erkennen seiner Absicht, um passende Aktionen durchzuführen, wie z. B. das Herausziehen relevanter Daten für die Formulierung einer Antwort.

Der Chatbot analysiert die Anfrage des Benutzers mit Hilfe von Entscheidungsbaumregeln, künstlicher Intelligenz (AI), natürlichem Sprachverständnis (NLU), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML).

2.            Relevante Antwortgenerierung

Nach der Analyse der Eingaben des Benutzers arbeitet der Chatbot an der Generierung der geeignetsten Antworten und gibt diejenige zurück, die den Benutzer zufrieden stellt.

Bei der Antwort kann es sich um eine vordefinierte Wortfolge, ausführliche Antworten, Informationen aus einer Wissensdatenbank oder aus dem Interaktionsverlauf des Benutzers, um eine wiederholte Aktion oder manchmal sogar um eine Frage handeln, die die Anfrage des Benutzers verdeutlicht, so dass der Chatbot eine individuellere Antwort generieren kann.

Chatbots nutzen die neuesten Automatisierungs- und Lerntechnologien und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie werden also auch für viel Unternehmen unentbehrlich.

Sie sollten nun einige Vorteile dieser Technologie kennen.

Vorteile von Chatbots für die Unternehmen

Chatbot - Die Vorteile durch den Einsatz eines Chatbots
Chatbot – Die Vorteile durch den Einsatz eines Chatbots

Chatbots haben nicht nur einen, sondern gleich mehrere erstaunliche Vorteile und sind in der heutigen, von der Digitalisierung geprägten Wirtschaft und im Handel unverzichtbar geworden. Im Folgenden sind fünf Vorteile aufgeführt, die eine Implementierung von Chatbots für Unternehmen lohnenswert machen.

1.            Verfügbarkeit rund um die Uhr

Im Gegensatz zu Menschen können Chatbots auch ohne Schlaf gut arbeiten und bieten daher einen 24/7-Kundenservice. Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie rund um die Uhr für Kunden da sind und auf deren Anfragen reagieren. 

2.            Geringere Kundenwartezeit

Da Chatbots rund um die Uhr verfügbar sind, verkürzen sie natürlich die Wartezeit der Kunden, zumal sie schnell reagieren, ohne dass die Kunden in Warteschlangen warten oder am Telefon in der Warteschleife bleiben müssen.

3.            Verbesserte Kundeninteraktion

Kontextabhängige Chatbots verbessern die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden interagieren, da Chatbots potenzielle Kunden ansprechen können, indem sie Gespräche initiieren und maßgeschneiderte Empfehlungen auf der Grundlage ihrer Interessen geben.

4.            Geringere Ausgaben für den Kundenservice

Chatbots können einen Großteil des Kundensupports übernehmen, indem sie verschiedene Aufgaben automatisieren, z. B. die Beantwortung von Kundenanfragen, die Beantwortung häufig gestellter Fragen, das Aufgeben von Bestellungen und die Abgabe von Empfehlungen. Infolgedessen reduzieren Chatbots die Ausgaben von Unternehmen für den Kundensupport um 30 %, da sie die Ausgaben für die Einstellung von zusätzlichen Kundendienstmitarbeitern, den Kauf von Telefonen und Ressourcen sowie die Bereitstellung von Räumlichkeiten für diese Mitarbeiter usw. reduzieren können.

5.            Automatisierte Lead-Generierung und Verkaufsprozess

Chatbots sind für Unternehmen von Vorteil, da sie durch die Automatisierung des Verkaufsprozesses die Konversionsraten erhöhen. Chatbots können Leads generieren und die Lead-Qualifizierung verbessern, indem sie Kunden schnell ansprechen und sie versetzen Unternehmen in die Lage, Nutzerantworten ohne größere Investitionen für die Lead-Pflege zu nutzen. Kein Wunder, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen, die KI-gestützte Chatbots einsetzen, besser als viel andere Marktbegleiter hochwertige Leads generieren konnten.

Haben Sie gerade den letzten oben genannten Vorteil gelesen?

👉 Automatisierte Lead-Generierung

Innovative Strategien zur Lead-Generierung, gepaart mit der Leistung eines Chatbots, können Ihr Unternehmen zu neuen Höhen führen. Lassen Sie uns kurz 5 Möglichkeiten ansprechen.

Fünf Wege, wie ein Chatbot die Lead-Generierung erleichtert

Hier sind die Vorteile von Chatbots für die Lead-Generierung oder fünf Möglichkeiten, wie Chatbots verschiedene Prozesse im Zusammenhang mit der Lead-Generierung fördern und Ihnen helfen können, Ihr Geschäft und Ihren Umsatz zu steigern.

1) Ein Chatbot kann einem Unternehmer helfen, die potenziellen Kunden zu identifizieren.

2) Ein Chatbot kann Marketing- und Vertriebsmitarbeitern helfen, die Zielgruppe zu segmentieren und passende Dienstleistungen anzubieten.

3) Ein Chatbot kann einem Unternehmen helfen, die Interaktionen mit Kunden zu vereinfachen, zu beschleunigen und gezielter durchzuführen.

4) Ein Chatbot kann jedes Unternehmen befähigen, bestimmte Prozesse oder Teilprozesse zu vereinfachen, indem manuelle Eingaben und Formulare durch digitale, unkomplizierte Formulare ersetzt werden.

5) Ein Chatbot kann einem Unternehmen dabei helfen, die Websitenbesucher zu informieren und aufzuklären.

Wie kann man Chatbots für die Lead-Generierung nutzen?

Chatbot - Eine neue Möglichkeit zur Lead Generierung?
Chatbot – Eine neue Möglichkeit zur Lead Generierung?

Chatbots können den Prozess der Lead-Generierung auf verschiedene Weise erleichtern. Im Folgenden finden Sie sieben wirksame Möglichkeiten, wie Sie mit Chatbots mehr Leads generieren und qualifizieren können.

1.            Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden

Nutzen Sie Ihren Chatbot, um durch Pop-up-Nachrichten und Begrüßungen Gespräche mit Website-Besuchern und potenziellen Kunden zu initiieren und sie einzubinden, um vorherzusagen, welche Interessenten wahrscheinlich zu Kunden werden. So können Sie einfach potenzielle Leads analysieren.

2.            Sammeln Sie Informationen

Nachdem Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt getreten sind, sammeln Sie persönliche, interessenbezogene Daten und Kontaktdaten, um sie für die passenden Marketingaktivitäten und -prozesse zu definieren und dadurch Ihr Unternehmenswachstum zu fördern.

3.            Generieren Sie eine größere Anzahl von Leads

Erhöhen Sie die Anzahl der Leads, die Sie durch Chatbots generieren, indem Sie Begrüßungsnachrichten sowohl an erstmalige als auch an wiederkehrende Besucher Ihrer Website oder Ihres Social-Media-Profils senden. Um sie länger an Ihr Unternehmen zu binden, können Sie Rabattcodes oder Einladungen für die Anmeldung zu bevorstehenden digitalen Veranstaltungen senden, die von zukünftigen Verkäufen, Produkten und Dienstleistungen bis hin zu Webinaren reichen können.   

4.            Zufriedene Kunden

Um die allgemeine Lead-Generierung zu steigern, ist es ebenso wichtig, für die Kunden durch Chatbots einen Mehrwert zu generieren und die Kunden zufrieden zu stellen. Sie können z.B. die Beantwortung ihrer FAQs vereinfachen und die Marketingchancen für Leads erhöhen.

5.            Leads qualifizieren

Nutzen Sie Chatbots, um eine große Anzahl von Leads zu qualifizieren, indem Sie bestimmte Informationen aus den Leads extrahieren und auf dieser Grundlage deren Auswirkungen auf den Verkauf analysieren. Dies kann durch die Formulierung spezifischer Fragen für den Verkaufsprozess Ihres Unternehmens und die Definition von Marketing Qualified Lead (MQL) und Sales Qualified Lead (SQL) erfolgen. 

6.            Leads herausfiltern

Filtern Sie Leads heraus, indem Sie hochinteressante Kunden an die Vertriebsabteilung weiterleiten oder geeignete Produkte oder Dienstleistungen vorschlagen. Was die anderen Nutzer betrifft, so sammeln Sie weiterhin Daten durch weitere qualifizierende Fragen.

7.            Berücksichtigen Sie die Kundenbedürfnisse

Nutzen Sie die Daten, die Sie während dieser Interaktionen sammeln, um Ihr Verständnis für den aktuellen und potenziellen Kundenstamm und den Wert, den sie von Ihnen erwarten, zu verbessern.

Wie man mit Chatbots startet

Wie bei jedem anderen Automatisierungstool ist der Einstieg in die Chatbots nicht schwer. Hier sind einige Schritte, die den Prozess weiter vereinfachen können:

Chatbot - Prozessoptimierung geht auch ganz einfach
Chatbot – Prozessoptimierung geht auch ganz einfach

1.            Analysieren Sie und legen Sie klare Ziele fest

Der erste Schritt zur Nutzung eines Chatbots, um Ihrem Unternehmen Vorteile zu verschaffen, besteht darin, alle relevanten und beteiligten Personen einzubinden und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele und Erwartungen herausfinden, wie z. B. die Schaffung qualitativ hochwertigerer Leads, die Qualifizierung weiterer Leads usw., und diese klaren Ziele gemeinsam festlegen und die Umsetzung besprechen.

2.            Berücksichtigen Sie die UX-Präferenzen und Kanäle der Kunden

Stellen Sie die Vorlieben Ihrer potenziellen und aktuellen Nutzer in den Mittelpunkt Ihres Chatbot-Designs und Ihrer Entwicklung. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob Sie Ihren Chatbot auf Ihren Social-Media-Seiten, Messaging-Anwendungen oder auf Ihrer Website einsetzen sollten oder nur auf der Website.

3.            Erstellen Sie einen Plan für Ihre Inhalte

Überlegen Sie, wie Ihre Kunden mit dem Chatbot interagieren sollen, und entwickeln Sie mit Hilfe von Marketing-, Kundendienst- und Vertriebsmitarbeitern Inhalte. Informieren Sie sich über die häufigen Anfragen und Nachrichten, die Social-Media-Manager oder die Kundenbetreuer erhalten. Informieren Sie sich auch über die häufigen Anfragen und Probleme, die Kunden an Kundendienstmitarbeiter richten und darüber, ermitteln Sie was Menschen auf Ihre Website bringt und zu Verkaufsangeboten bewegt. Sie sollten sich auch überlegen, was Ihre Websitenbesucher dann vom finalen Kauf oder einer Buchung abhalten könnte und nutzen Sie die gesammelten Informationen, um eine Wissensdatenbank oder Baumstrukturregeln zu erstellen.

Denken Sie daran, Inhalte für Ihren Chatbot zu entwickeln, wobei sowohl das Interesse Ihrer Kunden als auch Ihre Ziele in Bezug auf den Wert, den Sie vermitteln wollen, im Mittelpunkt stehen sollten.

4.            Beauftragen Sie Entwickler oder nutzen Sie eine Plattform zur Erstellung eines Chatbots

Sobald Sie die Ziele, die Kundenanalyse und die Formulierung der Inhaltsstrategie abgeschlossen haben, können Sie mit dem Entwurf und der Erstellung Ihrer Chatbot-Prozesse beginnen. Dies kann entweder selbst geschehen, indem Sie eine Plattform für die Erstellung von Chatbots wie Pandorabots oder MobileMonkey nutzen, oder Sie können einen Softwareentwickler beauftragen, einen Chatbot für Sie zu erstellen, der auf Ihren Zielen basiert.

5.            Machen Sie Ihren Chatbot unverwechselbar

Da zahlreiche Unternehmen Chatbots auf den Markt bringen, sollten Sie dafür sorgen, dass sich Ihr Chatbot von der Masse abhebt und das Interesse der Kunden weckt, indem Sie ihm einen einzigartigen Namen und eine eigene Persönlichkeit geben.

Indem Sie freundliche und hilfreiche Worte und Antworten einbauen, verleihen Sie dem Chatbot eine menschliche Note und befähigen ihn, mit den Kunden zu interagieren, so dass diese die Interaktionen einen Mehrwert bringt. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihr Chatbot konversationell bleibt und den Nutzern auf bestmögliche Weise hilft.

6.            Gehen Sie live und machen Sie die Interaktionen lohnend und vorteilhaft

Gehen Sie schließlich mit Ihrem Chatbot live und stellen Sie sicher, dass alle Interaktionen leinen Mehrwert bringen. Dies kann geschehen, indem Sie deutlich darauf hinweisen, dass am anderen Ende ein Bot sitzt, damit die Kunden die Grenzen des Chats kennen. Andere Möglichkeiten sind die Einleitung von Konversationen durch interaktive Nachrichten und das Stellen von Kundenfragen, um Konversationen in Gang zu bringen und wichtige Informationen zu sammeln, um die Lead-Generierung zu fördern und zu verstehen, was die Kunden wollen.

Obwohl viele Unternehmen Chatbots einsetzen, gibt es einige Dinge zu beachten, bevor Sie sich in die Welt der Chatbots vertiefen. 

Was ist zu beachten, bevor ein Chatbot installiert wird?

Chatbot - Was gibt es zu beachten?
Chatbot – Was gibt es zu beachten?

Bevor Sie Geld und Zeit in den Aufbau eines Chatbots investieren, sollten Sie einige Dinge beachten:

1.            Benutzererfahrung und Nutzen

Versetzen Sie sich in die Lage eines Nutzers und beurteilen Sie, ob ein Chatbot hilfreich sein wird, um den Wert zu erzielen, den Sie durch digitale Interaktion erreichen wollen. Wenn die Antwort negativ ausfällt, ist ein Chatbot nicht gut für Ihr Unternehmen, aber wenn sie positiv ausfällt, werden Sie den Mehrwert, den die Verbraucher bzw. Kunden erhalten können, erhöhen.

Denken Sie gleichzeitig an Ihren Kundenstamm und berücksichtigen Sie dessen Vorlieben, um die richtige Art von Chatbot auszuwählen, die auch mit dem Mehrwert übereinstimmt, den Sie zu liefern versuchen.

2.            Künstliche Intelligenz

Die Verwendung von künstlicher Intelligenz mit einem Chatbot eignet sich hervorragend für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Generierung vorgegebener Antworten und einfache Unterhaltungen. Wird ein Chatbot jedoch über seine Grenzen hinaus belastet und mit schwierigen Fragen herausgefordert, die mit vielen Variablen überfrachtet sind, kann es sein, dass trotz der Verwendung von künstlicher Intelligenz ein Chatbot nicht in der Lage ist, einen Mehrwert zu liefern und die menschliche Interaktion gut zu simulieren. Dementsprechend kann ein Chatbot dann nicht den erwarteten Mehrwert liefern. Für den Start also lieber etwas kleiner starten und es dann Schritt für Schritt weiter ausbauen.

Wenn ein Kunden bei einer komplexen Benutzerantwort nicht an geeignete und passendere Kundendienstportale oder Kontaktpersonen weitergeleitet werden kann, könnte ein Chatbot letztendlich auch dem Unternehmen und der Kundenbeziehung schaden, weshalb dies berücksichtigt werden muss und man sich nicht vollständig auf KI verlassen sollte.

3.            Qualität der Daten

Da jeder Chatbot in irgendeiner Form Daten aus verschiedenen Quellen verwendet, seien es vordefinierte Regeln oder Informationen aus der Wissensdatenbank, hängt es von der Qualität der Daten ab, die einem Chatbot während seiner Entwicklung zur Verfügung gestellt werden, wie gut er menschliche Unterhaltungen simulieren wird. Da die Nutzung minderwertiger Daten den Chatbot einschränkt, ist die Datenqualität ein wichtiger Punkt, der vor der Entwicklung und dem Einsatz eines Chatbots berücksichtigt werden muss.

4.            Datensicherheit

In Zeiten, in denen Daten eine wertvolle Währung sind und Datenschutzverletzungen das finanzielle und mentale Wohlbefinden der Kunden gefährden können, muss Datensicherheit oberste Priorität haben. Kunden werden ihre Informationen nur dann bereitwillig mit Chatbots teilen, wenn sie ihnen vertrauen können. In der heutigen Zeit sollten Sie einen Chatbot für Ihr Unternehmen einsetzen, der nur relevante Informationen und Daten benötigt und speichert und der den Datenschutz bei der Online-Übermittlung und Speicherung von Daten gewährleisten kann.

Abschließende Überlegungen

Wenn ein Chatbot richtig konzipiert und eingesetzt wird, kann er sich als wertvolle Ergänzung zu den Strategien für Unternehmenswachstum und Lead-Generierung erweisen. Nun, da wir einige Punkte behandelt haben und Sie nun etwas mehr darüber wissen, was ein Chatbot ist und welche Arten von Chatbots es gibt, wie ein Chatbot funktioniert, welche Vorteile er bietet und wie man ihn für die Lead-Generierung einsetzt, können Sie einen Chatbot verwenden, der die Kundenzufriedenheit erhöht und Ihr Lead-Generierungsspiel auf die nächste Stufe hebt!

Also, worauf warten Sie noch? Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Leads zu generieren, ohne zum Telefonhörer zu greifen oder eine E-Mail zu senden, sind Chatbots die Lösung für Sie. Mit unseren Tipps und Anregungen zur Gestaltung Ihres Chatbots können Sie ein interaktives Erlebnis schaffen und die Nutzer und Websitenbesucher zum Wiederkommen bewegt.

Sind Sie bereit, loszulegen?

Chatbots sind eine großartige Möglichkeit, Kundenservice und automatisierten Support auf Ihrer Website anzubieten. Sie sind außerdem erschwinglich und einfach einzurichten, was sie zu einer perfekten Ergänzung für kleine Unternehmen oder Start-ups macht, die einen exzellenten Kundenservice anbieten möchten, ohne große Investitionen zu benötigen.

Wenn Sie Interesse an einem eigenen Chatbot haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir helfen Ihnen gerne dabei, loszulegen.

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RPA - Robotic Process Automation

Warum Sie mehr über Robotic Process Automation – RPA – wissen sollten!

RPA, die spielverändernde Software, kann Geschäftsprozesse automatisieren und repetitive, also sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Robotic Process Automation ist daher nicht nur für große Unternehmen, sondern ebenso für alle Unternehmer unerlässlich, um an der Spitze der digitalen Transformation zu stehen und das Wachstum effizient zu begleiten!

Täglich kommen neue Softwareprodukte auf den Markt, aber nur wenige bleiben und mischen die Branche nachhaltig auf. Im Gegensatz zu vielen anderen Technologien und Lösungen, ist RPA eine Softwarelösung, die bleiben wird und in den kommenden Jahren den Markt verändern wird. Robotic Process Automation automatisiert Prozessschritte und ist auf dem Weg zur Digitalisierung im Unternehmen ein relevanter Baustein, der in der strategischen Weiterentwicklung nicht fehlen sollte.

Damit können sich wiederholende und hochvolumige Aufgaben komplett automatisiert werden. Die frei gewonnene Arbeitszeit, kann dann für andere Tätigkeiten eingesetzt werden. Wir sollten also alle bemüht sein unsere Routinetätigkeiten zu automatisieren und uns dann auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die teilweise monotonen Aufgaben einem kleine Helfer zu überlassen – dem RPA Helfer.

Angesichts des innovativen Aspekts und der vielen Vorteile ist es kein Wunder, dass RPA in der Unternehmenswelt für Aufsehen gesorgt hat und bei CIOs weltweit auf großes Interesse stößt. Es ist also sehr empfehlenswert, sich mit RPA zu befassen und die Vorteile zu nutzen, die sich daraus ergeben.

Lesen Sie weiter, um die zunehmende Bedeutung von RPA, seine Vor- und Nachteile, den Einstieg in RPA und die zu beachtenden Punkte zu verstehen. Doch zunächst wollen wir wissen, was genau RPA ist?

Was ist RPA?

Was ist RPA
Was ist RPA – Was sollten Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, die Software-Roboter einsetzt, die in der Lage sind, menschliches Verhalten zu imitieren, während sie mit digitalen Systemen interagieren, um sich wiederholende und umfangreiche Vorgänge am Notebook oder dem PC auszuführen.

Diese Software-Roboter sind in der Lage, verschiedene digitale Aufgaben zu erlernen, zu emulieren und auszuführen und mehrere Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Skripten zu automatisieren, während sie durch die eingestellte Logik und individuelle Eingaben gesteuert werden. So können RPA-unterstützte Roboter, ähnlich wie ein Mensch, Aufgaben wie das Verstehen von Bildschirmausgaben, das Navigieren in Systemen, das Identifizieren, Eingeben und Extrahieren von Daten, das Verschieben von Dateien, die Kommunikation und die Durchführung verschiedener Transaktionen und definierter Aktionen über verschiedene Software- und digitale Systeme hinweg ausführen.

Doch im Gegensatz zu Menschen erledigen diese Roboter all diese Aufgaben weitaus effizienter, ohne zu ermüden. Sie liefern absolut zuverlässige und fehlerfreie Ergebnisse und Leistungen ab und das rund um die Uhr. Der Einsatz einer Software zur Automatisierung von Prozessen schafft eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen, den in vielen Fällen können starke Auslastungsspitzen nur mit vielen Überstunden kompensiert werden. Denken wir einfach mal an die ganzen “neune” und repetitiven Aufgaben, die nun in der ganzen Covid Pandemie dazu gekommen sind. Wie einfach wäre es, wenn alle dazu schon einen digitalen Helfer hätten? Wäre das nicht wirklich sinnvoll?

Warum RPA dennoch wichtig ist und bleiben wird, ist ein Thema, bei dem es sich lohnt, genauer hinzuschauen. 

Warum wird RPA immer wichtiger?

Die Automatisierung von Prozessen wird von Tag zu Tag wichtiger, denn es handelt sich hierbei um eine Software, die geringere Ausgaben, Effizienz und reibungslose Abläufe verspricht und Vorteile bietet, die auf die Interessen des Unternehmens zugeschnitten sind und die Mitarbeiter entlastet.

Der Vorteil liegt darin, dass es all dies ermöglicht, ohne dass Unternehmen ihre bestehende IT-Basis komplett umstellen müssen oder ihre Mitarbeiter zu entsprechenden Workshops und Schulungen gezwungen sind. Jeder, der weiß, wie man einen Anruf tätigt oder einen Text auf einem Handy verschickt, kann RPA-Roboter nutzen. Die Prozessautomatisierung kann individuell angepasst werden, um Geschäftsaktivitäten über alle Abteilungen und Ebenen innerhalb eines Unternehmens hinweg zu verbinden und sie können auch zeitgesteuert durchgeführt werden.

Da die meisten Unternehmen mit Altsystemen und zahlreichen digitalen Tools arbeiten, ist die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes und die Verbindung der Systeme untereinander sehr aufwändig und erfordert IT-Supportteams, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Um diese Probleme zu lösen und die Entstehung weiterer zu verhindern, hilft RPA Unternehmen, an der Spitze der Automatisierung und Digitalisierung zu stehen, indem es bessere Ergebnisse in allen Abteilungen liefert, egal ob wir die Finanzen, die Personalbeschaffung, das Marketing oder den Vertrieb in den Fokus nehmen.

Über Front-End-Integrationen kann RPA mit Systemen aller Art interagieren. Diese Software-Roboter besitzen also digitale Fähigkeiten, um für uns langweilige und wiederholbare Aufgaben, wie z.B. das Kopieren und Einfügen von Daten, das Einloggen auf externen Portalen und das Pflegen dieser Datenbanken, das Auslesen, Verarbeiten und Versenden von E-Mails abzunehmen und diese Prozesse dann für uns automatisiert zu erledigen. Es werden also nicht nur nicht nur Geschäftsprozesse beschleunigt, sondern auch Fehler reduziert, Falscheingaben vermieden und die Datenqualität deutlich gesteigert..

All diese Gründe untermauern die Bedeutung und die Notwendigkeit für Robotic Process Automation. Der Bekanntheitsgrad von RPA stieg in den letzten 2-3 Jahren sprunghaft an, als Unternehmen weltweit versuchten, die Gewinne, die sie vor der COVID-19-Pandemie erzielt hatten, wiederzuerlangen und sich von der verheerenden Wirtschaftslage zu erholen, ohne dabei viel Geld ausgeben zu müssen und einen ROI in Echtzeit zu erzielen. Viele Unternehmen setzten daher diese Lösungen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Kosteneffizienz zu verbessern. Es beschleunigt die digitale Transformation enorm, denn durch die von RPA angebotenen Low-Code- und No-Code-Technologielösungen ist es eine Lösung, die von vielen genutzt werden kann und damit auf eine große Akzeptanz stößt.

Erst kürzlich, Ende 2020, stellte Gartner Research Forecast Analysis fest, dass der RPA-Umsatz bis Ende 2021 fast 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird und sagte außerdem voraus, dass der RPA-Markt bis 2024 weiterhin mit zweistelligen Wachstumsraten wachsen wird. Über alle Branchen und Ebenen hinweg hat RPA seinen Weg in zahlreiche Organisationen weltweit gefunden und mit der zunehmenden Implementierung wird auch der Status von RPA als wichtige Software auf dem wettbewerbsorientierten Markt wachsen.

Bevor Sie sich jedoch für die Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen entscheiden, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile von RPA kennen.

Vorteile von RPA

RPA Vorteile und Nutzen
RPA Vorteile und Nutzen

Für Unternehmen gibt es eine Fülle von Vorteilen durch diesen Ansatz, wie zum Beispiel:

1.            Erhöhte Geschwindigkeit 

RPA kommt Unternehmen zugute, indem es den gesamten Prozess beschleunigt, da RPA-Roboter die Kontrolle über sich wiederholende Aufgaben und Tätigkeiten, die kein emotionales oder kritisches Denken erfordern, übernehmen und diese in weitaus kürzerer Zeit ausführen als Menschen in einer ähnlichen Situation.

2.            Erhebliche finanzielle Einsparungen

Einer der weithin gelobten Vorteile ist die erhebliche Kostenersparnis, da viele mühsame Aufgaben übernommen und automatisiert werden, für die man sonst zusätzliche Personalressourcen benötigen würde.

Neben der Einsparung von Geld, das ein Unternehmen für die Auslagerung von Aufgaben und die Bezahlung von Mitarbeitern ausgeben würde, ermöglicht der finanzielle Aufwand für die Automatisierung von Geschäftsabläufen durch RPA ein schnelles Unternehmenswachstum und finanzielle Gewinne, da RPA einen wahrscheinlichen ROI von 30-200% im Jahr der Implementierung aufweist.

3.            Verbesserte Qualität und Präzision

Es sorgt für eine massive Verbesserung der Qualität in Unternehmen, da es manuelle Fehler reduziert. Eine Studie von Forester Consulting und UiPath, die die Auswirkungen von RPA auf die Mitarbeiter untersuchte, ergab, dass 57 % der Personen in Führungspositionen der Meinung sind, dass RPA zu einer Reduzierung von Fehlern führt. Dementsprechend verbessert RPA die Datenqualität und erhöht die Genauigkeit der Ergebnisse und der Ausführung von Aufgaben.  

4.            Höherer Wert aus Daten und Mehrwert für die Mitarbeiter

Es ermöglicht die Gewinnung von Werten aus riesigen Datensätzen, unabhängig davon, ob diese strukturiert oder unstrukturiert sind. Durch das Freilegen von Erkenntnissen aus Big Data können Unternehmen die von ihnen gesammelten Daten nutzen und ihre Effizienz steigern.

Darüber hinaus steigert RPA die Wertschöpfung der Mitarbeiter, da es ihre Rolle bei eintönigen Aufgaben ersetzt und ihnen die Möglichkeit und Zeit gibt, sich mit anspruchsvollen, zielgerichteten und strategischen Aufgaben zu beschäftigen.

5.            Bessere Widerstandsfähigkeit und verbesserte Transformation

Resilienz ist das, wovon Unternehmen weltweit nicht genug bekommen können, wenn sie sich von den durch COVD-19 verursachten wirtschaftlichen Rückschlägen erholen und sich inmitten von Rückschlägen anpassen und transformieren müssen. RPA beschleunigt die Reise von Unternehmen in Richtung Wachstum, indem es die Effizienz steigert und gleichzeitig die Ausgaben senkt; es garantiert, dass sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Schwankungen der Arbeitsbelastung vorbereitet sind, und hilft ihnen, die digitale Transformation zu begleiten.

6.            Höhere Kundenzufriedenheit 

Diese Art der Automatisierung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit, da Software-Roboter nonstop arbeiten und Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten, wodurch sich deren Wartezeit verkürzt.

7.            Zufriedenere und produktivere Mitarbeiter

RPA verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität und Zufriedenheit, indem sie die Mitarbeiter von hochvolumigen und langweiligen Aufgaben entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für z.B. für strategische Aufgaben oder kreative Verbesserungsarbeit, einzusetzen.

8.            Einfache Implementierung

Es hat zusätzlich den großen Vorteil, dass die Grundlage, auf der die digitalen Systeme einer Organisation funktionieren, nicht verändert werden muss und die bestehenden Systeme erhalten bleiben. Außerdem kann Robotic Process Automation implementiert werden, ohne dass das derzeitige Personal durch neues technisches Personal ersetzt werden muss. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert, ist sie nicht ausschließlich für IT-Experten geeignet.

Schwierigkeiten und Nachteile von RPA

RPA Hindernisse & Schwächen
RPA Hindernisse & Schwächen

Neben den vielen Vorteilen von RPA gibt es auch ein paar Nachteile:

1.            Notwendigkeit von Konfiguration und Wartung

RPA-Systeme oder -Roboter müssen regelmäßig überwacht und verwaltet werden, einschließlich regelmäßiger Neukonfigurationen, um gut zu funktionieren und sich den Änderungen anzupassen. Dies scheint ein großer Nachteil für viele Unternehmen zu sein, die sich nicht auf bestimmte Grenzen beschränken wollen, während sie als Unternehmen wachsen. Wenn sich ihre Geschäftsprozesse ändern, können die maßgeschneiderten RPA-Systeme nicht verwendet werden, ohne sie neu zu konfigurieren, da sich jede Änderung massiv negativ auf das gesamte System oder die Roboter auswirken kann.

2.            Schwache Skalierbarkeit

Einer der Nachteile von diesen virtuellen Robotern ist, dass es aufgrund von Änderungen, regulatorischen Upgrades und allgemeinen Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Überwachung von RPA-Robotern und -Systemen nur schwer in einem Unternehmen skaliert werden kann. Auch ein RPA-Roboter hat eine Laufzeit und dadurch eine Arbeitszeit. Mehr Arbeit bedeutet mehr RPA-Roboter und mehr Wartung, Pflege, Betreuung usw.

3.            Grenzen der Aufgabenautomatisierung

Die Frage, welche Aufgaben automatisiert werden können, wird oft gestellt, wenn RPA im Mittelpunkt des Gesprächs steht. Ein Nachteil davon ist es, dass es nur begrenzte Aufgaben bewältigen kann, darunter solche, die definiert werden können, auf Regeln basieren und sich wiederholen. Andere Aufgaben, die menschliche Interaktion, den Einsatz von Emotionen und Urteilsvermögen zur Ausführung erfordern, können von RPA nicht ausgeführt werden. Was zu Beginn zumindest noch problematischer ist, ist die Auswahl dieser Aufgaben während des Automatisierungsprozesses. Dann werden oft pfiffige IT Kollegen im Unternehmen wach und versuchen andere Automatisierungswege aufzuzeigen wenn Sie in RPA eine Bedrohung für die eigene Arbeit erkennen.

Angesichts der wachsenden Zahl von Unternehmen, die diese Lösung bereits einsetzen und nachdem Sie nun die Vorteile und Nachteile von RPA kennengelernt haben, erfahren Sie hier, wie Sie sich leicht mit RPA vertraut machen und es schließlich implementieren können.

Wie gelingt der Einstieg in die RPA?

RPA Start und was sollte berücksichtigt werden
RPA Start und was sollte berücksichtigt werden

Der einfachste Weg, damit zu beginnen und es zu verstehen, ist, es praktisch zu erleben und die Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen oder Ihre Rolle durch eine Testsoftware abzuwägen, bevor Sie es implementieren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung in fünf Schritten:

1.            Erforschen Sie den Markt:

Der RPA-Markt ist voll von verschiedenen Produkten, die von unterschiedlichen Unternehmen angeboten werden und die mit der Zeit immer mehr werden. Um zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist, sollten Sie nach Anbietern Ausschau halten, die bereits viele ähnliche Unternehmen unterstützt haben und die eine klare Wachstumsperspektive im Hinblick auf bestimmte zukünftige RPA-Systeme bieten, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert. Sie sollten auch für sich ganz klar eine strategische Entscheidung treffen. Wollen Sie zukünftig ein IT-Expertenteam aufbauen und diese RPA Kompetenzen in einem “Center of RPA Excellence” bündeln oder gehen Sie lieber einen anderen Weg und möchten die Mitarbeiter in den Fachbereichen soweit qualifizieren und entwickeln, dass diese Kompetenz im Fachbereich existiert?

2.            Fordern Sie eine Testversion und ein erstes “Ausprobieren” an:

Sobald Sie den passenden Anbieter gefunden haben, der Ihnen dabei helfen kann, die gewünschte strategische Ausrichtung der Automatisierung zu verwirklichen, fordern Sie eine Demonstration der Software an, die Ihren Anforderungen entspricht und nutzen Sie die angebotenen Testversionen, um praktische Erfahrungen zu sammeln und die Software selbst zu testen. Definieren Sie dafür einige Anforderungen, klassische Aufgaben, die Sie damit bearbeiten wollen und definieren Sie die Personen, die danach damit Arbeiten sollen. Nur so erhalten Sie das richtige Feedback von den zukünftigen RPA Nutzern.

3.            Scheuen Sie sich nicht vor Experimenten:

Experimentieren Sie mit verschiedenen RPA-Szenarien und Abläufen, um ein kompetenter Anwender zu werden und Ihre Vertrautheit zu verbessern, während Sie gleichzeitig beurteilen, welches Produkt oder welche Software Ihre Prozessschritte und Aufgaben am besten automatisieren kann. Außerdem hilft Ihnen das Experimentieren, ein tieferes Verständnis für die Software und die Anbieter zu entwickeln. Haben Sie z.B. zwei Anbieter in der engeren Auswahl, dann geben Sie beiden die gleiche Aufgabenstellung und vergleichen Sie die Vorgehensweise, den Ablauf des Termins, die fachlichen und methodischen Fähigkeiten der Dienstleister und die Problemlösungsfähigkeiten, die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberfläche. All das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihre RPA-Software berücksichtigen.

4.            Proof of Concept erhalten:

Sobald Sie experimentiert und sich für eine bestimmte RPA-Software entschieden haben, sollten Sie einen Konzeptnachweis erbringen. Dies erfordert im Grunde genommen, dass Sie Ihr RPA-Programm testen, indem Sie einen Nachweis für die Effektivität Ihres Programms auf der Grundlage der von Ihnen erstellten Annahmen erbringen, wobei Ihr Geschäftskontext im Fokus steht.

Nachdem Sie die Vorteile verglichen haben, die sich aus der Ersetzung manueller Arbeit für die Aufgaben ergeben, die Sie durch das Testen der Software automatisieren wollen, können Sie schließlich mit der Implementierung beginnen. Es ist auch sehr hilfreich den damit verbundenen Aufwand zu erfassen. Oft werden Prozessautomatisierungen und der damit verbunden Aufwand (die Erstellung der RPA Prozessautomatisierung) bewusst nicht angesprochen. Wie lange wird für die Automatisierung eines Prozesses benötigt? Auf welchen Faktor kommen Sie dann und wer kann das überhaupt wirklich machen?

Was dabei hilft ist eine Gegenüberstellung und Zuordnung von Aufgaben zu den Rollen, die dafür benötigt werden. Was kann vom Fachbereich durchgeführt werden, was muss von einem IT-Experten mit Programmierkenntnissen gemacht werden und was landet beim RPA-Anbieter?

5.            Implementieren Sie das RPA-System:

Wenn der Proof of Concept positiv ausfällt, nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um das RPA-System zu implementieren und die damit verbundenen Ressourcen zu optimieren. Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA sollten Sie die Mitarbeiter mit ins Boot holen und RPA-Multiplikatoren auswählen, dann einen Pilottest durchführen, indem Sie automatisierte Prozesse in die reale Geschäftsumgebung integrieren, und schließlich die Software einführen. Zu Beginn kann ein “RPA-Team” dabei helfen diese Aktivitäten zu unterstützen.

Bevor Sie jedoch mit der endgültigen Anpassung von RPA beginnen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

Was muss vor der RPA-Implementierung beachtet werden?

RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung
RPA Vorüberlegungen und Vorbereitung zur Implementierung

1.            Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter

Unternehmen oder RPA-Verantwortliche müssen unbedingt die Bereitschaft und die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen. Da die Mitarbeiter befürchten, dass sie durch die Automatisierung im schlimmsten Fall arbeitslos werden könnten, ist es wichtig, sie zu überzeugen, auf ihre Ängste einzugehen und ihnen die Notwendigkeit einer solchen Automatisierungslösung zu verdeutlichen.

Die Vorteile, die Erledigung der Aufgaben wird erleichtert und die Produktivität insgesamt wird steigen, mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Wert für die Kunden usw., sollten unbedingt besprochen werden. Dadurch wird deutlich, dass es andere Aufgaben geben wird, die das Unternehmen dann weiterentwickeln werden. Die Aufgaben werden sich danach wandeln, aber es fällt oft nicht nur etwas weg, sondern es kommen höherwertige Aufgaben dazu.

Entscheiden Sie sich einfach zu bedienendes und nicht zu kompliziertes System, wenn die die volle Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben wollen.

2.            Finanzielle Bewertung und Rentabilität

Vor der Einführung ist eine genaue finanzielle Bewertung erforderlich, um die finanzielle Rentabilität von RPA für Ihr Unternehmen zu beurteilen, indem Investition und Nutzen in Betracht gezogen werden und um festzustellen, ob Ihre finanzielle Situation die Implementierung und den kontinuierlichen Betrieb von RPA zulässt, da Sie routinemäßige Upgrades, Wartung und unterschiedliche Lizenzgebühren tragen müssen.

3.            Integration und Konfiguration mit aktuellen digitalen Systemen

Der letzte Punkt, den Sie bei der Auswahl und Implementierung des RPA-Programms berücksichtigen sollten, ist, dass sein Nutzen gering sein wird, wenn es sich nicht in die bestehenden digitalen Systeme und Anwendungen integrieren lässt.

Um die Vorteile von RPA nutzen zu können, sind Integration und systemübergreifende Konfiguration unabdingbar, wofür Unternehmen Treiber, Berechtigungsnachweise für Datenbanken, Personal- und Buchhaltungssysteme und andere Anwendungen benötigen und diese Berechtigungsnachweise an RPA-Systeme weitergeben müssen. Der damit einhergehende zusätzliche Zeit- und Kostenaufwand ist daher eine Überlegung und eine schnelle Analyse wert. Oft haben Sie bestimmte Rollen und Berechtigungen in den Systemen und ggf. auch Lizenzen. Schauen Sie sich diesen Bereich auch genau an und prüfen Sie die Möglichkeiten.

Wenn Sie wissen, was RPA ist und die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie bei der digitalen Transformation erfolgreich sein. Die wachsende Popularität von RPA ist es wert, erforscht zu werden.

Sie sollten meiner Ansicht nach recht schnell mit den ersten Versuchen und der Automatisierung von Prozessen beginnen, bevor Ihre Marktbegleiter diesen Schritt machen. Es spielt dabei keine Rolle ob Sie ein großes Unternehmen leiten und dort die Prozesse automatisieren wollen oder ob Sie ein Steuerberater sind und mit der aktuellen Arbeitslast so stark ausgelastet sind, dass Sie keine Kunden mehr annehmen können.

Stellen Sie sich einfach bei jedem verlorenen Kunden die Fragen, WARUM ist dieser Kunde jetzt nicht bei mir? Leider ist oft die Ursache des Scheiterns der aktuelle Erfolg. Ruhen Sie sich also nicht aus, denn wie Herr Reinhard Ploss, der Vorstandsvorsitzende von Infineon einmal sagte „Der gefährliche Wettbewerb kommt nicht von hinten, den erkennt man im Rückspiegel. Die Konkurrenz kommt aus der Seitenstraße”, kann eine verpasste Chance weitreichende Folgen haben.

Setzen Sie auf das richtige “digitale” Pferd und lassen Sie die richtigen Chance nicht zu lange auf sich warten. RPA ist eine Technologie der Zukunft, das steht definitiv fest. Die Fragen, die Sie sich beantworten müssen – wie lange kann ich noch ohne RPA meine Kunden zufriedenstellen? Sie wissen jetzt hoffentlich, dass RPA weder Urlaub, noch Pause, noch Schlaf braucht, nie einen Krankenschein einreicht und viel schneller arbeitet wie ein Mensch. Welche Möglichkeiten ergeben sich durch dieser 24/7 Lösung, an die Sie im Moment noch nicht gedacht haben?

Ich hoffe Sie nehmen einige Anregungen aus diesem Blogartikel für sich mit und ich würde mich sehr über einige Erfahrungsberichte und Umsetzungsbeispiele dazu freuen. Einfach ein wertvolles Kommentar hinterlassen – so können wir ggf. anderen Personen helfen.

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Getting Things Done Methode

Getting Things Done Methode und wie Sie produktiver werden!

Getting Things Done Methode – ist es wirklich so gut?

Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, produktiver zu sein und mehr in weniger Zeit zu erledigen? Kann das klappen? Ja, es gibt eine Methode, die Menschen nachweislich hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie heißt “Getting Things Done Methode” oder GTD-Methode und ich werde Ihnen in diesem Beitrag diese Vorgehensweise erläutern und die GTD-Methode vorstellen!

Lesen Sie also weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses System zu Ihrem Vorteil nutzen können und noch heute produktiver werden!

Wenn es viele Aufgaben zu erledigen gibt, wird es für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen schwierig. Die ständig steigenden Anforderungen haben sich zu einer gewaltigen Aufgabevielfalt entwickelt, die ein sehr gutes System erfordern und wir oft gefragt sind, unser Bestes zu geben. Denn eins ist klar, wenn es viele Dinge & Aufgaben zu erledigen gibt, wird es ohne eine sinnvolle Struktur schwierig, den Arbeitsprozess und den Fortschritt zu steuern, geschweige denn, die eigene Umsetzung zu beschleunigen.

Oft gibt es dringende Deadlines, wir müssen rechtzeitig zur Besprechung kommen und außerdem noch einen Anruf entgegennehmen, in unterschiedlichen Teams arbeiten, alles bestmöglich behalten, Notizen machen und dann noch Zeit für Gespräch haben, um das Zwischenmenschliche nicht zu vergessen. Wir müssen also ständig priorisieren, müssen uns alles merken und aus unterschiedlichen Besprechungen viele Informationen mitnehmen.

In solchen Fällen muss man also einen klaren Verstand haben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass das Gedächtnis, das bereits voll ist, uns sagt was zu tun ist!

Die Getting Things-Done-Methode: Ein Geniestreich von David Allen

David Allen hat eine Methode entwickelt, mit der Sie Ihre Aufgaben so effizient wie möglich erledigen können. Im Jahr 2001 veröffentlichte er ein Buch mit dem Namen Getting Things Done. Der Zweck des Buches war es, die Hauptgründe aufzuzeigen, warum Menschen sich nicht auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Er wies darauf hin, dass die Menschen ihre Gehirne mit den Dingen, die sie erledigen müssen, vollstopfen. Das hindert den Verstand daran, sich voll und ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt auch dazu, dass Pläne und Aufgaben vergessen werden. Die Getting Things Done Methode sieht also vor, dass das Gehirnwirrwarr unter Kontrolle ist. Dazu empfiehlt David Allen, eine systematische Liste zu erstellen, die den Kopf vom Druck des Erinnerns befreit und es ihm so ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

Produktivität und Getting Things Done

Getting Things Done Methode und unser Gehirn
Getting Things Done Methode und unser Gehirn

Die GTD-Methode spielt eine große Rolle bei der Steigerung der persönlichen Produktivität. Stellen Sie sich eine To-Do-Liste wie einen feinen Faden vor. Wenn man diesen Faden betrachtet, stellt man sich vor, dass aus jeder Aktivität ein Faden von Aufgaben entsteht. Nach einer Weile werden diese feinen Fäden irgendwie zu einem verknoteten Durcheinander und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll. 

Die Methode, Dinge zu erledigen, hilft dabei, Ordnung in den Kopf zu bringen. Sobald also eine Aufgabe in den Sinn kommt, stellen Sie sicher, dass sie beiseitegelegt wird, anstatt sie im Gedächtnis umherschweifen zu lassen. Denn wenn eine unerledigte Aufgabe im Kopf herumgeistert, führt sie irgendwann dazu, dass wir auch gute Ideen vergessen und uns diese Aufgaben dann auf die Füsse fallen, wenn es zu spät ist. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn sich etwas ärgern und sich denken “das habe ich doch gewusst und ich wollte es doch auch erledigen, aber…..”. Manchmal geht es gut und manchmal halt nicht.

GTD hilft bei der Organisation, Planung und Umsetzung all der Tätigkeiten, die eine Person zu erledigen gedenkt, aber nicht einmal damit beginnt, weil sie sich selbst keine Frist dafür setzt. Der Ansatz ist für jeden anwendbar. Vom Lehrer über den Studenten bis hin zum Unternehmer und der Mutter, die zu Hause bleibt, ist sie für jeden geeignet. Die Getting Things Done Methode unterstützt massiv die Erhöhung der eigenen Produktivität. Denn man weiß, was man zu tun hat, ohne den Druck, sich an die Aufgaben erinnern zu müssen.

Außerdem werden die Dinge von der Liste gestrichen, die nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen oder nicht wichtig sind. So kann sich das Gehirn entspannen, wir belohnen uns und sorgen für kleine Erfolgserlebnisse. Ich mag das irgendwie – dieses Geräusch beim ✅checken der erledigten Aufgaben. Es erinnert mich irgendwie an einen Test oder eine Prüfung und an alle Aufgaben die richtig waren.

Das volle Potenzial des Gehirns freisetzen

Das menschliche Gehirn ist ein komplexes Organ. Es kann sich auf ein banales Objekt fixieren und etwas loslassen, das sehr wichtig ist. Dies kann aufgrund einer emotionalen Verbindung geschehen. Um also zu verhindern, dass die Emotionalität der Rationalität in die Quere kommt, muss man sein Gehirn kontrollieren. Der Denkprozess des Gehirns ist sehr sprunghaft. Er kann in kürzester Zeit von Null auf Hundert gehen und in einer Sekunde wieder auf Null zurückfallen. Um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Regionen des Gehirns nutzen, um Ihr Leben zu steuern, wirkt die “Getting Things Done Methode” wahre Wunder.

Es ist auffällig, dass, wenn jemand daran denkt, etwas zu tun, sein Verstand automatisch die gesamte Scharade um dieses eine Konzept herum plant und den Tag oder sogar die Tage dafür vorbereitet und den Fokus dafür schärft. Wenn jemand zum Beispiel vorhat, an einer Party teilzunehmen, weiß man, dass man ein Outfit aussuchen, Zeit für die Vorbereitung einplanen, rechtzeitig von der Arbeit nach Hause kommen und die Fahrt organisieren muss. Es ist also ein langwieriger Prozess, aber diese Dinge werden in einer guten Routine bearbeitet, weil sie es schon einmal getan haben.

Das Gehirn entwickelt sich ständig weiter und passt sich an. Die Art und Weise, wie wir Informationen verarbeiten und Lösungen für Probleme finden, kann sich durch neue Erfahrungen oder sogar, wenn wir etwas Neues lernen, verändern. Das bedeutet, dass unser Potenzial ständig wächst, ebenso wie unsere Fähigkeit, Großes zu leisten. Wie können wir also dieses Potenzial anzapfen und die volle Leistung unseres Gehirns entfesseln? Nach der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen geht es darum, Ihre Gedanken zu ordnen und ein System für die Produktivität zu schaffen. Mit Getting Things Done GTD können Sie Ihr Gehirn trainieren, um bei allem, was Sie tun, effizienter und effektiver zu sein. Wenn Sie lernen, die Kraft Ihres Gehirns zu nutzen, können Sie bei der Arbeit und im Leben erstaunliche Ergebnisse erzielen!

Die 5 GTD Schritte der Getting Things Done Methode

Getting Things Done Methode - Die 5 GTD Schritte
Getting Things Done Methode – Die 5 GTD Schritte, die Sie unbedingt kennen sollten

Wer zum ersten Mal von dem Konzept der GTD-Methode hört, dem mag sie zunächst schwierig erscheinen. Aber sobald sie versuchen, es anzuwenden, werden sie sehen, dass sowohl die Auswirkungen als auch die Ergebnisse sehr zufriedenstellend sind. David Allen hat die Getting Things Done Methode in fünf grundlegende Schritte unterteilt. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine bessere Produktivität und Leistung heran.

GTD Schritt 1: Erfassen/Sammeln

Der erste Schritt der Getting Things Done Methode hilft dabei, das Gehirn von Unordnung zu befreien. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, die beantwortet werden muss, einen Telefonanruf beantworten bzw. einen Rückruf tätigen müssen, Einkäufe erledigen oder sogar das Mittagessen vorbereiten sollen, müssen Sie alles irgendwie in guten Listen erfassen – im Idealfall haben Sie dazu nur eine Liste. Um diese Liste zu erstellen, können Sie einen digitalen oder manuellen Notizblock verwenden, bestimmte Apps und Erfassungssystem nutzen. Wenn sie zu den Menschen gehören, die keine Sekunde ohne ihr Telefon auskommen würden, schlage ich vor, dass sie eine Erinnerungsliste oder eine Aufgabenliste für Dinge erstellen, die sie erledigen müssen. Legen Sie dort alle Aufgaben ab, ganz gleich, wie umfangreich sie sind, schreiben Sie sie einfach auf, damit der Kopf von der Last des Behaltens befreit wird.

GTD Schritt 2: Klassifizieren/Verarbeiten:

Der Schritt des Verarbeitens beinhaltet das strukturierte Sortieren. Sobald sie die Liste erstellt haben, müssen sie sie kategorisieren. Es ist ein MUSS, die Aufgaben, die Teil der Liste sind, bestmöglich zu sortieren und sie in dringende Aufgaben, später durchführen oder archivieren zu unterteilen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur eine kurze Zeit in Anspruch nimmt, sollte sie sofort erledigt werden, um diese Aufgabe nicht noch planen zu müssen. Oft wird von einer Bearbeitungszeit von 2-5 Minuten gesprochen. Wenn es sich um eine detaillierte Tätigkeit handelt, die eine Aufteilung der Aufgaben erfordert, erfassen Sie alle aktuell relevanten Punkte und bilden Sie diese Teilschritte ab. Hierbei ist es wichtig die Aufgabe ggf. auch noch sinnvoll zu unterteilen und das große Aufgabenmonster etwas kleiner zu schneiden.

Wenn es Tätigkeiten gibt, die vage, unklar und im Moment nicht von Bedeutung sind, die aber in der Zukunft eine Rolle spielen werden, müssen sie archiviert bzw. geplant werden, um sie später erneut auf Relevanz zu überprüfen. Bei diesen Aufgaben ist es oft hilfreich sich ein Datum zu notieren, um rechtzeitig erinnert zu werden.

Wenn Sie Aufgaben auf dieser Liste haben, die nicht nötig, nicht wichtig und sonst keinen wesentlichen Mehrwert liefern, sollten Sie diese Aufgaben einfach löschen.

Ich habe dabei auch einen ganz persönlichen Filter bzw. eine Art der Klassifizierung für mich etabliert, nachdem ich mein Leben etwas “aufgeräumt” habe. Ich nenne es das Hymer Acceleration Fokus System. Hier also mein ganz persönlicher Tipp, der schon einigen Personen, guten Freunden und Unternehmern geholfen hat und den Fokus 100% auf Mehrwert lenkt.

Fragen Sie sich bei all diesen Aufgaben folgendes:

“Trägt das was ich mache a) DIREKT, b) INDIREKT oder c) eigentlich NICHT zu meinen Zielen bei?”

a) DIREKT = an diesen Aufgaben direkt arbeiten, größte Wirkung – aber auch oft die harten Nüsse

b) INDIREKT = planen, priorisieren und wenn Sie eine Möglichkeit haben 👉 delegieren

c) NICHT = nur wenn a) und b) nicht jetzt notwendig sind.

Mit diesem Ansatz arbeite ich an unterschiedlichen Aufgaben, die zur Erfüllung bestimmter Ziele notwendig sind. Das gute an diesem Hymer Acceleration Fokus System ist, wenn ein anderer Schwerpunkt und ein anderes Ziel verfolgt wird, bleibt die aufgebaute Struktur gleich. Damit arbeite ich schon etwas länger und bin damit aktuell am wirksamsten!

GTD Schritt 3: Organisieren

Beim Organisieren der Aktivitäten geht es darum, sie nach ihrer Handlungsart zu unterteilen bzw. zu klassifizieren.

Dazu zählen wir grundsätzlich Termine, Aufgaben und Projekte.

Projekte

Es handelt sich um ein Projekt, wenn eine Tätigkeit zu lang ist oder die Ausführung eine Vielzahl von Teiltätigkeiten erfordert. Wenn es sich also um ein Projekt handelt, sollten Sie hierfür eine hilfreiche Aufgabenstruktur erstellen und entsprechend handeln.

Termine

Wenn es sich bei einer Aktivität um eine Besprechung oder ein Telefonat handelt, sollte man sie in den Kalender eintragen und eine Erinnerung einfügen, um sicherzustellen, dass man rechtzeitig erscheint.

Aufgaben

Alle Aktivitäten, die nicht zwingend zu einem Projekt gehören und für sich alleine umgesetzt werden können, sind dann Aufgaben.

In der klassischen GTD Erklärung wird immer von unterschiedlichen Listen für Termine, Aufgaben, Projekten und kontextbezogenen Ereignissen (z.B. Privat, Beruflich, etc) gesprochen. Ich finde es persönlich etwas zu kompliziert und versuche immer nur eine Übersicht dafür zu nutzen, ABER die Idee zu diesen kontextbezogenen Aufgaben, Kategorien oder Kennzeichnungen nutze ich auch (z.B. mit einem Farbcode, der für mich eine bestimmte Bedeutung hat). Ein große Vorteil an kontextbezogenen Aufgaben, ist die Bearbeitung im Block – also zusammengefasst am Stück. Dadurch wird die Produktivität erhöht, denn es gibt keinen Kontextwechsel! Jeder geistige Wechsel bedeutet für uns eine Verlustzeit und ist indirekt auch eine Form der Ablenkung.

Was könnte so eine kontextbezogene Aufgabenliste also sein?

Kontextliste 1: Aktivitäten im Auto – die Autofahrt nutze ich sehr oft, um passiv zu lernen, d.h. auf diese “Kontextliste Auto” setze ich alle sinnvollen und manchmal auch weniger sinnvolle Podcasts, YouTube Videos – früher auch mal Blinkist Hörbücher – und Babbel Lektionen. So kann ich dann diese Aktivitäten kontextbezogen “im Auto” abarbeiten. In diesem Fall passiv etwas Neues lernen, anhören usw.

Kontextliste 2: Aktivitäten am Telefon – ich glaube diesen Punkt kann sich jeder vorstellen. Der Trick dabei ist dann, alle zu führenden Telefonate, quasi wie im Call-Center, zu erledigen und dadurch die Produktivität zu erhöhen.

Zu diesen Listen und Übersichten gibt es viele nützliche digitale Tools und hilfreiche Apps. Testen Sie mal einiges selbst aus – ich arbeite privat wie beruflich seit einigen Monaten mit MS-Teams für genau diesen Zweck. Sonst bietet sich auch Trello sehr gut dafür an. Das habe ich vorher genutzt und kann es nur empfehlen.

GTD Schritt 4: Aktualisieren/Durchsehen

Dies ist die Phase der Aktualisierung. Nichts ist schlimmer als eine Unordnung durch fehlende Aktualisierung zu verursachen. Hierbei ist es also wichtig, eine regelmäßige Routine für die Aktualisierung zu finden. Meine Empfehlung ist für den Start zumindest 1x/Woche für Aktualisierung zu sorgen.

Einige machen es täglich und sprechen auch davon den Kalender täglich zu überprüfen. Das mit dem Kalender ist doch logisch, denken ich und muss ja nicht wirklich erwähnt werden, ausser jemand checkt den Kalender nur 1x/Monat 🙂

Die tägliche Aktualisierung der Aufgaben und der Listen kann am Anfang etwas Stress bereiten und Stress ist kein guter Begleiter, wenn wir uns mit wirksamen Produktivitätsmethoden beschäftigen. Mein Rat ist also, eher mit 1x/Woche beginnen und selbst herausfinden welche Regelmäßigkeit sich noch gut anfühlt und den gewünschten Erfolg bringt. Eine Erkenntnis habe ich aber aus den unzähligen Selbstversuchen jedoch gemacht – je länger der Abstand zwischen dieser Aktualisierung und der Durchsicht wird, desto unproduktiver bin ich geworden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das ✅ Abhaken der Punkte von der Liste in dieser Aktualisierungsphase. Es ist zwingend erforderlich, dass die Liste(n) auch abgearbeitet werden. Regelmäßiges Abhaken der Liste(n) hilft nicht nur dabei, alle Aufgaben im Auge zu behalten. Es verschafft auch ein Gefühl der Zufriedenheit. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben und erfolgreich zu sein, spielt also eine große Rolle bei der Motivation für künftige Aufgaben. Außerdem bedeutet die regelmäßige Aktualisierung der Listen auch, dass neue Aufgaben hinzugefügt und erledigte Aufgaben entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Produktivität in Bezug auf Fristen und Erledigungen auf einem Höchststand ist.

GTD Schritt 5: Machen/Erledigen:

Dieser Teil von GTD ist äußerst wichtig. Es geht darum, die Aufgaben in geordneter Weise zu erledigen.

Ein Anruf, der Einkauf von Lebensmitteln, die Teilnahme an einem Meeting oder sogar die Organisation eines Seminars stehen auf der Liste. Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Gleichzeitige oder aufeinander folgende Erledigung sind die beiden bekanntesten Ansätze. Einige denken leider immer noch, dass Multitasking funktioniert und es eine Möglichkeit ist, sehr produktiv zu arbeiten. Dazu habe ich bereits einen kurzen Beitrag erstellt. Falls Sie also etwas mehr darüber erfahren wollen, ob Multitasking (also das gleichzeitigte Bearbeiten von Aktivitäten und Aufgaben) wohl gut sein kann, dann lesen Sie einfach mal diesen Artikel.
Multitasking ist schädlich! | Hymer Acceleration (hymer-acceleration.de)

Es gibt aber eine kleine Ausnahme bzw. eine andere Definition von “Aufgaben gleichzeitig erledigen“. Zum Beispiel kann man auf dem Weg zu einem Kundentermin oder sogar auf dem Rückweg nach Hause, Lebensmittel einkaufen. Auf diese Weise werden zwei Dinge von der Liste gestrichen, ohne dass die Zeit drängt. Es ist eine gute Kopplung von Aufgaben und ein gutes Zeit- & Ablaufmanagement. Das ist dann natürlich nicht das “normale” Multitasking. Sie wissen denke ich, wie es gemeint ist.

Es gibt noch drei wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Die Getting Things Done Methode macht auf diese Punkte auch aufmerksam. Energielevel, verfügbare Zeit und Priorisierung.

  1. ENERGIELEVEL – Wie ist mein Energielevel für diese Umsetzung? Es macht einen Unterschied, ob ich z.B. nach dem Mittagessen eine Sporteinheit umsetzen soll oder ob ich nach einem langen Arbeitstag von 10 Stunden eine wichtige Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert umsetzen soll. Was hilft uns dabei? Sich selbst Gedanken dazu zu machen, wie der persönliche Biorhythmus und die Leistungskurve ausfällt. Was funktioniert gut nachmittags, was abends, was direkt nach dem Aufstehen usw.
  2. VERFÜGBARE ZEIT – Die Verfügbare Zeit gut einteilen. Damit ist gemeint, dass die begonnene Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit erledigt werden sollte. Das erfordert am Anfang etwas Übung. Der Trick dabei ist die Aufgabe zu erledigen, so dass ich beim nächsten Mal nicht mehr damit beginnen muss – wir erinnern uns an den geistigen Wechsel im Kopf. Alle Verluste auf ein Minimum reduzieren! Die zur Verfügung stehende Zeit kann durchaus unterschiedlich ausfallen, bitte deshalb immer bedenken NUR DAS BEGINNEN WAS AUCH FERTIG WIRD! Sind die Aufgaben zu groß, könnten es vielleicht auch Projekte sein, also kleiner schneiden und auf Teilaufgaben aufbrechen, so dass diese dann erledigt werden können.
  3. PRIORISIERUNG – Ganz wichtig, hätte ich fast vergessen. Die Aufgaben nach einer für Sie passenden Priorisierung abarbeiten. Was ist aktuell die wichtigste Aufgabe, die ich jetzt erledigen MUSS?

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, legen Sie innerhalb von 2-4 Wochen den Turbo ein. Probieren Sie es einfach aus – ich bin davon überzeugt, dass Sie selbst einen deutlichen Unterschied merken werden!

Getting Things Done Methode – Faktoren der Beeinflussung

Getting Things Done Methode - Faktoren die Sie kennen sollten
Getting Things Done Methode – Welche Faktoren können Sie beeinflussen?

Viele Faktoren beeinflussen die Einführung der GTD-Methode in unser tägliches Leben. Obwohl die Methode sehr systematisch und strukturiert ist, gibt es einige Dinge, die wir selbst in die Hand nehmen müssen, um die idealen Ergebnisse dieses Ansatzes zu erzielen.

Prioritätenliste

Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben kennen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Liste darauf achten sollte, dass sie auch nach Priorität geordnet ist. Das kann vom Datum oder der Uhrzeit abhängen, aber auch von der emotionalen Bindung, die man vielleicht hat, von den Zielen, die aktuell wichtig sind, von der Wirkung, die Sie beabsichtigen. Die Priorisierung kann ich nicht zu oft ansprechen, denn es ist der wichtigste Faktor für mich. Effektivität und Effizient sind sehr wichtig. Denken Sie einfach immer nur an diesem Leitsatz: “Erst kommt das WAS, dann folgt das WIE!

Zeitmanagement

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollten Sie die Zeit pro Aufgabe schätzen, berechnen oder es sich zumindest notieren. Wenn Sie eine Aufgabe in einem zu kurzen oder zu langen Zeitfenster beginnen, kann dies zu Zeitverlusten führen. Das bedeutet auch, dass GTD dann nicht so gut funktioniert. Das führt auch dazu, dass der gesamte Prozess beeinträchtigt wird und Sie im schlimmsten Fall gestresst aufhören müssen oder dadurch andere Aufgaben und Termine verschieben. Ein hilfreiches Prinzip dafür ist: “Wenn ich eine Aufgabe anfange, dann bringe ich diese Aufgabe zu Ende und erledige sie“. Fokussieren Sie sich selbst auf das ERLEDIGEN von Aufgaben. Eine Aufgabe nach der anderen! Mit etwas Übung und etwas Disziplin klappt das sehr gut. Das Zeitmanagement solle möglichst realistisch sein, um auch aus diesen Schätzungen für die Zukunft zu lernen.

Wille zur Umsetzung

Der weiterer sehr wichtiger Faktor für die Erledigung einer Aufgabe ist die Bereitschaft, sie zu erledigen. Um die Chancen auf die Erledigung einer Aufgabe wirklich zu erhöhen, sollten Sie sich immer vor Augen halten, warum Sie die Aufgabe erledigen wollen. Es reicht nicht aus, die Motivation zu haben – Sie müssen auch den Willen haben, es zu 100% zu tun. Planen Sie Ihre Umsetzungsphase so, dass Sie bereit sind, sofort zu handeln, wenn die Zeit gekommen ist. Und schließlich vergessen Sie nicht, jeden Sieg auf dem Weg zu feiern! Verfolgen Sie die Umsetzungsquote, Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aufgaben und visualisieren Sie Ihren Erfolg. Auch kleine Schritte führen über Wochen zu einem Erfolg!


“WORK HARD IN SILENCE and LET YOUR SUCCESS BE YOUR NOISE”

— Tai Lopez

Wie immer – das Fazit zu diesem Thema

Die Getting Things Done Methode ist sehr detailliert und strukturiert, was die Erledigung von Aufgaben angeht. Ja, die Planung kann eine Weile dauern. Aber wenn Sie einmal anfangen, sie zu befolgen, führt sie zur schnellen Umsetzung und zu besseren Ergebnissen. Dadurch wird Ihre Produktivität gesteigert und die Messlatte für die Arbeitsweise im täglichen Leben höher gelegt.

Worauf warten Sie also noch?

Fangen Sie noch heute an, die GTD-Methode anzuwenden und werden Sie produktiver! Es mag ein wenig dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie aber erst einmal gestartet sind, werden Sie erstaunt sein, wie viel einfacher es ist, Dinge zu erledigen. Und nicht nur das, sondern Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein, weil Sie das Gefühl haben, alles besser im Griff zu haben.

Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie dieses System Ihr Leben zum Positiven verändern kann!

Vielleicht können Sie ja so starten:

Nutzen Sie einfach ein Zeitfenster von 1h und schauen Sie selbst was Sie in dieser Zeit schaffen. Handy auf lautlos stellen, Ablenkungen verhindern, Hintergrundmusik an und 🚀 loslegen.

Arbeitsphase – Hintergrundmusik für eine 1-stündige Arbeitsphase

Wenn die Musik endet, dann hören Sie einfach auf und machen eine Pause. Probieren Sie es aus. Ich bin davon überzeugt, dass Sie groß Fortschritte machen werden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten damit Ihre Produktivität nur um 15% erhöhen – wie klingt das für Sie? Das spannende daran ist – es wird viel mehr sein als nur das! Ich wette das fühlt sich bestimmt so an 🚀💪🎯👍.

Viel Erfolg in der “Experimentierphase”.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Lean Administration Lean Office

Warum Lean Administration in keinem Unternehmen fehlen sollte?

Haben Sie schon von Lean Administration bzw. Lean Office gehört?

In jedem Unternehmen gibt es einen Bedarf für Lean Administration bzw. Lean Office. Aber was ist das und warum sollten Sie sich dafür interessieren?

Lean Administration ist der Begriff für Praktiken, die dazu beitragen, Büroabläufe zu optimieren. Lean Office ist wie eine betriebliche Philosophie zu verstehen, die sich darauf konzentriert, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren.

Es kann auf alle Arten von Unternehmen angewandt werden, von der Fertigung über den Service bis hin zum Gastgewerbe. Viele Unternehmen haben durch die Einführung der Lean Office Prinzipien große Erfolge erzielt und es gibt mehrere Gründe, warum jedes Unternehmen darüber nachdenken sollte, dies ebenfalls zu tun.

Lean Administration stellt den Kunden in den Mittelpunkt und eliminiert Verschwendung. Dadurch wird ein effizienterer und produktiverer Arbeitsplatz geschaffen, der wiederum einen besseren Service und bessere Produkte für die Kunden bietet. Darüber hinaus fördern Lean Office Praktiken das Engagement und die Kreativität der Mitarbeiter, beides wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen. Und schließlich ist Lean Office eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Abläufe zu verbessern, ohne größere Veränderungen oder Investitionen vorzunehmen.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr Unternehmen zu verbessern und dabei die Zufriedenheit der Kollegen deutlich erhöhen wollen, dann nehmen Sie sich kurz Zeit und lesen sich diesen Artikel. Es ist eine sehr gut investierte Zeit.

Lassen Sie uns gemeinsam einige wichtige Eckpunkt zu diesem Thema klären.

Was ist Lean Administration bzw. Lean Office genau?

Was ist Lean Administration
Was ist Lean Administration bzw. Lean Office

Lean Office ist auf der obersten Ebene eine Haltung, die uns dazu animiert alle Punkte zu verbessern, die uns nicht optimal erscheinen. Es ist die kontinuierliche Schatzsuche nach Optimierungspotenzialen. Reduzieren wir diesen Ansatz von Lean Administration auf bestimmte Praktiken, Methoden und Werkzeuge, ist es die kontinuierliche Verbesserung von Büroprozessen und -praktiken durch den Einsatz bewährter und wirksamer Interventionen. Das können simple, aber hocheffektive Methoden sein. Es sind aber auch bestimmte Impulse, um das bestehende System anzuregen und es zur Veränderung zu animieren.

Der Ursprung des Lean Management (sozusagen die Mutter von Lean Administration) wurde zuerst von der Toyota Motor Company entwickelt, die es zur permanenten Optimierung der Produktion in ihrer Fabrik einsetzte. Im Laufe der Zeit wurde dieser Ansatz auf andere Arten von Unternehmen ausgeweitet, von der Fertigung bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Die Lean Office Prinzipien können jedem Unternehmen helfen, die Leistung zu verbessern und mehr zu erreichen.

Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Problem, keine Rückfragen, keine Wartezeiten, keine Bürokratie, keine Verschwendungen und alle Prozesse wären optimal, vielleicht sogar perfekt?

Das ist die Idee hinter Lean Administration – alle Verschwendungen soweit zu eliminieren und alle nicht notwendigen Schritte und Tätigkeiten zu reduzieren, bis wir störungsfreie Abläufe und Arbeitsplätze geschaffen haben. Also ein langer, aber durchaus sinnvoller Weg.

Warum sollte Lean Administration in jedem Unternehmen eingeführt werden?

Hierfür gibt es mehrere Gründe. Der erste Grund ist, dass Lean Office eine Vorgehensweise zur Steigerung der Effizienz bietet, die keine großen Investitionen oder Veränderungen erfordert. Sie sparen also nicht nur Geld, Zeit und wichtige Ressourcen für Ihr Unternehmen ein, sondern Sie sorgen auch für die Weiterentwicklung und für nachhaltiges Handeln.

Ein zweiter Grund ist die Fokussierung auf die Kundenzufriedenheit. Wie die meisten Unternehmen messen Sie Ihren Erfolg wahrscheinlich nicht nur am EBIT, sondern hoffentlich auch an der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Die Kundenorientierung ist das Herzstück jeder guten Lean Office Ausrichtung. Sie nehmen die Kundenwünsche sehr ernst und suchen nach den besten Lösungen, um die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern. Letztendlich ist der Kunde mit all seinen Wünschen, Ideen und Anregungen, der Grund all unserer Aktivitäten. Gäbe es keine Kunden, gäbe es uns auch nicht.  

Ein dritter Vorteil, warum Lean Office in jedem Unternehmen eingeführt werden sollte, ist die Verbesserung der Unternehmensmoral. Mit einem sorgfältig geführten Lean Office System haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen, kreativ zu sein und sich bei der Arbeit wertgeschätzt zu fühlen. Jede Idee und jede Anregung ist dabei Gold wert. In jedem guten Lean Office System werden Menschen entwickelt, damit sie wiederum Menschen entwickeln. Es ist dann wie ein Schneeballsystem für Verbesserungen.

Lean Office ermöglicht Ihnen auch den Fokus auf die relevanten und notwendigen Dinge zu lenken. Es verbindet beide Ansätze der Unternehmensentwicklung. Es sorgt für Stabilität (durch die Absicherung bewährter Praktiken und Prozessabläufe) und es ermöglich den Wandel (durch das Erforschen und Verbessern von bestehenden Strukturen und Prozessen).

Der letzte Grund ist, dass in einem Unternehmen viel mehr Potenzial schlummert, als das was in den Aufgabenbeschreibungen beschrieben steht. Oft wird dieses versteckte Potenzial nicht genutzt! Richtig eingesetzt fördert ein Lean Office System die Könnerschaft und befähigt Menschen in der Weiterentwicklung des eigenen Bereiches. Es systematisiert Verbesserungen und unterstützt die Entwicklung von Kompetenzen für die Zukunft.

Warum ist es schlimm, wenn wir sagen “Ich mache Dienst nach Vorschrift”? – ich arbeite ja dann genauso, wie es beschrieben steht, oder? Und das soll dann schlecht sein? Komisch.

Würden Sie einen Mitarbeiter einstellen, der Ihnen beim Vorstellungsgespräch sagt – „Ich mache nur Dienst nach Vorschrift“ – Ich wette nicht 😉

Also ein Lean Office System legt versteckte Potenziale frei und fördert oft verborgene Talente und Diamanten an die Oberfläche. Warum also verschwenden so viele Firmen die Fähigkeiten, Talente, Ideen und Potenziale aller Kollegen? Weil die passenden Formate dazu einfach noch nicht eingeführt sind. Das bestehende System, in dem wir aktuell arbeiten hat einen sehr großen Einfluss, auf das was wir machen und wie wir uns verhalten. Lean Office sorgt genau für diese Weiterentwicklungsformate und fördert die Weiterentwicklung.

Wie Sie Lean Office in Ihrem Unternehmen einführen – ein grober Überblick

Lean Administration beginnen
Lean Administration – Wie Sie mit Lean Office starten können

Es lässt sich natürlich nur schwer alles in einem Blog Artikel beschreiben, aber ich versuche Ihnen hiermit einen ersten groben Überblick zu geben, auf welche relevanten Aspekte Sie unbedingt achten sollten.

Vorbereitungsphase

Bevor Sie damit überhaupt beginnen etwas in dieser Richtung zu unternehmen, sollten Sie sich folgendes überlegen:

  1. WARUM müssen wir das überhaupt machen? Was ist der Grund dahinter.
  2. Welche Projekte, Themen und Initiativen gab es dazu bereits in der Vergangenheit und was hat sich bewährt und was eher nicht? Lernen Sie also aus der eigenen Vergangenheit. Oft finden Sie in dieser Rückschau hilfreiche Muster ihrer Organisation.
  3. Welche Personen brauchen Sie als Multiplikatoren für dieses Thema und wer ist dabei unbedingt notwendig? Identifizieren Sie die relevanten Mitspieler. Personen, die lange im Unternehmen sind, die einen guten Zugang zu den Menschen haben, die auf Grund ihrer Kompetenzen und ihrer Haltung geschätzt werden. Das sind Personen, die echte Follower haben. Wer ist vom TOP Management dabei und nimmt sich die Zeit dafür? Wer ist vom Betriebsrat und aus dem HR Bereich dabei? Erstellen Sie ein VIP-Liste mit Personen, die Sie unbedingt dafür benötigen.
  4. Auf welche Hindernisse, Schwierigkeiten und Gegenargumente sollten Sie sich vorbereiten? Sie können sich nicht auf alles vorbereiten, aber es lohnt sich immer zumindest etwas vorbereitet zu sein.
  5. Wie gehen wir es überhaupt an? Wo fangen wir an, wie fangen wir an, wer unterstützt uns dabei, wie begleiten wir die Menschen dabei, was muss/soll dokumentiert werden, welche IT-Systeme setzen wir ein, was wollen wir wie messen?

Das waren allg. Fragen, die Sie vor dem Start klären sollten und die Ihnen dabei helfen können, einen guten Einstieg in dieses Thema zu erzielen.

Einführungsphase

Nachdem Sie nun einen ersten Plan haben, starten Sie die Einführungsphase. Für den ersten Start empfehle ich immer einen Bereich zu nehmen, wo Sie nicht mit den größten Hindernissen rechnen. Prinzipiell spielt es keine Rolle, jedoch wollen Sie und alle Beteiligten einige Erfolge erzielen und nicht direkt mit großen Hindernissen starten.
In einem Startworkshop sollten einige der Fragen aus der Vorbereitungsphase beantwortet werden und der Fokus sollte auf dem WARUM JETZT liegen.

Um einen sinnvollen Start in einem Bereich zu ermöglichen, sollen Sie diese Unternehmenssicht um zwei weitere Sichtweisen ergänzen.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Führungskraft:

Die Führungskraft aus diesem Bereich sollte auch Hindernisse, die gelöst werden sollen, Herausforderungen die aktuell existieren und Erwartungen, die mit der Umsetzung verknüpft sind, formulieren. So werden die ersten Handlungsfelder definiert.

Sichtweise, Erwartungen und Herausforderungen der Mitarbeiter:

Die Mitarbeiter sollten in einem Einführungsworkshop ebenfalls die Möglichkeit bekommen, Punkte zu erfassen, die

  1. aus ihrer Sicht noch nicht gut im Bereich funktionieren
  2. unbedingt verbessert werden sollen
  3. bereits im Team und/oder im Bereich super laufen
  4. auf Kompetenzen zurückzuführen sind, die aktuell noch fehlen.

Nach dieser Aufschlüsselung ergeben sich drei unterschiedliche Blickrichtungen. Unternehmenssicht, Sicht der Führungskräfte und Sicht der Mitarbeiter.

Im nächsten Schritt werden diese Punkte sinnvoll gruppiert. Aus dieser Gruppierung ergeben sich dann Handlungsfelder für die Umsetzung. Wenn es gut hergeleitet wird, vereinen diese Punkte alle Sichtweisen und die Fragen nach dem, WAS sollen wir denn nun als Erstes angehen, ist beantwortet.

An dieser Stelle gibt es aus meiner Sicht zwei unterschiedliche Ansätze.

Ansatz 1: Sie haben ein System zur Verbesserung bereits erarbeitet und haben Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Wenn Sie bereits ein Lean Administration (oder ein anderes Verbesserungssystem haben), versuchen Sie nun mit allen Beteiligten die aktuellen Probleme & Herausforderungen zu ermitteln. Sie können dabei so vorgehen wie ich es oben in der Einführungsphase beschrieben habe. Dann ordnen Sie diese Punkte zu den Elementen, Methoden und Vorgehensweisen des bestehenden Verbesserungssystems zu. Eine gute Fragen dabei ist dann: „Mit welchen Methoden, Tools, Praktiken, Initiativen aus dem Verbesserungssystem, können wir diese Herausforderung lösen?“. So überführen sie die Herausforderungen ins Verbesserungssystem und zeigen Wege auf, wie ein strukturierter Lösungsweg aussehen könnte und welche sinnvollen Vorgehensweisen dafür in Fragen kommen.

Wenn Sie die Herausforderungen nicht zu einem Thema aus dem Verbesserungssystem zuordnen können, ist es eine gute Möglichkeit, sich zu überlegen, ob das bestehende Verbesserungssystem ggf. erweitert werden sollte und Sie ein neues sinnvolles Standardthema für das bestehende Verbesserungssystem gefunden haben. Natürlich müssen Sie dann die Praktiken, Methoden, Vorgehensweisen und alles was Sie dazu benötigen auch erarbeiten. So entwickeln Sie Ihr aktuellen Verbesserungssystem weiter und nehmen neue Themen ins System auf.

Ansatz 2: Sie haben noch kein System zur Verbesserung und haben keine Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken, die Sie einsetzen wollen.

Dann starten Sie wie in jedem anderen Thema auch. Sie überlegen sich wer aus dem bestehenden Team an der Lösung dieser Herausforderung arbeiten möchte. Wenn Sie dann ein System aufbauen wollen, sollte dieses erste Team bewährte Vorgehensweisen, die dann auf dem Weg der Optimierung entdeckt werden, sinnvoll beschreiben. Es könnten Vorlagen, Anleitungen, Schulungsunterlagen, kurze Erklärvideos und Informationen sein. Strukturieren Sie diese Arbeit etwas, damit alle anderen auch davon profitieren können. Im Team finden Sie bestimmt jemanden, der genau diese Kompetenz besitzt und Aufgaben und Themen gut strukturieren kann. So bauen Sie selbst ein sehr individuelles System auf. Es gibt nichts Nachhaltigeres, als ein System, dass von selbst entsteht!

Begleitungsphase

Nach der ersten Aufbruchstimmung ist es an der Zeit sich mit der Umsetzungsphase zu beschäftigen. Die Umsetzungsbegleitung ist ein sehr wichtiger Punkt, der nicht unterschätzt werden darf. Oft höre ich von einigen Kollegen „Startet und meldet euch, wenn ihr etwas braucht“. Es kann funktionieren, aber eine aktiv begleitete Phase bringt viel schneller einen Erfolg und sorgt für Transparenz und Sicherheit in der Umsetzung. Lassen Sie das Umsetzungsteam bestimmte Routinen erarbeiten, fixe Haltepunkte, die notwendig sind, um z.B. über den Status zu sprechen.

Regelmäßige Unterstützung und Austausch mit den relevanten Personen, die Sie bereits in der Vorbereitungsphase definiert haben, bringt dann noch zusätzliche Vorteile. Schaffen Sie ein Umfeld, wo voneinander gelernt werden kann und sorgen Sie für komplette Transparenz – das gilt auch für Hindernisse, Misserfolge und Ansätze, die nicht funktionieren. Teilen Sie Misserfolgsgeschichten mit dem Ziel daraus zu lernen! So verlieren alle die Angst davor auch die unangenehmen Dinge anzusprechen. Fangen Sie selbst damit an, um zu zeigen, dass auch solche Themen besprochen werden können.

Optimierungsphase

Jedes gute Verbesserungssystem optimiert sich regelmäßig selbst!

Denken Sie unbedingt an eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer Aktivitäten, Routinen, Methoden, Vorgehensweisen und Besprechungen. Stellen Sie das eigene System auf den Prüfstand und suchen Sie nach der Verbesserung im System. Arbeiten Sie nicht nur mit dem System, sondern auch an der Verbesserung des Systems, also am System selbst.

Vorteile einer Lean Office Expedition

Einige Studien und Untersuchungen, die Sie dazu finden, attestieren unterschiedliche Effizienzsteigerungen. Es wird i.d.R. immer von zweistelligen Effizienzsteigerungen gesprochen. Aus meiner Erfahrung sind sehr gute und sehr schnelle Verbesserungen in einer sehr kurzen Zeit realisierbar, aber wie bei allen Themen, die Sie auch kennen, hängt es von einigen relevanten Faktoren ab, auf die ich noch gleich eingehen werde.

Zu den wesentlichen Vorteilen gehörten aus meiner Sicht diese Punkte:

  • Sie befähigen die Menschen und entwickeln Ihre Kompetenzen zur Problemlösung weiter
  • Sie arbeiten immer an den richtigen Themen, d.h. Sie sorgen für permanente Priorisierung der Themen in den Fachbereichen
  • Sie entwickeln wirksame Methoden, Vorgehensweisen und Praktiken selbst weiter
  • Sie sorgen für eine kontinuierliche Veränderung und Anpassung Ihrer Prozesse, Ihrer Strukturen und Aufgaben
  • Sie teilen Wissen und sorgen für nachhaltige Resultate
  • Sie erhöhen die Zufriedenheit, die Produktivität und die Verbundenheit ihrer Teams
  • Sie beschleunigen Ihre Prozesse und erzielen dadurch bessere Ergebnisse

Erfolgsfaktoren für Lean Administration die Sie kennen sollten

Transparenz & Offenheit

Sorgen Sie von Anfang an für eine Kultur der Offenheit und Transparenz. Oft trauen sich nur die wenigsten offen und transparent alles anzusprechen. Führen Sie ggf. Formate ein, die genau diese offene und transparente Verhaltensweise fördern. Führen Sie doch mal eine Besprechung oder einen Workshop mit dem Titel „Eine bestehende Regeln abdrehen“ oder „Aus welchen Fehlern der Vergangenheit haben wir gelernt“ oder „Wo sollten wir offener und transparenter werden“ durch und zeigen damit wie wichtig Ihnen Transparenz und Offenheit ist.

Orientierung & Ausrichtung

Versuch Sie bestmögliche Orientierung zu geben und sorgen Sie für die Ausrichtung ihrer Aktivitäten auf ein übergeordnetes Ziel. Lassen Sie Ihre Ansätze und geplanten Aktivitäten auch von ihren Mitarbeitern priorisieren, um so Orientierung und Ausrichtung zu schaffen. Mit den modernen digitalen Tools ist es recht schnell umgesetzt und Sie haben immer Klarheit bzgl. Ausrichtung und Orientierung. Geben Sie auch wichtige Themen vor. Wer das Ziel nicht kennt, kommt auch nicht an!

Beteiligung & Wertschätzung

Wir sprechen oft über Punkte, die noch fehlen, die noch verbessert werden müssen und über Dinge, die einfach noch nicht perfekt laufen. Nutzen Sie Erfolge, positive Erkenntnisse und wertschätzen Sie auch die kleinen Schritte. Stellen Sie sich vor, Sie würden großartige Dinge erarbeiten und keiner würde es berücksichtigen und sich dafür interessieren. Beteiligen Sie die Menschen an der Umsetzung und wertschätzen Sie den Einsatz, die Ausdauer und die kleinen Erfolge. So bauen Sie Vertrauen in die Umsetzung auf und stärken gleichzeitig die Verbundenheit.

Unterstützung & Verpflichtung

Verpflichten Sie sich für die Umsetzung – sehen Sie es wie eine Pflicht an, die Sie haben! Ist es Ihnen wirklich wichtig genug? Sind Sie z.B. bereit jede Woche 4h Zeit dafür zu investieren, um sich aktiv um die Umsetzung und die Unterstützung zu kümmern? Wie können Sie ihren Arbeitsalltag so organisieren, dass Sie diese Zeit im Kalender finden? Wenn Sie sich dazu verpflichten und Unterstützung geben, ist einer der größten Erfolgsfaktoren erfüllt!

Top 5 Beispiele aus der Praxis für die Praxis inkl. Lösungsansätze als „Quick Win“ für die sofortige Umsetzung

Lean Administration Ideen
Lean Administration – Diese Tipps können Sie direkt umsetzen

1.Wie kann ich Themen im Team bzw. im Fachbereich priorisieren?

Wollen Sie im Team ihre Themen und Aufgaben priorisieren, sollten Sie zuerst definieren wonach etwas priorisiert werden soll. Möchten Sie Kosten reduzieren? Ist es eher die Durchlaufzeit? Sind es ggf. Medienbrüche oder ist es doch die Weiterentwicklung des Bereiches? Sie sehen, die Kriterien zur Priorisierung haben einen großen Einfluss auf die Aufgaben und Themen.

  1. Definieren Sie das Priorisierungskriterium (Wonach soll priorisiert und sortiert werden?)
  2. Notieren Sie alle Punkte, Aufgaben, Projekte usw. die Sie aktuell auf der Agenda haben. Diese Auflistung sollten Sie dann auch mit dem kompletten Team durchführen. So tragen Sie jetzt schon zur Transparenz und Klarheit bei.
  3. Sortieren Sie nun die notierten Themen passend zum gewählten Priorisierungskriterium. Fragen Sie sich dabei immer: “Wie stark zahlt dieses Thema/Aufgabe/Projekt auf mein Priorisierungskriterium ein?”. Nun können Sie alle erfassten Aufgaben miteinander vergleichen und dadurch einfacher priorisieren. Über den Vergleich der Aufgaben zueinander entsteht eine relative Ordnung und ebenfalls eine Priorisierung.
  4. Beginnen Sie dann mit den Aufgaben, die zum Priorisierungskriterium den größten Beitrag liefern
  5. Visualisieren Sie alles auf einem Board (digital oder physisch) und halten sie dann alles aktuell.

Oft wird dazu ein Kanban Board, ein Scrumban Board oder ein Agility Board eingesetzt.

Kanban Board Hymer Acceleration
Kanban Board – Grundstruktur & Aufbau

2.Wie schaffe ich nachhaltig Ordnung und Struktur im Dateiverzeichnis?

Legen Sie zu Beginn einige Spielregeln fest. Es könnten z.B. diese Punkte sein:

  1. Was soll wie und wo dokumentiert werden? Oft werden Dokumente nicht nur ein einem Ort gespeichert. Legen Sie damit eine Ablageregel fest.
  2. Ist es hilfreich die Bezeichnung von Dokumenten und Ordnern zu standardisieren? Wäre es hilfreich bestimmte Informationen bereits in der Dateibezeichnung zu erfassen? Ja – wenn es Ihnen hilft.
  3. Wer ist dann für welche Ordner verantwortlich? Sie wissen wie das ist. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, schleicht sich schnell Unordnung ein.
  4. Wie lange wird etwas dokumentiert bzw. gespeichert? Gibt es bestimmte Speicherfristen oder gesetzliche, interne oder sonstige Anforderungen?
  5. Brauchen wir ein digitales Archiv? Wenn ja, welche Regeln könnten uns dort helfen? Was soll bei einem physischen Archiv berücksichtigt werden? Das wird oft vergessen und das Suchen findet dann später statt. Denken Sie auch an die Strukturierung und Optimierung bestehender Archive.

Danach sollten Sie nach diesen Regeln die Struktur z.B. auf dem Laufwerk anpassen und optimieren. Wenn Sie immer wieder Dateien und Ordner auf dem Laufwerk „aufräumen“, haben Sie entweder keine Spielregel oder Sie halten sich nicht dran.

Dabei kann z.B. „5S auf dem Laufwerk“ helfen.

3.Wie optimiere ich einen Prozess in meinem Bereich?

Um einen Prozess zu optimieren, brauchen Sie nicht unbedingt einen Spezialisten oder einen Berater. Es ist auch ohne diese „Spezialkräfte“ möglich Prozesse zu verbessern und mit dem Team in die erste Umsetzung einzusteigen. Was Sie genau machen können, haben ich bereits in diesem Artikel beschrieben:

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

Ich wette, dort finden Sie einige Ansätze, um in die erste Umsetzung zu kommen.

4.Wie können wir uns im Team einfach und regelmäßig verbessern?

Die permanente Weiterentwicklung als Team gehört für mich zu den wesentlichen Wettbewerbsfaktoren der Zukunft. Naben der fachlichen Kompetenz, ist es für ein Team von größter Bedeutung, sich auch als Team weiterzuentwickeln. Wie würden Sie Ihr Team beschreiben?

  1. Jeder kämpft für sich
  2. Wir sehen zwar hier und da bestimmte Dinge, die uns stören, aber die behalten wir für uns
  3. Es gibt Subteams im Team
  4. Wir tauschen uns gelegentlich über Hindernisse und Probleme aus
  5. Wir arbeiten aktiv an unseren Fähigkeiten als Team und unterstützen uns alle gegenseitig, nehmen Vorschläge an und lernen gemeinsam
  6. Mein Team = als würde ich mit meinen besten Freunden arbeiten!

Retrospektiven können ein guter Einstieg sein und helfen Teams in der Weiterentwicklung. Weitere Details dazu finden Sie ebenfalls in einem Artikel in meinem Blog:

Retrospektive, ein wesentlicher Faktor für das Wachstum eines Teams!

5.Wie kann ich abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit verbessern?

Es ist nicht ganz so schwer wie viele vermuten. Planen Sie einen Workshop mit den relevanten Schnittstellenpartner. Das Ziel des Workshops könnte so formuliert werden „Wie können wir gemeinsam die Qualität und die Zufriedenheit unserer Zusammenarbeit verbessern?“.

Sie können dann im Workshop wie folgt vorgehen:

  1. Welche Prozesse und Aufgaben sind davon betroffen? Notieren Sie gemeinsam die relevanten Prozesse und Aufgaben.
  2. Was funktioniert in unserer Zusammenarbeit gut? Erfassen Sie die bereits entstandenen Stärken in der Zusammenarbeit, die gut laufenden Abläufe und alles was Ihnen dazu einfällt.
  3. Wo sollten wir uns in unserer Zusammenarbeit noch verbessern? Nun sollten Sie auch einen Blick auf die Verbesserungspotenziale werfen. Wo können Handlungsfelder identifiziert werden?
  4. Welche Erwartungen haben wir gegenseitig und was wünschen wir uns für die Zukunft, um die Qualität unserer Zusammenarbeit zu verbessern? Tauschen Sie sich nun gemeinsam aus und formulieren Sie gegenseitige Erwartungen.
  5. Welche konkreten Ideen haben wir dazu aktuell? Besprechen Sie nun alle Ideen und Möglichkeiten, die Sie finden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
  6. Was müssen wir deshalb dafür verändern und wie wollen wir das genau machen? Halten Sie nun die relevanten Maßnahmen fest und erstellen Sie einen Umsetzungsplan mit Verantwortlichen und einem Enddatum. Oft sehe ich Maßnahmenpläne ohne Enddatum – ob es dann bis zur Rente umgesetzt ist? 🙂

Wenn Sie diese Punkte in einem gemeinsamen Workshop bearbeiten, werden Sie recht schnell eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit erleben.

Durch diesen Schnittstellenworkshop bringen Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf das nächste Level!

Sie finden zusätzliche Kurzanleitungen und Beschreibungen zu diesen und zu weiteren Punkten in meiner Social Media Übersicht hier: Auszug LinkedIn Beiträge

Was können wir also festhalten?

Die Welt da draußen ist hart umkämpft, und Sie müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen, um an der Spitze zu bleiben. Wir alle wissen, dass es für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten kann, neue Systeme zu implementieren, von denen Sie sich bessere Ergebnisse versprechen. Wenn wir jedoch etwas von der Lean-Startup-Bewegung gelernt haben, dann ist es, dass die kontinuierliche Verbesserung damit beginnt, dass wir immer wieder lernen, wie unsere Kunden denken.

Deshalb bin ich der Meinung, dass ein adaptives Verbesserungssystem an der Spitze jeder Strategie stehen sollte, die auf nachhaltigen Erfolg ausgerichtet ist – nicht nur, weil diese Vorgehensweise den Wandel anerkennt, sondern auch, weil sie sicherstellt, dass sich eine Organisation selbständig anpassen und weiterentwickeln kann und dabei das Wissen und die Kompetenzen der Menschen nutzt, die in dieser Organisation arbeiten.

Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen und sich fragen, wie so ein System bei Ihnen funktionieren kann, dann melden Sie sich einfach bei mir. Vereinbaren Sie hier direkt einen Termin zur Abstimmung und ich gebe Ihnen einige Tipps dazu. TERMIN VEREINBAREN

Lean Administration von Hymer Acceleration
Lassen Sie uns gemeinsam Resultate erzielen und auf die Überholspur kommen

Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung, der Umsetzung oder bei der nachhaltigen Verankerung bestimmter Vorgehensweisen, dann sollten wir uns auch unbedingt unterhalten. Ich helfe Ihnen auch sehr gerne bei dieser Expedition und sorge für die Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen und für einen nachhaltigen Prozess der Verbesserung.

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Open Space Methode

Open Space Methode – Ein ultimativer Leitfaden

Was sollten wir über Open Space wissen und was berücksichtigen?

Open Space, die ideale Technik, um die Kreativität in Schwung zu bringen und die Produktivität zu maximieren.

Mehr als 35 Jahre nach ihrer Entstehung hat die Open Space Methode, die auch als Open Space bekannt ist, Millionen von Menschen auf der ganzen Welt in den unterschiedlichsten Branchen, Umgebungen und Gemeinschaften geholfen.

Open Space wurde und wird von fast allen genutzt, von Wissenschaftlern, Politikern, Führungskräften, Befürwortern und Organisatoren bis hin zu Nachbarn, Architekten und Gemeinden in verschiedenen kleinen und großen Meetings und Veranstaltungen. In jüngster Zeit hat sich der Open Space jedoch als idealer Ansatz zur Maximierung von Produktivität und Kreativität sowohl bei der Arbeit vor Ort als auch an entfernten Standorten und zur Anpassung an sich schnell ändernde Rahmenbedingungen immer mehr durchgesetzt.

Um die Vorteile von Open Space auch virtuell nutzen zu können, ist es wichtig zu verstehen, was Open Space ist, woher es kommt, welche Prinzipien es gibt, wann es eingesetzt werden sollte und wie man zum Kern kommt.  Beginnen wir damit, zu erforschen, was Open Space genau ist.

Was ist Open Space?

Open Space, die Kurzform dessen, was ursprünglich als Open Space Technology bzw. Open Space Methode bezeichnet wurde, ist ein wirksamer Ansatz für die Organisation und Durchführung von Großgruppenformaten bzw. Besprechungen oder Konferenzen, bei denen jeder Einzelne unabhängig von der Organisationshierarchie zu Wort kommt und an Gesprächen über ein zentrales Thema teilnehmen kann.

Mit anderen Worten: Open Space ist eine Meeting-Methode, die Menschen dazu befähigt, ihre Kreativität und Leidenschaft in Worte zu fassen, während sie planen, sich auf dringende Themen und lohnende Aufgaben konzentrieren oder Fehler im Rahmen organisierter Fachgespräche analysieren.

Sie fragen sich nun, wer die Idee des Open Space zuerst hatte? Wir haben sie!

Ursprung: Wo liegen die Wurzeln von Open Space?

Open Space und vieles von dem, was wir darüber wissen, ist das Produkt des Genies von Harrison Owen. Er gründete in den späten 1970er Jahren sein eigenes Beratungsunternehmen als Organisationsberater und Theoretiker, um mehr über die Kultur von Organisationen im Wandel zu erfahren.

Obwohl Owen ursprünglich das Wesen und die Funktion von Mythen, Ritualen und Kultur untersuchte, machte er sich einen Namen, als er feststellte, dass sein Fachgebiet einen direkten Nutzen für soziale Systeme hatte. Er arbeitete mit verschiedenen Organisationen und Unternehmen zusammen, darunter Nichtregierungsorganisationen, das PEACE Corps, städtische Gemeindeorganisationen, regionale medizinische Programme und das National Institutes of Health. In den 1980er Jahren galt Owen als einer der einflussreichsten New-Age-Berater mit der Fähigkeit, das Engagement der Mitarbeiter in verschiedenen Organisationen zu fördern.  

Owen entwickelte 1983 die Idee des Open Space, nachdem er während eines von ihm organisierten Treffens eine Beobachtung gemacht hatte. Er stellte fest, dass in den meisten seiner Meetings im Vergleich zu den formellen Sitzungen oder Präsentationen mehr Kreativität und Energie in die Pausen floss und dementsprechend viele bedeutungsvolle Gespräche in diesen Kaffee- oder Getränkepausen stattfanden.

Als er über seine Beobachtung nachdachte, stellte er fest, dass Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativer Freiraum den Kern dieser Pausen ausmachten und so beschloss Owen, seine Meetings ähnlich wie diese Kaffeepausen zu gestalten. Der einzige Unterschied bestand darin, dass Owen ein zentrales Thema hinzufügte, das die Selbstorganisation in diesen Kaffeepausen-ähnlichen Meetings lenken konnte und nannte es Open Space-Technologie.

Nachdem Harrison Owen festgestellt hatte, dass die Technologie produktiv und viel lohnender war, setzte er sie fortan ein und nicht nur er, sondern viele Teilnehmer folgten seinem Beispiel. Seit seiner Einführung im Jahr 1983 haben Menschen aus den unterschiedlichsten Bereichen, die in verschiedenen Ländern arbeiten und wohnen, Open Space für die Organisation und Durchführung von Meetings eingesetzt und es für die Besprechung vielfältiger Themen und Ideen eingesetzt.

Möchten Sie wissen, wie diese Menschen die Open Space Methode für Meetings genutzt haben? Zum Glück gibt es für Open Space einige Prinzipien und ein Gesetz, die das Verständnis und die Umsetzung erleichtern.

Open Space Methode – 4 Prinzipien und 1 Gesetz

Open Space - Vier Prinzipien und eine Regel
Open Space – Vier Prinzipien und eine Regel

Open Space funktioniert nach vier Prinzipien und einem Gesetz, die alle von Harrison Owen vorgeschlagen wurden. Die Prinzipien sind im Folgenden aufgeführt:

Prinzip Nr. 1: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen

Dieser Grundsatz verdeutlicht, dass es für ein erfolgreiches Treffen nicht notwendig ist, dass alle Interessengruppen, Vorstandsvorsitzenden und eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend sind. Stattdessen zeigt es, dass die Anwesenheit von Menschen, denen das zu besprechende Thema oder die Tagesordnung und das Wohl einer Organisation oder Gemeinschaft wirklich am Herzen liegen, entscheidend ist. Die Personen, die anwesend sind, zeigen diese Sorge und müssen daher als die richtigen und wichtigen Personen angesehen werden.

Prinzip Nr. 2: Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.

Dieser Grundsatz fördert die Idee, im Augenblick präsent zu sein und sich voll und ganz auf das zu konzentrieren, was zum Zeitpunkt des Treffens tatsächlich passiert, anstatt sich von der Angst vor unbekannten oder vergangenen Ereignissen ablenken zu lassen.

Es ermutigt dazu, sich mit der Tatsache abzufinden, dass das Hier und Jetzt am meisten Aufmerksamkeit verdient und dadurch Ablenkungen vermieden werden.

Prinzip Nr. 3: Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt

Das dritte Prinzip bildet die Grundlage für die Kreativität, für die Open Space bekannt ist, denn es nimmt die Mentalität, den richtigen Zeitpunkt zu wählen und daran festzuhalten. Es ermöglicht den Menschen, ihre Kreativität und ihre Denkfähigkeiten zu nutzen, unabhängig davon, wohin die Zeiger der Uhr zeigen. 

Es ist bekannt, dass Kreativität nicht an Zeitfenster gebunden ist, daher fördert dieses Prinzip die Durchführung formeller Diskussionen, wenn die Menschen sich kreativ am besten fühlen.

Prinzip Nr. 4: Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Zeit während der formellen Besprechungen zu Ihren Gunsten zu nutzen und alles zu tun, was getan werden muss oder was man tun möchte, ohne Zeit zu verschwenden und die Dinge nach der Besprechung einfach abzuschließen und sich anderen lohnenden Aufgaben zuzuwenden. Es ermutigt die Menschen, effizient zu arbeiten und Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Abgesehen von den vier Grundsätzen ist das Herzstück von Open Space ein Gesetz 

Das Open Space Gesetz

Das Gesetz, dem Open Space folgt, wird als das Gesetz der zwei Füße oder das Gesetz der Mobilität bezeichnet, das da lautet

Wenn die Teilnehmer eines Treffens sich in einer Situation befinden, in der sie weder etwas lernen noch in irgendeiner Weise etwas beitragen, liegt es in ihrer Verantwortung, an einen anderen Ort oder in eine andere Session zu wechseln, die es ihnen ermöglicht, zu lernen und etwas beizutragen, oder einfach eine kurze Pause zur Selbstreflexion einzulegen.”

Zusammengenommen fördern die vier Prinzipien und das Gesetz die Kreativität, die Selbstorganisation und die Verantwortung in Open Space Meetings sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.  Daher sind Open Space Meetings weit entfernt von den üblichen, kompromisslosen Meeting-Formaten. 

Viele Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund empfinden die Open Space Methode als weitaus besser und effizienter als viele traditionelle Meeting bzw. Workshopformate.

Open Space Methode im Vergleich

Weniger anspruchsvoll und flexibler

Im Gegensatz zu dem weit verbreiteten traditionellen Ansatz der im Voraus geplanten Besprechungen, die sich durch einen starren Zeitplan und die überragende Bedeutung des Organisators auszeichnen, sind Open-Space-Workshops oder Besprechungen weitaus flexibler und erfordern viel weniger Vorausplanung.  Sie bringen die Teilnehmer zusammen und geben ihnen ein Rederecht, sobald sie persönlich anwesend sind.

Teilnehmerzentriert

Im Gegensatz zu traditionellen Veranstaltungen, bei denen die Organisatoren im Mittelpunkt stehen, sind Open Space Meetings teilnehmerorientiert. Ihr Hauptziel besteht darin, die verfügbare Zeit und den verfügbaren Raum so zu nutzen, dass sich die Teilnehmer mit wichtigen Themen auseinandersetzen können. Die Teilnehmer von Open Space haben die Freiheit, ihre Agenda zu erstellen und können die Themen den Räumen und der Dauer zuweisen, nachdem sie vor Ort angekommen sind oder sich via gemeinsamer Plattform verbunden haben (wenn die Treffen online stattfinden).

Fesselnd und transformativ

Anders als die typischen langweiligen Meetings, bei denen passive Zuhörer geschätzt werden, werden Open Space Meetings durch Selbstorganisation und kreative und kollaborative Beteiligung zu einer einnehmenden und transformativen Erfahrung für alle Beteiligten.

Wofür ist Open Space geeignet und ideal?

Open Space erleichtert Besprechungen und Konferenzen aus vielen Gründen und zu vielen Themen, wie z.B. Politik, Gesundheit, Konferenzen, parallele Bearbeitung vieler Themen zur selben Zeit, Förderung des Teamgeistes und Stärkung der Moral uvm.

Es ist aber vor allem für die folgenden Punkte sehr gut geeignet und ideal

Erarbeitung von Strategien

Open Space ermöglicht es Personen aus allen Organisationsebenen, zusammenzukommen und an der strategischen Planung bzw. an der Strategieentwicklung und -erarbeitung teilzunehmen und Wege und Strategien zu finden, um die Visionen des Unternehmens zu verwirklichen.

Teamentwicklung und Beziehungsaufbau

Open Space ermöglicht es dem Einzelnen, professionelle Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Respekt beruhen, da jeder in den Treffen seine Meinung kundtut und die Meinung der anderen anhört. All dies führt schließlich zu einem starken Teamgeist und zu noch stärkeren abteilungsübergreifenden Teams von Menschen, die den Visionen und Fähigkeiten der anderen vertrauen.

Gemeinsames Lernen

Die Open Space Methode ist ideal für gemeinsames Lernen, da es alle Menschen zusammenbringt und es ihnen ermöglicht, ihr arbeitsbezogenes Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen, zu reflektieren und voneinander zu lernen, so dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Erkennen und Lösen von Problemen

Open Space bringt Kunden, Lieferenten, Entscheidungsträger, Betroffene und die Unternehmensführung zusammen, um die anstehenden Probleme zu identifizieren, kritisch und logisch zu analysieren und gemeinsam Wege zur Lösung zu finden. Alle die benötigt werden, um ein bestehendes Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Perspektiven zu betrachten.

Auch wenn die oben genannten Gründe für Sie verlockend sein mögen, gibt es doch einiges zu bedenken, bevor Sie sich überlegen, ob es für ein bestimmtes Szenario ideal ist.

Welche Themen eignen sich für Open Space?

Wie bei jedem anderen Besprechungs-Format auch, ist es am besten, Open Space in einem dafür sinnvollen Szenario einzusetzen. Hier finden Sie nun einige konkrete Ideen, wann es evtl. sinnvoll wäre einen Open Space Workshop zu planen:

● Sie wollen ein größeres Problem lösen oder eine wichtige Frage beantworten

● Sie möchten ein Thema mit einer großen Breitenwirkung bearbeiten

● Sie brauchen eine Vielfalt von einflussnehmenden Personen & Sichtweisen

● Sie wünschen eine hohe Bereitschaft aller beteiligten Personen 

● Sie sehe eine Vielschichtigkeit der Sachverhalte

● Die Notwendigkeit zur Entscheidungsfindung mit größeren Auswirkungen ist gegeben

Aus diesen Themen können sich dann in einem Open Space natürlich auch andere Themen ergeben, aber bedenken Sie dann auch, dass Sie ergebnisoffen sein müssen. Sie bringen die Fragen und die Anliegen mit und der Rest ergibt sich dann im Workshop und in den Diskussionsrunden.

Wie das dann wirklich funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Open Space durchführen – wie ist der Ablauf?

Open Space - So funktionert ein physischer Ablauf
Open Space – So funktioniert ein physischer Ablauf

Wenn Sie herausgefunden haben, ob Open Space für das Thema, das Sie behandeln wollen, ideal ist, finden Sie im Folgenden die Schritte, aus denen eine Open Space-Veranstaltung besteht. Diese Schritte zeigen, wie ein Open Space Event normalerweise durchgeführt wird und auch von Ihnen durchgeführt werden kann.

  • Der erste Schritt besteht darin, einen Konferenzraum vorzubereiten, in dem Stühle im Kreis aufgestellt werden, einzelne Bereiche mit Namen oder Buchstaben versehen werden, um die einzelnen Diskussionsbereiche zu kennzeichnen, zwei leere Stellwände, eine für die Tagesordnung und eine für die Erfassung und Aufzeichnung der Ergebnisse formeller Diskussionen, sowie jede Menge Stifte und Papiere.
  • Wählen Sie im Vorfeld einen Organisator und einen Moderator, damit der Organisator alle Teilnehmer bei ihrer Ankunft begrüßen kann. Anschließend erklärt der Moderator den Open Space und seine Funktionsweise, erläutert die Regeln und Grundsätze und erklärt, wie die Diskussionen protokolliert werden sollen.
  • Sobald die Grundlagen geklärt sind, bittet der Moderator die Personen, die ein Anliegen oder ein Problem haben, in den Kreis zu kommen, das Thema auf einen Zettel zu schreiben und es der ganzen Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit ihren Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet.
  • Die Ideengeber hängen diese Zettel an die Wand oder an die Tafel, die für die Tagesordnung vorgesehen ist, und sie schreiben auch die Zeit und den Ort für das Treffen und die Diskussion ihres Themas auf. Verschiedene Ideengeber tun dies so lange, bis alle Tagesordnungspunkte abgedeckt sind und keiner mehr übrig bleibt bzw. die vorgesehenen Räume komplett ausgebucht sind. Auf diese Weise füllt sich die Wand, die im Allgemeinen als Agenda-Wand bezeichnet wird, nach und nach mit verschiedenen Themen.
  • Alle Teilnehmer bewegen sich dann auf die Agenda-Wand zu und notieren sich die Uhrzeit und den Ort der jeweiligen Besprechung, die sie interessiert.
  • Kurz darauf wird z.B. eine Glocke geläutet oder ein Ton abgespielt, um den Beginn der ersten Diskussionsrunde anzuzeigen und anzukündigen.
  • Die Teilnehmer begeben sich dann in die Bereiche, in denen die Diskussionen zu den Themen, die sie interessieren, geführt werden. Jede Gruppe wählt einen Schriftführer, der die Aufgabe hat, die wertvollen Bemerkungen der Runde zu notieren und den Bericht als Zusammenstellung der Ergebnisse an der dafür vorgesehenen Informationswand zu veröffentlichen.
  • Das Ende jeder Runde wird durch einen Ton oder eine Glocke angezeigt. Die Sessions werden nacheinander fortgesetzt und die Berichte der verschiedenen Sessions füllen die Agenda-Wand.
  • Nach Abschluss der Sessions kommen alle Gruppen zusammen und ihre gewählten Vertreter diskutieren die wichtigsten Punkte und alle Mitglieder tauschen Erkenntnisse, Feedbacks und Vereinbarungen aus.
  • Die Diskussionsrunde führt zu einer allgemeinen Vereinbarung über bestimmte Ideen, Strategien und Arbeitsgruppen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit den in den Sitzungen besprochenen Tagesordnungspunkten sowie zu gut ausformulierten Maßnahmenplänen, um die Ideen in die Tat umzusetzen.
  • Gegen Ende des Treffens sollten alle Berichte von der Agenda-Wand zusammengefasst werden – oft wird eine Art digitale Zusammenfassung als Datei erstellt oder alle Inhalte werden z.B. in die Cloud geladen. Die Aktions- und Maßnahmenpläne dürfen dort natürlich nicht fehlen.
  • Der finale Bericht, das Dokument oder der Link zu den Unterlagen wird dann an alle Teilnehmer verteilt. 

Alle diese Schritte machen ein Open Space Treffen aus und zeigen, wie dadurch Kreativität und Selbstorganisation gefördert werden.

Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie sind die meisten Unternehmen jedoch zu Online- und Remote-Arbeitsmodellen übergegangen. Zahlreiche Organisationen nutzen heute entweder eine oder eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Events und viele Meetings werden z.B. nur virtuell durchgeführt. Unabhängig davon bleibt der Nutzen von Open Space zum Glück intakt. Seine Vorteile lassen sich auch dann nutzen, wenn formelle Diskussionen virtuell geführt werden.

Wie kann Open Space virtuell durchgeführt werden?

Open Space virtuell durchführen
Open Space virtuell durchführen

Um Open Space virtuell zu nutzen, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was man braucht und wie die einzelnen Schritte aussehen. Beide sind im Folgenden aufgeführt.

Was wird benötigt?

Im Gegensatz zu physischen Treffen im Open Space, für die ein Raum, Stühle, Stift und Papier benötigt werden, sind für virtuelle Open Space-Treffen nur digitale Hilfsmittel erforderlich. Es gibt zwar verschiedene Tools, aber die folgenden werden üblicherweise für virtuelle Open-Space-Sitzungen eingesetzt und zeigen, wofür sie verwendet werden können:

I.             Zoom

Die Online-Videochat-Plattform und -Anwendung Zoom kann für die Einrichtung eines virtuellen Besprechungsraums verwendet werden, in dem alle interessierten Teilnehmer zusammenkommen, sich unterhalten und den Bildschirm gemeinsam nutzen können. Es ist auch möglich, Räume für separate Themen zu schaffen. So könnten Sie einen Hauptraum und viele Themenräume (Breakout-Räume) einstellen.

II.            Slack

Slack kann für die Kommunikation und für Ankündigungen bezüglich der Sitzungen verwendet werden. Es ermöglicht die Einrichtung verschiedener Kommunikationskanäle, wobei die Ideengeber einen separaten Kanal erstellen können und der Moderator und Organisator selbst auch einen separaten Kanal erstellen kann.

III.          Miro

Miro bietet eine visuelle Tafel bzw. ein endloses Whiteboard, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können und es kann wie ein Tafel oder Pinnwand in physischen Sitzungen zum Sammeln von Tagesordnungspunkten und Aufzeichnen von Ergebnissen verwendet werden.

IV.          Trello

Trello ist ein weiteres digitales Tool, das als Ersatz für die Agenda-Tafel oder -Wand verwendet werden kann, da verschiedene Sitzungen darauf mit ihrer Zeit und Links zu Teamräumen markiert werden können.

V.           Google Text & Tabellen

Google Docs ist ein sehr nützliches Online-Tool, mit dem mehrere Nutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen, sie teilen, ansehen und bearbeiten können. Es kann für die Zusammenstellung von Ergebnissen verwendet werden.

VI.           Microsoft Teams

Sie können natürlich auch alles mit Microsoft Teams organisieren, Agendapunkte erstellen, Teamräume anlegen und Protokolle erfassen lassen.

15 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Open Space Event

Open Space - 15 Schritte zum Erfolg
Open Space – 15 Schritte zum Erfolg
  1. Anstatt einen Besprechungsraum vorzubereiten, besteht der erste Schritt für virtuelle Open-Space-Besprechungen darin, die richtigen Online-Plattformen und digitalen Tools auszuwählen, die die Funktionen von Stift und Papier und Tafeln in physischen Open-Space-Besprechungen übernehmen können.
  2. Sobald Sie die richtigen Tools ausgewählt haben, wählen Sie einen Moderator, der den gesamten Ablauf und die Tools verwalten kann. Der Ablauf unterscheidet sich nicht sehr von dem eines physischen Open Space Meetings und beginnt mit einer Eröffnungssitzung.
  3. Bei der Eröffnungssitzung kommen alle Teilnehmer in einem Raum z.B. Zoom oder MS-Teams zusammen und hören dem Moderator zu, der Open Space erklärt. Der Moderator erläutert die Regeln und Prinzipien von Open Space und erklärt, wie man kommuniziert und die Gespräche mit digitalen Tools aufzeichnet. Es gibt auch noch andere interaktive Anwendungen, die dafür gut geeignet sind. Ich habe hier Zoom und MS-Teams erwähnt, weil diese Tools sehr verbreitet sind.
  4. Anschließend bittet der Moderator jemanden, in Abhängigkeit von der Gesamtzahl der Gesprächsteilnehmer, verschiedene Zeitfenster auf Trello und in den Zoom-Räumen (optional) für formelle Diskussionsrunden zu erstellen.
  5. Nun lädt der Moderator Personen mit Ideen und Problemen ein, ihre Agenda in einen Slack-Kanal oder als Chat-Nachricht via Zoom zu verfassen, um sie der gesamten Gruppe mitzuteilen. Die Personen, die sich mit Themen melden, werden als “Ideengeber” bezeichnet. Dem Ideengeber kann die Möglichkeit gegeben werden, ihre Sitzungen über die Audiofunktion von Zoom anzukündigen, und dann muss jeder Ideengeber das eigene Thema für ein bestimmtes Zeitfenster anmelden. Durch diesen Ablauf entsteht die gesamte Agenda des Open Space Events.
  6. Die Ideengeber verwenden dann ein gemeinsames Trello-Board oder Miro-Board, um ihre Themenagenda, die Zeit und den Link zum Zoom-Raum bekannt zu geben. Wenn sich vorbereitete Themen-Board mit angemeldeten Inhalten füllt, wird es zu einer Art Agenda-Wand und einem Marktplatz, aus dem die Teilnehmer die relevanten Events/Themen auswählen können, die sie interessieren.
  7. Die Teilnehmer können auf die virtuelle Agenda-Wand zugreifen, den Link zum Raum öffnen und die Zeit der Sitzungen notieren, an denen sie teilnehmen möchten. So bleibt jeder Teilnehmer selbstorganisiert und kann selbst entscheiden was und wie lange etwas interessant genug bleibt.
  8. Danach erlaubt der Moderator den Teilnehmern, den gemeinsamen Zoomraum zu verlassen und z.B. Slack zu überprüfen. Der Moderator kündigt den Beginn der Sitzungen der formellen Diskussionen in einem Slack-Kanal an. Alternativ kann auch ein Trello-Board oder eine Nachricht über Zoom für die Ankündigungen verwendet werden. Dabei gibt es auch wieder eine Vielzahl an Möglichkeiten.
  9. Die Teilnehmer begeben sich dann in die Räume, in denen die virtuellen Besprechungen zu dem Thema, das sie interessiert, stattfinden. Die Diskussion findet statt und gleichzeitig verwenden die Teilnehmer in jeder Gruppe gemeinsam genutzte Google Docs oder Whiteboards, um wertvolle Kommentare zu schreiben und ihre Gespräche aufzuzeichnen. Der Ideengeber kann dazu z.B. einen Link zu einer Google Docs-Datei sende und dort alle relevanten Punkte erfassen. Die Tagesordnung oder der Titel des Themas darf natürlich nicht fehlen. Hilfreiche Notizen oder gute erste Maßnahmen können natürlich auch sofort erfasst werden.
  10. Die virtuellen Besprechungen werden nacheinander fortgesetzt und jemand aus dem Orga-Team sollte sicherstellen, dass die Zusammenfassungen jeder Sitzung und ggf. die bearbeiteten Google Dokumente, Notizen und Maßnahmenpläne gut aufbereitet an der digitalen Agenda-Wand und ggf. in der Cloud abgelegt werden. Je besser diese Arbeit während des Events organisiert ist, desto weniger Nacharbeit gibt es im Nachgang. Mein Motto bei virtuellen Workshops ist: “Wenn der Workshop vorbei ist, ist er vorbei”. Also es muss alles während des Workshops passieren und es sollte mit einer guten Vorbereitung und einem strukturiertem Ablauf auch möglich sein.   
  11. Nach Beendigung der virtuellen Besprechungen bittet der Moderator alle Gruppen, sich über Slack/Zoom wieder in einem gemeinsamen großen Zoom-Raum zu versammeln und lädt die gewählten Vertreter jeder Gruppe ein, die wichtigsten Punkte kurz zu präsentieren und vorzutragen.
  12. In dieser Phase hat es sich bewährt, den Ideengeber zu befragen was ggf. noch von den Teilnehmern benötigt wird. So können ggf. noch wertvolle Hinweise, Ideen, Feedbacks oder einfach Meinungen gehört werden. Dabei sollte aber unbedingt auf einen straffen Zeitplan geachtet werden. Wie viel Zeit dafür gegeben wird, hängt von der Anzahl der Themen ab.
  13. Abschließend – falls nicht schon im Prozess vorgesehen – sollte unbedingt noch eine finale Besprechung über bestimmte Ideen und Strategien zur Umsetzung von Maßnahmen, im Zusammenhang mit den in den virtuellen Besprechungen behandelten Themen, durchgeführt werden. Gut formulierte und nachvollziehbare Maßnahmenplänen zur Umsetzung der Ideen bringen erst den großen Mehrwert. Denken Sie immer auch an den Maßnahmenplan.
  14. Gegen Ende des Events werden alle erarbeiteten Inhalte in der Cloud oder an einem anderen dafür vorgesehenen Speicherort aufgenommen und der Link dazu wird an alle Teilnehmer weitergegeben.
  15. Falls Sie auch noch etwas Netzwerken wollen und die Kontaktdaten aller Teilnehmer teilen möchten, sollten Sie dazu alle Teilnehmer um Erlaubnis fragen. Virtuell ist es einfach möglich, indem Sie z.B. auf einem digitalen Whiteboard einen Bereich “KONTAKTBÖRSE” erstellen und alle dazu einladen, dort die Kontaktdaten zu hinterlassen, um später ggf. kontaktiert zu werden. So stellen Sie sicher, dass nur Personen, die das auch selbst wollen, ihre Kontaktdaten eintragen. Sie können ja bei dieser Kontaktbörse etwas kreativer sein und nicht nur NAME, TELEFON, FIRMA und EMAIL notieren lassen.

Jetzt, wo Sie alles über Open Space wissen und glauben, dass es für Sie ideal ist, sollten Sie ein paar Dinge bedenken, bevor Sie es final nutzen.

Was ist vor der Durchführung von Open Space zu beachten?

Open Space ist zwar gut und lobenswert, weil es die Produktivität und Kreativität von formellen Diskussionen und Veranstaltungen steigert, aber man muss die folgenden Punkte beachten, um zu vermeiden, dass Open Space zu negativen Ergebnissen führt.

Meeting Formate bzw. Methoden zu mischen ist nicht sinnvoll

Wenn Sie verschiedene Meeting-Methoden mischen wollen oder Open Space zu Beginn einsetzen, um dann das traditionelle Meeting-Format zu nutzen, dann ist Open Space nicht das Richtige für Sie. Experten und Organisationsberater halten diese Art der Nutzung von Open Space für wenig sinnvoll. Sie empfehlen, nicht zu einer anderen Dynamik überzugehen, wenn man mit Open Space begonnen hat, da dieser Wechsel dessen Vorteile zunichte macht. 

Wenn Open Space nicht für die gesamte Dauer einer Konferenz oder eines Meetings genutzt werden kann, ist es ratsam, ihn am Ende der Konferenz oder des Meetings einzusetzen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback auszutauschen und sich zu vernetzen.

Dokumentierte Berichte sind wichtig

Der Erfolg eines Open Space Events hängt von guten Protokollen in Schriftform und deren Verfügbarkeit ab. Es ist wichtig, die wichtigen Punkte aus jeder Diskussionsrunde und die Aktionspläne zu dokumentieren und die Berichte am Ende der Sitzung oder des Tages zugänglich zu machen, damit die gemachten Vorschläge nach der Veranstaltung weiterverfolgt werden können.

Ungeeignet für vorgegebene Ergebnisse

Open Space nimmt autoritären Personen die Befehlsgewalt in Bezug auf die kreative Freiheit, die Organisation und die Wahl der Tagesordnung, da es allen Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Kontrolle über diese Dinge zu übernehmen. Folglich ist es nicht für Meetings geeignet, bei denen der Organisator alle Teilnehmer auf ein bestimmtes und vorher festgelegtes Ergebnis ausrichten will. Dies ist in der Tat ein Nachteil, oder ein Vorteil von Open Space. Das hängt dann immer von der Sichtweise ab.

Es lohnt sich also, über diesen Punkt nachzudenken, denn nicht alle Meetings werden ohne ein bestimmtes Ergebnis im Hinterkopf durchgeführt. 

Abschließende Überlegungen

Viele Organisationen, darunter UNICEF, Dayspring Incorporation, Scrum Alliance und Agile Open California, halten Open Space für sehr wirksam. Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie Open Space Methode, um die Langeweile zu vertreiben und Kreativität und Begeisterung zu wecken.

Zweifellos ist Open Space eine bewährte Methode, um Ihre Meetings, ob virtuell oder physisch, mit viel Kreativität zu bereichern und Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten zu neuen Höhen zu führen.

Und falls Sie Interesse haben sollten, etwas mehr über Großgruppenformate zu erfahren und ggf. einen solchen Workshop planen wollen, dann melden Sie sich beim mir und wir sorgen gemeinsam für nachhaltige Ergebnisse und begeisterte Menschen. Oder wie Ralph Waldo Emerson einmal sagte: “Nichts Großes ist je ohne Begeisterung geschaffen geworden”.

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Selbstmanagement

Was Sie über Selbstmanagement wissen müssen!

Wollen Sie Ihre Karriere und Ihr Leben auf die nächste Stufe heben? Dann sollten Sie etwas über Selbstmanagement lernen!

Dieses leistungsfähige Konzept kann Ihnen helfen, Ihren Erfolg selbst in die Hand zu nehmen. Wenn Sie Ihr Leben selbst in die Hand nehmen, können Sie alles erreichen, was Sie sich vorgenommen haben. Hier ist, was Sie über Selbstmanagement wissen müssen: Es geht darum, sich Ziele zu setzen und zu handeln. Mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einstellung können Sie alles erreichen! Warten Sie also nicht länger – fangen Sie noch heute an, etwas über Selbstmanagement zu lernen! Sie werden es nicht bereuen!

Zu Beginn sollten Sie die vier grundlegenden Dinge über Selbstmanagement verinnerlichen.

Erstens: Selbsterkenntnis ist der Schlüssel: Sie müssen Ihre eigenen Motivationen und Stärken verstehen, um sich wirksame Ziele setzen zu können.

Zweitens: Seien Sie realistisch in Bezug auf das, was Sie erreichen können: Versuchen Sie nicht, zu viele Aufgaben auf einmal zu übernehmen oder sich unrealistische Fristen zu setzen.

Drittens: Machen Sie einen Plan und halten Sie sich daran: Entwickeln Sie eine Routine und einen Zeitplan für sich selbst, und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe mit einem bestimmten Ziel verbunden ist.

Und schließlich: Geben Sie nicht auf. Die ersten Wochen werden besonders schwierig sein, weil Sie Ihren Lebensstil umstellen müssen, aber danach wird es leichter werden! Sie sollten weitermachen, bis das Selbstmanagement ein Teil Ihres täglichen Lebens wird.

Was ist Selbstmanagement und warum brauchen Sie es in Ihrem Leben?

Was ist Selbstmanagement - Selbstmanagement Definition
Was ist Selbstmanagement – Selbstmanagement Definition

Beim Selbstmanagement geht es grundsätzlich darum sich selbst bestmöglich zu organisieren und bestmöglich für sich selbst zu sorgen. Es geht im Weiteren auch darum, sich Ziele zu setzen und aktiv zu werden. Sie übernehmen die Kontrolle über Ihr Leben, erzielen mehr Erfolg und finden Ihr Glück.

Wie würden Sie Selbstmanagement beschreiben?

Für mich ist es ist die Fähigkeit die Zeit effektiv zu verwalten und das Beste aus sich herauszuholen. Der Schlüssel dazu ist, ein System zu finden, das für Sie funktioniert – ob Sie nun jeden Tag oder jede Woche planen oder eine App zur Aufgabenverwaltung verwenden, ob Sie diszipliniert sind und fokussiert arbeiten, ob Sie “sich selbst im Griff” haben – denken Sie daran, dass Selbstmanagement Übung erfordert.

Aus meiner Sicht ist das wichtigste dabei aber – ES MUSS FÜR SIE PASSEN!

Vergleichen Sie sich nicht mit anderen ABER beobachten Sie andere, lernen Sie von anderen und bauen Sie so das BESTE SYSTEM FÜR SIE auf!

Wo ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement?

Diese beiden Konzepte sind eng miteinander verbunden. Wenn Sie Ihre Zeit richtig einteilen, können Sie das Beste aus jedem Tag machen und in kurzer Zeit viel erreichen.

Zeitmanagement bedeutet also Prioritäten und Ziele für sich selbst zu setzen und seine Zeit zu managen, indem man sicherstellt, dass man das tut, was im richtigen Moment getan werden muss.

Ganz genau. Allerdings geht es beim Selbstmanagement in der Regel eher darum, die Verantwortung für das zu übernehmen, was in Ihrem Leben passiert. Wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant, müssen Sie vielleicht einen Schritt zurücktreten und Ihr Leben neu bewerten.

Ich habe für Zeitmanagement und Selbstmanagement die folgende Unterteilung.

Zeitmanagement = definiert das WANN

Selbstmanagement = definiert das WIE

Wie Sie sich Ziele setzen und an ihnen festhalten

Setzen Sie sich auch beim Selbstmanagement Ziele!
Setzen Sie sich auch beim Selbstmanagement Ziele!

Um das BESTE aus sich herauszuholen, sollte zu Beginn eine Idee davon existieren, was genau damit gemeint ist. Und diese Definition sollte jeder für sich selbst definieren. Oft werden dazu Ziele abgeleitet, deshalb schauen wir uns dieses Thema ganz kurz an. Eine gute Möglichkeit, sich Ziele zu setzen, ist, sie aufzuschreiben. Dann können Sie sie jeden Tag überprüfen und Ihre Fortschritte sehen. Sie sollten auch eine Liste mit Zielen für die Woche haben, damit Sie immer auf dem richtigen Weg sind. Es gibt einige Recherchen und Studien, aber auch Mythen dazu, warum es wichtig ist Ziele aufzuschreiben. Ziele aufschreiben ist wichtig und hilft Klarheit und Orientierung zu bekommen, aber zum guten Selbstmanagement gehört auch noch etwas mehr.

Tipps für den Umgang mit schwierigen Emotionen und Situationen

Ein Schlüssel zum Umgang mit schwierigen Zeiten, in denen die Emotionen hochkochen, ist das Atmen. Einer der besten Bewältigungsmechanismen für negative Emotionen ist die tiefe Atmung, die den Körper beruhigt und zur Beruhigung des Geistes beiträgt. Eine andere Möglichkeit gelassen zu reagieren ist sich zu fragen, was man aus der Situation lernen kann und ob man etwas tun kann, um sie zu ändern. Auch wenn es nicht immer klappt ruhig und gelassen zu reagieren, bleiben Sie dran und beobachten Sie selbst ihren eigenen Fortschritt dabei. Selbstmanagement ist also nicht nur das setzen von Zielen, sondern auch das DRANBLEIBEN. Auch dann wenn es nicht ganz so einfach wird.

Wie Sie effektive Selbstmanagement-Fähigkeiten entwickeln

Gewohnheiten sind eine starke Kraft. Wenn Sie sich gute Gewohnheiten aneignen, legen diese den Grundstein für Ihren Erfolg und machen es Ihnen leichter, motiviert zu bleiben.

Mein Rat: Gehen Sie in kleinen Schritten vor! Sie können sogar damit beginnen, nur eine halbe Stunde pro Tag oder Woche für die Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten zu investieren. Es geht darum, sich jeden Tag etwas Zeit zu nehmen – das ist alles. Und dann nutzen Sie es für das Selbstmanagement, aber in kleinen Schritten.

Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck und versuchen Sie es erst einmal mit einer halben Stunde pro Tag oder Woche. Es mag wie nichts erscheinen, aber wenn Sie alle Stunden zusammenzählen, ist das eine Menge Zeit! Und das ist ein wichtiger Baustein und ein Fundament für Ihren Erfolg und Ihre Produktivität!

Und welche Fähigkeiten Sie entwickeln, hängt natürlich davon ab was Ihnen aktuell am meisten helfen könnte. Welche Selbstmanagement Methoden Sie dazu nutzen können, erkläre ich noch später ein wenig.

Warum es wichtig ist, sowohl körperlich als auch emotional für sich selbst zu sorgen?

Neben dem ganzen Selbstoptimierungswahn – ja manchmal ist es etwas übertrieben aus meiner Sicht – ist das wichtigste Sie selbst im hier und jetzt. Während meiner Ausbildung zum Systemischen Coach hat mein Supercoach – ein großes Danke an Marcus, immer gepredigt “HAUPTSACHE DIR GEHT ES GUT” und er hatte natürlich recht damit.

Also zum Selbstmanagement gehört ganz oben auf die Liste auch die eigene Gesundheit und die Achtsamkeit.

Ohne Gesundheit kann man auch keine gute Karriere und keinen Erfolg im Leben haben. Das ist etwas, das uns allen gemeinsam ist. Oft verlieren einige, auf dem Weg ihrer unaufhaltsamen Reise, den eigenen “Wie geht es mir?” Kompass. Denken Sie also immer daran “geht es mir gut, kann es dann auch den anderen gut gehen”.

Wie Sie einen persönlichen Entwicklungsplan erstellen, der für Sie funktioniert

Mit dem eigenen System das Selbstmanagement optimieren
Mit dem eigenen System das Selbstmanagement optimieren

Um einen persönlichen Entwicklungsplan zu erstellen, sollten sie Ihre Gedanken und Ideen etwas sortieren. Ordnung herzustellen ist der erste Schritt. Mir persönlich hilft dieser 10 Stufen Plan bei fast allen Aufgaben, Ideen und Projekten.

Der 10 Stufen Plan steht Euch im Downloadbereich zur Verfügung.

So kann ich sehr individuell meinen Entwicklungsplan mit Inhalten befüllen. Ich nutze auch nicht immer alle Felder, aber die meisten in der Regel.

Was ich nun nach vielen Versuchen, Gesprächen und Hilfestellungen sagen kann ist folgendes.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Methoden und Ansätze und es gibt Anhänger, ja sogar richtige Fans :-), die auf Methode A setzen und diese dann als “BESTE METHODE AUF DER WELT” verkaufen. Dann gibt es wieder andere Personen, die auf eine ganz andere Methode setzen. Was sagt uns das also?

Ich sage immer – probiere einiges aus, schaue was zu Dir passt und lege dann los. Ich kann z.B. einer Person, die sehr strukturiert und analytisch arbeitet, wohl nicht ein “VISION BOARD” schmackhaft machen, denn es wäre etwas zu “unstrukturiert”, dafür weiß ich aber, dass die ALPEN-Methode da schon etwas besser zusagen würde.

Beim Selbstmanagement ist es daher sehr wichtig, ein individuelles, auf sich zugeschnittenes System zu entwickeln und es in kleinen Schritten in den eigenen Tagesablauf zu integrieren.

Wie Sie ein Unterstützungssystem für sich selbst schaffen

Der einfachste Weg das Selbstmanagement zu verbessern, ist es ein Unterstützungssystem für sich zu erschaffen und es mit dem “normalen” Tagesablauf zu verschmelzen. Was meine ich damit?

1. Kurz aufschreiben wie mein Tagesablauf so normalerweise abläuft

Also Aufstehen, Bett fertig machen, Vorbereiten, Frühstücken usw….. bis ich “ins Bett gehen” angekommen bin.

2.Überlegen, wo ich in diesen Abläufen etwas integrieren könnte, ohne das es mir schwer fällt

Da denke ich z.B. an den Kühlschrank. Bevor ich morgens den Kühlschrank öffne notiere ich auf einem Post-It eine kleine Maßnahmen, die ich heute erledigen will.

Oder wenn ich mit dem Auto zur Arbeit fahre, dann könnte ich anstatt den Radiosender oder meine Playlist, auch ein Podcast, ein Youtube Video – da natürlich nur die Tonspur 😉 – oder über Text to Speech bestimmte Inhalte passiv lernen.

Der Trick dabei ist also das Selbstmanagement so einfach wie möglich in kleinen Schritte zu verbessern, ohne sich wirklich anstrengen zu müssen.

3.Fokus auf das legen, was erreicht wurde und nicht auf das was noch fehlt

Unzufriedenheit und der Vergleich mit anderen Personen ist ein schlechter Begleiter auf dem Weg zu Optimierung des Selbstmanagements. Jeder von uns hat unterschiedlich viele Aufgaben, ein anderes Umfeld, oft auch dadurch andere Möglichkeiten und Abhängigkeiten. Bevor wir dann sehen was uns noch alles fehlt, hilft es für die eigene Zufriedenheit sich zu verinnerlichen was schon erreicht wurde. Daher einfach mal regelmäßig nur das notieren was erreicht, umgesetzt, geklärt, begonnen und anders gemacht wurde wie vorher. Eine Art “Erfolgstagebuch” führen.

4.Buddys finden

Jemand im Freundeskreis oder der Familie finden, der sich bereit erklärt als Gesprächspartner zu diesem Thema zur Verfügung zu stehen. Diese Person muss kein Experte sein, es reicht einfach mal die Gedanken dazu auszutauschen und was immer hilft – die Person soll Fragen stellen, um andere Sichtweisen zu erhalten.

15 gute Fragen, die ein Coach zum Thema Selbstmanagement stellen würde

Fragen stellen, um das Selbstmanagement zu verbessern
Fragen stellen, um das Selbstmanagement zu verbessern
  • Frage 1: Was wollen Sie als nächstes erreichen? In 1 Jahr, 1 Monat, 1 Woche, 1 Tag?
  • Frage 2: Wie wollen Sie die Fortschritte auf dem Weg zu Ihrem Ziel messen?
  • Frage 3: Was funktioniert bereits, was lässt sich von dort übertragen?
  • Frage 4: Welche Schritte würden Sie Ihrem Ziel näher bringen?
  • Frage 5: Wann und wo werden Sie diese Maßnahmen ergreifen?
  • Frage 6: Wie stellen Sie sich den Umsetzungsprozess vor?
  • Frage 7: Wann würden Sie beginnen, wenn nicht jetzt?
  • Frage 8: Was ist nötig, damit Sie weitermachen können?
  • Frage 9: Wer kann Sie auf Ihrem Weg unterstützen und ermutigen?
  • Frage 10: Was ist ein kleiner Schritt, den Sie heute tun könnten?
  • Frage 11: Was ist ein positiver Gedanke, auf den Sie sich im Moment konzentrieren können?
  • Frage 12: Wie können Sie sich für Ihre Fortschritte belohnen?
  • Frage 13: Wie werden Sie feiern, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben?
  • Frage 14: Was ist Ihre größte Angst und wie können Sie sich darauf vorbereiten?
  • Frage 15: Was würde diesen Prozess noch mehr Spaß machen?

Das Beispiel des Kühlschranks zeigt, dass es oft ausreicht, einfache Veränderungen in den Alltag zu integrieren. Dazu braucht es meist nur ein wenig Disziplin, Zeit und Geduld. Und eine Person, die einfach nur Fragen stellt ist eine sehr große Hilfe. Oft trauen sich aber die Personen nicht, aktiv um Unterstützung zu fragen. Das ist also der erste Test für das Selbstmanagement. Ich muss mich trauen, erst dann wird es spannend!

Abschließende Gedanken über die Bedeutung des Selbstmanagements!

Vielleicht haben Sie hier nun auf Methoden und Werkzeuge gehofft, um ein Superstar des Selbstmanagements zu werden. Ich kann Ihnen bestimmt unzählige empfehlen und Sie damit für 1 Jahr beschäftigen. Aber das wird nur bedingt etwas bringen. Lassen Sie es mich anders erklären.

Sehen Sie, ich könnte Sie auch mitnehmen zu einem guten Kollegen von mir. Er hat alle Werkzeuge da, die man sich vorstellen kann. Manche davon habe ich selbst im Baumarkt noch nicht gesehen. Ich würde dann also alle mitnehmen – prinzipiell weiß ich ja wie die Werkzeuge funktionieren. Und dann? habe ich eine Werkzeugsammlung und nutze vielleicht einige davon. Bin ich dann der beste Handwerker? Ich glaube nicht.

Bezogen also auf das Selbstmanagement, brauchen Sie ein System, in dem Sie sich erinnern was Ihnen wichtig ist (WARUM), was Sie erreichen wollen (WOHIN) und wovon Sie überzeugt sind (WAS).

Dieser Antrieb und diese eigene Motivation wird Sie dann dazu bringen, sich mit Ihren Fähigkeiten zu beschäftigen und erst dann nach wirksamen Methoden zu suchen, die Ihnen dabei helfen noch besser zu werden. Methoden allein sind nicht der Schlüssel. Versuchen Sie einfach den 10 Stufen Plan aus, dort ist weder eine Methode noch eine detaillierte Anleitung beschrieben. Denn nur wenn wir den eigenen Weg gehen, werden wir lernen was funktioniert.

Bei Selbstmanagement ist der Weg sehr oft das Ziel
Bei Selbstmanagement ist der Weg sehr oft das Ziel

Der Weg ist das Ziel

Konfuzius

Und falls Sie doch noch einige Vorlagen benötigen und sich ein wenig selbst analysieren wollen, finden Sie bei mir im Downloadbereich einige hilfreiche Vorlagen dazu. Fangen Sie doch einfach mal mit der Analyse Ihrer Zeitdiebe an und entwickeln Sie das Selbstmanagement in kleinen Schritten weiter. Sie können Ihr Selbstmanagement auch schon optimieren, wenn Sie die Selbstanalyse durchführen. So bekommen Sie schnell einen Überblick wie Sie eigentlich arbeiten und wo “versteckte” Potenziale schlummern. Ich wette, Sie finden da bestimmt ein paar wertvolle Ansätze! Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg und eine interessante Expedition! 🚀

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5 Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung

Prozessoptimierung im Büro – Die 5 ultimativen Schritte zur Prozessoptimierung

5 Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung im Büro die JEDER anwenden kann!

Was denken Sie, wenn Sie diese Überschrift lesen?

Kann eine Prozessverbesserung im Büro wirklich JEDER durchführen?

Ich werde Ihnen eine kurze Anleitung dazu mitgeben und ich bin davon zu 100% überzeugt, dass diesen Ansatz jeder anwenden kann! Einzige Voraussetzung ist MACHEN statt REDEN! 🙂

Die Optimierung von Prozessen ist heute ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie nach Möglichkeiten suchen, die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse zu erhöhen, die Kosten zu senken oder die Qualität zu verbessern – es gibt viele verschiedene Strategien, die eingesetzt werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Manche denken jedoch immer noch, dass Prozessoptimierung nur etwas für große Unternehmen mit riesigen Budgets und mehr Zeit ist. Das sehe ich etwas anders und würde es gerne etwas näher beschreiben! Prozessoptimierung kann jedem helfen, egal wie groß das Unternehmen ist oder wie viel freie Zeit zur Verfügung steht, denn kontinuierliche Prozessoptimierung im Büro muss keine zusätzlichen Stunden in einem ohnehin schon vollen Terminkalender in Anspruch nehmen.

Die folgenden 5 Schritte geben Ihnen das nötige Rüstzeug, um sofort mit der Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe zu beginnen. Denn ich glaube, dass niemand seine wertvolle Arbeitszeit verschwenden möchte!

Lassen Sie uns also die fünf Schritte zur ultimativen Prozessoptimierung im Büro durchgehen und Sie können dann selbst entscheiden, ob es wirklich JEDER kann.

Ganz egal ob es ein Steuerberatungsbüro, eine Versicherungsagentur, der Qualitätsbereich in einem Automobilzulieferbetrieb oder die Personalabteilung in einem Konzern ist. Dieser einfache Ansatz ist für jeden hilfreich!


1. Identifizieren Sie den zu optimierenden Prozess

Verschaffen Sie sich einen Überblick und fangen Sie mit der Prozessoptimierung klein an

Das klingt sehr einfach, ist aber oft sehr schwierig, weil man seine eigene Arbeit und die Prozessabläufe „neutral“ von außen beobachten muss. Wenn man die ganze Zeit in den Prozess eingebunden ist, ist es viel schwieriger, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Im ersten Schritt geht es also darum, ein wenig Abstand von der eigenen Arbeit zu gewinnen und herauszufinden, was besser und störungsfreier gemacht werden könnte. Dabei ist es sehr hilfreich, strukturiert vorzugehen und dafür setze ich sehr oft das Process Mapping ein. Das Process Mapping zeigt mir genau, was passiert und hilft mir visuell zu sehen, welche Schritte wichtig sind. So kann ich mögliche Verbesserungen leicht identifizieren. Es gibt dazu einige gute und wirksame Methoden – einige Berater würden dazu auch sagen “erlesene Methoden” – ich dagegen halte es etwas einfacher. Für mich muss es wirksam sein, also die beabsichtigte Wirkung erzielen.

Aber für einen einfachen Start würde ich an dieser Stelle vorschlagen diese einfache Struktur anzuwenden. Sie können die LIPOK-Methode dazu nutzen den Prozess so weit abzugrenzen, dass Sie einen guten Überblick haben, wo es beginnen soll und wie weit Sie dabei gehen wollen.

LIPOK steht dabei für das Akronym, welches sich aus den Überschriften dieser Tabelle zusammensetzt.

L = Lieferant, also wer liefert diesen Vorgang bzw. diesen konkreten Arbeitsschritt/Tätigkeit

I = Input, welchen Input liefert dieser Lieferant zur Bearbeitung dieses Schritts

P = Prozess, was passiert in diesem Schritt, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit

O = Output, also welcher Output wird dann nach der Bearbeitung generiert

K = Kunde, wer erhält als nächstes diesen Vorgang und ist somit der nächste Empfänger


LIPOK zur ersten Visualisierung von Prozessschritten bei der Prozessoptimierung

Damit Sie den Prozess zumindest grob Abgrenzen, empfehle ich immer den Prozessstart (mit welcher konkreten Tätigkeit starten sie diese Visualisierung), das Ende (wo hört diese Visualisierung und die Optimierung auf) und ein Prozessziel (Was soll konkret verbessert werden? Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Fehler…) zu definieren. Somit sollte dann für alle klar sein, was im Fokus steht und was nicht betrachtet wird.

Falls Sie bei der Prozessoptimierung im Büro Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie mich und ich sorge dafür, dass Sie innerhalb einer sehr kurzen Phase selbst Ihre Prozesse optimieren können.


2. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller an diesem Prozess beteiligten Schritte

Nachdem Sie den zu optimierenden Prozess oder Teilprozess identifiziert haben, sollten Sie eine Detailierungsebene tiefer die relevanten Tätigkeiten bzw. Prozessschritte auflisten. Am einfachsten funktioniert es, wenn Sie Haftnotizen oder etwas Ähnliches verwenden, um die Aktivitäten in Ihrem aktuellen Prozess zu beschreiben. Im digitalen Zeitalter klingt das dann immer komisch “arbeiten Sie mit Post It´s”. Ich bin ein großer Freund von digitalen Prozessverbesserungen im Büro, jedoch gibt es dazu noch keine einfache und selbsterklärende Software, die so flexibel und einfach ist, dass ich es dafür nutzen würde.

Mit Post It´s sind Sie flexibler, können mit unterschiedlichen Post It Farben zusätzliche Aspekte visualisieren, die Post It´s umkleben, neu beschriften, abnehmen usw. Es ist für das Arbeiten flexibler und bedarf keine große Erklärung was getan werden muss, um die Prozessschritte zu visualisieren.

Hier ein einfaches Beispiel dieser Struktur, wie Sie sofort loslegen können und Ihren definierten Prozess visualisieren.

Prozessoptimierung kann auch einfach durchgeführt werden

Sie listen die Funktionen oder die Personen, die an der Bearbeitung dieses Prozesses beteiligt sind, untereinander auf und erfassen dann die Tätigkeiten und die Prozessschritte. Dabei ist es hilfreich in Spalten und Zeilen zu denken und die Tätigkeiten dann so zu visualisieren. Sie notieren dann jede Tätigkeit auf einem Post It. Sie entscheiden dabei wie Sie die Aufgabe zusammenfassen. Sie können es sehr detailliert machen – dann haben Sie viele Post It´s, oder Sie fassen Tätigkeiten etwas größer zusammen.

Fangen Sie dabei einfach an und das gute an den Post It´s ist, dass sie es jederzeit ändern können. Deshalb ist meine Empfehlung für den Start: MACHEN SIE ES SO EINFACH WIE MÖGLICH! Anpassen und verändern können Sie dann noch immer.


3. Analysieren Sie jeden Schritt und stellen Sie fest, wo Zeit verschwendet wird oder wo er verbessert werden kann

Um die Prozessoptimierung im Büro einfach zu halten, sollten Sie sich für den Anfang nicht zu viel vornehmen. Hier die wirksamsten 3 Ideen wie Sie die Probleme im Prozess schnell und einfach finden und an der richtigen Stelle ansetzen:

  1. Fragen Sie Ihr Team bei welcher Aktivität bzw. Tätigkeit Schwierigkeiten austreten und lassen Sie das Problem einfach auf einer Skala von 1= kein Problem bis 10= unser größtes Problem hier bewerten. Es geht jetzt nicht darum wissenschaftlich fundiert die Skala zu deuten, es geht darum schnell und einfach die Probleme bzw. Potenziale zu identifizieren
  2. Drehen sie die Sichtweise um. Einer meiner Lieblingsfragen in den Workshops. Welches Problem, welche Schwierigkeit oder welche Tätigkeit, die aktuell gemacht wird, sollte unser Kunden niemals sehen? So ändern Sie den Blickwinkel und manchmal ist es auch sehr lustig und amüsant welche Punkte genannt werden und welche Begründungen dann daraus folgen. Testen Sie es einfach aus – ich wette Sie werden auch überrascht sein
  3. Noch ein Geheimtipp von mir. Jeder darf einen Vorschlag machen, welcher Prozessschritt unbedingt verbessert werden soll ABER es darf nicht der eigenen Prozessschritt sein. So schaffen Sie langsam eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung. Oft sehen wir Teilprozesse und Abläufe, die nicht gut funktionieren, aber wir sagen einfach nichts. Damit brechen Sie zumindest etwas das Eis und sorgen für gegenseitige Unterstützung im Team, indem sich das Team auch gegenseitig hilft. Bei diesem Schritt müssen Sie sehr vorsichtig vorgehen und auf die Art der Kommunikation achten. Wenn alles „im Rahmen unter Freunden“ bleibt sind Sie auf dem richtigen Weg.

4. Auf Grundlage der Analyse Optimierungen beginnen

Nun können Sie die Optimierungen beginnen. Für den Start würde ich Ihnen aber empfehlen, mit etwas einfacheren Problemen zu starten. Es gibt immer “einfachere” Probleme – es war zumindest in jeder Prozessanalyse bis jetzt so und das wird auch immer so bleiben – Sie wissen doch, manchmal gibt es schöne „QUICK WINS“ und es wird bei Ihnen wahrscheinlich auch nicht anders sein. Es ist nicht der perfekte und 100% effektivste SUPER WEG, aber wir sprechen in diesem Blog über Prozessoptimierung im Büro für JEDEN.

Wenn es schwierig wird, können Sie mich dann ja noch immer dazu holen.


5. Messen Sie den Erfolg der Optimierung und die Wirksamkeit

Standortbestimmung mit der richtigen Ergebnismessung

Oft sagen wir ja ZDF statt ARD – ich hoffe Sie wissen was damit gemeint ist. Aber wie können wir nun die Wirksamkeit und den Erfolg bei der Prozessoptimierung im Büro nachweisen?

Der einfache Weg:

Sie fragen Ihr Team in regelmäßigen Abständen nach der „gefühlten“ Verbesserung der Prozesse in Ihrem Bereich. Mit regelmäßig meine ich dabei aber mindestens 1x/alle 14 Tage. Für den Start ausreichend, wenn Sie es wirklich regelmäßig machen und nicht nach 2 Monaten aufgeben.

Der elegante Weg:

Sie überlegen sich eine konkrete Kennzahl, die Sie verbessern wollen. Es könnte eine Vielzahl an Kennzahlen sein, die für Sich aktuell wichtig sind. Haben Sie ein Problem mit der Bearbeitungsdauer, so versuchen Sie diese messbar zu machen. Haben Sie ein Problem mit Rückfragen, versuchen Sie die Anzahl der Rückfragen zu messen. Haben Sie ein Problem mit der Durchlaufzeit, versuchen Sie die Durchlaufzeit vom Eingang bis Ausgang messbar zu machen. Bleiben Sie aber fokussiert und nehmen Sie sich nur eine Kennzahl gezielt vor und machen Sie diese Kennzahl sichtbar. Was immer dabei hilft ist Ihr Team zu fragen wie Sie diese Kennzahle messbar machen können und/oder welche Kennzahl aufzeigen könnte, ob der Teilprozess verbessert wird. Da kommen immer die besten Ideen!

Der professionelle Weg:

Sie haben ein Kennzahlenboard und haben den Prozess visualisiert und für jeden zugänglich aufgesetzt. Sie haben regelmäßig Teammeetings, wo auch diese Themen besprochen, verfolgt und diskutiert werden. Sie verfolgen die Maßnahmenumsetzung genauso wie die Entwicklung der Kennzahlen und leiten im Team die notwendigen Schritte ab, um dem Ziel näher zu kommen.

Nun entscheiden Sie welchen Weg Sie dabei gehen wollen. Bedenken Sie jedoch, dass alles was erzwungen ist, nun bedingt Freude bereitet und wir oft zuerst Vertrauen in die Umsetzung und Optimierung gewinnen müssen bzw. dafür sorgen sollten.

Ein guter Freund und geschätzter Kollege von mir sagt immer “Ist die Stimmung gut, ist das Ergebnis gut”, daher behalten Sie den Fokus auf der Optimierung UND auch auf der Stimmung im Team und gehen Sie dabei Ihre individuelle Geschwindigkeit bei der Umsetzung.

Hinweis aus der Praxis an dieser Stelle: Ist die Prozessoptimierung eines Prozesses wirklich wichtig für Sie, werden Sie alle notwendigen Optimierungen innerhalb von 100 Tagen umsetzen. Klingt herausfordernd, JA das ist es! Es gibt Firmen, die schaffen es in 48h ein Hotel zu errichten, daher denke ich, es ist keine Herausforderung wenn man es wirklich will!


6. Wiederholen Sie die Schritte 2-5, bis Sie Ihr gewünschtes Ergebnis erreicht haben und schnappen Sie sich den nächsten Prozess!

Wenn Sie hier angekommen sind, ist es an der Zeit die Prozessoptimierung dauerhaft zu verankern. Wie machen Sie das? Sie müssen lediglich konsequent die Schritte 2 bis 5 wiederholen und so in kleinen Schritten ihre eigene Prozessoptimierung und Erfolgsgeschichte zu schrieben.  Denken Sie ganz kurz nach und stellen Sie sich diese Frage: „Wie viel Zeit investieren Sie in die Optimierung Ihrer Prozesse und in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter genau zu diesem Zweck?“. Die meisten meiner Kunden versuchen selbst die Prozesse zu verbessern durch den Einsatz von Technologien und bestimmten Programmen. Leider vergessen dabei die meisten, dass die kreativen Problemlöser im eigenen Team sitzen. Sie müssen nur befähigt und eingebunden werden und wenn es Ihnen gelingt eine gemeinsame Mission und einen Sinn dafür zu entwickeln, warum es wichtig ist, dann wird diese Optimierungsrakete und den gemeinsamen Erfolgsweg keiner mehr aufhalten können. Teilen Sie Erfolg, denn nur gemeinsam ist Erfolg am schönsten!


Fazit:

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Organisationen wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wer sein Unternehmen nicht kontinuierlich weiterentwickelt, geht ein hohes Risiko ein, in einen Stillstand oder sogar Rückschritt zu geraten. Die Optimierung von Prozessen ist in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, denn viele von uns sind mit dem Tagesgeschäft so stark beschäftigt, dass wir einfach nicht in der Lage sind, nach Wegen zu suchen, wie wir langweilige Prozesse effizienter gestalten können. Glücklicherweise gibt es einfache Prozessoptimierungen, die jeder – vom Berufsanfänger bis hin zur Führungskraft – mit ein wenig Mut und dem Fokus auf Verbesserungen nutzen kann.

Fangen Sie klein an, wenn Sie müssen, aber fangen Sie jetzt an, bevor Sie von Ihren Marktbegleitern überholt werden und dann an diesen Blog zurückdenken! Sie wissen doch – „NICHT DIE GROßEN ÜBERHOLEN DIE KLEINEN, SONDERN DIE SCHNELLEN DIE LANGSAMEN“!

Die Prozessoptimierung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Jeder sollte in der Lage sein, seine eigenen Prozesse zu optimieren, nicht nur Manager, die oft zu sehr mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Einfache Prozessoptimierungen können von jedem durchgeführt werden – es erfordert Mut, Konzentration und den Willen, etwas Besseres zu schaffen, um nachhaltige Gewinne zu erzielen und gleichzeitig die Zufriedenheit zu erhöhen.

Prozessoptimierung kann Ihnen einen entscheidenden Vorteil bringen und Ihren Erfolg beschleunigen!

Wenn Sie jetzt nicht damit beginnen oder warten, bis “es Zeit ist”, dann ist es vielleicht schon zu spät!

Ich hoffe sie haben jetzt einen guten Überblick erhalten, wie Sie selbst die Prozessoptimierung durchführen können. Es ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Es gilt für Steuerberater, Architekturbüros, ganz besonders für Ämter 😉 und eigentlich für alle Vorgänge und Aufgaben, die wir am PC durchführen.

Verlustanalyse_Office

Wie Sie auch mit dieser Checkliste das Potenzial entdecken können.

Sie können sich auch einfach an einem guten Platz im Büro positionieren, von dem Sie viele Prozesse und Abläufe beobachten können und einfach nur beobachten was wirklich passiert.

Einige nennen diese Übung “Kreidekreisübung“, denn Sie stehen wie in einem “Kreidekreis” und beobachten die Unterbrechungen, die Ablenkungen, die Rückfragen, lange Wege, ungünstige Bewegungen und vieles mehr.

Die Kreidekreisübung gehört zu den wirksamen Methoden der Prozessoptimierung und es ist auch ohne Anleitung möglich, die Prozesse zu sehen identifizieren, die nicht perfekt laufen. Sie können dazu auch die Checkliste nutzen, die im Downloadbereich unter Vorlagen zu finden ist.

Damit haben Sie eine Struktur zur Erfassung der Verluste, die Sie im Bereich identifizieren.

Sie erfassen dabei einfach alles was Ihnen “komisch” und nicht “perfekt” erscheint und die Checkliste mit den Rubriken soll Ihnen einige Anregungen und etwas Anschubhilfe geben.


Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren wollen, und eine professionelle Unterstützung benötigen, bin ich da und helfe Ihnen dabei! Ganz gleich, ob Sie die Geschwindigkeit Ihres Prozesses durch die Beseitigung unnötiger Schritte erhöhen oder die Kosten durch die Eliminierung von verschwenderischen Ausgaben senken möchten, ich werden Sie bei jedem Schritt begleiten, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Kontaktieren Sie mich oder rufen Sie mich noch heute an und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir das verbessern können, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist – Zeit und Geld!

Sie interessieren sich vielleicht noch für das Thema TEAM & FÜHRUNG, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu durch. Viel Spaß dabei.

Barcelona,,Spain,-,May,26,,2020;,Kahoot,Iphone,Screen,With

Digitale Umfragen mit Kahoot starten!

Suchen Sie nach einer Möglichkeit digital und einfach interaktive “LIVE” Umfragen zu starten, sollten Sie neben Mentimeter auch Kahoot kennen.

Kahoot ist ein digitales Tool zur Beantwortung von Fragen durch die Teilnehmenden. Es fördert das Lernen und die Kreativität der Personen. Die Beteiligten können ihre eigenen Kahoots erstellen und sich dabei amüsieren. Sie können Spiele entwerfen, die sie online mit ihren Freunden spielen können. Sie können eine unterhaltsame, soziale oder spielähnliche Umgebung schaffen.

Kahoot ist ein spielbasiertes Lernsystem. Mittlerweile wird in sehr vielen Ländern eingesetzt. Es gibt drei Hauptgründe, die es zu einem nützlichen digitalen Tool machen. 

Erstens fördert es die Kreativität, da die Beteiligten Lern- und unterhaltsame Spielinhalte selbst entwerfen können. 

Zweitens können Sie die Präsentation in ein interaktives Erlebnis für die Anwesenden verwandeln. 

Drittens: Diese App macht Spaß. Neben dem Lernen gibt es auch eine Menge Spaß, denn es ist sehr einfach aufgebaut und hat somit keine großen Hürden. Der Spielspaß steht im Vordergrund.

Es weckt die Neugierde der Teilnehmenden und macht Lust auf mehr. Wenn Sie ein interaktives Lernspiel erstellen möchten, dauert das nur ein paar Minuten. Sie können interessante Fragen wie Quizze, Umfragen oder Bilder als Antworten zu jedem Thema hinzufügen. Sie können in jeder beliebigen Sprache schreiben. Die anderen Anwesenden können die Fragen auf ihren Tablets, Smartphones oder Computern sehen und darauf antworten. Sie können gegeneinander antreten, sowohl was die Anzahl der richtigen Antworten als auch die Geschwindigkeit betrifft.

Mit diesem Tool können Sie Online-Schulungen, Meetings, Veranstaltungen, Präsentationen, Diskussionen und Umfragen über Videokonferenz-Apps wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangouts durchführen. Das Beste an dieser App ist, dass sie kostenlos ist. 

Kahoot Umfragen

Wie kann Kahoot bei der Standortbestimmung helfen?

Kahoot ist auf folgende Weise hilfreich:


  1. Schneller Puls-Check
  2. Kahoot überprüft schnell das Interesse und das Engagement der Teilnehmenden und gibt Auskunft darüber.
  3. Vorab-Prüfung des Wissens durch die Zusendung der Kahoots im Vorfeld
  4. Es gibt Aufschluss darüber, wo die Teilnehmenden derzeit stehen. Es hilft bei der Planung zukünftiger Kurse.
  5. Inhalt können sehr einfach wiederhol werden
  6. Es ermöglicht den Teilnehmenden, den Inhalt zu Hause oder im Seminar zu wiederholen. Es werden die Themen identifiziert, die mehr Aufmerksamkeit benötigen
  7. Schwierige Inhalte festigen
  8. Kahoot identifiziert die Wissenslücken und hilft diese Themen zu vertiefen  

Sie können also auf eine einfacher Art und Weise eine schnelle Standortbestimmung durchführen!

Wie macht man ein Kahoot?

Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung eines Kahoot beschrieben:


  1. Gehen Sie zunächst auf “get Kahoot” und melden Sie sich an. Sie müssen wählen, ob Sie ein anderes Kahoot duplizieren oder von Grund auf neu erstellen möchten.  Wenn Sie ein anderes Kahoot bearbeiten wollen, müssen Sie es zuerst duplizieren. Wenn Sie es von Grund auf neu erstellen möchten, können Sie die Schaltflächen Diskussion, Umfrage oder Quiz verwenden. 
  2. Wenn Sie dann die Selektion durchgeführt haben, wird die Bearbeitungsseite geöffnet. Hier müssen Sie eine Beschreibung, einen Titel und die Zielgruppe eingeben und dann auf “ok” klicken. 
  3. Geben Sie nun z.B. eine Frage mit zwei Antworten ein. Klicken Sie auf “NEXT”, wenn Sie die nächste Frage hinzufügen möchten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Frage zu duplizieren, zu bearbeiten oder zu verwerfen. Sie können sogar das Zeitlimit für die Beantwortung der Frage einstellen.
  4. Sie können alle Punkte wie Text/Tags, Beschreibung, Intro-Video oder Titelbild bearbeiten.
  5. Nachdem Sie den Inhalt fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”. Dann sehen Sie die Optionen Vorschau, Bearbeiten, Teilen oder Abspielen Ihres neuen Kahoot.

Testen Sie es einfach aus – nur so wird es funktionieren. Dieser Blog sollte Sie nur auf dieses Thema aufmerksam machen 😊 also einfach anmelden, ausprobieren und es dann ggf. nutzen. Sie werden sehen es ist eine andere Form des Lernens!

Wollen Sie mehr über das Thema PROZESSVERBESSERUNGEN & TOOLS erfahren, dann lesen Sie sich auch die anderen sehr interessanten Artikel dazu.

Mentimeter_Applications-03

Mentimeter als interaktive Umfrage!

Wie Sie mit Mentimeter interaktive Umfragen entwerfen und virtuelle Meetings, Schulungen, Workshops und Trainings auf das nächste Level bringen!

In dieser pandemischen Situation, aber auch in einer modernen Lernumgebung, sind virtuelle Formate des Online-Lernens und -Lehrens zu einer Notwendigkeit geworden. Nicht nur, um das Bildungssystem in einigen Fällen weiterzuführen, sondern auch um es weiter zu entwickeln. In dieser Hinsicht helfen uns digitale Werkzeuge wie z.B. Mentimeter dabei, die Lernenden in einer passenden Form zu erreichen und das Wissen auch virtuell zu transportieren. Mentimeter ist also ein Tool für den virtuellen Lernprozess und ermöglicht und neu Weg zu beschreiten.  

Sie können sehr gut Mentimeter für interaktive Besprechungen und Präsentationen einsetzen. Wenn Sie Abfragen oder die Durchführung von einem Quiz für die Teilnehmer wünschen, gibt es in Mentimeter eine Vielzahl an Vorlagen. Wählen Sie einfach die gewünschte Vorlage aus, fügen Sie sie zu Ihrem Mentimeter-Konto hinzu und drücken Sie auf “Präsentieren”. 

Dieses digitale Tool ist für die meisten Lehrveranstaltungen super geeignet. Sie können Diskussionen mit den Teilnehmern starten und ihr Wissen durch Fragen überprüfen. Das Gute daran ist, dass es auch auf Smartphones genutzt werden kann.

Sie können Quizfragen, Live-Umfragen, Q/As, Wortwolken, Folien, Gifs, Bilder und vieles mehr verwenden, um eine ansprechende Präsentation zu erstellen. Sie können es wie eine Art digitale Quizshow aufbereiten.

Mentimeter
Live Ergebnis eine Mentimeter Umfrage aus einem Workshop

Nach der Präsentation können Sie das Ergebnis zur Analyse exportieren und die Daten mit der vorherigen Präsentation vergleichen, um die Unterschiede zwischen den einzelnen Gruppen zu erkennen. 

Funktionen

Mentimeter verfügt über eine Reihe von wichtigen Hauptfunktionen wie z.B.:


  1. Live-Abstimmung
  2. Übersicht
  3. Quiz
  4. Wortwolke
  5. Powerpoint
  6. FRAGEN UND ANTWORTEN
  7. Übersetzung
  8. Daten exportieren

Sie können interaktive Präsentationen mit dem Presentation Builder erstellen. Es werden Umfragen, Meinungen und Daten von den Teilnehmern mit Hilfe des Smartphones oder über den Brwoser auf dem Notebook eingesammelt. Darüber hinaus können auch Daten über die Ergebnisse der Teilnehmer exportiert werden, um es z.B. weiter zu nutzen.

Vorteile von Mentimeter

Mentimeter ist für den Einsatz im virtuellen Lernbereich in vielerlei Hinsicht von Vorteil:


  1. Es bindet die Teilnehmer in verschiedene Lernaktivitäten wie Live-Umfragen, Multiple-Choice-Fragen, Wortwolken und vieles mehr ein.
  2. Verfolgen Sie das Verständnis und den Lernprozess der Teilnehmer, indem Sie ihnen Fragen stellen und die Ergebnisse exportieren.
  3. Interaktion und Kommunikation mit den Teilnehmern wird durch den einfachen Einsatz ermöglicht.
  4. Halten Sie den Lerninhalt des Kurses auf dem neuesten Stand und löschen SIe die EIngaben der letzten Teilnehmer mit einem Mausklick. 
  5. Verwaltung und Steuern Sie damit z.B. Fragerunden, damit Teilnehmer und Trainer die Inhalte diskutieren und Fragen klären können.

Live-Abstimmung

Sie können Ihre Teilnehmer Live einbinden und schnelle Antworten in Echtzeit bekommen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit rechtzeitig auf mögliche Wissenslücken einzugehen oder den weiteren Verlauf der Seminars oder der Schulung anzupassen.

Wortwolke

Sie können eine Wortwolke erstellen. In dieser Sequenz können die Teilnehmer bestimmte Wörter eingeben. Durch die Eingabe der Wörter und durch die Anzahl identischer Wörter wird die Wortwolke gebildet. Dabei werden Wörter, die oft genannt werden größer angezeigt – so erhalten Sie recht schnell einen guten Überblick über die aktuelle Situation und haben eine Live Visualisierung auf dem Bildschirm. Setzen Sie doch einfach mal diese Funktion z.B. für Meetings, Schulungen und Kurse ein. Hier finden Sie ein Beispiel von Mentimeter dazu.

Mehrfachauswahl

Sammeln Sie Antworten, Daten, Meinungen und Gedanken mit Multiple-Choice-Fragen. In diesem Bereich können Sie Gifs und Bilder hinzufügen, um das Engagement der Teilnehmer zu erhöhen. 

Preispläne 

Die Preispläne sind kostenlos, Basic, Pro und Enterprise. Der kostenlose Plan bietet die folgenden Funktionen:

  1. Unbegrenzte Anzahl von Präsentationen
  2. Unbegrenzte Anzahl von Zuhörern
  3. Bis zu 5 Quiz-Folien
  4. Bis zu 2 Fragefolien

Sie können Mentimeter also kostenlos testen, Ihre Erfahrung sammeln und dann überlegen ob und wie Sie Mentimeter einsetzen können. Besser geht es fast nicht!


IHK Vortrag Arbeitskreis Management – Digitale Feedbacks mit Mentimeter einholen

Wie verwendet man Mentimeter im Bereich des virtuellen Trainings?

Der Einsatz von Mentimeter in der Praxis erfolgt in drei Schritten.

Schritt 1

Erstellen Sie eine Mentimeter-Präsentation

Erstellen Sie zunächst eine Präsentation mit Multiple-Choice-, Wortwolken- oder anderen Fragetypen. Das Erstellen ist wirklich sehr einfach und selbsterklärend. Sobald Sie einen ersten Mentimeter-Foliensatz haben, können Sie zum zweiten Schritt gehen.

Schritt 2

Teilen Sie die Umfrage bzw. die Mentimeter-Präsentation mit den Teilnehmern

Um die Mentimeter-Präsentation mit den Teilnehmern zu teilen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Der einfachste Weg ist es, die Website www.menti.com aufzurufen und dort den spezifischen Mentimeter-Code einzutragen, den Sie bei jeder erstellten Mentimeter-Präsentation erhalten. Die Teilnehmer können sich dann über ihre Smartphones einloggen und Sie können die Interaktion beginnen.

Schritt 3

Beginnen Sie die Interaktion mit den Teilnehmern.

Am unteren rechten Rand des Bildschirms können Sie die Anzahl der Teilnehmer sehen, die mit Ihrer Präsentation interagieren und eingeloggt sind. Nun haben Sie die Möglichkeiten die Fragen bzw. Mentimeter-Folien so zu steuern, dass die Teilnehmer ihre Fragen die Sie vorbereitet haben virtuell am Smartphone beantworten und Sie dann sofort “LIVE” die Ergebnisse auf dem Bildschirm sehen. Sie können auch einen kleinen Wettbewerb zwischen den Teilnehmern damit planen. Die Teilnehmer sammeln dann Punkte für richtige Antworten und je schneller sie antworten, desto höher ist der Punktestand. Das lockert jeden Workshop, jede Schulung und jedes Seminar auf und weckt den Spieltrieb in uns.

Ich setze es sehr gerne ein und das Feedback dazu ist immer TOP!

Ergebnisauswertung nach einem kleinen Wettbewerb zwischen den Teilnehmern

Was halten wir also fest?

Wollen Sie Ihre Meetings, Schulungen, Seminare, Trainings, die Schulstunde oder einfach eine interaktive Wissensabfrage durchführen, ist Mentimeter das geeignete digitale Tool für genau diesen Zweck. Da die “Startversion” mit den relevanten Funktionen – natürlich etwas reduzierter als im vollen Umfang – sehr viele Anwendungsfälle abdeckt, sollten Sie es zumindest ausprobieren. Es kostet nichts, ausser etwas Zeit. Also starten Sie und erhöhen Sie Ihre digitalen Kompetenzen!

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